Die Rechnungserstellung ist in Lexware Office recht komfortabel und bietet Ihnen alle wichtigen Felder, Funktionen und Einstellungen, die Sie als Selbstständiger oder Unternehmer benötigen.
Schnell und einfach Rechnungen generieren
Die Erstellung einer Rechnung in Lexware Office ist schnell erledigt. Sie wählen die entsprechenden Kunden und Posten aus Ihrer Datenbank aus, wählen die korrekten Datumseinstellungen und Zahlungsmodalitäten, fügen Begrüßungstext und Schlusssatz ein und fertig. Letztere lassen sich auf Wunsch individualisieren und in verschiedenen Varianten als Templates anlegen. Haben Sie die wichtigsten Einträge vorgenommen, klicken Sie auf “Zwischenspeichern”, um Ihren Entwurf für eine spätere Bearbeitung zu sichern.
Ein Vorteil der Rechnungsstellung in Lexware Office ist, dass Sie alle Eingaben aus der Rechnung direkt als neue Datenbankeinträge anlegen können. So müssen Sie für neue Kunden oder Artikel diese nicht immer von vornherein in Ihrem Programm hinterlegen. Was Sie zuvor eintragen sollten, sind die Angaben Ihres Unternehmens wie Steuernummer und Adresse. Diese Informationen werden von Lexware Office dann für Sie automatisch in Ihre Dokumente an der passenden Stelle ins Layout eingefügt.
Achten Sie hier allerdings darauf zu überprüfen, ob sich entsprechende Einträge für Kunden und Artikel nicht bereits in Ihrem System befinden. Sonst haben Sie schnell mit einer Reihe von Doppeleinträgen zu kämpfen. Das passiert vor allem dann, wenn Sie mit mehreren Kollegen an den gleichen Datenbanken arbeiten.
Die Rechnungsstellung von Lexware Office ist komfortabel und schnell erledigt
Screenshot: trusted.de
Quelle: lexoffice.de
Über einen kleinen Regler am unteren Ende der Bearbeitungsseite übersetzt Lexware Office die Rechnung bei Bedarf für Sie auf Englisch. Das freut all jene, die mit internationalen Kunden zu tun haben und die Rechnung auf diesem Weg nicht selbst übersetzen müssen.
Auch wenn Sie eine englischsprachige Rechnung ausgestellt haben, kann die Finanzbehörde in Ausnahmefällen dennoch eine deutsche Version verlangen.
Nutzen Sie die XRechnung
Wenn Sie mit öffentlichen Dienstleistern und Behörden als Kunden zu tun haben, kommen Sie auf lange Sicht nicht an der E-Rechnung vorbei. Lexware Office hat hier für Sie die Lösung und bietet Ihnen, so wie auch easybill oder Billomat, die Erstellung der rechtskonformen XRechnung. Damit sind Sie auch im Falle dieser speziellen Form der Rechnungsstellung gut aufgestellt. Über die korrekte Versendung der Rechnung per E-Mail müssen Sie sich jedoch selbst kümmern.
Rechnungen individualisieren
Haben Sie den Inhalt Ihrer Rechnung definiert, wechseln Sie in den Vorschaumodus. Ist die Rechnung in Ordnung, schließen Sie diese hier ab. Falls Ihnen das Layout noch nicht zusagt, haben Sie im Editor die Möglichkeit, Ihre Dokumente in Sachen Schriftgröße und Textposition anzupassen und mit Ihren eigenen Logos zu versehen. Sie haben bis zu einem gewissen Punkt die Wahl, welche der voreingestellten Boxen Sie anzeigen lassen wollen. Freitextfelder oder eigene Elemente zum Hinzufügen gibt es im Editor nicht.
Im Editor betreiben Sie optisches Feintuning für Ihre Dokumente
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Quelle: lexoffice.de
Halten Sie mit dem Archiv Ordnung
Um nicht im Wust aus Rechnungen, Angeboten und Mahnungen unterzugehen, bietet Ihnen Lexware Office einen Button zur Archivierung. Damit räumen Sie schnell alle fertig bearbeiteten Belege aus Ihrer Übersicht und haben schnell einen besseren Blick für die Menge und Art der restlichen Dokumente, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Ein kleines, aber nützliches Feature.
Einfach den Dokumentstatus prüfen
Hat Ihr Kollege das Angebot bereits an den Kunden versendet? Und wenn ja, wann? Falls Sie sich diese Fragen öfter stellen, bekommen Sie mit den Belegdetails von Lexware Office eine nützliche Hilfe an die Hand. In dieser sehen Sie, wann Dokumente erstellt wurden, ob und wann diese versendet wurden, an welchen Kontakt die E-Mail ging und welche weiteren Belege dazu gehören. So behalten Sie ohne Probleme den Status Ihrer Dokumente im Blick und versenden diese nicht aus Versehen doppelt.
Auf der rechten Seite Ihrer Belegübersicht lassen sich die einzelnen Details ablesen
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Quelle: lexoffice.de
