Test

Beste Private Dokumentenmanagement-Systeme 2025 » 16 Tools im Test & Vergleich

Du hast keine Lust mehr auf die verzweifelte Suche nach deinen Steuerunterlagen? Aktenordner nehmen dir zu viel Platz im Schrank weg? Dann probiere es mal mit einem digitalen Dokumentenmanagement. trusted hat die besten Lösungen für dich getestet!

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Die besten privaten Dokumentenmanagement-Systeme

fileeeBestes DMS für Gelegenheitsuser
3.7
Mehr Details
DocutainBestes privates On-Premises-DMS
4.6
Mehr Details

Anträge stellen, Steuererklärung machen, Zeugnisse für den Lebenslauf verwalten – wir sind tagtäglich mit wichtigem Papierkram konfrontiert. Falls du nicht gerade mit dem Labeldrucker unter dem Kopfkissen schläfst, geht es dir wie vielen anderen: Du bist ständig auf der zeitraubenden Suche nach Dokument X. Mach endlich Schluss damit!

Die Lösung heißt Dokumentenmanagementsysteme für zu Hause! Was du sonst nur in Büros findest, bietet dir viele Vorteile: Scanne einfach Dokumente per Smartphone ein, lass das System die Verschlagwortung für ein einfacheres Wiederfinden deiner Dokumente übernehmen und lege alles platzsparend in einem digitalen Verzeichnis deines DMS ab.

Weil es aber sehr unterschiedliche Dokumentenmanagement-Software gibt, hat sich unsere Redakteurin Julia für dich mal ein paar Kandidaten angesehen und stellt dir ihre Funktionen hier in der Kurzübersicht vor:

Das Wichtigste in Kürze

Test: Ich habe in den jeweiligen Tools verschiedene Dokumente eingespeist und getestet, wie gut die Texterkennung, Ablage, Bedienung und Co. funktioniert.
Alternativen: fileee und Docutain punkten vor allem bei der einfachen Bedienung. Das macht sie auch für den Gebrauch zuhause attraktiv.
Kosten: Einige Tools sind kostenlos, aber in ihren Funktionen begrenzt. Kostenpflichtige Tarife starten bei Preisen zwischen 2,00 € und 7,00 € im Monat.
Tipp: Viele Anbieter bieten dir kostenlose Tarife oder geführte Demos für ihre Dokumentenmanagement-Software. Nutze diese als Entscheidungshilfe.

Dokumentenmanagement vs. Cloud-Speicher – Reicht mir nicht auch Google Drive?

Natürlich muss es nicht unbedingt ein professionelles DMS sein und du kannst einfach einen Cloud-Speicher benutzen, um deine Dokumente zu sortieren und zu verwalten. Dokumentenmanagement-Software hat hier aber einen klaren Vorteil: Sie ist explizit mit ihren Features auf die Erkennung, Speicherung und den Wiederaufruf von Dokumenten spezialisiert.

Während du also in einer Cloud alles “nur” in Ordnern sortieren kannst, kommen DMS mit eingebauten Texterkennungstools für Volltextsuchen, einer Scan-Funktion via Smartphone oder der Möglichkeit, deine Dokumente mit Schlagworten zu versehen. Das können die meisten Clouds nicht. So legst du in einem DMS Textdokumente, E-Mails und Co. sicher ab und findest sie auch im besten Fall sofort wieder.

Finde Dokumente schnell per erweiterter Suchfunktionen und Volltextsuche wieder

Screenshot: trusted.de

Quelle: aws.amazon.com

Am ehesten eignen sich Dokumentenmanagement-Systeme für Nutzer:innen, die sehr viele Textdokumente verwalten müssen. Das sind beispielsweise Belege, Rechnungen oder Vertragsunterlagen. Wofür sich was eignet, habe ich dir hier mal in einer Tabelle kurz zusammengefasst:

Anwendungsfall	Cloud-Speicher	DMS
Aufheben deiner privaten Urlaubsfotos	✔	✘
Speicherung deiner Steuerunterlagen	✘	✔
Rechnungen, die du als Selbstständige:r ausstellst	✘	✔
Musik- und Videoclips	✔	✘
Textdokumente, die du gemeinsam bearbeitest	✔	✔
Belege von deinen Dienstreisen*	✘	✔

* Hier kann dir eine private Lösung helfen, wenn von deinem Unternehmen keine DMS-Lösung geboten wird.

Testsieger: trusted Empfehlungen

fileee

Mit fileee scannen Sie alle Dokumente wie Rechnungen und vieles mehr und legen diese digital ab

Quelle: fileee.com

Bestes DMS für Gelegenheitsuser

fileee Profil

Preis ab 0,00 €/Monat
Dokumente 1 bis 10.000 im Monat
Speicherplatz Unbegrenzt
Geräte/Apps/Clients Web-App, iOS, Android
Serverstandort Deutschland

fileee ist ebenfalls eine deutsche Lösung und hat sich auf die schnelle Digitalisierung deiner Dokumente per Smartphone-Scan spezialisiert. Dabei gibt es praktische Gimmicks, wie die passende fileee-Fotobox für die ideale Belichtung deiner Dokumente.

Die Benutzeroberfläche von fileee

Quelle: fileee.com

Was das Tool noch so bietet, gibt es hier zu lesen:

Warum ist fileee als privates DMS spannend?

fileee baut im Kern auf die Scan-Funktion per Smartphone. Damit importierst du Rechnungen und Co. zügig in dein Dokumentenmanagement. fileee ist in der Lage, per Texterkennung die wichtigsten Daten aus deinen Scans auszulesen und als Infos im System zu deinen Unterlagen zu hinterlegen. Über die Volltextsuche und Tags erleichtert dir die Software die Suche nach deinen Rechnungen und Co.

Achtung: fileee kann nur PDF, JPEG und PNG als Dokumentenformate bearbeiten.

Eine ebenfalls nützliche Funktion ist die Erkennung von Fristen und Terminen, die fileee automatisch aus deinen Dokumenten ausliest. Du kannst diese dann mit eigenen Tasks ergänzen. Die App wird dich dann per E-Mail oder Push-Benachrichtigung an Fristen und Termine erinnern, wie zum Beispiel die Kündigungsfrist eines Vertrags oder das Fälligkeitsdatum einer Rechnung.

Lass dich von fileee an Zahlungs- oder Kündigungsfristen erinnern

Quelle: fileee.com

Apropos Fristen: Ab fileee Basic erhältst du Zugriff auf fileee Pay. Damit bezahlst du direkt aus der App heraus über den Anbieter deine Rechnungen. Ideal, um Ablage und Zahlung in einem Aufwasch zu erledigen.

Eine weitere Besonderheit ist die fileeeBox. Die Idee: Deine Dokumente scannen und einfach im Stapel in deiner Box ablegen. Die gescannten Dokumente werden dabei mit deinem System synchronisiert. fileee merkt sich, wo sich im Stapel deine Unterlagen befinden und gibt dir über eine Farbskala an (die identisch mit der in der Box ist) wo du danach suchen musst. Die Box gibt es einzeln oder mit Scan-Aufsatz für 19,95 € bzw. 44,95 €.

Finde Dokumente in der fileeeBox dank Farbskala schneller wieder

Quelle: fileee.com

Die wichtigsten Merkmale und Funktionen von fileee in der Übersicht:

Automatische Datenerfassung dank Texterkennung
Kalenderintegration zur Task-Verwaltung
fileeeBox für einfaches Scannen und Ablegen deiner Unterlagen
Kostenloser Einstiegstarif mit allen Grundfunktionen und ohne Werbung
Sicherer Serverstandort Deutschland für deine Daten

Wie viel kostet fileee für Privatanwender:innen?

fileee ist für Privatuser in drei Ausführungen erhältlich. Das sind zum einen das kostenlose Paket “Free”, der Tarif “Basic” ab 3,99 € im Monat und “Smart” ab 7,99 € im Monat im Jahresabo. Im Monatsabo steigen die Preise auf 4,99 € und 9,99 € im Monat.

Wie lässt sich fileee nutzen?

fileee gibt es als Webanwendung und als App für dein Smartphone. Die Idee ist, dein Smartphone als Scanner einzusetzen, die eigentliche Verwaltung kannst du dann wahlweise auf beiden Geräten vornehmen. Als Add-on gibt es die fileeeBox, die dir beim korrekten Scannen und Ablegen der Papierdokumente hilft.

Vorteile

Für private und Business-Zwecke
Flexible Zubuchung von Dokumenten
Schnell per Smartphone scannen

Nachteile

Keine Ordnerstrukturen
Nur PDF-, JPG- und PNG-Verarbeitung

fileee

Profil

Docutain

Bestes privates On-Premises-DMS

Preis ab 0,00 €/Monat
Dokumente Unbegrenzt
Speicherplatz Speicher des eigenen Geräts/ der Cloud
Geräte/Apps/Clients Web-App, iOS, Android, Windows, Mac
Serverstandort -

Docutain ist eine Dokumentenmanagement-Lösung aus Deutschland und kommt mit einem interessanten Ansatz: Freie Speicherwahl. Ideal, wenn du selbst bestimmen willst, wie viel Speicher oder welche Datenschutzvoraussetzungen du brauchst.

Die Benutzeroberfläche von Docutain

Quelle: docutain.de

Was das Tool noch so leistet, erfährst du in diesem Überblick:

Warum ist Docutain als privates DMS spannend?

Docutain ist eine kompakte Dokumentenverwaltung mit einer einfachen Oberfläche. Du hast Zugang zu üblichen Funktionen wie der Indexierung, Schlagwörter und Dokumententypen für deine Filterung. Als zusätzliche Werkzeuge stehen dir eine OCR-Texterkennung, eine Schnellsuche und die erweiterte Suche des Anbieters zur Verfügung.

Docutain verfolgt ein interessantes Konzept: Du bist nicht an die Cloud des Anbieters gebunden. Du hast somit die freie Wahl, ob du Dokumente nur lokal auf deinem Windows-PC, deinen mobilen Geräten oder einer Cloud deiner Wahl verwaltest.

Verwalte auch Unterlagen auf deinem Smartphone

Quelle: docutain.de

On top kommt eine Adressenverwaltung. Mit dieser kannst du zum Beispiel Rechnungen des immer gleichen Lieferanten bzw. Anbieters abgleichen. Ideal um beispielsweise die Kostenentwicklung für deinen Stromanbieter etc. nachzuverfolgen.

Docutain beherrscht obendrein einige der Funktionen von fileee und erinnert dich beispielsweise an erfasste Fristen. Ein weiteres gemeinsames Feature: Auch mit Docutain darfst du Rechnungen per Online-Zahlungsdienstleister direkt aus der App heraus begleichen. Praktisch!

Die wichtigsten Merkmale und Funktionen von Docutain in der Übersicht:

Effektive Texterkennung per OCR
Rechnungen bezahlen direkt aus Docutain heraus
Freie Cloud-Wahl dank passender Schnittstellen
Schnelles Scannen deiner Dokumente per Smartphone
Sichere Dokumentenablage mit Passwortschutz, Face ID und Fingerabdruck

Wie viel kostet Docutain für Privatanwender:innen?

Docutain gibt es in der Variante “Free Android & iOS” mit reduziertem Umfang komplett kostenlos. Die Pakete “Windows” und “Premium”, die ebenfalls für Privatanwender:innen gedacht sind, gibt es ab 2,08 € und 4,17 € im Monat im Jahresabo.

Wie lässt sich Docutain nutzen?

DocuTain gibt es in drei Ausführungen: für Android, iOS und als Windows Desktop-Version. Mac-User müssen leider auf die Verwaltung per Desktop-Client verzichten. Du hast die Möglichkeit, deine eigene Cloud anzubinden. Es gibt Schnittstellen zu den Clouds Dropbox, Google Drive, OneDrive, STRATO HiDrive, MagentaCLOUD, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud, ownCloud.

Weitere Anbindungen sind aktuell in der Entwicklung.

Vorteile

Einfache Scans per Smartphone
Eigene Cloud wählen
Kostenlose Variante verfügbar

Nachteile

Kein Mac-Client im Angebot

Docutain

Die 2 besten Private Dokumentenmanagement-Systeme im Vergleich

fileee - Bestes DMS für Gelegenheitsuser
Docutain - Bestes privates On-Premises-DMS

Vergleichstabelle

nur Unterschiede anzeigen
Tarif
Keine Unterschiede vorhanden

nur Unterschiede anzeigen

Anbieter

fileee

Docutain

enaio

Amagno

agorum core

Doxis Intelligent Content Automation

DocuWare

ecoDMS

Amazon WorkDocs

Belegebox

Alfresco

d.velop documents

Fluix

LogicalDOC

OpenDocMan

TMS Archiv

Testurteil

Nicht getestet

N/A

Test

N/A

Nicht getestet

N/A

Test

N/A

sehr gut

1,2

Test

02/2023

sehr gut

1,3

Test

06/2023

Nicht getestet

N/A

Test

N/A

Nicht getestet

N/A

Test

N/A

sehr gut

1,2

Test

10/2021

gut

1,7

Test

10/2021

gut

1,8

Test

10/2021

Nicht getestet

N/A

Test

N/A

Nicht getestet

N/A

Test

N/A

Nicht getestet

N/A

Test

N/A

Nicht getestet

N/A

Test

N/A

Nicht getestet

N/A

Test

N/A

Nicht getestet

N/A

Test

N/A

Nicht getestet

N/A

Test

N/A

Kundenbewertung

Tarif

Preis

0,00 € / monatlich

Auf Anfrage

0,00 € / monatlich

Auf Anfrage

12,50 € / monatlich

4,27 € / monatlich

16,90 € / monatlich

Auf Anfrage

27,00 € / monatlich

500,00 € / monatlich

0,00 € / monatlich

Auf Anfrage

Keine Unterschiede vorhanden

Top-Features
Speicherplatz integriert	10 Dokumente/Monat	Speicher des eigenen Geräts	unbegrenzt	10 MB	unbegrenzt	auf Anfrage	20 GB	unbegrenzt	1.000 GB	10 GB	unbegrenzt	100 GB	unbegrenzt	Unbegrenzt	Nach eigenem Speicher	auf Anfrage
Serverstandort(e)	Deutschland	Keine Angaben verfügbar	Deutschland	Deutschland	Deutschland, Schweiz	Europa	Irland	Deutschland	Deutschland / Europa / USA	Deutschland	Keine Angaben verfügbar	Deutschland	Deutschland	Nach eigener Wahl	Eigene Wahl	Deutschland
Filesharing Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Durch Filesharing lassen sich Ihre Dokumente im DMS nicht nur aufbewahren, sondern auch mit anderen teilen - sei es nun innerhalb oder außerhalb des Unternehmnes. Das klappt beispielsweise per E-Mail oder bequem per Download-Code. Diesen können Sie in vielen Fällen auch zeitlich beschränken oder mit einem Passwort sichern.
Digitale Signatur Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Unterzeichnen Sie Unterlagen direkt im System mit einer elektronischen bzw. digitalen Unterschrift. Wenn Sie oft mit Dokumenten wie Verträgen arbeiten oder Aufträge/Angebote ohne lästiges Ausdrucken unterschreiben wollen, eignet sich diese Funktion besonders für Sie.
Automatische Versionierung Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Laden Sie eine neue Version eines Dokuments hoch, wird die bereits im DMS vorhandene Datei als Version angelegt und nicht überschrieben, sondern aufbewahrt. So können Sie später ältere Versionen eines Dokuments immer wieder herstellen. Das ist praktisch, wenn Dokumente öfter Änderungen unterworfen sind und ggf. auf einen älteren Stand zurückgesetzt werden müssen.
Unterstützte Plattformen	Web-App iOS Android	iOS Android	Web-App iOS Android Windows (Client) MacOS (Client)	Web-App iOS Android Windows (Client) MacOS (Client)	Web-App iOS Android Windows (Client) MacOS (Client)	Web-App iOS Android Windows (Client)	Web-App iOS Android Windows (Client) MacOS (Client)	Web-App iOS Android Windows (Client) MacOS (Client)	Web-App iOS Android	Web-App iOS	Web-App iOS Android	Web-App iOS Android Windows (Client) MacOS (Client)	Web-App iOS	Web-App iOS Android Windows (Client)	Web-App Windows (Client)	Web-App iOS Android
Geeignet für		Freelancer/Selbstständige Kleinstunternehmen Kleine Unternehmen Mittelständische Unternehmen Große Unternehmen	Kleine Unternehmen Mittelständische Unternehmen Große Unternehmen	Kleinstunternehmen	Mittelständische Unternehmen Große Unternehmen	Mittelständische Unternehmen Große Unternehmen	Kleinstunternehmen	Kleine Unternehmen Mittelständische Unternehmen Große Unternehmen	Freelancer/Selbstständige Kleinstunternehmen Kleine Unternehmen Mittelständische Unternehmen Große Unternehmen	Kleinstunternehmen Kleine Unternehmen	Kleinstunternehmen Kleine Unternehmen Mittelständische Unternehmen Große Unternehmen	Kleinstunternehmen Kleine Unternehmen	Kleine Unternehmen Mittelständische Unternehmen Große Unternehmen	Freelancer/Selbstständige Kleinstunternehmen	Freelancer/Selbstständige Kleinstunternehmen	Kleine Unternehmen Mittelständische Unternehmen
Keine Unterschiede vorhanden

Vertrag & Kosten
Währung	EUR	EUR	EUR	EUR	EUR	EUR	EUR	EUR	USD	EUR	EUR	EUR	EUR	EUR	USD	EUR
Zahlungsintervall	monatlich	monatlich	Preis auf Anfrage	monatlich	Preis auf Anfrage	Preis auf Anfrage	Preis auf Anfrage	monatlich	monatlich	monatlich	Preis auf Anfrage	monatlich	monatlich	monatlich	monatlich	Preis auf Anfrage
Kostenlose Testphase
Dauer kostenlose Testphase	Keine Angaben verfügbar	Keine Angaben verfügbar	Nach Absprache	30 Tage	Keine Angaben verfügbar	Keine Angaben verfügbar	30 Tage	30 Tage	30 Tage	30 Tage	30 Tage	30 Tage	14 Tage	Keine Angaben verfügbar	Keine Angaben verfügbar	14 Tage
Zahlungsmethoden	Kreditkarte PayPal		Kreditkarte	Auf Rechnung	Auf Rechnung		Kreditkarte	Kreditkarte PayPal	Kreditkarte	Lastschrift PayPal Auf Rechnung	Kreditkarte		Kreditkarte
Keine Unterschiede vorhanden

Import
Scan-Import
OCR-Texterkennung Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Lassen Sie hochgeladene Dokumente per OCR-Texterkennung automatisch auslesen und verschlagworten. Durch die Texterkennung und die Volltextsuche finden Sie Dokuemnte auch wieder, indem Sie nach Wörtern und Begriffen suchen, die im jeweiligen Dokument vorkommen. Das spart Zeit bei der Verwaltung und beim Auffinden von Dokumenten.
Office-Import
E-Mail-Import
Drag-and-Drop-Import Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Ziehen Sie Dokumente einfach von Ihrem Desktop mit der Maus in Ihren Online-Ordner und legen Sie sie dort ab. Es gibt kaum eine einfachere Art und Weise, Dokumente und Dateien von Ihren stationären Geräten in Ihr DMS zu übertragen.
Automatischer Dublettenabgleich Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Durch den automatischen Dublettenabgleich identifizieren Sie doppelt hochgeladene Dokumente bereits bevor Sie diese überhaupt ablegen. So sparen Sie Speicherplatz und können unnötige Kopien identifizieren und entfernen.
Automatische Versionierung Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Laden Sie eine neue Version eines Dokuments hoch, wird die bereits im DMS vorhandene Datei als Version angelegt und nicht überschrieben, sondern aufbewahrt. So können Sie später ältere Versionen eines Dokuments immer wieder herstellen. Das ist praktisch, wenn Dokumente öfter Änderungen unterworfen sind und ggf. auf einen älteren Stand zurückgesetzt werden müssen.
Keine Unterschiede vorhanden

Ablage & Archivierung
Ablage in Ordnern/Projekträumen
Ablage als PDF
Ablage als JPG
Versionsmanagement
Änderungshistorie Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Durch die Änderungshistorie sehen Sie immer genau, wann und durch wen zuletzt Änderungen an einem Dokument durchgeführt wurden. So behalten Sie den Überblick und können in größeren Teams herausfinden, wer der passende Ansprechpartner für eine Änderung ist.
Favorisierung Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Die Favorisierung hilft Ihnen dabei, oft genutzte oder besonders wichtige Dokumente als Favoriten zu markieren und auf diese Weise schnell in einer eigenen Liste wiederzufinden, ohne alle Ihre Ordner durchsuchen zu müssen. Arbeiten Sie häufig mit den gleichen Dokumenten, ist diese Favoritenliste für den Schnellzugang besonders nützlich.
Individuelle Metadaten
Suchfunktion
Volltextsuche
Keine Unterschiede vorhanden

Kollaboration
Dokumentenvorschau
Dokumentenbearbeitung/Online Office
Filesharing Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Durch Filesharing lassen sich Ihre Dokumente im DMS nicht nur aufbewahren, sondern auch mit anderen teilen - sei es nun innerhalb oder außerhalb des Unternehmnes. Das klappt beispielsweise per E-Mail oder bequem per Download-Code. Diesen können Sie in vielen Fällen auch zeitlich beschränken oder mit einem Passwort sichern.
Notiz-/Kommentarfunktion
Workflow Manager
Rollen- und Rechteverteilung
Digitale Signatur Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Unterzeichnen Sie Unterlagen direkt im System mit einer elektronischen bzw. digitalen Unterschrift. Wenn Sie oft mit Dokumenten wie Verträgen arbeiten oder Aufträge/Angebote ohne lästiges Ausdrucken unterschreiben wollen, eignet sich diese Funktion besonders für Sie.
Offline-Synchronisation Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Der Offline-Modus unterstützt Sie dabei, Dokumente aus Ihrem DMS auch ohne aktive Internetverbindung zu öffnen und zu bearbeiten. Die im sogenannten Sync-Ordner abgelegten Dateien sind offline zugänglich und können mit herkömmlichen Office-Tools bearbeitet werden. Sobald wieder eine Internetverbindung besteht, synchronisiert sich der Sync-Ordner automatisch und die Dokumente werden samt der jüngsten Änderungen im DMS hochgeladen. Nützlich, wenn Sie oft auch ohne Internetzugang auf Ihre Dokumente zugreifen müssen.
Gastzugänge/Externe Zugänge Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Externe oder Gastzugänge sind Zugänge zu Ihrem DMS, die über eingeschränkte Rechte und Optionen verfügen. So stellen Sie beispielsweise Kund:innen oder Partner:innen Gastzugänge mit Leseberechtigung zur Verfügung. Diese können dann auf einzelne Dokumente zugreifen und diese einsehen - aber nicht bearbeiten, löschen oder im System verschieben. Besonders interessant ist diese Funktion für Unternehmen mit häufigem Kundenkontakt.
Keine Unterschiede vorhanden

Export
E-Mail-Export
Office-Export
Export als PDF
Export als JPG
Keine Unterschiede vorhanden

Usability
Anmeldung/Registrierung Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Die Anmeldung ist der erste Schritt bei der Nutzung jeder SaaS-Software. trusted hat im Test daher darauf geachtet, wie lange die Anmeldung dauert, welche Informationen dabei abgefragt werden und wie schnell Sie nach der Registrierung Zugriff auf das jeweilige Tool haben.	nicht getestet	nicht getestet			nicht getestet	nicht getestet				nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet
Benutzeroberfläche/Design Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Design und Gestaltung einer Software haben einen direkten Einfluss darauf, wie gut (und wie gerne) Sie damit arbeiten können. trusted schaut sich daher auch das Design der Nutzeroberfläche genau an und bewertet, wie modern und übersichtlich das Tool daherkommt.	nicht getestet	nicht getestet			nicht getestet	nicht getestet				nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet
Hilfestellung/Einführung Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Die ersten Schritte im Tool entscheiden maßgeblich darüber, wie schnell Sie sich in die Bedienung einfinden und von dem Tool profitieren können. Die trusted-Redaktion achtet daher darauf, wie die ersten Schritte gestaltet sind und welche Hilfestellungen der Anbieter Ihnen an die Hand gibt, um sich im System zurechtzufinden und die Bedienung des Tools zu meistern.	nicht getestet	nicht getestet			nicht getestet	nicht getestet				nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet
Dokumentenimport Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce trusted hat getestet, wie einfach/umständlich es ist, Dateien in die jeweilige Software zu importieren.	nicht getestet	nicht getestet			nicht getestet	nicht getestet				nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet
Document Workflow Management Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce trusted hat geprüft, wie schnell und einfach Sie Dokumente in der Software verarbeiten und ablegen.	nicht getestet	nicht getestet			nicht getestet	nicht getestet				nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet
Kollaboration & Zusammenarbeit Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce trusted hat für Sie herausgefunden, welche Tools zur Kollaboration es gibt, wie effektiv diese sind und wie einfach sie sich bedienen lassen.	nicht getestet	nicht getestet			nicht getestet	nicht getestet				nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet
Filesharing & Export Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce trusted hat sich für Sie angesehen, ob Filesharing möglich ist, wie einfach dieses von der Hand geht, ob Sie Files exportieren können und welche Ausgabeformate es gibt.	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet		nicht getestet	nicht getestet				nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet
Gesamt	nicht getestet	nicht getestet	3.9	4.7	nicht getestet	nicht getestet	4.6	4.6	4.7	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet	nicht getestet
Keine Unterschiede vorhanden

Sicherheit & Datenschutz
Gültige Datenschutzbestimmung
Datenschutzbeauftragter
Cookie-Hinweis
ISO 27001 Zertifikat Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Ein Zertifikat nach ISO 27001 bescheinigt einem Anbieter wichtige Sicherheitsstandards in Sachen
ISO 27018 Zertifikat Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Ein ISO 27018-Zertifikat bestätigt, dass der Anbieter alle notwendigen Sicherheitsstandards in Sachen
Serverstandort(e)	Deutschland	Keine Angaben verfügbar	Deutschland	Deutschland	Deutschland, Schweiz	Europa	Irland	Deutschland	Deutschland / Europa / USA	Deutschland	Keine Angaben verfügbar	Deutschland	Deutschland	Nach eigener Wahl	Eigene Wahl	Deutschland
Betreiber des Rechenzentrums	Open Telecom Cloud	Keine Angaben verfügbar	Microsoft Corp.	Microsoft Azure	Keine Angaben verfügbar	k.A.	Microsoft	Strato AG	AWS	Hetzner Online GmbH	AWS	OTC, AWS	AWS	Nach eigener Wahl	Eigene Wahl	Keine Angaben verfügbar
Sonstige Zertifikate/Siegel	ISO 27017, ISO 20000, ISO 9001, ISO 22301, ISO 14001	Keine Angaben verfügbar	ISO 14001, ISO 9001, ISO 27017, ISO 27701	CSA STAR, SOC, ISO20000-1:2011, ISO 22301, C5, IDW PS 951	Keine Angaben verfügbar	ISO 16175-2, ISO 9001	SOC 2Type2	Keine Angaben verfügbar	ISO 27017, ISO 9001, PCI DSS, CSA STAR CCM v3.0.1, HIPAA	Keine Angaben verfügbar	Keine Angaben verfügbar	ISO 9001, ISO 50001, ISO 14001, IDW PS 880, BITV2.0	ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1	Keine Angaben verfügbar	Keine Angaben verfügbar	ISO 9001
SSL-Zertifikat (https://) Julia Warnstaedt trusted-Expertin für Website & E-Commerce Die Verbindung zum Tool erfolgt via SSL-Verschlüsselung. Diese erkennen Sie (wenn es sich beispielsweise um eine Website handelt) an der URL "https://" im Gegensatz zum früher üblichen "http://".
Datenverschlüsselung	256-Bit TLS 1.2	256-Bit, TLS 1.2	256-Bit, TLS 1.3	256-Bit TLS 1.3	256-Bit, TLS 1.2	265-Bit TLS 1.2	256-Bit TLS 1.2	256-Bit TLS 1.2	256-Bit TLS 1.3	Keine Angaben verfügbar	128-Bit TLS 1.3	256-Bit TLS 1.2	128-Bit TLS 1.2	Keine Angaben verfügbar	Keine Angaben verfügbar	256-Bit TLS 1.2
Keine Unterschiede vorhanden

Service & Support
Support	E-Mail-Support FAQ-Bereich Video-Tutorials Kostenlose Webinare	E-Mail-Support FAQ-Bereich Video-Tutorials	E-Mail-Support Telefon-Support FAQ-Bereich Video-Tutorials Kostenlose Webinare	E-Mail-Support Telefon-Support Live Chat FAQ-Bereich Video-Tutorials Kostenlose Webinare	E-Mail-Support Telefon-Support FAQ-Bereich Video-Tutorials Kostenlose Webinare	E-Mail-Support Telefon-Support FAQ-Bereich Video-Tutorials Kostenlose Webinare	E-Mail-Support Telefon-Support FAQ-Bereich Video-Tutorials Kostenlose Webinare	E-Mail-Support Telefon-Support FAQ-Bereich Video-Tutorials Kostenlose Webinare	E-Mail-Support Telefon-Support FAQ-Bereich Video-Tutorials	E-Mail-Support FAQ-Bereich Video-Tutorials Kostenlose Webinare	E-Mail-Support Telefon-Support Live Chat FAQ-Bereich Video-Tutorials Kostenlose Webinare	E-Mail-Support Telefon-Support FAQ-Bereich Video-Tutorials Kostenlose Webinare	E-Mail-Support FAQ-Bereich Video-Tutorials Kostenlose Webinare	E-Mail-Support Telefon-Support FAQ-Bereich Video-Tutorials Kostenlose Webinare	E-Mail-Support FAQ-Bereich Video-Tutorials	E-Mail-Support Telefon-Support FAQ-Bereich
Supportzeiten	24/7	Keine Angaben verfügbar	Mo-Fr, 8:30 - 17:30 (außer feiertags)	Mo-Fr, 09:00-17:00	Mo-Fr, 9 bis 17 Uhr	Mo-Fr, 08:00-18:00	Mo-Fr, 09:00-16:00	Mo-Fr, 9:00-17:00	24/7	Mo. - Fr., 9 - 14 Uhr	24/7	Mo-Fr, 08-17:00	k.A.	Keine Angaben verfügbar	Keine Angaben verfügbar	k.A.
Deutsch
Englisch
Spanisch
Französisch
Unternehmensname	filee GmbH	INFOSOFT Informations- und Dokumentationssysteme GmbH	OPTIMAL SYSTEMS GmbH	Amagno GmbH	agorum Software GmbH	SERgroup Holding International GmbH	DocuWare GmbH	ecoDMS GmbH	Amazon Web Services Germany GmbH	Docunout GmbH	Alfresco Software Ltd.	d.velop AG	Fluix Limited	LOGICALDOC Srl	Logical Arts LLC	Tec Media Services GmbH
Unternehmenssitz	Münster	Koblenz	Berlin	Oldenburg, Deutschland	Ostfildern, Deutschland	Bonn, Deutschland	Germering, Deutschland	Aachen, Deutschland	Berlin	Nürnberg	Boston, USA	Gescher, Deutschland	Dublin, Irland	Carpi, Italien	Kalifornien, USA	Bremen
Unternehmensgründung	2011	1981	1991	2010	1998	1984	1988	2014	2006	2019	2005	1992	2014	2006	2002	1995
Mitarbeiter	11-50	11-50	600	20-50	23	600+	350	35	200	5	251-500	500-1000	51-200	Keine Angaben verfügbar	1-5	20-50
Keine Unterschiede vorhanden


Keine Unterschiede vorhanden


Keine Unterschiede vorhanden

Fazit: Die besten Tools für die private Dokumentenverwaltung im Vergleich 2025

Die beiden DMS-Systeme aus dem Praxistest, die am besten für Privatnutzer:innen geeignet sind, sind fileee und Docutain. fileee ist sehr einfach zu bedienen, aber hat trotzdem sehr praktische Funktionen zur Dokumenten-Verarbeitung an Bord. Ich würde es am ehesten als “Intelligente Dokumentenablage” bezeichnen.

Docutain ist ähnlich gut aufgestellt und bietet dir die Möglichkeit, eine eigene Cloud anzubinden. Das kann für ungeübte User ein wenig knifflig sein, ist aber nützlich, wenn du bereits über einen Cloud-Speicher verfügst, den du privat nutzt. Daher ein verdienter Platz drei.

Welche DMS-Tools gibt es noch für die private Nutzung? 9 Alternativen

Aber die drei genannten Tools sind natürlich nicht komplett alleine auf dem Markt. Und nicht jedes davon muss für dich und deine Anforderungen relevant sein. Ich habe hier noch ein paar alternative DMS-Angebote für Privatanwender und-anwenderinnen. für dich angesehen und in Kürze zusammengefasst:

Privates Dokumentenmanagement ohne Cloud – Die besten lokalen DMS zum Download

agorum core ist die ideale DMS-Lösung für alle, die gerne selbst an ihrem Dokumentenmanagement feilen. Du hast die freie Wahl, welchen Server du nutzen willst und hast die Wahl aus kostenloser Open Source oder Anbieter-Variante.
OpenDocMan gibt es in mehreren Versionen. Du kannst das DMS hier kostenlos oder mit erweiterten Funktionen in der Premium-Version auf deinen eigenen Servern betreiben.
LogicalDOC lässt sich lokal auf deinen PC herunterladen. Sehr schön: LogicalDOC erhält im Netz viele gute Bewertungen für die einfache Bedienbarkeit des Tools. So kommen auch Neulinge schnell in den Genuss einer einfachen Dokumentenverwaltung.

Kostenloses Dokumentenmanagement – Die besten Free- und Open-Source-Systeme

OpenDocMan ist ein Open-Source-DMS. Es zeichnet sich durch eine simple und einfach zu bedienende Oberfläche aus. Du bekommst das Tool komplett kostenlos als Vollversion. Hier sind auch Bearbeitungen im Team möglich.
LogicalDOC basiert ebenfalls auf Open-Source-Code und ist als CommunityEdition kostenlos zu haben. Die Bedienung des Tools ist recht einfach, nur der Look ist im Vergleich zu anderen Tools ein wenig überholt.
OnlyOffice ist ein kostenloses Produktivitätstool, das dir aber auch ein praktisches Dokumentenmanagement bietet.- Highlight der Software: Du kannst Dokumente hier nicht nur lagern, sondern auch bearbeiten. Das geht auch wahlweise gemeinsam mit anderen Personen.

Die simple Alternative – Die besten Cloud-Speicher für privates und einfaches Dokumentenmanagement

pCloud ist dann für dich ideal, wenn du viele Mediendateien speicherst. Die Cloud kommt nämlich mit eingebauten Playern für Video- und Audio-Clips. Den Basistarif mit 10 GB gibt es sogar kostenlos.
Microsoft OneDrive ist auf den Gebrauch durch Einzeluser und Familien angepasst. Du bekommst hier praktische Online-Office-Funktionen und schnelle Dokumenten-Scans per Smartphone. Der Einstiegspreis liegt hier bei 0 € für 5 GB.
luckycloud tut alles dafür, dass deine Daten sicher bleiben. Du setzt hier auf eine echte Zero-Knowledge-Cloud. Nicht mal der Anbieter kennt also deine Daten und Passwörter. Der Einstiegspreis für den digitalen Tresor liegt bei 1 € für 3 GB im Monat.

Viele weitere clevere Cloud-Speicher-Lösungen findest du in meinem Test der besten Cloud-Speicher 2025:

Privates Dokumentenmanagement FAQ

Was heißt eigentlich “Dokumentenmanagement”?

Dokumentenmanagement ist eine Bezeichnung für die Digitalisierung, Speicherung und Sortierung von Unterlagen per Software. Der verwaltete Content besteht dabei meistens (aber nicht exklusiv) aus Textdokumenten wie Rechnungen, Verträgen und Co. Ein Dokumentenmanagementsystem soll dir helfen, Ordnung in deine Dokumente zu bringen und diese jederzeit wieder abrufen und z. B. als PDF-Datei exportieren zu können.

Was ist ein DMS oder Dokumentenmanagement-System?

Bei diesem Management-System werden Dokumente in elektronischer Form in Datenbanken abgelegt. Dabei werden sie oft per Texterkennung ausgelesen und/oder mit Schlagworten versehen. Das erleichtert dir die Suche und den Abruf der gespeicherten Unterlagen. Ein gutes DMS speichert und öffnet für dich verschiedene Formate wie PDF-Dateien, Office-Dokumente oder Scans in Form von JPEG und PNG.

Warum ist ein DMS für private Anwender:innen interessant?

Gerade wenn es um Finanzen und Verträge geht, sind die meisten von uns mit vielen Papierunterlagen konfrontiert. Durch den Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements vereinfachen User sich die Verwaltung, Ablage und Suche nach bestimmten Dokumenten. Das kann beispielsweise im Falle von Steuerunterlagen einen wichtigen Unterschied machen und über die Höhe der Rückzahlung entscheiden.

Was unterscheidet die private Nutzung von der Nutzung eines DMS im Business?

Bei der Nutzung zuhause herrscht eindeutig weniger Bedarf an Speicherplatz. Während Unternehmen mit Ihren Akten schnell den Speicher füllen, reichen für den Hausgebrauch wenige Gigabyte. Außerdem brauchen Privatanwender:innen kaum Profi- oder Teamtools wie automatisierte Freigabeworkflows oder Filesharing-Optionen.

Was ist OCR-Software, und was hat sie mit meiner DMS-Software zu tun?

OCR steht für “Optical Character Recognition”. Diese Software erkennt in Scans und auf Bildern sichtbaren Text und hinterlegt diesen als bearbeitbare und durchsuchbare Daten in deinem System. So kannst du z. B. in deinem DMS mit OCR-Engine Seite für Seite deine Dokumente nach Text durchsuchen, obwohl es sich bei den Files um JPEGs, also Bilder, handelt.

Was ist der Unterschied zwischen einem DMS und einem ECM?

Während du in einem DMS eher Textdokumente unterbringst und verwaltest, werden im Enterprise Content-Management auch andere Inhalte und Informationen gelagert. Das sind beispielsweise Bilder aus der Organisation, Videos wie Imageclips und andere Ressourcen für Verwaltung und Marketing.

Alle verglichenen Dokumentenmanagement-Software im Überblick

Für dich sind die vorgestellten Kandidaten noch nicht das Wahre? Dann finde hier für zuhause, dein Büro und Co. weitere Angebote, die trusted für dich getestet hat:

enaio

1,2

Testnote

Sehr gut

Amagno

1,3

Testnote

Sehr gut

agorum core

Doxis Intelligent Content Automation

DocuWare

1,2

Testnote

Sehr gut

ecoDMS

1,7

Testnote

Gut

Amazon WorkDocs

1,8

Testnote

Gut

Docutain

LogicalDOC

OpenDocMan

TMS Archiv

Änderungshistorie

30.09.2025

Privates Dokumentenmanagement - Update

trusted überprüft die Inhalte und Informationen für den Privates Dokumentenmanagement-Vergleich regelmäßig auf Richtigkeit und Aktualität. Das Ergebnis des jüngsten Updates: Seit der letzten Anpassung gab es keine größeren Veränderungen in der Kategorie Privates Dokumentenmanagement. Unser Vergleich ist auf dem neuesten Stand.

17.09.2025

Privates Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement - Update

trusted hat die Informationen für den Dokumentenmanagement-Test aktualisiert. Das Ergebnis: ecoDMS hat sein Preissystem angepasst und den zuvor verfügbaren kostenlosen Tarif “Free4Three” entfernt. Eine kostenlose Nutzung von ecoDMS ist damit nun nicht mehr möglich und ecoDMS wurde aus der Liste der Empfehlungen für private DMS entfernt. Der trusted-Artikel wurde diesbezüglich angepasst.

20.05.2025

Privates Dokumentenmanagement - Update

05.01.2024

Privates Dokumentenmanagement - Test

trusted hat den großen Privates Dokumentenmanagement-Test mit insgesamt 15 Anbietern durchgeführt und stellt dir die 3 besten Angebote hier übersichtlich vor.

Julia Warnstaedt

trusted-Expertin für Website & E-Commerce

Julia Warnstaedt

trusted-Expertin für Website & E-Commerce

Julia ist Redakteurin bei trusted. Zuvor war sie unter anderem bei einer wissenschaftlichen Videothek sowie einer Designagentur angestellt. Dort war sie für die Erstellung von Texten, Datensätzen und deren korrekte Ablage verantwortlich.

Beste Private Dokumentenmanagement-Systeme 2025 » 16 Tools im Test & Vergleich

Die besten privaten Dokumentenmanagement-Systeme

Dokumentenmanagement vs. Cloud-Speicher – Reicht mir nicht auch Google Drive?

Testsieger: trusted Empfehlungen

fileee

Warum ist fileee als privates DMS spannend?

Wie viel kostet fileee für Privatanwender:innen?

Wie lässt sich fileee nutzen?

Docutain

Warum ist Docutain als privates DMS spannend?

Wie viel kostet Docutain für Privatanwender:innen?

Wie lässt sich Docutain nutzen?

Die 2 besten Private Dokumentenmanagement-Systeme im Vergleich

Vergleichstabelle

Top-Features

Vertrag & Kosten

Import

Ablage & Archivierung

Kollaboration

Export

Usability

Sicherheit & Datenschutz

Service & Support

Fazit: Die besten Tools für die private Dokumentenverwaltung im Vergleich 2025

Welche DMS-Tools gibt es noch für die private Nutzung? 9 Alternativen

Privates Dokumentenmanagement ohne Cloud – Die besten lokalen DMS zum Download

Kostenloses Dokumentenmanagement – Die besten Free- und Open-Source-Systeme

Die simple Alternative – Die besten Cloud-Speicher für privates und einfaches Dokumentenmanagement

Privates Dokumentenmanagement FAQ

Was heißt eigentlich “Dokumentenmanagement”?

Was ist ein DMS oder Dokumentenmanagement-System?

Warum ist ein DMS für private Anwender:innen interessant?

Was unterscheidet die private Nutzung von der Nutzung eines DMS im Business?

Was ist OCR-Software, und was hat sie mit meiner DMS-Software zu tun?

Was ist der Unterschied zwischen einem DMS und einem ECM?

Alle verglichenen Dokumentenmanagement-Software im Überblick

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