• Preis ab 0,00 €/Monat
• Dokumente Unbegrenzt
• Speicherplatz Unbegrenzt
• Geräte/Apps/Clients Web-App, iOS, Android, Windows, Mac
• Serverstandort Deutschland

ecoDMS ist eine deutsche Dokumentenmanagement-Lösung und laut Anbieter für den privaten Gebrauch sowie für den Einsatz in Unternehmen konzipiert. Die Software gibt es unter anderem in zwei Ausführungen, die explizit für den privaten, nichtgewerblichen Gebrauch gedacht sind.

Die Oberfläche von ecoDMS

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Schauen wir uns ecoDMS und seine Funktionen mal etwas näher an:

Warum ist ecoDMS als privates DMS spannend?

ecoDMS ist im Vergleich der privaten Dokumentenmanagement-Systeme das komplexeste, dafür aber auch das genaueste Tool. Du darfst hier viele Feineinstellungen und optische Anpassungen vornehmen, um das System auf deine Bedürfnisse anzupassen. Rechne allerdings mit einer etwas längeren Einarbeitungszeit.

Praktisch: Wenn du gemeinsam mit der Familie an Dokumenten arbeitest, kannst du über die Kollaborationstools Kommentare hinterlassen und Dateien teilen. Auch kannst du Berechtigungen festlegen, damit User aus deinem Haushalt nicht aus Versehen Unterlagen einfach löschen oder verschieben.

Die Oberfläche von ecoDMS

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Für die Verwaltung selbst stehen dir individuelle Ordnerstrukturen, Metadaten zum Eintragen und verschiedene Suchoptionen zur Verfügung. Damit findest du Steuerunterlagen, Zeugnisse und Verträge schnell und effektiv wieder.

Die Usability ist dabei nicht schlecht. Nur bis du dich an die vielen Fenster und Menüs gewöhnt hast, werden ein paar Stunden ins Land gehen. fileee und Docutain sind in ihrer Bedienung etwas einfacher.

ecoDMS ist sehr genau, aber bedarf einer längeren Einarbeitung

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Die wichtigsten Merkmale und Funktionen von ecoDMS in der Übersicht:

• Volltextsuche per OCR “Tesseract”
• Exporte von PDF-Dokumenten über den virtuellen Drucker
• Import direkt aus Office-Anwendungen (nur bei Vollversion)
• Gleichzeitige kostenlose Nutzung mit bis zu 3 Personen
• Hosting auf deutschen Servern, DSGVO-konform

Wie viel kostet ecoDMS für Privatanwender:innen?

Die Kosten für ecoDMS hängen davon ab, mit wie vielen Usern du die Software nutzen willst. Das Tool gibt es in der “Free4Three”-Edition, bei der du das Tool mit insgesamt 3 Nutzer:innen komplett kostenlos, aber in eingeschränkter Form nutzt. Ab der vierten Person musst du dir Lizenzen für ecoDMS besorgen. Welche Funktionen in der eingeschränkten Version sind, musst du leider länger im Netz suchen.

Nach der Funktionstabelle habe ich ein wenig suchen müssen

Screenshot: trusted.de

Quelle: dms-archivierung-owl.de

Die als “Private Edition” ausgewiesene Variante bekommst du für einmalig 89 €. Du hast die Möglichkeit, diese Lizenz dann lebenslang zu nutzen. Allerdings bringt der Anbieter in längeren Abständen neue Major-Releases heraus und versorgt alte Versionen nicht mehr mit Updates. Ob du dann regelmäßig upgraden möchtest, liegt bei dir.

Wie viele Lizenzen du brauchst, ist von der Anzahl der gleichzeitigen Verbindungen abhängig. Wenn du also zum Beispiel gleichzeitig mit deinen drei Mitbewohner:innen mit ecoDMS arbeiten willst, brauchst du vier Lizenzen.

Beachte außerdem, dass ecoDMS seinen persönlichen Support nur gegen Geld anbietet. Du erwirbst Support-Sessions in Paketen von 15 Minuten. Einmal 15 Minuten kostet 25,50 € ‒ ein stolzer Preis.

Wie lässt sich ecoDMS nutzen?

ecoDMS ist als Web-App, als Client für Mac und Windows sowie mobil per iOS und Android verfügbar. Super praktisch, denn so hast du die Möglichkeit, unabhängig von deinem Standort deine Belege, Rechnungen und andere Unterlagen zu managen. Das kann beispielsweise nützlich sein, um unterwegs Rechnungen und Belege zu erfassen und so z. B. die Kosten deines letzten Urlaubs im Blick zu behalten.

Einen Smartphone-Scan gibt es dabei leider nicht. Du kannst aber Fotos von deinen Belegen machen und diese in dein System laden.

ecoDMS

3.1

Testbericht

• Preis ab 0,00 €/Monat
• Dokumente 1 bis 10.000 im Monat
• Speicherplatz Unbegrenzt
• Geräte/Apps/Clients Web-App, iOS, Android
• Serverstandort Deutschland

fileee ist ebenfalls eine deutsche Lösung und hat sich auf die schnelle Digitalisierung deiner Dokumente per Smartphone-Scan spezialisiert. Dabei gibt es praktische Gimmicks, wie die passende fileee-Fotobox für die ideale Belichtung deiner Dokumente.

Die Benutzeroberfläche von fileee

Quelle: fileee.com

Was das Tool noch so bietet, gibt es hier zu lesen:

Warum ist fileee als privates DMS spannend?

fileee baut im Kern auf die Scan-Funktion per Smartphone. Damit importiert du Rechnungen und Co. zügig in dein Dokumentenmanagement. fileee ist in der Lage, per Texterkennung die wichtigsten Daten aus deinen Scans auszulesen und als Infos im System zu deinen Unterlagen zu hinterlegen. Über die Volltextsuche und Tags erleichtert dir die Software die Suche nach deinen Rechnungen und Co.

Achtung: fileee kann nur PDF, JPEG und PNG als Dokumentenformate bearbeiten.

Eine ebenfalls nützliche Funktion ist die Erkennung von Fristen und Terminen, die fileee automatisch aus deinen Dokumenten ausliest. Du kannst diese dann mit eigenen Tasks ergänzen. Die App wird dich dann per E-Mail oder Push-Benachrichtigung an Fristen und Termine erinnern, wie zum Beispiel die Kündigungsfrist eines Vertrags oder das Fälligkeitsdatum einer Rechnung.

Lass dich von fileee an Zahlungs- oder Kündigungsfristen erinnern

Quelle: fileee.com

Apropos Fristen: Ab fileee Basic erhältst du Zugriff auf fileee Pay. Damit bezahlst du direkt aus der App heraus über den Anbieter deine Rechnungen. Ideal, um Ablage und Zahlung in einem Aufwasch zu erledigen.

Eine weitere Besonderheit ist die fileeeBox. Die Idee: Deine Dokumente scannen und einfach im Stapel in deiner Box ablegen. Die gescannten Dokumente werden dabei mit deinem System synchronisiert. fileee merkt sich, wo sich im Stapel deine Unterlagen befinden und gibt dir über eine Farbskala an (die identisch mit der in der Box ist) wo du danach suchen musst. Die Box gibt es einzeln oder mit Scan-Aufsatz für 19,95 € bzw. 44,95 €.

Finde Dokumente in der fileeeBox dank Farbskala schneller wieder

Quelle: fileee.com

Die wichtigsten Merkmale und Funktionen von fileee in der Übersicht:

• Automatische Datenerfassung dank Texterkennung
• Kalenderintegration zur Task-Verwaltung
• fileeeBox für einfaches Scannen und Ablegen deiner Unterlagen
• Kostenloser Einstiegstarif mit allen Grundfunktionen und ohne Werbung
• Sicherer Serverstandort Deutschland für deine Daten

Wie viel kostet fileee für Privatanwender:innen?

fileee ist für Privatuser in drei Ausführungen erhältlich. Das sind zum einen das kostenlose Paket “Free”, der Tarif “Basic” ab 3,99 € im Monat und “Smart” ab 7,99 € im Monat im Jahresabo. Im Monatsabo steigen die Preise auf 4,99 € und 9,99 € im Monat.

Wie lässt sich fileee nutzen?

fileee gibt es als Webanwendung und als App für dein Smartphone. Die Idee ist, dein Smartphone als Scanner einzusetzen, die eigentliche Verwaltung kannst du dann wahlweise auf beiden Geräten vornehmen. Als Add-on gibt es die fileeeBox, die dir beim korrekten Scannen und Ablegen der Papierdokumente hilft.

fileee

4

Profil

• Preis ab 0,00 €/Monat
• Dokumente Unbegrenzt
• Speicherplatz Speicher des eigenen Geräts/ der Cloud
• Geräte/Apps/Clients Web-App, iOS, Android, Windows, Mac
• Serverstandort -

Docutain ist eine Dokumentenmanagement-Lösung aus Deutschland und kommt mit einem interessanten Ansatz: Freie Speicherwahl. Ideal, wenn du selbst bestimmen willst, wie viel Speicher oder welche Datenschutzvoraussetzungen du brauchst.

Die Benutzeroberfläche von Docutain

Quelle: docutain.de

Was das Tool noch so leistet, erfährst du in diesem Überblick:

Warum ist Docutain als privates DMS spannend?

Docutain ist eine kompakte Dokumentenverwaltung mit einer einfachen Oberfläche. Du hast Zugang zu üblichen Funktionen wie der Indexierung, Schlagwörter und Dokumententypen für deine Filterung. Als zusätzliche Werkzeuge stehen dir eine OCR-Texterkennung, eine Schnellsuche und die erweiterte Suche des Anbieters zur Verfügung.

Docutain verfolgt ein interessantes Konzept: Du bist nicht an die Cloud des Anbieters gebunden. Du hast somit die freie Wahl, ob du Dokumente nur lokal auf deinem Windows-PC, deinen mobilen Geräten oder einer Cloud deiner Wahl verwaltest.

Verwalte auch Unterlagen auf deinem Smartphone

Quelle: docutain.de

On top kommt eine Adressenverwaltung. Mit dieser kannst du zum Beispiel Rechnungen des immer gleichen Lieferanten bzw. Anbieters abgleichen. Ideal um beispielsweise die Kostenentwicklung für deinen Stromanbieter etc. nachzuverfolgen.

Docutain beherrscht obendrein einige der Funktionen von fileee und erinnert dich beispielsweise an erfasste Fristen. Ein weiteres gemeinsames Feature: Auch mit Docutain darfst du Rechnungen per Online-Zahlungsdienstleister direkt aus der App heraus begleichen. Praktisch!

Die wichtigsten Merkmale und Funktionen von Docutain in der Übersicht:

• Effektive Texterkennung per OCR
• Rechnungen bezahlen direkt aus Docutain heraus
• Freie Cloud-Wahl dank passender Schnittstellen
• Schnelles Scannen deiner Dokumente per Smartphone
• Sichere Dokumentenablage mit Passwortschutz, Face ID und Fingerabdruck

Wie viel kostet Docutain für Privatanwender:innen?

Docutain gibt es in der Variante “Free Android & iOS” mit reduziertem Umfang komplett kostenlos. Die Pakete “Windows” und “Premium”, die ebenfalls für Privatanwender:innen gedacht sind, gibt es ab 2,08 € und 4,17 € im Monat im Jahresabo.

Wie lässt sich Docutain nutzen?

DocuTain gibt es in drei Ausführungen: für Android, iOS und als Windows Desktop-Version. Mac-User müssen leider auf die Verwaltung per Desktop-Client verzichten. Du hast die Möglichkeit, deine eigene Cloud anzubinden. Es gibt Schnittstellen zu den Clouds Dropbox, Google Drive, OneDrive, STRATO HiDrive, MagentaCLOUD, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud, ownCloud.

Weitere Anbindungen sind aktuell in der Entwicklung.

Docutain

4.6