Was sind Business Messaging Apps?

Das WhatsApp für die Teamkommunikation

Millionen von Menschen auf der ganzen Welt nutzen die Möglichkeiten der neuen Kommunikation. Sie telefonieren online per Skype, chatten im Facebook-Messenger und schicken sich längere Nachrichten per WhatsApp. Diese Möglichkeiten lassen sich auch im Unternehmen nutzen - und sei es nur, um die Teamkommunikation und das Betriebsklima zu verbessern.

Viele der existierenden Apps rund um WhatsApp und Co. sind nicht für den Einsatz in Unternehmen geeignet. Die meisten Arbeitgeber sehen es nicht gern, wenn Ihre Kollegen Zeit mit den privaten Messengern verschwenden.

Die naheliegende Lösung sind Instant Messenger (IM), die gezielt für den Einsatz im Job-Alltag konzipiert sind. Solche Business Messaging Apps leisten im Grunde genau das, was auch WhatsApp kann - nur darüber hinaus noch einiges mehr.

Im Web, auf dem Desktop oder als App?

Chat Messenger für Unternehmen gibt es oft in mehreren Ausführungen, um den unterschiedlichsten Anforderungen in allen Arten von Unternehmen zu begegnen. So gibt es sie als Web-Anwendung, in die Sie sich von überall und zu jeder Zeit einloggen können, als herunterladbare Desktop-App oder mobil für Smartphones und Tablets. So sind Sie perfekt ausgestattet: Egal, ob Sie nun im Büro über das interne Firmen-Intranet arbeiten, in der Mittagspause im Cafe schnell die neuesten Updates zum aktuellen Projekt abfragen möchten oder im Außeneinsatz unterwegs sind. Sie stehen zu jeder Zeit mit Ihrem Team in Verbindung.

Warum sollten Sie einen Messenger im Unternehmen nutzen?

Eine optimierte Kommunikation im Team führt zunächst einmal zu einem besseren Betriebsklima. In erster Linie können Sie Instant Messaging im Unternehmen allerdings nutzen, um Ihren Workflow zu verbessern.

Stellen Sie sich vor: Ihr aktuelles Projekt geht in die heiße Phase und Sie möchten, bevor es richtig ans Eingemachte geht, nochmal mit allen Beteiligten ein Briefing veranstalten. Nun gibt es 2 Möglichkeiten: Entweder Sie gehen von Bürotür zu Bürotür und sammeln alle Mitarbeiter einzeln ein, kontaktieren diejenigen, die gerade nicht da sind, per Mail und schicken ein Memo herum, das am Ende keiner ließt. Oder sie starten mit ein paar Klicks einen Gruppenchat mit allen Mitarbeitern und legen sofort mit dem Meeting los. Auf diese Art und Weise wird ihr Projektmanagement nicht nur schneller, sondern auch einfacher und stressfreier, und Sie können sich wieder auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Das Projekt selbst.

Was kann ich mit einem Business Chat anstellen?

Die Basics

Was jedes Business Chat Tool auf dem Kasten haben sollte, ist natürlich der Chat. Und das am besten auf 2 Arten: Im Gruppenchat mit mehreren Beteiligten sowie im privaten 1-to-1-Chat. Wie bei WhatsApp geschieht die Teamkommunikation dabei in Echtzeit. Empfangene Nachrichten lösen eine Benachrichtigung in der App oder als PUSH-Benachrichtigung auf dem Smartphone aus, damit eingehende Anfragen nicht verloren gehen. Zusätzlich ist so gut wie immer eine File-Sharing-Funktion mit an Bord.

Die Must-Haves: Video-Chat und Screen-Sharing

Ziehen Sie die persönliche Kommunikation im Team vor? Viele der gängigen Instant Messaging Tools bringen auch die Möglichkeit mit, Anrufe á la Skype zu tätigen oder sich per Videochat auszutauschen. Ein Kollege ist in Heimarbeit, soll aber am Meeting teilnehmen? Schalten Sie ihn per Video dazu. Eine Mitarbeiterin ist im Außeneinsatz und sitzt gerade im Zug? Anruf genügt, schon bekommen Sie das aktuellste Update zum laufenden Projekt.

Co-Browsing oder Screen-Sharing sind ebenfalls Funktionen, die Sie zur Verbesserung des Workflows nutzen können. Damit holen Sie sich per Chat kurzzeitig die Kontrolle über die Maus des Gesprächspartners - zum Beispiel, um ihm auf dessen Bildschirm einen komplizierten Vorgang zu zeigen. Auch das ist mithilfe von Business Chat Software möglich.

Die Specials: GPS, Hyper-Real-Time, usw.

Besondere Features, die nicht jeder Business Messenger mitbringt, sind zum Beispiel…

• GPS-gestützte Dienste: Verfolgen Sie damit zum Beispiel mit, wo sich die Kollegen, mit denen Sie gerade chatten, im Moment befinden oder verbinden Sie den Chat mit einer Navigations-App. So zeigen Sie dem Kollegen im Außeneinsatz mit nur einem Klick den Weg zu seinem Ziel. Chat Messenger, die mit GPS ausgestattet sind, sind zum Beispiel Avaamo oder FreshTeam.
• Besondere Optionen für sensible Daten: Mit Hyper-Real-Time können Sie eine eingegebene Nachricht bereits sehen, während Ihr Gesprächspartner sie noch tippt. So lassen sich sensible Informationen teilen, denn wenn die Nachricht nicht abgeschickt wird, landet sie nicht in der Chat-Historie und Sie haben trotzdem die Infos bekommen, die Sie brauchen. Office Chat ist beispielsweise mit einer solchen Funktion ausgestattet.
• Individuelles Design: Legen Sie Wert darauf, dass Ihr Chat nicht so aussieht, wie alle anderen oder in Ihrem besonderen Corporate Design gestaltet ist? Einige Anbieter haben Ihre Instant Messaging Apps mit der Möglichkeit ausgestattet, das Erscheinungsbild der Software nach Belieben anzupassen - dazu gehören zum Beispiel stashcat und Staffbase.

Mit welchen Tools kann ich meinen Messenger verbinden?

Fürs Unternehmensnetzwerk: Business-Tools

Viele Unternehmen legen Wert darauf, dass sich eine neue Software ideal in die bereits bestehende Software-Infrastruktur einbinden lässt. Gehört Ihr Unternehmen dazu? Dann sollten Sie bei der Wahl eines Messengers darauf achten, dass er die nötigen Integrationen zu gängigen Zeiterfassungs-, Projektmanagement- oder CRM-Tools mitbringt. Einige mögliche Integrationen sind zum Beispiel:

• Zendesk
• Basecamp
• Asana
• Trello
• Harvest
• u.v.m.

Für den Datentausch: Cloud-Speicher

Das Filesharing via Business Chat Software ist spielend einfach - zum Beispiel per Drag and Drop. Um die Sache noch einfacher zu gestalten, bringen einige Tools vorinstallierte Integrationen zu gängigen Cloud-Speichern mit. So lassen sich die zu sendenden Dateien noch schneller finden und einfacher an die Kollegen verschicken. Besonders beliebt sind dabei Integrationen zu Dropbox oder Google Drive.

Für die Reichweite: Soziale Netzwerke

Sie wollen auch privat und in Ihrer Freizeit über die firmeninterne Kommunikation auf dem Laufenden bleiben? Verbinden Sie Ihren Messenger mit sozialen Netzwerken wie Facebook und Twitter. So lassen sich Nachrichten auch über die Grenzen der Business Messaging App hinaus auf private Social Network Accounts versenden. Auf diese Weise verpassen Sie nie wieder wichtige Informationen.

Business Messaging Apps im trusted.de Vergleich

Spätestens seit dem großen Erfolg der für den privaten Gebrauch gedachten Anwendung WhatsApp wird die Bedeutung von professioneller Instant Messaging Software immer größer. Viele Anbieter haben sich die sichere und einfache Teamkommunikation inzwischen auf die Fahne geschrieben und bereichern den Markt beinahe im Monatstakt mit neuen Innovationen. Das führt dazu, dass die Auswahl zwischen den einzelnen Messaging Apps auch immer schwerer fällt.

• Welche Funktionen brauche ich in meinem Unternehmen?
• In welche anderen Tools, die ich bereits nutze, soll der Messenger integriert werden?
• Brauche ich eine kostenpflichtige Lösung?
• Oder tut es auch die Gratis-Version mit eingeschränktem Funktionsumfang?

Um solche und ähnliche Fragen zu beantworten, haben wir von trusted.de die gängigsten Chat Messenger auf dem Markt zusammengetragen und hier auf einen Blick für Sie aufgelistet. In den Fazits unserer Redakteure finden Sie Vor- und Nachteile jedes Anbieters. Wollen Sie mehr über den jeweiligen Funktionsumfang erfahren, werfen Sie einen Blick in eines unserer übersichtlichen Datenblätter. Und wenn Sie bereits Erfahrungen mit einem der von uns verglichenen Anbieter gemacht haben, warum nutzen Sie nicht unser Bewertungsmodul und teilen Ihr Wissen mit anderen Nutzern? Ein umfangreicher von trusted.de durchgeführter Test der einzelnen Dienste wird in Kürze hier folgen.