Die Koordination von Teams und unterschiedlichen Abteilungen innerhalb des Unternehmens gehören zu den zentralen Aufgaben im Management. Gerade in Zeiten von Homeoffice und Remote-Work ist die Vernetzung deiner Mitarbeiter:innen auf allen Ebenen wichtiger denn je. Das Collaboration-Tool Stackfield verspricht, das möglich zu machen. Daher habe ich mir das Tool im Rahmen meines Social-Intranet-Tests in der Praxis angeschaut.

Stackfield hat ein frisches Design und eine sehr ansprechende Oberfläche: Das Tool macht Lust auf mehr!

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Quelle: stackfield.com

Dabei hat mich vor allem die Eignung von Stackfield als Social Intranet interessiert. Ich wollte wissen, wie sich der Austausch mit dem Team in Stackfield gestaltet; sowohl zu Projektthemen und anstehenden Aufgaben, als auch im alltäglichen Austausch oder bei der Planung von Teamevents. Und – soviel sei gesagt – ich wurde nicht enttäuscht! Wenn du wissen möchtest, was ich mit Stackfield alles machen konnte, dann lies hier weiter:

Stackfield ist kein klassisches Social Intranet – lässt sich aber als eines nutzen

Die wichtigste Info vorweg: Stackfield ist kein klassisches Social Intranet, sondern eine komplexe Management-Plattform. Wenn du also die Erwartung hast, Beiträge in der Social-Media-Optik verfassen, kommentieren und liken zu können, wird dich Stackfield wahrscheinlich enttäuschen.

Dennoch hat Stackfield einige Funktionen eines Social Intranet zu bieten und für weitere Features gibt es den einen oder anderen einfachen Workaround. Schauen wir uns das einmal genauer an:

Wie erwähnt hat Stackfield keinen für Social Intranets üblichen zentralen Newsfeed, in dem Mitarbeiter:innen Beiträge verfassen und teilen können. Mit einigen Workarounds konnte ich mir allerdings mein eigenes Social Intranet basteln. Dafür griff ich im Test einfach auf die Projekträume von Stackfield zurück.

Ich erstellte also kurzerhand den Raum “Freestartz Network” für die teamübergreifende interne Kommunikation. Hier können Teammitglieder dann zwanglos schreiben, einander erwähnen und auch Emojis nutzen.

In meinem Open-Space “Freestartz Network” sind Chats erwünscht, die nichts mit der eigentlichen Arbeit oder Projekten zu tun haben: Hier eine Umfrage zum nächsten Grillfest von Freestartz

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Außerdem sind auch Umfragen möglich, etwa zu bevorstehenden Events wie etwa Firmenfeiern. Wird ein Thema dann konkreter oder gibt es Anlass zur Debatte, können einzelne Beiträge mit einem Klick in einen gesonderten Diskussions-Raum überführt werden. So kannst du Ergebnisse festhalten, bevor sie im allgemeinen Chatverlauf untergehen.

Chatverläufe, die wichtige und diskussionswürdige Themen beinhalten, können ganz bequem in eigene Diskussionsräume überführt werden

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Aktivitätsstatus und persönliche Userprofile

Jeder User kann zudem in Stackfield ein eigenes Profil erstellen und hier Informationen über die Abteilung, die Position innerhalb des Unternehmens und eigene Fähigkeiten und Skills hinterlegen. Und mit einem eigenen Foto oder einem Avatar konnte ich mein Profil persönlicher gestalten.

Das Profil hat noch weitere Einstellungen parat: etwa für die Sprache, die Art der Benachrichtigung bei neuen Inhalten und Chats und sogar die Oberfläche kann jeder User selbst farblich gestalten.

Zusätzlich ist auch ein persönlicher Status (“unterwegs”, “im Termin” usw.) möglich, um so das Team unkompliziert über eigene Aktivitäten auf dem Laufenden zu halten.

Jeder User kann sein Profil individuell gestalten und Informationen und ein Foto oder Avatar einfügen

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Das klingt jetzt natürlich insgesamt nicht nach einem klassischen Social Intranet. Dennoch hat Stackfield einen starken kommunikativen und kollaborativen Charakter – der sich eben nicht in einem zentralen Newsfeed abspielt, sondern in den einzelnen Projekt- bzw. Gruppenräumen ab.

Wie du in Stackfield mit deinem Team projektbezogen kommunizieren kannst, erfährst du gleich im nächsten Abschnitt.

Fazit: Kein echtes Social-Intranet, aber Workarounds bieten eine gute alternative Lösung

Phillip Roth

trusted-Experte für Projekte & Kommunikation

Stackfield ist kein Social Intranet. Dazu fehlt der zentrale Newsfeed und die Möglichkeit zum Posten; auch die Optik ist eine andere . Mit einigen kleineren Workarounds lässt sich allerdings der Social-Aspekt durchaus verwirklichen; ob nun in den individuellen Profilen, oder in den Gruppenräumen.

Kurzum: Mit ein wenig Zusatzaufwand baust du dir aus dem Management-Tool ganz einfach eine digitale Teeküche, einen Platz für Ankündigungen und Umfragen und vieles mehr.

Das Wichtigste zum Social Intranet von Stackfield in Kürze:

• Userprofile: Jeder User kann sich ein eigenes Benutzerprofil erstellen und hier Informationen zu seinen Zuständigkeiten und weitere persönliche Daten einstellen.
• Status-Einstellungen: Mit individuellen Status-Einstellungen kann jeder User auf aktuelle Tätigkeiten wie beispielsweise Kundentermine oder Meetings hinweisen und so die anderen Teammitglieder informieren.
• Gruppenräume: Du kannst beliebig viele Gruppenräume erstellen und auch für die projekt-ungebundene Kommunikation team-intern oder unternehmensweit nutzen.

Direktnachrichten und Team Chat für die projektgebundene Kommunikation nutzen

In Sachen Kommunikation hat Stackfield einiges auf dem Kasten, auch abseits von Beiträgen und Postings. Auch hier ist allerdings erkennbar, dass Stackfield im Kern eine Projektmanagement-Lösung ist. Unterhaltungen finden also im Grunde immer projekt- oder teamgebunden in unterteilten Räumen statt.

Ich habe für mein Testunternehmen “Freestartz” gleich mehrere solcher Räume erstellt. Das ging super schnell und einfach mit wenigen Klicks.

Während der Raum “Freestartz Network” der unternehmensweiten und teamübergreifenden Kommunikation dient, gibt es mit dem Projektraum “Gründer:innen-Tag 2023” einen gesonderten Bereich für die Abstimmung zum konkreten Projekt. Hier sind dann also nicht alle Mitarbeiter:innen leseberechtigt, sondern nur das Orga-Team.

Das funktionierte reibungslos und alle an der Planung und Umsetzung beteiligten Gruppenmitglieder konnten hier dann team-intern Informationen, Ideen und Überlegungen in einem klassischen Chatfenster austauschen.

In den Gruppenräumen tauscht du dich mit deinem Team aus und informierst über Aktivitäten

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Stackfield hat innerhalb der Gruppenräume hierfür jeweils einen gruppenweiten Chat mit den üblichen Funktionen zum Kommentieren und Liken von Beiträgen. Eine Funktion hat mir besonders gut gefallen: Während eines Chatverlaufes können Teammitglieder einzelne Chat-Nachrichten in eine Diskussion überführen. Die Nachricht wird so zur Diskussionsgrundlage in einem gesonderten Bereich.

Das sorgt für Übersicht und gibt dem Team die Möglichkeit, wichtige Punkte aufzugreifen, bevor sie im allgemeinen Palaver untergehen. Cool!

Praktisch: Stackfield hat eine Suchfunktion integriert. Ob Berichte, Dateien oder bestimmte Projekt- oder Konferenzräume - du kannst Funktionen und Module ganz einfach über die integrierte Suchleiste auffinden.

Konferenzfunktion und Screensharing für eine bessere Teamarbeit

Nicht alle Fragen lassen sich über Direktnachrichten oder Team Chats klären. Gerade wenn es um inhaltliche Abstimmungen oder die Arbeit an einem konkreten Thema geht, ist das Hin und Her schicken von Nachrichten zeitraubend. Außerdem gibt es Themen, die man besser direkt bespricht.

Stackfield hat hier vorgesorgt und eine Konferenzfunktion in das Tool integriert. Du kannst also Voice- oder Video-Calls für die Teamkommunikation nutzen. Gerade Videokonferenzen sind mit der Screen-Sharing-Funktion nützlich für die projektgebundene Arbeit und eignen sich ideal für Remote-Teams und Unternehmen, die ihren Mitarbeiter:innen auch das Homeoffice als Arbeitsplatz anbieten.

Ob Direktnachrichten, Team Chat oder Videokonferenzen - Stackfield bietet mehr als ein einfaches Social Intranet!

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Übrigens ist das ein großer Vorteil von Stackfield zu reinen Social Intranet-Lösungen wie etwa Ziik, die eine solche Funktion nicht bieten! Klar, man kann sich immer mit externen Anwendungen oder Workarounds behelfen, ich schätze es aber, wenn ein Tool mir ein Komplettpaket an Funktionen liefert, mit denen ich einfach arbeiten kann.

Hier kommen dann die Stärken von Stackfield in Sachen Projektmanagement voll zum Tragen. Ob Aufgabenerstellung und -Zuweisung oder das Teilen von Dateien: Stackfield eignet sich optimal für die inhaltliche Zusammenarbeit und Koordination von Teams.

Mit der mobile-App auch von unterwegs auf Stackfield zugreifen

Bevor wir weitergehen, noch ein kurzer Punkt zum mobilen Zugriff auf Stackfield: die App (iOS und Android) ist bereits im günstigsten Tarif Business enthalten. Teams und Unternehmen, die auch Außen- und Kundentermine wie mein Testunternehmen Freestartz wahrnehmen, können also jederzeit auf das Tool von unterwegs aus zugreifen!

Damit kann das Tool in meinen Augen auch die etwas zu kurz kommenden Funktionen im klassischen Social Intranet mehr als wettmachen. Wie die Zusammenarbeit und Koordination in Stackfield im Einzelnen abläuft, schauen wir uns im folgenden Absatz noch detaillierter an. Hier lohnt sich nämlich ein genauerer Blick definitiv!

Mit einzelnen Modulen Projekträume je nach Bedarf individuell gestalten

Also, schauen wir uns mal genauer an, was Stackfield in Sachen Team-Orga und Projektmanagement im Einzelnen zu bieten hat:

Auch hier kommt wieder die Struktur mit Projekt- und Teamräumen zum Tragen. Ich konnte im Test für mein Projekt “Gründer:innen-Tag 2023” nicht nur alle benötigten Teammitglieder in einem Raum zusammentrommeln, sondern einen kompletten Projektplan erstellen und mir alle für das Projekt benötigten Funktionen als Raummodule aus einem Inhaltsverzeichnis zusammenstellen.

Theoretisch kannst du so natürlich auch reine Chaträume einstellen, in denen sich die Teammitglieder auch mal kurzweilig austauschen können.

Du kannst Räume mit den benötigten Modulen bestücken oder einfach nur als Chatraum konfigurieren

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Mit der Timeline den Projektfortschritt jederzeit im Blick behalten

Mir ging es hier ja aber konkret um die Finalisierung des Projekts “Gründer:innentag 2023”, weshalb ich mit den Modulen “Zeitpan”, “Zeiterfassung” und “Dateien” weitere Komponenten zum Raum hinzufügte.

Mit diesen Modulen hatte ich Zugriff auf einerseits eine saubere Zeitplanung und andererseits eine Kombination aus zugewiesenen Aufgaben und damit verbundenen Dateien für mein Team. So konnte ich einen Ablaufplan inklusive Budgetierung erstellen, Aufgaben an mein Team delegieren und dafür Abgabefristen festlegen und mithilfe der Zeiterfassung die Bearbeitung überwachen.

Über die Projektportfolios behältst du Aufgaben, Zeitplan und Budget eines Projekts gut im Blick

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Aufgabenmanagement mit dem Kanban Board realisieren

Stackfield zeigt alle Aufgaben in einem übersichtlichen Kanban-Board, sodass ich als Projektmanager jederzeit den Überblick behalten konnte. Je nach Wunsch konnte ich außerdem einstellen, dass mich das System benachrichtigt, wenn Aufgaben zur Abnahme bereit waren oder die Frist überschritten wurde.

Aber auch die einzelnen Team-Member verfügen mit “Meine Woche” über ein übersichtliches Aufgaben-Dashboard, mit dem sie ihr Wochenpensum im Blick behalten können. Cool!

Mit dem Aufgabenboard in Kanban-Optik behalten Projektmanager den Überblick über die Aufgaben-Pipeline

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Und für teaminterne Besprechungen und Meetings konnte ich den im Tool integrierten Kalender nutzen. Das erlaubte mir insgesamt eine saubere und professionelle Organisation meines Teams und vereinfachte die Planung für den “Gründer:innentag 2023” von Freestartz enorm. Mit einem reinen Social Intranet wäre das so nicht möglich gewesen!

Der Kalender eignet sich gut für Termine und Meetings, zeigt dir aber auch Fristen für zu erledigende Aufgaben an

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Stackfield ist ein echtes Hybrid-Tool und an der Schnittstelle zwischen einer Projektmanagement-Plattform und einem Social Intranet angesiedelt. Das Tool vereint damit Stärken beider Komponenten - die Abstriche hinsichtlich Beiträgen und Postings konnte ich locker in Kauf nehmen!

Fazit: Projektverwaltung und Team-management mit Stackfield einfach gemacht

Phillip Roth

trusted-Experte für Projekte & Kommunikation

Stackfield hat hinsichtlich der Aufgaben-, Team- und Zeitplanung zahlreiche nützliche Funktionen parat. Der große Vorteil liegt hier sicherlich in der sehr einfachen Bedienung. Das macht die Koordination kleiner bis mittelgroßer Teams fast zum Kinderspiel und sehr einsteigerfreundlich.

Insbesondere das Kanban-Board ist ein hervorragendes Tool, um den Fortschritt von Aufgaben und To-Dos zu überwachen. Als Projektmanager hast du so jederzeit den Überblick über verteilte Aufgaben und laufende Projekte.

Insgesamt zeigt sich Stackfield hier sehr leistungsstark und für viele Use Cases geeignet. Sowohl Neulinge als auch Profis im Projektmanagement sollten mit Stackfield ihre Freude haben!

Das Wichtigste zur digitalen Zusammenarbeit mit Stackfield in Kürze:

• Aufgaben: Du kannst Aufgaben erstellen und deinem Team zur Bearbeitung zuweisen.
• Dashboard: Mit dem Feature “meine Woche” hat jeder User ein eigenes Aufgaben-Dashboard, das alle Tasks und Termine der laufenden Woche anzeigt und einen guten Gesamtüberblick über das zu schaffende Wochenpensum gewährleistet.
• Kanban-Board: Durch das Kanban-Board siehst du alle Aufgaben in der Übersicht und hast den Arbeitsfortschritt im Blick. Fällige Abgabetermine, offene und zur Abnahme bereite Aufgaben können so gut voneinander unterschieden werden.
• Projekte: Auch mittel- bis langfristige Projekte sind mit Stackfield plan- und umsetzbar: du erstellst Aufgaben, verteilst sie an dein Team und koordinierst die Zusammenarbeit. Mit der Budgetierung kannst du außerdem den Kostenaufwand kontrollieren und im Blick behalten.
• Zeitplan: Mithilfe eines festen Zeitplanes organisierst du deine Projekte und die hierfür nötigen Aufgaben. Du behältst so Deadlines im Blick und optimierst die Arbeitsabläufe für mehr Effizienz.
• Kalender: Mit dem (Team-)Kalender behältst du den Überblick über alle anstehenden Meetings und Termine und organisiert deinen Tages- und Wochenablauf.
• Projektportfolio: Mit dem Projektportfolio können Projektmanager eine Zusammenfassung von Projekten abrufen und haben hier komprimiert alle wichtigen Informationen zur Hand.

Dateien und Seiten für Briefings und den Informationsaustausch nutzen

Stackfield hat weder vorgefertigte FAQs noch eine integrierte Wissensdatenbank.

Aber auch hier konnte ich mir im Test mit einem einfachen Workaround helfen. Stackfield erlaubt die Einrichtung von Informationsseiten und natürlich auch die Ablage von Dateien.

Hier kannst du dann Briefings anlegen oder eine Ordnerstruktur einfügen, die bestimmte Anleitungen und Erklärungen bereithält. Weil auch die einzelnen Projekträume über eine Dateiablage verfügen, hat dieses System sogar einige Vorteile. Denn so konnte ich sicherstellen, dass Briefings, die nur für ein einzelnes Projekt gültig und wichtig waren, auch direkt dort abrufbar sind.

So sparen sich die Teammitglieder dann eine zeitaufwendige Suche und haben direkt im Projektraum bzw. der zugehörigen Dateiablage die nötigen Briefings zur Hand.

Mit dem interaktiven Whiteboard kreative Zusammenarbeit unterstützen

Eine sehr gelungene Funktion ist das interaktive Whiteboard, das in Stackfield integriert ist. Es funktioniert im Prinzip wie ein klassisches Whiteboard, nur eben digital.

Ich konnte im Test sehr einfach einige Punkte skizzieren und das Whiteboard speichern und für mein Orga-Team freigeben. Ziel war eine erste Ideensammlung für den Gründer:innen-Tag 2023: Teammitglieder sollten unkompliziert Vorschläge für mögliche Inhalte unterbreiten können und so helfen, den Gründer:innen-Tag mitzugestalten.

Die digitalen Whiteboards sind ein innovatives Feature für Premium- und Enterprise-User

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Neben Texten, Grafiken und Bildern sind auch handgemalte Elemente möglich. Whiteboards kannst du außerdem für die gemeinsame Bearbeitung freigeben und als Arbeitsgrundlage auch als gesperrte Datei bereitstellen.

So können Brainstormings oder Ideen festgehalten und für die Wiedervorlage oder spätere Arbeit genutzt werden. Die Funktion hat wirklich Spaß gemacht und die möglichen Anwendungsbereiche sind fast unendlich.

Ob kreative Arbeit, Team-Meetings oder eine Zusammenstellung von Grafiken und Diagrammen: mit dem digitalen Whiteboard hat Stackfield ein wirklich innovatives und cooles Feature geliefert!

Reportings und Bewertungen für einen besseren Überblick

Was mich im Test besonders positiv überraschte, waren die verfügbaren Berichte und Auswertungen, die Stackfield liefert.

Das Reporting umfasst dabei nicht nur Themen wie User-Aktivitäten oder Diskussionsbeiträge, sondern schließt auch das Projektmanagement mit ein. Du hast Zugriff auf Projektportfolios, die dir alle wichtigen Kennzahlen zu deinen Projekten anschaulich darstellen.

Unter Berichten kannst du die Aufgabenerledigung auswerten oder dir Projektportfolios genauer anschauen

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Sogar Auswertungen zu einzelnen Aufgaben und der Zeiterfassung sind möglich. So kannst du die Produktivität mit konkreten Zahlen messen und an der Optimierung der Team-Performance schrauben. Stark!

Direkte Datenübermittlungen an Stackfield dank API-Zugriff

Mit der Stackfield-API können Daten aus anderen Systemen problemlos an Stackfield übermittelt werden. Aber auch die Einbindung externer Anwendungen und Programme ist möglich. So sind zum Beispiel die Einbindung von OneDrive oder Google Drive direkt in der Stackfield-Oberfläche realisierbar.

System-Integrationen kannst du ganz einfach über die Organisations-Einstellungen zulassen

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Allerdings ist der API-Zugriff auf User der Enterprise-Edition begrenzt. Die E-Mail-Weiterleitung zu Stackfield ist davon glücklicherweise nicht betroffen, sodass auch Premium-User diese Funktion nutzen können.

Mit einer Schnittstelle zu Giphey kann außerdem direkt auf dortige Ressourcen wie zum Beispiel Gifs und Bilder zugegriffen werden.

Stackfield wird in 3 unterschiedlichen Produktversionen angeboten. Die Versionen unterscheiden sich mehr oder weniger stark hinsichtlich der vorhandenen Funktionen, der Sicherheitseinstellungen und der Möglichkeit zur individuellen Anpassung von Modulen und Features.

Der Business-Tarif ist der Einstieg in Stackfield und beinhaltet alle grundlegenden Funktionen. Dazu gehören unter anderem der Team-Chat, Umfragen und Projekte, aber auch der Stackfield-Kalender, Meilensteine und unbegrenzte Arbeits- bzw. Projekträume. Auch die mobile App und das Konferenz-Feature sind im Business-Tarif bereits enthalten, sodass mit dem Tarif eine sinnvolle Projektarbeit möglich ist.

Business kostet bei einer jährlichen Abrechnung 11 Euro pro User und Monat, wobei die Mindestabnahme bei 5 Benutzerlizenzen liegt.

Stackfield startet bei einer Mindestanzahl von 5 Nutzer:innen und ist gut skalierbar

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Die Premium-Edition beinhaltet dann erweiterte Funktionen, wie die E-Mail-Weiterleitung zu Stackfield, Whiteboards, Projektportfolios und erweiterte Sicherheits-Einstellungen. Der Tarif startet bei monatlichen Kosten von 16 € je Benutzerlizenz bei einer jährlichen Zahlweise.

Den vollen Funktionsumfang erhalten User der Enterprise-Edition. Insbesondere die Provisionierung über API, die dann die Integration weiterer Systeme erlaubt, ist hier als Merkmal hervorzuheben. Enterprise kostet dabei ab 24 € je User und Monat.

Ein besonderes Merkmal ist die hohe Benutzerfreundlichkeit. Das Tool ist durchweg so konzipiert, dass die Navigation intuitiv und daher sehr einfach fällt. Das macht das Tool auch für Neulinge im Bereich Projektmanagement interessant. Gleichzeitig bietet Stackfield viele Funktionen, sodass auch erfahrene Projektmanager auf ihre Kosten kommen.

Insgesamt hatte ich während des Tests keinerlei Probleme, mich im Tool zurechtzufinden und durch die ansprechende Oberfläche hat die Arbeit mit Stackfield Freude gemacht.

Neben der hohen Benutzerfreundlichkeit ist auch die Datensicherheit von Stackfield unbedingt hervorzuheben. Das Tool ist nach ISO 27001 zertifiziert, wurde in Deutschland entwickelt und nutzt ausschließlich EU-Server für die Datenverarbeitung und -speicherung.

Stackfield erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und ist besonders für Datenschutz-sensible Unternehmen geeignet

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Daneben kommen weitere Sicherheitsstandards zur Anwendung: Stackfield nutzt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Ab der Premium-Edition haben User eine 2-Faktor-Authentifizierung zur Verfügung. Enterprise-User haben sogar Zugang zum führenden Anbieter von 2-Faktor-Sicherheitsschlüsseln, YubiKey. Außerdem verzichtet Stackfield komplett auf externe Tracking Tools wie Google Analytics.

Das macht Stackfield besonders interessant für Unternehmen und Behörden, die sensible Daten verarbeiten und hohe Sicherheitsstandards einhalten müssen. Für deutsche User zudem wissenswert: Das System ist komplett DSGVO-konform.

Auch Support-technisch ist Stackfield gut aufgestellt. User können direkt von der Oberfläche aus via Livechat das Support-Team von Stackfield kontaktieren. Daneben gibt es zahlreiche weitere Ressourcen. Dazu gehört ein Help Center (“Learning Center”) mit umfangreichen Erläuterungen und Hilfestellungen.

User, die den Self Service bevorzugen, finden im Learning Center von Stackfield viele Ressourcen zu den wichtigsten Themen

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Außerdem gibt es etliche Tutorials und Erklärvideos, die auch bei YouTube zum Abruf bereit stehen. Enterprise User haben außerdem einen persönlichen Key-Account Manager, der bei Fragen und Problemen bereitsteht.