SharePoint ist eine Web-Anwendung von Microsoft und wurde ursprünglich als reines Dateiablagesystem entwickelt. Mittlerweile sind weitere Funktionen hinzugekommen. Unter anderem eignet sich SharePoint mittlerweile für das Content-Management, die Erstellung persönlicher Websites, Diskussionsgruppen und Blogs.

SharePoint fungiert in erster Linie als zentrale und sichere Dokumenten- und Dateiablage und verbessert so die Zusammenarbeit

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Quelle: microsoft.com

Welche Funktionen die Anwendung sonst noch mitbringt und wie du sie für dich nutzen kannst, zeige ich dir hier in meiner Funktionsübersicht:

Microsoft SharePoint ermöglicht die unternehmensweite Vernetzung mittels Websites, die User bzw. Systemadmins für ihre Organisation einrichten können. Über Blogs, Diskussions-Gruppen und Teamwebsites können sich die Mitglieder untereinander austauschen und gemeinsam an Projekten arbeiten. Die Funktionen in den Communitys sind analog zu sozialen Netzwerken aufgebaut.

SharePoint umfasst dabei unter anderem individuelle Nutzerprofile, persönliche Websites, Social Tagging, Blogs und zentrale Newsfeeds und liefert damit alle Funktionen eines Social Intranets.

SharePoint erlaubt zwar die Einrichtung von sogenannten Kommunikations-Websites, ist aber für die direkte Echtzeit-Kommunikation eher ungeeignet. Die Kommunikations-Websites dienen in erster Linie dem Austausch von Dokumenten und Berichten, Aktualisierungen und Statusmeldungen. Ein echter Live-Chat ist in SharePoint jedoch nicht vorhanden. Ebenso fehlt ein integriertes Feature für Voice- bzw. Videokonferenzen.

Hier bleibt Usern nur der Weg über Microsoft Teams, das sich nahtlos in SharePoint integrieren lässt und die Funktionslücken in Sachen Kommunikation schließt.

SharePoint ist keine Anwendung, die besondere Funktionen im Aufgaben- oder gar Projektmanagement mitbringt. Über SharePoint lassen sich aber immerhin (Team-)Kalender teilen, sodass die Anwendung zumindest hier die Team-Koordination unterstützt wird.

Generell ist SharePoint aber eher für die gemeinsame Arbeit und das Teilen von Dokumenten ausgelegt. Mit Berechtigungsstufen wird dabei sichergestellt, dass immer nur die gewünschten Personen Zugriff auf Dateien und Dokumente haben.

Während kleinen Unternehmen eine zentrale Dateiablage genügt und ein Großteil der Arbeit mit Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint gestemmt werden kann, sind die Anforderungen in großen Unternehmen ganz andere. Hier zeigt SharePoint dann seine Stärken. Es vereinfacht die Dateiablage und Suche nach Dokumenten und sorgt dadurch für eine bessere Zusammenarbeit.

Mit SharePoint kannst du beliebige Dokumente sicher ablegen und teilen, und auf diesem Weg auch Anleitungen, Briefings und Wissensdatenbanken anlegen.

SharePoint ermöglicht die Auswertung von Unternehmensdaten, wie beispielsweise Umsatzanalysen und Betriebsausgaben. Mit SharePoint kannst du auf die unterschiedlichsten Reporting-Quellen zugreifen und über SharePoint als Grafiken und Listen visualisieren.

SharePoint lässt sich als Microsoft-Anwendung problemlos in eine bestehende Office-Systemlandschaft einbinden. Mit der Verknüpfung von Anwendungen wie Word, Excel, oder Teams schließt du die Funktionslücken von SharePoint und erhöhst sukzessive die Leistungsfähigkeit deiner Office-Anwendungen.

SharePoint wird in zwei unterschiedlichen Plänen angeboten. Plan 1 umfasst dabei alle SharePoint-Funktionen und die Dienste Microsoft Listen und OneDrive. Das Paket kostet monatlich pro Benutzerlizenz und User 4,70 Euro.

Der zweite Plan Microsoft 365 Business Standard umfasst alle Inhalte von Plan 1 und zusätzliche Lizenzen für Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Außerdem sind Exchange und Microsoft Teams enthalten, womit auch die Kommunikationsfähigkeiten deutlich erweitert werden. Plan 2 kostet ab 11,70 Euro pro Monat und Benutzerlizenz.

SharePoint gibt es als Komplettpaket mit weiteren Microsoft-Office-Anwendungen oder als Einzelversion

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Ein Hauptaugenmerk bei SharePoint lag auf den hohen Anforderungen an die Sicherheit von Daten. SharePoint wird durch mehrere Sicherheitsprotokolle geschützt und ist vollständig DSGVO-konform. Außerdem werden Daten bei der Übermittlung durch einen oder mehrere AES 256-Bit-Schlüssel gesichert. In der Vergangenheit gab es dennoch hin und wieder Berichte über Probleme der Microsoft Cloud Speicher und deren Anfälligkeit für Ransomware.

User haben verschiedene Möglichkeiten, Support bei Fragen und Problemen zu erhalten. Über das Microsoft Login können User ein Kontaktformular nutzen. Account-Administratoren haben zudem einen telefonischen Kontakt zur Verfügung, dieser Dienst besteht allerdings nur für User in den USA. Daneben hat SharePoint einen umfangreichen Hilfebereich im Help Center. Hier findest du Anleitungen und Erklärungen zu den allermeisten Problemen.