Mit Workplace habe ich heute ein Kommunikationstool für Unternehmen im Test, das besonderen Wert auf eine gute Bedienbarkeit und geringen administrativen Aufwand legt. Die Social-Intranet-Lösung aus der Softwareschmiede Meta Platforms (Facebook, Instagram, WhatsApp) ist gewissermaßen eine Kreuzung aus den Funktionen von Facebook und Instant-Messaging und nimmt hier viele Anleihen.

Workplace gehört zu den leistungsstarken Social Intranets und bietet einige zusätzliche Features

Screenshot: trusted.de

Quelle: workplace.com

Dabei ist die Zielsetzung klar: Mit Workplace sollen sich Unternehmen und Organisationen intern vernetzen, Daten austauschen und die Zusammenarbeit von Teams und Abteilungen enger zusammenführen. Perfekte Voraussetzungen für mein fiktives Testunternehmen!

Wie ich das Tool in der Praxis erlebt habe, mit welchen Funktionen du rechnen kannst und wofür sich Workplace genau eignet, erfährst du hier im ausführlichen Testbericht:

Profileinstellungen, Aktivitäschronik und weitere coole Features

Soviel sei vorweg schon verraten: Workplace hat sich im Test super geschlagen und bei mir einen durchweg positiven Eindruck hinterlassen. Das Tool hält, was es verspricht und die Arbeit mit Workplace ist nicht nur sehr einfach, sondern macht vor allem auch Spaß!

Denn: Wenn Meta Platforms etwas kann, dann sind das soziale Netzwerke und das Instant Messaging. In Workplace treffen diese beiden Komponenten aufeinander und vereinigen sich zu einer Kommunikationsplattform mit herausragender Qualität. Schauen wir uns einmal die Funktionen, die Workplace mitbringt, genauer an:

Zunächst konnte ich problemlos mein eigenes Benutzerprofil anlegen und für mich personalisieren. Das Profil fungiert in Workplace aber nicht nur als einfache digitale Visitenkarte, sondern bietet zusätzliche Funktionen.

Jeder User hat ein eigenes Profil mit persönlichen Informationen und Status-Einstellungen

Screenshot: trusted.de

Quelle: workplace.com

So konnte ich beispielsweise einen Status einsetzen und meine Kolleg:innen informieren, was ich gerade tue oder woran ich arbeite. Außerdem erfährt jeder User durch einen Klick auf mein Profil, welche Stellung ich innerhalb des Unternehmens habe und wo meine Kompetenzbereiche und Skills liegen.

Statusmitteilungen erlauben es dir, dein Team über aktuelle Tätigkeiten und deine Erreichbarkeit zu informieren

Screenshot: trusted.de

Quelle: workplace.com

Ein weiteres cooles Feature ist die Bedanken-Funktion. Hier gehst du einfach auf die Profilseite einer Mitarbeiter:in und verfasst eine Danksagung. Das geht übrigens auch für mehrere Team Member gleichzeitig, sodass du auch ganze Gruppen oder Abteilungen mit einbeziehen kannst.

Ansonsten hat Workplace die gängigen Funktionen, die User von Facebook und Co. kennen: Du kannst Profilen folgen, Notizen verfassen, eine Aktivitäts-Chronik zu jedem Profil einsehen und direkte Chatnachrichten senden.

Außerdem hat das Tool umfangreiche und detaillierte Benachrichtigungseinstellungen. Du kannst also für dein Profil individuell einstellen, wie und worüber du benachrichtigt wirst, also beispielsweise via E-Mail oder Push-Nachrichten. So kannst du dich über Events und Veranstaltungen oder einfach nur neue Beiträge auf dem Laufenden halten und verpasst keine Entwicklung in deinem Unternehmen.

Zentraler Newsfeed für die unternehmensweite Kommunikation

Auch im Informationsaustausch und der Erstellung von Beiträgen nimmt Workplace viele Anleihen bei Facebook. Du hast einen zentralen Newsfeed, kannst hier Beiträge erstellen und posten und natürlich vorhandene Beiträge liken, teilen und kommentieren. Das funktioniert super einfach und mit Gifs, Bildern oder Emojis auch in der klassischen Social-Media-Optik.

Workplace erlaubt eine genaue Abbildung deiner Organisation mit unterschiedlichen Gruppen für deine Teams

Screenshot: trusted.de

Quelle: workplace.com

Aber auch Umfragen und Events kannst du mit Workplace erstellen und organisieren - dazu aber später mehr unter dem Punkt “Koordination”.

Ich wollte im Test vor allem auch herausfinden, wie sich Workplace für Teams und die Organisation von Gruppen und unterschiedlichen Abteilungen eignet.

Team- und Gruppenräume zur Abbildung deiner Organisation

Das Tool hat mich nicht enttäuscht! Ich habe im Test mit wenigen Klicks Gruppen- bzw. Teamräume erstellt, die Zugangsberechtigung festgelegt und weitere Team Member eingeladen. Jede Gruppe besteht dabei aus einer Beitragsseite, einem Gruppenchat und weiteren Komponenten wie etwa einer Dateiablage und Infos zu Veranstaltungen.

So konnte ich für mein fiktives Testunternehmen Freestartz einen Projektraum für den Gründer:innen-Tag 2023 erstellen und hier alle benötigten Ressourcen (Dokumente, Medien und weitere Dateien) bereitstellen. Einfach, aber effektiv!

Gruppen bieten verschiedene Module und jeweils eine eigene Dateiablage und Chaträume

Screenshot: trusted.de

Quelle: workplace.com

Außerdem war es mir möglich, innerhalb einer Gruppe bestimmte Themen zu erstellen - du brauchst also nicht für jedes Thema einen eigenen Raum, sondern kannst stattdessen ganz einfach die Gruppen weiter unterteilen und so zu bestimmten Themengebieten ausdifferenzieren. Aktuelle bzw. relevante Themen pinnst du dann ganz einfach an und fixierst sie so gut sichtbar für alle Gruppenmitglieder.

Und hier ist noch ein weiterer Punkt hervorzuheben. Workplace ist schnell konfiguriert! Ob du Gruppen, Profile oder Beiträge verwalten willst: Du benötigst kaum Zeit für die System-Administration und Änderungen sind super schnell vorgenommen und umgesetzt!

Fazit: Ein fittes Facebook für Unternehmen und Organisationen

Phillip Roth

trusted-Experte für Projekte & Kommunikation

Workplace zeigt sich wenig überraschend sehr stark aufgestellt in seinen Social-Media- bzw. Social-Intranet-Kompetenzen. Wenig verwunderlich deshalb, weil die Entwickler von Meta Platforms mit Instagram und Facebook natürlich das Wissen und die Fähigkeiten mitbringen, wie ein Social Intranet arbeiten sollte.

Workplace funktioniert hier nicht nur super einfach, sondern hat auch viele smarte Features integriert. Ob die Bedanken-Funktion, Umfragen, Benachrichtigungen oder die Möglichkeit, Themen innerhalb von Team-Räumen zu definieren. Das Tool erlaubt eine 1 zu 1 Darstellung von Unternehmensstrukturen und du kannst Workplace fast schon kinderleicht auf alle Anforderungen und Größen konfigurieren. Der Name ist schlicht und ergreifend Programm!

Das ist wohl einer der ganz großen Pluspunkte von Workplace: Der administrative Aufwand ist sehr gering und das Tool damit praktisch ab Start weg einsatzbereit.

Das Wichtigste zum Social Intranet von Workplace in Kürze:

• Userprofile: Jeder User kann sein Profil verwalten, individuell gestalten und mit Informationen, etwa über die Position innerhalb der Organisation, versehen. Außerdem kannst du Profilen innerhalb deiner Organisation folgen.
• Beiträge: Du kannst Beiträge in der gewohnten Social-Media-Optik erstellen und Gifs, Bilder oder Videodateien und Emojis hinzufügen. Auch das Liken, Kommentieren und Teilen von Beiträgen ist je nach Berechtigung möglich.
• Newsfeed: Workplace hat einen zentralen Newsfeed für die unternehmensweite Kommunikation und aktuelle Informationen.
• Gruppen und Teams: Du kannst für unterschiedliche Abteilungen, Teams oder Gruppen eigene Räume erstellen, Zugangsberechtigungen vergeben und andere User einladen. Es gibt auch die Möglichkeit, Räume geheim zu halten, sodass sie nur für bestimmte User sichtbar sind.
• Benachrichtigungen: Jeder User kann individuell einstellen, wie und worüber er benachrichtigt wird. Das können beispielsweise Events, Meetings oder neue Beiträge via E-Mail oder Push-Nachricht sein.

Instant Messaging for Business und Team Chats für Kommunikation in Echtzeit

Wie bereits erwähnt, können User von Workplace Instant Messaging nutzen, um mit anderen Team-Mitgliedern direkt zu kommunizieren. Das geht ganz unkompliziert über ein Auswahlfeld in den jeweiligen Profilansichten, die man auch über die Suchfunktion ansteuern kann.

Workplace integriert neben dem Einzelchat aber weitere Kommunikations-Tools in die Plattform, weshalb sich hier ein genauerer Blick auf die einzelnen Funktionen definitiv lohnt:

Neben der Chatfunktion verfügt jede Gruppe gleichzeitig über einen eigenen Teamchat. Der arbeitet in Echtzeit und liefert mit Erwähnungen, Sprachaufnahmen und der Möglichkeit, Dateien, Gifs und Emojis einzubinden, nützliche zusätzliche Funktionen. Außerdem können genau wie bei Beiträgen einzelne Kommentare angepinnt werden, damit sie im weiteren Chatverlauf sichtbar bleiben.

Der Chat von Workplace hat eine schöne Oberfläche und mit Gifs und Emojis genug Spielraum für eine gelungene Kommunikation

Screenshot: trusted.de

Quelle: workplace.com

Konferenzfunktion für virtuelle Meetings und Übertragungen

Für die erweiterte Kommunikation hatte ich dann mit Workplace noch die Möglichkeit, Video- oder reine Videokonferenzen einzurichten.

Gerade für meine Testfirma Freestartz und die einzelnen Projektgruppen ein wichtiges Feature. So konnte ich direkt über Workplace Meetings und Besprechungen abhalten und musste hierfür auf kein externes Tool ausweichen.

Wie in einem sozialen Netzwerk kannst du in Workplace Beiträge liken, kommentieren und mit anderen Usern teilen

Screenshot: trusted.de

Quelle: workplace.com

Die Organisation von Meetings über Workplace klappt ganz simpel über den integrierten Kalender. Dazu aber dann mehr im nächsten Abschnitt, wo wir uns einmal näher anschauen, wie du die Zusammenarbeit von Teams mit Workplace managen kannst:

Team-Kalender und Meeting-Vorbereitung direkt über Workplace steuern

Für die Planung von Veranstaltungen wie etwa Präsenz-Meetings und Videokonferenzen hat Workplace einen (Team-)Kalender integriert. Hier kannst du mit wenigen Klicks ein Meeting ansetzen, Start- und Endzeitpunkt definieren und entscheiden, ob die Leute automatisch via verknüpfter E-Mail oder Einladungslink eingeladen werden sollen.

Der Kalender ist übersichtlich und bietet klassische Funktionen für das Veranstaltungsmanagement und Termine

Screenshot: trusted.de

Quelle: workplace.com

Der Kalender synchronisiert dann automatisch alle Termine und ist auch in der jeweiligen Gruppe sichtbar. Hier haben also alle Gruppenmitglieder, ähnlich wie auf Dateien und abgelegte Dokumente, jederzeit Zugriff.

Der Vorteil liegt hier auf der Hand: Die eingetragenen Termine sind so immer an die jeweilige Gruppe gebunden, wesentlich übersichtlicher als ein großer Organisation-Kalender, in dem auch Termine auftauchen, die für einzelne Teammitglieder nicht relevant sind.

Ein weiteres Feature, das die Übertragung und Durchführung von Videokonferenzen deutlich erleichtert, ist die Übertragungs-Vorbereitung. Hier kannst du in einem Testumfeld alle Einstellungen in Ruhe prüfen, Kamera und Tonaufnahme checken und auch Streaming-Dienste mit einbeziehen. So stellst du sicher, dass Übertragungen von Firmenevents und Meetings sauber und wie geplant ablaufen.

Ob Videoübertragungen von Live-Events oder Videokonferenzen, Workplace ist hier gut aufgestellt

Screenshot: trusted.de

Quelle: workplace.com

Dokumente und gemeinsame Dateien in der Gruppe teilen

Neben einfachen Notizen kannst du in Workplace auch innerhalb der Gruppe unter dem Reiter “Dateien” Dokumente und Medien mit der Gruppe teilen. Jedes Gruppenmitglied hat hier Zugriff auf die hinterlegten Dateien und kann mit diesen arbeiten.

In meinem konkreten Beispiel konnte ich so in der Projektgruppe Arbeitspapiere bereitstellen und sicherstellen, dass alle Gruppenmitglieder auf dem aktuellen Stand sind. Die Dateiablage kann aber auch für grundlegende Informationen oder Briefings benutzt werden - hier sind die Anwendungsfälle fast unbegrenzt.

Fazit: Workplace ist kein originäres Projektmanagement-Tool, bietet aber dennoch einige coole Funktionen

Phillip Roth

trusted-Experte für Projekte & Kommunikation

Grundsätzlich sind die Funktionen im Bereich Team-Koordination und Kollaboration in Workspace nicht verkehrt. Jedoch ist das Tool nicht für das Projekt- und Aufgabenmanagement ausgelegt und in diesen Bereichen folgerichtig auch nicht besonders potent.

Der Team-Kalender und die einfache Planung und Terminierung von Meetings haben mir im Test gut gefallen und mit der Dateiablage haben User eine weitere brauchbare Funktion zur Verfügung. Allerdings bleibt Workspace im direkten Vergleich zu einem Stackfield oder Bitrix24 weit zurück. Wenn du also ein Social-Intranet mit Fähigkeiten im Projekt- und Aufgabenmanagement suchst, ist Workspace eher nichts für die engere Auswahl.

Das Wichtigste zur digitalen Zusammenarbeit mit Workplace in Kürze:

• Team-Kalender: Mit dem Team- bzw. Gruppenkalender kannst du Meetings ansetzen und Termine planen. Jedes Gruppenmitglied hat so eine gute Übersicht über Veranstaltungen und Besprechungen.
• Gemeinsame Dateien: Du kannst Dokumente, Dateien und Medien in Gruppenräumen ablegen und den übrigen Teammitgliedern zur Verfügung stellen.

Umfangreiche Knowledge Base für deine Organisation anlegen

Workplace verfügt über eine Wissensdatenbank, die du mit beliebigen Anleitungen, Briefings und Erklärungen befüllen kannst. Das Feature hat System: Mit einer Ordnerstruktur, Quicklinks und einer eigenen Suchfunktion ist es möglich, die Wissensdatenbank so aufzubauen, dass wichtige Inhalte auch wirklich schnell auffindbar sind.

Du kannst allgemeine Handbücher erstellen oder für Gruppen spezifische Collections - jedes Team hat so Zugriff auf die benötigten Ressourcen

Screenshot: trusted.de

Quelle: workplace.com

Individuelle Wissens-Collection für jede Gruppe bereitstellen

Daneben bietet Workplace noch die Möglichkeit, Collections zu erstellen. Die funktionieren nach einer Clusterstruktur. Heißt konkret, du bündelst hier verwandte Inhalte, die zum selben Themenbereich gehören. Außerdem kannst du einzelne Collections für nur bestimmte Gruppen zugänglich machen und so die Sichtbarkeit der Inhalte erhöhen. Collections sind damit sozusagen individuelle Knowledge Bases für jedes Team.

Das ist aber noch nicht das Ende der Fahnenstange in Sachen Wissensmanagement. Workplace liefert nämlich noch ein weiteres cooles Feature, das ich nur loben kann. Mehr dazu im nächsten Abschnitt:

Weiterbildungen und interaktive Lerninhalte mit Workplace organisieren

Mit Workplace kannst du über selbst erstellte Lerneinheiten Weiterbildungen organisieren und deinen Gruppen bereitstellen. Das Smarte daran: Neben reinen Textdokumenten ist sogar die Einbindung von Medien, also etwa eigene Videos oder Bilddateien möglich. So lockerst du die Session auf und sorgst für mehr Anreize. Zur Abfrage des vermittelten Wissens lässt sich in Workplace dann sogar ein Quiz konfigurieren, stark!

Mit Quizrunden lässt sich prüfen, ob Lerneinheiten tatsächlich den gewünschten Erfolg gebracht haben: cool!

Screenshot: trusted.de

Quelle: workplace.com

Weiterbildungsinhalte werden dann clevererweise auch sofort zentral im Gruppenfeed angepinnt, sodass dein Team die neuen Inhalte auch wirklich sieht. Und mit einem Fortschrittsbalken kannst du schnell erfassen, wie deine Teammitglieder mit der aktuellen Lerneinheit vorankommen. Ein durchdachtes Feature, das ich bei anderen Social Intranets so nicht gefunden habe!

Business-Feed und Publishing-Bots für eine professionelle Oberfläche

Workplace verfügt über einige Integrationen, die deine Inhalte im Newsfeed bereichern: Dazu zählen Business-News von Bloomberg oder Business Insider, die du dann zentral in deinem Newsfeed ausspielen kannst. Auch einen eigenen Publishing-Bot kannst du konfigurieren, sodass du bestimmte Content-Veröffentlichungen automatisieren kannst.

Workplace hat zahlreiche Schnittstellen und kann problemlos in bestehende Systemlandschaften eingebunden werden

Screenshot: trusted.de

Quelle: workplace.com

Über 60 weitere Anwendungen und Apps mit deinem Workplace verbinden

Daneben hat Workplace aber noch Schnittstellen zu weiteren Anwendungen und Applications. So bindest du (wie ich im Test) Microsoft Teams ein oder nutzt Ressourcen aus deinem Google Drive. Auch CRM-Anwendungen wie Salesforce sind ohne Probleme oder besondere Konfigurationen mit Workplace kompatibel!

Mit Integrationen wie Microsoft Teams oder Google Drive erhöht sich die Leistungsfähigkeit von Workplace deutlich

Screenshot: trusted.de

Quelle: workplace.com

Um die Scharte in Sachen Projektmanagement auszuwetzen, kannst du auch Projektmanagement-Lösungen wie Asana oder TaskList in Workplace einbinden. Du kannst um Workplace herum also eine komplette Systemlandschaft integrieren und so die Leistungsfähigkeit der Anwendung deutlich steigern.

Das Pricing von Workplace ist transparent und unkompliziert: Jede Nutzerlizenz kostet monatlich 4 $. Zusätzliche Features können über Add-ons erworben werden. Für eine optimierte Verwaltung und einen erweiterten Support werden dann nochmal 2 $ pro Monat und User fällig. Alles in allem ist das ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Workplace hat ein vergleichsweise gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und eignet sich auch für KMUs

Screenshot: trusted.de

Quelle: workplace.com

Ich glaube, das ist bis hierher schon angeklungen, ich möchte aber dennoch einige Worte zur Benutzerfreundlichkeit von Workplace verlieren. Die ist nämlich herausragend und macht das Tool zu einem sehr einsteigerfreundlichen Social Intranet.

Die Oberfläche ist durchweg gut strukturiert und kommt in einem sehr modernen Design daher. Durch die intuitive Steuerung und die sehr übersichtliche Menüführung finden sich auch komplette Neulinge sehr schnell zurecht. Ich hatte während keiner Phase des Tests Probleme, Funktionen oder Einstellungen zu finden und kann das Tool in Sachen Benutzerfreundlichkeit nur ausdrücklich loben!

Die Oberfläche ist modern, ansprechend und aufgeräumt. Hier finden sich auch Neulinge sofort zurecht!

Screenshot: trusted.de

Quelle: workplace.com

Workplace erfüllt höchste Sicherheitsstandards und ist nach SOC 2 und SOC 3 zertifiziert. Darüber hinaus verfügt das Tool auch über die Zertifikate ISO 27001 sowie 27018. Daten europäischer User werden zwar auf Servern in Irland gehostet, aber auch in Staaten außerhalb der EU transferiert. Der Mutterkonzern Meta behält sich das Recht vor, die Daten auch in die USA zu übertragen und dort zu verarbeiten.

Supportseitig ist Workplace recht breit gestellt. Du kannst direkt von der Workplace-Oberfläche Tickets erstellen und kannst hier innerhalb von 24 Stunden mit einer Bearbeitung bzw. Lösung rechnen. Außerdem ist es möglich, einen telefonischen Kontakt zum Supportteam von Workplace zu beantragen.

Für den Self Service stellt Workplace ein umfangreiches Help Center mit vielen nützlichen Ressourcen bereit und auch bei YouTube findest du kostenlose Tutorials und Anleitungen. Insgesamt ein kundenorientierter und solider Support!