Mit Ziik habe ich heute eine Social-Intranet-Anwendung aus Dänemark im Test. Das Tool war für mich besonders interessant, weil Software-Anwendungen aus den skandinavischen Ländern oft einen eigenen “nordischen” Touch haben: Ohne Schnickschnack, mit Fokus auf die Kernfähigkeiten und mit einer einfachen und reduzierten Oberfläche. Soviel sei bereits verraten: Ziik schlägt in eine ähnliche Kerbe und zeigt eben diese Qualitäten.

Ziik ist eine schlanke Social-Intranet-Lösung aus Dänemark und hat eine sehr benutzerfreundliche Oberfläche

Screenshot: trusted.de

Quelle: ziik.io

Der Schwerpunkt liegt ganz auf dem Thema “Social Intranet”. Zusätzliche Features, etwa für das Team- und Aufgabenmanagement, liefert das Tool nicht mit. Durch diverse Schnittstellen lässt sich Ziik allerdings problemlos in bestehende Systemlandschaften einbinden. Ein Vorteil, den sich bislang auch viele große und namhafte Unternehmen zunutze gemacht haben.

Meine Erfahrungen mit Ziik und was ich damit für mein Testunternehmen so anstellen konnte, zeige ich dir hier:

Zentraler Newsfeed in klassischer Social-Media-Optik

Ziik hat ähnlich wie Workspace und Stackfield eine an Social-Media-Plattformen angelehnte Oberfläche. Das Tool hat einen zentralen Newsfeed mit aktuellen Beiträgen, die du kommentieren und liken kannst.

Hier ist auch die Einbindung von Videos oder Bild-Dateien kein Problem und du hast als User natürlich Zugriff auf die übliche Palette an Emojis, um Emotionen mitzuteilen und die Kommunikation persönlicher zu gestalten.

Ziik ist im Grunde ein Facebook für Unternehmen: Das Tool ist schnell in Betrieb genommen und sofort startklar

Screenshot: trusted.de

Quelle: ziik.io

Gleichzeitig helfen diese Features natürlich auch, das Engagement von Mitarbeiter:innen zu steigern. Es macht einfach mehr Laune, mit seinem Team auf diese Art zu interagieren, als nur E-Mails hin und her zu schicken. Und genau das ist ja auch der Sinn eines Social-Intranets.

Soweit also nichts Außergewöhnliches, aber Ziik hat mich im Test in diesem Punkt schon begeistern können: Die Oberfläche ist ansprechend, auf das Wesentliche reduziert und in der Handhabung nochmal einen Tick einfacher als die ohnehin schon schlanke Konkurrenz Workplace. Die Einarbeitungszeit in Ziik tendiert gegen null.

Ich konnte also im Test sofort loslegen und eigene Beiträge für meine Testfirma Freestartz erstellen:

Du hast einen zentralen Newsfeed und Teams und Abteilungen haben mit den Gruppenräumen eigene Bereiche

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Quelle: ziik.io

Kollaboration in Gruppen- und Team-Räumen organisieren

Damit kommen wir gleich zum nächsten Punkt: den konfigurierbaren Gruppen- und Team-Räumen. Hier hast du die Möglichkeit, deine Organisation mit einzelnen Gruppen abzubilden. Ich habe probehalber eine Gruppe für ein Freestartz-Projekt erstellt, du kannst aber mit Ziik beliebig viele Teams und Abteilungen abbilden und so die Zusammenarbeit stärken.

Jede Gruppe hat dabei, genau wie in Workspace auch, einen eigenen Teamfeed und Gruppenchat. So stellst du sicher, dass die Kommunikation intern bleibt. Mit Zugangsregeln und Berechtigungen wie zum Beispiel Schreibrechten kannst du deine Gruppe optimal organisieren.

Innerhalb der Gruppe kann dann die Zusammenarbeit geplant werden: Ich konnte im Test problemlos Termine für Besprechungen festlegen und Dateien teilen und hinterlegen. Auch hier sicher nichts Weltbewegendes, aber einfach und funktional. So mag ich Software!

Ob Abteilungen oder Teamstrukturen: User können ihre Organisationen 1 zu 1 mit Ziik abbilden

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Allerdings enden dann auch hier schon die Funktionen, die dir Ziik in Sachen Team Management bereitstellt. Eine Aufgabenplanung oder gar Zuweisung wie mit Stackfield ist zum Beispiel nicht möglich. Wenn du also eine Social-Intranet-Lösung mit Projektmanagement-Fähigkeiten suchst, sind Stackfield und Bitrix24 für dich sicher geeigneter! Dazu dann aber weiter unten mehr im Bereich “Koordination”.

Fazit: Solide Social-Intranet-Anwendung ohne zusätzliche Funktionen im Aufgaben- und Projektmanagement

Phillip Roth

trusted-Experte für Projekte & Kommunikation

Ziik hält, was es verspricht und ist eine wirklich leichtgängige und schlanke Social-Intranet-Lösung. Das posten und teilen, kommentieren und liken von Beiträgen funktioniert einwandfrei und auch das Einrichten von Gruppen geht problemlos.

Darüber hinaus hat Ziik aber eher begrenzte Möglichkeiten. Das hat aber auch Vorteile: Die Einarbeitung entfällt im Prinzip komplett, weil sich mit Ziik wirklich jeder schnell vertraut gemacht hat. Auch die Konfiguration und Anpassung der einzelnen Gruppen und Feeds sind schnell erledigt.

Das Wichtigste zum Social Intranet von Ziik in Kürze:

• Beiträge: Du kannst Beiträge erstellen und mit Emojis, Gifs oder Videos anreichern. Außerdem hat Ziik eine Kommentar- und Like-Funktion für Beiträge.
• Zentraler Newsfeed: Im zentralen Newsfeed kannst du unternehmensweite Nachrichten teilen und für die bessere Lesbarkeit wichtige Informationen auch anpinnen, sodass sie im Feed-Verlauf erhalten bleiben.
• Gruppen: Ziik erlaubt die Erstellung von Gruppenräumen. Abteilungen und Teams deiner Organisation kannst du so optimal abbilden und die interne Kommunikation managen.
• Benachrichtigungen: Ziik benachrichtigt über neue Inhalte oder Beiträge ganz wie und wann du es willst: via E-Mail oder Push-Nachrichten.

Einzel- und Team-Chat, aber keine weiteren integrierten Kommunikations-Tools

In Sachen Kommunikation liefert Ziik das Nötigste in Form einer integrierten Chat-Funktion. Damit sind Einzel- und Gruppenchats im Team jederzeit möglich.

Das ist grundsätzlich in Ordnung und für die ortsungebundene Kommunikation im Unternehmen auch meist ausreichend. Bestimmte Themen bespricht man aber dann doch lieber per Voice- oder sogar Video-Calls. Hier kann Ziik – anders als die Konkurrenz von Stackfield oder Workplace – leider nichts bieten.

Demnächst will Ziik eine Text-to-Speech-Funktion in seinen Messenger integrieren. Das ist eine nette Idee, ersetzt aber nicht den 1-zu-1-Austausch per Videochat oder Call.

Kontaktdatenbank für Lieferanten und Kund:innen

Du hast immerhin eine integrierte Kontaktdatenbank, mit der du Daten von Kund:innen, Zulieferbetrieben oder anderweitig relevanten Personen und Einheiten direkt in Ziik speichern kannst. Für mein Testunternehmen Freestartz, das ja auch Beratungstermine und Kundenbesuche wahrnimmt, ein cooles Feature, um jederzeit auf diese Daten zugreifen zu können.

Mit der integrierten Kontaktdatenbank kannst du Kundenkontakte oder deine Lieferanten verwalten

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Mit dem Team-Kalender Meetings planen - leider aber kaum zusätzliche Funktionen

Ich hatte es vorhin schon einmal kurz angeschnitten: Ziik ist keine originäre Projektmanagement-Plattform und hat daher in Sachen Team-Koordination und Aufgabenmanagement kaum zusätzliche Funktionen zu bieten.

Das heißt nicht, dass nicht einige nützliche Features mit an Bord sind. Ein integrierter Terminkalender für das Team und eine zentrale Dateiablage sind immerhin da. Gerade der Kalender hat mich allerdings ein bisschen ratlos zurückgelassen, denn statt einer klassischen Kalenderansicht werden Termine in Ziik als Liste angezeigt.

Der Kalender von Ziik ist gewöhnungsbedürftig. Er kommt in einer Listenansicht und zeigt dir die anstehenden Termine gemäß ihrer Reihenfolge. Eine Gesamtübersicht fehlt leider!

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Quelle: ziik.io

Du hast also keine Monats- oder Wochenübersicht, sondern eine schlichte “To-do-Liste”, die dir (je nach Filter) die nächsten anstehenden Termine anzeigt. So hast du zwar die bevorstehenden Meetings und Events im Blick; allerdings fehlt dadurch für längere Zeiträume die Übersicht. Das Zeit- und Aufgabenmanagement wird so fast unmöglich, da du freie Slots und Lücken kaum erkennen kannst. Schade!

Zentrale Dateiablage für die gesamte Organisation

Etwas besser steht's um die Dateiablage: hier kannst du alle möglichen Dokumente, Medien und Dateien zentral ablegen und deinen Teams als Ressourcen bereitstellen. Welche Ordnerstruktur du hier nutzen möchtest, ist ganz dir überlassen. Insofern gibt es hier nichts zu bekritteln - das passt!

Fazit: Leider nur begrenzte Funktion im Team Management

Phillip Roth

trusted-Experte für Projekte & Kommunikation

Ziik zeigt in Sachen Koordination die gleichen Schwächen, die mir auch schon im Bereich Kommunikation aufgefallen sind. Das Tool liefert Basic-Funktionen, aber mehr auch nicht. Der Kalender ist für das Team-Management mehr oder weniger unbrauchbar und eignet sich im Grunde nur als Erinnerung für den nächsten anstehenden Termin.

Durch die schlanke Konzeption der Software fehlen schlichtweg zu viele Funktionen, sodass Ziik ohne eine umgebende Systemlandschaft wirklich nur die bekannten Social-Intranet-Features mitbringt. Aber, und das gehört zum Urteil dazu: Genau dafür ist Ziik auch ausgelegt und mit Google Workspace oder Microsoft Workplace gibt es potente Lösungen, in die sich Ziik wunderbar einbetten lässt!

Das Wichtigste zur digitalen Zusammenarbeit mit Ziik in Kürze:

• Team-Kalender: Ziik liefert einen integrierten Kalender. Leider gibt es hier nur eine Listenansicht, sodass ein Gesamtüberblick fehlt. Eher ungeeignet für die Koordination von Teams und Gruppen!
• Dateiablage: Mit der zentralen Dateiablage kannst du deinen Teams benötigte Ressourcen bereitstellen und Dokumente teilen.

Handbücher und FAQs für ein professionelles Wissensmanagement

Neben der Dateiablage hat Ziik einen Wissensbereich integriert, mit dem du deinen Teams weitere Ressourcen bereitstellen kannst. Das ist insofern sinnvoll, als du einen zentralen und vor allem separaten Ort für das Wissensmanagement aufbauen kannst. Deine Kollegin:innen sparen sich also die Suche nach Handbüchern und FAQs in der Dateiablage und können benötigte Anleitungen mit wenigen Klicks auffinden.

Du hast die Möglichkeit, Handbücher zu erstellen. Damit haben deine Teams Zugriff auf wichtige interne Ressourcen.

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Wie du deine Handbücher und FAQs gestaltest, ist dabei ganz dir überlassen. Mit Entwürfen kannst du jederzeit Änderungen vornehmen und jeden Fortschritt speichern und später wieder aufgreifen. Hast du also einmal ein passendes System gefunden, wird die Erstellung von weiteren Handbüchern zum Spaziergang. Das Feature ist wirklich gelungen!

Engagement durch Reportings im Blick behalten und optimieren

Als Analytik- und Reporting-Fan bin ich sehr froh, dass Ziik hier meine Leidenschaft bedient und Auswertungen mitliefert. Und die sind gar nicht mal übel!

Du hast Zugriff auf Aktivitäts-Auswertungen und Benutzerstatistiken. So kannst du sehen, welche User regelmäßig kommentieren, liken oder selbst Beiträge erstellen. Mit diesen Daten kannst du dann das Engagement deiner Mitarbeiter:innen bewerten und siehst, wo noch Verbesserungsbedarf in deiner Unternehmens-Kommunikation besteht.

Ziik trackt für dich automatisch wichtige Metriken zur Benutzeraktivität und erlaubt damit eine ausführliche Analyse des Engagements

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Ziik kannst du problemlos in deine Systemlandschaft integrieren

Ziik verfügt über Schnittstellen zu Google Workspace und Microsoft Workplace und lässt sich so problemlos in beide Systemlandschaften einbinden. Das hat natürlich den Vorteil, dass Ziik als Kommunikationsplattform seine Stärken ausspielen kann und gleichzeitig Funktionslücken, wie beispielsweise die fehlende Videokonferenz-Funktion, geschlossen werden.

Ziik lässt sich problemlos in bestehende Systemlandschaften integrieren

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Mit API-Zugriff können User außerdem beliebige weitere Software-Lösungen mit Ziik verbinden. Ziik hat eine sehr umfangreiche API-Dokumentation bereitgestellt, mit deren Hilfe die Integration weiterer Systeme kein Problem ist.

Ziik hat ähnlich wie Workplace eine sehr einfache Preisgestaltung. Jeder User kostet monatlich 5€. Hier sind dann alle Funktionen von Ziik enthalten. Angesichts des doch eher schmalen Umfanges der Software ist Ziik im direkten Vergleich zu Workplace die teurere Social-Intranet-Lösung.

Das Pricing von Ziik ist transparent und verständlich: Hier gibt es keine versteckten Kosten!

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Ziik ist auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit ausgelegt und das merkt man als User auch. Die Oberfläche ist modern und ansprechend, und die Navigation fällt auch kompletten Neulingen sehr leicht. Hier macht sich natürlich auch bemerkbar, dass Ziik einen recht überschaubaren Funktionsumfang hat, insofern ist es wenig verwunderlich, dass man sich in Ziik gut zurechtfindet.

Es ist Ziik aber trotz aller Abstriche in Sachen Leistung gelungen, eine leichtgängige und anwendungssichere Social-Intranet-Lösung auf den Markt zu bringen.

Ziik ist zu 100 % konform mit den Bestimmungen der General Data Protection Regulation (GDPR) und das Unternehmen hat einen bestellten Datenschutzbeauftragten. Außerdem garantiert das Unternehmen, dass alle Benutzerdaten ausschließlich innerhalb der EU gehostet und verarbeitet werden. Auf dem Server erfolgt täglich ein Backup, wobei keine Backups länger als 30 Tage archiviert werden.

Das Unternehmen stellt regelmäßig Kontrollberichte zum Stand des Datenschutzes online bereit. Der letzte Kontrollbericht datiert vom 28.01.2022.

Ziik kann als sicher gelten und ist in Sachen Datenschutz sehr transparent

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Good to Know: Ziik stellt Unternehmen mit WhistleSystem eine ebenfalls dänische Whistleblower-Software zur Verfügung, die für alle Unternehmen innerhalb der EU mit mehr als 50 Beschäftigten ab dem 17. Dezember 2023 verpflichtend ist. Das Tool wird über ein Handbuch direkt in deinem Ziik-Intranet bereitgestellt und verursacht keine zusätzlichen Kosten. Sehr stark!

Du benötigst weitere Informationen zum Thema Whistleblower-Software? Meine Kollegin Diana hat sich etliche Lösungen genauer für dich angeschaut. Schau einmal in unserem Test der besten Whistleblower-Software vorbei!

Bei Fragen oder Problemen haben Ziik-User zwei Möglichkeiten, Hilfe zu erhalten. Über ein Kontaktformular kann der Kundensupport von Ziik jederzeit direkt kontaktiert werden. Antworten erhältst du hier normalerweise innerhalb von 24 Stunden. Ansonsten steht Usern ein umfangreiches Help Center für den Self Service zur Verfügung. Hier findest du neben FAQs auch ausführliche Anleitungen zu den wichtigsten Funktionen von Ziik.

Das Help Center ist umfangreich und liefert viele wertvolle Tipps und Tricks im Umgang mit der Plattform

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