Im Rahmen meines Social-Intranet-Tests habe ich viele verschiedene Tools getestet, wie das recht spezielle Steeple oder das schlanke Ziik. Mit Bitrix24 habe ich nun allerdings ein Tool vor der Brust, das viel mehr ist, als ein “einfaches” Social Intranet, nämlich ein All-in-One-Tool für die Unternehmenskommunikation und -organisation. Es vereint Chat- und Videoanrufe mit einem integrierten CRM, einem Helpdesk und vielem vielem mehr!

Bitrix24 ist mehr als ein Social-Intranet. Das macht die Anwendung leistungsstark, aber auch teilweise unübersichtlich.

Screenshot: trusted.de

Quelle: bitrix24.de

Im Test hatte ich daher auch ein bisschen mit Bitrix zu kämpfen. Für alle erdenklichen Use Cases bringt es Features und Funktionen mit und ist dementsprechend umfangreich und kleinteilig aufgebaut. Das hat aber natürlich auch seine Vorteile, denn Bitrix24 liefert damit eine Komplettlösung. Nicht abschrecken lassen, lautet daher die Devise, denn das Tool hat einiges auf dem Kasten!

Wenn du wissen möchtest, wie ich Bitrix24 in der Praxis erlebt habe, was das Tool im Einzelnen kann und für welche Unternehmen es sich eignet, dann lies hier weiter:

Zentraler Newsfeed mit klassischen Social-Intranet-Funktionen - aber wenig Spaß

Bitrix24 verfügt, ähnlich wie Workspace oder Ziik über einen zentralen Newsfeed. Hier kannst du wichtige Unternehmensnews teilen und die Aufmerksamkeit aller Mitarbeiter:innen auf aktuelle Themen lenken. Neben Dateien kannst du auch direkt Dokumente im Feed erstellen und hochladen, also beispielsweise ein Arbeitspapier oder Ähnliches.

Außerdem hast du Zugriff auf klassische Funktionen, wie man sie aus Social-Media-Netzwerken kennt.

Kommentare, Likes, Zitatfunktion und Erwähnung - all das ist mit Bitrix24 kein Problem. Allerdings merkt man hier schon, dass das Tool vor allem für die inhaltliche und seriöse Zusammenarbeit und Kommunikation gedacht ist. Spielereien – wie Emojis oder GIFs – gibt es nicht.

Bitrix24 hat einen zentralen Newsfeed und eine grundsätzlich moderne und ansprechende Oberfläche

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Das macht die Kommunikation über den Feed insgesamt etwas spröder und weniger lässig als in einem klassischen Social-Intranet. Emojis sind in der Unternehmenskommunikation sicher kein Muss, aber für ein Social Intranet sind das nun mal wichtige Bausteine.

Denn machen wir uns nichts vor: Mitarbeiter:innen haben einfach mehr Spaß an der Sache, wenn sie ihre Launen auch mal mit einem GIF unterstreichen können. Schade also, dass Bitrix24 hier als “graue Maus” auftritt.

Individuelle Nutzerprofile mit viel Freiraum für die Gestaltung

Was mir ziemlich gut gefallen hat, waren die Einstellungen für die Nutzerprofile. Neben Informationen über die Zuständigkeit und Position innerhalb des Unternehmens gibt Bitrix24 Usern hier viel Freiraum für die persönliche Gestaltung.

Neben Informationen “Über mich” oder "Was ich mag” kann jeder User den Status einstellen und so die Kolleg:innen bequem über die aktuelle Erreichbarkeit oder Aktivitäten informieren. Auch den Hintergrund können User individuell gestalten und so dem Profil einen eigenen Touch geben.

User haben ein eigenes Profil und über einen Activity Stream kannst du alle Aktivitäten nachverfolgen

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Cool ist auch das Feature “Stresslevel”. Über die mobile App von Bitrix24 kann jeder User sein Stresslevel messen lassen; das System wertet hier unter anderem Aktivitätsmuster und das Aufgabenpensum aus.

Das kannte ich so bisher noch gar nicht und fand die Funktion ehrlich gesagt ziemlich cool: Anders als eine klassische Status-Einstellung “Bin im Meeting” wissen deine Kolleg:innen so genau, wie es dir geht und ob du im Zweifel die Kapazitäten hast, dir noch ein weiteres Problem anzuschauen. Das sorgt für eine höhere Rücksicht untereinander und verbessert mittel- bis langfristig die Zusammenarbeit!

Gruppenräume für die Verwaltung von Teams und Abteilungen

In Sachen Teams und Abteilungen ist Bitrix24 top aufgestellt und erlaubt dir die 1 zu 1 Abbildung deiner Organisation. Egal wie viele Teams, Gruppen oder Abteilungen: Du kannst beliebig viele Untersektionen einrichten und jeden Gruppenraum je nach Anforderung gestalten.

Für meine Testfirma “Freestartz” konnte ich so problemlos einen Projektraum für den anstehenden “Gründer:innen-Tag 2023” einrichten. In die Gruppe konnte ich dann alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter:innen einladen und so die benötigten Ressourcen zentral bündeln. Top!

Jeder Gruppenraum verfügt über einen eigenen Teamchat, ein Aufgaben- und Ankündigungs-Board und eine Dateiablage. Hier merkt man dann die ganze Qualität von Bitrix24 in puncto Projektmanagement und Aufgabenverwaltung.

Wenn dich das Thema Koordination und Team- bzw. Projektmanagement besonders interessiert, findest du detaillierte Informationen dazu unter dem Absatz “Koordination”.

Auch die Verwaltung von Projektgruppen und das Team Management sind mit Bitrix24 übersichtlich geregelt

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Übrigens: Auch Gruppenräume kannst du ähnlich wie die Profile individuell gestalten. Ob Hintergründe oder besondere Projekt- oder Team-Icons, mit Bitrix24 ist das kein Problem. Gerade in großen Organisationen schaffst du so eine gute optische Unterscheidbarkeit und stärkst den Teamcharakter.

Fazit: Social Intranet mit starkem Hang zur projektbasierten Team-Kommunikation

Phillip Roth

trusted-Experte für Projekte & Kommunikation

Wir haben ja bereits festgestellt, dass Bitrix24 kein reines Social Intranet liefert, sondern klar auf das Projekt- und Aufgabenmanagement zugeschnitten ist. Und diesen Charakter wird das Tool mit Hinblick auf die Fähigkeiten als Social Intranet auch nicht ganz los.

Klar, es gibt einen zentralen Newsfeed und mit Gruppenräumen organisierst du deine Teams und Abteilungen in separaten Bereichen. Das passt so weit. Ich fand es trotzdem etwas schade, dass die Kommunikation durch fehlende Emojis, GIFs oder Memes immer sehr sachlich und nüchtern war.

Es muss der inhaltlichen Arbeit nicht abträglich sein, wenn Mitarbeiter:innen auch einfach mal lustige Anekdoten teilen und mit einem Smiley kommentieren – auch dafür ist ein Social Intranet schließlich da!

Andererseits ist Bitrix24 breit aufgestellt und liefert in der Profil- und Gruppenverwaltung viel Freiraum und sehr solide Funktionen. Das Tool hat hier starke Ähnlichkeiten zu Stackfield und Workspace und hebt sich deutlich von einfachen Social Intranet-Lösungen wie Ziik ab.

Das Wichtigste zum Social Intranet von Bitrix24 in Kürze:

• Benutzerprofile: Jeder User verfügt über ein persönliches Benutzerprofil, das er individuell gestalten und mit Informationen über die Position innerhalb des Unternehmens und eigene Interessen anreichern kann.
• Newsfeed: Du hast einen zentralen Newsfeed, mit dem du Informationen unternehmensweit und gruppenübergreifend teilen kannst.
• Gruppen- und Teams: Mit Gruppen- und Teamräumen bildest du deine Organisation 1 zu 1 ab und gibst jeder Abteilung ihren eigenen Arbeits- und Kommunikationsbereich.
• Social-Intranet-Funktionen: Mit Bitrix24 hast du die Möglichkeit Beiträge zu verfassen und kannst mit Likes, Kommentaren oder einer Zitatfunktion auf andere User reagieren.

Einzel- und Team-Chat für die direkte Kommunikation in Echtzeit

Für die Kommunikation hast du wie bereits oben angesprochen in jeder Gruppe einen separaten Team Chat, der direkt in die Gruppenräume eingebettet ist. So kannst du im Team kommunizieren und etwa den Projektfortschritt diskutieren und dich mit deinen Team Membern austauschen.

Über eine Suchleiste findest du aber auch einzelne Profile und kannst dich hier im Einzelchat mit anderen Benutzer:innen direkt via Live-Chat connecten. Weil Bitrix24 auch über ein integriertes CRM-Tool verfügt (dazu weiter unten mehr) und die Kunden-Kommunikation einbindet, sind sogar Kundengespräche mit dem Chat möglich.

Hier erscheinen dann unter dem Reiter "Kommunikationskanäle" Kundenanfragen, die du bequem im Chat beantworten und klären kannst. Sehr cooles Feature, das natürlich über reine Social Intranet-Funktionen hinausgeht.

Die E-Mail-Integration aller großen Anbieter ist in Bitrix24 kein Problem!

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Außerdem erlaubt Bitrix24 die Synchronisierung mit allen großen E-Mail-Diensten. So kannst du E-Mails in deinem Bitrix24 Posteingang einsehen und direkt von der Oberfläche aus beantworten.

Das war aber noch nicht alles, was Bitrix24 kommunikationstechnisch drauf hat:

HD-Videokonferenzen und Kunden-Anrufen direkt aus Bitrix24 starten

Zwar hat jede erstellte Gruppe einen eigenen Teamchat, aber bestimmte Probleme diskutiert man dann doch besser im virtuellen Meeting. Hierfür hat Bitrix24 eine Konferenzfunktion in HD-Qualität integriert, die du (genau wie den Teamchat) direkt aus dem Gruppenraum ansteuern und konfigurieren kannst.

Innerhalb des CRM-Tools von Bitrix24 hast du zudem die Möglichkeit, Anrufe mit Kund:innen und Geschäftspartnern zu führen. Bitrix24 hält hierfür virtuelle Rufnummern bereit, die User kostenpflichtig mieten können. Eine Cloud-Telefonanlage lässt sich aber genauso problemlos einbinden, sodass du und dein Team einfach die bereits vorhandenen (Büro)-Rufnummern weiter nutzen.

Entweder du nutzt deine eigene Cloud-Telefonanlage oder du mietest dir einfach eine Telefonnummer bei Bitrix24

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Professionelles Aufgaben- und Projektmanagement mit dem Kanban-Board

Bitrix24 zeigt sich im Projektmanagement und der Aufgabenplanung von seiner wahrscheinlich besten Seite. Du kannst Aufgaben direkt in deinen Projektgruppen erstellen, mit Dokumenten und Fristen versehen und im Team einer Person zur Bearbeitung zuweisen.

Mit dem Aufgaben-Board im Kanban-Style behältst du dabei jederzeit die Übersicht über den Status einer Aufgabe. Per Drag-and-drop lassen sich die Aufgaben je nach Status und Fortschritt ganz einfach im Board verschieben. Ein wirklich cooles Feature!

Den Projektfortschritt behältst du über die Timeline und das Aufgaben Board jederzeit im Blick

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Als Projektleiter konnte ich im Test so nicht nur meine eigenen Aufgaben im Blick behalten, sondern jederzeit prüfen, wo mein Team steht. Sind Aufgaben überfällig, erfolgt vom System automatisch eine Benachrichtigung und du kannst nachhaken, wo es Probleme gibt.

Stichwort Projektleitung: Jeder User hat in Bitrix24 eine Regel- und Rollenzuweisung. Als Projektleiter kannst du bestimmen, ob einzelne Projektgruppen offen, geschlossen oder sogar unsichtbar sind. So stellst du sicher, dass immer nur die berechtigten Personen Zugang zu Gruppenräumen haben.

Außerdem konnte ich für Projekte eine Timeline erstellen und so die Zeitplanung auf eine solide Basis stellen. Du siehst sofort, wenn es Abweichungen vom Zeitplan gibt und kannst rechtzeitig reagieren. Gerade bei mittel- bis langfristigen Projekten deutlich effektiver, als einzelne Deadlines für Aufgaben.

Grundsätzlich ist Bitrix24 hier sehr ähnlich aufgebaut wie Stackfield und bietet fast genau die gleichen Funktionen.

Einziges Manko, das mir im Projektmanagement ausgefallen ist: Das Tool hat keine Funktion für eine Budgetierung von Projekten. Du kannst mit Bitrix24 also keine Kostenübersicht führen. Insbesondere für meine Testfirma wäre dies für die Live-Veranstaltung “Gründer:innentag 2023” aber ein nützliches Feature gewesen. Schade!

Über den Team-Kalender Meetings übersichtlich planen

Bitrix24 liefert natürlich auch einen integrierten Kalender für die Planung von Meetings und Events mit. So siehst du nicht nur deine Termine, sondern auch Deadlines und kannst deinen Tagesablauf entsprechend organisieren.

Der Kalender selbst kommt ohne viel Schnickschnack daher, ist aber übersichtlich und hat verschiedene Filter und Tages-, Wochen- und Monatsansichten. Frei nach dem Motto: Funktionalität schlägt Optik.

Der integrierte Kalender ist schlicht, aber funktional und super einfach zu bedienen

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Mit “Offene Zeitfenster” hat der Kalender außerdem noch ein wirklich nützliches Feature am Start: Bitrix24 zeigt dir automatisch an, in welchen Zeiträumen du freie Termine hast. So kannst du mit Kund:innen und Externen Meetings planen, ohne Kollisionen zu riskieren. Die interne Termin-Kollision ist nämlich durch die Kalender-Synchronisierung bereits von vornherein ausgeschlossen.

Das kenne ich sonst nur von CRM-Tools und hier merkt man dann die Qualitäten von Bitrix24 als Management-Plattform. Stark!

Fazit: Optimales Aufgaben- und Teammanagement, kleine Lücken in der Projektierung

Phillip Roth

trusted-Experte für Projekte & Kommunikation

Bitrix24 zeigt sich im Bereich Team-Koordination und Aufgaben/Projektmanagement wie erwartet von seiner besten Seite. Als Projekt/Teamleiter hast du fast alle benötigten Funktionen zur Hand und gerade das Aufgabenmanagement ist mit dem Kanban-Board hervorragend gelöst.

Bitrix24 ist unter dem Strich eine wirklich gelungene Projektmanagement-Software und auch die Koordination mehrerer Teams und Projekte ist mit dem Tool kein Problem. Hier zeigen sich dann die Stärken einer solchen All-in-One-Software.

Das Wichtigste zur digitalen Zusammenarbeit mit Bitrix24 in Kürze:

• Projektgruppen: Du organisiert dein Team in einzelnen Projektgruppen und kannst hier alle projektbezogenen Aktivitäten verwalten und überwachen.
• Kanban-Board: Mit dem Aufgaben-Board im Kanban-Style verfolgt du den Fortschritt aller zugewiesenen Aufgaben und behältst als Projektleiter wie auch Team-Member jederzeit die Übersicht.
• Kalender: Mit dem integrierten Team-Kalender planst du deine Termine und behältst wichtige Fristen im Blick.
• Zeitplan: Du kannst für Projekte konkrete Zeitpläne erstellen und damit den Projektfortschritt jederzeit prüfen.

Spezifische Wissensbasis für jede Projektgruppe einrichten

Analog zu den Teamchats und dem Aufgabenmanagement sind auch die Knowledge Bases in Bitrix24 projektgebunden. Bedeutet konkret: Anders als in Ziik, wo du eine große Knowledge Base einrichten kannst, hast du in Bitrix24 die Möglichkeit, jedem Projekt eine eigene Wissensbasis mit spezifischen Projektinformationen zu erstellen.

Das hat natürlich große Vorteile: Dein Team hat jederzeit die benötigten Ressourcen direkt zur Hand und spart sich die Suche in einer großen Knowledge Base. In kleinen Organisationen ist der Punkt vielleicht nicht von großer Bedeutung. Arbeitet man aber gleichzeitig an vielen unterschiedlichen Projekten, ist die Bitrix24-Lösung deutlich praktikabler.

Insofern: Thumbs up! Hat mir im Test gut gefallen, auch wenn damit natürlich für Team/Abteilungsleiter:innen ein wenig mehr Arbeit einhergeht.

CRM, Helpdesk-Integration, Bestandsverwaltung und Marketing-Features (und, und, und)

Bitrix24 ist opulent. Die Plattform bietet eine so hohe Anzahl an zusätzlichen Features, dass es schwierig wird, alle im Einzelnen zu beschreiben. Schließlich soll es hier ja vorrangig um die Fähigkeiten als Social Intranet gehen.

Dennoch lohnt sich zumindest ein kurzer Blick auf die Fähigkeiten, die Bitrix24 als All-in-One-Tool mitbringt:

Bitrix24 integriert ein komplettes CRM-Tool mit einer Sales-Pipeline, Kontaktdatenbanken und Kommunikations-Tools. Außerdem verfügt Bitrix24 über eine Bestandsverwaltung für das Management von Bestellungen, Lagerhaltung, Produktion und Verkauf von Waren.

Bitrix24 verfügt über ein vollständiges CRM-Tool - Klasse!

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Neben diesen sehr umfangreichen CRM-Komponenten liefert Bitrix24 noch ein Marketing-Tool, mit dem du Kampagnen erstellen und verfolgen kannst. Das reicht von E-Mail- oder SMS-Kampagnen über Facebook Ads bis hin zu Instagram-Anzeigen und sogar Telefon-Kampagnen.

Mit dem Marketing-Tool kannst Social-Media-Kampagnen und Online-Marketing direkt von der Bitrix24-Oberfläche aus planen und steuern

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Zusätzlich haben User von Bitrix24 Zugriff auf einen einfachen Websitebuilder für die Erstellung von Onlineshops und Landingpages.

Schnittstellen und Apps für alle Anwendungsbereiche

Bitrix24 ist zwar ein All-in-One-Tool, aber dennoch gibt es natürlich Funktionen, die selbst ein Bitrix24 nicht integriert. Das ist aber kein Problem, weil Bitrix24 über zahlreiche Schnittstellen verfügt und User über den Market Zugriff auf zahlreiche Apps und kompatible Software-Lösungen haben.

Dazu gehören erweiterte Kommunikationskanäle (WhatsApp, Telegram und Co.), Analytic-Tools, Automatisierungen und Ergänzungen für das integrierte CRM, wie beispielsweise ein Währungsrechner und Zahlungssysteme.

Über Integrationen und Apps kannst du die Fähigkeiten von Bitrix24 fast grenzenlos steigern

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Bitrix24 lässt sich also problemlos erweitern oder in bestehende Systemlandschaften integrieren. Gerade für große Unternehmen, die mit unterschiedlichen Software-Lösungen arbeiten, ist das ein wichtiger Faktor.

Bitrix24 hat ein vergleichsweise komplexes Pricing mit mehreren Tarifen und sehr unterschiedlichem Funktionsumfang. Das Tool liefert einen dauerhaft kostenlosen Free-Tarif für eine unbegrenzte Anzahl an Nutzer:innen. Allerdings sind im Free-Tarif die Funktionen stark eingeschränkt oder gar nicht vorhanden.

Die kostenpflichtigen Tarife starten im Tarif Basic mit 61 Euro monatlichen Kosten je Benutzerlizenz, wobei mindestens 5 Lizenzen erworben werden müssen. Die Edition Standard kostet dann bereits ab 124 Euro je Benutzerlizenz und Monat, bietet dafür aber einen deutlich erhöhten Funktionsumfang.

Leistung kostet natürlich. Bitrix24 bietet aber bereits etliche Funktionen in einer dauerhaft kostenlosen Free-Edition

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Der Tarif Professional ist für Unternehmen ab einer Nutzerzahl von 100 gedacht und kostet monatlich 249 Euro pro Lizenz. Der Tarif umfasst einen Großteil der Funktionen, eignet sich aber aufgrund der Mindestzahl an Usern nur für mittlere bis große Unternehmen.

Den vollen Funktionsumfang erhalten User der Enterprise-Edition. Hier sind alle in Bitrix24 grundsätzlich verfügbaren Features enthalten und das System eignet sich jetzt auch für mehrere Niederlassungen durch unterschiedliche Niederlassungs-Accounts. Enterprise ist ab 250 Nutzerlizenzen verfügbar und kostet bei einer monatlichen Zahlweise ab 499 Euro pro Monat und Lizenz.

Grundsätzlich hat Bitrix24 eine moderne und wirklich ansehnliche Oberfläche. Dennoch kommt man nicht umhin festzustellen, dass die Navigation im Tool nicht ganz leicht fällt. Das liegt schlichtweg am Feature-Dschungel, durch den man sich in Bitrix24 als User kämpfen muss. Von allen von mir getesteten Tools ist Bitrix24 definitiv das umfangreichste und ich habe einige Zeit gebraucht, um mich hier zurechtzufinden.

Die Einarbeitung und optimale Konfiguration des Systems dauert länger als in anderen Social-Intranet-Anwendungen

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Klar, Bitrix24 liefert deutlich mehr Funktionen als ein Workspace oder Stackfield, aber selbst, wenn ich mich nur auf die Social-Intranet-Features beziehe, ist Bitrix24 in der Konfiguration und Inbetriebnahme deutlich zeitraubender.

Wenn du eine schlanke Social-Intranet-Lösung suchst, ist Bitrix24 für dich nicht geeignet. Das Tool ist eine komplexe Lösung für KMUs und große Unternehmen, die auch die nötigen administrativen Bereiche mitbringen.

User- und Kundendaten hostet Bitrix24 über zwei Rechenzentren in Frankfurt am Main, die durch Amazon Web Services (AWS) betrieben werden. Das Tool ist nach SOC 1/2/3 zertifiziert und erfüllt die Bestimmungen nach ISO 27001. Außerdem ist Bitrix24 vollständig DSGVO-konform und kann als sehr sicher gelten. Hier gibt es keine Beanstandungen!

Bitrix24 bietet einen 24h-Support direkt über die System-Oberfläche an. User der kostenpflichtigen Editionen können das Support-Team also direkt via Live-Chat kontaktieren und erhalten innerhalb weniger Minuten eine erste Antwort. Ein Manko gibt es aber: Während Beratungen in deutscher Sprache möglich sind, läuft der technische Support derzeit ausschließlich über ein englischsprachiges Support-Team.

Daneben haben User aber Zugang zu einem Help Center mit umfangreichen Hilfs-Ressourcen und kostenlosen Lernvideos und Webinaren. Insgesamt ist das ein sehr guter und engmaschiger Support, der auch bei anderen Usern gute Bewertungen erreicht.