Projektdokumentation. Wow.

Zugegeben: Das klingt erstmal nicht wahnsinnig spannend. Eher nach Schreibtischarbeit und Papierkram. Aber so muss es nicht sein! In diesem Guide zeige ich dir, was Projektdokumentation eigentlich ist, und wie du deine Vorteile draus ziehst.

Du erfährst, was in eine Projektdokumentation üblicherweise reingehört, was auf gar keinen Fall fehlen darf und welche nervigen Punkte du ggf. auch ignorieren kannst. Außerdem zeige ich dir, welche Tools dir bei der Projektdokumentation helfen können und mit welchen Tricks und Automationen du sie (fast) zu einem Selbstläufer machst.

Denn soviel sei vorweg verraten: Mit einer sauberen Projektdokumentation machst du dir und deinem Team das Leben im Projektdschungel deutlich leichter. Großes Ehrenwort!

Definition: Was ist eine Projektdokumentation?

Sehr einfach gesagt ist Projektdokumentation die Erstellung, Ablage und Organisation aller Dokumente, die du für eine erfolgreiche Abwicklung deiner Projekte brauchst. Punkt!

Wichtig ist, dass du die Projektdokumentation nicht erst zum Abschluss eines Projektes erstellst, sondern bereits ganz am Anfang. Merke: Auch der Auftrag oder die anfängliche Projektcharta sind Teil deiner Projektdokumentation.

Am besten fährst du tatsächlich, wenn du die Projektdokumentation als “Projekt im Projekt” begreifst und auch genauso sorgfältig behandelst.

Bei Kundenprojekten kommt noch die Berichterstattung über den Projektverlauf für Stakeholder und Kund:innen hinzu. Und auch in größeren Unternehmen musst du Führungskräfte mit entsprechenden Berichten über den Projektfortschritt informieren.

Wieso das so ist und welche Vorteile du aus einer sauberen Projektdokumentation ziehen kannst, zeige ich dir im nächsten Abschnitt:

Warum brauche ich eine Projektdokumentation?

In einer akkuraten und gut aufgebauten Projektdokumentation hast du alle wichtigen Dokumente an einem zentralen Ort. Du sparst dir also schonmal viel Zeit bei der Suche nach Dokumenten und Infos. Damit fungiert eine Projektdokumentation als “Gedächtnis” deiner Projektarbeit. Klingt gar nicht verkehrt, oder?

Das ist aber nur einer von vielen Vorteilen. Schauen wir uns das einmal genauer an:

Wie du siehst, ergeben sich für dich eine ganze Menge an Vorteilen. Dabei lassen sich Kommunikation, Transparenz und Zusammenarbeit natürlich nicht vollständig voneinander trennen. Diese Bereiche greifen nahtlos ineinander, aber genau deswegen sind die Vorteile der Projektdokumentation ja auch so groß!

Schon eine Studie von 2016 für die Topmanagement-Beratungsfirma Berg Lund & Company hat gezeigt: In über 39 % aller deutschen Unternehmen wird detailliert niedergeschrieben, wie Geschäftsprozesse und Projekte zu organisieren sind. Gleichzeitig weiß ein Großteil der befragten Unternehmen, dass diese Unterlagen später kaum noch Verwendung finden. Der vorliegende Guide soll dich genau davor schützen: Du sollst keine unnütze Dokumentation anlegen, sondern nur das dokumentieren, was wirklich wichtig ist!

Wie das genau aussieht und was alles in deine Projektdokumentation reingehört, zeige ich dir im nächsten Abschnitt:

Was gehört in eine Projektdokumentation?

Die Frage ist gar nicht so leicht zu beantworten, weil es hier unterschiedliche Ansätze und Philosophien gibt.

Einige Projektmanager dokumentieren so ziemlich alles, was geht, andere gehen minimalistisch an die Sache und beschränken sich auf das Nötigste. Letzteres gilt vor allem für agil arbeitende Projektteams.

Wie umfangreich die Projektdokumentation wird, hängt von der Arbeitsweise, dem Projektumfang, der Branche und vielem mehr ab. Potenzial zum Dokumentieren gibt es jede Menge; deine Aufgabe als Projektleiter:in besteht also darin, deine Doku auf den wirklich relevanten Kern einzudampfen.

Oder anders gesagt: Das, was auf gar keinen Fall fehlen darf.

Was du wirklich brauchst …

Selbst wenn du deine Projektdokumentation auf ein absolutes Minimum reduzieren möchtest: ganz ohne geht es eben auch nicht. Projektziele müssen definiert sein und auch die Ressourcenplanung und das Risikomanagement sind wichtige Bestandsteile.

Hier findest du eine Checkliste von Punkten, die du auf jeden Fall in deine Projektdokumentation mit aufnehmen solltest:

• Projektziele mit klaren Anforderungen und definierten Erfolgskriterien
• Projektplan mit grober Zeitplanung
• Budget- und Ressourcenplan
• Meetingroutine
• Änderungsmanagement und Stakeholder-Einbindung
• Zeiterfassung
• Retrospektive bzw. Abschlussbericht

Agile Teams verzichten auf eine allzu ausführliche Dokumentation und beschränken sich auf das Wesentlichste. Das ist keine Faulheit, sondern hat ganz praktische Gründe: agile Teams arbeiten in sehr komplexen Projektumfeldern und sind mit ständigen Veränderungen konfrontiert.

Beispielsweise ändern sich mitten im Projekt bestimmte Anforderungen, oder die Kundenfirma hat neue Wünsche an das fertige Produkt. In solchen Fälle hilft der ursprüngliche Projektplan natürlich nicht weiter. Deshalb stecken agile Teams nicht viel Arbeit in die Dokumentation und nutzen lediglich grobe Roadmaps oder arbeiten gleich an ständig neuen Wochenzielen.

Wenn dich das Thema Agilität interessiert, findest du in meinem ausführlichen Guide für agiles Projektmanagement alle Antworten auf deine Fragen.

Je nach Projekt kannst du den Projektablaufplan mit exakten Aufgabenplänen erweitern. Agile Teams nutzen im Aufgabenmanagement aber in der Regel wöchentliche Meetings und passen die Aufgabenpläne ständig an den Ist-Zustand an. Das gibt agilen Teams den benötigten Raum für kurzfristige Entscheidungen und Anpassungen.

… vs., was klassischerweise dokumentiert wird

Die Art, wie klassische Projektteams ihre Projekte dokumentieren, unterscheidet sich stark von agilen Teams. Klassische Teams gehen sehr formell vor und arbeiten insgesamt viel detaillierter. Das betrifft vor allem Aufgabenpläne, Protokolle und Berichte.

Außerdem erfolgen Aktualisierungen meist nur zu bestimmten Meilensteinen oder bei Änderungen - agile Teams passen ihre Dokumentation wesentlich flexibler an (also immer dann, wenn es nötig ist!).

Die Unterschiede agiler und klassischer Projektdokumentation zeigt sich schon zu Projektstart: Klassische Teams starten mit einer breiten Analyse des Ist-Zustandes und dokumentieren alle Details eines Projekts:

• Projektvorfeld mit Ist-Analyse
  • Aufgabenstellung mit Soll-Konzept
  • Anforderungen
• Projektziele mit definierten Erfolgskriterien (Soll-Ist-Abgleich)
• Zeitplanung mit Meilensteinen und Abhängigkeiten
• Ressourcen- und Budgetplan
• Risikomanagementplan
• Kommunikationsplan
• Dokumentation Projektverlauf
• Zeiterfassung
• Änderungsmanagement
• Test- und Qualitätsmanagement
• Abnahme- bzw. Übergabedokumentation
• Abschlussbericht
• Anlagen (Anleitungen, Handbücher, Kundeneinweisung, Rechnungen etc.)

Wie du siehst, hat eine ausführliche Dokumentation natürlich auch ihre Vorteile. Einige Projekte lassen sich nur so realisieren. Wenn du in einem kleinen, eingespielten Team an zeitlich begrenzten Projekten arbeitest, ist der Aufwand einer so umfangreichen Dokumentation aber offen gesagt für die Katz.

Am Ende musst du entscheiden, welches System zu dir passt und deine Projekte optimal unterstützt. Denn eines sollte auch klar sein: Projektdokumentation erfüllt keinen Selbstzweck, sondern sollte immer der erfolgreichen Abwicklung eines Projektes dienen.

Und selbst, wenn du dich für einen Mittelweg aus klassischer und agiler Projektdokumentation entscheidest, so what? Hauptsache, es funktioniert für dich!

Wie schreibe ich eine Projektdokumentation? In 6 Schritten zur ultimativen Doku

Genug Theorie! Kommen wir mal weg von der grauen Materie und gehen ins Detail:

Im folgenden Abschnitt zeige ich dir, wie du deine Projektdokumentation tatsächlich umsetzt. Von der Planung über die Zeiterfassung bis hin zum erfolgreichen Projektabschluss. Außerdem liefere ich dir einige Praxistipps, wie du dir die Projektdokumentation im Alltag vereinfachen kannst.

Im Netz findest du eine ganze Menge an Vorlagen und Best Practices für die Projektdokumentation. Aber wenn wir mal ehrlich sind, ist es eigentlich egal, wie du dokumentierst; hübsch aufbereitet mit Mindmaps, als Excel-Tabelle, als nacktes Word-Dokument oder sogar handschriftlich. Wichtig ist nur, dass du das, was für dein Projekt wichtig ist, überhaupt festhältst. Und dass alle im Team bei Bedarf Zugriff haben.

1. Halte Projektziele und Projektplanung fest

Der erste Schritt in jedem Projekt ist die Frage: Was ist das Ziel des Ganzen?

Egal ob nun klassisch oder agil: Du brauchst definitiv ein Projektziel und solltest dieses klar definieren und festhalten. Das gibt Orientierung und zeigt dir, wo du hin willst. Zudem ermöglicht ein klares Projektziel auch einen Check, ob das Ziel tatsächlich erreicht wurde.

Wie umfangreich du dann deine Projektplanung machst, ist dir überlassen. Manche Projektmanager erstellen sogenannte Projektstrukturpläne mit detaillierten Projektphasen und dazugehörigen Aufgabenmodulen. Das kann bei größeren Projekten tatsächlich hilfreich sein, um den Überblick zu behalten.

Schau mal, so könnte das aussehen:

Projektstrukturpläne sind kein Muss, eignen sich aber besonders für die Visualisierung umfangreicher Projekten

Screenshot: trusted.de

Quelle: factro.de

Egal wie detailliert du deine Projekte planst, einige Dokumente sollten dabei auf keinen Fall fehlen:

• Eine Projektcharta mit Projektumfang (Start/Ende) und dem Projekt-Team
• Projektziele mit klar definierten Anforderungen
• Meilensteine bzw. Etappenziele
• Eine Budget- und Ressourcenplanung

Wenn du lieber an kleinen Etappenzielen arbeitest und dabei agil vorgehst, reichen auch ständig aktualisierte Aufgabenlisten mit To-dos und Meilensteinen. Und auch ein grober Zeitplan ist natürlich sinnvoll, damit du den Projektfortschritt überwachen kannst!

Erfahrungsgemäß lassen sich Zeitaufwände aber meist nur grob schätzen - ich würde hier also nicht davon ausgehen, dass das in Stein gemeißelt ist.

Apropos Zeitplan: Alles zum Thema “Zeiterfassung” schauen wir uns weiter unten im Text noch ausführlich an!

Ein Beispiel aus der Praxis: Bei trusted arbeiten wir mit dem Projektmanagement-Tool monday. Auch dieser Ratgeber war ein Projekt, das wir dort geplant und getrackt haben. Planen wir in der Redaktion einen neuen Text, statten wir ihn in monday mit den entsprechenden Aufgaben und To-dos aus – Planung, Recherche, Texterstellung, Lektorat, Korrekturen, Veröffentlichung – und machen einen konkreten Plan. Wie lang soll der Text werden, wer bearbeitet ihn und bis wann soll welche Aufgabe abgeschlossen sein? So behalten wir den Überblick und es fallen keine wichtigen Tasks unter den Tisch.

Ähnlich kannst du auch mit deinem Projekt vorgehen. Definiere ganz einfach, was Ergebnis sein soll, welche Schritte dafür nötig sind, wer wofür zuständig ist und wie der zeitliche Rahmen aussieht. Halte das alles irgendwie, irgendwo fest und schon hast du den ersten Teil deiner Projektdoku in der Tasche!

2. Schaffe einen Ablageort für alle wichtigen Dokumente

Mindestens genauso wichtig wie die Dokumentation an sich ist die Auswahl eines passenden Ablageortes.

Da gibt es verschiedene Lösungen: Du kannst z.B. mit einem Cloudspeicher arbeiten oder nutzt ein Projektmanagement-Tool mit integrierter Dateiablage. Wichtig ist nur, dass du einen zentralen Hub hast, auf den dein Team jederzeit zugreifen kann.

Ein Beispiel aus der Praxis: Die trusted-Redaktion nutzt Google Drive als zentralen Cloudspeicher. Alle im Team haben einen eigenen Account und können Dateien hoch- und herunterladen, miteinander teilen und sogar gemeinsam an Texten arbeiten. Hier liegt unsere Knowledge-Base – also eine Sammlung von Briefings zu einzelnen Textarten oder Prozessen – und für jede unserer Vergleichskategorien (z.B. auch für meine Kategorie Projektmanagement) gibt es einen eigenen Projektordner, in dem wir alle Texte und Dokumente dazu sammeln. Gleichzeitig hinterlegen wir Links zu den Dokumenten auch in unserem PM-Tool monday, um direkt von den Projektaufgaben Zugriff auf den jeweiligen Text zu haben. So können wir von jedem Punkt der Contenterstellung aus im Grunde jede Information abrufen, die wir für die Arbeit brauchen.

Deine Ablage sollte natürlich zu deinen sonstigen Tools und Systemen passen. Wenn du z.B. den Google Workspace nutzt, hast du mit Google Drive schon eine ziemlich gute Lösung am Start. Es gibt aber noch viele andere valide Möglichkeiten für deine Projektdoku.

Für das Aufgabenmanagement bieten sich vor allem Projektmanagement-Softwares an: Ich persönlich bin Fan von All-in-One-Lösungen. Der Vorteil: Du hast eine umfassende Lösung für das Aufgaben- und Teammanagement, kannst Dateien ablegen, Zeiten tracken und je nach Tool sogar Automatisierungen und KI-gesteuerte Prozesse nutzen.

Wie du deinen Ablageort genau organisierst, hängt a) vom Ablageort ab und b) von deiner individuellen Arbeitsweise. Im Arbeitsalltag bewährt es sich aber, wenn du Projekte und unterschiedliche Aufgabenbereiche in jeweils eigenen Boards oder Workspaces verwaltest. So hast du alles an einem Ort gegliedert und vermeidest unnötiges Durcheinander.

Wenn du einen Cloud-Speicher nutzt, ist es wichtig, dass du eine saubere Ordner-Struktur beibehältst. Du findest sonst nur sehr schwer einmal abgelegte Arbeitspaper und Dokumente. Hier hilft eine übersichtliche Gliederung nach inhaltlichen Schwerpunkten, Projekten oder auch zeitlichen Abschnitten wie etwa Monaten oder Quartalen.

Aufgaben kannst du in einfachen Listen organisieren oder wie hier im Bild mit cleveren Kanban-Boards

Screenshot: trusted.de

Quelle: notion.com

Und mit Tools wie monday.com, Awork, ClickUp oder Notion geht genau das: Aufgaben mit Listen oder Kanban-Boards in eigenen Workspaces managen, Knowledge-Bases anlegen und Zeiten tracken. Und so viel mehr braucht es am Ende auch gar nicht, um Projekte sauber zu verwalten!

Weiter unten habe ich dir einige der besten Tools zusammengestellt, die dich im Projektmanagement und bei der Dokumentation unterstützten.

Klar kannst du auch analoge Ablagen wie eine Projektmappe oder so etwas benutzen. Ich empfehle aber immer eine digitale und im Idealfall eine Cloud-Lösung, damit du auch mobil oder remote auf alle Unterlagen Zugriff hast. Außerdem lassen sich Dokumente so besser teilen und bei Bedarf vervielfältigen.

3. Halte Änderungen und Ergebnisse von Meetings fest

Kommen wir zu einem sehr wichtigen Punkt (nicht nur) für agile Teams: Meetingroutinen und Dokumentation von Ergebnissen!

Dein Projekt-Team trifft sich wahrscheinlich regelmäßig – sagen wir wöchentlich? – um den Status von Aufgaben zu besprechen und die anstehende Woche zu planen. Als Projektmanager brauchst du eine Möglichkeit, die Ergebnisse festzuhalten.

Also:

• Wie weit sind die Aufgaben fortgeschritten?
• Welche Probleme sind aufgetreten?
• Ist das Projekt noch im Budget- und Zeitrahmen?
• Wie sehen die konkreten nächsten Schritte aus?
• Und so weiter.

Natürlich musst du nicht alles, was im Meeting gesagt wird, festhalten. Ein altmodisches “Protokoll” ist in den meisten Fällen nicht nötig. Wenn sich das Projekt noch auf Kurs befindet, ist ja auch alles fein. Wenn sich im Meeting aber herausstellt, dass sich eine Abgabefrist verschiebt oder dass eine Aufgabe mehr Geld verschlingt, als kalkuliert, musst du das notieren und für die weitere Planung berücksichtigen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Die trusted-Redaktion hält jeden Montag ein halbstündiges Meeting zum Stand der aktuellen Projekte und Texte ab. Dabei besprechen wir im Team, wie weit unsere Projekte fortgeschritten sind und planen Aufgaben und Ziele für die kommende Woche. Wenn durch Probleme eine Deadline nicht eingehalten werden kann, passt unser Teamleiter die Planung in unserem PM-Tool entsprechend an. Wenn zusätzliche Aufgaben nötig sind, mit denen ursprünglich nicht geplant wurde, werden sie der To-do-Liste hinzugefügt. So sind alle immer auf dem neuesten Stand.

Klar, du kannst natürlich ein Protokoll tippen und in deinem Ablageort speichern. Das geht, ist aber aus mehreren Gründen im Alltag unpraktisch. Über ein Protokoll können du und dein Team nicht miteinander kommunizieren und auch die Aktualisierung von Aufgaben ist so maximal umständlich. Das geht mit Gruppen- bzw. Projektboards wesentlicher cooler:

Mit Gruppen- und Projektboards hat dein gesamtes Team Einblick in die Projektarbeit

Screenshot: trusted.de

Quelle: asana.com

Der Vorteil: du und dein gesamtes Team haben Zugriff, ihr könnt mit wenigen Klicks den Status von Aufgaben ändern und als Projektmanager behältst du den Überblick über das Workload-Management.

Aber auch einzelne Team-Member können sich problemlos über den Aufgabenfortschritt im Team informieren, Prioritäten einsehen usw.

4. Tracke Projektzeiten übersichtlich und sauber

Einer der wichtigsten Punkte im Projektalltag!

Zeiterfassung ist ein Hilfsmittel, mit dem du den Zeitaufwand für einzelne Aufgaben trackst. Außerdem kannst du mit den erfassten Daten den Aufwand für kommende Projekte ableiten und planen.

Das funktioniert natürlich immer nur bis zu einem gewissen Grad, ist aber immerhin deutlich präziser, als eine grobe Schätzung aus dem Bauch raus.

Und nicht zuletzt für die Abrechnung ist eine ordnungsgemäße Zeiterfassung das A und O. Das gilt umso mehr für externe und freie Mitarbeiter:innen.

Wie legt man eine genaue Zeiterfassung an? Dafür gibt es eigenständige Softwares wie clockodo oder TimePunch, mit denen du das gut erledigen kannst. clockodo ist sogar in einem kostenlosen Tarif verfügbar und damit auch für Freelancer und kleine Teams gut geeignet.

Wenn du dich ausführlich über Zeiterfassungssoftware informieren möchtest, dann findest du hier im trusted-Test alles Wissenswerte.

Mit einer Zeiterfassungssoftware hast du einen nützlichen Helfer an deiner Seite

Screenshot: trusted.de

Quelle: clockodo.com

Ich persönlich bin auch hier Fan von maximaler Reduktion und würde dir raten, eine Projektmanagement-Software zu wählen, die über eine Zeiterfassungs-Funktion verfügt. So hast du alles an einem Ort und musst nicht zwischen verschiedenen Systemen switchen!

So machen wir es zum Beispiel auch bei trusted:

Ein Beispiel aus der Praxis: Unser PM-Tool verfügt über eine eigene Möglichkeit zur Zeiterfassung, mit der wir Arbeitszeit für einzelne Tasks und Subtasks tracken können. Zwar brauchen wir diese Daten nicht für die Abrechnung – da wir keine Kundenprojekte durchführen; unser Projektmanager ist durch die Daten aber in der Lage, Abweichungen und Probleme festzustellen und in Zukunft ähnliche Aufgaben präziser zu planen.

Aber auch hier gilt: Wie du Zeiten trackst, musst du selbst entscheiden, da gibt es kein richtig oder falsch. Selbst die gute alte Stechuhr ist heute teilweise noch im Einsatz und viele Unternehmen schwören noch auf Stundenzettel.

Viele Projektmanagement-Lösungen wie factro verfügen über integrierte Funktionen für die Zeiterfassung

Screenshot: trusted.de

Quelle: factro.de

5. Dokumentiere Fortschritte und Meilensteine

Gerade in längeren Projekten verliert man schnell mal den Überblick, wo man eigentlich genau steht.

Deshalb ist es so wichtig, dass du Fortschritte sauber dokumentierst. Das kann der Abschluss einer einzelnen Aufgabe sein, genauso wie die Erreichung eines wichtigen Etappenziels.

Auch hier gibt es wieder viele verschiedene Philosophien. Agile Teams nutzen gerne (physische oder digitale) Kanban-Boards, um Ergebnisse festzuhalten. Für einfache Aufgaben tut es auch die gute alte To-do-Liste.

Die meisten Projektmanagement-Tools bieten mittlerweile sehr schöne und anschauliche Visualisierungen im Reporting-Bereich. So siehst du mit Balken- oder Kreisdiagrammen in deinem Dashboard, wie viel du von deinem Projekt schon geschafft hast, und welche Aufgaben noch offen sind.

Cool: Farbliche Markierungen zeigen dabei Status, Prioritäten und Deadlines und schlagen Alarm, wenn eine Aufgabe droht, sich zu verzögern.

MeisterTask zeigt dir den Projektfortschritt in sehr übersichtlichen Dashboards

Screenshot: trusted.de

Quelle: meistertask.com

Wenn du mehrere Projekte gleichzeitig im Blick behalten musst (Multiprojektmanagement) wirds natürlich etwas tricky.

Aber auch hier gibt es gute Lösungen, die dich bei der sauberen Dokumentation unterstützten. Automatisierungen, Erinnerungen und Alarmmeldungen sind nur einige Beispiele für Funktionen, die dir einiges an Arbeit abnehmen!

6. Nimm auch die Retrospektive in die Dokumentation mit auf

Die Retrospektive ist ein Abschluss-Meeting mit dem gesamten Projektteam. Das Meeting dient aber nicht einfach nur dem Projektabschluss. Es können und sollen auch Probleme diskutiert und mögliche Lösungen besprochen werden. Das hilft deinem Team bei kommenden Projekten und ist ein wichtiger Baustein bei der Optimierung von Prozessen.

Und genau deshalb solltest du die Dokumentation der Retrospektive nicht vernachlässigen. Sie hat zwar keinen unmittelbaren Impact mehr auf das abgeschlossene Projekt, aber kann für die Arbeit am nächsten Projekt wichtig werden.

Für Retrospektiven musst du kein sperriges Protokoll anlegen: Es gibt zahlreiche Vorlagen, die du im Netz findest

Screenshot: trusted.de

Quelle: x.com

Aber Achtung: Verzichte auf eine übertrieben formelle Dokumentation. Hier gilt mal wieder: so ausführlich wie nötig und so knapp wie möglich. Die wenigsten lesen sich gerne Dutzende Seiten mit Analysen und Problemlösungen durch. Und du arbeitest schließlich nicht für den Papierkorb, sondern um nutzwertige Informationen zu sammeln.

Fasse also du wichtigsten Erkenntnisse zusammen und liste die diskutieren Vorschläge auf. Das kann im Zweifel auch einfach nur eine Mindmap oder eine Liste mit Stichpunkten sein!

Du findest im Netz zahlreiche Anbieter, die dir die unterschiedlichsten Vorlagen für Mindmaps und Protokolle einer Retrospektive kostenlos zur Verfügung stellen.

Fazit: Deine Projektdokumentation wie du sie brauchst

Und das ist es eigentlich. Von der Planung über die Durchführung bis zum Projektabschluss beinhaltet deine Projektdokumentation alle wichtigen Dokumente, die du für dein Projekt brauchst.

Meine Liste ist natürlich nicht erschöpfend und es gibt noch viele andere Dokumente und Analysen, die in deiner Projektdokumentation Sinn machen können. E-Mails mit Feedback von Kund:innen oder Auftraggeber:innen zum Beispiel. Memos aus dem Management. Best Practices oder Briefings. Und so weiter.

Für jeden einzelnen Fall, jedes Projekt und jedes Business den einen besten Weg zu finden, ist quasi unmöglich. Aber mein Ratgeber kann dir einen Fingerzeig geben, wie deine Projektdokumentation aussehen könnte. Und am Ende ist eigentlich nur diese Faustregel wichtig:

Was auch immer du in der Projektdokumentation sammeln möchtest; stelle sicher, dass das jeweilige Dokument für dein Projekt und dein Team nützlich ist und in einer brauchbaren Form zentral und allen zugänglich ist.

Wenn du das verstanden hast, hast du die Projektdokumentation quasi durchgespielt.

Die wichtigsten Tools für eine saubere Projektdokumentation

Nachdem du nun weißt, was dokumentiert wird, schauen wir uns nun einmal an, wie dokumentiert wird.

Keine Sorge: Du musst dich bei der Dokumentation nicht mit Worddateien, Excel und PDFs rumschlagen – es sei denn, du möchtest gerne. Ansonsten gibt es für fast alles passende Software-Lösungen aus der Cloud. Das gilt auch für die Projektdokumentation.

Wie oben schon erwähnt, gibt es zahlreiche Cloud-Speicher, Projektmanagement-Lösungen und Zeiterfassung-Softwares. Ich stelle dir hier einige der Lieblinge der trusted-Redaktion vor und erkläre dir, wie du sie optimal einsetzt:

Cloud-Speicher als zentraler Ablageort

Cloud-Speicher sind eine praktische und mittlerweile vor allem sehr günstige Möglichkeit, Dateien zentral an einem Ort abzulegen und zu verwalten. Es gibt zahlreiche Anbieter und die Konkurrenz ist riesig. Für User natürlich ein positiver Aspekt, weil so die Preise vergleichsweise niedrig sind.

Es gibt sogar kostenlose Angebote, sodass bis zu 15 GB komplett gratis möglich sind. Je nach Platzbedarf fallen für deinen Cloud-Speicher also nicht einmal zusätzliche Kosten an!

SecureCloud

Zum Anbieter

Ist der aktuelle Testsieger im trusted-Test 2024 und hat sich diesen Platz völlig zu Recht erkämpft. Der Name ist hier nämlich Programm und der Anbieter überzeugt mit hohen Sicherheits- und Datenschutzstandards. Bonuspunkt: YSC wächst mit deinen Aufgaben mit und ist sehr gut skalierbar, für jede weitere Nutzerlizenz erhältst du nämlich 50 GB gratis dazu.

Google Drive

Zum Profil

Google Drive ist die Cloud-Speicher-Lösung von Google und eignet sich hervorragend für die Organisation und Verwaltung von Dateien und Dokumenten. Weil der Cloud-Speicher in die Office-Anwendung Google Workspace integriert ist, ist Google Drive eine ideale Lösung für Teams, die den Google Workspace bereits für die Arbeit nutzen.

leitzcloud

Zum Anbieter

Mit leitzcloud hast du einen der sichersten Cloud-Speicher-Anbieter aus Deutschland. Als Business-Speicher punktet leitzcloud mit zahlreichen zusätzlichen Features wie integriertem Chat, Team-Ordnern und vielfältigen Admineinstellungen. leitzcloud ist allerdings nicht ganz billig und daher für Freelancer und sehr kleine Teams vielleicht nicht die erste Wahl.

STRATO HiDrive

Zum Anbieter

Strato ist einer der bekanntesten Anbieter von Cloud-Speicherdiensten und Internet-Services. Strato bietet eine schnörkellose Benutzeroberfläche und großen Speicherplatz zu kleinem Preis. User müssen allerdings auf einige Extra-Features und den schicken Look neuer Anbieter verzichten. Dafür bietet Strato HiDrive aber ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Nicht den richtigen Cloud-Speicher gefunden? Du willst mehr über das Thema und die Anbieter erfahren? Kein Problem! Hier im großen Cloud-Speicher-Test von trusted findest du mit Sicherheit eine passende Lösung.

Time-Tracking-Tools für Projektzeiterfassung und -abrechnung

Zeiterfassung ist mittlerweile in allen Unternehmen Pflicht. Das ist keine Gängelung und bringt dir als Projektmanager auch Vorteile. Du hast Arbeitsaufwände im Blick, kannst besser planen und auch die Abrechnung ist deutlich einfacher. Wenn du eine Zeiterfassung-Software suchst, solltest du hier fündig werden:

Clockodo

Zum Anbieter

Clockodo ist mit der Note 1,3 Testsieger im aktuellen trusted-Test 2024. Die Anwendung aus Deutschland eignet sich für die Arbeits- und Projektzeit Erfassung ist damit natürlich ein idealer Kandidat. Zahlreiche zusätzliche Funktionen wie Rechnungsstellung und Urlaubsverwaltung auf einer übersichtlichen Oberfläche runden das starke Gesamtpaket ab.

TimeTac

Zum Anbieter

TimeTac ist die Zeiterfassung-Software des gleichnamigen Anbieters aus Österreich. Genau wie Clockodo eignet sich die Anwendung für die Arbeits- und Projektzeiterfassung und liefert auch Funktionen für die Urlaubsverwaltung. Allerdings ist TimeTac nicht ganz günstig und richtet sich eher an den Mittelstand und große Unternehmen.

TimePunch

Zum Anbieter

TimePunch ist vielfältig einsetzbar und erlaubt die Zeiterfassung via Desktop-App, Eingabemaske und sogar über Hardware-Terminals. Großer Pluspunkt: Die Anwendung integriert eine eigene Dokumentenablage, Kunden- und Personaldatenbank und liefert sogar eine Notizfunktion. Insgesamt ein sehr starkes Leistungspaket zu niedrigen Preisen.

ZEP

Zum Anbieter

ZEP eignet sich vor allem für umfassendes Projektmanagement aller Unternehmensgrößen. Zusätzlich verfügt die Anwendung über unkomplizierte Funktionen für die Personal- und Urlaubsverwaltung. Allerdings benötigt die Software einiges an Aufwand in der Konfiguration. Dafür hast du dann aber auch ein optimal passendes System für dein Team.

Projektmanagement-Tools für die automatische Dokumentation

Projektmanagement-Tools eignen sich nicht nur für die Verwaltung von Projekten. Moderne Anwendungen bieten eine unglaubliche Funktionsfülle: vom Aufgaben- und Workload-Management, über Dateiablagen bis hin zu präzisen Reportings im Projekt-Controlling. Und nicht zuletzt nehmen sie dir durch Automatisierungen einiges an Arbeit in der Projektdokumentation ab!

Ich stelle dir einige Allrounder vor, die ich in meinem letzten Test in den Fingern hatte und dir definitiv empfehlen kann:

monday.com

Zum Anbieter

Das Tool ist ein wahrer Alleskönner! Du benötigst zwar sicher etwas Zeit, um alle Funktionen sicher zu beherrschen, kannst dann aber aus dem Vollen schöpfen. Projekt-, Aufgaben- oder Workload-Management; mit der Anwendung geht so ziemlich alles. Übrigens kannst du mit der integrierten Zeiterfassung und Dokumentenablage alles von einem Ort aus erledigen.

awork

Zum Anbieter

awork ist eine Projektmanagementlösung aus Deutschland und überzeugt vor allem mit seiner Benutzerfreundlichkeit und super-modernen Oberfläche. Das macht die Anwendung in der Benutzung besonders leichtgängig und zu einem Kandidaten für Einsteiger:innen. Auch die eingebaute KI ist ein nützlicher Helfer. Klare Empfehlung für agile und hybride Projekt-Teams!

ClickUp

Zum Anbieter

ClickUp geht einen ähnlichen Weg wie monday.com und liefert Funktionsstärke auf einer ansprechenden Oberfläche bei vergleichsweise guter Bedienung. Ganz ohne Einarbeitung wirst du ClickUp dennoch nicht optimal nutzen können. Ihre großen Stärken hat die Anwendung vor allem im Multiprojektmanagement und im Bereich der Teamkommunikation.

Asana

Zum Profil

Durch ein Entwicklerduo von ehemaligen Facebook-Mitarbeitern entwickelt, legt Asana großen Wert auf Einfachheit und eine intuitive Bedienung. Das Tool arbeitet viel mit farblichen Markierung, Hervorhebungen und bündelt so viele Informationen wie möglich in einer Ansicht. Außerdem liefert Asana eine Vielzahl an Automatisierungen. Ein solider Allrounder für Bequeme!

Doch noch nicht das richtige Tool gefunden? Dann findest du in meinem aktuellen Projektmanagement-Vergleich alles Wissenswerte zu den einzelnen Anbietern und Softwares!

Tipps für deine Projektdokumentation

Eigentlich hast du damit schon alles, was du für eine funktionierende Projektdokumentation brauchst.

Trotzdem bekommst jetzt noch einmal ein paar Tipps und Tricks für deine Dokumentation auf dem Silbertablett serviert. So wird deine Doku zum einfachen aber effektiven System, dass dich und dein Team bei der Projektarbeit optimal unterstützt.

Tipp #1: Struktur ist King!

Selbst wenn du agil arbeiten solltest und nicht alles haarklein dokumentierst: Bleib bei deiner Struktur. Ja ich weiß, Formalitäten sind manchmal nervig, aber es gibt sie nicht umsonst. Wenn du einmal eine Struktur gefunden hast, mit der du und dein Team gut zurechtkommen, dann nutze sie auch.

Es spricht grundsätzlich nichts gegen Änderungen, aber such dir dafür vielleicht nicht einen Zeitpunkt mitten in einer Projektphase aus. Das verwirrt nur und ist am Ende kontraproduktiv.

Tipp #2: Finde einheitliche Namen für alle Dateien

Wo wir schon bei Formalitäten sind: Es gibt ein großes Gebot, das du unbedingt beachten solltest. Und das ist die einheitliche Benennung von Dateien und Dokumenten. Ohne Witz: das meine ich wirklich ernst! Du suchst dir später einen Wolf, wenn du deine Dateien nicht sauber benennst.

Es gibt unterschiedliche Varianten, aber ein System hat sich zumindest für mich bewährt (ich liebe es!). Hier ein Beispiel:

• Als Präfix das Datum: JJJJ-MM-TT
• Aussagekräftige Dokumententitel: Testablage
• Eine Versionsnummer: v01
• Ergebnis: 2024-03-10_Testablage_v01.pdf

Eine vereinfachte Variante, die ich im Alltag und sogar privat nutze, ist z.B.:

• 01_Testablage_01.pdf

So fehlt zwar das Datum, aber die Abfolge bzw. Nummerierung wird trotzdem deutlich und deine Ordner sind fein säuberlich strukturiert.

Du kannst natürlich auch andere Systeme fahren, solltest dann aber wie gesagt dabei bleiben! Sauber benannt ist halb gewonnen! Oder so.

Tipp #3: Smarte Automatisierungen helfen dir und deinem Team

Nutze Automatisierungen im Projekt-Alltag! Ob automatische Benachrichtigung oder Zeiterfassung: es erleichtert dir die tägliche Arbeit. Manche Projektmanagement-Tools übernehmen auch die Ablage von Dokumenten für dich oder erinnern dich an nötige Aktualisierungen. Gerade wiederkehrende und zeitbasierte Aufgaben kannst du so bequem managenden.

Automatisierungen erleichtern dir die Arbeit im Dokumenten- und Aufgabenmanagement

Screenshot: trusted.de

Quelle: asana.com

Statt also ständig an Hintergrund-Prozesse zu denken, kannst du dich auf die eigentliche Arbeit fokussieren.

Tipp #4: Lege Verantwortlichkeiten fest

Viele Köche verderben den Brei. Nichts ist schlimmer, als wenn Zuständigkeiten nicht klar definiert sind, und jedes Teammitglied irgendwo herumpfuscht. Es ist grundsätzlich gut, wenn sich das gesamte Team an der Projektdokumentation beteiligen möchte. Als Projektmanager solltest du aber einen klar abgesteckten Verantwortungsbereich definieren und Mitarbeit nur dort erlauben, wo es vorteilhaft ist.

Beispiel: Es ist okay, wenn Teammitglieder ihren Aufgabenstatus selbstständig dokumentieren, Meeting-Protokolle sollte aber der Projektmanager verwalten.

Tipp #5: Einarbeitung, Trainings und Workshops

Die Nutzung einer Projektablage fällt nicht allen sofort leicht. Die Wirkung einer Wissensbasis verpufft aber, wenn einzelne Teammitglieder sie nicht nutzen können. Mit Workshops und Schulungen kannst du alle auf ein Level bringen - und nein, das müssen keine ewig langen Meetings sein. Oft reichen bereits einige Praxis-Beispiele.