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Montag, 28 Mai 2018
11 Minuten Lesezeit

Agiles Projektmanagement - Das hat es mit Scrum und Co. auf sich und so setzen Sie es ein

Jessika Fichtel
Fachredakteurin für HR von trusted

Projektmanagement hat unterschiedliche Gesichter. Während die einen Unternehmen nach wie vor auf klassische Prozesse schwören, öffnen sich andere immer mehr für moderne Ansätze. Unter dem Oberbegriff agiles Projektmanagement werden diverse Methoden verstanden, die sich durch ein hohes Maß an Flexibilität, Schnelligkeit und Kollaboration auszeichnen. Erfahren Sie im Beitrag mehr über diese spannende Thematik – beispielsweise was genau agiles Projektmanagement ist, welche Benefits es mit sich bringt und ob es tatsächlich nur (wie ursprünglich gedacht) für die Software-Entwicklung oder auch für andere Branchen geeignet ist.

    Was ist agiles Projektmanagement?

    Das agile Projektmanagement hat seinen Ursprung in der Software-Entwicklung. Schon in den 1970er Jahren befasste sich ein gewisser Winston Royce, seines Zeichens Computer-Wissenschaftler und Direktor am Lockheed Software Technology Center in Houston, Texas mit der Thematik des agilen Projektmanagements. Das Ergebnis seiner Überlegungen war ein Thesenpapier, in dem es um die Entwicklung umfassender Software-Technologien geht.

    Heute wird agiles Projektmanagement längst nicht mehr nur für die Software-Entwicklung eingesetzt. Die verschiedenen Methoden, die diese Form von Projektmanagement umfasst, können in den unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt werden und erfreuen sich größter Beliebtheit.

    Das Wort „agil“ wird im Duden mit „von großer Beweglichkeit zeugend; regsam und wendig“ erklärt. Auf das Projektmanagement übertragen sind wahrscheinlich die Synonyme „dynamisch“ und „flexibel“ am aussagekräftigsten.

    Wenn es um die Frage „Was ist agiles Projektmanagement?“ geht, kommt man nicht umhin, auf vier zentrale Werte und 12 Prinzipien zu verweisen, die im Jahr 2001 im Zuge des Agilen Manifestes formuliert wurden. Um welche Punkte der Definition von agilem Projektmanagement es sich hierbei konkret handelt, soll weiter unten im Artikel noch genauer beleuchtet werden.

    Ganz allgemein kann gesagt werden, dass sich agiles Projektmanagement durch diese Kernaspekte auszeichnet:

    • Zusammenarbeit von kleinen Teams
    • Regelmäßige Zusammenkunft
    • Kontinuierlicher Austausch
    • Hohes Maß an Flexibilität
    • Kurzfristige Änderungen bis zum Schluss möglich
    • Schnelle Durchführung eines Projektes
    • Qualität des Produktes im Fokus
    • Iterative und inkrementelle Vorgehensweise
    Was bedeuten „iterativ“ und „inkrementell“?

    Eine interative Arbeitsweise zeichnet sich durch eine schrittweise Annäherung an das finale Ergebnis aus. Das Maß an Perfektion nimmt mit jeder Bearbeitungsschleife zu. Das inkrementelle Herangehen kann ebenfalls als schrittweise bezeichnet werden. Der Unterschied liegt jedoch darin, dass das Produkt nicht mehr und mehr perfektioniert, sondern stückweise entwickelt wird.

    Wichtig zu betonen ist außerdem, dass agiles Projektmanagement an sich keine Projektmanagement-Methode ist. Es handelt sich hierbei „lediglich“ um einen Oberbegriff für verschiedene Herangehensweisen an eine flexible Projektplanung.

    Das wiederum bedeutet, dass es keine einheitliche Definition oder Auffassung von agilem Projektmanagement gibt. Viele sehen hierin nach wie vor eine Sammlung von Methoden für die Entwicklung von Software. Andere lockern diese Auffassung auf und betrachten agiles Projektmanagement als allgemeinen Gegenentwurf zum klassischen Projektmanagement.

    Benefits und Notwendigkeit von agilem PM

    Dass das agile Projektmanagement gerade in aller Munde ist, hat natürlich seine Gründe. Befasst man sich eingehend mit den verschiedenen Methoden, stellt sich schnell heraus, dass diese eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich bringen. Außerdem kann auch gesagt werden, dass agiles Projektmanagement in vielen Fällen schlichtweg notwendig ist und klassische Projektmanagement-Methoden klar in den Schatten stellt.

    Vorteile vom agilen Projektmanagement:

    • Schnelle Identifikation des Problems/der Probleme
    • Schnelle Lösungsfindung
    • Hohes Maß an Flexibilität
    • Minimierung von Ressourcen
    • Effizienz
    • Schnelles Reagieren auf Fortschritte sowie Rückschläge
    • Leichte Umsetzung
    • Optimierung verschiedener Arbeitsprozesse
    • Fokus auf den Wünschen des Kunden
    • Viel Austausch und Feedback
    • Gute Kontrolle
    • Hohe Aussichten auf Erfolg
    • intensives Einbeziehen von Stakeholdern während des gesamten Projektes

    Zwar bringt das agile Projektmanagement auch ein paar Nachteile mit sich (beispielsweise die Gefahr, das eigentliche Ziel aus den Augen zu verlieren), doch kann gesagt werden, dass die Benefits in diesem Fall ganz klar überwiegen.

    Vor diesem Hintergrund ist es auch nicht überraschend, dass viele Verfechter des agilen Projektmanagements sogar so weit gehen, zu sagen, dass die verschiedenen Methoden in vielen Situationen absolut notwendig sind.

    Ein Punkt, der eindeutig hierfür spricht, ist die Schnelligkeit und damit einhergehend ein gewisser Wettbewerbsvorteil, der durch agiles Projektmanagement entstehen kann. Dies gilt nicht nur für die Software-Entwicklung, sondern für jede Form von Projekt.

    Auch der Fokus auf die Qualität des Produktes, das am Ende entstehen soll, erklärt, warum immer mehr Menschen agile Methoden nicht als Trend abtun, sondern hierin die Zukunft des modernen Projektmanagements sehen.

    Ganz allgemein eignet sich agiles Projektmanagement für alle Projekte, die…

    • einem stetigen Wandel unterliegen
    • in sehr kurzer Zeit umgesetzt und abgeschlossen werden müssen
    • ein umfangreiches Ziel verfolgen
    • mit wenig Aufwand umgesetzt werden sollen

    Seine Grenzen erreicht das agile Projektmanagement meist in traditionellen Unternehmen, die sich modernen Ansätzen gegenüber (noch) verschließen. Auch Projekte, deren Umfang klar definiert ist, lassen sich nur schwer mithilfe von agilen Methoden umsetzen – immerhin weiß man nie ganz genau, was der Verlauf des Prozesses in diesem Fall mit sich bringt.

    Agiles Projektmanagement Methoden

    Wie eingangs bereits erwähnt muss das agile Projektmanagement als Dachbegriff für verschiedene Methoden verstanden werden. Oder mit anderen Worten: Agiles Projektmanagement hat viele unterschiedliche Gesichter und kann nur schwer mit wenigen Worten erklärt werden.

    Nachfolgend sollen die drei bekanntesten Methoden für agiles Projektmanagement – Scrum, Kanban und Extreme Programming – ausführlich vorgestellt werden. Außerdem gibt Ihnen trusted einen Überblick über weitere agile Methoden.

    Scrum

    Bei der Scrum-Methode wird die Projektlaufzeit in mehrere Etappen – auch Sprints genannt – aufgeteilt. In täglich stattfindenden Daily Scrums (die maximal 15 Minuten dauern sollen) werden Zwischenergebnisse, Probleme und Aufgaben besprochen. Ist ein Sprint vorbei, treffen sich alle Teammitglieder zum Sprint Review. Im Zuge dieses Meetings wird das vorläufige Projektergebnis vorgestellt und besprochen.

    Wurde das Ziel noch nicht vollständig erreicht, startet der nächste Sprint. Dieser schrittweise Prozess wiederholt sich so lang, bis das Produkt allen Anforderungen (des Kunden beziehungsweise Stakeholders) entspricht. Wenn keine weiteren Optimierungsmaßnahmen mehr notwendig sind, kann das Projekt als abgeschlossen betrachtet werden. Jeder Mitarbeiter, der Teil eines Scrum-Teams ist, erhält eine von drei Rollen:

    • Product Owner: Diese Person entwickelt einen konkrete Vision vom finalen Produkt – inklusive Anforderungen und Priorisierungen. Es ist wichtig, dass es nur einen Product Owner pro Scrum-Team gibt.
    • Entwicklungsteam: Das selbstorganisierte Entwicklungsteam arbeitet auf Basis der Informationen vom Product Owner. Die Produkteigenschaften werden in der Reihenfolge behandelt, die dieser vorgegeben hat.
    • Scrum Master: Der Scrum Master ist kein Projektleiter, sondern eher eine Art Moderator. Seine Aufgabe besteht darin, von außen dafür zu sorgen, dass die Scrum-Methode richtig umgesetzt wird. Außerdem fördert er die Kommunikation zwischen Entwicklungsteam und Product Owner sowie während der Meetings.

    Neben den drei Rollen gibt es auch drei sogenannte Artefakte, ohne die die Scrum-Methode in der Praxis nicht umgesetzt werden kann. Hierbei handelt es sich konkret um:

    • Product Backlog: Dieses Dokument wird vom Product Owner geführt und stetig erweitert. Es kann auch als Anforderungskatalog bezeichnet werden.
    • Sprint Backlog: Hieraus geht hervor, welche Anforderungen an das Produkt während einer Sprint-Einheit behandelt werden. Das Dokument bildet außerdem einen wichtigen Ausgangspunkt für darauf folgende Sprints.
    • Product Increment: Aus dem Product Increment geht hervor, welches funktionsfähige Zwischenprodukt am Ende eines jeden Sprints entwickelt wurde.

    Kanban

    Neben Scrum ist Kanban die zweite große agile Projektmanagement-Methode. Sie funktioniert nach dem folgenden Muster:

    • bestehende Prozesse werden als Basis verstanden und dienen der Orientierung
    • Workflows, bekannte Probleme und bereits vorhandene Ergebnisse werden visualisiert – beispielsweise durch Klebezettel an einem Whiteboard; ein Klebezettel = ein Ticket = eine Aufgabe
    • durch diese Visualisierung wird das Projekt sofort übersichtlich und transparent
    • anschließend findet eine Limitierung parallel stattfindender Aufgaben statt; auf diese Weise wird Multitasking vermieden
    • außerdem werden durch die Limitierung Probleme schneller sichtbar und die Durchlaufzeiten einer Aufgabe kürzer
    • beim Bearbeiten der Tickets soll ein möglichst gleichmäßiger Flow entstehen; das heißt, die verschiedenen Aufgaben fließen ohne lange Wartezeiten oder gar Blockaden durch das System
    • alle Faktoren, die den Flow behindern (könnten), werden kritisch unter die Lupe genommen und gegebenenfalls beseitigt
    • die Optimierungen, die durch Kanban durchgeführt werden, sind meist klein; darum wird der Methode gern ein „sanfter Stil“ und eine widerstandslose Einführung in Unternehmen nachgesagt
    • Ziel von Kanban ist es, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren

    Extreme Programming

    Wie es der Name bereits vermuten lässt, wird die agile Projektmanagement-Methode Extreme Programming (auch schlicht XP genannt) vorrangig im Bereich der Software-Entwicklung eingesetzt. Vor allem dann, wenn der Aufwand nur schwer einzuschätzen ist, die Kosten aber so gering wie möglich gehalten werden sollen, ist die Nutzung von XP sinnvoll.

    Diese Methode für agiles Projektmanagement setzt auf folgende Ansätze:

    • Ständige Reviews (es arbeiten immer zwei Programmierer zusammen, die sich gegenseitig kontrollieren)
    • Ständiges Testen
    • Ständiges Designen und Redesignen
    • Ständiger Kontakt zum Auftraggeber

    Extreme Programming zeichnet sich dadurch aus, dass zwar bewährte Techniken eingesetzt, diese aber bis ins Extreme gesteigert werden, um ein möglichst befriedigendes Ergebnis zu erzielen.

    Der wohl wichtigste Aspekt von XP ist das „Programmieren in Paaren“. Diese Methodik sieht vor, dass immer zwei Programmierer an einem Endgerät arbeiten. Während der eine programmiert, liest der andere permanent gegen („Review“) und schlägt sofort Alarm, wenn ihm ein Fehler auffällt. Um die Aufmerksamkeit dauerhaft aufrecht zu erhalten, werden die Rollen in regelmäßigen Abständen gewechselt. Es gibt also nicht den einen Programmierer und den einen Kontrolleur. Beide Teammitglieder müssen beide Rollen einnehmen können.

    Weitere Methoden

    Neben den drei Methoden, die Ihnen trusted detailliert vorgestellt hat, gibt es noch viele weitere Ansätze, die sich durchaus als effektiv für bestimmte Teams und Projekte herausstellen können. Hierzu gehören:

    • Lean
    • Scrumban
    • Crystal
    • DSDM
    • Feauture-driven Development
    • Agile Unified Process
    • Adaptive Software Development
    • Rapid Application Development

    Das Agile Manifest

    Weiter oben im Beitrag, als es um die Frage „Was ist agiles Projektmanagement“ ging, wurde bereits auf das sogenannte Agile Manifest hingewiesen. Hierbei handelt es sich um ein Dokument, das 2001 von 17 Erstunterzeichnern („The Agile Alliance“) formuliert wurde und den Originaltitel „Manifesto for Agile Software Development“ trägt.

    Aus dem Agilen Manifest gehen vier zentrale Werte und zwölf Prinzipien des agilen Projektmanagements hervor:

    4 zentrale Werte

    1. Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen
    2. Funktionierende Software steht über umfassender Dokumentation
    3. Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über Vertragsverhandlungen
    4. Reagieren auf Veränderung steht über dem Befolgen eines Plans

    12 Prinzipien

    1. Die Zufriedenheit des Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Software genießt oberste Priorität
    2. Auch wenn die Entwicklung fast abgeschlossen ist, sind Anforderungsänderungen immer erwünscht; Veränderungen werden als Wettbewerbsvorteil für den Kunden verstanden
    3. funktionierende Software soll regelmäßig innerhalb weniger Wochen oder Monate geliefert werden; grundsätzlich wird eine kurze Zeitspanne immer bevorzugt
    4. Eine enge und tägliche Zusammenarbeit von Fachexperten und Entwicklern wird vorausgesetzt
    5. Projekte sollten „rund um motivierte Individuen“ errichtet werden; diese sollen das Umfeld und die Unterstützung erhalten, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen
    6. Face-to-Face-Gespräche sind die bevorzugte Kommunikationsmethode; diese übermittelt Informationen so effizient und effektiv wie möglich
    7. Das wichtigste Fortschrittsmaß ist funktionierende Software
    8. Agile Prozesse sollen eine nachhaltige Entwicklung fördern; alle Beteiligten, also Auftraggeber, Entwickler und Benutzer, sollen ein gleichmäßiges Tempo halten können – und das auf unbestimmte Zeit
    9. Das Augenmerk soll ständig auf technischer Exzellenz und gutem Design liegen
    10. Einfachheit ist essenziell
    11. Selbstorganisierte Teams erschaffen die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe
    12. Das Team ist angehalten, in regelmäßigen Abständen zu reflektieren, wie es noch effektiver werden kann; entsprechend wird das Verhalten geändert

    Hier können Sie das komplette Agile Manifest und seine Geschichte nachlesen.

    Agiles Projektmanagement - nur für die Software-Entwicklung?

    Weil der Ursprung des agilen Projektmanagements in der Software-Entwicklung liegt – und beispielsweise auch das Agile Manifest von Programmierern formuliert und unterzeichnet wurde – gehen viele davon aus, dass Methoden wie Scrum, Kanban und Co. nur in dieser Branche einsetzbar sind.

    Tatsächlich hat das agile Projektmanagement in den letzten Jahren jedoch einen so großartigen Siegeszug gefeiert, dass es mittlerweile in nahezu jedem Bereich zu finden ist. Branchen, in denen agiles Projektmanagement außerordentlich beliebt ist, sind beispielsweise:

    • Bauwesen
    • Bildung
    • Finanzwesen
    • Marketing
    • Produktentwicklung/-Design

    Gerade da, wo großer Wert auf eine enge, kollaborative Zusammenarbeit gelegt wird, nutzen Unternehmen immer öfter agile Methoden für das Projektmanagement. Es gibt also grundsätzlich keine Branche, in der die Techniken nicht hilfreich wären.

    Checkliste - So führen Sie agiles Projektmanagement in Ihrem Unternehmen ein

    • Vergleichen Sie klassisches und agiles Projektmanagement miteinander
    • Erarbeiten Sie im Team Vor- und Nachteile des agilen Projektmanagements für Ihr Unternehmen
    • Klären Sie, ob eine agile Projektmanagement-Methode für Ihr Vorhaben in Frage kommt
    • Vergleichen Sie verschiedene agile Methoden miteinander, beispielsweise Scrum, Kanban, Extreme Programming oder andere Methoden
    • Stellen Sie ein kleines Projektteam zusammen
    • Definieren Sie ein Ziel
    • Verteile Sie die Rollen
    • Beschaffen Sie alles, was für die Umsetzung der Methode notwendig ist, bspw. ein Whiteboard, Stifte, Post-Its, Karteikarten, etc.
    • Verteilen Sie die Aufgaben
    • Setzen Sie die gewählte Methode für agiles Projektmanagement in der Praxis um
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