Was ist POS Point of Sale?

“Point of Sale” ist zunächst einmal der Ort und Zeitpunkt, an dem Verkäufe sich de facto abspielen. Die Supermarktkasse ist hier das klassische Beispiel. Das Addieren von Einzelbeträgen und Ausstellen von Quittungen stellt in modernen POS Systeme allerdings nur noch einen sehr kleinen Teil des Funktionsumfangs dar. Die neue POS Generation kennt quasi keine Grenzen mehr. Sie hat es sich zur Aufgabe gemacht, die gesamte Verwaltung von Shops und gastronomischen Betrieben zu bündeln. Eine App, die alles kann - zumindest aber immer die passende Schnittstelle bereithält.

Komplett wird ein POS System aber erst durch die Hardware (Point of Sale Equipment): Computer, Bargeldkasse und Quittungsdrucker sowie auf Wunsch auch weitere Geräte.

Ein modernes POS System passt sich modular an Ihre Bedürfnisse an - das gilt für Hardware und Zusatz-Software gleichermaßen.

Wie funktioniert ein POS System?

Alle POS Systeme haben dieselben Grundfunktionen. Darüber hinaus treten allerdings große Unterschiede auf.

Grundfunktionen

Ein POS System bucht zunächst die Waren, die der Kunde kaufen möchte. Das geschieht entweder manuell oder über Barcodes. Dann folgt der Bezahlvorgang. Dafür gibt das Kassensystem den Endbetrag an, verbucht die Zahlung und druckt eine Quittung. Auch Kartenzahlungen werden über das POS System an den Payment Service Provider vermittelt. Die zentrale Aufgabe des POS Systems ist damit eigentlich abgeschlossen.

Spezialfunktionen

Moderne Kassensysteme gehen weiter. Je nach Anbieter werden Daten über den Verkauf an Programme aus Bestandsverwaltung, Lagerverwaltung, Einkauf, Reporting oder Buchhaltung weitergegeben. Außerdem lässt sich der Verkaufsprozess modifizieren, indem Sie beispielsweise Kundendateien anlegen, Rabatte hinterlegen und einiges mehr.

Sonderfall Gastronomie

Restaurant Point of Sale Systeme übernehmen außerdem die Koordination von Kellnern, Theke und Küche. Entweder mit mobilen Endgeräten oder über eine zentrale Kasse werden Bestellungen gebucht und ohne Zeitverlust an die entsprechenden Stellen weitergeleitet, wo ein Drucker sofort die entsprechenden Bons ausspuckt.

Für wen ist Point of Sale Software geeignet?

Die klassische Anwendung für POS Solutions sind Handel, Gastronomie und Dienstleistungsgewerbe. Für jedes Feld gibt es Speziallösungen, die auf die besonderen Anforderungen zugeschnitten sind.

Handel

Oftmals werden POS Solutions für den Handel um zusätzliche Funktionen wie Inventur Software und Möglichkeiten für den eCommerce erweitert. Auch Funktionen für Buchhaltung und Nachbestellung sind teilweise integriert. Eine solche umfassende Lösung wird dann auch als “Retail Management System” bezeichnet, weil damit nicht nur der Verkauf selbst ermöglicht wird, sondern außerdem viele Funktionen des Managements.

Gastronomie

Spezielle “Restaurant Point of Sale Systems” verfügen über eine Tischverwaltung, drahtlose Bon-Drucker für die Küche und eine für Kellner optimierte Benutzeroberfläche. Selbstverständlich gehören auch Bewirtungsbelege und Gutscheinverwaltung zu den zentralen Funktionen. Besondere Features umfassen Online Speisekarten und Reservierungsverwaltung.

Auch für Schnellrestaurants und Imbisse gibt es spezielle Lösungen!

Dienstleistungsgewerbe

Die besonderen Anforderungen im Dienstleistungsgewerbe liegen vor allem in einer Verknüpfung von Online-Angebot und Vor-Ort-Service. Buchungsformulare und stets aktualisierte Infos lassen sich mit einem speziellen Dienstleistungs-Kassensystem einfach und schnell verwalten.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Zu den Kernfunktionen des Point of Sale gehören:

• Kassenverwaltung
• Belegausstellung
• Reporting

Länger ist hingegen die Liste der Zusatzfunktionen, die je nach Anbieter und Spezialisierung start variiert:

• Kreditkartenakzeptanz
• Buchhaltung
• eCommerce Integration
• Bestandsverwaltung
• Inventur
• Lagerverwaltung
• Einkauf
• Delivery Management für Lieferdienste
• Customer Relationship Management
• Mitarbeiter Verwaltung
• Versand
• Self-Service Funktionen
• usw.

Hardware: Kartenlesegeräte und mehr

Zu einem kompletten ePOS System gehört neben der Software auch die entsprechende Hardware. Die Basisausstattung besteht aus:

• Bildschirm
• Tastatur
• Bargeldkasse
• Quittungsdrucker

Bei einem Ipad POS werden Bildschirm und Tastatur durch das Tablet ersetzt, alternativ auch ein herkömmlicher PC bzw. Mac. Bei vielen Anbietern erhalten Sie auch die passende Hardware zur Software, teilweise müssen Geräte allerdings extern bestellt werden. Details zur Kompatibilität müssen Sie individuell klären.

Weitere Geräte ergänzen bei Bedarf Ihren Point of Sale:

• Barcode-Leser
• Kartenlesegerät
• Waage
• Fließband
• Kundenbildschirm

Mobile Kassensysteme verfügen über ein transportables Kartenlesemodul, das nur mit einem Tablet oder Smartphone verbunden werden muss, um ortsunabhängig Zahlungen akzeptieren zu können.

Die Vorteile eines Point of Sale Systems

Wenn Sie täglich mit einer größeren Kundenzahl zu tun haben, gibt es zu einem soliden POS System keine Alternative. Dabei ist zunächst einmal wichtig, dass es zuverlässig und schnell arbeitet, damit Sie mit dem Bezahlvorgang nicht unnötig Zeit verschwenden. Die Akzeptanz von Geld- und Kreditkarten gehört für immer mehr Menschen zum guten Service, sodass Sie hier bei Ihren Kunden punkten können. Die Punkte Schnelligkeit, Zuverlässigkeit & zusätzliche Zahlungsmittel sind die drei grundlegenden Vorteile eines Point of Sale Systems.

Die zahlreichen Zusatzfeatures bieten vor allem Ihrem Unternehmen Vorteile, denn Sie sparen durch die integrierte Gesamtlösung nicht nur erheblich am Preis, sondern profitieren außerdem von den nahtlos geteilten Daten. Jeder Verkauf aktualisiert automatisch Ihre Bestände, Buchhaltung, Reports und vieles mehr. Mit einem Online POS stehen Ihnen diese Daten jederzeit und überall zur Verfügung. So sind Sie stets aktuell informiert und haben alle relevanten Prozesse im Griff.

Ein weiterer großer Vorteil sind die vielfältigen Möglichkeiten in Bezug auf Ihre Verkaufs- und Marketingstrategie. Sie können zum Beispiel jederzeit Rabattaktionen durchführen oder Kundenkarten ausstellen. Auch eine Verknüpfung von Offline- und Online-Marketing ist möglich.

Umsatz ist nicht alles, aber ohne Umsatz ist alles nichts.

Gibt es auch Nachteile?

Probleme entstehen vor allem dann, wenn ein POS System nicht zu Ihrem Unternehmen passt oder falsch verwendet wird. Das Kassensystem in einem Supermarkt ist zum Beispiel auf Geschwindigkeit ausgelegt, damit die Kunden nicht zu lange in der Kasse stehen. Deshalb gibt es Fließbänder und fast alle Waren sind mit Barcodes versehen. Dasselbe Design würde in einer Edelboutique Kunden eher abschrecken.

Andere Probleme entstehen durch falsche Nutzung. Deshalb ist es notwendig, dass Sie Ihre Mitarbeiter stets auf dem Laufenden halten, was Neuerungen am Point of Sale angeht.

Das kostet ein POS System

Moderne Point of Sale Systeme erhalten Sie für eine monatliche Gebühr von etwa 50-250€. Der Preis wird vor allem durch die Anzahl der Kassen, Nutzer und Zusatzfeatures bestimmt. Besondere Kosten fallen vor allem dann an, wenn Sie ein System zur Akzeptanz von Kartenzahlungen nutzen. Für jede Transaktion wird hier eine prozentuale Gebühr von bis zu 3% der Transaktionssumme fällig.

Beim Thema Hardware gibt es teilweise Leasingmodelle, üblich ist jedoch der Kauf der Geräte. Die Preise für eine Grundausstattung aus Bondrucker, Bargeldkasse und entsprechenden Kabeln liegen bereits bei etwa 400€ - wobei Computer oder Tablet hier nicht inbegriffen sind.

Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten?

Ein auf Ihren Unternehmenszweck zugeschnittenes POS System hat große Vorteile, deshalb sollten Sie zunächst die Anbieter nach der Spezialisierung filtern. Die zwei großen Teilgebiete sind Handel und Gastronomie, wohingegen dem Dienstleistungsgewerbe bei vielen Anbietern nur die auf den Einzelhandel zugeschnittenen Systeme bleiben.

Einer der wichtigsten Punkte bei der Anbieterwahl ist die Frage nach den Zusatzfunktionen & Schnittstellen. Einige Point of Sale Systeme sind so leistungsfähig, dass Sie damit problemlos ein kleines Gewerbe managen können. Vielleicht bevorzugen Sie aber ein Programm, das sich auf die Kernkompetenzen von Point of Sale beschränkt: Rechnungen erstellen und Zahlungen entgegennehmen.

Ein immer wichtiger werdendes Thema ist die Kartenakzeptanz. Manche POS Systeme arbeiten nur mit bestimmten Banken oder Zahlungsdienstleistern (Payment Service Provider) zusammen, sodass die Rahmenbedingungen und Gebühren sich stark unterscheiden.

Auch der monatliche Preis für das POS Program selbst fällt ins Gewicht. Gerade junge Unternehmen und kleine Einzelhändler oder Restaurants sollten darauf achten, nicht zu viel für das System zu bezahlen, da diese Kosten als Fixkosten anfallen. Im Zweifelsfall spielt in diesem Zusammenhang auch die Vertragslaufzeit eine Rolle.

Der Markt um Point of Sale Systeme

Folgende Unternehmen aus dem deutschen und internationalen Markt haben POS Systeme im Angebot:

• Bindo POS
• CIN7
• Clover
• Comarch PoS
• GASTROFIX
• GoFrugal
• iPad POS
• iZettle
• iVend Retail
• leafPOS
• Lightspeed POS
• Odoo
• Orderbird
• PosBill
• Shopify
• ShopKeep
• Square Register
• SumUp
• TouchBistro
• Vectron POS
• Vend

Fazit: Registrierkasse war gestern

Point of Sale Software beschränkt sich längst nicht mehr auf das Ausstellen von Quittungen. Mit den Tools optimieren Sie den gesamten Verkaufsprozess - und sogar noch mehr als das. Die Zusatzfeatures erfassen nahezu alle Management-Bereiche und so können POS Systeme zu einem der wichtigsten Teile Ihres Unternehmens werden. In der trusted.de POS Point of Sale Übersicht finden Sie schnell den passenden Anbieter!