Worauf muss ich bei der Auswahl von Point-of-Sale-Software achten?
Der erste und wichtigste Aspekt ist die Rechtssicherheit. Halten Sie GoBD und Co. nicht ein, drohen hohe Geldbußen. Des weiteren sollten Sie darauf achten, dass alle Must-have-Funktionen für Ihren Betrieb vorhanden sind. Machen Sie sich hier am besten vorab eine Liste mit allen wichtigen Kernfunktionen. Im nächsten Schritt sollten Sie bestimmen, ob und welche Hardware Sie benötigen. Sollten kostenlose Testphasen vorhanden sein, sollten Sie diese definitiv nutzen, um die Usability des Tools zu prüfen.
Legen Sie fest, welche Funktionen Sie unbedingt für Ihr Business brauchen
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Quelle: ready2order.com
Welche (Spezial-) Funktionen benötigen Sie?
Bei der Wahl Ihres POS-Systems sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, ein angepasstes Funktionspaket zu verwenden. Achten Sie beispielsweise auf spezielle Angebote und Pakete für Ihre Branche wie die Gastronomie, Dienstleister:innen und Co. So ist es Ihnen eher möglich, viele Ihrer benötigten Funktionen an einem Ort zusammenzulegen, ohne zusätzliche Software für Ihr Kassenbuch, die Warenwirtschaft und dergleichen zu benötigen.
Berücksichtigen Sie angepasste Pakete für Ihre Branche
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Brauchen Sie nur eine Software oder auch Hardware?
Sollten Sie noch ganz am Anfang mit Ihrem Business stehen oder wegen der gesetzlichen Vorgaben in Deutschland auf ein neues System umrüsten müssen, dann ergibt es natürlich Sinn, sich gleich ein komplettes Paket inklusive Hardware zuzulegen. In diesem Fall ist es nämlich wahrscheinlicher, dass alle Komponenten kompatibel sind und Sie vom Anbieter entsprechenden Support erhalten.
Neue Hardware kann eine sinnvolle Investition sein
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Sollten Sie bereits ein elektronisches Kassensystem nutzen, ist es eventuell zielführender, nur auf die Software zu setzen. Achten Sie jedoch darauf, ob Ihre Hardware und die neue Software auch miteinander kompatibel sind.
Achten Sie beim Einsatz alter Hardware darauf, ob diese kompatibel ist
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Um in Deutschland ein POS-System nutzen zu dürfen, muss dieses gewissen rechtlichen Standards entsprechen. Das sind die GoBD und die KassenSichV. Diese erfordern von ihnen die Nutzung einer TSE. Was es mit diesen kryptischen Abkürzungen auf sich hat, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten:
Die GoBD
GoBD ist die Abkürzung für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form”. Mit diesen Richtlinien wird festgelegt, wie Unternehmer:innen Ihre elektronischen Finanzdaten (beispielsweise aus einem POS-System) zu erstellen und zu verwalten haben, damit diese von den Finanzbehörden als zulässige Dokumente anerkannt werden. Die GoBD ergänzt weitere geltende Vorschriften wie etwa die Steuergesetze oder das Handelsgesetzbuch.
Die KassenSichV
Bei der Kassensicherungsverordnung oder kürzer KassenSichV handelt es sich um eine
“Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vorschreibt. Die KassenSichV vom 26.9.2017 basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 16.12.2016. Dieses Gesetz wird auch Kassengesetz oder KassenG genannt.”
Das bedeutet konkret, dass Sie gesetzlich dazu verpflichtet sind, Ihre Kasse nach gesetzlichen Vorgaben vor Manipulation zu schützen. Dazu gehört auch die Einrichtung einer TSE.
Die TSE
TSE steht für “Technische Sicherheitseinrichtung”. Sie sorgt dafür, dass eine nachträgliche Manipulation der Daten in Ihrem elektronischen Kassensystem nicht mehr möglich ist. Einfach ausgedrückt landen Ihre Daten dabei in einem geschützten Bereich Ihres Systems, auf den Sie als User keinen manuellen Zugriff haben. Dort werden Ihre Daten mit einer Signatur versehen und sicher abgespeichert. Eine TSE gibt es entweder als Online-Variante oder als Modul, dass Sie in Ihrer Kasse verbauen.
KMUs sollten Möglichkeiten für Wachstum, Kundenbindung und Unternehmensplanung zur Verfügung haben
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Quelle: locafox.de
In diesem Vergleich erfüllen alle fünf vorgestellten Top-Kandidaten sowohl die Vorgaben der GoBD sowie der KassenSichV. Teilweise werden auch die Vorgaben des österreichischen Pendants in Form der RKSV erfüllt.
