Worauf muss ich bei der Auswahl von Point-of-Sale-Software achten?
Der erste und wichtigste Aspekt ist die Rechtssicherheit. Hältst du GoBD und Co. nicht ein, drohen hohe Geldbußen.
Des Weiteren solltest du darauf achten, dass alle Must-have-Funktionen für deinen Betrieb vorhanden sind. Mache dir hier am besten vorab eine Liste mit allen wichtigen Kernfunktionen.
Im nächsten Schritt solltest du bestimmen, ob und welche Hardware du benötigst. Wenn es kostenlose Testphasen gibt, dann nutze diese ausgiebig, um das Tool in Sachen Usability und Co. für deinen Use Case auszuprobieren.
Lege fest, welche Funktionen du unbedingt für dein Business brauchst, wie beispielsweise Gastro-Features
Welche (Spezial-)Funktionen brauchst du?
Bei der Wahl deines POS-Systems solltest du auf jeden Fall darauf achten, ein angepasstes Funktionspaket zu verwenden. Es gibt beispielsweise spezielle Angebote und Pakete für bestimmte Branchen wie die Gastronomie, Dienstleister:innen und Co.
So ist es dir eher möglich, viele deiner benötigten Funktionen an einem Ort zusammenzulegen, ohne zusätzliche Software für dein Kassenbuch, die Warenwirtschaft und dergleichen anschaffen zu müssen.
Berücksichtige angepasste Pakete für deine Branche
Brauchst du nur Software, oder auch Hardware?
Du bist noch ganz am Anfang mit deinem Business? Oder musst du wegen der gesetzlichen Vorgaben in Deutschland auf ein neues System umrüsten? Dann ergibt es natürlich Sinn, sich gleich ein komplettes Paket inklusive Hardware zuzulegen.
In diesem Fall ist es nämlich wahrscheinlicher, dass alle Komponenten kompatibel sind und du vom Anbieter entsprechenden Support erhältst.
Neue Hardware kann eine sinnvolle Investition sein
Solltest du bereits ein elektronisches POS-Kassensystem nutzen, ist es aus Finanzsicht smart, nur auf die Software zu setzen. Achte jedoch darauf, ob deine Hardware und die neue Software auch miteinander kompatibel sind.
Achte beim Einsatz alter Hardware darauf, ob diese kompatibel ist
Um in Deutschland ein POS-System nutzen zu dürfen, muss dieses gewissen rechtlichen Standards entsprechen. Das sind die GoBD und die KassenSichV. Diese erfordern von dir die Nutzung einer TSE. Was es mit diesen kryptischen Abkürzungen auf sich hat, erkläre ich dir hier in Kürze:
Die GoBD
GoBD ist die Abkürzung für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form”.
Mit diesen Richtlinien wird festgelegt, wie du als Unternehmer:in elektronische Finanzdaten (beispielsweise aus einem POS-System) erstellen und verwalten musst, damit diese von den Finanzbehörden als zulässige Dokumente anerkannt werden. Die GoBD ergänzt weitere geltende Vorschriften wie etwa die Steuergesetze oder das Handelsgesetzbuch.
Die KassenSichV
Bei der Kassensicherungsverordnung oder kürzer KassenSichV handelt es sich um eine
“Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vorschreibt. Die KassenSichV vom 26.9.2017 basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 16.12.2016. Dieses Gesetz wird auch Kassengesetz oder KassenG genannt.”
Das bedeutet konkret, dass du gesetzlich dazu verpflichtet sind, deine Kasse nach gesetzlichen Vorgaben vor Manipulation zu schützen. Dazu gehört auch die Einrichtung einer TSE.
Die TSE
TSE steht für “Technische Sicherheitseinrichtung”. Sie sorgt dafür, dass eine nachträgliche Manipulation der Daten in deinem elektronischen POS-Kassensystem nicht mehr möglich ist.
Einfach ausgedrückt landen deine Daten dabei in einem geschützten Bereich deines Kassensystems, auf den du keinen manuellen Zugriff hast. Dort werden deine Daten mit einer Signatur versehen und sicher abgespeichert. Eine TSE gibt es entweder als Online-Variante oder als Modul, dass du in deiner Kasse verbaust.
Eine TSE ist Pflicht für eine gesetzeskonforme Kassenführung
In diesem Vergleich erfüllen alle fünf vorgestellten Top-Kandidaten sowohl die Vorgaben der GoBD sowie der KassenSichV. Teilweise werden auch die Vorgaben des österreichischen Pendants in Form der RKSV erfüllt.
