Die Gastronomie ist eine Branche, in der es oft hektisch zugeht. Gäste wollen bedient, Gerichte serviert und Reservierungen angenommen werden. Das zu managen kann in vielen Fällen eine echte Herausforderung sein. Das ist gerade dann der Fall, wenn Sie beispielsweise wegen Krankheit oder anderer Umstände unterbesetzt sind. Hier schafft Gastronomie-Software wertvolle Abhilfe.

Ersetzen Sie Ihre analoge Zettelwirtschaft mit einem digitalen, zentralen Verwaltungssystem, an dem Sie Kasse, Reservierungsbuch und Tischplan geordnet an zentraler Stelle bündeln. Nutzen Sie mobile Erweiterungen und lassen Sie Ihre Service-Mitarbeiter:innen direkt vom Tisch aus Bons in die Küche schicken, ganz ohne zusätzliche Laufwege. Automatisieren Sie den Tagesabschluss, führen Sie geordnet Kassenbuch und vieles mehr. Was die Tools sonst noch können, hängt vom jeweiligen Anbieter ab. trusted hat sich für Sie auf dem Markt umgesehen und stellt die besten Anbieter und deren Software-Lösungen im Detail vor.

Was ist Gastronomie-Software?

Gastronomie-Software dient dem digitalen Management Ihres Gastronomiebetriebs. Sie finden in einer handelsüblichen Gastro-Lösung sowohl Features für die Verwaltung wie Warenwirtschaft oder Personalmanagement, aber auch Funktionen für das Tagesgeschäft. Das sind vorwiegend die Kasse und das Kassenbuch, Bestellmanagement, die Tischpläne und die Reservierungsfunktion. Welche Software Ihnen was bietet, ist stark vom jeweiligen Anbieter abhängig. trusted verrät Ihnen, bei welchem Tool Sie welche Features finden.

Die wichtigsten Funktionen und Features von Gastronomie-Software

Obwohl die Ausführungen von Gastronomie-Apps sehr unterschiedlich ausfallen können, gibt es doch einige Softwarebereiche, die Sie bei vielen Lösungen wiederfinden. Diese wichtigsten Funktionen und Features stellt Ihnen trusted hier in Kürze vor:

Kassensoftware

Die Kassensoftware ist das Herzstück jeder Gastro-Software. Sie sollten damit mindestens eine Zahlungsart akzeptieren können, am besten sind aber natürlich mehrere Optionen. Bringen Sie beim Hersteller am besten vorab in Erfahrung, welche Zahlungsmöglichkeiten mit dem jeweiligen Kassensystem angeboten werden können. Übliche Methoden sind Zahlung in Bar, mit der EC- oder Kreditkarte sowie Online-Zahlungen mit PayPal, Alipay und mehr. Mehrere Zahlungswege bieten Ihnen zum Beispiel Lightspeed POS oder Zettle.

Die Kasse ist das Herzstück jeder guten Gastronomie-Software

Quelle: ready2order.com

Buchhaltung/Kassenbuch

Sobald Sie Barzahlungen anbieten, müssen Sie als Unternehmer:in ein Kassenbuch führen. Damit legen Sie lückenlos Ihre Finanzberichte bei Ihrer Steuerkanzlei bzw. beim Finanzamt vor. Viele Anbieter haben ein solches Buch in digitaler Form in deren Portfolio. Beachten Sie, dass Sie bei Anbietern wie ready2order oder Amadeus360 das Kassenbuch als separates Add-on erst zu Ihrem Tarif hinzubuchen müssen.

Für eine rechtlich abgesicherte Buchhaltung darf ein Kassenbuch nicht fehlen

Quelle: amadeus360.de

Bestellsystem

Im Kern dient das Bestellsystem Ihrem Service-Team dazu, Bestellungen schnell und effizient digital aufzunehmen. Haben Sie mobile Geräte angebunden, erledigen Ihre Kellner:innen so Bestellungen direkt am Tisch und können kabellos die Orderbons direkt an die Küche schicken. Eine besondere Art des Bestellsystems ist der Self-Service, bei dem Kund:innen beispielsweise per QR-Code die Speisekarte aufrufen und selbst Ihre Bestellung vornehmen können.

Für eine rechtlich abgesicherte Buchhaltung darf ein Kassenbuch nicht fehlen

Quelle: gastronovi.de

Diese Taktik findet vor allem durch den kontaktlosen Vorgang ohne Speisekarten seit der Corona-Pandemie Anklang. Ein entsprechendes System finden Sie zum Beispiel bei gastronovi. Natürlich gibt es noch die klassische Online-Bestellung, bei der Kund:innen Speisen und Getränke online im Zuge eines Lieferdienstes bei Ihnen ordern oder bei Ihnen vor Ort als Take-away abholen. Ein passendes System zur Umsetzung eines solchen Systems ist zum Beispiel order smart mit seinem Web- und App-Shop.

Teils können Kund:innen mit dem passenden Bestellsystem auch selbst Speisen und Getränke bei Ihnen ordern

Quelle: ordersmart.de

Warenwirtschaft

Manche Gastro-Programme bieten Ihnen eine angegliederte Warenwirtschaft. Mit dieser überprüfen Sie den Fluss Ihrer Arbeitsmaterialien, also vornehmlich Lebensmittel und Kochutensilien innerhalb Ihres Betriebs. So werden Sie rechtzeitig über Engpässe bei Artikelbeständen informiert, können den Verbrauch der Waren über Zeit dank der Berichte besser einschätzen und dementsprechend Ihre Einkäufe effizienter planen. Warenwirtschaftsfeatures finden Sie beispielsweise bei AFS-Gastro oder ready2order.

Behalten Sie mit Warenwirtschaftsfunktionen den Überblick über Ihre Produktbestände

Quelle: locafox.de

Online-Reservierung

Mit einem Modul zur Online-Reservierung erlauben Sie Ihrer Kundschaft, selbstständig rund um die Uhr Tische bei Ihnen zu buchen. Das entlastet Ihr Service-Personal, das so nicht dauernd ans Telefon gehen muss. Eine entsprechende Funktion finden Sie beispielsweise bei gastronovi. GASTWARE und AFS sind Sonderfälle. Die Buchungen werden von Ihnen vorgenommen, dienen Ihnen aber als Hilfe zur Planung zukünftiger Events. Damit kann das Feature mehr als ein Tischplan, aber weniger als die Online-Reservierung.

Managen Sie die Auslastung Ihres Betriebs über ein Reservierungstool

Quelle: gastware.de

Personalplanung

Die Personalplanung ist ein wichtiger Grundstein, um in Ihrem Betrieb für reibungslose Abläufe zu sorgen. Auch dieser Prozess kann über Gastronomiesoftware abgewickelt werden. So haben Sie Ihre Auswertungen, Personalpläne und mehr praktisch an einem Ort wie Amadeus360, gastronovi und Co. gespeichert und müssen Ihre Daten nicht über mehrere Insellösungen erst zusammenführen. Besonders praktisch ist die Einsatzplanung, wenn Sie diese mit einer integrierten Zeiterfassung kombinieren können.

Planen Sie mit Gastronomie-Software effektiv die Anwesenheiten und Schichten Ihrer Mitarbeiter:innen

Quelle: amadeus360.de

Zeiterfassung

Haben Sie eine Personalplanung in Ihrem System, warum dann nicht auch gleich die Zeiterfassung dort hinterlegen? Lassen Sie Ihre Servicemitarbeiter:innen deren Zeiten im System buchen, sodass Sie diese bequem an einem Ort mit den Zeiten aus der Schichtplanung abgleichen können. Das geht etwa mit ready2order, Lightspeed POS, order smart und weiteren Tools aus diesem Vergleich. Je nach System erledigen Sie damit auch gleich die Lohnabrechnung für Ihr Personal.

Kombinieren Sie Ihre Mitarbeiterverwaltung mit der Zeiterfassung

Quelle: ready2order.com

Kalkulation

Bei der Kalkulation sehen Sie sich die Kostenfaktoren Ihres Betriebs wie Waren- Gemein- und Personalkosten an und ziehen daraus wichtige Informationen, zu welchen Preisen Sie Ihre Produkte anbieten sollten. Programme wie gastronovi, GastroSoft und weitere unterstützen Sie bei der Kalkulation, indem Ihnen zum Beispiel auf Basis von eingegebenen Rezepten der Wareneinsatz pro Gericht genau berechnet wird. Somit müssen Sie sich nicht auf Schätzungen à la “Pi mal Daumen” verlassen.

Gastronomie-Software hilft Ihnen bei der Kalkulation Ihrer Preise

Quelle: gastronovi.de

Die besten Gastro-Tools 2022 im Vergleich

Welche sind die besten Gastronomie-Lösungen?

In diesem Vergleich können besonders ready2order, Lightspeed POS und order smart überzeugen. Sie alle bieten sinnvolle Gastro-Funktionen, kommen im modernen Design und sind preislich in Ordnung. Dahinter folgen die umfangreichen Profi-Tools gastronovi, AFS-Gastro und Amadeus360. Dahinter folgen die modularen Lösungen GastroSoft und GASTWARE mit Hotelschnittstellen, die Provendis Gastrokasse und das vielseitig einsetzbare POS Zettle.

ready2order überzeugt mit seinem Umfang, der modernen Optik und einem guten Preis

Quelle: ready2order.com

Welche sind die besten Gastro-Tools für Restaurants?

Durch seinen großen Umfang, viele Spezialfunktionen und genaue Auswertungen ist Lightspeed in der “Restaurant”-Variante besonders gut für solche Betriebe geeignet. Auch ready2order und gastronovi haben viele nützliche Funktionen und Erweiterungen zu bieten, inklusive Tischverwaltung und mobilen Zahlungsterminals für den Einsatz am Tisch und in Außenbereichen. Weitere sinnvolle Optionen sind Amadeus360 mit seinem innovativen Selfordering oder AFS mit seinem umfassenden Verwaltungsbackend.

Manche Anbieter stellen Pakete und Tools für kleine Verkaufsräume und -buden zur Verfügung

Quelle: lightspeedhq.de

Welche sind die besten Gastro-Tools für Foodtrucks und Co.?

Durch das verfügbare mobile Kassenterminal “readyGo” ist der Anbieter ready2order eine passende Wahl für beengte Verkaufsräume. Ähnlich steht es bei Zettle. Dieses System eignet sich dann für Sie, wenn Sie wenige Zahlungen abwickeln oder hauptsächlich mit Barzahlungen arbeiten. So geraten Sie nicht in Konflikt mit den geltenden Transaktionslimits. Auch gastronovi richtet sich mit seinem Modulpaket “Foodtruck” an alle, die “On-the-road” verkaufen.

Manche Anbieter stellen Pakete und Tools für kleine Verkaufsräume und -buden zur Verfügung

Quelle: gastronovi.de

Welche sind die besten Gastro-Tools für Bars?

Dank der Funkbonierung, dem einfachen Rechnungssplitting und der Happy Hour-Funktion ist vor allem ready2order für den Barbetrieb geeignet. Ähnlich sieht es bei Lightspeed aus, das Sie zudem an mobile Terminals für die Bedienung Ihrer Kunden am Tisch anbinden. Auch AFS-Gastro, gastronovi und GastroSoft beherrschen die Happy Hour-Funktion sowie die Möglichkeit, Rechnungen einfach zu splitten. Die Tools sorgen damit für mehr Durchblick bei lange währenden Cocktail-Abenden.

Für den Barbetrieb sind mobile Terminals und Split-Rechnungen praktische Funktionen

Quelle: ready2order.com

Welche sind die besten Gastro-Tools für Betriebe mit Lieferservice?

Zu den besten Tools mit Lieferservice gehört eindeutig order smart. Hier richten Sie mit eigenen Paketen sowohl einen Web-Shop als auch das angepasste Pendant als native App für Tablet und Smartphone ein. Amadeus360 sowie auch gastronovi bieten mit “AmadeusGo” und “gastronovi Bestellsystem” ebenfalls eigene Webshops. Über diese können Sie Ihre Speisen und Getränke als Take-away oder als Lieferung anbieten. Dabei lassen sich Liefergebiete sowie Mindestbestellwerte festlegen.

Bieten Sie Ihre Produkte als Take-away oder Lieferung an

Quelle: amadeus360.de

Gastronomie-Software Kosten

Wieviel kostet Gastronomie-Software?

In diesem Vergleich bewegen sich die Basis-Preise für die unterschiedlichen Software-Varianten zwischen 0€ und 999€. Grund für diese großen Unterschiede sind die Monetarisierungsmodelle. Während Sie in einem Fall keine Grundgebühr, dafür aber Provisionen zahlen, erwerben Sie bei anderen Anbietern für einen einmaligen Kaufpreis eine dauerhafte Lizenz. Weitere Faktoren beim Preis sind Einrichtungsgebühren, Add-ons wie etwa TSE-Lizenzen und Service-Gebühren.

Die Preise für Gastro-Software variieren mit der Art der gebuchten Tarife, Zahlungsmodalitäten und Add-ons

Quelle: lightspeedhq.de

Gibt es auch kostenlose Gastronomie-Software?

Komplett kostenlose Gastro-Software sollte Sie stutzig machen, das wäre nämlich eine seltene Ausnahme. Allerdings finden Sie gelegentlich Angebote wie bei Zettle, helloCash oder flour, wo Sie 0€ Fixgebühren zahlen, aber einen Prozentsatz Ihrer Einnahmen als Provision an den Anbieter abtreten. Auch können Mietkosten für die passende Hardware oder Servicegebühren anfallen. Lesen Sie hier also besonders die Konditionen genau durch, bevor Sie einen Vertrag mit dem entsprechenden Anbieter abschließen.

“Kostenlose Tarife” sind meist Tarife ohne Fixkosten, aber mit Provisionen oder anderen Gebühren

Quelle: flour.io

Worauf muss ich bei der Auswahl von Gastronomie-Lösungen achten?

Bevor Sie sich für eine Gastronomie-Lösung entscheiden, sollten Sie sich überlegen, welche Funktionen Sie unbedingt für Ihren Betrieb benötigen. Zudem sollten Sie kalkulieren, welches Budget Sie für Ihre Software zur Verfügung haben. Anhand dieser beiden Kriterien lässt sich eine sinnvolle Vorauswahl treffen. Beachten Sie als Drittes, ob die jeweilige Software den nötigen Sicherheitsstandards entsprechen. Sie sollte somit zum Beispiel eine TSE aufweisen, KassenSichV-, GoBD- und DSGVO-konform sein.

Mit oder ohne Hardware?

Wenn Sie mit Ihrem Geschäft noch ganz am Anfang stehen, sollten Sie sich über Hardware-Angebote bei den jeweiligen Anbietern informieren. Dazu gehören beispielsweise Kassendisplays, mobile Kassenterminals, Bargeldschubladen, Barcode-Scanner und Bondrucker. Der Nachteil: Sie müssen ein deutlich höheres Startbudget berechnen, um die Hardware zu bezahlen. Der Vorteil: Wenn Sie die Hardware beim Software-Anbieter beziehen, können Sie sicher davon ausgehen, dass die Komponenten miteinander kompatibel sind.

Für eine Ersteinrichtung sollten Sie entsprechendes Budget für die Hardware kalkulieren

Quelle: locafox.de

Welche Funktionen/Funktionsbereiche benötigen Sie?

Beobachten Sie den täglichen Betrieb in Ihrem Foodtruck, Café oder Restaurant und versuchen Sie festzustellen, welche Arbeitsschritte eine Gastro-Software für Sie effizienter gestalten könnte. Gibt es beispielsweise oft Stau Ihrer Kellner:innen in und um die Küche? Dann hilft zum Beispiel das Funkbonieren, mit dem Sie die Laufwege zur Küche effektiv reduzieren. Schreiben Sie sich eine Liste solcher Must-have-Funktionen auf und gleichen Sie diese mit den Angeboten der jeweiligen Anbieter ab.

Überlegen Sie vorab, welche Funktionen Sie am ehesten in Ihrem Betrieb brauchen können

Quelle: ready2order.com

Verfügt die Software über eine TSE?

Bei der technischen Sicherheitseinrichtung (kurz TSE) handelt es sich um eine Vorrichtung, mit der eine nachträgliche Manipulation Ihrer Finanzdaten in der Kasse verhindert wird. Dieses System, das Sie als Cloud-Programm oder Hardware-Modul in die Kasse einbauen, ist durch die KassenSichV rechtlich vorgeschrieben. Weitere Informationen hierzu sowie zur GoBD finden Sie im trusted-Vergleich der besten POS-Systeme.

Wenn Sie sich eine Kasse neu anschaffen, empfiehlt es sich, auch gleich das entsprechende TSE-Modul mitzubestellen. Sollte der Anbieter keine Module anbieten, sollte er Ihnen wenigstens Auskunft zu kompatiblen TSE-Lösungen geben können.

Achten Sie auf die Verfügbarkeit einer TSE, um Ihre Kasse gesetzeskonform zu nutzen

Quelle: orderbird.com