Online Meeting Software

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Online Meeting Tools ermöglichen es Ihnen, mit all Ihren Mitarbeitern Meetings und Webinare abzuhalten - ganz unabhängig davon, ob diese gerade Zuhause, unterwegs oder im Urlaub sind.

Author
Maximilian Reichlin
Veröffentlicht
30. September 2020
Aktualisiert
30. September 2020

Stellen Sie sich vor, in Ihrem Unternehmen steht eine wichtige Änderung bevor - beispielsweise eine Umfirmierung oder die flächendeckende Einführung einer neuen Softwarelösung für alle Abteilungen. Um diese Neuerungen vorzustellen und Ihrem Team zu erläutern, setzen Sie ein Meeting an, an dem möglichst jeder Mitarbeiter teilnehmen sollte. Da gibt es nur ein Problem: Eines Ihrer Teammitglieder ist gerade in einem Außeneinsatz unterwegs, einer unternimmt eine Geschäftsreise, einer arbeitet von Zuhause aus und einige haben schlicht und ergreifend einen freien Tag. Nun haben Sie 2 Möglichkeiten: Den Tag abwarten, an dem wirklich all Ihre Mitarbeiter zur gleichen Zeit verfügbar sind - der vielleicht, unter Umständen, möglicherweise irgendwann einmal kommen wird - oder das Meeting trotzdem abzuhalten. Wie? Mithilfe eines Online Meetings, zu dem sich alle Mitarbeiter in Echtzeit zuschalten. Auch diejenigen, die sich gerade am anderen Ende der Welt befinden oder mit dem Zug unterwegs sind.

6 Gründe für Online Meeting Tools

  1. Ortsungebunden: Teams und Partner können heutzutage auf der ganzen Welt verteilt sein. Mit Online Meeting Tools arbeiten Sie flexibel von überall und richten schnell und einfach Meetings ein.
  2. Face-to-Face: Über Webcam und Mikrofon wird kommuniziert. Zusätzlich dazu sieht man durch Hervorhebung, wer im Moment spricht. So hat man zu der Stimme auch immer ein Bild zu der Person. Dies fördert auch den Teamgedanken und unterstützt dabei, dass Teams auch über räumliche Grenzen zusammen wachsen.
  3. Einfache Verwaltung: Teilnehmer können per E-Mail als Outlook-Eintrag eingeladen werden. Online Meetings können anschließend direkt aus der E-Mail gestartet werden. Während des Meetings hat der Moderator den Überblick und die Verwaltung.
  4. Screen-Sharing: Nicht nur die teilnehmen Personen werden per Webcam in das Meeting mit einbezogen. Auch können Bildschirminhalte wie Office Dokumente oder auch die Präsentation kompletter Applikationen übertragen werden. Dabei unterstützen den präsentierenden zahlreiche Tools um z.B. bestimmte Informationen mit eine Markierung oder ähnlichem hervorzuheben.
  5. Sicherheit: Online Meeting Tools werden i.d.R. mit einer sicheren Verschlüsselung (256-Bit AES) angeboten. Sie befinden sich bei Ihrem Meeting in einem eigenen virtuellen Raum und besprechen sich unter vier Augen.
  6. Kosteneinsparung: Mit Web Conferencing Tools können Sie bares Geld sparen. So müssen Mitarbeiter nicht mehr persönlich bei Meetings anwesened sein und es können darurch Reisekosten gespart werden. Auch können Mitarbeiter im Homeoffice flexibel in Meetings mit einbezogen werden.

Was ist der Unterschied zwischen Webkonferenz, Webinar und Webcast?

Es gibt zahlreiche Begriffe, um sich über das Internet miteinander zu besprechen, zum Beispiel, Online Meeting, Webmeeting, Webkonferenz, Videokonferenz, Webinar, Webcast, Screen Sharing, Telefonkonferenzen und viele mehr. Worin liegen aber die Unterschiede und wann spricht man eigentlich von welchem Begriff?

Der Überbegriff Online Meeting beschreibt die Möglichkeit, sich mit anderen Personen über das Internet per Video, Audio oder Chat auszutauschen.

Dieser wird entsprechend der Teilnehmerzahl sowie der Interaktionsrichtung und -möglichkeit in drei Fachbereiche untergliedert. Dazu zählen Webkonferenz, Webinar und Webcast.

Webkonferenz

Webkonferenz oder Webmeeting ist in der Regel eine Veranstaltung für kleinere Gruppen im Internet, bei der diese über Webcam und Mikrofon miteinander interagieren. Dabei ist die Zusammenarbeit bidirektional möglich. Es kann dabei zu einer Diskussion zwischen den Teilnehmern inklusive des Moderators kommen.

Webinar

Ein Webinar kann bis zu 1.000 Teilnehmern beinhalten. Es geht dabei bspw. um die Präsentation einer Marketing-Strategie. Bei solch einer Veranstaltung ist der Redefluss hauptsächlich vom Moderator zu den Teilnehmern, allerdings besteht für die Teilnehmer auch die Möglichkeit Fragen zu stellen und Anregungen zu bringen. Der Begriff Webinar setzt sich aus Web und Seminar zusammen.

Webcast

Hierbei handelt es sich um eine strikte Rollenverteilung. Der Moderator präsentiert in Form eines Vortrags oder Tutorials. Die Teilnehmer haben deutlich weniger Interaktionsmöglichkeiten. Ein Webcast dient dazu, ausschließlich eine Botschaft zu übermitteln - ähnlich einer Fernsehsendung. Das Wort ist zusammengesetzt aus Web und Broadcast.

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