Microsoft Teams ist ein modernes und responsives Kommunikationstool, das Instant Messaging, Video- und Audio-Calls sowie Videokonferenzen vereint. Teams kann im Test durchaus überzeugen, sowohl in Sachen Video- und Audioqualität, als auch in Sachen Features und Schnittstellen. Die Oberfläche des Tools ist chique und übersichtlich, Online-Meetings sind schnell einberufen und mit Teilnehmern bestückt. Eigentlich ist MS Teams damit nahe am Idealzustand. Zwei Mankos trüben den positiven Gesamteindruck allerdings. Erstens: Microsoft Teams steht zwar als kostenlose Version eigenständig zur Verfügung; wollen Sie aber den ganzen Funktionsumfang, müssen Sie das Tool als Teil des Office-365-Pakets buchen, da eine unabhängige Vollversion aktuell nicht existiert. Darin enthalten sind eine Reihe von Cloud-Tools sowie das klassische Office-Paket von Microsoft, was nützlich sein kann; gerade wenn Sie ausschließlich auf der Suche nach einem Online-Meeting-Tool sind, stören all die Dreingaben dann aber doch. Zweitens: Um Meetings aufzusetzen und für die Teilnahme ist für jeden Teilnehmer ein Microsoft-Konto nötig; zwar sind auch Gastzugänge mit Gmail- oder Yahoo-Adressen möglich, diese können aber nicht auf alle Funktionen der Plattform zugreifen. Abgesehen von diesen beiden Punkten kann Microsoft Teams allerdings glänzen - auch durch günstige Preise und die hohen Sicherheits- und Datenschutzstandards in Microsofts Rechenzentren.

Video- und Audio-Meetings

Microsoft Teams ermöglicht Ihnen Video- und Audiomeetings mit Ihrem Team. Dabei werden die Videobilder aller Teilnehmer als Kacheln in der Bildmitte angezeigt, während Ihr eigenes Bild klein in der unteren rechten Ecke verbleibt.

In Microsoft Teams besprechen Sie sich mit Ihrem Team via Video- und Audio-Calls und -Meetings

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Ein wenig störend dabei ist die Funktionsleiste, die als Balken stets im Bild schwebt, es sei denn, Sie bewegen Ihre Maus aus dem Bild und halten für einen Moment still.

Screen-Sharing und der Präsentationsmodus

Microsoft Teams hält eine Reihe von nützlichen Features und Werkzeugen für Ihre Meetings bereit. Zentral ist dabei das Screen Sharing oder die Bildschirmübertragung, bei der Sie Ihr eigenes Videobild durch eine Aufzeichnung Ihres Bildschirms oder einzelner offener Fenster ersetzen. Das klappt sowohl in der Web-App, als auch im Desktop-Clients und in den mobilen Apps.

Das Screen Sharing funktioniert auf allen Geräten, zum Beispiel auch auf Ihrem Smartphone

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Ebenfalls nützlich ist der Präsentationsmodus; in diesem übertragen Sie statt Ihres Desktops Folien aus einer PowerPoint-Präsentation oder teilen Excel-Sheets oder andere MS-Office-Dateien mit Ihren Teilnehmern. Die nahtlose Anbindung an die Office-Produkte von Microsoft funktioniert sehr gut und unterstützt Sie so dabei, aktuelle Zahlen mit Ihrem Team durchzugehen oder bei Kundenpräsentationen. Auch hier begegnet allerdings wieder der störende Funktionsbalken.

Notizfunktion und Chat

In Microsoft Teams kommunizieren Sie nicht nur per Video und Audio mit Ihrem Team, sondern können sich auch schriftlich austauschen, beispielsweise im internen Chat. Hier können Sie Links teilen oder sich privat mit anderen Mitgliedern austauschen, ohne dabei das Meeting zu stören.

Eine nette Ergänzung ist außerdem die Notizfunktion. Jeder Teilnehmer hat die Möglichkeit, jederzeit während des Meetings Notizen in einer Seitenleiste anzufertigen und so die wichtigsten Punkte aus der Besprechung festzuhalten und für sich selbst oder den Rest des Teams zu strukturieren.

Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen mit den Besprechungsnotizen von Microsoft Teams

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Eine vollständige Übersicht aller enthaltenen Funktionen und Features finden Sie im umfassenden Microsoft Teams-Tarifüberblick.

Geräteexklusive Funktionen: Weichzeichnen und Live-Untertitel

Ein wenig seltsam an Microsoft Teams: während Standard-Features wie die Notizfunktion und das Screen Sharing allen Teilnehmern zur Verfügung stehen (unabhängig von ihrem jeweiligen Gerät) gibt es auch Funktionen, die nur auf einzelnen Geräten funktionieren. Im trusted Test waren dies die beiden Features “Hintergrund weichzeichnen” und “Live-Untertitel”. Ersteres steht aktuell nur in der Web-App im Browser sowie über den Desktop-Client zur Verfügung, während die Live-Untertitel im Test nur in der mobilen App (iOS) zur Verfügung standen.

“Hintergrund weichzeichnen” sorgt dafür, dass Microsoft Teams alles an Ihrem Videobild, abgesehen von Ihrem Gesicht/Kopf, verschwommen darstellt. So können Sie zu hektische Hintergründe ausblenden (wenn Sie sich zum Beispiel in der Öffentlichkeit ausblenden) und müssen Ihr Schlaf- oder Wohnzimmer nicht mit Ihren Kollegen teilen, wenn Sie sich gerade im Home Office befinden. Das ist eine nette Idee, aber nicht bahnbrechend.

Das Feature “Live-Untertitel” ist dagegen um einiges interessanter. Dabei wird das Gesagte automatisch von Microsoft Teams in schriftliche Untertitel übersetzt und unter dem jeweiligen Sprecher angezeigt. Leider funktionieren die Untertitel aktuell nur in englischer Sprache, ähnlich wie zum Beispiel in Google Hangouts Meet.

Welche Funktionen hat Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist ein Tool, das Chat, Video- und Audio-Anrufe und Online-Meetings/Videokonferenzen miteinander kombiniert. Für Ihre Online-Meetings stehen Ihnen dabei eine Reihe von nützlichen Features zur Verfügung, wie Screen Sharing, der Austausch von Dateien oder der Präsentationsmodus, in dem Sie Dateien aus PowerPoint, Excel oder anderen MS-Anwendungen präsentieren können. Zudem bringt Microsoft Teams einen Messenger und die Möglichkeit zu 1-zu-1-Anrufen als Video oder Audio mit.

Ein Team in Microsoft Teams zusammenstellen

Um Meetings in Microsoft Teams durchzuführen, müssen Sie zunächst einmal ein Team zusammenstellen, das bedeutet: Alle Mitglieder Ihres Teams, bzw. alle Ihre Mitarbeiter müssen sich ebenfalls für Teams registrieren und - ähnlich wie beim Business-Messenger Slack - einzeln dem Team hinzugefügt werden.

Bevor Sie Microsoft Teams mit Ihren Mitarbeitern nutzen können, müssen Sie erst einmal ein Team zusammenstellen

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Meetings und Calls mit Personen außerhalb Ihres Teams sind durch Gastzugänge zwar möglich; Gäste können allerdings nicht auf alle Funktionen zugreifen und zum Beispiel keine eigenen Besprechungen und Calls anregen.

Gastzugänge haben kaum Berechtigungen und Möglichkeiten in Microsoft Teams

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Das bedeutet, dass zunächst einmal jedes Mitglied Ihres Teams einen Microsoft-Account benötigt. Anschließend müssen Sie als “Besitzer” des Teams alle Mitglieder einladen, diese müssen die Einladung bestätigen und anschließend müssen Sie noch einmal bestätigen, dass die eingeladenen Personen wirklich zu Ihrer Organisation gehören. Erst dann ist Ihr Team vollständig und Sie können Besprechungen erstellen und starten.

Auf Wunsch erstellen Sie in Microsoft Teams auch mehrere abgeschlossene Teams mit jeweils eigenen Mitgliedern und fügen diesen Teams jeweils eigene Channel und Registerkarten hinzu, um die Workflows für jedes einzelne Team zu optimieren.

Meetings erstellen und starten

Eine Erstellung für Ihr Team zu starten ist in Microsoft Teams recht einfach; dazu wählen Sie einfach das Team an, mit dem Sie ein Online-Meeting führen wollen und können von der Team-Übersicht jederzeit ein ad-hoc-Meeting ins Leben rufen. Das klappt innerhalb von wenigen Minuten.

Meetings planen

Auch das Planen von Meetings mit fixen oder wiederkehrenden Terminen ist in Microsoft Teams möglich. Dabei ist der Kalender von MS Teams mit Ihrem Exchange- bzw. Outlook-Kalender verknüpft, das heißt: planen Sie ein Meeting in Teams, wird der Termin automatisch mit Ihrem Outlook-Kalender synchronisiert und umgekehrt. Besprechungen lassen sich mit ganzen Teams oder mit einzelnen Personen (1-zu-1-Call) planen.

Meeting-Einladungen

Bevor Sie in den virtuellen Meetingraum starten haben Sie die Möglichkeit, einzelne Mitglieder Ihres Teams zur Besprechung einzuladen. Da alle Teammitglieder über einen Account in Microsoft Teams verfügen, ist dazu oft auch keine extra E-Mail oder Messenger-Nachricht mehr nötig; stattdessen erhalten eingeladene Personen einfach eine Push-Nachricht von Microsoft Teams und können so schnell und einfach dem Meeting beitreten.

Was kostet Microsoft Teams?

Microsoft Teams gibt es als eigenständige und kostenlose Basis-Version mit eingeschränktem Funktionsumfang oder als Teil der Business-Toolbox Microsoft Office 365 in den Versionen “Business Essentials”, “Business Premium” und “Business E3”. Als Teil des Office-Pakets kostet Microsoft Teams zwischen 5,10 Euro und 19,70 Euro pro Benutzer und Monat. Office 365 “Business Premium” sowie “Business E3” lassen sich 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen.

Microsoft Teams Tarife

Microsoft Teams bekommen Sie als kostenlose Basisversion oder im monatlichen Abo. Das kostenpflichtige Teams verfügt über mehr Funktionen und Features, ist allerdings nicht als eigenständiges Tool erhältlich, sondern nur als Teil von Microsoft Office 365. Die Toolbox von Microsoft enthält neben Teams eine Reihe von Office-Lösungen (wie Word, Excel und Co.) sowie weitere Cloud-Lösungen von Microsoft wie OneDrive, Sharepoint oder Exchange.

Office-365-Pakete mit einer integrierten Microsoft-Teams-Lizenz sind:

• Microsoft Office 365 Business Essentials
• Microsoft Office 365 Business Premium
• Microsoft Office 365 Business E3 (“Enterprise 3”)

Microsoft Teams ist als Vollversion Teil von Microsofts Business Suite Office 365

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Microsoft Teams kostenlos

Microsoft Teams steht als kostenlose Basisversion zur Verfügung; Voraussetzung dafür ist nur eine registrierte Microsoft-ID, die Sie zum Beispiel auch für die Aktivierung von Office-Produkten oder eines Windows-Betriebssystems benötigen.

Die kostenlose Teams-Version ist funktional ein wenig eingeschränkt. Beispielsweise ist der Speicherplatz pro Benutzer auf maximal 2 GB limitiert und einige Features wie die Terminplanung, das Aufzeichnen von Besprechungen oder die Teilnahme an Konferenzen per Telefon-Audio fehlen hier. Zudem müssen Sie in der kostenlosen Version ohne Planungs- und Organisationstools auskommen. Dazu gehören beispielsweise die Benutzerverwaltung oder die Erstellung von Analysen und Reports.

Die kostenlose Version ist funktional eingeschränkt und lässt einige wichtige Features vermissen

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Microsoft Teams in Office 365 Business Essentials

Im Gegensatz zur kostenlosen Basisversion bringt Microsoft Teams als Teil der Office-365-Pakete den vollen Funktionsumfang mit und hat auch Aufzeichnungen, einen Sitzungsplaner und die Möglichkeit zur Telefoneinwahl mit an Bord. Zudem ist der Speicherplatz für Dokumente und Dateien pro Benutzer auf 1 TB erhöht.

Im Office-Paket “Business Essentials” befindet sich Microsoft Teams in der Gesellschaft anderer Microsoft-Cloud-Produkte. Dazu gehören der E-Mail-Server Microsoft Exchange, die Wissens- und Dokumentenmanagement-Plattform Microsoft Sharepoint sowie der Cloud-Speicher Microsoft OneDrive. Ebenfalls enthalten ist der Zugang zu den Web-Versionen der klassischen MS Office Suite mit MS Word, Excel, PowerPoint und Outlook; nicht jedoch deren funktional stärkere Desktop-Versionen.

Office 365 “Business Essentials” kostet 5,10 Euro pro Nutzer und Monat im Monatsabo. Kleine Teams, die für den täglichen Austausch im Team via E-Mail, Wiki und Online-Meetings sowie für den Dateiaustausch alle Lösungen aus einer Hand benötigen, sind hier richtig aufgehoben.

Microsoft Teams in Office 365 Business Premium

Microsoft Teams im Paket “Business Premium” enthält den gleichen Funktionsumfang, wie die Version aus “Business Essentials”. Wie auch dort sind in “Premium” die Cloud-Tools Microsoft Exchange, Sharepoint und OneDrive enthalten. Hinzu kommen die Desktop-Versionen der MS Office-Suite mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie die Layouting- und Publisher-Software Microsoft Publish und das Datenbankmanagement-System Microsoft Access.

Office 365 “Business Premium” kostet 12,60 Euro pro Nutzer und Monat (im Monatsabo). Es ist vor allem für Unternehmen geeignet, die außer den smarten Cloud-Tools von Microsoft auch die Office-Lösungen benötigen und in der täglichen Arbeit nutzen, beispielsweise bei der Erstellung von Texten, Publikationen, Präsentationen, etc.

Microsoft Teams Vertragslaufzeiten und Kündigung

Für Ihr Microsoft-Teams-Abo haben Sie die Wahl aus einem Monatsabo und einem Jahresabo. Das monatliche Abonnement können Sie flexibel monatlich kündigen. Dafür wartet das Jahresabo mit Preisnachlässen auf. 4,60 statt 5,10 Euro und 10,50 Euro statt 12,60 kosten die Pakete “Business Essentials” und “Business Premium” hier pro Monat (bei jährlicher Zahlung im Voraus). Auch das Jahresabo können Sie vorzeitig kündigen; dann wird eine anteilige Gebühr fällig, die umso höher ausfällt, je länger Ihr aktueller Vertrag noch läuft.

Einen detaillierten Überblick über alle Tarife und die jeweiligen Konditionen erhalten Sie in der Microsoft Teams-Tarifübersicht von trusted.de.

Microsoft Teams Testphase

Microsoft Teams können Sie entweder in der kostenlosen Basis-Version ausprobieren, oder Sie starten eine kostenlose Testphase für “Business Premium”. Das Paket gestattet eine kostenlose und unverbindliche Probezeit von 30 Tagen. Für “Business Essentials” gibt es keine kostenlose Testphase.

Wie benutzerfreundlich ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist grundsätzlich einfach zu bedienen. Pluspunkte gibt es im Test für die Flexibilität des Tools, das Sie sowohl im Browser, als auch in den Apps für Desktop und Mobilgeräte verwenden können. Abzüge gibt es dagegen für das initiale Setup, das sich aufgrund zwingend notwendiger Microsoft-Accounts und der leicht aufwändigen Team-Einladung unnötig langwierig gestaltet. Dafür glänzt Microsoft Teams mit einer hübschen Oberfläche und einfacher Bedienung. Insgesamt gibt es dafür 4,7 von 5 Sternen.

Ansprechende Oberfläche und einfache Bedienung auf allen Geräten

Microsoft Teams macht eine gute Figur. Die Nutzeroberfläche ist ansprechend gestaltet und übersichtlich aufgebaut, so dass Sie sich sehr schnell im Tool zurechtfinden. Meetings sind sehr schnell gestartet; im Grunde benötigen Sie dafür nur einen oder zwei Klicks, bis Sie sich im virtuellen Meetingraum befinden und die Besprechung starten kann. Alle Funktionen und Werkzeuge sind sinnvoll in der Oberfläche von MS Teams verpackt. Insgesamt kann Microsoft in Sachen Benutzerfreundlichkeit also punkten.

Die Oberfläche von Microsoft Teams ist aufgeräumt und glänzt durch Übersichtlichkeit

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Besonders gut gelungen ist die Flexibilität des Tools. Während einige Wettbewerber entweder nur als Client zum Download oder nur als Web-App im Browser zur Verfügung stehen lässt Microsoft Teams Ihnen stets die Wahl und ermöglicht so schnelle und einfache Meetings über alle Geräte hinweg; auch für Mobilgeräte stehen iOS- und Android-Apps zur Verfügung.

Nur wenige Lücken in der ansonsten guten Benutzererfahrung

Nur einige kleine Schnitzer leistet sich das ansonsten sehr ansprechende Tool.

Nummer 1: Microsoft Teams gibt es (in der Vollversion) nur im Verbund mit dem kompletten Office-365-Paket. Dieses enthält zwar viele weitere nützliche Tools; für Unternehmen, die ausschließlich nach einer flexiblen Online-Meeting-Lösung suchen, sind diese aber Makulatur. So bleibt Ihnen nur die Wahl, das ganze Paket mit potentiell unnötigen Zusatzleistungen zu wählen, oder die funktional eingeschränkte kostenlose Version von Microsoft Teams zu nutzen.

Nummer 2: Das initiale Setup Ihres Teams ist ein wenig zu langwierig gestaltet. Einladungs-E-Mails, Bestätigungen und zigfaches Nachfragen, ob der eingeladene Nutzer WIRKLICH Teil des Teams sein soll, erschweren den Aufbau des Teams ein wenig. Zudem benötigt jedes Mitglied über einen eigenen Microsoft-Account, was zusätzlichen Aufwand und Zeit in der Einrichtung bedeutet. Diese Schritte hätten auch anwenderfreundlicher gestaltet werden können.

Nummer 3: Der Funktionsbalken, der in laufenden Meetings die Sicht auf die anderen Teilnehmer oder den übertragenen Bildschirm blockiert. Dieser lässt sich weder manuell ausblenden, noch nach Belieben verschieben. Vor allem bei Präsentationen kann das enorm störend sein.

Die Funktionsleiste von Microsoft Teams lässt sich nicht verschieben und versperrt so teilweise das Bild

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Fazit: Einfache und flexible Meetings mit Microsoft Teams

Im Großen und Ganzen gibt es kaum etwas an Microsoft Teams auszusetzen. Nachdem das initiale Setup erledigt ist, gestaltet sich die Nutzung enorm einfach. Einladungen zu Meetings werden dadurch sogar vereinfacht, da sich das ganze Team sowieso schon im System befindet, und nur noch auf Push-Benachrichtigungen zu reagieren braucht. Da die Bedienung auch ansonsten stimmt und durchgehend gut ist, kann Microsoft Teams im trusted Test einen Usability-Score von 4,7 von 5 Sternen für sich verbuchen.

Wie sicher ist Microsoft Teams?

Microsoft gilt als einer der sichersten Provider für Cloud-Software. Hochsichere Rechenzentren und Server und eine moderne AES-256-Verschlüsselung aller Daten sorgen für Sicherheit und den Ausschluss von unerwünschten Dritten. Auch für den Datenschutz gemäß der europäischen DSGVO ist gesorgt: Für deutsche Kunden findet die Datenhaltung und -verarbeitung ausschließlich in Microsofts eigenem Rechenzentrum in Deutschland statt.

DSGVO-konform dank deutschem Serverstandort

Microsoft betreibt seit 2018 eigene Rechenzentren in Deutschland. Zwar verfügt der Anbieter über ein weltweites Netz an Rechenzentren und Servern; die Daten deutscher Cloud-Kunden wandern allerdings automatisch in die deutschen Rechenzentren in Frankfurt sowie in Berlin und werden ausschließlich dort gespeichert und verarbeitet.

Alle Vorteile der deutschen Rechenzentren und andere Sicherheitsmaßnahmen von Microsoft im Überblick

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Damit stellt Microsoft nicht nur die Kompatibilität zur europäischen DSGVO sicher, sondern unterwirft sich außerdem den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien.

Zertifizierte Sicherheit der Microsoft Rechenzentren

Microsofts Rechenzentren sind nach modernen und hochsicheren Standards eingerichtet. Eine Verschlüsselung nach Bankenstandard AES-256 für die Cloud-Produkte von Microsoft stellt sicher, dass Ihre Daten während der Übertragung und Speicherung ideal vor Fremdzugriff geschützt sind. Zudem sind Microsofts Rechenzentren nach Standards wie ISO 27001 (IT-Sicherheit) und ISO 27018 (Datenschutz in der Cloud) zertifiziert.

Weitere Sicherheitsmechanismen sind beispielsweise die redundante Datenhaltung auf räumlich getrennten Servern sowie kontinuierliches Monitoring und regelmäßige Backups der Server. Fazit: Im aktuellen Vergleich gehört Microsoft Teams zu den besten Lösungen hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit.

Welchen Kundenservice bietet Microsoft Teams?

Microsoft bietet sowohl persönlichen Support durch ein Support-Team, als auch ein In-App- und Online-Helpcenter an. Auf den persönlichen Support haben dabei nur zahlende Kunden - also Nutzer von Microsoft Office 365 - einen Anspruch; kostenlose Kunden müssen sich mit der Selbsthilfe im ausführlichen Helpcenter zufrieden geben. Dort finden Sie allerdings eine große Menge an Material, von FAQ über Videotutorials bis hin zu kostenlosen Live-Webinaren, die Microsoft in regelmäßigen Abständen veranstaltet.

24/7-Support per Telefon und Chat für Office-365-Nutzer

Als Nutzer der kostenpflichtigen Teams-Version in Office 365 “Business Essentials”, “Business Premium” oder “Business E3” haben Sie Anspruch auf persönlichen Support von Microsoft. Dieser findet entweder online per Chat oder per Telefon-Hotline statt. Das Support-Team von Microsoft ist dabei 24 Stunden und an 7 Tagen in der Woche verfügbar und leistet Support für Microsoft Teams sowie alle anderen in Office 365 integrierten Tools sowie bei allgemeinen Fragen und Problemen.

In-App-Hilfe und Online-Center mit sehr viel Material und Videos

Microsoft leistet nicht nur persönlichen Support, sondern versorgt Sie auch Online mit Material, um die ersten Schritte in Microsoft Teams zu meistern, spezifische Funktionen zu verstehen oder selbstständig Probleme zu lösen. Das ist für Nutzer der kostenlosen Basis-Version auch die einzige Möglichkeit, den Kundenservice in Anspruch zu nehmen - für diese ist nämlich kein persönlicher Support vorgesehen.

Im Online-Helpcenter von Microsoft finden Sie eine Fülle an Material für die Selbsthilfe

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Besonders umfangreich ist Microsofts Online-Helpcenter für Teams. Hier finden Sie nicht nur eine Reihe von FAQ, sortiert nach Themen wie “Erste Schritte”, “Teams und Kanäle”, “Chat” und mehr, sondern auch eine Auswahl an Video-Tutorials und Online-Kursen. Letztere stehen entweder als Live-Webinare zur Verfügung, für die Sie sich im Online-Helpcenter anmelden können, oder als On-Demand-Videos.

Die Video-Tutorials und On-Demand-Inhalte vergangener Webinare stehen Ihnen übrigens auch in der In-App-Hilfe von Microsoft Teams jederzeit kostenlos zur Verfügung. So müssen Sie die Web-Oberfläche oder den Client nicht verlassen, um sich die Videos anzuschauen.

Video-Tutorials und Live-Kurse helfen Ihnen bei den ersten Schritten und bringen Ihnen alle Funktionen von MS Teams näher

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