Welche Funktionen hat Webling?

Webling enthält Funktionen und Features für die Mitgliederverwaltung, die Finanzverwaltung und Buchhaltung, die Mitgliederkommunikation via E-Mail und SMS und das Dokumentenmanagement im eigenen Online-Speicher (mit zwischen 1 und 10 GB Speicherplatz). Zudem verfügt Webling über die Möglichkeit, Material wie Sportgeräte und anderes Inventar zu verwalten und verfügt über diverse Auswertungs- und Berichtsmöglichkeiten rund um Ihren Verein.

In Webling verwalten Sie die Stammdaten Ihrer Mitglieder, wobei Sie entweder auf die verfügbaren Standard-Felder zurückgreifen, oder in der Administration benutzerdefinierte Felder anlegen. Von Mobil-Nummern über Geburtstage und Jubiläen bis hin zu Fotos ist hier vieles möglich, je nachdem, ob Sie Ihre Mitgliederliste detailliert oder eher schlank gestalten wollen.

In der Mitgliederverwaltung von Webling legen Sie ganz nach Belieben eigene Datenfelder an

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Quelle: webling.ch

Zudem lassen sich Mitgliedern verschiedenen Gruppen, Teams oder Abteilungen zuordnen. Das ist besonders praktisch für die Mitglieder-Kommunikation (siehe unten). Auf Wunsch importieren Sie Ihre bestehenden Mitgliederlisten per CSV in Webling. Das Tool verfügt außerdem über einen umfassenden Changelog. Jede Änderung an der zentralen Mitgliederdatenbank (bei Webling “Mutation” genannt) lässt sich so nachvollziehen und bei Bedarf wieder rückgängig machen.

Alle Mitgliederdaten sammeln Sie in der zentralen Mitgliederdatenbank, die Sie auch in eigene Gruppen einteilen können

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Eines der größten Mankos an Webling war bislang das Fehlen eines Terminkalenders in der Software. Dieses Versäumnis hat der Anbieter mittlerweile korrigiert und einen zentralen Kalender für alle möglichen Vereinstermine integriert. Administrator:innen können hier Termine wie Events, Versammlungen oder Vereinsfeiern festhalten und so direkt an die Mitglieder kommunizieren (da der Terminkalender auch im Mitgliederportal von Webling einsehbar ist).

Für eine bessere Übersicht lässt sich der Kalender auch in verschiedene Gruppen einteilen. So kommt es nicht zu Überschneidungen und alle Events und Termine bleiben übersichtlich. Ein großes Plus zum Beispiel für Sportvereine mit verschiedenen Abteilungen oder Mannschaften; Spieler:innen können sich hier etwa nur die Trainingstermine ihrer eigenen Mannschaft anzeigen lassen.

Webling verfügt über eine einfache Finanzverwaltung bzw. ein Buchhaltungsmodul, in dem Sie Bilanz und Erfolgsrechnungen für Ihren Verein erstellen oder den Jahresabschluss durchführen können. Die doppelte Buchführung unterstützt Sie dabei, Ausgaben und Einnahmen Ihres Vereins im Blick zu behalten. Zudem sind alle Mitgliedsdaten aus der Mitgliederdatenbank direkt integriert, sodass es nicht zu Datenbrüchen kommt, wenn Sie beispielsweise die Beitragszahlungen verwalten möchten.

Webling bietet eine professionelle Vereinsbuchhaltung inklusive Bilanzerstellung

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Die recht umfassende Debitorenbuchhaltung hilft Ihnen, Rechnungen zu erstellen und direkt aus Webling heraus per E-Mail zu verschicken. Auch Exporte im DATEV-Format sind möglich. Mitgliedsbeiträge errechnen Sie dabei automatisch anhand der hinterlegten Mitgliedsdaten.

Auch SEPA-Lastschrifteinzüge lassen sich dank entsprechender Schnittstellen in Webling verwalten. So sparen Sie Zeit und vereinfachen die Beitragszahlungen für Mitglieder. Die Buchhaltungs- und Währungsoptionen sind mit deutschen, österreichischen und schweizer Standards kompatibel.

Nett: Mithilfe der Materialverwaltung behalten Sie in Webling auch Inventar im Auge, was vor allem für Sport- und Jugendvereine eine große Hilfe darstellt.

Im Dokumentenarchiv speichern Sie Dokumente rund um Ihren Verein oder teilen besondere Dokumente - wie beispielsweise Serienbriefvorlagen - mit Ihren Vereinskolleg:innen. Im Online-Speicher legen Sie nach Belieben neue Ordner an und versehen diese mit entsprechenden Einschränkungen, so dass beispielsweise nur der Vorstand auf bestimmte Dokumente und Dateien Zugriff hat. Auch alle vereinsinternen E-Mails sind im Dokumentenarchiv gespeichert.

Alle wichtigen Dokumente für Ihren Verein sammeln Sie im Online-Ordner von Webling

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Aus Webling heraus kommunizieren Sie mit Ihren Mitgliedern per E-Mail. Einzelne Mails oder Serien- und Massen-E-Mails sind dank der Mail-Integration spielend leicht möglich. Hervorragend ist, dass Sie E-Mails auch an einzelne Mitgliedergruppen senden können. Zudem verfügt Webling über die Möglichkeit, mit Ihren Mitgliedern per SMS zu kommunizieren (wobei allerdings zusätzliche Kosten entstehen) sowie Etiketten für den Briefversand zu erstellen und zu drucken.

Was kostet Webling?

Die Kosten von Webling berechnen sich anhand der Vereinsmitglieder, die Sie mit dem Tool verwalten wollen. Die Kosten belaufen sich in den Standard-Tarifen “Klein”, “Mittel”, “Gross” und “Riesig” auf zwischen 14,90 € und 61,00 € für zwischen 100 und 1.000 Mitglieder. Zudem stehen auch noch größere Tarife für bis zu 10.000 Mitglieder zur Verfügung. Bezahlt wird auf Wunsch monatlich oder jährlich. Kleine Vereine bis 50 Mitglieder nutzen Webling (in einer eingeschränkten Version) kostenlos.

Wie benutzerfreundlich ist Webling?

Webling spielt auf einer ausgesprochen schlanken, übersichtlichen Bedienoberfläche, mit der auch nicht internetaffine Nutzer:innen schnell und problemlos zurechtkommen sollten. Datenfelder im Mitglieder-Modul können leicht individualisiert werden, die Rollen- und Rechteverwaltung im Administrations-Menü ist selbsterklärend. Einzig mobile Apps fehlen aktuell noch zur perfekten Usability.

Die Administration des Tools ist dank der übersichtlichen Oberfläche kein Problem

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Wie sicher ist Webling?

Webling ist eine äußerst sichere und datenschutzkonforme Vereinsverwaltungssoftware. Das Tool aus der Schweiz verwendet eine sichere Datenverschlüsselung zum Schutz der Kund:innen-Daten, die darüber hinaus ausschließlich auf Rechenzentren in der Schweiz gespeichert werden. Zudem ist Webling zu 100% DSGVO-konform.

Welchen Kundenservice bietet Webling?

Den Support von Webling erreichen Sie hauptsächlich schriftlich per E-Mail oder über ein Kontaktformular auf der Anbieterwebsite. Eine Telefon-Hotline oder einen Live-Chat stellt Webling aktuell nicht zur Verfügung. Dafür fällt das vorhandene Online-Material recht vielfältig aus und unterstützt durch ausführliche Dokumentationen und Anleitungen sowie Video-Tutorials bei den ersten Schritten.