Welche Funktionen hat ClubDesk?

ClubDesk ist eine Vereinsverwaltungssoftware, die sich vor allem auf die Bereiche Mitgliederverwaltung, Terminverwaltung, Finanzverwaltung und Mitgliederkommunikation konzentriert. Zu den Features gehören eine anpassbare und durchsuchbare Mitgliederdatenbank, Einzel- und Massen-E-Mails an Ihre Mitglieder, Terminverwaltung im digitalen Kalender, Beitragsverwaltung und die einfache Vereinsbuchhaltung. Zudem bringt ClubDesk einen Homepage-Baukasten für Ihre eigene Vereinswebsite mit.

Die Mitgliederverwaltung ist das Herzstück der ClubDesk-Vereinssoftware. Hier pflegen Sie die Stammdaten Ihrer Mitglieder sowie deren Funktion und Rolle für den Verein und definieren dadurch gleichzeitig ihre Berechtigungen in ClubDesk. Auf Wunsch lassen sich dafür auch beliebig viele benutzerdefinierte Felder hinzufügen, und die Mitgliederdatenbank damit exakt auf die Bedürfnisse Ihres Vereins zuschneiden. Eine Suchfunktion unterstützt Sie dabei, jede Informationen zu einzelnen Mitgliedern schnell zu finden.

Die Mitgliederverwaltung von ClubDesk enthält alle wichtigen Daten zu Ihren Mitgliedern

Screenshot: trusted.de

Quelle: clubdesk.de

Hat Ihr Verein bislang mit einer anderen Softwarelösung gearbeitet oder haben Sie Ihre Mitgliederlisten bisher in Excel gepflegt, lassen sich die Daten auch schnell und einfach per CSV-Import ins System überführen.

In der Terminverwaltung managen Sie alle Veranstaltungen und Termine Ihres Vereins, ob es sich nun im Trainings, Proben, Sitzungen oder auch um Jubiläen Ihrer Mitglieder handelt. Termine lassen sich dabei als Einzel- sowie als wiederkehrende Serientermine anlegen. Kommen Sie mit den integrierten Standard-Terminarten nicht aus, definieren Sie auf Wunsch auch eigene Typen. Filter helfen Ihnen dabei, den Überblick zu behalten. Zudem wechseln Sie per Klick zwischen der Tages- und Wochenansicht des digitalen Kalenders.

In der Terminverwaltung werden alle Veranstaltungen und Termine Ihres Vereins zentral verwaltet

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Sehr schön: Ohne lästige Mehrarbeit überführen Sie Termine aus ClubDesk ganz einfach auf Ihre mit dem Tool erstellte Vereinswebsite (siehe unten), binden Standorte mithilfe der Google-Maps-Integration ein oder benachrichtigen Mitglieder per E-Mail über die neuen Termine.

Im Rechnungs- und Buchhaltungsmodul von ClubDesk erstellen Sie Rechnungen, bereiten diese für den Postversand vor oder versenden Sie direkt aus dem Tool heraus per Mail; das ist auch per Massenversand möglich. Zudem verwalten Sie Zahlungseingänge auf Ihren angeschlossenen Online-Konten, erstellen automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen und übergeben alle Buchungen mit nur wenigen Klicks an die integrierte Finanzbuchhaltung.

Mithilfe des Buchhaltungsmoduls von ClubDesk erstellen und verschicken Sie Rechnungen und verwalten Beitragszahlungen

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Im eigenen Cloud-Speicher der ClubDesk-Vereinssoftware werden alle Dokumente des Vereins archiviert, so dass Sie jederzeit (mit den entsprechenden Zugriffsrechten) auf die wichtigsten Dokumente in ihrer aktuellen Version Zugriff haben. Die Ordnerstruktur der Dokumentenablage bestimmen Sie dabei selbst; das selbe gilt für die Berechtigungen auf einzelne Ordner, die Sie anhand der Benutzerrollen beschränken können. Eine Suchfunktion unterstützt Sie dabei, wichtige Dokumente bei Bedarf wiederzufinden.

ClubDesk kommt mit einem eigenen Cloud-Speicher, in dem Sie Dokumente und Dateien verwalten können

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Die Kommunikation mit Ihren Mitgliedern funktioniert aus ClubDesk heraus größtenteils per E-Mail. Sie haben die Wahl aus Einzel- oder Sammel-E-Mails und können dafür entweder vordefinierte Gruppen als Empfänger angeben, oder mithilfe kluger Filter neue Verteilerlisten erstellen. So senden Sie eine Mail beispielsweise nur an Mitglieder, die nach einem bestimmten Datum eingetreten sind, oder die in einer bestimmten Region leben.

Mithilfe von ClubDesk treten Sie schnell und einfach mit einzelnen Mitgliedern oder Gruppen per Mail in Kontakt

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Alle ein- und ausgegangenen E-Mails finden Sie entweder im Posteingang von ClubDesk oder im E-Mail-Archiv, in dem Sie auch nachträglich noch lange Zugriff auf Ihre Korrespondenz haben. Für die E-Mail-Integration wählen Sie entweder eine neue ClubDesk-E-Mail-Adresse oder binden den Mail-Provider Ihrer Wahl an ClubDesk an, um mit Ihrer bestehenden E-Mail-Adresse zu arbeiten.

Was kostet ClubDesk?

ClubDesk ist kostenlos für kleine Vereine bis einschließlich 50 Mitglieder. Größere Vereine greifen dagegen zu den Premium-Versionen ClubDesk S, M, L oder XL. Diese bieten Platz für zwischen 100 und bis zu 10.000 Mitglieder. Die Kosten belaufen sich auf zwischen 10 und 68 Euro, wobei Sie ClubDesk XL zwischen 1.000 und 10.000 Mitglieder und zwischen 33 und 68 Euro individuell konfigurieren können. Alle Premium-Versionen von ClubDesk lassen sich 30 Tage kostenlos testen. Weitere Infos finden Sie in der ClubDesk-Kostenübersicht:

Wie benutzerfreundlich ist ClubDesk?

Die Benutzeroberfläche von ClubDesk ist modern, übersichtlich und ansprechend gestaltet. Hier finden sich auch Nutzer:innen gut zurecht, die nicht regelmäßig mit Cloud-Software oder anderen Softwareprodukten zu tun haben. Die Struktur des Tools sowie die Navigation sind sinnvoll. Wirklich gelungen ist seit 2019 außerdem die mobile Optimierung von ClubDesk, wodurch sich das Cloud-Tool nun auch auf Mobilgeräten problemlos bedienen lässt. Nur eine native mobile App bietet ClubDesk (noch) nicht an.

Wie sicher ist ClubDesk?

ClubDesk ist sicher und datenschutzkonform. Die Software lagert alle Kund:innen-Daten und Dateien auf hochsicheren Servern in ausschließlich schweizer Rechenzentren. Diese sind nach ISO 27001 für IT-Sicherheit zertifiziert und weisen eine starke Datenverschlüsselung auf, die Fremdzugriff effektiv verhindert. Dank entsprechender Datenverarbeitungsverträge lassen sich Daten Ihrer Mitglieder in ClubDesk absolut DSGVO-konform speichern und verwalten.

Welchen Kundenservice bietet ClubDesk?

ClubDesk leistet umfangreichen Online-Support in Form eines FAQ-Bereichs, diverser Video-Tutorials auf YouTube und eines eigenen Forums, für dass Sie sich auf der Anbieterwebsite anmelden können und in dem auch das Support-Team von ClubDesk stets aktiv ist. Hinzu kommen nützliche Quick-Tips direkt in der Oberfläche von ClubDesk. Zusätzlich erreichen Sie den Support persönlich per E-Mail oder Telefon-Hotline, dabei von Montags bis Sonntags jeweils zwischen 9 und 12 sowie zwischen 13:30 und 17 Uhr.