campai ist wohl eine der modernsten und mächtigsten Vereinsverwaltungslösungen auf dem Markt. Das Cloud-Tool verfügt über alle relevanten Funktionen und Features für alle Arten von Vereinen, von der Mitgliederverwaltung über die Kommunikation über die hauseigene campai Vereinsapp, über die Beitragsverwaltung und Buchhaltung bis hin zum digitalen Mitgliedsausweis. Diesen Funktionsumfang kombiniert das Tool mit einer übersichtlichen und intuitiven Oberfläche, die der Anbieter selbst als “sexy” bezeichnet.

In der Mitgliederverwaltung von campai legen Sie alle aktiven, ehemaligen oder zukünftigen Mitglieder entweder manuell an, oder importieren Ihre bereits vorhandenen Mitgliederlisten schnell und einfach. Mithilfe von individuellen Tags weisen Sie Mitgliedern Abteilungen oder Rollen zu; zudem lassen sich benutzerdefinierte Datenfelder hinzufügen, um alle relevanten Informationen zu Ihren Mitgliedern zu erfassen. Dabei haben Sie viele Freiheiten und können Abteilungen und Hierarchien Ihrer Abteilung individuell in campai abbilden, komplett mit allen nötigen Rollen und Rechten, Gruppeninformationen und mehr. Seit 2023 verfügt campai außerdem über einen Formular-Builder, um Mitgliedsanträge und Anmeldungen noch einfacher zu gestalten.

Stark ist das Kommunikationsmodul von campai, aus dem heraus Sie mit Ihren Mitgliedern wahlweise per E-Mail, Postbrief oder SMS kommunizieren (bei Letzterem fallen ggf. zusätzliche Kosten an). Hier haben Sie die Möglichkeit, in einem starken und intuitiven Editor Mails, Rundschreiben und Newsletter frei zu gestalten und ganz auf Ihren Verein anzupassen; beispielsweise mit Bildern, Farben, Logos und natürlich Textblöcken. Klasse: Durch die Mailverfolgung sehen Sie auch, wie viele Ihrer Mails geöffnet wurden oder identifizieren ungültige Mail-Adressen. Außerdem können Sie auch Automatisierungen definieren, um zu bestimmten Anlässen (Geburtstagen, Vereinsjubiläen, etc.) vorgefertigte und personalisierte Nachrichten ohne manuelles Zutun zu verschicken.

Eine tolle Sache ist zudem die hauseigene interaktive Community-App. Hier tauschen Sie sich mit Ihren Mitgliedern in Chatrooms und Gruppenchats aus, halten den Verein im Newsfeed über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden oder führen Umfragen und Abstimmungen durch. Auch die Community-Seite Ihres Vereins in der campai Vereinsapp lässt sich individuell anpassen und mit Farben und Logos aufwerten.

Ein kleiner USP von campai ist der digitale Mitgliedsausweis, der per QR-Code funktioniert und den Sie für Ihre Mitglieder aktivieren können. Die Ausweise erstellen Sie anhand von individuellen Vorlagen. Auf diese Weise lassen sich nicht nur Mitgliedsausweise erstellen, sondern beispielsweise auch Eintrittskarten oder Teilnahmebestätigungen für Vereinsevents. Diese enthalten alle wichtigen Informationen zum jeweiligen Mitglied und ersetzen dadurch gedruckte Mitgliedsausweise oder Eintrittskarten.

In Sachen Abrechnung bringt campai eine übersichtliche Beitragsverwaltung sowie einen Rechnungseditor mit, durch den Sie ausstehende Beiträge direkt aus dem System heraus abrechnen können. Auch hier bleiben Sie individiduell und ordnen einzelnen Mitgliedern oder Gruppen unterschiedliche Beiträge zu. Zudem behalten Sie die Spendenverwaltung im Blick oder organisieren ein manuelles oder automatisches Mahnwesen für nicht gezahlte Beiträge. Durch die Kopplung mit Ihrem Online-Banking sehen Sie auf einen Blick alle eingegangenen Zahlungen und können diese den passenden Mitgliedern zuordnen.

Für die Vereinsbuchhaltung schließlich stellt campai eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie einen DATEV-Export für die Weiterleitung aller steuerrelevanten Daten an Ihr Buchhaltungsbüro bereit. Auch die Erstellung der Jahresbilanz für Ihren Verein ist mit campai möglich. Außerdem bietet die Software umfassende Statistiken inklusive der Mitgliederentwicklung.

Weitere Funktionen für campai sind bereits in Arbeit, da die Software ständig weiterentwickelt wird. Zu den neueren Funktionen gehören beispielsweise die Erstellung von verschiedenen Spendenvorlagen und -bescheinigungen, sowie die Verwaltung der Spendenbeträge und deren Einzug per SEPA-Lastschrift. Zudem gibt es eine Änderungshistorie, um Vorgänge im Tool zurückzuverfolgen und den Rechnungs- und Briefvorlagen-Upload zur Verwendung des eigenen Briefpapiers.

Preislich ist campai leicht zu überblicken. Statt Tarifchaos gibt es hier einen Festpreis, für den Sie alle Funktionen freischalten und der sich an der Anzahl Ihrer aktiven Mitglieder orientiert. Bis zu 100 Mitglieder gibt es ab 30 Euro pro Monat, für je zusätzlich 50 Mitglieder kostet das Tool 8 Euro mehr – für bis zu 150 Mitglieder also 38 Euro, für bis zu 200 Mitglieder 46 Euro und so weiter. Kleinere Zusatzkosten können beim Versand von SMS, beim elektronischen Briefversand und (wichtig) für die digitalen Ausweise und Karten anfallen. Für Letztere erhebt der Anbieter eine Gebühr von 3 Cent pro Monat und aktiver Karte.