Fazit der Redaktion
Der Sewobe Vereinsmanager bietet Vereinen die Möglichkeit, sehr dezidiert Mitglieder zu verwalten und die Buchhaltung des Vereins zu managen. Leider kommen bei ihm zwei Umstände zusammen, die eine unglückliche Kombination bilden: Die Nutzung ist hochkomplex und umständlich und nur mit steiler Lernkurve zu bewältigen – jeglicher Support aber ist kostenpflichtig. Zusammen mit den von Haus aus recht hohen Mietpreisen dieser SaaS dürfte das viele nicht so finanzstarke Vereine von der Zielgruppe ausschließen, vom hohen Aufwand für das Management des Vereins mit dieser Software einmal ganz abgesehen.
- Sehr gut geeignet für große Vereine
- Sehr ausführliches Handbuch
- Deutschsprachig
- Zertifiziert mit Trusted Cloud
- Relativ teurer Preis
- Komplexes Preismodell
- Kostenpflichtiger Support
- Rest-API-Zugriff kostenpflichtig
- Komplexe Usability
Zielgruppe
Die hochkomplexen Funktionalitäten des Sewobe VereinsManagers lassen darauf schließen, dass hier vor allem Profi-Verbände und große Vereine angesprochen werden. Der Anbieter versteht sich selbst nicht als Massenanbieter, sondern liefert passgenaue Lösungen für größere Organisationen. Kleinere Vereine, Amateur- oder semiprofessionelle Organisationen werden hier eher nicht fündig.
Als erster Anbieter von Vereinsverwaltungs-Software wurde Sewobe durch das Bundeswirtschaftsministerium mit der Trusted Cloud zertifiziert. Ein Alleinstellungsmerkmal!
Funktionsumfang
Mitgliederverwaltung
Die Daten von Mitgliedern und anderen Kontakten werden in diesem Modul verwaltet. Neben den Standardeingaben ist das Anlegen individueller Felder möglich und die Verknüpfung einzelner Kontakte untereinander nach verschiedenen Kriterien. Die Kontaktdaten lassen sich dann mit der Rechnungslegung und den Kommunikationsmedien verknüpfen, die im VereinsManager erstellt werden.
Datenauswertungen
… sind im Prinzip nichts anderes als nach bestimmten Kriterien gefilterte Listen von Mitgliedern. Um diese Datenbankabfragen auszugeben, nutzen Sie beim VereinsManager den Auswertungsassistenten.
Online-Befragungen
Damit lassen sich Befragungen direkt über die Software durchführen. Vom Versand der Befragungsbögen per Serien-E-Mail bis hin zur Analyse der Ergebnisse.
Professionelle Finanzverwaltung und Buchhaltung
Rechnungen Ihres Vereins prüfen, fristgerecht begleichen, richtig kontieren und verbuchen, Reisekostenabrechnungen erstellen, Belege verwalten und vieles mehr können Sie mit dem SEWOBE VereinsManager erledigen. Lastschriftverfahren oder Überweisung, automatische Beitragsabrechnungen, Einzelrechnungen, Gutschriften, automatisiertem Mahnverfahren und Dateien für Lastschrift und Überweisung. Rechnungen versenden Sie aus dem Programm heraus per Mail oder Post.
Die Funktion „Kontoimport“ verbucht automatisch eingehende Überweisungen und Rücklastschriften. Auch Spenden können Sie über den VereinsManager verwalten. Sie nutzen für das Online-Banking eine HBCI-Schnittstelle.
Doppelte Buchführungs-Möglichkeiten bietet nur ein kostenpflichtiges Zusatzmodul.
Kommunikation mit den Mitgliedern
Aus dem VereinsManager heraus können Sie ihren Mitgliedern – oder einem selektierten Anteil davon – per E-Mail News zukommen lassen, PDF-Serienbriefe erstellen oder ihnen SMS schicken, wobei der SMS-Versand zusätzliche Kosten verursacht.
Dokumentenverwaltung
Verwalten Sie die Dokumente Ihres Vereins digital. Je nach gemietetem Speicherplatz können Sie viele Dokumente wie Briefvorlagen, E-Mail-Templates und mehr im Vereinsmanager speichern und anderen Mitgliedern individuell zugänglich machen. Dank der Möglichkeit einer Scanner-Anbindung werden hier auch eingescannte Papier-Dokumente in digitaler Form hinterlegt.
Optionale Zusatzmodule
Zusätzlich zu den in Basic- und Pro-Version enthaltenen Funktionen können verschiedene Spezialfunktionen hinzugebucht werden. Sie sind im einzelnen unter „Preise“ aufgeführt.
Usability
Die Nutzung der Software ist über alle gängigen Browser online und mobil über eine responsive Website der Vereins-Software möglich. Native Apps gibt es nicht. Das gesamte Programm ist hochkomplex. Es gibt unzählige Felder in vielen verschiedenen Masken zu konfigurieren, zu verknüpfen und auszufüllen. Als Nutzer kommen Sie besser zurecht, wenn Sie Grundkenntnisse für die Erstellung relationaler Datenbanken mitbringen. Das gesamte Look and Feel erinnert ein wenig an Access 2010 oder Filemaker – intuitiv, schlank und modern geht anders. Nur sehr wenige Vereine werden zum Beispiel die Verknüpfung zweier Mitglieder über die Funktion „ist Ehefrau von” benötigen.
Das komplexe Handling und die steile Lernkurve haben allerdings auch ihr Gutes: So haben Sie mit SEWOBE sehr filigrane Möglichkeiten, Mitgliederdaten zu verwalten, mit Ihren Mitgliedern in Kontakt zu treten und die Buchhaltung vorzubereiten und durchzuführen. Es gibt die Möglichkeit, Kontakte aus Excel zu importieren, aber das Handbuch warnt ausdrücklich davor, das selbst zu tun, sondern den Import wegen hoher Fehleranfälligkeit lieber vom kostenpflichtigen Support durchführen zu lassen.
Dass es keinerlei Integrationen anderer Programme gibt, macht den Sewobe Vereinsmanager leider zu einer Standalone-Lösung, mit der Kollaboration via moderner Tools nicht möglich ist.
Schnittstellen
Für das Homebanking gibt es eine HBCI-Schnittstelle, über den Sie den VereinsMANAGER direkt mit Ihrem Onlinebanking verbinden können. Über eine https-Schnittstelle ist die mobile Version – keine native App – des Vereinsmanagers zugänglich. Außerdem gibt es die Möglichkeit, sich kostenpflichtig von SEWOBE Zugriffe auf andere Programme mittels der Rest-API legen zu lassen.
Preise und Plans
Die Preisgestaltung des Sewobe VereinsManagers ist sehr unübersichtlich, denn der individuelle Preis setzt sich aus mehreren Kostenfaktoren zusammen:
Grundsätzlich gibt es eine Basic- und eine Pro-Version. Letztere hat einige zusätzliche Funktionen an Bord:
- Mitgliederportal (Interner Bereich)
- Online Mitgliederprofil
- Portalnews
- Veranstaltungs-Manager
- Fotogalerie mit Zugriffsberechtigung
- Online Befragungsmodul
- Englisches Interface
- Hierarchieverwaltung
- Komplexe Gliederungen
- Gremienverwaltung
- Ausbildungs- und Zertifizierungsverwaltung
Innerhalb der beiden Versionen staffeln sich die monatlichen Mietpreise außerdem nach Anzahl der Mitglieder und des inkludierten Speicherplatzes.
Und dann gibt es noch diverse Spezialmodule, die alle extra zu Buche schlagen. Extra – und zwar je nach Anzahl von Mitgliedern oder Vorgängen unterschiedlich - bezahlt werden müssen:
- Doppelte Buchhaltung
- Rechnungseingangserfassung
- Spendenformulare
- Inventarverwaltung bzw. Objektverwaltung
- Parzellenverwaltung
- Fang- bzw. Angelkarten
- Reisekosten im Mitgliederportal
- Zeiterfassung
- Online-PDF-Anmeldeformular
- Restful-Service: Anbindung externer Programme an den MANAGER mittels Rest-Service API
Zusätzliche Dienstleistungen und Features auf Wunsch
Individuelle Wünsche hinsichtlich Design und Programmierung können Sie gegen Stundensatz-Honorar umsetzen lassen. Zusätzlich können Sie sich – ebenfalls kostenpflichtig - für Ihren Verein eine Typo3-Website gemäß einem vorliegenden Template aufsetzen lassen und diese auch durch SEWOBE hosten lassen. Auch SMS können Sie verschicken lassen.
Wenn Sie SEWOBE Vereinsmanager lieber auf Ihrem eigenen Server laufen lassen möchten als in der Cloud, ist das ebenfalls möglich. Die Preise dafür erfahren Sie auf Anfrage.
Service und Support
Schulungen und Support durch SEWOBE sind grundsätzlich kostenpflichtig. Allerdings stellt der Anbieter eine kleine Starthilfe zur Verfügung: Bei der Einarbeitung hilft ein kostenloses 420-seitiges Handbuch, das sehr kleinschrittig und detailliert alle Funktionen und die Nutzung der Software mit vielen Screenshots erklärt. Zusätzlich gibt es diverse kostenlos verfügbare Schulungsvideos, die in ihrer Tonalität zwar recht behäbig daherkommen, inhaltlich aber kaum Fragen für die Nutzung des SEWOBE VereinsManagers offenlassen. Integriert in die Software ist eine Programmhilfe, die per Klick auf das ?-Icon jederzeit aufgerufen werden kann. Hier finden sich Antworten auf die am häufigst gestellten Fragen.
Die Website bietet einen Live-Chat, über den man den Service erreichen kann. Ob und inwiefern hier Support angeboten wird oder man hier nur den Vertrieb erreicht, wird auf Anhieb nicht klar.
Zusammenfassung
Der Sewobe Vereinsmanager eignet sich aufgrund seiner Kostenstruktur, seiner Komplexität, der steilen Lernkurve und des Handling-Aufwands wohl eher für zahlungskräftige Verbände mit IT-versierten Vollzeit-Administratoren und -Buchhaltern als für Amateur- oder semiprofessionelle Vereine. Zwar lassen sich Mitglieder und Vereins-Finanzen hochprofessionell und dezidiert verwalten, aber schlankes, intuitiv zugängliches Vereinsmanagement ist mit dieser SaaS-Lösung nicht möglich.
