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Sewobe VereinsManager

Vereinsverwaltung

4.3
(6)

Fazit der Redaktion

Der Sewobe Vereinsmanager bietet Vereinen die Möglichkeit, sehr dezidiert Mitglieder zu verwalten und die Buchhaltung des Vereins zu managen. Leider kommen bei ihm zwei Umstände zusammen, die eine unglückliche Kombination bilden: Die Nutzung ist hochkomplex und umständlich und nur mit steiler Lernkurve zu bewältigen – jeglicher Support aber ist kostenpflichtig. Zusammen mit den von Haus aus recht hohen Mietpreisen dieser SaaS dürfte das viele nicht so finanzstarke Vereine von der Zielgruppe ausschließen, vom hohen Aufwand für das Management des Vereins mit dieser Software einmal ganz abgesehen.

  • Sehr gut geeignet für große Vereine
  • Sehr ausführliches Handbuch
  • Deutschsprachig
  • Zertifiziert mit Trusted Cloud
  • Relativ teurer Preis
  • Komplexes Preismodell
  • Kostenpflichtiger Support
  • Rest-API-Zugriff kostenpflichtig
  • Komplexe Usability
Elke Fleing
Kommunikations-Expertin und Texterin von trusted

Zielgruppe

Die hochkomplexen Funktionalitäten des Sewobe VereinsManagers lassen darauf schließen, dass hier vor allem Profi-Verbände und große Vereine angesprochen werden. Der Anbieter versteht sich selbst nicht als Massenanbieter, sondern liefert passgenaue Lösungen für größere Organisationen. Kleinere Vereine, Amateur- oder semiprofessionelle Organisationen werden hier eher nicht fündig.

Als erster Anbieter von Vereinsverwaltungs-Software wurde Sewobe durch das Bundeswirtschaftsministerium mit der Trusted Cloud zertifiziert. Ein Alleinstellungsmerkmal!

Funktionsumfang

Mitgliederverwaltung

Die Daten von Mitgliedern und anderen Kontakten werden in diesem Modul verwaltet. Neben den Standardeingaben ist das Anlegen individueller Felder möglich und die Verknüpfung einzelner Kontakte untereinander nach verschiedenen Kriterien. Die Kontaktdaten lassen sich dann mit der Rechnungslegung und den Kommunikationsmedien verknüpfen, die im VereinsManager erstellt werden.

Ein Mitglieds-Datensatz im Sewobe Vereinsmanager
© sewobe.de - Ein Mitglieds-Datensatz im Sewobe Vereinsmanager

Datenauswertungen

… sind im Prinzip nichts anderes als nach bestimmten Kriterien gefilterte Listen von Mitgliedern. Um diese Datenbankabfragen auszugeben, nutzen Sie beim VereinsManager den Auswertungsassistenten.

Online-Befragungen

Damit lassen sich Befragungen direkt über die Software durchführen. Vom Versand der Befragungsbögen per Serien-E-Mail bis hin zur Analyse der Ergebnisse.

Professionelle Finanzverwaltung und Buchhaltung

Rechnungen Ihres Vereins prüfen, fristgerecht begleichen, richtig kontieren und verbuchen, Reisekostenabrechnungen erstellen, Belege verwalten und vieles mehr können Sie mit dem SEWOBE VereinsManager erledigen. Lastschriftverfahren oder Überweisung, automatische Beitragsabrechnungen, Einzelrechnungen, Gutschriften, automatisiertem Mahnverfahren und Dateien für Lastschrift und Überweisung. Rechnungen versenden Sie aus dem Programm heraus per Mail oder Post.

Rechnungen verschicken Sie direkt aus der Software heraus
© sewobe.de - Rechnungen verschicken Sie direkt aus der Software heraus

Die Funktion „Kontoimport“ verbucht automatisch eingehende Überweisungen und Rücklastschriften. Auch Spenden können Sie über den VereinsManager verwalten. Sie nutzen für das Online-Banking eine HBCI-Schnittstelle.

Konto für das Online-Banking per HBCI-Schnittstelle einrichten
© sewobe.de - Konto für das Online-Banking per HBCI-Schnittstelle einrichten

Doppelte Buchführungs-Möglichkeiten bietet nur ein kostenpflichtiges Zusatzmodul.

Kommunikation mit den Mitgliedern

Aus dem VereinsManager heraus können Sie ihren Mitgliedern – oder einem selektierten Anteil davon – per E-Mail News zukommen lassen, PDF-Serienbriefe erstellen oder ihnen SMS schicken, wobei der SMS-Versand zusätzliche Kosten verursacht.

Dokumentenverwaltung

Verwalten Sie die Dokumente Ihres Vereins digital. Je nach gemietetem Speicherplatz können Sie viele Dokumente wie Briefvorlagen, E-Mail-Templates und mehr im Vereinsmanager speichern und anderen Mitgliedern individuell zugänglich machen. Dank der Möglichkeit einer Scanner-Anbindung werden hier auch eingescannte Papier-Dokumente in digitaler Form hinterlegt.

Verwalten Sie die Dokumente Ihres Vereins online
© sewobe.de - Verwalten Sie die Dokumente Ihres Vereins online

Optionale Zusatzmodule

Zusätzlich zu den in Basic- und Pro-Version enthaltenen Funktionen können verschiedene Spezialfunktionen hinzugebucht werden. Sie sind im einzelnen unter „Preise“ aufgeführt.

Usability

Die Nutzung der Software ist über alle gängigen Browser online und mobil über eine responsive Website der Vereins-Software möglich. Native Apps gibt es nicht. Das gesamte Programm ist hochkomplex. Es gibt unzählige Felder in vielen verschiedenen Masken zu konfigurieren, zu verknüpfen und auszufüllen. Als Nutzer kommen Sie besser zurecht, wenn Sie Grundkenntnisse für die Erstellung relationaler Datenbanken mitbringen. Das gesamte Look and Feel erinnert ein wenig an Access 2010 oder Filemaker – intuitiv, schlank und modern geht anders. Nur sehr wenige Vereine werden zum Beispiel die Verknüpfung zweier Mitglieder über die Funktion „ist Ehefrau von” benötigen.

Das komplexe Handling und die steile Lernkurve haben allerdings auch ihr Gutes: So haben Sie mit SEWOBE sehr filigrane Möglichkeiten, Mitgliederdaten zu verwalten, mit Ihren Mitgliedern in Kontakt zu treten und die Buchhaltung vorzubereiten und durchzuführen. Es gibt die Möglichkeit, Kontakte aus Excel zu importieren, aber das Handbuch warnt ausdrücklich davor, das selbst zu tun, sondern den Import wegen hoher Fehleranfälligkeit lieber vom kostenpflichtigen Support durchführen zu lassen.

Dass es keinerlei Integrationen anderer Programme gibt, macht den Sewobe Vereinsmanager leider zu einer Standalone-Lösung, mit der Kollaboration via moderner Tools nicht möglich ist.

Schnittstellen

Für das Homebanking gibt es eine HBCI-Schnittstelle, über den Sie den VereinsMANAGER direkt mit Ihrem Onlinebanking verbinden können. Über eine https-Schnittstelle ist die mobile Version – keine native App – des Vereinsmanagers zugänglich. Außerdem gibt es die Möglichkeit, sich kostenpflichtig von SEWOBE Zugriffe auf andere Programme mittels der Rest-API legen zu lassen.

Preise und Plans

Die Preisgestaltung des Sewobe VereinsManagers ist sehr unübersichtlich, denn der individuelle Preis setzt sich aus mehreren Kostenfaktoren zusammen:

Grundsätzlich gibt es eine Basic- und eine Pro-Version. Letztere hat einige zusätzliche Funktionen an Bord:

  • Mitgliederportal (Interner Bereich)
  • Online Mitgliederprofil
  • Portalnews
  • Veranstaltungs-Manager
  • Fotogalerie mit Zugriffsberechtigung
  • Online Befragungsmodul
  • Englisches Interface
  • Hierarchieverwaltung
  • Komplexe Gliederungen
  • Gremienverwaltung
  • Ausbildungs- und Zertifizierungsverwaltung

Innerhalb der beiden Versionen staffeln sich die monatlichen Mietpreise außerdem nach Anzahl der Mitglieder und des inkludierten Speicherplatzes.

Die Preisstaffelung des VereinsManagers im Überblick
© sewobe.de - Die Preisstaffelung des VereinsManagers im Überblick

Und dann gibt es noch diverse Spezialmodule, die alle extra zu Buche schlagen. Extra – und zwar je nach Anzahl von Mitgliedern oder Vorgängen unterschiedlich - bezahlt werden müssen:

  • Doppelte Buchhaltung
  • Rechnungseingangserfassung
  • Spendenformulare
  • Inventarverwaltung bzw. Objektverwaltung
  • Parzellenverwaltung
  • Fang- bzw. Angelkarten
  • Reisekosten im Mitgliederportal
  • Zeiterfassung
  • Online-PDF-Anmeldeformular
  • Restful-Service: Anbindung externer Programme an den MANAGER mittels Rest-Service API

Zusätzliche Dienstleistungen und Features auf Wunsch

Individuelle Wünsche hinsichtlich Design und Programmierung können Sie gegen Stundensatz-Honorar umsetzen lassen. Zusätzlich können Sie sich – ebenfalls kostenpflichtig - für Ihren Verein eine Typo3-Website gemäß einem vorliegenden Template aufsetzen lassen und diese auch durch SEWOBE hosten lassen. Auch SMS können Sie verschicken lassen.

Wenn Sie SEWOBE Vereinsmanager lieber auf Ihrem eigenen Server laufen lassen möchten als in der Cloud, ist das ebenfalls möglich. Die Preise dafür erfahren Sie auf Anfrage.

Service und Support

Schulungen und Support durch SEWOBE sind grundsätzlich kostenpflichtig. Allerdings stellt der Anbieter eine kleine Starthilfe zur Verfügung: Bei der Einarbeitung hilft ein kostenloses 420-seitiges Handbuch, das sehr kleinschrittig und detailliert alle Funktionen und die Nutzung der Software mit vielen Screenshots erklärt. Zusätzlich gibt es diverse kostenlos verfügbare Schulungsvideos, die in ihrer Tonalität zwar recht behäbig daherkommen, inhaltlich aber kaum Fragen für die Nutzung des SEWOBE VereinsManagers offenlassen. Integriert in die Software ist eine Programmhilfe, die per Klick auf das ?-Icon jederzeit aufgerufen werden kann. Hier finden sich Antworten auf die am häufigst gestellten Fragen.

Die Website bietet einen Live-Chat, über den man den Service erreichen kann. Ob und inwiefern hier Support angeboten wird oder man hier nur den Vertrieb erreicht, wird auf Anhieb nicht klar.

Zusammenfassung

Der Sewobe Vereinsmanager eignet sich aufgrund seiner Kostenstruktur, seiner Komplexität, der steilen Lernkurve und des Handling-Aufwands wohl eher für zahlungskräftige Verbände mit IT-versierten Vollzeit-Administratoren und -Buchhaltern als für Amateur- oder semiprofessionelle Vereine. Zwar lassen sich Mitglieder und Vereins-Finanzen hochprofessionell und dezidiert verwalten, aber schlankes, intuitiv zugängliches Vereinsmanagement ist mit dieser SaaS-Lösung nicht möglich.

4.3
/5
6 Bewertungen
Hervorragend
Gut
Akzeptabel
Mangelhaft
Ungenügend
75% Weiterempfehlung
Eiko Trausch
1 Bewertung
22. Mai 2020

Ausgereifte, umfassende Lösung - mit zahlreichen Hybridmodulen in der Pro Variante

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Automatisierte Zuwendungsbescheigungen als Sammelbescheigung auf dem gesetzlichen Formular Die 1 Sterne Bewertung von Hans Richter ist hier falsch. Es handelt sich um eine Online Software. Kein Download !

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Durch die vielen Funktionen braucht es teilweise Schulungen und Support beim Einbau neuer Features

Wofür verwenden Sie Sewobe VereinsManager? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Mitgliederverwaltung in meinem Verein.

Hans Richter
1 Bewertung
3. Dezember 2019

Leider ziemlich veraltet, Support einfach lächerlich!

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

ich konnte es herunterladen, es hat funktioniert. Leider stürzt es oft ab und hält nicht was es verspricht.

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Alt, träge, Support ist sehr schlecht!! Viel zu überladen, erinnert an MS DOS in denn 80er. Schade!

Wofür verwenden Sie Sewobe VereinsManager? Welche Probleme konnten Sie lösen?

VereinsManager

Luca Bauer
1 Bewertung
27. November 2018

Wenn die Software einmal eingerichtet ist, funktioniert sie perfekt.

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Schneller Support, dazu wird viel Wert auf Höflichkeit und Kompetenz gelegt. Insgesamt bin ich sehr zufrieden.

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Die Einrichtung des Vereinsmanagers ist am Anfang eine doch etwas größere Herausforderung. Funktioniert die Software aber dann mal, läuft alles perfekt.

Siegfried Stindl
1 Bewertung
10. Juli 2018

Sehr freundlicher Service, geht auf Wünsche

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

schnelle Adaption von Schnittstellen, schnelle Beseitigung von Fehlern. Man kann sehr viel selbst steuern.

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

kostenpflichtige Hotline, wenn der Fehler auf der Benutzerseite liegt. Manche Updates werden ohne Ankündigung eingespielt

Wofür verwenden Sie Sewobe VereinsManager? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Verwaltung eines großen Vereins inklusive Buchhaltung Schnittstelle zu den Landessportverbänden.

Thomas Müller
1 Bewertung
16. Februar 2018

Profi Tool

Wofür verwenden Sie Sewobe VereinsManager? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Nicht unbedingt für Hobby Vereine geeignet.

Bewertungsquellen

Über Sewobe VereinsManager

Die SEWOBE GmBH mit Sitz in Augsburg und Wien wurde 1999 von Thomas Weishaupt und Eiko Trausch gegründet. Sie ist Anbieter von integrierten Cloudsoftware-Lösungen für Verbände, Gewerkschaften, Parteien und großen Vereinen. Was mit der Entwicklung und Umsetzung von Portalen für den Einzelhandel und Individuallösungen für Unternehmen begann, führte dann zur Markteinführung der Online-Vereinssoftware VereinsManager.

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