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Collmex Vereinssoftware

Vereinsverwaltung

Fazit der Redaktion

Mit Collmex Verein managen Vereine vor allem ihre Finanzen. Mobile Apps und echte Collaboration-Tools fehlen, wenn auch mehrere User auf die Software zugreifen können. Altbackenes Design und etwas komplizierte Usability machen die Nutzung nicht gerade zum Vergnügen. Wer sich daran aber nicht stört, Vorerfahrungen mit Finanzbuchhaltungs-Programmen hat und für seinen Verein eine deutschsprachige Cloud-Software zur Veraltung der Finanzen sucht, liegt mit Collmex Verein richtig.

  • Günstiger, transparenter Preis
  • DATEV-Export
  • Offene API
  • Stärken im Finanz-Management
  • Deutschsprachig
  • Extrem altmodisches Design
  • Komplizierte Usability
  • Keine mobilen Apps
  • Upload eigener Dokumente unmöglich
Elke Fleing
Kommunikations-Expertin und Texterin von trusted

Zielgruppe

Collmex bietet Cloud-Software für kleine Unternehmen, Selbständige und Freiberufler. Die Produkte umfassen die klassischen Bereiche von Unternehmenssoftware: Buchhaltung, Vertrieb, Lager, Einkauf usw. – Das Produkt Collmex Verein richtet sich an Vereine, deren Schwerpunkt bei der Softwaresuche auf dem Finanz-Management ihrer Einrichtung liegt.

Funktionsumfang

Collmex Verein beinhaltet die beiden Haupt-Bereiche Mitgliederverwaltung und Buchhaltung.

In der Funktionsübersicht sehen Sie alle Module von Collmex Verein
© collmex.de - In der Funktionsübersicht sehen Sie alle Module von Collmex Verein

Mitgliederverwaltung

Hier erfassen Sie Adresse, Bankverbindung und die abzurechnenden Beiträge. Sie können jedem Mitglied im Bedarfsfall individuelle Beiträge zuweisen. In der Abrechnung rechnen Sie die Beiträge voll automatisch ab. Über das integrierte Online-Banking können Sie die Beiträge per Lastschrift einziehen. Zahlt ein Mitglied per Überweisung und bleibt diese einmal aus, nutzen Sie das integrierte Mahnwesen.

Personalisierte Mailings sind ebenfalls direkt aus Collmex Verein heraus im Text- oder HTML-Format möglich. Wollen Sie Textverarbeitungsprogramm für den Versand von Serienbriefen nutzen, exportieren Sie die Adressen im CSV-Format. Rechnungen und Gutschriften können Sie direkt in die Buchhaltung übernehmen, für Spendenbescheinigungen steht Ihnen eine Export-Möglichkeit zur Verfügung.

Die Mitglieder-Verwaltung von Collmex Verein
© collmex.de - Die Mitglieder-Verwaltung von Collmex Verein

Buchhaltung

Wie es sich für eine Software gehört, deren „Mutter“ eine Finanzbuchhaltungs-Software ist, bildet dieser Bereich in Collmex Verein den Schwerpunkt. Und hier bleiben wirklich keine Wünsche offen:

  • Sie bekommen Buchungsvorlagen zu allen wichtigen Geschäftsvorfällen, so brauchen Sie sich keine Kontonummern oder komplizierten Buchungssätze zu merken. Für die wichtigsten Geschäftsvorfälle wurden bereits Buchungsvorlagen mit ausführlichen Erklärungen vordefiniert.
  • Die hinterlegten Kontenrahmen SKR03 und SKR04 sind die in Deutschland am häufigsten vorkommenden.
  • Beliebig viele Geschäftsjahre sind parallel buchbar – so haben Sie mehr zeit für den Abschluss der Buchhaltung.
  • Per ELSTER können Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung dirket aus Collmex Verein heraus an das Finanzamt senden.
  • Einnahme-Überschuss-Rechnung nach amtlichem Vordruck: So können Sie die Werte für den Jahresabschluss direkt übernehmen.
  • Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung: Wenn Sie mit Ihrem Verein Bilanzen erstellen müssen, erstellen Sie Bilanz und GuV direkt aus der Buchhaltung.
  • BWA, Summen-und-Salden, Offene Posten, Postenanzeige: Ihnen stehen alle gängigen Auswertungen zur Verfügung – weil sie auf den Daten in der Collmex Verein basieren, sind sie immer auf aktuellem Stand.
  • Anlagenbuchhaltung inkl. allen gängigen Abschreibungsmethoden
Collmex Verein bietet eine dezidierte Anlagenverwaltung
© collmex.de - Collmex Verein bietet eine dezidierte Anlagenverwaltung
  • Dokumentenverwaltung: Erfassen, buchen und archivieren Sie Dokumente wie z.B. Lieferantenrechnungen oder Bar-Quittungen einfach und schnell. Bei gescannten Dokumenten findet eine Texterkennung statt (OCR). Die Dokumente sind mit den Buchungen verknüpft und werden direkt im Programm angezeigt.
  • Kassenbücher: Hier verwalten Sie die Bareinnahmen und -ausgaben Ihres Vereins.
  • Kostenstellen: Mit Kostenstellen unterteilen Sie Ihren Verein in mehrere Verantwortungsbereiche. Bei der Erfassung der Belege in der Buchhaltung werden die angefallenen Kosten den verursachenden Kostenstellen zugewiesen.
  • Kontoauszug-Import: Mit dem integrierten Online-Banking holen Sie den Kontoauszug über HBCI mit Ihrer PIN direkt von der Bank ab oder importieren ihn im standardisierten MT940-Format.
Mit der Online-Banking-Funktion von Collmex Verein holen Sie die Kontoauszüge Ihres Vereins ins Programm
© collmex.de - Mit der Online-Banking-Funktion von Collmex Verein holen Sie die Kontoauszüge Ihres Vereins ins Programm
  • Der DATEV-Export erleichtert Ihrem Verein die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Usability

Am Erscheinungsbild von Collmex Verein ist das Alter dieser Cloud-Software am deutlichsten erkennbar: Trostloses Design in Frames, die auf deutlich kleinere Bildschirm-Größen zugeschnitten sind als die heute üblichen Monitore bieten. Auch das Einpflegen der Daten bietet Ihnen nicht gerade leichtes Spiel. Um zum Beispiel die Daten eines neuen Mitglieds einzugeben, müssen Sie mehrere Bildschirmseiten ausfüllen, wobei der Mitgliedsnummer eine separate Seite gewidmet ist. Übersichtlichkeit geht anders.

Dass für Collmex Verein die ursprüngliche Collmex Buchhaltungs-Software nur minimal und etwas lieblos angepasst wurde, merkt man deutlich zum Beispiel an den Feld-Beschriftungen: Für den Administrator eines Amateur- oder semiprofessionellen Vereins bieten Bereiche und Felder wie Verlauf, Schluss-Rabatt, Produktart, Projekt… eher Anlass zur Verwirrung als Hilfe bei seiner meist ehrenamtlichen Tätigkeit, der wahrscheinlich keine Ausbildung zum Finanzbuchhalter voran ging.

Diverse Eingabemöglichkeiten und Pflichtfelder wären auch eher in einer Software für mittelgroße Unternehmen zu erwarten als in einer Vereinsverwaltung. Hier wäre weniger mehr.

Schnittstellen

Datenimport nach Collmex Verein und Datenexport aus Collmex zu anderen Programmen ist über verschiedene Schnittstellen möglich:

Sie importieren Ihre Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Produkte usw.) im csv-Format oder Sie tauschen Daten mit anderen Programmen über die API aus.

Auch der Datenexport aus Collmex Verein funktioniert über das csv-Format, wobei Sie Ihre Daten vor dem Export auch nach Belegdatum sortieren können. Alternativ laden Sie alle wichtigen Daten in einer einzigen HTML-Datei herunter. Auch ein Export selektierter Daten ist möglich. Um die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu erleichtern, bietet Collmex Verein eine DATEV-Exportfunktion.

Preise und Plans

Collmex Verein lässt sich kostenlos 30 Tage lang testen. Danach kostet es 9,95 Euro monatlich bei voller Funktionsfähigkeit. Unterschiedliche Versionen werden nicht angeboten.

Service und Support

Collmex Verein bietet ein sehr ausführliches Handbuch zur Bedienung online – das man als Finanzbuchhaltungs-Laie allerdings auch dringend braucht. Außerdem wird Support per E-Mail angeboten.

Zusammenfassung

Collmex Verein ist eine deutschsprachige Online-Komplettlösung zur Verwaltung von Vereinen. Der Schwerpunkt liegt deutlich auf der Finanzverwaltung, Personen ohne Vorerfahrungen mit komplexeren Buchhaltungs-Programmen werden sich bei der Bedienung wahrscheinlich schwertun. Design und Usability sind ziemlich in die Jahre gekommen und unschön und unübersichtlich. Mobile Nutzung scheint gar nicht vorgesehen und eine Cloud zur Ablage selbst erstellter Vereins-Dokumente fehlt. Die Stärken von Collmex Verein liegen deutlich in der Finanzverwaltung und der steuerlichen Bearbeitung der Vereinsfinanzen.

Über Collmex Vereinssoftware

Die Collmex GmbH in Saarbrücken unter Geschäftsführer Bastian Wetzel besteht seit 2003, hat bisher über 10.000 Kunden gewonnen und ist laut eigenen Aussagen seit Jahren profitabel. Die beteiligten Entwickler waren über 10 Jahre bei der SAP AG in Entwicklung und Beratung tätig und verfügen über langjährige Erfahrung im Bereich Business-Software. Collmex zählt sich selbst zu den Cloud-Pionieren und den wichtigsten Anbietern von Online-Software für Unternehmen in Deutschland.

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