Egal ob deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen geschäftlich im In- oder Ausland unterwegs sind oder lediglich hin und wieder neue Briefmarken und Büroklammern für deine HR-Abteilung organisieren – Belege müssen erfasst und Auslagen erstattet werden.

Reisekostenabrechnung-Softwares wie Circula helfen dir, dein Ausgabenmanagement zu vereinfachen. Das zumindest verspricht der eingängige Wahlspruch der Software: “Super. Simpel. Circula.”

Circula macht einen guten ersten Eindruck im Praxistest von trusted!

Screenshot: trusted.de

Quelle: app.circula.com

Wie “super” und “simpel” die Reisekostenabrechnung mit der Circula-Software wirklich abläuft, wollte ich natürlich selbst herausfinden. Alle Erfahrungen aus meinem Praxistest findest du hier:

Geschäftsreisen buchst du via Schnittstellen, Belege sammelst du in Circula

Wichtig zu wissen: Circula ist ein reines Abrechnungstool, das bedeutet: Die Cloud-Software unterstützt dich bei allem, was NACH der Buchung deiner Geschäftsreisen passiert. Ich für meinen Teil habe zumindest keine Möglichkeit entdeckt, um die notwendigen Reisen für mein Testszenario direkt aus Circula heraus zu buchen.

Das klappt in der Theorie mithilfe der gut gewählten Integrationen zu den Travelmanagement-Lösungen von “TravelPerk”, “Comtravo” und “Onesto”.

Deine Geschäftsreisen musst du zwar über die genannten Plattformen buchen. Die Buchungskosten und -belege sowie alle weiteren Ausgaben und Auslagen deines Business-Trips erfasst du aber anschließend in Circula.

Das Spannende daran ist für mich: Buchungsbelege aus TravelPerk, Comtravo und Co. landen automatisch im Tool.

In diesem Video kannst du dir ein Bild davon machen, wie der nahtlose End-to-End-Prozess mit der Schnittstelle zu Onesto aussieht:

Reise international mit den richtigen Verpflegungspauschalen

Obwohl du eine Reisebuchung nur mit den passenden Schnittstellen vornehmen kannst, lassen sich Reisen trotzdem in Circula anlegen.

Das hat gleich zweierlei Vorteile. Zum einen berechnet Circula deinen Verpflegungsmehraufwand, der dir bei Reisen im In- und Ausland entsteht. Andererseits dient dir die im Tool angelegte Reise als eine Art Beleg- bzw. Ausgabenordner, um alle während der Reise entstandenen Ausgaben und Auslagen zu sammeln.

Füge Hotelrechnungen, Tankbelege und alles, was sonst noch angefallen ist, deiner Reise hinzu

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Für meine fiktive Geschäftsführerin und die Consultants meines Testunternehmens habe ich gleich zwei Reisen angelegt und mir den anfallenden Verpflegungsmehraufwand sowie die Pauschalen für die Hotelübernachtung, die von dem Testunternehmen nicht übernommen wurde, gleich ausrechnen lassen.

Das funktionierte beide Male außerordentlich gut und (nach meiner Rechnung) korrekt. Mir hat dabei besonders gefallen, dass mir Circula zusätzlich gleich eine detaillierte Aufschlüsselung der Kostenkalkulation ausgibt.

Circula hat die Pauschalen der Italien-Reise richtig berechnet

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Ein kaum anpassbares Basis-Regelwerk für deine Geschäftsreisen

Damit deine Teammitglieder nicht auf Geschäftskosten nur Flüge und Hotelzimmer 1. Klasse buchen, kannst du individuelle Reiserichtlinien definieren. Das hindert deine Luxus-verwöhnten Angestellten zwar nicht daran, die Reise zu buchen. Sobald die Buchung bei dir in Circula eingeht, bekommst du aber eine Warnmeldung.

Die Regeln gelten entweder für alle im Unternehmen oder für einzelne Individuen. So könnte beispielsweise die Geschäftsleitung einen höheren Betrag als Obergrenze für sich selbst festlegen, als für Berater:innen.

Mit Reiserichtlinien definierst du dein Regelwerk im Unternehmen

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Um die Richtlinie einzurichten, habe ich sehr wenig Zeit benötigt. Circula hat mich hier mit einem kurzen Formular begrüßt, in dem ich lediglich ein paar Angaben machen musste:

• Name der Richtlinie (z. B. Übernachtungskosten Obergrenze)
• Betragsgrenze (in meinem Fall 220 €/Nacht)
• Pro Ausgabe oder je Kalenderjahr
• Für wen soll die Regel gelten? (Gesamtes Unternehmen, einzelne Personen)
• Für welche Ausgabenkategorie gilt die Regel?

Praktisch fand ich, dass mir für die betreffende Kategorie eine Auswahlmöglichkeit angegeben wurde. Zum Beispiel, ob die Richtlinie für eine Flugreise, ein Kundenpräsent oder einen Mietwagen gelten soll. Das sind aber nur ein paar der Möglichkeiten.

Das war es aber auch schon mit den Ausgabenregeln und ich muss gestehen, ich habe mir hier etwas mehr erhofft. Vor diesem Test habe ich schon das eine oder andere Reisekosten-Tool für dich durchleuchtet und hatte daher eine gewisse Erwartung an Circula, die nur zum Teil erfüllt wurde.

Du kannst beispielsweise mit einem recht ähnlichen Konkurrenzprodukt (Rydoo) nicht nur Warnmeldungen ausstoßen, sondern gleich Automatisierungen einrichten. Das habe ich beim anderen Tool genutzt, um kleine Reiseausgaben unter 50 € automatisch zu genehmigen.

Mit Circula kannst du das leider nicht einrichten. Zu schade!

Fazit: Die Reiseplanung ist gut und durchdacht

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

Circula ist keine Software fürs Travelmanagement – im Gegensatz zu Lanes & Planes beispielsweise. Daher ist es nicht möglich, Hotelzimmer, Bahn- oder Flugtickets und sonstiges in Circula direkt zu buchen. Immerhin: Dank gut durchdachter Partnerschnittstellen zu TravelPerk oder Onesto kann Circula durchaus mithalten.

Mir hat es im Vergleich zu anderen Tools aber an ein paar Features gefehlt. Zum Beispiel konnte ich keine Ablehnungsgründe für Ausgaben angeben oder Genehmigungen gar automatisieren, Vorschüsse ließen sich nicht verwalten und in Sachen Reiserichtlinien bietet Circula nur das Nötigste. Rydoo und Lanes & Planes sind hier beispielsweise deutlich besser ausgestattet.

Das Wichtigste zur Reiseplanung mit Circula:

• Schnittstellen zu Travel-Tools: Buche deine Reisen bequem über andere Portale und pflege deine Ausgaben in Circula
• Reisen anlegen: Plane deine Reisen vorab und lege alle anfallenden Ausgaben in einem Ordner übersichtlich ab
• Pauschalen: Der Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskosten rechnet Circula für dich automatisch aus
• Reiserichtlinien: Erstelle eigene Reiserichtlinien und erhalte Warnmeldungen, wenn eine Ausgabe zu hoch ausfällt

Du kannst mit Circula nicht alle Ausgaben abrechnen

Mit Circula kannst du so gut wie alle Ausgaben einreichen und letztlich abrechnen. Dazu gehören Fahrtkosten, Reise- und Reisenebenkosten und andere Einzelausgaben.

Lediglich eine Belegart konnte ich nicht einreichen: Eigenbelege. Das manuelle Eintragen meiner Ausgaben war mir nicht möglich.

Als Eigenbeleg bezeichnet man eine Ausgabe, die (aktuell) nicht mit einem Beleg nachgewiesen werden kann. Beispielsweise Trinkgeld, oder weil du einen Beleg nicht mehr finden kannst. Um die Ausgabe dennoch geltend zu machen, dienen Eigenbelege. Du kannst solche Auslagen bzw. Ausgaben mit einem Wert von bis zu 20 € deinen Angestellten erstatten.

Eine neue Ausgabe konnte ich nur mithilfe eines Belegs erfassen – abgesehen von den Fahrtkosten, versteht sich. Dafür klappte das Einreichen vorhandener Belege sowohl in der Web-Version als auch mit der dazugehörigen mobilen App einwandfrei. Der integrierte OCR-Scan hat meine Belege sogar zuverlässig erkannt – zumindest in den meisten Fällen.

Circula erkennt deine Belege zuverlässig und überträgt Daten automatisch

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Um eine Ausgabe korrekt zuzuordnen, konnte ich aus verschiedenen Ausgaben-Arten wählen. Dazu gehörten:

• Bewirtung
• Flug
• Geschenk
• Mietwagen
• Öffentliche Verkehrsmittel
• Parken
• Spritkosten
• Taxi
• Übernachtung
• Zug

Circula hat mir an dieser Stelle schon alle Kategorien geliefert, die ich für meine Geschäftsreisen gebraucht habe. Spaßeshalber habe ich trotzdem neue Arten hinzugefügt. Das funktionierte einwandfrei über ein kurzes Formular.

Erstelle neue Ausgabenarten für dein Business

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Ich konnte sogar den passenden Umsatzsteuersatz direkt hinterlegen. Dafür musste ich lediglich aus einem Drop-down-Menü den passenden Steuersatz (5, 7, 16 oder 19 %) auswählen. Super!

Spritkosten berechnet Circula automatisch

In meinem erfundenen Testunternehmen sind natürlich nicht alle nur mit der Bahn oder dem Flugzeug unterwegs. Hin und wieder ist auch mal der private PKW oder ein Mietfahrzeug notwendig. Für diesen Zweck kannst du dir von Circula einfach dein Kilometergeld berechnen lassen. Die 20 Cent fürs motorisierte Zweirad und 30 Cent für dein Auto sind bereits hinterlegt.

Auch die Tankgeld-Erstattung funktioniert einwandfrei

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Auch hier funktionierte alles wie gewünscht. Das i-Tüpfelchen wäre es jetzt noch gewesen, wenn ich eigene Pauschalen hätte angeben können. Mit ein paar Cent mehr pro Kilometer wären meine erfundenen Angestellten bestimmt noch motivierter zum Kundentermin gefahren.

Auch hier mangelt es mir an einer gewissen Anpassbarkeit.

Mit Circula rechnest du neben Reisekosten auch Benefits ab

Kommen wir zum wahrscheinlich größten Highlight von Circula: den Benefits. Ein vergleichbares Feature habe ich selbst nach mehreren Praxistests verschiedener Reisekosten-Tools nur bei Circula entdeckt.

Mit Benefits kannst du weitere Ausgaben-Arten abrechnen. Zum Beispiel den Mobilitäts-, Essens- oder Internetzuschuss. Letzteres ist eine tolle Zusatzleistung, wenn deine Mitarbeitenden im Home-Office tätig sind. Außerdem hast du die Option, deinen Reisenden zusätzlich zum Entgelt Sachbezüge und die Erholungsbeihilfe zu zahlen.

Zuerst habe ich nicht ganz verstanden, wie ich die Benefits einrichten muss. Der gut gemachte Beitrag im Helpcenter konnte aber schnell für Abhilfe sorgen. Ich musste lediglich sogenannte Benefit-Gruppen anlegen, Personal zuweisen und konnte dann selbst entscheiden, welche Benefits in welcher Höhe ausgezahlt werden sollen.

Richte individuelle Benefits für deine Mitarbeiter:innen ein

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So bekommen in meinem Testunternehmen Vollzeitbeschäftigte andere Benefits als beispielsweise Teilzeitkräfte, die lediglich dreimal pro Woche arbeiten.

Mit der Assistenz-Funktion verwaltet jemand anderes deine Ausgaben für dich

Circula hat für dich eine Assistenz-Funktion mit an Bord. Damit bestimmst du jemanden aus deinem Unternehmen, der oder die Ausgaben für dich tätigen darf. Deine neue Vertrauensperson solltest du mit Bedacht wählen, denn deine Assistenz erhält Zugriff auf dein Circula-User-Konto.

Keine Sorge, deine Assistenz kann weder Benefit-Gruppen anlegen noch neue Ausgaben-Regeln aufstellen. Das gehört schließlich zu den Admin-Features. Aber alles, was du als User mit Circula an Ausgaben angeben kannst, kann nun auch deine Assistenz.

In Circula gibt es sogar eine Assistenz-Funktion

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Ich finde, dieses Feature ist ziemlich speziell und auch noch nützlich. Wenn du zum Beispiel selbst verreist bist, aber privat oder krankheitsbedingt ausfällst, übernimmt der auserkorene User dein Ausgabenmanagement.

Auf eine Genehmigung von Ausgaben warten deine Teammitglieder allerdings bis zu deiner Rückkehr. Eine Vertretung für speziell diese Aufgabe gibt es hier nicht.

Fazit: Nützliche Features, einfaches Handling, geringe Anpassbarkeit

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

Für deine Reisekostenabrechnung liefert Circula alle notwendigen Funktionen und Features, und geht sogar darüber hinaus. Die Belegerkennung funktioniert ordentlich, Ausgaben lassen sich unheimlich leicht hinzufügen und alle Pauschalen sind bereits hinterlegt. Sogar die für Auslandsreisen. Zusätzlich punktet Circula mit durchdachten Mitarbeiter-Benefits und einer eigenen Assistenz-Funktion. Coole Sache!

Ein bisschen meckern muss ich an dieser Stelle dennoch. Ich konnte keine eigenen Pauschalen im System hinterlegen und auch keine Eigenbelege erstellen. Circula war mir hier etwas zu starr und könnte für meinen Geschmack anpassbarer sein.

Das Wichtigste zur Spesenabrechnung mit Circula:

• Ausgaben-Arten: Du findest verschiedene Ausgaben-Arten bereits im System und fügst spielend leicht neue hinzu
• Belegerkennung: Die meisten Angaben deines Belegs erkennt Circula automatisch, egal ob am Browser oder in der mobilen App
• Mobile App: Erfasse deine Ausgaben unkompliziert von unterwegs aus
• Standard-Pauschalen: An die Berechnung der Kilometerpauschalen für Mofa, Moped, Motorrad oder deinen PKW brauchst du nicht mehr zu denken
• Benefits: Halte dein Personal länger mit den hauseigenen Benefits
• Assistenz-Funktion: Du kannst selbst nicht ausgeben? Dank der Assistenz-Funktion übernimmt das jemand für dich

Eine solide Belegverwaltung mit kleinen Mankos

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie du in Circula Zettelchaos vermeidest.

Neben den Reise-Ordnern und den an die Ausgaben gebundenen Belegen gibt es noch ein paar mehr Optionen. Zum Beispiel die Belegablage.

Hier speichert Circula alle von dir ins System geladenen PDFs. Einzelbelege wie etwa die letzte Tankrechnung oder sonstiges findest du hier leider nicht. In der Belegablage ist mir noch ein weiteres Manko aufgefallen: Es gibt weder eine Such- noch eine Filterfunktion. Wenn du es mit zahlreichen PDF-Rechnungen am Tag zu tun hast, könntest du ziemlich viel Zeit in der Belegablage verbringen.

Gäbe es hier noch eine Filterfunktion, wäre das Feature “Belegablage” gelungen

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Die meiner Meinung nach bessere Methode sind die integrierten Ausgaben-Ordner. Damit kannst du alle Ausgaben sammeln, die weder etwas mit einer Reise, noch mit einzelnen kleinen Ausgaben zu tun haben – etwa für regelmäßige kleine Büroeinkäufe; den Gang zur Post oder ähnliches.

Alle gesammelten Ausgaben und Auslagen lassen sich anschließend gemeinsam abgeben. Besonders toll finde ich, dass das auch mit der mobilen App möglich ist. So könnte ich zum Beispiel die Quittung der letzten Briefmarke direkt abfotografieren, dem Büro-Ordner hinzufügen und fertig ist die Laube.

Und das Beste daran: Hier gibt es eine Filterfunktion. Mit der lässt es sich sogar nach einzelnen Reisen, Ordnern oder sogar Kilometerpauschalen filtern. Deine Belege findest du so im Handumdrehen wieder!

In deinen Ausgaben kannst du nach eingereichten und offenen Ordnern, Ausgaben und mehr suchen

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Fazit: In Sachen Belegverwaltung hat Circula noch Potenzial

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

Circula bietet dir verschiedene Optionen, um deine Belege revisionssicher im Tool abzulegen. Beispielsweise einen eigenen Bereich für deine PDF-Dokumente oder Ausgaben- und Reise-Ordner. Mir gefallen die letzten beiden besonders gut, da ich danach gezielt suchen und filtern kann. In der Belegablage fehlt eine solche Möglichkeit aktuell noch.

Das Wichtigste zur Belegverwaltung mit Circula:

• Belege anheften: Füge jeder einzelnen Ausgabe einen Beleg hinzu
• Reise-Ordner: Lege Reisen an und verbuche darunter alle Ausgaben inklusive Beleg, die du in der Reise gesammelt hast
• Belegablage: Alle Rechnungen, die du als PDF erhalten hast, findest du hier
• Ausgaben-Ordner: Sammle alle sonstigen Ausgaben, die sich nicht direkt einer Reise zuordnen lassen und finde sie ohne größere Umwege schnell wieder

Circula exportiert deinen Ausgaben-Report in jedes Format

Und ich meine “jedes”! Du kannst deine Reisen und dazugehörige Abrechnungen nämlich als PDF, CSV, ZIP (Original-Format) oder ZIP-PDF und sogar im DATEV-Format exportieren. Gerade für User mit DATEV-Zugang gibt es noch eine weitere Export-Option: das DATEV XML Format. Damit kannst du deine Rohdaten direkt in DATEV importieren.

Alternativ nutzt du die bequeme One-Click-Schnittstelle. Die Daten überträgt Circula anschließend automatisch an DATEV.

So viele Exportmöglichkeiten wie Circula bietet kaum ein anderes Tool

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Für deinen Export kannst du entweder alle Ausgaben gleichzeitig anwählen, oder lediglich einzelne. Spezifische Reportings mit Kennzahlen zu deinen Abrechnungen gibt es nicht. Für mich wäre es z. B. sehr interessant gewesen zu wissen, wie lange meine Teammitglieder für eine Reisekostenabrechnung benötigen. Etwa in Form eines Berichts zu den Durchlaufzeiten. Da mir Circula diese Infos nicht ausgibt, werde ich das wohl nie erfahren.

Fazit: Viele Exportmöglichkeiten, wenige KPIs

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

Circula liefert dir eine ganze Reihe an Optionen, um deine Abrechnungsdaten an deine Buchhaltung zu bekommen. Für dich selbst bieten die Berichte aber nur kaum einen Überblick über das Reiseverhalten deiner Mitarbeiter:innen. Wenn du nach Spezial-Reportings wie Durchlaufzeitenberichte oder sonstiges suchst, musst du dich wohl besser woanders umsehen. Beispielsweise HRworks bietet genau das, was du suchst.

Das Wichtigste zur Auswertung mit Circula:

• Exporte: Exportiere deine Reisekostenabrechnungen als PDF, CSV- oder ZIP-Datei oder im DATEV-Format

Circula kommt mit drei Basis-Tarifen: “Starter” ab 8 € pro User, “Professional” für mindestens 13 € pro User im Monat und der größte Tarif “Professional Plus” startet bei 14 € pro Nutzer:in und Monat. Lass mich dir erzählen, was du für dein Geld in den einzelnen Tarifen bekommst:

Die Tarife von Circula starten bei 8 € pro Monat

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Im Starter-Tarif profitieren du und dein kleines Team von den wichtigsten Basisfeatures. Dazu gehört beispielsweise, dass ihr unbegrenzt viele Ausgaben schon mit der mobilen App erfassen könnt und Pauschalen wie der Verpflegungsmehraufwand berechnet Circula schon selbstständig für dich. Auch der E-Mail- und Live-Chat-Support gehören mit dazu.

Entscheidest du dich dagegen für das Professional-Paket, kannst du neben den Starter-Funktionen auch die hauseigenen Circula-Kreditkarten nutzen (sogar virtuell) und kannst auf alle relevanten Integrationen zugreifen. Um den Tarif zu nutzen, solltest du aber mindestens 10 User haben – nur, damit sich das Paket preislich lohnt.

Beachte: Die Vertragslaufzeiten sind bei Circula recht starr aufgestellt. Du kannst dich zwar entscheiden, ob du monatlich oder jährlich bezahlen möchtest, an der 12-monatigen Gesamtlaufzeit deines Abos ändert das jedoch nichts.

Das Professional-Plus-Paket punktet mit noch mehr Automatisierungen, zumindest im Im- und Export-Bereich. Hier steht dir außerdem ein eigener Customer Success Manager für deine persönliche Beratung zur Verfügung. Mit mindestens 70 Usern kannst du diesen Tarif kosteneffizient nutzen.

An sich bietet Circula ein durchschnittlich gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Zumindest auf den ersten Blick, denn für die Benefits (Essens- oder ÖPNV-Zuschuss) musst du tiefer in die Taschen greifen. Je nach gewünschtem Mitarbeitervorteil zahlst du zwischen 2 € bis 6 € pro User auf deinen Tarif dazu.

Ich bin ein echter Fan von der Benutzeroberfläche. Circula ist geradezu lächerlich einfach aufgebaut und selbst bei komplexeren Berechnungen treten keine Macken auf. Obwohl ich kein geführtes Onboarding hatte und nur kaum einen Blick ins Helpcenter warf, kam ich dennoch zurecht.

Gebraucht habe ich die Hilfsangebote nur einmal in Form der Tutorial-Videos. Diese haben mir verständlich beim Einrichten der Benefits geholfen. Meine Bewertungen fallen hier also durchweg positiv aus!

Circula ist datenschutz- und GoBD-konform. Die Server des Anbieters befinden sich in Deutschland und werden von Amazon Web Services in Frankfurt betrieben. Für den Schutz deiner Daten ist dank eines SSL-Zertifikats zusätzlich gesorgt. Damit auch alles mit rechten Dingen vor sich geht, hat Circula einen Datenschutzbeauftragten bestimmt.

Kaum nachdem ich mir einen Testzugang zum Tool besorgt hatte, hat mich schon eine nette Dame aus dem Support von sich aus kontaktiert. Eine Hilfestellung benötigte ich nicht, ich wollte aber die Reaktionszeiten testen. Im Live-Chat dauerte es weniger als 30 Minuten, bis ich eine Antwort erhielt. Die nette Support-Dame antwortete mir per E-Mail circa nach einer Stunde. Insgesamt würde ich den Circula-Support als schnell und kompetent bewerten.

Welche Unterstützung du alles in allem bekommst, hängt von deinem gebuchten Tarif ab. Im kleinsten Paket sind zum Beispiel lediglich E-Mails, Live-Chat-Fragen und das Helpcenter für dich da, während dich in den teureren Tarifen gleich Account- und Success-Manager unterstützen. Das Prinzip des Zweite-Klasse-Supports finde ich persönlich nicht gut, ist aber leider Gang und gäbe.