Mit seinem Produkt EXPENSE behauptet der Anbieter Chrome River, die “neueste, modernste Reisekostenabrechnungssoftware” zu sein. Das nenne ich mal ein Statement!

Aber was ist dran, am Versprechen? Und was kann Chrome River für dein digitales Reisekostenmanagement wirklich leisten?

Das verspielte Ausgaben-Menü von Chrome River steckt voller Details

Screenshot: trusted.de

Quelle: chromeriver.com

Um diesen Fragen auf den Grund zu gehen, habe ich mir die einzelnen Features für dich ganz genau angeschaut. Jetzt erfährst du, wie sich Chrome River Expense in meinem Reisekosten-Vergleich geschlagen hat:

Chrome River EXPENSE ist in erster Linie eine Lösung für das Reisekostenmanagement und nicht für die Reisebuchung gedacht. Trotzdem kann dich die Software mit diversen Features bei der Planung deiner Geschäftsreisen unterstützen.

Du kannst zum Beispiel:

• individuelle (länderübergreifende) Reiserichtlinien erstellen
• Reise-Routen automatisch berechnen lassen
• bei Bedarf eigene Spesensätze im System hinterlegen
• Vorschüsse und Dienstfahrzeuge verwalten

Weitere Planungs-Funktionen habe ich nicht entdeckt.

Selbst das hauseigene Modul “Travel” bietet keine Optionen für die Reisebuchung. Damit erhältst du lediglich Zugriff auf Schnittstellen zu deinen Reisebuchungsplattformen, wodurch du Reise-Belege von Flügen, Bahnfahrten oder Hotels automatisch importieren kannst. Die Reisebuchung selbst – wie du sie vielleicht von Lösungen wie Lanes & Planes kennst – ist nicht möglich.

Du, deine Mitarbeiter:innen und alle anderen Reisenden (etwa Bewerber:innen) können Reisekosten bequem über jedes Endgerät einreichen. Das klappt dank Responsive Design über die Web-App mit jedem Betriebssystem. Alternativ kannst du dir die mobile App für Android und Apple herunterladen.

Dabei kannst du jede Art von Ausgabe mit EXPENSE verbuchen. Seien es Fahrtkosten, Hotelübernachtungen, Verpflegungspauschalen, Steuern oder Reisenebenkosten wie Parkgebühren oder Reiseversicherungen und vieles mehr.

Mir gefällt sehr, dass Chrome River bereits zahlreiche Ausgabenarten mit diversen Unterkategorien für dich hinterlegt hat. Dazu gehören beispielsweise auch Weiterbildungsausgaben. Die sind in die Posten “Bücher”, “Seminare” oder “Schulung” aufgeteilt. Auf diese Weise kannst du deine Ausgaben ganz genau zuweisen.

Insgesamt bringt hier Chrome River EXPENSE alles mit, was es für eine ordentliche Reisekostenabrechnung benötigt – und geht sogar noch darüber hinaus.

Es gibt keine Ausgabenart, die du nicht abrechnen könntest

Screenshot: trusted.de

Quelle: chromeriver.com

Dein Team kann zum Beispiel Reisekosten in 36 Sprachen abrechnen. Als wäre das nicht schon beachtlich genug, punktet Chrome River auch noch mit internationalen Steuersätzen. Hierbei reden wir nicht nur von der deutschen Umsatzsteuer. Der Anbieter erkennt sogar kanadische und australische Haupt- und Nebensteuersätze.

Mit einem Special-Feature hebt sich Chrome River EXPENSE aber deutlich von den anderen Tools meines Vergleichs ab: die automatische Ausgabenerstellung. Dabei verknüpft die Software hochgeladene Belege und Kreditkartenausgaben – die via Schnittstelle direkt mit dem Tool verbunden sind – automatisch mit angelegten Reisekostenabrechnungen.

Nach der automatischen Reisekostenabrechnung musst du nur noch prüfen und ggf. korrigieren

Screenshot: trusted.de

Quelle: chromeriver.com

Das ist ziemlich genial, denn so musst du einzelne Ausgaben nicht mehr müßig zu deinen Reisekostenabrechnungen hinzufügen. Du musst am Ende nur noch prüfen, ob alles seine Richtigkeit hat.

Die Belege deiner Geschäftsreisen kannst du über mehrere Wege und in unterschiedlichen Formaten ins System bringen. Du kannst z. B. Rechnungen per E-Mail an Chrome River EXPENSE schicken. Alternativ lädst du deinen Beleg als PDF, JPG-, PNG-, OFD- oder TIFF-Datei hoch oder machst gleich ein Foto mit der hauseigenen “Snap App”.

Bis du deine Reisekostenabrechnung erstellst, landen die Belege in einer Art Belegmappe, bzw. Galerie. So kannst du alle Rechnungen erst einmal sammeln und sie in Ruhe zuweisen, wenn du gerade Zeit dafür hast.

Wenn du jetzt dachtest: “Das kann doch jedes andere Tool im trusted-Test auch!” – dann hast du völlig recht. Zumindest bis jetzt. Denn Chrome River hat auch in Sachen Belegverwaltung wieder einige Special Features zu bieten:

• Integrationen für den automatischen Beleg-Import (z. B. Amazon, Uber oder Lyft)
• OCR-Belegerkennung in 8 verschiedenen Sprachen
• Kreditkartenausgaben kannst du direkt im Tool einsehen und mit Reisen abgleichen

Das ist ja schon ganz nett. Vielmehr gefällt mir aber das “FOLIO-Feature” des Anbieters. Dabei handelt es sich um einen hinzubuchbaren Service der besonderen Art.

Sobald du einen Hotelbeleg als textbasierte HTML-Datei oder PDF hinzugefügt hast, wertet Chrome River alle einzelnen Posten (Frühstück, Übernachtung, Parkgebühren, etc.) automatisch aus. Auf diese Weise musst du die einzelnen Posten und Beträge nicht mehr müßig per Hand deiner Reisekostenabrechnung hinzufügen – das erledigt die Software für dich.

Beachte: Was der Service kostet, hat mir der Anbieter leider nicht verraten. Außerdem solltest du beachten, dass die Auswertung bis zu 24 Stunden dauern kann. Bei kleineren Hotelrechnungen geht die manuelle Übertragung vielleicht doch schneller.

Das FOLIO-Feature wertet Hotelrechnungen automatisch aus – Posten für Posten

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Quelle: chromeriver.com

In Chrome River EXPENSE findest du eine schier endlose Auswahl an nützlichen Standard-Reportings. Dazu gehören unter anderem:

• Ausgabenanalysen für einen selbst gewählten Zeitraum
• Ausgaben-Compliance: Bericht über Ausgaben-Richtlinien bestimmter Abteilungen
• Berichte über offene Genehmigungen
• Auswertung aller Vorschüsse, inklusive aller Verrechnungen mit Reise-Ausgaben
• und viele mehr

Während mich Chrome River hier vor allem in der großen Auswahl überzeugt hat, lässt das Design noch zu wünschen übrig. Coole und moderne grafische Auswertungen darfst du hier nicht erwarten. Mehr als das reine Listenformat hat das Tool nämlich nicht zu bieten. Um die Daten wie gewünscht ins passende Format zu bringen, kannst du diese als Excel- oder HTML-Datei exportieren und weiterverarbeiten.

Mit reinen Listen-Reports kann mich Chrome River nicht abholen

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Über die Preisgestaltung von Chrome River EXPENSE konnte ich leider kaum etwas in Erfahrung bringen. Ich weiß, dass es drei verschiedene Preispakete gibt, die sich nach deinem benötigten Kontingent an monatlichen Reisekostenabrechnungen richten. Wie viel du für welches Paket insgesamt hinlegen musst, hat mir der Anbieter nicht verraten.

Wenn du es ganz genau wissen möchtest, musst du erst eine Demo beim Anbieter buchen. Dort erfährst du mehr über das Tool und die genaue Preisgestaltung.

Chrome River legt höchsten Wert auf die Sicherheit deiner Daten. Die Übertragung deiner Daten erfolgt mit einer AES-256- und TLS-Verschlüsselung. Für den zusätzlichen Schutz sorgt das SSL-Zertifikat. Deine Daten werden gleich auf mehreren Servern an verschiedenen Standorten gesichert. Wer das Hosting übernimmt und wo sich die Server befinden, konnte ich nicht herausfinden.

Du kannst das Team von Chrome River sowohl telefonisch als auch per Live-Chat oder E-Mail erreichen. Deine Englisch-Kenntnisse solltest du vorher aber auffrischen, denn einen deutschsprachigen Support gibt es nicht. Alternativ kannst dich im umfangreichen Helpcenter schlaumachen. Das kannst du dir auch auf Deutsch oder Französisch ausgeben lassen.

Ich persönlich bin vom Support via Live-Chat bei Chrome River nicht begeistert. Als ich die ein oder andere Frage hatte, wurde mir vom Bot nur ein Meeting-Termin aufgedrängt. Bei sehr speziellen Fragen rund um die Reisekosten-Abrechnung kann das aber durchaus praktisch sein.