Die aus den Vereinigten Staaten von Amerika stammende Software Certify bezeichnet sich selbst als ein mächtiges Tool mit erstklassigen Service-Leistungen. Ob Certify wirklich so mächtig ist und warum mich der Kundensupport schon einmal nicht überzeugen konnte, verrate ich dir in meinem Kurzüberblick:

Certify liefert dir alle Reisekosten-Features – von der Reisebuchung bis zur Abrechnung der entstandenen Kosten

Screenshot: trusted.de

Quelle: certify.com

Certify ist eines der wenigen Tools meines aktuellen Vergleichs, mit dem du Geschäftsreisen nicht nur planen, sondern auch direkt aus der Software heraus buchen kannst.

Der Anbieter punktet hier mit Features wie individuellen Reiserichtlinien, das Hinterlegen von Reisepräferenzen (bevorzugte Reiseart oder Sitzplatz im Flugzeug) sowie speziellen Sucheinstellungen. Damit hast du die Möglichkeit, dir später bei der Reisebuchung die Suche nach der richtigen Airline, Bahnanbieter oder dem Leihwagenservice ein wenig Zeit zu ersparen.

Mit Certify bestimmst du selbst, welche Reisemittel dir bevorzugt angezeigt werden sollen

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Quelle: certify.com

Das Tool zeigt dir dann zum Beispiel zuerst die Suchergebnisse von Hotels an, die zu deinen Einstellungen passen.

Gelungen finde ich, dass du in der Rolle als “Reiseplaner” auch Reisen für andere buchen kannst. So übernimmst du einfach die Reiseorganisation für dein Team und buchst zum Beispiel:

• Flüge
• Bahnfahrten
• Mietfahrzeuge
• Hotelübernachtungen

Nun müssen deine Mitarbeiter:innen auf ihren Geschäftsreisen nur noch die Belege einsammeln und während oder nach der Reise im System einreichen.

Im Vergleich zum Konkurrenten Lanes & Planes findest du deine Flug- oder Bahntickets nicht in Certify vor. In diesem Tool musst du deine Buchungsnummern noch händisch notieren und am jeweiligen Schalter vorlegen, um an deine Tickets zu kommen.

Das geht bei Lanes & Planes einfacher – und schneller. Wenn du also oft in Eile bist und deine Tickets gerne sofort zur Hand hast, würde ich dir eher zum Testsieger raten. Dort stehen dir deine Buchungsdaten nämlich auch mobil zur Verfügung.

Um dir in Sachen Reisekostenabrechnung ein wenig unter die Arme zu greifen, hat dir Certify bereits ein paar Ausgabenarten im Tool hinterlegt. Je nachdem, welche Arten von Ausgaben du einreichst, unterscheidet sich auch das Formular, dass du ggf. noch ausfüllen musst. Bereits enthaltene Ausgabenarten sind:

• Bar-Ausgaben (z. B. für Auslagen oder auch Eigenbelege)
• Stundenlöhne (optimal für die Abrechnung von Kundenprojekten)
• Hotelkosten auf Tages-Basis
• Mahlzeiten
• Kilometerpauschale (für Einzelfahrten, hin und zurück oder Rundreisen)
• Mietfahrzeuge
• Flugtickets (falls du deinen Flug woanders buchst)

Weitere Ausgabenarten, insbesondere für Reisenebenkosten (Versicherungen, Internet, Gepäck oder Parkgebühren), musst du selbst hinterlegen.

Schade finde ich, dass auch keine Kilometer- oder Übernachtungs- sowie Verpflegungspauschalen vordefiniert sind. Auch hier musst du wieder manuell nachhelfen und deine gewünschten Beträge in jede Abrechnung eintragen, bzw. diese als Admin kontrollieren. Auch an dieser Stelle zeigen andere Tools meines Vergleichs, wie es besser geht. Etwa Circula, Hrworks oder Rydoo sind für Vielreisende wie gemacht!

Sofern du einen digitalen Beleg hast, kannst du dir das Formular auch automatisch ausfüllen lassen. In diesem Video siehst du, wie die OCR-Belegerkennung funktioniert:

Alle Reisenden bekommen bei Certify ein eigenes digitales “Wallet” bzw. eine Geldbörse. Damit haben du und dein Team die Möglichkeit, alle Belege einer Reise aufzubewahren. Rechnungen und andere Dokumente muss dein Team lediglich hochladen und entweder gleich oder nach der Reise den entsprechenden Ausgaben zuordnen.

Der Beleg-Upload gelingt dir, indem du mit der mobilen App ein Foto machst oder den Beleg als PDF sowie im JPG-, PNG- und OFD-Format hochlädst. Du kannst deine Rechnungen auch per E-Mail an deine Wallet schicken.

Certify hat einige hilfreiche Reportings für dich im Gepäck. Du siehst etwa, welche Kosten für welche Ausgabenkategorien entstanden sind, Mahlzeiten und Kilometerpauschalen pro Teammitglied, wie oft ein Mietwagen gebucht wurde und mehr:

• Tagespauschalen pro Mitarbeiter:in
• Gesamtausgaben und zugehörige Belege
• Berichte über (nicht) eingehaltene Reiserichtlinien
• und andere

Außerdem ist es möglich, dass du dir ganz eigene Berichte zusammenstellst. Deinen gewünschten Report kannst du dir bei Bedarf als PDF, Excel- oder CSV-Datei exportieren.

Certify gibt es in verschiedenen Ausführungen: “Certify Now!” ist bereits ab 12 $ pro User und Monat erhältlich, deckt aber lediglich das Ausgabenmanagement ab. Wenn du mit der Software Dienstreisen planen und buchen möchtest, könnte das nächst größere Paket “Professional” etwas für dich sein.

Die Preise von Certify richten sich an kleine, mittlere und große Unternehmen

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Quelle: certify.com

Ab diesem Tarif kannst du deine Kreditkarten integrieren und Certify an deine Systemlandschaft dank nützlicher Schnittstellen anbinden. Das Tool gibt es dann auch in mehreren Sprachen (über 60). Was das Level-up kostet, verrät dir der Anbieter nur auf Nachfrage.

Mit dem größten Tarif “Enterprise” werden besonders große Reise-Teams glücklich. Hier bekommst du das ganze Paket, inklusive Reisen, einem integrierten Bezahlsystem und individuellen Accounts für deine verschiedenen Organisationen. Den Preis hierfür bekommst du ebenfalls nur auf Anfrage.

Das Hosting von Certify übernimmt Amazon Web Services (kurz: AWS). Die Server sind nach ISO-27001 zertifiziert. Certify entspricht zudem den Datenschutzanforderungen der Europäischen Union. Für einen besseren Schutz während der Nutzung des Systems sorgt die SSL-Verschlüsselung sowie die Multi-Faktor-Authentifizierung, mit der du dich anmelden kannst.

Das Support-Team erreichst du entweder per E-Mail, via Ticket oder über den Live-Chat. Letzteres hat bei mir leider nicht geklappt, was an den für deutsche User eher ungünstigen Support-Zeiten liegen könnte. Schließlich stammt das Tool aus den USA.

Statt auf den Live-Chat solltest du besser auf den E-Mail-Support setzen – oder dir gleich ein Meeting buchen. Das funktioniert problemlos über den Live-Chat, mit einer echten Person chattest du hier allerdings nicht. Solltest du den Support (genau wie ich) einmal nicht erreichen, findest du zahlreiche Infos im Help-Center. Dort gibt es auch ein Trainings-Camp für Einsteiger:innen sowie nützliche Video-Tutorials.

Wenn du mit Certify startest, bekommst du außerdem ein geführtes Onboarding. Da es im Tool eine ganze Menge zu entdecken gibt und allerhand Knöpfchen und Einstellungen, die erst verstanden werden wollen, sollten blutige Anfänger:innen darauf besser nicht verzichten. Das Onboarding ist kostenpflichtig. Wie viel genau der Anbieter hier verlangt, wollte mir Certify leider nicht verraten.