Karten, Ausgaben, Rechnungen, Freigabe, Buchhaltung, Budget und Reporting. Spendesk bezeichnet sich selbst als 7-in-1-Lösung für alle deine Finanzprozesse. Ich stelle dir das Tool in Hinblick auf deine Reisekostenabrechnung vor. Hier findest du alle Infos!
Spendesk ist eine Komplettlösung für dein Ausgabenmanagement, das auch ein Modul für Reisekosten im Gepäck hat. Und das Spesen-Paket kommt bei Spendesk nicht zu kurz – enthalten sind beispielsweise Features für die Belegerfassung (OCR-Erkennung), Genehmigungsprozesse und sogar die Rückerstattung von Ausgaben.
| Free | Essentials | Premium | Scale | |
| Keine Unterschiede vorhanden | ||||
| Free | Essentials | Premium | Scale | |
Preis | 0,00 € / monatlich | Auf Anfrage | Auf Anfrage | Auf Anfrage |
| Keine Unterschiede vorhanden |
Reisende max | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
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Spesenvolumen max | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
User max | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
Abrechnung per mobiler App | ||||
Serverstandort(e) | Europa | Europa | Europa | Europa |
Unterstützte Plattformen | Web-App iOS Android | Web-App iOS Android | Web-App iOS Android | Web-App iOS Android |
Geeignet für | Freelancer/Selbstständige | Kleinstunternehmen | Mittelständische Unternehmen Große Unternehmen | Kleine Unternehmen Mittelständische Unternehmen |
| Keine Unterschiede vorhanden |
Keine Angaben verfügbar
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Mit Spendesk soll die Verwaltung von Ausgaben aller Art zum Kinderspiel werden. Dazu gehört auch das Reisekostenmanagement. Ob du deine Reisekosten und andere Ausgaben so einfach wie versprochen mit dem schicken Tool managen kannst, sehe ich mir für dich genauer an:
Eine direkte Buchung von Geschäftsreisen ist über Spendesk selbst leider nicht möglich. Zumindest fast, denn der Anbieter hat eine Schnittstelle zu TravelPerk für dich implementiert.
Von dort aus kannst du Flüge buchen, Hotelzimmer reservieren oder dich im nächsten Airbnb einnisten und dir einen Mietwagen ausleihen. Praktisch dabei ist, dass alle deine Belege direkt an Spendesk geliefert werden. Auf diese Weise verminderst du bequem dein Zettelchaos, ohne auch nur eine einzige Hotelrechnung einzuscannen.
Darüber hinaus unterstützt dich das Tool mit weiteren Features, um deine Reisen etwas angenehmer und vor allem strukturierter zu gestalten. Das gelingt Spendesk durch:
Du siehst, Spendesk hat einiges an Vorarbeit geleistet, damit du vor oder während deiner Reisen kaum noch einen Finger rühren musst. Es gibt sogar die Möglichkeit, dass der Kundenservice individuelle Pauschalen (z. B. Kilometersätze) für dich hinterlegt.
Schade finde ich, dass Spendesk aktuell nur die Verpflegungspauschalen für Deutschland im System hinterlegt hat. Das ist schon arg wenig im Vergleich zur Konkurrenz. Etwa Circula, HRworks oder Rydoo berechnen dir die Pauschalen aus jedem Land, ohne Faxen zu machen. Da könnte sich Spendesk noch etwas abschauen!
Mit Spendesk kannst du allerhand Ausgaben einreichen, verwalten und am Ende auch begleichen – natürlich auch deine Reisekosten.
Dafür gibt es insgesamt zwei Wege: Entweder, deine Teammitglieder begleichen alle Reisekosten (Flugbuchung, Hotelübernachtung, Fahrtkosten, Geschäftsessen und Co.) direkt mit ihrer virtuellen Debitkarte vom Schreibtisch aus oder mit ihrer physischen von unterwegs.
Firmendebitkarten bzw. -kreditkarten bringen den ein oder anderen Vorteil mit sich. Bargeldvorschüsse vor anstehenden Reisen sowie private Auslagen entfallen, denn die Kosten werden sowieso über dein Business abgerechnet. Außerdem landen alle getätigten Zahlungen automatisch in Spendesk und müssen nicht erst manuell eingereicht werden.
Alternativ reichst du deine Belege bzw. Auslagen mit Spendesk über den klassischen Weg ein, bzw. einfach digital. Du musst deine Quittungen und Rechnungen lediglich mit der mobilen App abfotografieren oder sie als PDF oder im JPG- oder PNG-Format ins System laden.
Die OCR-Belegerkennung liest deine Belege automatisch aus. Deine Angaben musst du nur noch kontrollieren und schon bist du fertig.
Genial an Spendesk ist, dass du die Auslagen deiner Mitarbeiter:innen auch direkt über das Tool zurückerstatten kannst. Auch das geht bequem per Knopfdruck, zumindest wenn du deine Bank hinterlegt hast. Dann kannst du auch alle anderen Arten von Eingangsrechnungen begleichen. Cool!
Die Belegverwaltung an sich ist bei Spendesk jetzt nichts außerordentlich Besonderes. Deine Belege landen – ähnlich wie bei allen anderen Tools meines Vergleichs auch – bei den zugehörigen Ausgaben. Also zumindest dann, wenn du sie gemeinsam mit der Ausgabe einreichst, z. B. durch ein Foto in der mobilen App.
In allen anderen Fällen gibt es Marvin. Marvin ist der hauseigene Beleg-Bot von Spendesk. Der Bot ist eine Art “Beleghelferlein”, der deine Rechnungen ganz automatisch den passenden Ausgaben zuordnet. Dafür musst du lediglich deine Zettelwirtschaft per E-Mail an das System schicken und Marvin erledigt den Rest für dich.
Hin und wieder kommt es vor, dass Mitarbeiter:innen schlicht vergessen, einen Beleg einzureichen. Dank eines weiteren coolen Features musst du deinem Team aber nicht mehr hinterherlaufen, um die Rechnungen für die Buchhaltung einzusammeln.
Das geht mit Spendesk ziemlich automatisiert, denn das Tool erinnert deine Teammitglieder daran, die fehlenden Belege nachzureichen. Und wenn das nicht passiert – tja. Dann sperrt Spendesk den Zugriff zur Firmenkarte von allein. Fürs Entsperren müssen deine Kolleg:innen lediglich die fehlenden Belege nachreichen. Geht doch.
Im Reporting bietet Spendesk kaum mehr als die nötigen Basics. Dazu gehören Berichte über Ausgaben nach Kategorie und Kostenstelle, aufgebrauchtem Budget sowie die Gesamtausgaben. Spezielle Formen von Reiseberichten, etwa für Durchlaufzeiten, Menge und Anzahl der Geschäftsreisen oder sonstige wertvolle Datensätze habe ich leider nicht entdeckt.
Immerhin: Spendesk liefert dir übersichtliche und bunte Reportings. Wenn für dich Farbe nicht alles ist, gibt es viele Tools in meinem Vergleich, die stärkere Analytics mit an Bord haben, zum Beispiel HRworks, Lexware reisekosten oder Chrome River EXPENSE.
Spendesk gibt es in vier verschiedenen Ausführungen: “Free”, “Essentials”, “Scale” und “Premium”. Der kleinste Tarif “Free” ist vollkommen kostenlos. Was die anderen Pakete kosten, musst du beim Anbieter erst erfragen.
Der “Free”-Tarif bietet dir leider keine Funktionen für die Reisekostenabrechnung. Die gibt es erst ab dem Paket “Essentials”. Ab hier kannst du deine Belege bequem erfassen und automatisch auslesen lassen, Auslagen erfassen und erstatten, Tagespauschalen innerhalb Deutschlands berechnen lassen sowie das Kilometergeld.
Bei den größeren Tarifen “Scale” und “Premium” darfst du mit noch mehr Funktionen rechnen, etwa individuellen Budgets, weiteren Integrationen und einer persönlichen Kundenbetreuung.
Gerade wenn es um die Arbeit mit Geld geht, spielt der Sicherheitsaspekt eine wesentliche Rolle. Spendesk achtet deshalb auf einen besonderen Schutz deiner Daten, die auf ISO-27001-zertifizierten Servern bei AWS innerhalb Europa gesichert werden. Die Datenübertragung erfolgt mit einer SSL-Verschlüsselung.
Einen zusätzlichen Schutz bei der Anmeldung bietet der integrierte Algorithmus für die Betrugserkennung. Jede verdächtige Aktivität wird dir als Admin sofort mitgeteilt.
Das Support-Team ist (in der Theorie) von Montag bis Freitag zwischen 09:00 Uhr und 18:00 Uhr per E-Mail oder über den Live-Chat erreichbar. Letzteres funktioniert nicht sehr gut, wie ich feststellen musste. Ich habe zwei Anfragen gestellt und warte heute noch auf die Antwort. Das klappt bei anderen Anbietern wesentlich schneller!
Als Spendesk-Kunde profitierst du allerdings von einem geführten Onboarding, das für dich sogar kostenlos ist. Dazu gehört ein Onboarding-Webinar, die Kontoeinrichtung sowie die persönliche Kundenbetreuung. Solltest du den Support einmal nicht erreichen, kannst du auch das umfangreiche Helpcenter nutzen. Aber: Nicht alle Beiträge gibt es schon für User aus Deutschland.
Spendesk liefert dir nur eine kleine Auswahl an Schnittstellen. Du kannst das Tool dank der Schnittstellen zu NetSuite, DATEV, Xero und Quickbooks in deine Buchhaltungsprozesse integrieren. Reisebuchungen werden mit der Anbindung an TravelPerk möglich und für eine bessere Zusammenarbeit im Team gibt es noch Slack.
trusted hat Spendesk im Rahmen des Reisekostenabrechnung-Software-Vergleichs für Sie unter die Lupe genommen und stellt Ihnen das Angebot hier übersichtlich vor.
Spendesk ist ein FinTech-Start-up aus Frankreich, das 2016 gegründet wurde. Mit der Zeit hat das Unternehmen 4.000 Kund:innen von sich überzeugen können. Darunter befinden sich bekannte Marken wie Personio, Ryte oder SumUp.
