Im Rahmen meines großen Reisekosten-Software-Vergleichs habe ich mir diverse Tools für die Reisekosten- und Spesenabrechnung angesehen. Eine davon ist das belgische Rydoo – eine Software zur Verwaltung von Belegen, Pauschalen und Finanzberichten.

Der Anbieter selbst behauptet, mit Rydoo die “bessere Form des Spesenmanagements” abgeliefert zu haben. Aber stimmt das auch wirklich?

Kann Rydoo halten, was es verspricht?

Screenshot: trusted.de

Quelle: app.rydoo.com

Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, habe ich Rydoo für dich ausgiebig in der Praxis getestet. Wichtige Faktoren waren für mich unter anderem die Usability, ob das Tool auch mit Auslandsreisen zurechtkommt und ob das Tool neben den üblichen Standards noch mehr auf dem Kasten hat. Welche Erfahrungen ich dabei gesammelt habe, erfährst du jetzt:

Geschäftsreisen kannst du nur über die Schnittstelle zu TravelPerk buchen

Mein Testszenario sah vor, als allererstes eine Reise für meine fiktiven Angestellten zu buchen. Das geht aber mit Rydoo leider nicht. Als Software für die Reisekostenabrechnung ist das Tool nicht für die Buchung von Geschäftsreisen und passenden Unterkünften ausgelegt.

Wobei das auch nicht ganz richtig ist. Der Anbieter liefert dir nämlich eine nahtlose Schnittstelle zu “TravelPerk”; einer Online-Buchungsplattform.

Damit kannst du Reisen sowie passende Unterkünfte buchen und deine Ausgaben direkt in Rydoo einsehen und abrechnen.

Beachte: Durch die Schnittstelle findet die Reisebuchung direkt in TravelPerk und nicht in Rydoo statt. Das bedeutet, du musst dir erst einen Account beim Buchungsanbieter anlegen. Dadurch fallen dir zusätzliche Kosten von bis zu 199 € pro Monat an. Wenn du lieber eine bequeme Kombinationslösung aus Buchungsplattform und Reisekostenabrechnung suchst, könnte Lanes & Planes das Richtige für dich sein.

Automatische Pauschal-Abzüge erleichtern deine Reiseplanung

Die Buchung von Flügen, Zugfahrten, Hotelzimmern und sonstigen Services an sich fällt also weg. Stattdessen legst du lediglich eine Reise in Rydoo an, um dort deine zugehörigen Informationen und Belege unterzubringen.

Dafür musst du lediglich ein kurzes Formular ausfüllen, in dem du deinen Startpunkt, dein Ziel sowie Datum und Zeit eintragen kannst.

Lege deine Reise als eine Art “Sammelmappe” für Ausgaben an

Screenshot: trusted.de

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Mir ist aufgefallen, dass Rydoo löblicherweise bereits den Verpflegungsmehraufwand bzw. Tagegelder automatisch berücksichtigt. Das hat sogar mit meiner Auslandsreise nach Italien geklappt, als meine fiktive Beraterin einen Kundentermin wahrnehmen wollte.

Sehr positiv überrascht hat mich, dass die Software automatisch die korrekten Beträge vom Verpflegungsmehraufwand (40 % bei gestelltem Mittag- und Abendessen, 20 % für das Frühstück) abgezogen hatte. Cool!

Konfiguriere individuelle Reiserichtlinien für deine Geschäftsreise

Das Erstellen einer Travel Policy (bzw. Reisekostenrichtlinien) ist ein wichtiges To-do, bevor es für dein Team auf Geschäftsreise geht. Auf diese Weise kannst du zum Beispiel bestimmen, welche Ausgaben von wem in welcher Höhe getätigt werden dürfen und einiges mehr. Was im ersten Moment nach viel Denk- und Schreibarbeit klingt, ging für mich mit Rydoo schnell und einfach.

Mir stand eine ganze Klaviatur an Konfigurationsmöglichkeiten zur Auswahl bereit. Hier konnte ich beispielsweise auswählen, ob das gesamte Unternehmen, einzelne Abteilungen oder nur spezielle User von der Regelung betroffen sein sollen und in welchem Fall welche Aktion ausgelöst werden soll.

Etwa eine Warnmeldung bei zu hohen Ausgaben für Hotelübernachtungen oder eine automatische Genehmigung für Kundenpräsente für unter 50 € pro Stück.

Lege Reise-Workflows einfach selbst an

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Durch automatische Genehmigungen (oder Warnmeldungen) verringert sich der Aufwand für die HR-Abteilung enorm, denn du musst zahlreiche Ausgaben nicht mehr händisch prüfen und genehmigen.

Cool: Du kannst ganz viele unterschiedliche Bedingungen wählen, von denen die Ausgabenregel bzw. Reiserichtlinie abhängt. Dazu gehören:

• Ausgabenkategorien (z. B. Flug, Geschenke, Verpflegung, etc.)
• Betrag (mehr, weniger oder gleich; pro Ausgabe oder Nacht, etc.)
• Typ der Zahlungsmethode (Bar, Kreditkarte, Überweisung, etc.)
• und viele mehr.

Rydoo ist an dieser Stelle komplett auf deinen Use Case anpassbar.

Mit Rydoo läuft die Compliance ganz nach deinen Regeln

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Ablehnungsgründe schickt Rydoo ganz automatisch an deine Reisenden

Es gibt in Rydoo noch mehr Automatisierungen, als das Versenden von Warnmeldungen oder automatische Genehmigungen. Du hast die Möglichkeit, individuelle Ablehnungsgründe automatisiert zu verschicken, wenn du eine Ausgabe einmal nicht genehmigen kannst.

Rydoo hat für dich schon vorgesorgt und einige Antwortschreiben hinterlegt, genauer gesagt, gleich 20 Stück. Das ist schon ordentlich! Noch gelungener ist, dass es jede Vorlage gleich in 9 verschiedenen Übersetzungen gibt – ein tolles Extra für internationale Teams!

Nein sagen ist nicht schwer, vor allem nicht mit automatisch versendeten Vorlagen

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Ich war trotz aller Begeisterung zunächst etwas verwundert, denn im Tool selbst wurden mir die Ablehnungsgründe nur auf Englisch angezeigt. Als ich im Probedurchlauf eine Abrechnung ablehnen musste, ging die Nachricht bei meiner fiktiven Personalberaterin auf Deutsch ein.

Das lag wohl daran, dass ich die Systemsprache auf Deutsch eingestellt habe. Warum die Gründe trotzdem auf Englisch dargestellt wurden, kann ich dir (und mir) leider nicht erklären.

Wenn du mit Rydoo arbeiten möchtest, solltest du ohnehin keine Berührungsängste mit der englischen Sprache haben. Auch das interne Helpcenter steht ausschließlich auf Englisch zur Verfügung.

Was genau geprüft werden muss, bestimmst du mit Rydoo selbst

Damit deine Reisenden nicht alle Ausgaben an deinen Adleraugen vorbeischmuggeln können, gibt es in Rydoo Prüf- und Genehmigungsprozesse. Dabei kannst du festlegen, ob dir nur Ausgaben unter die Augen kommen sollen oder zusätzlich auch Barvorschüsse und Reisen.

Wer was genehmigen und oder prüfen soll, lässt sich unkompliziert in den Einstellungen festlegen

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Auf diese Weise hast du die maximale Kontrolle über die Reisekosten in deinem Business. Solltest du mal selbst auf Reise sein, bzw. im Urlaub, kannst du dir mit Rydoo sogar eine Vertretung einrichten. Das finde ich schon ziemlich gut gelöst.

Fazit: Du sparst dank Automatisierungen Zeit, Rydoo spart an Schnittstellen

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

Fassen wir das Geschriebene doch noch mal in aller Kürze zusammen: Als Tool, das gar nicht für die Reisebuchung gedacht ist, unterstützt dich Rydoo ziemlich gut bei der Vorbereitung. Etwa durch individuelle Reise-Workflows und Genehmigungsprozesse.

So ganz kann mich die schicke SaaS-Lösung aber nicht abholen. Gerade in Sachen Reisebuchung liefert dir Rydoo lediglich eine Schnittstelle, und zwar zu TravelPerk. Hier hätte ich mir mehr erhofft, schließlich bieten auch andere Nicht-Travel-Lösungen wie Circula weitere Schnittstellen an. Außerdem hätte ich mir noch eine flüssige Übersetzung ins Deutsche gewünscht. Für internationale Teams dürfte das aber kein Problem sein.

Das Wichtigste zur Reiseplanung mit Rydoo:

• Reisebuchung: Buche deine Geschäftsreise mit der passenden Integration zu TravelPerk
• Reisen anlegen: Plane deine Ab- und Rückfahrt, plane Zwischenstopps ein und lass dir bequem berechnen, wie viel von der Verpflegungspauschale absetzbar ist
• Individuelle Reiserichtlinien: Du bestimmst, wer nach welchen Regeln reist
• Automatische Ablehnungsgründe: Wenn du eine Ausgabe ablehnen musst, musst du das nicht mehr manuell begründen
• Genehmigen und prüfen: Lege fest, wer was genehmigen und anschließend prüfen darf
• Barvorschüsse: Decke eventuelle Auslagen schon im Voraus mit Barvorschüssen ab

Alle gängigen Reisekosten lassen sich mit Rydoo erfassen und abrechnen

Bevor ich dir erzähle, WIE du Reisekosten mit Rydoo abrechnen kannst, verrate ich dir mehr darüber, WELCHE Kosten sich abrechnen lassen. Eins kann ich dir sagen: Es gibt kaum Ausgaben-Arten, die Rydoo nicht kennt. Im Tool sind bereits einige Kategorien angelegt, die du bei einer neuen Ausgabe auswählst. Diese sind:

• Verpflegung und Unterhaltung
• Mileage (Kilometergeld)
• Autovermietung / Mietwagen
• Büromaterial (für Auslagen)
• Geschenke
• Hotelkosten
• IT Kosten (Equipment und Software)
• Parkgebühren
• Tankkosten
• Taxi
• Telefon und Internet
• Zug

Damit liefert Rydoo schon einige Voreinstellungen, die für mein Testunternehmen völlig ausreichend waren.

Sollten dir noch Kategorien für deine internen Ausgaben fehlen, etwa die Fahrkarte mit der Straßenbahn, ein Abendessen mit Kund:innen, die Eintrittskarte für eine Messe oder der nächstgelegene Uber, kannst du diese ganz einfach selbst hinzufügen. Auch an dieser Stelle punktet Rydoo mit seiner guten Anpassbarkeit.

Dir fehlen noch Ausgabenkategorien? Dann füge sie mit drei Klicks hinzu!

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Quelle: app.rydoo.com

Es gibt aber noch weitere Reisekosten, die du mit Rydoo unkompliziert abrechnest. Du kannst zum Beispiel (ganz im Gegensatz zu Circula) Eigenbelege erfassen. Das kommt dir vor allem dann zugute, wenn du Trinkgeld gibst oder einen Beleg verloren hast.

Beachte: Ausgaben ohne Beleg lassen sich mit einer Pauschale von bis zu 20 € absetzen. Das gilt aber nur für deine Mitarbeiter:innen, wenn du ihnen die Ausgabe erstattest. Als Betriebsausgabe kannst du das leider nicht absetzen.

Zusätzlich zum Eigenbeleg kannst du noch Tagegelder, also den Verpflegungsmehraufwand angeben. Wie ich bereits oben kurz erwähnt hatte, funktioniert auch das mit Rydoo einwandfrei, sowohl innerhalb als auch außerhalb Deutschlands.

In Sachen Tagegeld gibt es nichts zu meckern

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Für meine frei erfundene Geschäftsreise der Geschäftsführerin zu der Zweigstelle in Berlin konnte ich problemlos weitere Ausgaben hinzufügen, unter anderem eine Hotelrechnung. So entstand nach und nach eine Art Ausgabenordner, den ich gesammelt einreichen konnte.

Sammle alle Ausgaben zu einer Reise

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So erfasst du Ausgaben mit Rydoo

Kommen wir zu der Frage, die dir vermutlich schon seit einigen Sätzen auf der Seele brennt: “Wie erfasst man denn nun Ausgaben mit Rydoo?”

Das geht ganz einfach und mit mehreren Möglichkeiten: Entweder; du füllst ein kurzes Formular manuell aus und fügst anschließend deinen Beleg hinzu. Oder; du machst es dir einfacher und lässt deinen Beleg automatisch auslesen. Das klappt sowohl mobil in der Smartphone-App als auch am Rechner.

Die mobile Erfassung klappt genauso gut, wie am Rechner

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Das einzige, was du hier tun musst, ist ein oder mehrere Dokumente (PDF-, JPG- oder PNG-Format) hochladen oder bequem per Drag-and-Drop ins dafür vorgesehene Feld ziehen. Nur noch eventuell fehlende Infos (Projekt, Kommentar und zugehörige Kategorie) ergänzen und schon ist deine Ausgabe in Rydoo angelegt.

So ähnlich funktioniert es auch, wenn du dein Kilometergeld berechnen lassen möchtest. Hierfür ist nur die Strecke nötig, den Rest erledigt das Tool. Für mich war das kein Hexenwerk. Top!

Wenn du Rechnungen und andere Belege per E-Mail bekommst, kannst du deine Spesen auch einfach an Rydoo senden. Deine Ausgaben landen automatisch und in Echtzeit im richtigen Ausgaben-Ordner.

Passe Pauschalen individuell nach deinem Bedarf an

Ob Verpflegungsmehraufwand oder Kilometergeld – die Beträge stehen gesetzlich fest. Sie sind bei Rydoo aber nicht in Stein gemeißelt. Hier ist mir erneut aufgefallen, wie gut sich das Tool an meine Bedürfnisse anpassen lässt, denn du kannst einfach eigene Sätze, etwa für die Fahrtkostenerstattung, im Tool hinterlegen.

So könntest du zum Beispiel auch Benefits wie den Zuschuss zu öffentlichen Verkehrsmitteln im Tool anlegen – es bleibt ganz dir überlassen.

Individuelle Pauschalen lassen sich zusätzlich hinterlegen

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Steuersätze kannst du theoretisch individuell angeben – wenn Rydoo mitspielt

Ein einziges Problem hatte ich mit Rydoo dann aber doch. Ich wollte auch Steuersätze im Tool hinterlegen, um sie beim Einreichen von Ausgaben angeben zu können. Das Auswahlfeld blieb einfach leer. Ein Bug? Ich hoffe, das war nur ein Einzelfall.

“No data found” war wirklich nicht das, was ich nach meinem zuvor hinterlegten Steuersatz lesen wollte!

Du kannst auch die Steuersätze jedes Landes hinterlegen, in das du reist

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Hin und wieder erkannte das Tool Steuerbeträge selbstständig. Das war aber nur der Fall, als die Steuer offensichtlich auf einem Beleg ausgewiesen war. Manuell angeben oder eigenhändig korrigieren konnte ich nichts, da hätte ich erst die Ausgabe zurückrufen und dann nochmal einreichen müssen. Wie umständlich!

Fazit: Ausgaben einfach einreichen, dann aber steuerfrei

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

Ich kann Rydoo in Sachen Abrechnung nur loben. Ich konnte meine Reisekosten mit ein paar simplen Klicks im Tool angeben, Belege wurden automatisch erkannt und ausgelesen und ich konnte sogar vieles individuell einstellen. Sogar in der mobilen Version hat das ohne Weiteres funktioniert. Das macht dem Tool so schnell keiner nach!

Lediglich eines ist noch stark ausbaufähig: Rydoo hat meine hinterlegten Steuersätze nicht angezeigt. Da hätte ich gerne der Abrechnung beigefügt, ob nun 19 oder doch nur 7 Prozent für eine Ausgabe angefallen sind. Das lösen Tools wie Circula oder HRworks wesentlich besser!

Das Wichtigste zur Spesenabrechnung mit Rydoo:

• Vordefinierte Kategorien: Wähle eine aus über 10 vordefinierten Ausgabenkategorien
• Automatische Belegerkennung: Rydoo liest deine Belege zuverlässig und voll automatisch aus
• Mobile App: Scanne deine Belege von unterwegs aus und reiche deine Ausgaben bequem ein
• Individuelle Pauschalen: Du entscheidest, welchen Betrag du deinen Angestellten erstatten willst

Der revisionssicheren Belegverwaltung fehlt es an einer ordentlichen Struktur

Ich muss gestehen; unter einem Dokumentenarchiv habe ich mir etwas anderes vorgestellt, als ich es in Rydoo vorgefunden habe – oder besser gesagt, wie ich es eben nicht gefunden habe.

In der Reisekostenabrechnungs-Software heftest du deine Belege quasi einer Ausgabe an. Die gesammelten Belege landen dann nicht etwa in einem virtuellen Ordner, sondern bleiben bei den Ausgaben. Wenn du deine Belege einsehen möchtest, musst du erst alle vergangenen Ausgaben durchforsten.

Alte und neue Belege findest du bei deinen Ausgaben

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Das klappte bei mir zwar ganz gut, und dank der praktischen Filter auch recht zügig, dennoch hätte ich mir eine elegantere Lösung als “scrollen” und “suchen” gewünscht.

Fazit: Die Belegverwaltung ist in Ordnung, etwas Besonderes ist sie allerdings nicht

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

Die Art und Weise, wie zuverlässig Rydoo Belege erkennt und von allein ausliest, ist schon beeindruckend. Im Vergleich nichts Besonderes, aber dennoch für mich beeindruckend. Die Kirsche auf dem Rydoo-Eisbecher wären noch Belegordner gewesen. Das ist dank der guten Filtermöglichkeit und der Massenbearbeitung zwar halb so schlimm, angenehmer für meinen inneren Monk wäre es aber gewesen.

Das Wichtigste zur Belegverwaltung mit Rydoo:

• Angeheftete Belege: Deine Belege zu diversen Ausgaben sind nur im Ausgabenordner auffindbar
• Filter: Filtere nach der Anlage oder einer bestimmten Kategorie, um schneller alle Belege zu finden

Verschiedene Reportings lassen sich unterschiedlich gut auswerten

Mit Rydoo kannst du gleich unterschiedliche Berichte und Auswertungen erstellen, bzw., dir erstellen lassen. Der Grundgedanke ist grundsätzlich gelungen, hätte es denn am Ende auch funktioniert.

Ich habe mehrmals versucht, beispielsweise einen Bericht für die Finanzbuchhaltung zu erstellen. Dann hieß es nur “keine Artikel gefunden” – wobei ja offensichtlich (siehe Bild unten) Ausgaben zum Exportieren vorhanden sind. Das war ganz schön ärgerlich!

Heute geht wohl kein Bericht an meine Buchhaltung

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Rydoo liefert dir noch mehr Auswertungen, als den nicht vorhandenen FiBu-Bericht. Zumindest auch das nur laut Anbieter, im Test wollte mir Rydoo meine Auswertungen einfach nicht ausgeben! Ich hätte nur zu gern gewusst, in welchen Kategorien welche Ausgaben wie häufig getätigt werden; das darf ich mir jetzt selbst ausrechnen. Zu schade! Meine Bewertungen fallen in dieser Kategorie nicht allzu positiv aus.

Wie Sie sehen, sehen Sie nichts

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Fazit: Das Reporting-Modul existiert – Reportings bekam ich dennoch nicht

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

Halten wir einmal fest: Es gibt ein Reporting-Modul und Export-Schnittstellen in Form von Excel- oder PDF-Dateien, um sich Berichte für die Buchhaltung herunterzuladen. Nur; funktioniert hat es nicht. Ich kann mir auch nicht erklären, woher der falsche Fehler kam – selbst nach einigen Stunden im Helpcenter war ich ratlos und habe letztlich aufgegeben.

Das Wichtigste zur Auswertung mit Rydoo:

• Theoretische FiBu-Exporte: Laut Anbieter kannst du dir Berichte für deine Buchhaltung ziehen
• Theoretisch individuelle Reportings: Laut Anbieter sind auch andere Reportings möglich, etwa zu Durchlaufzeiten oder Kosten pro Kategorie

Deine Reisekosten kannst du mit Rydoo bereits ab 8 € pro Monat im Jahresabo abrechnen. Damit landest du beim Anbieter im kleinsten Tarif “Essentials”. Bereits hier kannst du so viele Ausgaben einreichen, wie du möchtest. Individuelle Rollen und maßgeschneiderte Genehmigungs-Prozesse gestaltest du hier noch nicht.

In Sachen Preis und Leistung gibt sich Rydoo durchschnittlich

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Wenn du die ganzen Anpassungsmöglichkeiten für dich und dein Business nutzen möchtest, musst du in den teureren “Pro”-Tarif wechseln. Ab 10 € im Jahres- und 12 € im Monats-Abo erstellst du eigene Genehmigungs-Prozesse im 4-Augen-Prinzip, passt Felder nach Bedarf an und fügst eigene Ausgabenkategorien hinzu.

Im teureren Paket “Business” erwartet dich zusätzlich die API-Anbindung, die bequeme Einmalanmeldung via SSO und das (zumindest bei mir) nicht funktionierende Reporting-Modul. Die Preise hierfür musst du beim Anbieter aber erst erfragen.

Keine Preisauskunft gibt es auch im teuersten “Enterprise”-Tarif. Hier kannst du deine Workflows noch individueller gestalten und deine ganz eigenen Felder für jede deiner Niederlassungen kreieren. Außerdem profitierst du von diversen HR-Schnittstellen, bequemen Single-Sign-On und mehr.

Insgesamt liefert Rydoo ein konkurrenzfähiges Preis-Leistungs-Verhältnis, das sich dank der niedrigen Mindestuserzahl von 5 Usern bereits für kleine Teams lohnt. Eines musst du allerdings noch beachten: Zu den jeweiligen Paketen kommen noch verschiedene Onboardings mit dem Customer-Success dazu. Wie viel das kostet, wollte mir der Anbieter leider nicht verraten.

Rydoo war für mich überraschend leicht zu bedienen. Warum überraschend, fragst du dich?

Bei meiner Tour durchs Tool sind mir gleich zu Beginn sehr viele Features, Menüpunkte und Einstellungsmöglichkeiten aufgefallen. Zunächst dachte ich: “Das wird eine längere Geschichte, bis ich mich damit auskenne!” – Dem war aber nicht so.

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Alles in allem wirkt Rydoo sehr aufgeräumt, alles ist da, wo es sein soll und kein Feature ist überflüssig. Hinzu kommt, dass Rydoo dank zahlreicher Vorlagen und Automatisierungen schlank und zeitsparend ist. Und das, obwohl sich das Tool stark anpassen lässt.

Rydoo speichert deine Daten in Europa (Irland und Niederlande) auf den Servern von Microsoft Azure. Die Server haben sich ein ISO-27001-Zertifikat verdient. Für den Schutz deiner Daten ist mit einem SSL-Zertifikat gesorgt.

An den Support möchte ich an dieser Stelle ein kleines Lob aussprechen. Auf meine Fragen wurde mir innerhalb weniger Minuten im Live-Chat geantwortet. Toll finde ich auch, dass die Support-Mitarbeiter:innen mit Anfragen in insgesamt neun Sprachen umgehen können. Das Team ist nämlich international vertreten. Eine gute Wahl also für ein Allerwelts-Business.

Das nette Support-Team erreichst du nicht nur über den Live-Chat – der übrigens rund um die Uhr für dich da ist. Du kannst Rydoo auch eine E-Mail schicken oder direkt in der belgischen Zentrale anrufen. Alternativ steht dir das englische Helpcenter zur Verfügung, das meiner Meinung nach um ein paar Übersetzungen erweitert werden könnte.