Navan will eine “Komplettlösung für Reisemanagement und Spesen” sein und damit alle relevanten Aufgaben des Travel-Management unter einen Hut bringen.

Die Reise- und Ausgabenmanagement-Lösung Navan im trusted-Vergleich. Hier erfährst du alles über das Tool und seine Möglichkeiten.

Screenshot: trusted.de

Quelle: navan.com

Wie gut der Software das gelingt und welche Funktionen und Features sie dafür bietet, erfährst du in meinem Produktüberblick auf trusted:

Navan konzentriert sich nicht nur auf die Reisekostenabrechnung, sondern liefert auch ein intuitives Tool für die Buchung von Flügen, Hotels oder Mietwagen und Geschäftsreisen von A bis Z zu planen. Dabei stützt sich Navan auf ein weltweites Inventar an Flug- und Hoteloptionen und bindet auch künstliche Intelligenz ein. Letzteres in Form von “Ava”, der digitalen Reiseagentin.

Mit Navan buchst du Flüge, Züge, Hotels und mehr direkt aus der Oberfläche des Tools heraus

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Die hilft dir zum Beispiel bei der Auswahl deines Hotels und bei der Planung einer idealen Reiseroute mit Zwischenstopps.

So buchst du Flüge und Hotels direkt aus dem Tool heraus. Später hält Navan dich über alles auf dem Laufenden, was mit deinen Reisen zu tun hat; zum Beispiel bei einer Verspätung des Fluges, etc.

Wer auf menschliche Unterstützung bei der Reiseplanung nicht verzichten will, kann gegen zusätzliche Gebühren die Dienste des Business-Reisebüros Reed & Mackay in Anspruch nehmen.

Nett: Um die Reisekosten übersichtlich zu halten, sind in Navan nicht nur individuelle Reiserichtlinien und Budgetgrenzen möglich. Auch mit Echtzeit-Daten wird gearbeitet, um z.B. Durchschnittspreise für bestimmte Reiseziele zu ermitteln und darauf basierend Richtlinien festzulegen.

Finde Flüge und Hotels mit attraktiven Konditionen und plane deine Geschäftsreise schnell und einfach

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Alle anfallenden Reisekosten und Spesen werden in Echtzeit gesammelt und aufbereitet – von den direkten Reisekosten wie Flug- und Fahrtkosten, über Übernachtungen bis hin zum Verpflegungsaufwand.

Alle anfallenden Reisekosten sammelt Navan automatisch für dich. Mithilfe individueller Richtlinien bleibst du immer im Budget.

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Das klappt auf zwei Arten: Entweder du verbindest deine bestehenden Firmenkreditkarten (VISA oder Mastercard) mit Navan, um über alle Buchungen auf dem Laufenden zu bleiben. Das hat den Vorteil, dass du für alle Kreditkarten direkt entsprechende Richtlinien und Obergrenzen einbauen kannst, um ungewollte oder zu hohe Ausgaben während der Reise zu vermeiden. Zudem verfolgst du so alle Ausgaben, die über deine Kreditkarten getätigt werden, in Echtzeit.

Alternativ laden die Reisenden Belege ihrer Ausgaben per Foto in Navan hoch. Mehr dazu erfährst du im Abschnitt “Belege verwalten”.

Reisende nutzen unterwegs die Navan-App, um Ausgaben einzureichen und zu verfolgen. So sind auch deine reisenden Teammitglieder immer auf dem Laufenden, welche Ausgaben bereits erstattet wurden und welche noch verarbeitet werden.

Quittungen und Belege für Spesen und Reisekosten lassen sich einfach und schnell in Navan hochladen und verarbeiten

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Um Ausgaben in Navan einzureichen, reicht ein Scan des entsprechenden Belegs mit der Navan-App. Auch hier kommt künstliche Intelligenz zum Einsatz, denn Navan liest die Belege automatisch aus, kategorisiert sie, legt sie ab und macht sie bereit für die Abrechnung.

Hast du im Vorfeld entsprechende Richtlinien in Navan definiert, lassen sich Spesen auch automatisch genehmigen, wenn sie unter der Obergrenze liegen. Liegen sie darüber, erhältst du eine Benachrichtigung und kannst die Ausgaben prüfen.

So entfallen viele lästige Handgriffe; sowohl bei deinen Reisenden, als auch in der Administration.

Navan bietet ein zentrales Dashboard, um alle Ausgaben aller angeschlossenen Kreditkarten sowie alle Spesenanträge über das Unternehmen hinweg übersichtlich aufzudröseln. Hier hast du immer den Überblick und kannst die angefallenen Kosten bei Bedarf nach Abteilung oder auch nach Mitarbeiter:innen sortieren und filtern.

Ein netter Zusatz ist die Emissionsauswertung in Navan. Die App zeigt dir nicht nur deine Ausgaben, sondern auch, wie hoch die CO₂-Emissionen waren, die durch deine Reise entstanden sind. So kannst du bei zukünftigen Reisen besser auf deinen CO₂-Fußabdruck achten – auch weil Navan die entstehenden Emissionen bereits während der nächsten Buchung anzeigt.

Nett: Navan hilft dir auf Wunsch dabei, CO2 zu sparen und schlägt dir dafür passende Reisemöglichkeiten vor

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Wie viel kostet Navan?

Nutzt du Navan “nur” als Plattform für die Buchung deiner Geschäftsreisen, ist die Plattform kostenlos und finanziert sich über Provisionen der teilnehmenden Flug- und Hotelanbieter. Nutzt du Navan auch als Lösung für das Ausgabenmanagement, ist das Tool bis einschließlich 15 aktive User kostenlos und kostet dann 15 US-Dollar pro Monat und User.

Das kostenlose Self-Service-Modell für die Reisebuchung gilt für alle Unternehmen bis zu einer Größe von 250 Mitarbeiter:innen; ab dann werden individuelle Preispakete direkt mit Navan vereinbart.

Um vom kostenlosen Self-Service-Modell zu profitieren, musst du dich auch als deutscher User auf der englischen Website von Navan anmelden, bzw. erhältst Zugang zum Angebot während einer geführten Demo.

Navan ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt und DSGVO-konform. Die eingesetzten AWS-Rechenzentren sind an diversen Standorten stationiert, sodass du als deutsches Unternehmen auch von einem Serverstandort innerhalb der EU profitierst.

Navan ist nach ISO 27001 für IT-Sicherheit zertifiziert und bringt außerdem Zertifizierungen nach SOC 1, SOC 2 und dem EU-US-Datenschutzabkommen “Data Privacy Framework” mit.

Im Trust Center von Navan erfährst du alles über Sicherheit, Datenschutz und Zertifizierung der Plattform

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Die gesamte Datenübertragung läuft verschlüsselt ab und auch “at rest” sind deine Kundendaten vollständig verschlüsselt; nach Bankenstandard AES-256.

Als internationales Unternehmen unterhält Navan Standorte und Büros auf der ganzen Welt (in Deutschland z.B. in Berlin) und leistet persönlichen Kundensupport in der Kundensprache. Kontakt stellst du z.B. mithilfe eines Formulars (per E-Mail), über eine deutsche Service-Rufnummer telefonisch oder mithilfe des Live-Chats her.

Hinzu kommt ein ausführliches und hilfreiches – aber leider ausschließlich englischsprachiges – Helpcenter, das die ersten Schritte erleichtern soll und einzelne Funktionen und Features illustriert.

Im ausführlichen (englischen) Helpcenter findest du schnelle Hilfe bei Problemen

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