Mit Intertours “Expense” soll es möglich sein, Reisekosten bis zu dreimal schneller abzurechnen, als mit anderen vergleichbaren Tools. Dafür sorgt einerseits das moderne Tool, mit dem du alle Reisekosten (Spesen, Verpflegungsmehraufwendungen und Co.) im Web oder per mobiler App erfassen kannst. Andererseits gibt es da noch den Prüfservice, der deine Abrechnungen für dich unter die Lupe nimmt.

Mit welchen Funktionen und Features Intertours “Expense” deinen Abrechnungs-Prozess sonst noch beschleunigt, erfährst du jetzt:

Intertours “Expense” gibt es in der Web- oder mobilen App

Screenshot: trusted.de

Quelle: intertours.de

Für die Planung deiner Geschäftsreisen hat Intertours mit seinem Modul “Expense” so gut wie nichts zu bieten. Immerhin hast du die Möglichkeit, dir neben den vordefinierten Ausgabenkategorien noch individuelle hinzuzufügen. Eben genau so, wie du es für dein Business brauchst. Zu den vordefinierten Reisekostenarten gehören etwa:

• Bewirtungskosten
• Verpflegungspauschale
• Fahrtkostenpauschale
• Reisenebenkosten (Parken, Zugtickets, etc.)
• Büro- und Verbrauchsmaterial
• und weitere

Praktisch finde ich zudem, dass du auch individuelle Pauschalen einstellen kannst. Beispielsweise für die Fahrtkosten oder die Verpflegung. Übrigens: Fahrtkosten berechnet das Tool ganz automatisch für dich.

Füge individuelle Ausgabenkategorien hinzu oder passe bestehende an – auch Pauschalen

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Quelle: intertours.de

Andere Spezialfunktionen liefert dir das Modul “Expense” dagegen nicht. Solltest du bereits eine Lösung für deine Reisebuchung haben, unterstützt dich Intertours “Expense” also bei allen Ausgaben, die dir während oder nach deiner Reise begegnen.

Wenn du Reisen direkt innerhalb eines Tools planen und buchen möchtest, kannst du dir entweder das “Travel” Modul genauer ansehen oder gleich auf die All-in-One-Lösung Lanes & Planes zurückgreifen.

Deine Reisekosten-Belege kannst du über verschiedene Optionen einreichen. Beispielsweise in Form eines Fotos per mobiler App, via E-Mail oder schlicht als PDF-Upload. Ist dir dein Papier-Beleg abhandengekommen, kannst du deine Quittung auch manuell einreichen.

Deine Belege reichst du bequem per Drag-and-drop ein

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Quelle: intertours.de

Die Genehmigungsprozesse legst du dabei selbst unkompliziert fest. Außerdem bestimmst du, wie viele Ausgaben pro Person getätigt werden dürfen. Das kommt dir besonders dann zugute, wenn du beispielsweise die Fahrtkosten von Bewerber:innen übernimmst und nicht willst, dass diese mehr als eine Ausgabe tätigen.

Mir gefällt besonders, dass du individuelle Kostenstellen einrichten kannst. So hat alles seine Ordnung und du weißt immer ganz genau, wo welche Kosten entstanden sind.

Ein besonderes Extra muss ich an dieser Stelle noch erwähnen: Intertours “Expense” bietet dir zusätzlich einen Prüfservice für deine Ausgaben an. Damit kannst du dich einfach zurücklehnen, während der Anbieter deine Belege kontrolliert und ggf. korrigiert. Der Service kostet dich zwar extra, dafür sparst du dir allerdings auch Zeit ein.

Für deine Belegverwaltung hat “Expense” nicht mehr als das Übliche zu bieten. So wie bei den meisten anderen Reisekosten-Tools meines Vergleichs (z. B. Rydoo oder Circula), hängst du deinen Beleg einfach an deine Ausgaben an.

Für einen besseren Überblick über deine eingereichten bzw. nicht eingereichten (sowie bezahlten) Abrechnungen sorgt ein eigener Ordner im System.

Die Übersicht über eingereichte Ausgaben wäre mit Filtern noch übersichtlicher

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Quelle: intertours.de

Filterfunktionen gibt es allerdings nicht. Die hätte man dem schicken Tool durchaus noch spendieren können, um schneller die gesuchte Abrechnung zu finden.

“Expense” stellt dir auch einen Report über deine Geschäftsreisen zur Verfügung. Mit bunten Grafiken oder praktischen Tabellen wartet der Anbieter hier leider nicht auf. Die Daten bekommst du als Excel-Datei. So kannst du sie wenigstens weiterverarbeiten und dir anschließend Auswertungen so zusammenstellen, wie du sie benötigst.

Berichte gibt es auch, aber nur als Excel-Export

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Die Preise von Intertours Expense starten mit dem Tarif “Go” bei 7,90 € pro User im Monat (im Jahresabo). Dafür bekommst du alle Basisfunktionen, die es für eine ordentliche Reisekostenabrechnung braucht. Wenn du individuelle Rollen und Genehmigungsverfahren einrichten willst, musst du auf den nächst größeren Tarif “Fit” für mindestens 9,90 € pro Nutzer:in im Monat umsteigen. Dann profitierst du von einem begleitenden Onboarding und der Support per E-Mail ist ebenfalls inklusive.

Deine Daten sichert Intertours auf Servern innerhalb der EU. Ob die Server ISO-zertifiziert sind, konnte ich nicht in Erfahrung bringen. Der sichere Datentransfer wird durch ein SSL-Zertifikat garantiert und der datenschutzkonforme Umgang von einem Datenschutzbeauftragten, der DataCo GmbH, überprüft. Intertours übermittelt deine Daten an Partnerunternehmen (Hotels, Airlines, Zahlungsdienstleister), aber nur im Rahmen der Buchungen.

Das Service-Team von Intertours kümmert sich um die Prüfung und Korrektur deiner Eingaben. Das ist für User besonders bequem, denn du musst die Buchungen bzw. Belege lediglich erfassen.

Du erreichst deine Ansprechpartner:innen telefonisch, via E-Mail oder Ticket-System zwischen Montag und Freitag von 09:30 Uhr bis 17:30 Uhr. Solltest du außerhalb der erreichbaren Zeiten Fragen haben, stehen dir weitere Informationen im umfangreichen Helpcenter zur Verfügung.