Factorial ist eine der mächtigsten und umfassendsten HR-Komplettlösungen auf dem Markt und bringt auch ein eigenes Modul für die Reisekosten- und Spesenabrechnung mit. Was die Software auf dem Kasten hat, zeige ich dir in meiner Tool-Vorstellung!
Factorial ist eine stetig wachsende HR-Software aus Spanien, die schon längst auch den deutschen Markt erobert hat. Eines der neuesten Features ist das “Spesen”-Modul für deine Reisekostenabrechnung. Außerdem setzt Factorial zunehmend auf Künstliche Intelligenz, um Routineaufgaben zu automatisieren – etwa beim Scannen und Auslesen von Belegen, der automatischen Kategorisierung von Spesen sowie beim Erstellen von Berichten aus den erfassten Ausgabendaten. Was dir Factorial für deine Reisekostenabrechnung genau zu bieten hat, erfährst du jetzt:
| Factorial | |
| Keine Unterschiede vorhanden | |
| Factorial | |
Preis | Auf Anfrage |
| Keine Unterschiede vorhanden |
Reisende max | unbegrenzt |
|---|---|
Spesenvolumen max | unbegrenzt |
User max | unbegrenzt |
Abrechnung per mobiler App | |
Serverstandort(e) | Deutschland |
Unterstützte Plattformen | Web-App iOS Android |
Geeignet für | Kleine Unternehmen Mittelständische Unternehmen |
| Keine Unterschiede vorhanden |
Keine Angaben verfügbar
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| Keine Unterschiede vorhanden |
Keine Angaben verfügbar
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| Keine Unterschiede vorhanden |
Factorial ist eine sehr umfangreiche HR-Software, die mittlerweile auch ein integriertes Spesenmanagement für dich im Gepäck hat. Wie sich Factorials Reisekosten-Lösung im Vergleich zu anderen geschlagen hat, verrate ich dir jetzt:
Reisebuchungen kannst du mit Factorial selbst nicht vornehmen. Das klappt mit den Schnittstellen zu den Anbietern TravelPerk und FREENOW. So landen wenigstens deine dort gesammelten Belege automatisch in Factorial.
Stattdessen stehen dir bei Factorial einige Einstellungsmöglichkeiten und Features zur Verfügung, um die Geschäftsreisen deines Teams immerhin vorzubereiten:
Du kannst mit Factorial auch Reiserichtlinien erstellen. Darin legst du fest, welche Ausgaben wofür und in welcher Höhe getätigt werden dürfen. Hier hört es mit der Automatisierung allerdings auf, denn es handelt sich in Factorial lediglich um ein digitales Dokument.
Neu: Durch die Möglichkeit, unternehmensspezifische Spesenregeln zu hinterlegen, kann Factorial diese Regeln künftig mithilfe von KI automatisch auf eingereichte Belege anwenden und entsprechende Ausgaben intelligent kategorisieren. So wird der Freigabeprozess deutlich beschleunigt.
Automatische Warnmeldungen bei zu hohen Ausgaben, wie du sie vielleicht aus Circula kennst, kannst du auch nicht einrichten.
Reisekosten können du und dein Team ganz bequem über die mobile App oder die Browser-Version der schicken Software einreichen. Dabei musst du lediglich ein Dokument (oder mehrere) hochladen oder deinen Beleg direkt mit der App abfotografieren.
Neu: Die KI von Factorial erkennt und liest Belege automatisch aus – egal ob Quittung, PDF-Rechnung oder Foto. Alle relevanten Daten wie Datum, Betrag, Währung und Händler werden präzise extrahiert und ins Formular übernommen.
Das Reisekosten-Formular füllt Factorial größtenteils automatisch für dich aus. Toll fand ich, dass ich selbst bei einem mehrseitigen PDF lediglich ein paar Angaben korrigieren musste.
Alternativ kannst du dein Formular auch manuell ausfüllen, was ein paar Handgriffe mehr erfordert. Praktisch finde ich aber, dass dich das Tool auch hier unterstützt. Zum Beispiel mit 21 bereits vordefinierten Ausgaben-Kategorien, aus denen du wählen kannst. So hast du die Möglichkeit, deine Ausgaben korrekt zuzuordnen. Zu den Kategorien gehören:
Neu: Dank KI-gestützter Kategorisierung schlägt Factorial automatisch die passende Ausgabenkategorie für jeden erfassten Beleg vor – auf Basis von Textinhalten und früherem Nutzerverhalten.
Schade ist, dass du keine individuellen Kategorien hinzufügen kannst.
Ansonsten gibt es im Spesen-Modul von Factorial relativ wenig zu entdecken. Verpflegungspauschalen für In- und Auslandsreisen sowie Kilometerpauschalen berechnet dir das Tool nicht automatisch. Du musst alle Ausgaben einzeln einreichen. Im Vergleich zu den Speziallösungen in Sachen Reisekostenabrechnung spart das nur kaum Zeit ein.
Wenn du also nach einer besonders schnellen Reisekostenabrechnung suchst, würde ich dir eher zu Rydoo oder Circula raten.
Die Belegverwaltung von Factorial ist in meinem aktuellen Vergleich nichts Besonderes. Deine Belege und Rechnungen kannst du als PDF, PNG-, JPG-, JPEG- oder XML-Datei an Factorial schicken. Ist dieser Schritt erledigt, erstellt der smarte OCR-Scan auch gleich deine Abrechnung für dich.
Und genau da bleiben deine Belege auch – digital an deine Abrechnung geheftet. Praktisch ist, dass du deinen Ausgabenordner dank der Filterfunktion gezielt nach Dokumenten, Belegen, Rechnungen und anderen Optionen suchen kannst. So musst du dich nicht stundenlang durch deine digitalen Belege wühlen, bist du das gesuchte Dokument endlich gefunden hast.
Factorial liefert dir eine ganze Palette an nützlichen Reisekosten-Reportings. Du kannst dabei aus zahlreichen Standard-Berichten wählen (z. B. Ausgaben nach Kategorie oder genehmigte Ausgaben) oder dir deine individuellen Reportings ganz einfach zusammenstellen.
Das gelingt dir entweder mithilfe von zahlreichen Filtern und Einstellungsmöglichkeiten, die aber erst verstanden werden müssen. Oder du machst es so wie ich und fragst einfach die integrierte KI. Ich musste lediglich fragen: “Welche Spesen wurden 2023 eingereicht?” und schon hatte ich meine gewünschten Ergebnisse vor der Nase.
Neu: Mithilfe von KI erstellt Factorial automatisch strukturierte Berichte aus deinen Ausgabendaten – inklusive Diagrammen, Zusammenfassungen und relevanten Kennzahlen. Diese Berichte können auf Wunsch regelmäßig aktualisiert oder an Vorgesetzte verschickt werden.
Wenn es um Auswertungen geht, sticht Factorial seine Konkurrenz locker aus!
Factorial ist ein modulares HR-System, das mit Startpreisen von 8,00 €/Monat/User wirbt. Der tatsächliche Preis hängt von vielen Faktoren ab, darunter die Zusammensetzung der Module und Funktionen und der Größe des Teams. Daher sind konkrete Preisaussagen kaum möglich. Für ein individuelles Angebot setzt du dich am besten direkt mit Factorial in Verbindung.
Factorial hostet deine Daten auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Frankfurt. Für eine sichere Übertragung ist dank einer TLS-Verschlüsselung und einem SSL-Zertifikat gesorgt. Außerdem hat der Anbieter eine:n Datenschutzbeauftragte:n abbestellt, der sich um den korrekten Umgang mit deinen Daten kümmert.
Ich habe Factorial schon öfter in der Praxis getestet. Dementsprechend hatte ich es auch schon das ein oder andere Mal mit dem Support-Team zu tun. Für gewöhnlich antwortete mir der Support immer zügig mit hilfreichen Informationen. Freundlich ist das Team allemal.
Du kannst das Support-Team von Montag bis Freitag zwischen 09:00 Uhr und 18:00 Uhr entweder per Live-Chat, per Telefon oder per E-Mail erreichen. Solltest du außerhalb dieser Zeiten eine Frage haben, findest du einige Antworten im Helpcenter. Leider ist nicht jede davon auf Deutsch übersetzt.
Die Auswahl an verfügbaren Schnittstellen, die dir Factorial liefert, ist schier endlos. Du kannst zum Beispiel zahlreiche Tools für die Entgelt-Abrechnung anbinden (Sage, DATEV, Payflow, Zuchetti) oder für dein Recruiting (Recruitee, Greenhouse, WhatsApp) oder auch für Reisen (FREENOW und TravelPerk) und vieles mehr:
trusted hat die Informationen für den Factorial-Test aktualisiert. Das Ergebnis: Factorial Reisekostenabrechnung bietet neue Features an. Unter anderem kommen die Funktionen „Belege scannen und Daten automatisch auslesen“, „Spesenregeln hinterlegen und KI-Kategorisierung“ sowie „Berichte automatisch aus Ausgabendaten erstellen“ hinzu. Die Produktvorstellung von Factorial Reisekostenabrechnung wurde diesbezüglich angepasst.
trusted hat die Informationen für den Factorial-Test aktualisiert. Das Ergebnis: Factorial veröffentlicht mittlerweile keine konkreten Preisinformationen mehr, sondern nur noch den “Ab-Preis” (ab 8 €/Monat/User). Der individuelle Preis hängt von der individuellen Konfiguration ab, daher wird der Preis geändert auf “auf Anfrage”. Der trusted-Testbericht zu Factorial wurde diesbezüglich angepasst.
trusted hat Factorial Reisekostenabrechnung im Rahmen des Reisekostenabrechnung-Software-Vergleichs für Sie unter die Lupe genommen und stellt Ihnen das Angebot hier übersichtlich vor.
Factorial wurde im Jahr 2016 von Jordi Romero, Bernat Ferrero und Pau Ramon gegründet. Das Unternehmen hat seinen Sitz zwar in Barcelona, ist aber eines der go-to HR-Tools in Europa – und darüber hinaus.
