Lanes & Planes bezeichnet sich selbst als “erste All-In-One Lösung, die wirklich alle Bereiche der Geschäftsreise voll digital abbildet”. Das liest sich vielversprechend! Da ich persönlich Fan von solchen All-in-One-Ansätzen bin, habe ich mir Lanes & Planes im Rahmen einer Demoversion einmal näher angeschaut.

Alle wichtigen Infos zur Geschäftsreise- und Spesenlösung Lanes & Planes findest du in meiner Produktvorstellung zum Tool

Screenshot: trusted.de

Quelle: lanes-planes.com

In meiner Produktvorstellung findest du alle wichtigen Informationen zu den Funktionen und Features, zur Preisgestaltung und zu meinen Eindrücken über die Software!

Wichtig: Meine Eindrücke beziehen sich nicht auf einen Praxistest, da Lanes & Planes keine Testversionen anbietet. Stattdessen beruhen die Inhalte meiner Produktvorstellungen auf einer gründlichen Webrecherche und einer Live-Demoversion, die ich mir für dich angeschaut habe.

Das Wichtigste vorweg: Ich habe mir Lanes & Planes im Rahmen meines Tests für “Reisekostenabrechnungssoftware” angesehen. Tatsächlich ist (wie oben erwähnt) die Software aber eine vollumfängliche Travel-Management-Software, die auch Funktionen für die Reisekostenabrechnung enthält.

Im Gegensatz zu den meisten anderen Tools im Vergleich ist es bei Lanes & Planes möglich, Reisen von Anfang an zu planen, also auch zu buchen. Das klappt sowohl im Browser, als auch in der mobilen App. In der Praxis bedeutet das z. B., dass du direkt aus der Software heraus deine Reise planen, passende Flug- oder Zugtickets buchen und Hotelzimmer reservieren kannst.

Genial: Lanes & Planes arbeitet mit über 100 Reiseplattformen zusammen – unter anderem auch mit der Deutschen Bahn, Lufthansa, Booking.com und vielen weiteren. Damit ist eine Buchung deiner Geschäftsreise über Lanes & Planes nicht nur bequemer, als der Gang zum Reisebüro, sondern auch günstiger. Für ausgewählte Partner gewährt die Travel-Management-Lösung nämlich Rabatte bis zu 15 %!

Dass Lanes & Planes bei der Reisebuchung dann auch noch in Vorkasse geht – nach dem Motto “jetzt buchen, später zahlen” ist da nur das Sahnehäubchen. Eine Firmenkredit- oder Debitkarte für Geschäftsreisen kannst du dir damit theoretisch sparen, zumindest für die Buchung.

Was es genau mit der Kostenübernahme auf sich hat, siehst du in diesem Video:

Neben der Reisebuchung liefert dir Lanes & Planes noch eine ganze Menge weiterer praktischer Planungs-Features. Du kannst zum Beispiel:

• individuelle Reiserichtlinien für Nutzergruppen (z. B. Azubis, Sales, etc.) einrichten
• bestimmen, dass ein Dienstreiseantrag gestellt werden muss
• deine eigenen Genehmigungsprozesse in Gang setzen
• bevorzugte Reisemittel für die nächste Auswahl definieren (z. B. Lieblings-Hotels)
• eigene Kostenstellen für einen besseren Überblick anlegen
• organisationsspezifische Kilometerpauschalen hinterlegen
• eigene Sätze für Verpflegungsmehraufwendungen festlegen.

Insgesamt bietet Lanes & Planes hier alles, was du für die Planung und Durchführung deiner Geschäftsreise brauchen könntest.

Gebuchte Tickets, Hotelbelege und andere Rechnungsdokumente landen automatisch in Lanes & Planes und können dort verwaltet werden. Dieses “digitale Wallet” finde ich äußerst praktisch und reduziert die Zettelwirtschaft erheblich.

Solltest du deine Auslagen doch manuell erfassen wollen, ist das auch kein Problem. Dann fotografierst du deine Belege einfach mit der mobilen App ab und die OCR-Texterkennung erledigt (fast) den ganzen Rest. Schnell und unkompliziert.

Reisekosten, die Kilometerpauschale und andere Auslagen kannst du bequem über die mobile App einreichen

Screenshot: trusted.de

Quelle: lanes-planes.com

Nur ein paar Angaben sind in solchen Fällen dann noch nötig, zum Beispiel die zugehörige Kostenstelle oder die Ausgabenkategorie. Bei Bedarf lassen sich Rechnungen auch splitten, bzw. weitere Ausgaben zum gleichen Beleg hinzufügen.

Das ist z.B. dann sinnvoll, wenn du (oder ein Teammitglied) getankt hast und an der gleichen Tankstelle noch einen Snack für die Fahrt aufgesammelt hast. Durch den Rechnungssplit kannst du Ausgaben für “Bewirtung” bzw. “Mahlzeit” und “Tanken” getrennt ausweisen.

Hast du alle nötigen Felder erfasst, schickst du die Auslagen direkt zur Genehmigung an die Buchhaltung.

Die Belegverwaltung ist mit Lanes & Planes ebenfalls kein Hexenwerk. Hier hast du sogar mehrere Möglichkeiten, auf deine hochgeladenen Dokumente und Rechnungen zuzugreifen oder Dokumente zu exportieren:

Entweder, du siehst dir jede Reise einzeln an – wobei dein Reiseordner eine Art Belegsammelmappe darstellt – oder erstellst eigene Auslagenordner. Die unterstützen dich dann dabei, Belege der gleichen Kategorie zu sammeln und zu sortieren, selbst wenn sie nichts mit der eigentlichen Reise zu tun hatten.

Abgesehen von diesen “Mappen” liefert dir Lanes & Planes noch eine Gesamtübersicht über alle Ausgaben und Auslagen. Mithilfe vordefinierter Filter kannst du gezielt nach bestimmten Belegtypen suchen, was die Übersicht erhöhen dürfte. Da gibt es zum Beispiel:

• Rechnung
• Ausstehende Rechnung
• Auslage
• Stornorechnung
• Zahlungsschein
• Zahlungsgutschrift

Wenn du nach Rechnungen suchst, die für ein bestimmtes Teammitglied in einem definierten Zeitraum angefallen sind, ist auch das kein Problem.

Lanes & Planes hat viele nützliche detaillierte Auswertungen im Gepäck, die sowohl optisch als auch inhaltlich etwas hermachen. Folgende Statistiken gibt es unter anderem:

• Ausgaben pro Ausgabenkategorie (Zug, Hotel, Flugzeug, Mietwagen, etc.)
• Ausgaben pro Person
• angefallene Kosten pro Kostenstelle
• und welche Ausgaben auf welche Anbieter entfallen sind

Das einzige, was mir in dieser Riege vielleicht noch fehlen würde, wäre ein Durchlaufzeitenbericht. Damit erfährst du, wie lange dein Team braucht, um Reisekostenabrechnungen durchzuführen und identifizierst organisatorisches Optimierungspotenzial.

Davon abgesehen liefert Lanes & Planes aber alles, was man an dieser Front braucht.

Die Buchhaltungsberichte sind um einiges ausführlicher, als die reinen Kostenübersichten. Hier bekommst du alle Infos über einzelne Reisende und ihre Ausgaben und siehst zum Beispiel auch, wo sie hingefahren sind, welche Reisemittel genutzt wurden und einiges mehr.

Praktisch dafür sind auch die zahlreichen Filteroptionen. So kannst du dir exakt die Übersicht zusammenstellen, die du für deine Auswertung brauchst. Leider klappt das nur im Tabellenformat. Filtern kannst du zum Beispiel nach:

• Umrechnungskurs
• Zweck der Reise
• Buchungs-ID
• Land der Reise
• Mehrwertsteuersatz
• Verwendungszweck
• Start- und Zielland der Reise
• Währungsbetrag und Umrechnungskurs
• Rechnungsprofil
• und mehr

Dank der zahlreichen Filter findest du schnell das, was du suchst

Screenshot: trusted.de

Quelle: lanes-planes.com

Deine gewünschten Daten kannst du schließlich als CSV-Datei exportieren und entweder in Excel oder in deiner Buchhaltung-Software weiterverarbeiten.

Ein besonderes Schmankerl: Sobald du deinen Mitarbeiter:innen Mahlzeiten während ihrer Geschäftsreisen gewährst, stellt dir Lanes & Planes automatisch das “M” für “Mahlzeitengestellung” für die elektronische Lohnsteuerkarte aus, was seit 2019 (wieder) verbindlich ist.

Das hat in diesem Vergleich ansonsten nur HRworks für mich erledigt. Wie praktisch!

Auf Wunsch und Nachfrage liefert Lanes & Planes noch leistungsstärkere Reportings; die “Quarterly Business Reviews”. Die zeigen dir, was du in einem selbstdefinierten Zeitraum (z.B. 6 oder 12 Monate) für Reisen insgesamt, für Hotels oder für Flüge bezahlt hast. Auf diese Weise behältst du auch individuelle Absprachen z.B. mit Fluggesellschaften im Blick.

Von Lanes & Planes gibt es insgesamt vier Tarife: “Light”, “Essential”, “Professional” und “Enterprise”. Die einzelnen Tarife richten sich nach dem Reisevolumen, das du pro Jahr etwa verbrauchst. So richtet sich zum Beispiel das kleinste Paket “Light” eher an Unternehmen mit nur wenigen Reisenden und die größeren Tarife an Vielflieger:innen.

Die Preise von Lanes & Planes orientieren sich an deinem Reisevolumen pro Jahr

Screenshot: trusted.de

Quelle: lanes-planes.com

Je nach Tarif bekommst du allerdings auch einen anderen Funktionsumfang. In “Light” verzichtest du auf Reportings, Dienstreiseanträge und individuelle Rollen und Berechtigungen. Der Einstiegstarif eignet sich für kleinere Firmen mit wenigen oder einzelnen Verantwortlichen und Reisenden. Das Volumen ist auf maximal 25.000 € bzw. 10 Reisende pro Jahr beschränkt.

Da bieten dir die Tarife “Essential” sowie “Professional” mit einem Reisevolumen zwischen 25.000 und 500.000 € und für bis zu 150 Reisende pro Jahr schon wesentlich mehr. Ab diesem Tarif können Admins sich außerdem per Single-Sign-On anmelden und du hast Zugriff auf die diversen Schnittstellen (siehe oben).

Ab dem Tarif “Enterprise” profitierst du von individuellen Anpassungen, wenn es um deine ganz eigenen Rollen und Berechtigungen geht und kannst auch deine Reportings auf deine Bedürfnisse zuschneiden. Den Tarif gibt es für Unternehmen mit ab 150 Reisenden pro Jahr und ab einem Volumen von 500.000 €.

Was dich die einzelnen Tarife kosten, verrät dir Lanes & Planes nur in einem persönlichen Gespräch.

Lanes & Planes übernimmt das Hosting auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Düsseldorf selbst. Deine Daten werden bei der Nutzung via SSL-Verschlüsselung übertragen. Löblich ist, dass sich Lanes & Planes regelmäßig einem unabhängigen Datenschutz-Audit unterzieht. Ob das alles seine Richtigkeit hat, überprüft ein Datenschutzbeauftragter (PROLIANCE GmbH) aus München.

Für dich als Kundin bzw. Kunde steht das Support-Team besonders lange zur Verfügung. Generell gelten die Kontaktzeiten zwischen Montag und Freitag von 07:00 Uhr bis 20:30 Uhr sowie am Wochenende von 09:00 Uhr und 18:00 Uhr – letzteres gilt allerdings nur, wenn du das Support-Team via E-Mail kontaktierst. Ansonsten erreichst du die Mitarbeiter:innen per Telefon oder Live-Chat.

Mit dem nötigen Kleingeld kannst du auch den verlängerten persönlichen Kundenservice dazu buchen. Dann steht dir das Team rund um die Uhr auch telefonisch zur Verfügung. Ebenfalls hinzubuchbar ist der sogenannte “Concierge-Service”. Damit stehen dir noch mehr Service-Leistungen zur Verfügung, die du nicht über die moderne Anwendung buchen kannst. Dazu gehören etwa Gabelflüge oder Gruppenbuchungen.

Darüber hinaus unterstützt dich Lanes & Planes auch mit gut gemachten Schritt-für-Schritt-Anleitungen im Helpcenter sowie in Form von Video-Tutorials via YouTube.