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HRworks Reisemanagement

Reisekostenabrechnung Software

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(1)

HRworks Reisemanagement Erfahrungen 2024 » Test, Details & Features

HRworks ist eine HR-Komplettlösung, mit der du von der Personalverwaltung bis zur Reisekostenabrechnung alle HR-Prozesse steuern kannst. Wie sich das Tool im Spesenmanagement schlägt und was es sonst noch auf dem Kasten hat, erfährst du hier!

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Testfazit: Meine Erfahrungen mit HRworks Reisemanagement

sehr gut
1,3
Test
01/2024

HRworks ist ein wirklich mächtiges Tool. Gerade in der Admin-Oberfläche bietet das Tool sehr viele HR-Funktionen, die weit über die Reisekostenabrechnung hinausgehen. Für die zum Teil starre Benutzeroberfläche (Admin) musste ich aber ein paar Punkte abziehen.

Test & Erfahrungsbericht
Sehr gut (1,3)
Geschäftsreisen planen
Sehr gut (1,0)
Reisekosten abrechnen
Gut (1,7)
Belege verwalten
Sehr gut (1,0)
Geschäftsreisen auswerten
Sehr gut (1,0)
Vertrag & Kosten
Sehr gut (1,0)
Usability
Befriedigend (2,8)
Sicherheit & Datenschutz
Sehr gut (1,0)
Service & Support
Gut (2,4)
Vorteile
  • Reisemittel-Bestellung möglich
  • Individuelle Reiserichtlinien
  • Anpassbare Reise-Pauschalen
  • Führerscheinkontrolle möglich
  • Großer Funktionsumfang
Nachteile
  • Altbackene Admin-Nutzeroberfläche
  • Umständliche Belegverwaltung
  • Keine native mobile App verfügbar
HRworks Reisemanagement
5
(1)

Was ist HRworks Reisemanagement?

HRworks ist eine All-in-One-Lösung für die Personalverwaltung. Das Tool enthält zahlreiche Funktionen und Features, die weit über die bloße Reisekostenabrechnung hinaus gehen. Dazu gehört etwa die digitale Personalakte, ein Employee Self Service und sogar eine Recruiting-Lösung. Das Reisekostenmodul ist auch als Standalone-Version zu haben.

Screenshots

20 bis 49 User 40 bis 99 User 100 bis 250 User ab 251 User
Preis
218,00 € / monatlich 485,00 € / monatlich 940,00 € / monatlich Auf Anfrage
Keine Unterschiede vorhanden

Top-Features

Reisende max
49 99 250 1.000
Spesenvolumen max
unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt
User max
49 99 250 1.000
Abrechnung per mobiler App
Serverstandort(e)
Irland Irland Irland Irland
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Geeignet für
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Keine Unterschiede vorhanden

Für wen ist HRworks Reisemanagement geeignet?

HRworks ist vor allem aus Admin-Sicht nichts für blutige Anfänger:innen. Das Tool richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen, die jeden HR-Bereich mit nur einer Software abdecken wollen. Wenn du lediglich nach einer Lösung für dein Reisemanagement suchst, könnte HRworks ein gutes Stück zu viel für dich sein.

Was unterscheidet HRworks Reisemanagement von anderen Tools?

HRworks ist eine umfangreiche HR-Software und bietet weitaus mehr Funktionen, als die anderen Reisekostenabrechnung-Tools meines Vergleichs. Weitere Unterschiede waren für mich vor allem in der Usability spürbar und in Sachen Zuverlässigkeit bei der Belegerkennung. Deine Spesen verwaltest du mit Tools wie Circula deutlich leichter.

HRworks Reisemanagement Video

Test & Erfahrungsbericht

Sehr gut (1,3)

Als studierte Personalmanagerin weiß ich: zum Alltag eines HR-Teams gehört mehr, als nur Personalakten zu pflegen, Einstellungen zu organisieren oder Löhne und Gehälter abzurechnen. Auch das Prüfen und Freigeben von Reisekostenabrechnungen und Belegen ist Teil der täglichen Arbeit.

Da die Digitalisierung mit digitalen Tools einfach einfacher ist, schaue ich mir für dich 5 verschiedene Reisekosten-Tools an. Eines davon ist Reisekosten-Pionier HRworks, der neben zahlreichen anderen Features auch ein eigenes Modul für die Reisekostenabrechnung mitbringt.

Wie schlägt sich die HRworks-Reisekostenabrechnung im Vergleich?
Wie schlägt sich die HRworks-Reisekostenabrechnung im Vergleich?
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Wie gut sich die umfangreiche HR-Software im trusted-Test der besten Reisekostenabrechnung-Softwares geschlagen hat, verrate ich dir jetzt in meiner umfangreichen HRworks-Review:

HRworks Reisemanagement
5
(1)

Geschäftsreisen planen

Sehr gut (1,0)

Reisebuchungen mit HRworks sind umständlich, aber möglich!

Mein Test beginnt mit dem ersten Schritt jeder Geschäftsreise: der Reisebuchung. Eigentlich hatte ich mir in dieser Hinsicht nicht viel von HRworks erwartet. Doch laut dem Anbieter HRworks soll es möglich sein, Reisen über das Tool zu buchen. Das steht zumindest auf der Webseite. lch zitiere:

“Das Business Travel-Management-Tool enthält eine in der HR-Software integrierte Reisemittelbeschaffung, mit der Ihre Mitarbeiter vor ihrer Reise Hotel, Mietwagen, Flug- und Bahntickets bestellen können. Die Bestellung wird automatisch per E-Mail an das in HRworks hinterlegte Reisebüro gesandt. Darüber hinaus erzeugt das Travel-Management-System aus den Bestelldaten automatisch eine Reise mit entsprechenden Belegen”

Für mich klang das ziemlich vielversprechend! Der Prozess ist aber insgesamt etwas umständlicher, als ich es mir erhofft hatte. Ein typischer Planungsprozess läuft in HRworks ungefähr so ab:

  • Reisebüros im Admin-Menü für jede Organisationseinheit hinterlegen
  • Reisemittel definieren und hinterlegen (Hotels, Mietwagen, Fluglinie, etc.)
  • Reisemittel in einem Bestellformular auswählen und beantragen
  • Nach der Bestellung in HRworks geht der Antrag beim Reisebüro ein

Während meiner Praxistests habe ich schon ein paar Tools gesehen, die mit einem besseren Beispiel vorangehen. Lanes & Planes ermöglicht es dir z. B., Flugtickets und sogar Hotelzimmer direkt aus dem Tool heraus zu buchen, was natürlich extrem praktisch ist. Dagegen greifen Circula, Rydoo und Co. gerne zu Schnittstellen zu Reisebuchungsplattformen – der Ablauf ist aber ähnlich einfach.

Der Vorteil liegt darin, dass du deine Tickets und Rechnungen an einem Ort verwalten kannst. Bei HRworks läuft das ein wenig anders und – wie ich finde – deutlich komplizierter.

Ich habe einige Stunden mit dem Helpcenter und der (eher starren) Admin-Benutzeroberfläche verbracht, um herauszufinden, wie der Prozess aufgesetzt werden muss – und wo ich die Einstellungsmöglichkeiten finden kann.

Du kannst deinen Angestellten neue Reisemittel zur Verfügung stellen
Du kannst deinen Angestellten neue Reisemittel zur Verfügung stellen
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Am Ende habe ich es dann hinbekommen und mein fiktiver Mitarbeiter konnte sich seine Reisemittel zusammenstellen.

Die Reisemittel-Bestellung verlief recht unkompliziert
Die Reisemittel-Bestellung verlief recht unkompliziert
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Für den ging es nämlich zuerst mit der Bahn von seinem Wohnort in Berlin zum Flughafen in München. Von dort aus mit dem Flieger nach Italien, wo er ein Hotel und einen Mietwagen buchen möchte. Und am Ende umgekehrt wieder zurück. Das alles hat HRworks ohne zu zögern mitgemacht, sogar mit Sonderwünschen (z. B. Hotelzimmer mit WLAN, ICE statt Regionalbahn, usw.).

Obwohl mich die Konfiguration sehr viel Zeit gekostet hat, fand ich es sehr gelungen, dass der Prozess für Mitarbeiter:innen dafür umso einfacher ist. Für dein Team lohnt sich die Fleißarbeit also auf jeden Fall!

Bedenke: Anders als mit Lanes & Planes ist mit HRworks keine spontane Reisebuchung möglich. Schließlich müssen die Reisemittel erst beim passenden Reisebüro bzw. Anbieter angefragt werden, wohingegen Lanes & Planes die Buchung direkt ermöglicht. Bei der Reiseplanung solltest du diese Zeit unbedingt mit einplanen.

Mit HRworks definierst du deine eigenen Reise-Regeln!

Damit sich deine Mitarbeiter:innen nicht nur die besten Hotelzimmer oder das Flugticket mit einem bequemen Sitz in der ersten Klasse buchen, kannst du mit HRworks Reiserichtlinien erstellen.

Hier konnte ich ganz individuell bestimmen, welche Reisemittel welchem Teammitglied zur Verfügung stehen sollen. Zum Beispiel habe ich meinen erfundenen Mitarbeiter:innen der Abteilung “Sales” und der Geschäftsführung mehr Hotelketten für die Reisemittelbestellung freigegeben, als anderen Organisationseinheiten.

Füge eigene bzw. neue Hotels hinzu, die einzelne Personen nutzen dürfen
Füge eigene bzw. neue Hotels hinzu, die einzelne Personen nutzen dürfen
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Die Buchhaltung oder das HR-Team muss schließlich nicht so oft geschäftlich reisen, wie das Sales-Team im Außendienst.

Eine neue Reiserichtlinie anzulegen, war für mich relativ unkompliziert. Ich musste lediglich die Richtlinie benennen, ein paar Häkchen setzen und festlegen, wie viel meine Angestellten für die Hotelübernachtung ausgeben dürfen. Cool finde ich, dass HRworks automatisch eine Warnmeldung versendet, sobald der Betrag überschritten wird.

Neue Reiserichtlinien kannst du einfach selbst erstellen
Neue Reiserichtlinien kannst du einfach selbst erstellen
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Ausgabenbegrenzungen für andere Reisemittel (Taxifahrten oder Flugtickets) oder gesamte Reisemittel-Bestellungen gibt es dagegen leider nicht.

Unterschiedliche Vorschüsse für jedes Teammitglied

HRworks hat ein geniales Feature für dich im Gepäck: Vorschüsse. Damit kannst du jedem Teammitglied einen individuellen Vorschuss zuweisen, der mit den kommenden Geschäftsreisen abgegolten wird.

Mein Finanz-Tipp: Du bist zwar nicht verpflichtet, deinen Mitarbeiter:innen etwas für Dienstreisen vorzustrecken. Dennoch tust du ihnen damit einen großen Gefallen. Besonders Teammitglieder mit einem eher geringen Gehalt oder unbezahlte Praktikant:innen profitieren von der kleinen Reise-Finanzspritze.

Mit HRworks kannst du deinem Team schon im Voraus etwas zur Geschäftsreise beisteuern
Mit HRworks kannst du deinem Team schon im Voraus etwas zur Geschäftsreise beisteuern
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

In meinem Beispiel habe ich meinem erfundenen Sales-Team im Außendienst einen Vorschuss von jeweils 200 € gewährt, den sie für spontane Geschäftsreisen aufwenden dürfen.

Das hat recht easy funktioniert. Gestört hat mich nur, dass ich das wieder für alle Mitarbeiter:innen einzeln machen musste. Eine Vorschuss-Zuweisung zu ganzen Abteilungen hätte hier sicherlich nicht geschadet.

Interessant: Im Vergleich zu anderen Reisekostenabrechnung-Softwares ist mir aufgefallen, dass HRworks der einzige Anbieter ist, mit dem du Vorschüsse verwalten kannst. Aber: HRworks liefert dir auch keine Möglichkeit, um deinen Angestellten eigene Debit- oder Kreditkarten auszuhändigen. Mit Firmenkarten wäre eine Vorschussverwaltung nicht zwingend notwendig gewesen.

Spezialfunktionen wie die Führerscheinkontrolle gibt es nur hier

Es gibt noch zwei weitere Funktionen, mit denen sich HRworks im Vergleich zu den anderen Tools meines aktuellen Vergleichs deutlich abhebt. Du kannst mit HRworks nämlich:

  • Führerscheine kontrollieren
  • A1-Anträge erstellen und verwalten

An die regelmäßig anstehende (und verpflichtende) Führerscheinkontrolle denken andere Anbieter beispielsweise gar nicht. HRworks hingegen ist ja weniger ein spezialisiertes Reisekosten-Tool, als viel mehr eine umfassende Verwaltungssoftware, mit der du z. B. auch deinen Fuhrpark managen kannst. Durch solche Details hebt sich das Tool deutlich vom Markt ab!

Ein weiteres und bislang unterschätztes Feature sind die A1-Anträge. So können deine Teammitglieder auch bei Geschäftsreisen im europäischen Ausland (und in der Schweiz) nachweisen, dass sie in Deutschland versichert sind.

Das ist schon ziemlich cool, denn auf diese Weise müssen deine Angestellten Sozialversicherungsbeiträge nicht doppelt zahlen.

Fazit: Der Funktionsumfang hat mich begeistert, die Usability eher nicht

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software

HRworks bringt alles mit, was es für eine ordentliche Reiseplanung braucht. Du kannst Reisemittel hinterlegen (und sogar bestellen), individuelle Reiserichtlinien festlegen, Verpflegungspauschalen individualisieren, Vorschüsse verwalten, Reiseanträge stellen – und sogar Führerscheine kontrollieren und mehr.

Der große und durchdachte Funktionsumfang macht die für mich sperrige Handhabung der Admin-Oberfläche auch wieder wett. In meinen Augen ist vieles zu umständlich gelöst. Zum Beispiel die Reisemittelbestellung, die an sich extrem praktisch, aber mit komplexen Prozessen verbunden ist.

Das löst die Konkurrenz aktuell noch geschickter, etwa mit bequemen Schnittstellen (z. B. Circula) oder über eine direkte Reisebuchung in der Software (z. B. Lanes & Planes). Dafür konnte ich mit den anderen Anbietern weder Führerscheine kontrollieren noch A1-Anträge ausfüllen – ein deutliches Plus für den HR-Giganten!

Das Wichtigste zur Reiseplanung mit HRworks Reisekostenabrechnung:

  • Individuelle Reiserichtlinien: Du bestimmst, wer mit welchen Mitteln reisen darf und wie teuer die Hotelübernachtung insgesamt sein darf
  • Reisemittel-Bestellungen: In HRworks kannst du die Reisebüros deiner Wahl hinterlegen und entsprechende Reisemittel (Bahn, Hotel, Flug, etc.) bestellen
  • Vorschussverwaltung: Gerade bei größeren Geschäftsreisen freut sich dein Team über einen Vorschuss
  • Reiseanträge: Ob deine Teammitglieder vor Antritt der Reise erst einen Antrag stellen müssen, bestimmst du einfach selbst
  • A1-Anträge: Vermeide doppelte Sozialabgaben bei Dienstreisen im europäischen Ausland
  • Führerscheinkontrolle: Die Führerscheine deiner Geschäftswagen-Besitzer:innen kannst du mit HRworks unkompliziert und regelmäßig kontrollieren
HRworks Reisemanagement
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(1)

Reisekosten abrechnen

Gut (1,7)

Erfasse alle Reise- und Reisenebenkosten mit HRworks

HRworks hat meine Erwartungen an die Reisekostenabrechnung erfüllt – und ging sogar noch einen Schritt weiter.

Als Administrator:in kannst du zunächst entscheiden, ob deine Mitarbeiter:innen Reisen selbstständig abrechnen dürfen oder ob sie zuerst einen Reiseantrag stellen sollen. Dank seines ausgeklügelten Rollen- und Rechtesystems ist es möglich, für jeden Angestellten individuelle Einstellungen vorzunehmen.

Du entscheidest, wer Reisen erst beantragen muss und wer nicht
Du entscheidest, wer Reisen erst beantragen muss und wer nicht
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Der Vorteil des Reiseantrags liegt darin, dass der Antrag vom entsprechenden Teamlead erst genehmigt werden muss, bevor das Teammitglied die Reise antreten und abrechnen kann. Auf diese Weise behältst du die volle Kontrolle und entscheidest schon VOR der Reise, ob alle geplanten Ausgaben auch rechtens sind.

Wenn du deinen Angestellten voll und ganz vertraust, können diese ihre Reisekostenabrechnung einfach selbst durchführen. Der Abrechnungsprozess ist bei HRworks ganz simpel aufgebaut:

  • Reisedaten angeben (Abfahrts-, Zwischen- und Zielort sowie Zweck der Reise)
  • Digitale Belege erfassen (z. B. durch Abfotografieren oder als PDF)
  • Manuelle Belege erfassen (z. B. Eigenbelege, Kundenpräsente und mehr)
  • Kilometerangaben hinzufügen
  • Tages- und Übernachtungspauschalen berücksichtigen
  • Abrechnungsbericht ansehen

HRworks führte mich Step-by-Step durch den gesamten Abrechnungsprozess – und zwar problemlos.

Gerade bei den manuellen Belegen hat es mir gut gefallen, dass ich aus verschiedenen Ausgabenarten die passende auswählen konnte. Etwa “Bewirtung”, “Mietwagen”, “Parken” und sogar “Bürobedarf”. Reisenebenkosten konnte ich zu meiner fiktiven Geschäftsreise also auch noch hinzufügen.

Noch besser fand ich, dass ich bei Bedarf weitere Ausgaben- bzw. Belegarten hinzufügen kann. Gefehlt hat es mir hier an absolut nichts. Top!

Mit der Kopierfunktion erstellst du mehrere Tages-Reisen gleichzeitig

Ein weiteres praktisches Feature von HRworks ist die sogenannte “Kopierfunktion”. Damit kannst du gleich mehrere Tages-Reisen auf einmal erstellen und musst nicht immer wieder von vorne Reisen anlegen.

Insbesondere für Teams mit regelmäßigen Kundenterminen, die außer Haus stattfinden, ist das ein großes Plus. Ebenfalls praktisch: Deine Teammitglieder können dir die Reisen auch gesammelt zur Genehmigung weiterschicken. Da HRworks für Tages-Reisen sogar ein eigenes Genehmigungs-Menü bereithält, kannst du dir auch schneller einen Überblick über offene Anträge verschaffen.

Mit “kopieren auf Monat” erstellst du mehrere Tages-Reisen gleichzeitig
Mit “kopieren auf Monat” erstellst du mehrere Tages-Reisen gleichzeitig
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Reisekosten kannst du dank Responsive-Design auch mobil erfassen

Eine mobile HRworks-App gibt es leider nicht. Das heißt aber nicht, dass du deine Reisekosten deshalb nur am Rechner erfassen musst. Die Personalmanagement-Software ist inklusive der Reisekostenabrechnung vollständig mobil optimiert. Der Zugriff erfolgt dabei über den Browser deiner Wahl. Eine eigene mobile App hat HRworks (noch) nicht.

Die mobile Web-Version unterscheidet sich von der Desktop-Version kaum
Die mobile Web-Version unterscheidet sich von der Desktop-Version kaum
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Vom Prozess der Reisekostenabrechnung über die Desktop-Version unterscheidet sich deine mobile Abrechnung nur in einem Punkt: Du kannst deine Belege damit per Smartphone fotografieren. Alternativ nutzt du einfach dein Tablet – je nachdem, womit du lieber unterwegs bist.

Tagegelder passt HRworks nur bei Reisen im Inland automatisch an

HRworks hat auch in Sachen Spesenmanagement mitgedacht und dir bereits die nationalen sowie internationalen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen im System hinterlegt. Das fand ich ziemlich praktisch, denn so konnte ich meinen Taschenrechner getrost in der Schublade lassen, als ich meine Reisekostenabrechnung durchgeführt habe.

An Kürzungen von Tagespauschalen denkt HRworks automatisch
An Kürzungen von Tagespauschalen denkt HRworks automatisch
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Besonders bei meiner fiktiven Geschäftsreise innerhalb Deutschlands hat das Tool zuverlässig funktioniert.

Als ich meinen erfundenen Kundenbesuch in Italien antreten wollte, hat sich HRworks ein wenig gesträubt. An den Pauschalen lag es nicht, schließlich waren die Spesensätze für Rom im Tool schon hinterlegt.

Obwohl Hrworks weiß, dass ich nach Italien will, wurden die Pauschalen nicht automatisch angepasst
Obwohl Hrworks weiß, dass ich nach Italien will, wurden die Pauschalen nicht automatisch angepasst
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Stattdessen hat mir das Tool die Verpflegungspauschalen nicht automatisch für die anderen Tage meiner fiktiven Reise berechnet, lediglich für den ersten. Jeden einzelnen Tag musste ich trotzdem nicht anpassen. Mit einem Knopfdruck konnte ich dem Tool sagen, dass es die Daten für die anderen (oder nur ausgewählte) Tage meiner Reise übernehmen soll.

Im Gegensatz zu den anderen Tools meines Vergleichs (z. B. Circula, Rydoo und Co.) war hier nur ein kleiner Handgriff mehr notwendig. Außerdem ist das gar nicht so unpraktisch, wie ich zunächst gedacht hatte.

Gerade wenn du noch ein paar Zwischenstopps einlegen musst, kannst du die betroffenen Tage sozusagen per Massenbearbeitung bequem abändern.

Verpflegungspauschalen gibt es standardisiert und individuell

An HRworks gefällt mir, dass du vieles an deine Bedürfnisse anpassen kannst. Dazu gehören auch die Pauschalen deiner Reisekostenabrechnung. Die gibt es sowohl fürs Kilometergeld als auch Tagegelder (halbe Tage, ganze Tage und Übernachtungen). Hier hat mir HRworks keine Probleme gemacht und das Tool ließ sich brav an meine Bedürfnisse anpassen.

Zum Beispiel habe ich die Kilometerpauschale für Dienstreisen einfach von den gesetzlich vorgegebenen 0,30 € (PKW) auf 0,40 € erhöht. Das soll meine fiktiven Angestellten auch bei längeren Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug zusätzlich motivieren.

Ein großer Vorteil an der Personalmanagement-Software ist, dass HRworks die steuerfreien und steuerpflichtigen Anteile der zu erstattenden Pauschalen ganz von allein erkennt – und diese in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung auch noch korrekt ausweist. Das ist schon ziemlich einzigartig im Vergleich und eine extreme Erleichterung für deine HR-Abteilung!

Fazit: Die Reisekostenabrechnung mit HRworks funktioniert zuverlässig

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software

Insgesamt macht HRworks in Sachen Spesenmanagement genau das, was es soll und kann im Vergleich auch noch mit praktischen Features punkten. Besonders gelungen finde ich neben der guten Anpassbarkeit (etwa für individuelle Spesensätze oder Kilometergelder), dass HRworks steuerpflichtige und steuerfreie Beträge für deine vorbereitende Lohnbuchhaltung automatisch ausgibt.

Das können die anderen Tools dieser Testreihe nicht – aber darauf sind sie auch nicht spezialisiert.

Das Wichtigste zur Spesenabrechnung mit HRworks Reisekostenabrechnung:

  • Vollständige Ausgabenerfassung: Bei deiner Geschäftsreise kannst du alle Reise- und Reisenebenkosten angeben
  • Kopierfunktion: Erstelle dank der Kopierfunktion mehrere Einzel-Reisen gleichzeitig und erspare dir lästige Handgriffe
  • Mobile Reisekosten-Erfassung: Erstelle deine Reisekostenabrechnung auch von unterwegs aus
  • Verpflegungspauschalen: Tagegelder berechnet HRworks im In- und Ausland korrekt und automatisch für dich
  • Individuelle Pauschalen: Die Höhe des Kilometergelds, Übernachtungspauschalen sowie Tagegelder bestimmst du einfach selbst
HRworks Reisemanagement
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Belege verwalten

Sehr gut (1,0)

Die Belegverwaltung ist aufwändig und unzuverlässig

Während meiner erfundenen Geschäftsreisen haben sich auch diverse Belege angesammelt. Darunter ein Flugticket, Bahntickets, Tankbelege und ein paar mehr. HRworks hat mir mehrere Möglichkeiten geliefert, um meine Belege ins System zu kriegen und dort strukturiert abzuspeichern. In der HR-Software gibt es nämlich ganz eigene Ordner:

  • “Digitale Belege”
  • “Belege”
  • “Belegmappe”

Alle Ausgaben, die du bei einer Reise sammelst, kannst du in den Ordnern “Digitale Belege” und/oder “Belege” ablegen. Ich muss gestehen; ich habe anfangs nicht genau verstanden, wo der Unterschied zwischen den beiden Ordnen liegt.

Schließlich kann ich meine Reise-Rechnungen sowohl bei “Digitale Belege” als auch “Belege” hochladen. Das ist ganz schön verwirrend!

Weil sich die Verwirrung einfach nicht auflösen wollte, habe ich mir eine kleine “Nachhilfestunde” bei meiner Ansprechpartnerin gegönnt. Danach war ich ein wenig schlauer und wusste, was es mit den einzelnen Ordnern auf sich hat:

Im Ordner “Digitale Belege” kannst du alle Rechnungen und Quittungen vom integrierten OCR-Scan auslesen lassen. Das hat in meinem Fall nur dürftig funktioniert. Lediglich mein abfotografierter Tankbeleg wurde vom System sauber erkannt, eine PDF einer mehrseitigen Hotelrechnung dafür gar nicht. Immerhin musste ich Daten wie das Datum, Rechnungsbetrag und Mehrwertsteuer nicht per Hand in die Belegmaske eintragen.

Der Ordner “Belege” ist dafür da, um die zuvor digitalisierten Belege mit der Reise zu verknüpfen. Hier kannst du dir außerdem alle Belegdaten einsehen, die während deiner Reise gesammelt hast – und sie bei Bedarf natürlich auch bearbeiten.

Ich finde, HRworks könnte sich an dieser Stelle durchaus noch etwas von seiner Reisekosten-Konkurrenz abgucken. Die lösen das Problem der Belegerfassung schneller – und zuverlässiger. Beispielsweise bei Rydoo musste ich lediglich meine Reise auswählen, den Beleg abfotografieren oder hochladen, gegebenenfalls noch etwas korrigieren und zack! Schon ist der Beleg der Reise zugeordnet.

HRworks erfordert hier einen weiteren Schritt, der aus meiner Sicht nicht sein müsste.

Wenn du Ausgaben außerhalb deiner Reisen sammelst, etwa für einen Drucker, um deine abfotografierten Belege ad Acta zu legen, kannst du die Belegmappe nutzen. Das Prozedere mit “Digitale Belege” und “Belege” sieht hierbei genau gleich aus.

Jede Reise enthält eine eigene Belegliste mit allen Reise-Ausgaben

Wenn du deine Reise-Belege wie vom System gewünscht in HRworks abgelegt hast, kannst du diese jederzeit wieder aufrufen und sogar exportieren. Das gelingt mit sogenannten “Beleglisten”, die dir HRworks am Ende einer Reise ausgibt.

Hier kannst du ganz genau nachvollziehen, wer wann welche Belege ins System geladen hat. Besonders praktisch finde ich, dass du dir alle Rechnungen gebündelt als PDF ziehen kannst. Bei mir hat das auch hervorragend funktioniert und ich konnte meine müßig importierten Rechnungen bis ins kleinste Detail nachvollziehen. Coole Sache!

Dass mir HRworks alle Belege geordnet aufführt, gefällt mir hingegen außerordentlich gut
Dass mir HRworks alle Belege geordnet aufführt, gefällt mir hingegen außerordentlich gut
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Fazit: Mit Reise-Belegen kann die Konkurrenz besser umgehen

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software

In Sachen Belegverwaltung habe ich mir von HRworks insgesamt deutlich mehr erhofft. Die meisten ein- und mehrseitigen Belege meiner Geschäftsreisen konnte das Tool beispielsweise gar nicht auswerten und ich musste die nötigen Informationen (Rechnungsbetrag, Steuersatz, Belegart) händisch nachtragen. Mit meinen Rechnungen konnten alle Tools meines Vergleichs bisher besser umgehen, allen voran finway.

Immerhin: Meine Kassenzettel hat HRworks ordentlich erkannt. Das war für mich aber nur ein kleiner Trost.

Das Wichtigste zur Belegverwaltung mit HRworks Reisekostenabrechnung:

  • Belege hochladen: Lade deine Rechnungen via Smartphone, E-Mail oder PDF hoch und ordne sie direkt deiner Reisekostenabrechnung zu
  • OCR-Belegerkennung: Wenn die Technologie will, liest sie deine Belege sauber aus und erkennt sogar Steuersätze korrekt
  • Belegliste: In der Belegliste findest du alle belegten Ausgaben zu deiner Reise, inklusive PDF-Export oder Druckfunktion für deine Akten
HRworks Reisemanagement
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Geschäftsreisen auswerten

Sehr gut (1,0)

HRworks liefert zahlreiche Auswertungen für jeden, aber nur in Tabellenform

Wenn du nach einem Tool mit umfangreichen Reportings zu deinen Geschäftsreisen suchst, bist du bei HRworks goldrichtig. Ich konnte selbst aus Mitarbeitersicht nach meinen fiktiven Reisen auf gleich mehrere Auswertungen zugreifen. Dazu gehörten beispielsweise:

  • ein ausführlicher Kostenbericht inklusive Zahlungsart, Kostenträger und mehr
  • ein Fahrzeugbericht mit privatem und dienstlichem PKW und Kilometerangabe
  • ein eigener Bericht für die Finanzbuchhaltung (inklusive Soll und Haben – wow!)
  • ein Kostenträgerbericht, der auch als Nachweis für Kund:innen dienen kann
  • die Belegliste (siehe oben im Text)
  • und ein paar mehr

Mir gefällt gut, dass selbst Mitarbeiter:innen so detaillierte Einblicke in die eigenen Geschäftsreisen erhalten.

HRworks punktet mit zahlreichen und ausführlichen Reportings
HRworks punktet mit zahlreichen und ausführlichen Reportings
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Du als Administrator:in bekommst noch ein paar Auswertungen mehr, zum Beispiel Durchlaufzeiten-Berichte. HRworks ist der einzige Anbieter in meiner Testreihe, mit dem ich mir auswerten lassen konnte, wie lange meine Mitarbeiter:innen für ihre Reisekostenabrechnung im Schnitt benötigen.

Ein bisschen schade ist, dass HRworks alle Daten nur als Tabelle ausgibt. Die ein oder andere farbenfrohe Statistik wäre nett gewesen.

Dank der Exportmöglichkeiten kannst du deine Daten nach Bedarf weiterverarbeiten
Dank der Exportmöglichkeiten kannst du deine Daten nach Bedarf weiterverarbeiten
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Da du dir alle notwendigen Informationen exportieren kannst, ist das auch nur halb so wild. Dafür liefert dir das Tool die Option, deine Dateien als PDF, HTML- oder XML-Format zu ziehen. So kannst du deine Daten wie gewünscht weiterverarbeiten.

Fazit: Die Berichte sind informativ, könnten aber schöner sein

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software

Mich hat die große Palette an Reportings wirklich begeistert. In Sachen Ausführlichkeit könnte sich die Konkurrenz ruhig noch ein Scheibchen von HRworks abschneiden! Umgekehrt sieht es mit der Präsentation aus. Während andere Tools mit übersichtlichen und ansprechenden Statistiken und Diagrammen aufwarten, liefert HRworks nur dröge Tabellen.

Das Wichtigste zur Auswertung mit HRworks Reisekostenabrechnung:

  • Unterschiedliche Reportings: Bis auf Durchlaufzeiten kannst du dir mit HRworks alles ausrechnen lassen
  • Export-Formate: Exportiere deine Reportings im XML- und HTML-Format oder als PDF
HRworks Reisemanagement
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Vertrag & Kosten

Sehr gut (1,0)

Obwohl es sich bei HRworks um eine All-in-One HR-Software handelt, bekommst du das komplette Reisekosten-Modul auch ohne die restlichen HR-Features für einen konkurrenzfähigen Preis.

Ab 7,90 €/User/Monat kannst du die leistungsstarke Software für dein Spesenmanagement nutzen. Dafür sind allerdings mindestens 20 User notwendig. Hinzu kommen noch Grundgebühren, die sich an deiner Teamgröße orientieren. In der folgenden Tabelle siehst du, was dich (je nach Unternehmensgröße) erwartet:

MitarbeiteranzahlPreis/UserGrundgebührGesamtpreis
20 - 497,90 €60 €218 € - 447,10 €
50 - 997,90 €90 €485 € - 872,10 €
100 - 2507,90 €150 €940 € - 2.125 €
251 - 1.000auf Anfrageauf Anfrageauf Anfrage

Du möchtest doch lieber die volle HR-Power? Dann startest du mit einem Lizenzpreis von 9,90 € pro Person bei mindestens 20 Usern/monatlich. Auch hier orientiert sich der Preis an deiner Mitarbeiterzahl. Wie genau die Preise aufgedröselt sind und welche sonstigen Gebühren (z. B. eine Adminschulung) hinzukommen, zeigt dir die Bildergalerie:

HRworks Reisemanagement
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Usability

Befriedigend (2,8)

Ich muss zugeben, in Sachen Benutzerfreundlichkeit und HRworks bin ich vorbelastet. Meine Meinung zum Tool bilde ich mir hier nicht zum ersten Mal; immerhin hatte ich HRworks auch schon für meine Testkategorie “Personalmanagement-Software” schon in der Hand. Hier habe ich mir zwar “nur” die Reisekostenabrechnung nochmal im Detail angeschaut – das hat mir aber wieder für eine ganze Weile gereicht!

Insbesondere das umfangreiche Admin-Menü ist für meinen Geschmack zu komplex aufgebaut. Hier folgt ein Aufklapp-Menü nach dem anderen und bist du erstmal im richtigen Menü angekommen, gibt es noch zahlreiche Registerkarten. Das Ganze ist unglaublich verschachtelt und macht in der Bedienung nur selten Spaß. Das recht altbackene Design tut dazu dann sein Übriges.

Die große Funktionsvielfalt erleichtert die Orientierung im Admin-Menü nicht gerade
Die große Funktionsvielfalt erleichtert die Orientierung im Admin-Menü nicht gerade
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de

Fairerweise muss ich hier allerdings sagen: Ich habe auf das geführte Onboarding verzichtet, das HRworks anbietet. Ich wollte herausfinden, ob ich auch ohne Hilfe zurechtkomme. Leider vergebens.

Ich habe fast eine Woche im Helpcenter verbracht, mir Video-Tutorials angesehen, hatte mit meiner persönlichen Ansprechpartnerin Kontakt und bin dennoch nur sehr schleppend voran gekommen, was sich in meinen Bewertungen negativ widerspiegelt.

Wenn du also noch kaum geübt im Umgang mit umfangreichen und leistungsstarken Softwares bist, solltest du dir das geführte Onboarding auf keinen Fall entgehen lassen! Dann kommst du sicherlich auch zu besseren Ergebnissen als ich – und schneller ans Ziel.

Für Manager:innen und Angestellte ist HRworks deutlich einfacher zu bedienen. Das liegt daran, dass es für diese Zielgruppen weit modernere und “schlankere” Benutzeroberflächen gibt. Hier findest du ein schön strukturiertes und modernes User-Interface, das sich ziemlich leicht bedienen lässt.

HRworks Reisemanagement
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Sicherheit & Datenschutz

Sehr gut (1,0)

Die Server von HRworks sind in Irland stationiert und werden von Amazon Web Services (AWS) gehostet. Löblich ist, dass die Server nach ISO 27001 und 27018 zertifiziert sind. Für eine sichere Datenübertragung setzt der Anbieter auf die SSL-Verschlüsselung. Noch sicherer wird HRworks mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

HRworks Reisemanagement
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Service & Support

Gut (2,4)

Der ausgezeichnete Service sowie das hilfsbereite Support-Team werden nicht ohne Grund immer wieder von anderen Usern gelobt. Auch ich habe stets eine schnelle und sehr hilfreiche Rückmeldung vom Team bekommen. Eine Antwort auf meine Mails erhielt ich innerhalb weniger Stunden.

Als Admin kannst das Support-Team von Montag bis Freitag zwischen 08:00 Uhr – 12:00 Uhr und 13:30 Uhr – 17:00 Uhr sowohl telefonisch als auch per Ticket erreichen. Außerhalb dieser Zeiten findest du Hilfe im umfangreichen (aber nicht einfach geschriebenen) Helpcenter. Alternativ kannst du dir auch Screencast-Tutorials ansehen oder an kostenfreien Webinaren teilnehmen.

Im Tool selbst findest du außerdem interaktive Touren, die dich durch die wichtigsten Funktionen und Features führen. Dadurch wird dir der Start mit HRworks nochmal erleichtert. Cool finde ich, dass du dir die Touren jederzeit wieder ansehen kannst und dich damit quasi selbst “schulst” nach deiner Admin-Schulung. Die Touren gibt es übrigens auch für deine Teammitglieder.

HRworks Reisemanagement
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Welche Schnittstellen hat HRworks Reisemanagement?

Schnittstellen zur Finanz- & Lohnbuchhaltung

HRworks hat Schnittstellen zu allen Lohn- und Finanzbuchhaltungs-Tools für dich im Gepäck. Und ich meine ALLE. Ein paar Beispiele findest du in der Tabelle:

Finanzbuchhaltung-SoftwaresLohnbuchhaltung-Softwares
DATEV Kanzlei-RechnungswesenDATEV LODAS
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Sollte es dir trotz der großen Auswahl an dem Tool deiner Wahl fehlen, kannst du es – sofern es die nötigen technischen Voraussetzungen erfüllt – über die offene API anbinden. Dabei unterstützt dich auch dein Onboarding-Team.

Schnittstellen zu HR- & Personalmanagement-Software

Da es sich bei HRworks selbst um eine sehr umfangreiche Personalmanagement-Software handelt, gibt es keine Schnittstellen zu Tools für die Personalverwaltung. Aber: Für das Recruiting gibt es eine.

Dank der Schnittstelle zu softgarden, einem Big-Player in der Recruiting-Szene, bekommt HRworks zusätzlich eine Multiposting-Funktion für über 300 Stellenportale.

Banking- & Kreditkartenschnittstellen

Ich konnte leider keine Schnittstellen zu Online-Banking-Anbietern finden. Dafür hast du die Option, deine Kreditkartenumsätze in HRworks zu importieren. So hast du auch alle Ausgaben im Blick, die über deine Firmenkreditkarte getätigt wurden. HRworks unterstützt die Karten von AirPlus, Mastercard, Visa und American Express.

Sonstige Schnittstellen

Dank der Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP, Oracle, (erneut) Sage und Microsoft kannst du HRworks vollständig in deine Systemlandschaft einbinden.

Änderungshistorie

18.01.2024
HRworks Reisekostenabrechnung - Test

trusted hat HRworks Reisekostenabrechnung im Rahmen des großen Reisekostenabrechnung-Software-Tests eingehend überprüft und in der Praxis getestet. Das Ergebnis: HRworks Reisekostenabrechnung erzielt eine Testnote von 1,3 (sehr gut) und landet auf Platz 2 von 5.

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R
roland
Verifizierter Reviewer
Verifizierung über ein Business E-Mail-Konto
Quelle: Organic
26. September 2018

Sehr umfangreiche HR Lösung

Was gefällt Dir am besten?

Durchdachte Funktionen, Mobile WebApp, günstiger Preis, alle HR Prozesse in einem Tool abgebildet

Was gefällt Dir nicht?

Oberfläche könnte eigentlich etwas schöner sein, ist aber funktionell und gut nutzbar

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

HR Prozesse und Reisekosten

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Über HRworks Reisemanagement

HRworks gibt es bereit seit 1998. Interessant ist, dass der Anbieter aus Freiburg als Speziallösung für Reisekostenabrechnungen gestartet ist und sich erst nach und nach zu einer vollumfänglichen HR-Software entwickelt hat.

HRworks Reisemanagement
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Babbel Bewertungen

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davon sind
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aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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