Reisebuchungen mit HRworks sind umständlich, aber möglich!
Mein Test beginnt mit dem ersten Schritt jeder Geschäftsreise: der Reisebuchung. Eigentlich hatte ich mir in dieser Hinsicht nicht viel von HRworks erwartet. Doch laut dem Anbieter HRworks soll es möglich sein, Reisen über das Tool zu buchen. Das steht zumindest auf der Webseite. lch zitiere:
“Das Business Travel-Management-Tool enthält eine in der HR-Software integrierte Reisemittelbeschaffung, mit der Ihre Mitarbeiter vor ihrer Reise Hotel, Mietwagen, Flug- und Bahntickets bestellen können. Die Bestellung wird automatisch per E-Mail an das in HRworks hinterlegte Reisebüro gesandt. Darüber hinaus erzeugt das Travel-Management-System aus den Bestelldaten automatisch eine Reise mit entsprechenden Belegen”
Für mich klang das ziemlich vielversprechend! Der Prozess ist aber insgesamt etwas umständlicher, als ich es mir erhofft hatte. Ein typischer Planungsprozess läuft in HRworks ungefähr so ab:
- Reisebüros im Admin-Menü für jede Organisationseinheit hinterlegen
- Reisemittel definieren und hinterlegen (Hotels, Mietwagen, Fluglinie, etc.)
- Reisemittel in einem Bestellformular auswählen und beantragen
- Nach der Bestellung in HRworks geht der Antrag beim Reisebüro ein
Während meiner Praxistests habe ich schon ein paar Tools gesehen, die mit einem besseren Beispiel vorangehen. Lanes & Planes ermöglicht es dir z. B., Flugtickets und sogar Hotelzimmer direkt aus dem Tool heraus zu buchen, was natürlich extrem praktisch ist. Dagegen greifen Circula, Rydoo und Co. gerne zu Schnittstellen zu Reisebuchungsplattformen – der Ablauf ist aber ähnlich einfach.
Der Vorteil liegt darin, dass du deine Tickets und Rechnungen an einem Ort verwalten kannst. Bei HRworks läuft das ein wenig anders und – wie ich finde – deutlich komplizierter.
Ich habe einige Stunden mit dem Helpcenter und der (eher starren) Admin-Benutzeroberfläche verbracht, um herauszufinden, wie der Prozess aufgesetzt werden muss – und wo ich die Einstellungsmöglichkeiten finden kann.
Du kannst deinen Angestellten neue Reisemittel zur Verfügung stellen
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de
Am Ende habe ich es dann hinbekommen und mein fiktiver Mitarbeiter konnte sich seine Reisemittel zusammenstellen.
Die Reisemittel-Bestellung verlief recht unkompliziert
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de
Für den ging es nämlich zuerst mit der Bahn von seinem Wohnort in Berlin zum Flughafen in München. Von dort aus mit dem Flieger nach Italien, wo er ein Hotel und einen Mietwagen buchen möchte. Und am Ende umgekehrt wieder zurück. Das alles hat HRworks ohne zu zögern mitgemacht, sogar mit Sonderwünschen (z. B. Hotelzimmer mit WLAN, ICE statt Regionalbahn, usw.).
Obwohl mich die Konfiguration sehr viel Zeit gekostet hat, fand ich es sehr gelungen, dass der Prozess für Mitarbeiter:innen dafür umso einfacher ist. Für dein Team lohnt sich die Fleißarbeit also auf jeden Fall!
Bedenke: Anders als mit Lanes & Planes ist mit HRworks keine spontane Reisebuchung möglich. Schließlich müssen die Reisemittel erst beim passenden Reisebüro bzw. Anbieter angefragt werden, wohingegen Lanes & Planes die Buchung direkt ermöglicht. Bei der Reiseplanung solltest du diese Zeit unbedingt mit einplanen.
Mit HRworks definierst du deine eigenen Reise-Regeln!
Damit sich deine Mitarbeiter:innen nicht nur die besten Hotelzimmer oder das Flugticket mit einem bequemen Sitz in der ersten Klasse buchen, kannst du mit HRworks Reiserichtlinien erstellen.
Hier konnte ich ganz individuell bestimmen, welche Reisemittel welchem Teammitglied zur Verfügung stehen sollen. Zum Beispiel habe ich meinen erfundenen Mitarbeiter:innen der Abteilung “Sales” und der Geschäftsführung mehr Hotelketten für die Reisemittelbestellung freigegeben, als anderen Organisationseinheiten.
Füge eigene bzw. neue Hotels hinzu, die einzelne Personen nutzen dürfen
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de
Die Buchhaltung oder das HR-Team muss schließlich nicht so oft geschäftlich reisen, wie das Sales-Team im Außendienst.
Eine neue Reiserichtlinie anzulegen, war für mich relativ unkompliziert. Ich musste lediglich die Richtlinie benennen, ein paar Häkchen setzen und festlegen, wie viel meine Angestellten für die Hotelübernachtung ausgeben dürfen. Cool finde ich, dass HRworks automatisch eine Warnmeldung versendet, sobald der Betrag überschritten wird.
Neue Reiserichtlinien kannst du einfach selbst erstellen
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de
Ausgabenbegrenzungen für andere Reisemittel (Taxifahrten oder Flugtickets) oder gesamte Reisemittel-Bestellungen gibt es dagegen leider nicht.
Unterschiedliche Vorschüsse für jedes Teammitglied
HRworks hat ein geniales Feature für dich im Gepäck: Vorschüsse. Damit kannst du jedem Teammitglied einen individuellen Vorschuss zuweisen, der mit den kommenden Geschäftsreisen abgegolten wird.
Mein Finanz-Tipp: Du bist zwar nicht verpflichtet, deinen Mitarbeiter:innen etwas für Dienstreisen vorzustrecken. Dennoch tust du ihnen damit einen großen Gefallen. Besonders Teammitglieder mit einem eher geringen Gehalt oder unbezahlte Praktikant:innen profitieren von der kleinen Reise-Finanzspritze.
Mit HRworks kannst du deinem Team schon im Voraus etwas zur Geschäftsreise beisteuern
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de
In meinem Beispiel habe ich meinem erfundenen Sales-Team im Außendienst einen Vorschuss von jeweils 200 € gewährt, den sie für spontane Geschäftsreisen aufwenden dürfen.
Das hat recht easy funktioniert. Gestört hat mich nur, dass ich das wieder für alle Mitarbeiter:innen einzeln machen musste. Eine Vorschuss-Zuweisung zu ganzen Abteilungen hätte hier sicherlich nicht geschadet.
Interessant: Im Vergleich zu anderen Reisekostenabrechnung-Softwares ist mir aufgefallen, dass HRworks der einzige Anbieter ist, mit dem du Vorschüsse verwalten kannst. Aber: HRworks liefert dir auch keine Möglichkeit, um deinen Angestellten eigene Debit- oder Kreditkarten auszuhändigen. Mit Firmenkarten wäre eine Vorschussverwaltung nicht zwingend notwendig gewesen.
Spezialfunktionen wie die Führerscheinkontrolle gibt es nur hier
Es gibt noch zwei weitere Funktionen, mit denen sich HRworks im Vergleich zu den anderen Tools meines aktuellen Vergleichs deutlich abhebt. Du kannst mit HRworks nämlich:
- Führerscheine kontrollieren
- A1-Anträge erstellen und verwalten
An die regelmäßig anstehende (und verpflichtende) Führerscheinkontrolle denken andere Anbieter beispielsweise gar nicht. HRworks hingegen ist ja weniger ein spezialisiertes Reisekosten-Tool, als viel mehr eine umfassende Verwaltungssoftware, mit der du z. B. auch deinen Fuhrpark managen kannst. Durch solche Details hebt sich das Tool deutlich vom Markt ab!
Du spendierst deinen Teammitgliedern eigene Dienstfahrzeuge? Dann musst du Führerscheine kontrollieren
Screenshot: trusted.de
Quelle: hrworks.de
Ein weiteres und bislang unterschätztes Feature sind die A1-Anträge. So können deine Teammitglieder auch bei Geschäftsreisen im europäischen Ausland (und in der Schweiz) nachweisen, dass sie in Deutschland versichert sind.
Das ist schon ziemlich cool, denn auf diese Weise müssen deine Angestellten Sozialversicherungsbeiträge nicht doppelt zahlen.
Fazit: Der Funktionsumfang hat mich begeistert, die Usability eher nicht
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
HRworks bringt alles mit, was es für eine ordentliche Reiseplanung braucht. Du kannst Reisemittel hinterlegen (und sogar bestellen), individuelle Reiserichtlinien festlegen, Verpflegungspauschalen individualisieren, Vorschüsse verwalten, Reiseanträge stellen – und sogar Führerscheine kontrollieren und mehr.
Der große und durchdachte Funktionsumfang macht die für mich sperrige Handhabung der Admin-Oberfläche auch wieder wett. In meinen Augen ist vieles zu umständlich gelöst. Zum Beispiel die Reisemittelbestellung, die an sich extrem praktisch, aber mit komplexen Prozessen verbunden ist.
Das löst die Konkurrenz aktuell noch geschickter, etwa mit bequemen Schnittstellen (z. B. Circula) oder über eine direkte Reisebuchung in der Software (z. B. Lanes & Planes). Dafür konnte ich mit den anderen Anbietern weder Führerscheine kontrollieren noch A1-Anträge ausfüllen – ein deutliches Plus für den HR-Giganten!
Das Wichtigste zur Reiseplanung mit HRworks Reisekostenabrechnung:
Individuelle Reiserichtlinien: Du bestimmst, wer mit welchen Mitteln reisen darf und wie teuer die Hotelübernachtung insgesamt sein darf
Reisemittel-Bestellungen: In HRworks kannst du die Reisebüros deiner Wahl hinterlegen und entsprechende Reisemittel (Bahn, Hotel, Flug, etc.) bestellen
Vorschussverwaltung: Gerade bei größeren Geschäftsreisen freut sich dein Team über einen Vorschuss
Reiseanträge: Ob deine Teammitglieder vor Antritt der Reise erst einen Antrag stellen müssen, bestimmst du einfach selbst
A1-Anträge: Vermeide doppelte Sozialabgaben bei Dienstreisen im europäischen Ausland
Führerscheinkontrolle: Die Führerscheine deiner Geschäftswagen-Besitzer:innen kannst du mit HRworks unkompliziert und regelmäßig kontrollieren