Das französische Tool N2F verspricht nichts weniger, als die einfache Digitalisierung und Verwaltung aller Geschäftsausgaben. Kern der Software ist die Reisekosten- und Spesenabrechnung in der Cloud – entweder im Browser, oder in der mobilen N2F-App. Hinzu kommen optional die Verwaltung von Eingangsrechnungen oder die N2F-Firmenkarten, mit denen du deine Geschäftsausgaben noch besser im Blick hast.

N2F verspricht eine hundert Prozent digitale und papierlose Reisekostenabrechnung. Was die Software auf dem Kasten hat, schaue ich mir für dich in meiner Produktvorstellung an.

Screenshot: trusted.de

Quelle: n2f.com

Für den trusted-Vergleich der besten Reisekostenabrechnungs-Software habe ich mir N2F genauer angeschaut. In meinem Produktüberblick erfährst du alles über die enthaltenen Funktionen und Features und den Preis der Software:

N2F ist ein reines Abrechnungstool, erlaubt also keine Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen, etc. Allerdings lassen sich im größten Tarif Advanced Reisebüros oder Reiseplattformen anbinden, um Daten gebuchter Reisen automatisch in N2F zu übernehmen.

Die Abrechnung von Reisekosten in N2F ist zu 100 % konfigurier- und individualisierbar, inklusiv individueller Templates für verschiedene Nutzergruppen, Länder oder Standorte.

Ein Blick auf das zentrale Dashboard von N2F mit allen wichtigen Infos zu deiner Reisekostenabrechnung

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Individuelle Reisekostenrichtlinien, Limits und Pauschalen lassen sich schnell und einfach ins System einpflegen, um deine Reiseworkflows ideal abzubilden. Mit N2F verwaltest du Kilometerpauschalen, Verpflegungspauschalen und Reisekosten für Hotelbuchungen und Co. und implementierst mithilfe individueller Rollen und Personengruppen deine ganz eigenen Richtlinien.

Ab dem Enterprise-Paket gestaltest du außerdem individuelle Genehmigungsprozesse; und ab dem größten Paket “Advanced” ist auch die Verwaltung von Vorschusszahlungen in N2F integriert.

Für die Reisekostenabrechnung gibt es mehrere Möglichkeiten, den Prozess zu gestalten: Deine Mitarbeiter:innen übermitteln ihre Belege z.B. per “SmartScan” über die mobile App (bzw. tragen Belege manuell ein). Oder sie tragen ihre Reisedaten – wie Orte und Zeiten – ein und N2F berechnet automatisch die Verpflegungspauschale.

Verpflegungspauschalen lassen sich in N2F schnell und einfach berechnen

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Oder du nutzt die optionalen (kostenpflichtigen) N2F-Firmenkarten für noch mehr Kontrolle. Letztere gibt es als physische oder virtuelle Karten und lassen sich mit Ausgabenlimits und Benachrichtigungseinstellungen individualisieren.

Verwendest du die N2F-Karten, hast du sogar noch mehr Kontrolle über die Reisekosten deiner Mitarbeiter:innen

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Der “herkömmliche” Prozess für die Abrechnung deiner Reisekosten läuft aber über die N2F-App. Belege werden von deinen Mitarbeiter:innen via Scan-Funktion über die Handykamera fotografiert und per OCR-Texterkennung ausgelesen. Dabei sammelt N2F alle wichtigen Daten wie Rechnungsdatum, Betrag, Rechnungssteller, eventuelle Trinkgelder sowie Umsatz-/Mehrwertsteuer.

Belege werden in N2F automatisch ausgelesen und die entsprechenden Posten richtig zugeordnet

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Währungen werden dabei automatisch anhand des aktuellen Wechselkurses umgerechnet.

Anschließend landet der Beleg automatisch im Freigabeworkflow in N2F und kann von dir oder deinen Mitarbeiter:innen (mit den entsprechenden Rechten) genehmigt und weiterverarbeitet werden. Dabei legt N2F Wert auf eine GoBD-konforme Archivierung aller Belege.

Achtung: Für eine vollständig revisionsichere Archivierung mit Beweiswert musst du entweder das größte Paket “Advanced” buchen, oder die “Archivierung mit Beweiswert” für rund 1,50 €/Monat/User mit dazubuchen.

Ein weiteres Plus von N2F ist die große Auswahl an Schnittstellen zu Buchhaltungs- und FiBu-Systemen für die Weiterverarbeitung aller Belege. Mit dabei sind unter anderem Integrationen für:

• SAP
• DATEV
• Microsoft Dynamics
• Infor
• IFS
• Proalpha
• Abas
• Hamburger Software
• Sage
• Abacus
• Oracle/NetSuite
• Agenda

Darüber hinaus ist N2F mit über 300 weiteren FiBu-, ERP- und Lohnbuchhaltungsprogrammen kompatibel.

Ein besonderes Feature von N2F ist die automatische Plausibilitätsprüfung per KI. Die Künstliche Intelligenz überprüft alle eingegangenen Belege auf Anomalien oder Auffälligkeiten und zieht dabei Daten heran, die durch die Auswertung von Millionen von Reisekostenbelegen gesammelt wurden.

Mit der automatischen Plausibilitätsprüfung weist N2F auf verdächtige Reisekosten hin, die ggf. noch einmal überprüft werden müssen

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Auffällige bzw. problematische Reisekosten und Belege werden automatisch markiert und jedem Beleg automatisch ein Plausibilitäts-Score zugeteilt. So können Dubletten, fehlerhafte Einträge oder sogar Betrugsversuche frühzeitig erkannt und überprüft werden.

Durch vordefinierte Statistiken und Auswertungen behältst du immer den Überblick oder erstellst individuell konfigurierte Berichte für die Auswertung und Analyse. Alle Report lassen sich als PDF-, XLS- oder CSV-Datei exportieren.

Aussagekräftige Statistiken unterstützen dich bei der Auswertung deiner Reisekosten

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Wie viel kostet N2F?

Die reine Reisekostenabrechnung von N2F gibt es ab 4,80 €/Monat. Das kleinste Paket “Business” ist vor allem für Einzelkämpfer:innen interessant (N2F selbst empfiehlt es für Freelancer); das Enterprise-Paket ab 6,60 € erweitert den Funktionsumfang unter anderem um die Benutzer- und die Rollen- und Rechteverwaltung und ist für Kleinstunternehmen mit bis zu 10 Teammitgliedern interessant, während das individuell bepreiste “Advanced” KMU bis hin zu Großunternehmen anspricht.

Die Preise für N2F im Überblick

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“Business” und “Enterprise” gibt es entweder im flexiblen Monatsabo oder im Jahresabo mit je 25 % Rabatt im Vergleich zum Monatspreis. Hinzu kommen ggf. 1,50 €/Monat/User für das Archiv-Modul für eine revisionssichere Aufbewahrung deiner digitalen Belege. “Advanced” wird mit Vertragslaufzeiten von einem, zwei oder drei Jahren angeboten; zusätzlich zum individuellen Monatspreis bezahlen Sie hier zusätzliche Implementierungsgebühren für Einrichtung, Schnittstellen, Schulungen, etc.

Optional kannst du N2F um zwei weitere Add-ons erweitern. Das erste sind die oben bereits erwähnten N2F-Firmenkarten. Das zweite ist die Verwaltung von Eingangsrechnungen (als PDF) und E-Rechnungen. Auf Wunsch baust du N2F also von der Spesen- und Reisekostenabrechnung zum Abrechnungstool für sämtliche geschäftlichen Ausgaben aus. Preise sowohl für die Firmenkarten als auch für das Modul “Eingangsrechnungen” gibt es auf Anfrage vom Anbieter.

N2F bietet DSGVO-konformes Datenhosting mit dem Serverstandort Frankreich und redundanter Datenaufbewahrung, die dich vor Datenverlusten schützt. Eine starke Datenverschlüsselung und optionale 2-Faktor-Authentifizierung sorgen für zusätzliche Sicherheit.

N2F leistet persönlichen Support via E-Mail- und Telefon-Hotline, wobei letztere allerdings ausschließlich für Kund:innen des Advanced-Tarifs verfügbar ist – ebenso wie ein persönlicher Ansprechpartner bzw. Integrationsmanager. User der Versionen “Business” und “Enterprise” haben nur Zugang zum schriftlichen Support per E-Mail sowie zur umfassenden Online-Hilfe und den Video-Tutorials von N2F.