Als Inhaberin eines eigenen kleinen Businesses habe ich ein wesentliches Problem: Mein Schreibtisch sieht aus, als wäre eine Rechnungs-Bombe eingeschlagen. Eingangsrechnungen und Tankbelege stapeln sich, während ich mit dem Digitalisieren meiner Belege nicht hinterherkomme. Bevor mein Schreibtisch endgültig unter dem Gewicht meiner Zahlungslast zusammenbricht, muss sich dringend etwas ändern!

Da kommt mir die Ausgabenmanagement-Software “finway”, die ich für dich heute unter die Lupe nehme, gerade recht.

Wie schlägt sich finway im trusted-Test?

Screenshot: trusted.de

Quelle: finway.de

Vielleicht fragst du dich jetzt: “Ausgabenmanagement? Ich suche doch nach einem coolen Tool für meine Reisekostenabrechnung?” Keine Sorge. finway hat mitgedacht und bietet dir ein passendes Feature für deine Spesen. Ich schaue mir für dich an, wie die Reisekostenabrechnung mit finway ganz genau aussieht und was dir das schicke Finanzbetriebssystem sonst noch so zu bieten hat. Ich würde sagen, let’s go!

Keine Optionen für die Reisebuchung

Eine wichtige Info vorweg: finway ist nicht für die Reisebuchung oder -planung gedacht – anders als spezialisierte Reisekostenabrechnungs-Tools. Entsprechende Funktionen habe ich auch nicht erwartet, als ich mich mit der Software ausführlich beschäftigt habe. finway liefert auch keine Schnittstellen zu entsprechenden Plattformen.

Wirklich vermisst habe ich diese Features aber nicht. Da ich meine Reisebelege (die ich z. B. von Travel-Lösungen bezogen habe) per Drag-and-Drop-Funktion simpel ins System laden konnte, war der Zeitverlust kaum spürbar.

Individuelle (Reise-)Budgets für eine bessere Kostenkontrolle

finway hat eine – wie ich finde – ziemlich coole Funktion für dich mit an Bord: Budgets. Damit kannst du jeder Kostenstelle einen Budgetrahmen zuweisen, der monatlich bis jährlich variieren kann oder wahlweise immer fix bleibt.

In meinem Beispiel bekam die Kostenstelle “Travel” 8.000 € pro Monat zugesprochen, um die anfallenden Ausgaben abzudecken. Das finde ich schon ziemlich genial. So kannst du auch anderen Abteilungen in deinem Unternehmen ganz unkompliziert Limits setzen, etwa deiner Marketing-Abteilung, Sales oder HR. Als Ausgabenmanagement-Software geht finway hier deutlich über die einfache Reisekostenverwaltung hinaus.

Geld wächst nicht auf Bäumen – also setze Grenzen!

Screenshot: trusted.de

Quelle: finway.de

In Sachen “Limits” kann finway sogar noch mehr leisten. Mit dem Tool hast du die Option, einzelnen Mitarbeiter:innen Obergrenzen für Ausgaben zu setzen. Deine Praktikant:innen könnten auf diese Weise maximal 50 € für den öffentlichen Nahverkehr als Auslage verbuchen, während andere Angestellte (z. B. Assistent:innen) weit höhere Geschäftsausgaben tätigen dürfen.

Genehmigungsprozesse lassen sich individualisieren, Reiserichtlinien aber nicht

Reiserichtlinien im eigentlichen Sinn konnte ich mit finway leider nicht erstellen. Ich habe zwar eine Workflow-Funktion entdeckt. Die dient allerdings nur der Erstellung von individuellen Freigabeprozessen. Hier konnte ich z. B. definieren, dass Ausgaben bis zu 50 € (etwa für Kundenpräsente) automatisch genehmigt werden.

Workflows gibt es nur für Genehmigungsprozesse

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Als es aber um spezifische Richtlinien zu meinen fiktiven Geschäftsreisen ging, konnte ich mir keine eigenen Automatismen zusammenschustern. Ich hätte das besonders praktisch gefunden, um Regularien zum bevorzugten Verkehrsmittel (z. B. Bahn statt Flieger) zu treffen oder um meinen erfundenen Angestellten die Business-, statt der First-Class bei Flugreisen vorzuschreiben.

An dieser Stelle zeigt finway noch Potenzial!

Fazit: finway unterstützt dich während und nach Reisen, aber nicht davor

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

finway hat mich bei der Reiseplanung verständlicherweise kaum unterstützt. Der Schwerpunkt des Tools ist nun einmal das Ausgabenmanagement, nicht das Reisemanagement. Entsprechend fehlt es hier einfach an Features, aber leider auch an passenden Schnittstellen. Das kann finway dafür an anderer Stelle wieder wettmachen. Etwa durch die solide Budgetverwaltung, die auch für Geschäftsreisen nützlich sind.

Wenn du ein spezialisiertes Spesentool suchst, das dich auch in der Reiseplanung unterstützt, bist du hier trotzdem falsch. Besser klappt das mit Konkurrenten wie Lanes & Planes, Rydoo oder Circula.

Das Wichtigste zur Reiseplanung mit finway:

• Individuelle Genehmigungsprozesse: Du bestimmst, ob deine Ausgaben im Zwei-, Vier- oder Sechs-Augen-Prinzip geprüft werden sollen
• Ausgaben-Limits: Beschränke die Ausgaben deiner Abteilungen oder einzelnen Teammitglieder

Sammle alle Ausgaben pro Reise in einem Reiseordner

Bei jeder neuen Geschäftsreise kannst du mit finway alle zugehörigen Ausgaben in eigenen Ordnern bündeln. Dazu gehören Verpflegungsmehraufwendungen, Fahrtkosten, Bewirtungskosten und Standard-Ausgaben. Mit letzterem kannst du alles verbuchen, was nicht in die genannten Kategorien fällt.

Rechne Fahrtkosten ohne großes Zutun ab

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Mir ist besonders die Zuverlässigkeit von finway positiv aufgefallen. Fahrtkosten und Strecken hat das System von ganz allein berechnet, Beträge und Mehrwertsteuersätze wurden ebenfalls sauber erkannt und selbst den mehrseitigen Flugbeleg konnte finway mühelos verarbeiten.

Gegen meine Eigenbelege während meiner fiktiven Geschäftsreisen hat sich das Tool leider gewehrt. Ich konnte nur Ausgaben tätigen, für die ich eine Rechnung hatte.

Tagegeld-Pauschalen hat finway für dich bereits vordefiniert

Wie bereits erwähnt, kann finway auch Verpflegungsmehraufwendungen für dich berechnen. In meinem fiktiven Testszenario klappte das ohne Probleme (und ganz automatisch) bei Reisen innerhalb Deutschlands sowie auch außerhalb.

Verpflegungspauschalen zieht finway auch im Ausland korrekt ab

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Ein Beispiel: Als meine frei erfundene Mitarbeiterin zu einem Kunden nach Italien reisen musste, hat finway die Pauschalen für das gestellte Frühstück sowie die Hotelübernachtungen korrekt berechnet. Mir hat besonders gut gefallen, dass ich die Berechnung in der beigefügten Kostenaufstellung direkt nachvollziehen konnte.

Es gab aber auch etwas, was mir nicht ganz so sehr gefallen hat: Ich konnte zwar immerhin individuelle Kilometerpauschalen einrichten, das funktionierte aber nur für alle Mitarbeiter:innen einzeln. Eine Masseneinstellung, etwa für alle Sales-Mitarbeiter:innen im Außendienst, hätte dem schicken Tool nicht geschadet.

Die mobile Reisekostenabrechnung ist noch ausbaufähig

finway hat eine mobile App für dich mit an Bord. Damit kannst du deine Ausgaben auch unterwegs managen. Belege konnte ich mit der App recht einfach erfassen.

Ich musste lediglich den Beleg abfotografieren oder aus meinen vorhandenen Dateien eine passende Rechnung auswählen, hochladen und ein paar Details hinzufügen. Etwa, wer der Lieferant war, zu welcher Kostenstelle die Ausgabe gehört und ein paar andere Kleinigkeiten.

Rückerstattungsanträge sind mit finway schnell erstellt, die Zuordnung zu Reiseordnung klappt dennoch nicht

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Ich konnte allerdings keinen Beleg zu meinem aktuellen Reiseordner hinzufügen, sondern nur zur Kostenstelle “Travel”. Das wäre für mich ein nützliches Extra gewesen, um meine Reisekosten auch mobil an einer Stelle zu bündeln.

Eine spätere Zuordnung zu meinem Reiseordner war mir auch nicht mehr möglich. Hier zeigt finway in meinen Augen noch Potenzial im Reisekostenmanagement!

Immerhin: Deine (nicht digital) gesammelten Belege kannst du später, wenn du wieder an deinem Desktop-PC bist, deinem Reiseordner hinzufügen.

Neben Reisekosten verwaltest du Abos, Lieferant:innen und mehr!

Du hast noch mehr Rechnungen auf deinem Tisch, als die von Hotels oder deinem letzten Mietwagen? Dann hast du mit finway das richtige Tool an der Hand, denn hier kannst du alle Ausgaben verwalten – solange du einen Beleg dafür hast. Dazu gehören zum Beispiel:

• Mietverträge deiner Geschäftsräume
• Ausgaben für Büromaterialien jeglicher Art
• Monatliche Abonnements für Softwares
• Diensthandys und passende SIM-Karten
• und viele weitere Rechnungen

Damit hebt sich finway deutlich von den anderen Tools meines Reisekosten-Vergleichs ab.

finway erkennt deine Rechnungen inklusive Rechnungsbetrag, Steuersatz, Lieferant:in und Co.

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Durchdacht finde ich, dass du auch eigene Lieferant:innen, Kostenstellen und Kostenträger für einzelne Ausgabenposten einrichten kannst. So weißt du ganz genau, wo welche Ausgaben entstanden sind und wer eventuell zu viel ausgibt. Wie die Reportings von finway im Detail aussehen, verrate ich dir weiter unten.

Erstelle spielend leicht neue Kostenstellen und Kostenträger

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Quelle: finway.de

Bezahle deine Ausgaben direkt aus finway heraus

Kommen wir zum zweiten absoluten Highlight von finway: Du kannst deine Eingangsrechnungen nicht nur verwalten, sondern auch direkt begleichen! Dafür hat der Anbieter eine offene Schnittstelle geschaffen, mit der du dein Online-Banking mit finway verbinden kannst.

Verbinde einfach dein Bankkonto mit finway und begleiche unkompliziert deine Rechnungen

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Das habe ich natürlich auch gleich ausprobiert und beim zweiten Anlauf hat es schließlich auch funktioniert. Nun könnte ich – rein theoretisch – eine oder gleich mehrere Rechnungen gleichzeitig bezahlen.

Mit nur einem Klick begleichst du deine Eingangsrechnungen mit finway

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Quelle: finway.de

Ich finde dieses Feature unheimlich praktisch. So muss ich nämlich nicht mehr alle Rechnungsdaten händisch überweisen und habe alle Daten an einem Ort. Super!

Fazit: Die Reisekostenabrechnung könnte ausgeprägter sein

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

finway hat mich mit seinem unkomplizierten und gut durchdachten Ausgabenmanagement insgesamt überzeugt. Hundertprozentig zufrieden bin ich jedoch nicht. Das moderne Tool brilliert gerade in der Rechnungsverwaltung. Cool finde ich zum Beispiel, dass du deine Rechnungen nicht nur verwalten, sondern auch gleich begleichen kannst.

In der Reisekostenabrechnung selbst gibt sich finway allerdings noch ein bisschen starr. Ich konnte an den voreingestellten Pauschalen nur wenig herumschrauben (z. B. für Tagegelder) und Kilometergelder waren lediglich in einzelnen Mitarbeiterprofilen anpassbar.

Bei kleinen Teams ist das kein Drama und schnell erledigt, anders sieht das bei großen Unternehmen aus. Wenn du deinen Angestellten ein paar Cent pro Kilometer mehr zahlen willst, solltest du hier etwas mehr Zeit mitbringen.

Das Wichtigste zur Spesenabrechnung mit finway:

• Reiseordner: Sammle alle Ausgaben pro Reise in eigenen Reiseordnern
• Vordefinierte Pauschalen: Dank vordefinierter Tagegeld-Pauschalen kannst du überall hin reisen – finway berechnet prozentuale Abzüge auch im Ausland für dich
• Individuelles Kilometergeld: Mit wenigen Klicks änderst du die Kilometerpauschale in jedem einzelnen Mitarbeiterprofil
• Mobile App: Mit der mobilen App kannst du auch von unterwegs aus Erstattungsanträge stellen und deine Ausgaben managen
• Ausgabenmanagement: Verwalte Rechnungen, Lieferant:innen, Kostenstellen und -träger unkompliziert im System
• Bank-Anbindung: Begleiche deine Eingangsrechnungen mit nur einem Klick über dein angebundenes Bankkonto

Eigene Belegordner gibt es nicht, dafür Sammel-Exporte

Obwohl finway eigene Reiseordner mitbringt, konnte ich während meines Testprozesses keine Sammelstelle für Belege finden. Einzelne Rechnungen sind nämlich direkt an Ausgaben geheftet.

Um eine Sammelaufstellung aller Rechnungen zu bekommen, musste ich diese erst im System finden und anschließend exportieren. Mein fertiges PDF enthielt dann alle Belege, die ich für den Export ausgewählt hatte.

Exportiere die Rechnungen, die dich interessieren

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Quelle: finway.de

Eine zentrale Rechnungs-Sammelstelle wäre sicherlich kein Schaden gewesen. Trotzdem ist das nur halb so wild, denn wichtig ist nur, dass die Belege auch bei meiner Finanzbuchhaltung ankommen und dein Steuerbüro diese weiterverarbeiten kann.

Mein Funktions-Tipp: Du kannst einzelne Ausgaben oder gar Reisen mit sogenannten “Tags” (Keywords bzw. Markierungen) versehen. Etwa “Italienreise” oder “Filialbesuch”. Nach deinen individuell festgelegten Tags kannst du später gezielt suchen. Das spart dir ordentlich Zeit beim Rechnungs-Export!

Fazit: Deine Belege bekommst du erst nach einem Export gebündelt

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

Belege in finway hinzuzufügen, ist absolut kein Hexenwerk. Die OCR-Erkennung macht einen hervorragenden Job, eine Historie gibt es auch noch dazu und Rechnungen sind jederzeit auffindbar – zumindest mit den passenden Filtermöglichkeiten, etwa nach Kostenstellen oder -trägern. Eine eigene Sammelstelle für Rechnungen gibt es nicht.

Erst nachdem ich einen Rechnungs-Export durchgeführt hatte, bekam ich alle gewünschten Belege auf einmal zu Gesicht. Alternativ kannst du aber auf die praktischen Tags zurückgreifen, um Rechnungen schneller wiederzufinden.

Das Wichtigste zur Belegverwaltung mit finway:

• OCR-Belegerkennung: finway erkennt alle relevanten Daten deiner Rechnung (Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Steuersätze und mehr)
• Beleg-Export: Exportiere alle gewünschten Rechnungen, um sie weiterzuverarbeiten, auszudrucken oder auf deinem PC zu speichern

Optisch schöne Reportings, aber keine Auskunft über Geschäftsreisen

finway liefert dir ein eigenes Reporting-Modul, das dir sehr ansehnliche Auswertungen zu deinen Ausgaben bietet. Die Berichte sind aber nicht nur schön, sondern auch informativ – zumindest dann, wenn es um deinen Cashflow geht. Folgende Infos konnte ich auf einen Blick erkennen:

• Gesamtausgaben pro Monat, Quartal oder Kalenderjahr
• Ausgaben je Kostenstelle
• Ausgaben je ausgabenberechtigte:r Mitarbeiter:in

Dabei belässt es das schicke Billing-Tool dann aber auch. Spezifische Reportings zur Reisekostenabrechnung habe ich nicht erhalten. Praktisch wäre für mich zum Beispiel ein Durchlaufzeitbericht gewesen. Damit hätte ich gleich erkannt, wie lange meine Mitarbeiter:innen für die Durchführung einer Reisekostenabrechnung im Schnitt benötigen.

Die Reportings von finway sind übersichtlich und ansehnlich!

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Quelle: finway.de

Welche Ausgaben wofür genau getätigt wurden, konnte ich in den Reportings nicht erkennen. Ich sah lediglich, wann die Ausgabe erfolgte, den Betrag und über welches Zahlungsmittel. Um mehr Details einzusehen, musste ich lediglich die Ausgabe anklicken und wurde zur entsprechenden Rechnung bzw. zum passenden Ausgabenantrag weitergeleitet.

Bequemer DATEV-Export dank LIVE-Schnittstelle

Mit finway musst du deine Buchungsdaten nicht mehr aufwändig im CSV-Format exportieren und an deine Buchhaltung bzw. dein Steuerbüro senden. Dank der integrierten LIVE-Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online geht das viel einfacher und in Echtzeit.

Die bequeme DATEV-Schnittstelle erleichtert dir die Kommunikation zum Steuerbüro enorm

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Solltest du kein DATEV nutzen, kannst du deine Belege sowie alle zugehörigen Daten auch wie gewohnt als XML- oder CSV-Datei exportieren.

Fazit: Gelungene Reportings, für die Reisekostenabrechnung aber zu wenig

Diana Meier

trusted-Expertin für HR-Software

Die Reportings von finway sind zweifelsohne schön und übersichtlich. Für meinen Geschmack sind sie aber noch nicht aussagekräftig genug. In diesem Vergleich zeigt beispielsweise HRworks, wie es besser geht. Berichte über einzelne Ausgaben konnte ich mir nur mit Mühe und diversen Filtereinstellungen ziehen und andere Berichtarten wie Durchlaufzeitberichte gab es schon gar nicht.

Das kann allerdings auch daran liegen, dass finway für diese Art von Reporting nicht gebaut ist – schließlich macht die Reisekostenabrechnung nur einen kleinen Anteil des Funktionsumfangs aus.

Das Wichtigste zur Auswertung mit finway:

• Übersichtliche Reportings: Im Reporting-Modul findest du Auswertungen zu allen und einzelnen Kostenstellen
• DATEV-Export: Übertrage deine Abrechnungsdaten und Belege bequem an DATEV dank der LIVE-Schnittstelle
• CSV/XML-Export: Wenn du kein DATEV nutzt, kannst du auf das klassische CSV- oder XML-Format für die Weiterverarbeitung (z. B. via Excel) zurückgreifen

Wenn du dich für die Ausgabenmanagement-Lösung finway entscheidest, startest du bei 199 € pro Monat bei jährlicher Zahlung im kleinsten Tarif “Essential”. Für mehr Funktionen musst du auch mehr zahlen, und zwar im “Professional”-Paket, das du ab 279 € monatlich nutzen kannst.

Du kannst finway auch flexibel monatlich zahlen – und kündigen. Dann musst du allerdings noch 20 % zum Abo-Preis hinzurechnen.

Die Preise von finway starten bei 199 € pro Monat bei jährlicher Zahlung

Screenshot: trusted.de

Quelle: finway.de

Auf den ersten Blick wirkt es so, als wäre finway mit seiner Preisgestaltung kostspieliger als die konkurrierenden Reisekosten-Anbieter Circula oder Rydoo. Dabei darfst du allerdings nicht außer Acht lassen, dass eben diese beiden ihre Preise pro User kalkulieren – ganz im Gegensatz zu finway.

Beachte: Die meisten Funktionen für die Reisekostenabrechnung bekommst du erst im Professional-Paket. Dazu gehört etwa die bereits hinterlegte Kilometerpauschale, die Berechnung deines Verpflegungsmehraufwands oder das Anlegen von Reiseordnern.

Bei finway spielt nämlich nur die Menge der Rechnungen, die du jeden Monat bekommst, eine Rolle. Umso größer die Anzahl der Belege, desto mehr zahlst du auch. Wie viele User du anmeldest, ist nicht wichtig. Besondere Vorteile hast du also, wenn du viele User mit wenigen Rechnungen hast. Lass mich dir zeigen, wie die Preisstaffel aufgebaut ist:

Essential

Professional

Ab 1.000 Rechnungen pro Monat bekommst du ein individuelles Angebot.

finway ist grundsätzlich sehr einfach und unkompliziert zu bedienen. Besonders dann, wenn du dich sowieso regelmäßig mit der Rechnungsverwaltung beschäftigst. Ich für meinen Teil musste mich erst ein bisschen zurechtfinden. Mir hat die spielerische und interaktive Anleitung (siehe Bild unten) dabei sehr geholfen.

Das interaktive Onboarding unterstützt dich beim Einstieg

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Quelle: finway.de

Der Rest war für mich selbsterklärend, was sich deutlich in meinen Bewertungen an dieser Stelle widerspiegelt. Auch die mobile App habe ich schnell verstanden und wusste sofort, wie und wo ich meine Reisekosten erfassen muss.

Wenn du dich zu Beginn nicht allein mit der umfangreichen Software auseinandersetzen möchtest und Hilfe bei der Einrichtung benötigst, unterstützt dich dein:e Ansprechpartner:in beim Start. Dabei musst du allerdings mindestens 199 € als einmalige Setup-Gebühr bei deiner Kostenkalkulation berücksichtigen.

finway verarbeitet deine Daten nach den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung. Deine Daten werden über den Anbieter Amazon Web Services in Frankfurt gespeichert. Die Server sind zudem nach ISO-27001 zertifiziert. Für den verbesserten Schutz deiner Daten werden diese mit einem SSL-Zertifikat verschlüsselt.

Um den Support von finway zu kontaktieren, hast du gleich verschiedene Möglichkeiten. Du kannst deine:n Customer Success Manager:in anrufen oder per E-Mail erreichen, ein Ticket im Live-Chat erstellen oder im Helpcenter stöbern. Du erreichst das Team von Montag bis Freitag zwischen 09:00 Uhr und 17:00 Uhr.

Ich habe das finway-Support-Team sowohl per E-Mail als auch per Live-Chat gut erreicht. Die Antwort via Mail kam sogar sehr zügig innerhalb einer Stunde, im Live-Chat hat es schon etwas länger gedauert, bis ich eine Antwort bekam. Aber: Egal aus welcher Quelle die Antwort zu meiner Frage kam – jedes Mal war das Team freundlich und kompetent.