• Dokumente (Kostenlos) Unbegrenzt
• User (Kostenlos) 1 bis unbegrenzt
• Speicherplatz (Kostenlos) Bis zu unbegrenzt
• Open Source ✔
• Cloud/On-Premises beides

LogicalDOC ist ein DMS aus Italien und bietet dir mit der Community-Version eine komplett kostenlose Management-Lösung. Du erhältst die Dokumentenmanagement-Software außerdem als Installation On-Premises oder als Variante für die Cloud.

Die Dokumentenverwaltung von LogicDOC

Quelle: logicdoc.de

Weitere Eigenschaften des Tools findest du hier im Überblick:

Was kann das kostenlose LogicalDOC?

LogicalDOC zeichnet sich mit einfach zu verstehenden Oberfläche aus. Das ist schon mal ein großes Plus. Auch gibt es ein paar echt nette Kollaborationstools, solltest du mit Kolleg:innen arbeiten. Beispielsweise sind ein Messenger, ein Task-Manager und ein Check-out-System zur Sperrung von Dokumenten in Bearbeitung im Tool integriert.

Abgesehen davon lässt sich LogicalDOC als Dokumentenmanagement in die CMS-LösungenWordPress, Joomla sowie mit Dropbox verbinden. Wenn du also für deine Website viele Files managen musst, ist dieses DMS eine sinnvolle Erweiterung.

Integriere LogicalDOC als DMS in dein WordPress oder Joomla

Quelle: logicdoc.de

Die wichtigsten Merkmale und Funktionen von LogicalDOC in der Übersicht:

• Übersichtliche Oberfläche für eine schnelle Verwaltung
• Apps für iOS und Android in der kostenlosen Version vorhanden
• Multilinguale Volltext-Indexierung, mit der du Dokumente schneller findest

Wo stößt das kostenlose LogicalDOC an seine Grenzen?

Die kostenlose Version des Dienstes ist im Vergleich zu den Vollversionen sehr beschränkt. Unter anderem fehlen dir hier die OCR-Texterkennung, die integrierten Editoren für HTML und Texte sowie digitale Signaturen.

Auch die Automationen oder mehrere Workspaces für dich und dein Team sind nicht verfügbar. Besonders knapp fallen die Integrationen und Importfunktionen aus. Scanimporte, Importe ganzer ordner oder von E-Mails gibt es nicht. Für all diese Dinge brauchst du mindestens den Business-Tarif. Die Preise für diese gibt es nur auf Anfrage.

Gerade die Importfunktionen von LogicalDOC sind in der Community-Edition stark limitiert

Quelle: logicdoc.de

Wem würde ich LogicalDOC besonders empfehlen?

LogicalDOC wird im Netz oft und viel für seine sehr gute Bedienbarkeit gelobt. Also kannst du dich (gerade für lau) auch als Neuling an die Software wagen.

Für Unternehmen ist das die Dokumentenmanagement-Software dann geeignet, wenn das Team kleiner und die Menge an Dokumenten gering ausfällt. Ansonsten fehlen im kostenlosen Tarif einfach zu viele Komfortfunktionen wie Importoptionen für eine fixe Bearbeitung im Team.

LogicalDOC

2.1

• Dokumente (Kostenlos) Unbegrenzt
• User (Kostenlos) 1 bis 3
• Speicherplatz (Kostenlos) Unbegrenzt
• Open Source ✘
• Cloud/On-Premises beides

ecoDMS ist eine deutsche Dokumentenmanagement-Lösung und vor allem für den Gebrauch in Unternehmen ausgelegt. Es gibt aber tatsächlich auch eine kostenlose Community-Version namens “Free4Free”, die dauerhaft für Privatnutzer:innen angeboten wird. Hier kannst du die Software mit bis zu 3 Usern gleichzeitig nutzen.

Diese Oberfläche erwartet dich in ecoDMS

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Was du für 0 € in deinem Paket so bekommst, erfährst du jetzt:

Was kann das kostenlose ecoDMS?

ecoDMS ist in seiner kostenlosen Ausführung immer noch beeindruckend. Du nutzt so ziemlich alle Funktionen der Standard-Edition wie die Import-Funktionen, die OCR-Texterkennung “Tesseract”, Archivierung, Verschlagwortung und Co. Auch kannst du eigene Ordnerstrukturen anlegen, Backups machen lassen und die Nutzer- sowie Gruppenverwaltung einrichten. Hier hast du es also mit einem Profitool zu tun.

Sehr praktisch: Auch die kostenlose Version bietet dir bereits ein paar speziellere Features wie eine Dokumentenhistorie, Notizen, Volltextsuchen und sogar Wiedervorlagen zu bestimmten festgelegten Zeitpunkten. Hier kannst du dich also schon sehr im Detail mit deinem Dokumentenmanagement beschäftigen.

In ecoDMS kannst du auch in der Free-Version eine sehr genaue Dokumentenverwaltung vornehmen

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Die wichtigsten Merkmale und Funktionen von ecoDMS in der Übersicht:

• Besonders genaue Verwaltung dank umfassender Eingabemasken
• Volltextsuche dank OCR mit “Tesseract” möglich
• Serverstandort Deutschland für eine sichere Dokumentenaufbewahrung

Wo stößt das kostenlose ecoDMS an seine Grenzen?

Verzichten musst du hingegen auf einige der Plugins. So kannst du mit Free4Three etwa nicht die API verwenden oder Office-Anwendungen wie MS 365, Libre und Open Office anbinden. Dafür braucht es eine Vollversion.

In der Free-Version ist es zudem nicht möglich, das Tool per Webclient zu nutzen.

Was ich persönlich sehr schade finde, ist die fehlende Dokumentenvorschau, in der dir dein Dokument rechts, deine Arbeitsoptionen links angezeigt werden. Wenn du den vollen Umfang von ecoDMS nutzen willst, brauchst du die größeren Tarife:

Beide Premium-Ausführungen beinhalten alle Features inklusive Webclient, API, Plugins, Add-ons und mehr.

Wem würde ich ecoDMS besonders empfehlen?

Die Free4Three-Version ist explizit für Privatpersonen vorgesehen. Unternehmen können mit dem kostenlosen Tarif eh nur bedingt viel anfangen, da der Tarif ohne Webclient und Anbindungen an Online-Offices kommt.

Das Tool ist dennoch in der Free-Version sehr umfangreich. Richte dich also auf ein längeres Onboarding ein. Außerdem solltest du beachten, dass der persönliche Support kostenpflichtig ist. Hast du nicht das Budget, musst du dich allein mit deinem Problem befassen. Wenn du aber Bedarf an einer professionellen und sehr genauen Dokumentenverwaltung hast, ist ecoDMS das richtige für dich.

ecoDMS

3.1

Testbericht

• Dokumente (Kostenlos) 10/Monat
• User (Kostenlos) 1
• Speicherplatz (Kostenlos) 10 Dokumente
• Open Source ✘
• Cloud/On-Premises Cloud

fileee ist eine deutsche Lösung für dein Dokumentenmanagement. Die Software ist vor allem ein zackig funktionierendes Tool für die schnelle Digitalisierung deiner Dokumente. Einfach alles mit dem Smartphone erfassen und in deine Software hochladen. Das geht im kleinsten Tarif “Free” vollkommen kostenlos.

So sieht die Oberfläche von fileee aus

Quelle: fileee.com

Was bei fileee Free noch so kostenlos geht, erfährst du hier:

Was kann das kostenlose fileee?

Sehr schön: Anders als ecoDMS darf das kostenlose fileee auch für Business-Zwecke eingesetzt werden. So kannst du beispielsweise als Selbstständige:r deine bis zu 10 Dokumente im Monat mit fileee einscannen. Dir stehen im ersten Monat zusätzlich 50 Startdokumente zur Verfügung. Praktisch, falls sich was bei dir angesammelt hat.

Eine der praktischsten Funktionen von fileee ist die automatische Datenerkennung, mit der etwa Anschriften, Rechnungsdaten und Zahlungsfristen erkannt werden. Es gibt zudem ein System für Filesharing, einen Bereich für deine Metadaten und eine Taskverwaltung. Hier wirst du beispielsweise an Termine wie fällige Zahlungen erinnert.

Im kostenlosen Tarif sind Aufgaben mit Erinnerung aber nur begrenzt verfügbar.

Lass dich von fileee an Fälligkeiten erinnern

Quelle: fileee.com

Die wichtigsten Merkmale und Funktionen von fileee in der Übersicht:

• Automatische Datenerfassung und Indexierung
• Kontaktmanagement für z. B. die Absender deiner Rechnungen
• (Eingeschränktes) Taskmanagement für deine Fälligkeiten

Wo stößt das kostenlose fileee an seine Grenzen?

Die größte Hürde von fileee Free ist die Dokumentenbegrenzung. Mit nur 10 Dokumenten im Monat bist du als Privatperson gut bedient, nicht aber als Firma. fileee kann zudem (in allen Tarifen) nur Dokumente der Typen PDF, JPEG und PNG verarbeiten.

Viele coole Zusatzfeatures, wie die Bezahlung deiner Rechnung im Tool mit fileee Pay, gibt es erst mit den Bezahltarifen. Komisch: Eine einfache Funktion, wie die Änderungshistorie, gibt es für Privatkunden erst im größten Privat-Tarif “Smart”.

Wem würde ich fileee besonders empfehlen?

fileee eignet sich gerade in der kostenlosen Variante nur für Privatpersonen oder Selbstständige mit kleinem Gewerbe. Unternehmen werden nämlich das Kontingent von 10 Dokumenten sehr schnell sprengen. Außerdem kannst du mit fileee nur 3 Dokumententypen verarbeiten. Das ist für Firmen ebenfalls hinderlich.

fileee

4

Profil

• Dokumente (Kostenlos) Unbegrenzt
• User (Kostenlos) Unbegrenzt
• Speicherplatz (Kostenlos) Individuell
• Open Source ✔
• Cloud/On-Premises beides

agorum core ist eine deutsche Lösung, die sowohl ein Dokumentenmanagement als auch ein ECM, also ein Enterprise Content-Management beinhaltet. Die Software gibt es auch als kostenlose Open-Source-Version und läuft auf Windows sowie Linux-Servern.

Die Benutzeroberfläche von agorum core open

Quelle: agorum.com

Was kann das kostenlose agorum core open?

agorum verhält sich auf deinem Gerät wie ein normaler Explorer. Du kannst hier also Ordner erstellen und Dateien in deinen eigenen Strukturen aufbewahren. Das geht bei Bedarf auch mehrsprachig.

Besondere Funktionen sind zum Beispiel die Cronjobs, mit dem du Tasks automatisch laufen lässt und die gemeinsame Bearbeitung von Unterlagen im Online-Office des Tools. Apropos gemeinsam: mit der App agorum boost, die du mit dem DMS koppelst, erhältst du ein vollwertiges Chat-Tool. So tauschst du dich ohne Umwege zu deinen Unterlagen aus.

Kopple eine Chat-App an dein Dokumentenmanagement

Quelle: agorum.com

Die wichtigsten Merkmale und Funktionen von agorum in der Übersicht:

• Wähle frei den Server, auf dem du agorum betreiben willst
• Schnelle Einarbeitung durch bekannte Dateistrukturen
• Online-Office, auch für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten

Wo stößt das kostenlose agorum core open an seine Grenzen?

Am meisten werden User vermutlich die OCR-Engine vermissen, die Dokumente automatisch ausliest und den erkannten Text hinterlegt. Auch die Auto-Verschlagwortung fehlt. Das ist bei agorum den Usern der Vollversionen “pro” und “pro cloud” vorbehalten.

Auch das Teilen, Splitten und Zusammenführen von Dokumenten ist in der kostenlosen Variante nicht enthalten. Um also alle Vorzüge der Software zu nutzen, ist eine Vollversion notwendig, deren Preis du auf Anfrage beim Anbieter erfährst.

Der Anbieter listet dir übersichtlich auf, welche Funktionen in der kostenlosen Variante stecken

Quelle: agorum.com

Wem würde ich agorum besonders empfehlen?

agorum core open würde ich dir als Einzeluser dann empfehlen, wenn du dich nicht vor etwas Einarbeitung scheust. Das Tool hat wie ecoDMS einiges auf dem Kasten. Auch kleinen Unternehmen würde ich die kostenlose Version ans Herz legen, sofern keine zu großen Dokumentmengen anfallen.

Wer mehr als 50 bis 100 Dokumente im Monat bearbeitet, kommt sonst nämlich bei der manuellen Verschlagwortung und ohne Filesharing nur schwer hinterher.

agorum

4.4

Profil

• Dokumente (Kostenlos) Unbegrenzt
• User (Kostenlos) Unbegrenzt
• Speicherplatz (Kostenlos) Unbegrenzt
• Open Source ✔
• Cloud/On-Premises beides

OpenDocMan ist eine webbasierte, englischsprachige Dokumentenmanagement-Lösung. Sie ist frei im Netz als Open-Source-Version verfügbar und läuft auf Linux- sowie Windows-Servern. Laut eigenen Aussagen ist DocMan ein PHP DMS, also für Entwickler:innen interessant.

OpenDocMan ist nicht superhübsch, aber kostenlos und effizient

Screenshot: trusted.de

Quelle: opendocman.com

Was das Tool dir so zu bieten hat, jetzt:

Was kann das kostenlose OpenDocMan?

OpenDocMan ist ein DMS für PHP-Entwickler:innen. Das Tool wird direkt auf der Website mit den Worten angeboten, dass du das System bzw. seinen Code auf jede Art anpassen kannst, die du möchtest. Das gewährt dir maximale Flexibilität bei der Einrichtung und Anpassung auf deinen Use Case.

Bereits in der kostenlosen Version des DMS findest du wichtige Standard-Features wie das Anlegen individueller Metadaten-Felder, Änderungshistorien, Dateisperrungen zur Vermeidung von Dubletten, Standard-Workflows und eine Such- und Filterfunktion.

Lege bei Upload der Dateien Zugangsberechtigungen fest

Screenshot: trusted.de

Quelle: opendocman.com

Auf der Website des Anbieters findest du verschiedene Plugins für die Erweiterung deines Systems. Die sind aber zum größten Teil kostenpflichtig.

Die wichtigsten Merkmale und Funktionen von OpenDocMan in der Übersicht:

• Freie Wahl für Hosting; On-Premises oder Cloud-Hosting verfügbar
• Komplett individualisierbar, sofern du mit PHP und Co. coden kannst
• Für Bearbeitung im Team ausgelegt

Wo stößt das kostenlose OpenDocMan an seine Grenzen?

Die Community-Edition (die fast identisch mit der Enterprise-Edition ausfällt) lässt ein paar wichtige Komfort-Features aus, die nur in den Tarifen “SecureDoc” zu finden sind. Das sind etwa die individuellen Workflows, Massenimporte, die In-Browser-Vorschau und die Content-Suche.

Wie viel du für diese Funktionen hinblättern musst, hängt von deinem gewählten Tarif ab:

Hinzu kommt, dass OpenDocMan zugegeben nicht wirklich gut aussieht. Falls du zufällig ein paar Stunden mit CSS verbracht hast, kann das dem Aussehen deines Dokumentenmanagements sicher nicht schaden.

Bei Problemen musst du dich mit FAQ und Videos begnügen, denn den persönlichen Support musst du kostenpflichtig erwerben.

Wem würde ich OpenDocMan besonders empfehlen?

OpenDocMan ist dann etwas für dich, wenn du Entwickler:in bist. Anders kannst du das System nämlich nicht auf deine Ansprüche anpassen. Du kannst das System natürlich auch einfach so nutzen, solltest dich aber mit Hosting und der Einrichtung des Systems auf Servern auskennen.

Für Unternehmen ist das Programm dann interessant, wenn nur wenig Budget vorhanden ist und im Haus eigene Entwickler:innen mit den passenden Vorkenntnissen zur Verfügung stehen. Falls das nicht der Fall ist, ist die bezahlte Version des Tools eine mögliche Alternative.

OpenDocMan