Was ist PROXESS DMS?

PROXESS DMS ist ein modulares und TÜV-zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem für den deutschen Mittelstand.

Auf den ersten Blick wirkt die Lösung wie ein klassisches, konservatives Archivsystem. Das Tool soll dir helfen, geschäftskritische Belege wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge rechtssicher und digital zu archivieren.

PROXESS steht dabei als On-Premises-Lösung für deine eigenen Server, als Cloud-Version oder als Hybrid-Lösung zur Verfügung. Mit den hauseigenen Managed Services kannst du den operativen Betrieb (Updates, Überwachung, Support) komplett an PROXESS auslagern – egal ob die Software auf deinen Servern oder in der Cloud in Frankfurt gehostet wird.

Nach meiner Einschätzung sind vor allem die zahlreichen Integrationen und Schnittstellen zu ERP-Systemen, Buchhaltungssoftware und CRM-Systemen ein riesiger Vorteil, da sich so Belege rechtssicher in PROXESS DMS archivieren und gleichzeitig im entsprechenden System weiterverarbeiten lassen.

Interessant: PROXESS ist Teil der conrizon AG. Dieser europäische Verbund vereint starke ECM-Marken wie easy software und HABEL. Das sorgt theoretisch für ein großes Entwicklungsnetzwerk und langfristige Investitionssicherheit.

Welche Funktionen hat PROXESS DMS?

PROXESS DMS bietet dir eine breite Palette an Fachmodulen für das Scannen, Archivieren, Versionieren und Weiterverarbeiten von Dokumenten.

Das Fundament für die tägliche Arbeit ist der Client. Hier steuerst du die Einpflege von neuen Dokumenten ins System, verwaltest verschiedene Versionen von Dateien und organisierst Dateifreigaben über praktische Check-In- und Check-Out-Prozesse.

Einige Features von PROXESS sind:

• Automatische Belegerfassung: Die automatische Belegerfassung liest formatunabhängig Dokumente aus verschiedenen Quellen aus, extrahiert per OCR und KI alle relevanten Daten und übergibt die Dokumente nach der Prüfung direkt an nachgelagerte ERP- oder FiBu-Systeme.
• Volltextsuche: Die Suchfunktion scannt Dokumente nicht nur nach Schlagworten, sondern durchsucht die Dokumente selbst nach Treffern und gibt dir so mehr relevante Ergebnisse.

Dazu kommen nützliche Zusatzmodule wie eine automatische E-Mail-Archivierung für Outlook oder Exchange. So sicherst du geschäftliche Korrespondenz vollautomatisch im Hintergrund, entlastet deine IT-Infrastruktur und beugst Compliance-Risiken vor.

Ein weiteres Modul ist PROXESS ToDo, für die Erstellung von individuellen Dokumentenworkflows, Freigaben und Aufgabenlisten.

PROXESS bietet noch weitere Produkte an, deren Funktionsumfang sich teilweise mit PROXESS DMS überschneidet, aber oft mehr in die Tiefe geht. Dazu gehören z.B. PROXESS Invoice für die Rechnungseingangsverarbeitung, PROXESS Contract für das Vertragsmanagement oder PROXESS Workflow für die Prozesssteuerung.

Wie schätze ich PROXESS DMS ein?

Maximilian Reichlin

trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software

PROXESS DMS entfaltet seine volle Kraft im Zusammenspiel mit ERP: Auf mich wirkt PROXESS DMS wie ein echtes Profi-Tool für belegintensive Unternehmen. Wenn du hunderte Belege pro Tag bewegen musst und außerdem mit Lieferscheinen und Rahmenverträgen hantierst, halte ich PROXESS für eine echte Arbeitserleichterung für dich und dein Team. Wer nur eine einfache Dokumentenablage sucht oder Dokumente gemeinsam in Echtzeit bearbeiten will, ist hier falsch. PROXESS ist ein archivorientiertes Transaktionssystem – kein kollaborativer Spielplatz für den Alltag.

Was macht PROXESS DMS besonders gut?

Zu den größten Stärken von PROXESS DMS gehören die extrem tiefen Branchen-Schnittstellen und die hochentwickelte selbstlernende Belegerfassung.

Absolutes Highlight ist nach meiner Einschätzung der Belegleser. Die KI-gestützte Belegerfassung braucht keine starren Schablonen und arbeitet – so das Versprechen – vollautomatisch und selbstlernend. So soll die KI Rechnungen von einzelnen Lieferant:innen alleine am Layout erkennen. Das System “merkt” sich z.B., wo sich auf Rechnungen der Firma X die Rechnungsnummer befindet und arbeitet so schneller und exakter.

Aufgefallen ist mir auch die enorme Schnittstellentiefe zu ERP-Systemen. Durch diese enge Verknüpfung gelingt dir im Idealfall eine vollständige Dunkelverarbeitung von Eingangsrechnungen, von der Erfassung über das Auslesen und die Archivierung bis zur Weiterverarbeitung in der Buchhaltung.

Hier sind nur einige der Systeme, die sich an PROXESS DMS anschließen lassen:

• Microsoft D365 Business Central
• abas ERP
• SAP
• Comarch ERP
• eGECKO
• Enventa Trade ERP
• Hamburger Software
• Mesonic
• Infoniqa ONE 200
• DATEV
• Diamant
• ADDISON
• Fibunet NOW
• CAS Genesis World
• SmartCRM
• und viele weitere

Was kann PROXESS DMS nicht gut?

Die Schwachpunkte liegen im hohen Einführungsaufwand und einer mangelnden Preistransparenz.

Nach meiner Recherche erfordert die Ersteinrichtung von PROXESS DMS in jedem Fall Schulungen und Workshops. Keine Besonderheit für ein mittelständisches DMS; aber es könnte PROXESS als Lösung für kleine Unternehmen disqualifizieren.

Du musst deine internen Prozesse im Vorfeld präzise definieren, was den Implementierungsprozess langwierig und komplex machen kann.

Der Aufwand beschränkt sich jedoch nicht nur auf das Setup: Ein solch tief in die Prozesse integriertes DMS muss im Alltag gepflegt werden. Um dafür keine wertvollen Ressourcen im eigenen Haus zu binden, bietet PROXESS maßgeschneiderte Managed Services, zusätzlich zur Software.

Diese sind optional und vor allem für dich geeignet, wenn du nicht selbst die IT-Ressourcen mitbringst, um das System zu stemmen. Ein eigenes Dashboard überwacht kontinuierlich Systemauslastung und Performance, sodass deine IT entlastet wird – die komplexe Ersteinrichtung nimmt dir das allerdings nicht ab.

Ein weiterer Wermutstropfen ist das Fehlen von Preisangaben. PROXESS DMS veröffentlicht keine Preise (noch nicht einmal Beispiel-Konfigurationen oder “ab-Preise”), weder für die Software, noch für die erwähnten Managed Services. Das erschwert eine Preiseinschätzung, was PROXESS DMS abermals unattraktiv für KMU machen könnte.

In der Praxis liegen die Kosten für professionellen DMS-Lösungen für den Mittelstand inklusive Einrichtung oft im vier- bis fünfstelligen Bereich.

Wann würde ich dir PROXESS DMS empfehlen?

Ich empfehle PROXESS DMS für mittelständische Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeiter:innen, die bereits ein führendes ERP-System im Einsatz haben.

Mit Belegvolumina im vier- bis fünfstelligen Bereich lohnt sich die Investition in den Belegscanner und die automatisierte Rechnungsprüfung massiv. Eine besondere Empfehlung gibt es daher für Handels- und Industrieunternehmen, die mit Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und Rahmenverträgen jonglieren müssen.

Interessent: PROXESS DMS positioniert sich stark im technischen Großhandel und in der Möbelindustrie. Hier stehen Spezialschnittstellen wie MÖBELPILOT oder SHD Ecoro zur Verfügung.

Für kleine Unternehmen oder Handwerksbetriebe sind sowohl die (geschätzten) Kosten, als auch der Einführungsaufwand noch zu hoch. Hier sind schlankere und vorkonfigurierte Cloud-Lösungen wie Amagno oder ecoDMS potenziell die bessere Wahl.

Wie viel kostet PROXESS DMS?

PROXESS DMS hat keine öffentlich einsehbare Preisgestaltung oder Preisbeispiele; Preise erfährst du direkt vom Anbieter auf Anfrage.