Was ist easy DMS?

easy DMS ist eine modulare und hochgradig anbindungsfähige Dokumentenmanagement-Software für den deutschen gehobenen Mittelstand.

Das System zielt darauf ab, Dokumente abteilungs- und fachbereichsübergreifend zu sammeln, zu archivieren und rechtssicher aufzubewahren. Dabei geht easy DMS über Use-Cases wie die Belegverwaltung hinaus, sondern liefert mit easy invoice, easy contract, easy hr und easy archive Module für verschiedenste Anwendungsfälle.

Auf den ersten Blick wirkt easy DMS damit hochprofessionell und vor allem funktionsstark. Es will kein einfaches, digitales Ablagefach sein, sondern liefert eine Lösung für komplexe, dokumentenintensive Prozesse für mittelgroße bis große Unternehmen.

Welche Funktionen hat easy DMS?

easy DMS bietet spezialisierte Fachbereichs-Suiten und automatisierte Workflows für Rechnungen, Verträge und Personalakten.

Die Software bündelt ihre Stärken in diversen spezialisierten Modulen:

So stellst du dir aus den einzelnen Modulen genau die Lösung zusammen, die du für dein Unternehmen und deine Prozesse brauchst.

Nach meiner Analyse zeichnet sich easy DMS außerdem durch exzellente Anbindbarkeit aus. Über zertifizierte Schnittstellen verknüpfst du die Software direkt mit Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics, um Daten nahtlos zu synchronisieren.

Wie schätze ich easy DMS ein?

Maximilian Reichlin

trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software

Ein leistungsstarkes Werkzeug für komplexe Prozesslandschaften: easy DMS ist meiner Schätzung nach weit mehr als ein einfacher Dokumentenspeicher. Für Großunternehmen und Konzerne ist es ideal, vor allem, wenn du strengen Audits (z. B. nach NIS-2 oder DORA) unterliegst. Kleine Betriebe sollten genau hinschauen: Zwar kann sich das System auch bei wenigen Mitarbeitenden lohnen – etwa in der öffentlichen Verwaltung mit extrem hohem Belegaufkommen –, für das klassische KMU schießt man damit aber schnell mit Kanonen auf Spatzen.

Was macht easy DMS besonders gut?

Zu den größten Stärken von easy DMS gehören die starke KI, die zertifizierte Rechtssicherheit und die clevere Hybrid-Technologie.

Ein Highlight ist nach meiner Einschätzung der “Hybrid Connector”. Er erlaubt es dir, sensible Dokumente lokal im eigenen Netzwerk zu behalten, und trotzdem von Prozessen wie der KI-Klassifizierung zu profitieren. Diese Prozesse laufen dennoch (verschlüsselt) in der Cloud ab, um Rechenleistung zu sparen.

Die KI extrahiert Metadaten von Dokumenten scheinbar mit einer hervorragenden Genauigkeit.

Interessant: Mit dem KI-Dokumenten-Chat stellst du der easy KI Fragen zu deinen Dokumenten in natürlicher Sprache. Die KI beantwortet die Fragen in Echtzeit und liefert dir prägnante Zusammenfassungen zu deinen Rechnungen, Verträgen und Co.

Was kann easy DMS nicht gut?

Die Ersteinrichtung ist komplex, die Kosten intransparent und der Support teilweise kostspielig.

Die hohe Komplexität bei der Einrichtung stellt eine spürbare Hürde dar. Einige bestehende Nutzer:innen berichten von einem zeitintensiven Setup.

Immerhin: Um die laufenden Betriebs- und Supportkosten überschaubar zu halten, bietet easy gestaffelte Managed-Service-Modelle (ab 225 € bzw. 295 € mtl. je nach Hosting-Modell). Das nimmt dem internen IT-Team die administrative Last, löst aber nicht das Thema der individuellen Ersteinrichtung.

Das sagt der Anbieter dazu:

Die Einrichtung des DMS ist mit Aufwand und Know-How verbunden, da es hier um komplexe und individuelle Workflows geht. Die Standard-Lösungen easy archive, easy contract, easy invoice und easy hr sind einfacher händelbar und kommen in einer Standardkonfiguration, die schlüsselfertig eingesetzt werden kann.

Ärgerlich finde ich außerdem die intransparente Preisgestaltung. Da der Hersteller keine standardisierten Tarife veröffentlicht, sondern jedes Projekt individuell kalkuliert, ist eine schnelle Budgetierung im Vorfeld kaum möglich.

In der Praxis liegen die Kosten für professionellen DMS-Lösungen für den Mittelstand inklusive Einrichtung oft im vier- bis fünfstelligen Bereich.

Wann würde ich dir easy DMS empfehlen?

Ich empfehle easy DMS größeren mittelständischen Unternehmen und Konzernen mit komplexen und dokumentenintensiven Prozessen.

Besonders interessant könnte easy DMS für dich sein, wenn …

• … du täglich riesige Mengen an Belegen und Rechnungen verarbeitest und Freigabezeiten beschleunigen willst.
• … wenn du dein Dokumentenmanagement und Personalmanagement abteilungsübergreifend in einem System ohne Datenbrüchen bündeln möchtest.
• … wenn dein Unternehmen bereits in einer SAP- oder Microsoft-Infrastruktur zuhause ist.
• … wenn sensible Daten auf deinem eigenen Server verbleiben aber trotzdem in der Cloud verarbeitet werden sollen.
• … du eine hochsichere DMS-Lösung suchst, die administrative Betriebsverantwortung aber komplett an Experten auslagern möchtest (Managed Services).

Meine Einschätzung: easy DMS kann zwar auch Referenzen kleinerer Teams vorweisen, die easy DMS erfolgreich nutzen – beispielsweise in der öffentlichen Verwaltung mit nur 9 Mitarbeiter:innen. Für kleinere Betriebe, Freiberufler:innen oder Start-ups halte ich das Tool allerdings prinzipiell für überdimensioniert.

Hier ist nicht die reine Mitarbeiterzahl entscheidend, sondern die Komplexität deiner Prozesse. Wer auch als kleines Team gigantische Aktenberge und starre Freigaben bewältigen muss, kann von easy DMS profitieren. Für das “normale” Kleinunternehmen erscheint die Lösung dagegen zu mächtig.

Wenn du nur eine einfache, kostengünstige Archivierung suchst, solltest du besser zu schlanken Alternativen wie ecoDMS oder DocuWare greifen – oder dich einmal in meinem Test der besten Cloud-Speicher-Lösungen umschauen.

Wie viel kostet easy DMS?

easy DMS hat keine öffentlich einsehbare Preisgestaltung oder Preisbeispiele; Preise erfährst du direkt vom Anbieter auf Anfrage.