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otris contract

Vertragsmanagement

5
(10)

Fazit der Redaktion

otris contract ist ein umfassendes Vertragsmanagement Tool zur Vertragsorganisation. Dazu gehören Erstellung, Verwaltung und die abschließende Archivierung. Die Software speichert die Verträge in einer zentralen Datenbank, die sich schnell und einfach durchsuchen lässt. Darüber hinaus bietet die Anwendung zahlreiche interessante Funktionen für Unternehmen jeder Branche. Einziger Minuspunkt: Bislang gibt es keine Möglichkeit, elektronische Signaturen zu verwenden.

  • Cloud-basiert
  • Erinnerungsfunktion
  • Revisionssichere Archivierung
  • Keine elektronische Unterschrift
  • Nicht für Privatanwender geeignet
Maren Strauß
Redakteurin von trusted

Für wen ist otris contract geeignet?

otris contract eignet sich weniger für Einzelpersonen als vielmehr für Unternehmen jeder Größe sowie Konzerne, die ein umfassendes Vertragsmanagementsystem wünschen.

Welche Funktionen bietet otris contract?

Die Vertragsmanagementsoftware otris contract bietet Ihnen sämtliche Funktionen über den gesamten Vertragslebenszyklus an. Dazu gehören neben der Vertragserstellung auch die Verwaltung und die anschließende Archivierung.

Zentrale Datenbank

otris contract speichert die Verträge in einer zentralen Datenbank jeweils in einer digitalen Vertragsakte. Darin sichern Sie auch weitere zum Vertrag gehörende Dokumente – zum Beispiel E-Mails und E-Mail-Anhänge. Korrespondenz leiten Sie direkt aus Ihrem E-Mail-Programm in das Vertragsmanagementtool weiter. Ihnen steht eine Volltextsuche zur Verfügung, mit der Sie die gewünschten Dokumente schnell wiederfinden. Für bessere Ergebnisse speichern, filtern oder sortieren Sie Ihre Suchanfragen.

Sie haben die Möglichkeit, eine Texterkennungssoftware (OCR) als Erweiterung zu nutzen. Damit indizieren Sie digitale Dokumente wie PDFs und machen sie der Volltextsuche zugänglich.

Erinnerung an Fristen

otris contract erinnert Sie automatisch an vorher eingestellte Vertragsfristen, zum Beispiel für eine Verlängerung oder Kündigung. Sie erhalten eine E-Mail-Erinnerung. Reagieren Sie nicht auf die Fristenerinnerung, setzt ein sogenannter „Eskalationsworkflow“ ein. Das System benachrichtigt dann andere zuvor festgelegte Personen, damit Ihr Unternehmen die Vertragsfrist auf keinen Fall versäumt.

Verwaltung von Berechtigungen

Single Sign-on (SSO)

„Single Sign-on“ (SSO) bedeutet, dass Sie sich einmalig bei einem Dienst oder auf dem Computer authentifizieren. Anschließend nutzen Sie weitere Anwendungen, ohne sich gesondert dafür anmelden zu müssen.

Die Vertragsmanagementsoftware enthält eine Benutzerverwaltung, mit der Sie festlegen, welcher Mitarbeiter welche Inhalte lesen und nutzen darf. Sie haben die Möglichkeit, Anmeldeinformationen wie Passwörter aus einem zentralen Verzeichnis wie Microsoft Active Directory zu importieren und bei otris contract zu verwenden. Das Tool unterstützt außerdem Single Sign-on.

Reportings

Mit den in der zentralen Datenbank hinterlegten Daten erstellt otris contract bei Bedarf oder automatisch Auswertungen. Diese lassen sich verdichten und sortieren. Die Software stellt die Ergebnisse je nach Ihrer Vorgabe tabellarisch oder als Diagramm dar und gestaltet sie auf Wunsch in Ihrem Corporate Design.

Benutzerfreundlichkeit von otris contract

otris contract hat ein übersichtliches Dashboard und ermöglicht eine leichte Einarbeitung. Die Software lässt sich außerdem flexibel an die besonderen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, zum Beispiel hinsichtlich der Begrifflichkeiten beim Vertragsmanagement. Sie installieren die Software in Ihrem internen IT-System oder nutzen sie als Cloud-Lösung.

Das kostet otris contract

Bei otris contract stehen Ihnen drei Editionen zur Verfügung. Preise erfahren Sie auf Anfrage beim Hersteller.

Standardalle Grundfunktionen mit zentraler Ablage, Überwachung von Vertragsfristen, Berechtigungsverwaltung
Enterprisezusätzlich: Abbildung von umfangreichen Konzernstrukturen, Vertragscontrolling, Vermerke in den digitalen Vertragsakten, Verschlüsselung der Dateiablage, Möglichkeiten zur Individualisierung der Software
Enterprise pluszusätzlich: Abbildung von Arbeitsabläufen, Business-Intelligence-Reports, Erweiterung zu Dokumentenmanagementsystem

Zusätzlich können Sie spezielle Erweiterungen zu Ihrem Tarif buchen. Dazu gehören:

  • FACTORY zum Import von Dateien und Daten
  • OCR zur automatischen Texterkennung
  • OFFICE zur Integration von Microsoft-Office- und E-Mail-Anwendungen
  • CHRONIK zur revisionssicheren Archivierung Ihrer Dokumente
  • CONNECTOR als Schnittstelle zu anderen Softwarelösungen

Hilfsmöglichkeiten bei otris contract

Vor dem Kauf können Sie sich zu einer Online-Demo anmelden, bei der Sie die Software kennenlernen. Darüber hinaus bietet otris Schulungen für Gruppen oder Einzelpersonen an. Das Training richtet sich an Anwender und Administratoren. Sie erreichen den Support telefonisch und per Online-Formular.

Zusammenfassung

otris contract eignet sich vor allem für Unternehmen oder große Konzerne, die eine leistungsstarke Vertragsmanagementsoftware suchen. Die Anwendung bietet zahlreiche Funktionen, welche die Erstellung und Verwaltung von Verträgen einfach und bequem gestalten. Verträge lassen sich unter anderem revisionssicher archivieren – an dieser Stelle bietet otris contract den Komfort eines Dokumentenmanagementsystems. Trotz des großen Leistungsumfangs ist die Software einfach zu bedienen und der Umgang leicht zu erlernen. Im Vergleich zur Konkurrenz fehlt jedoch eine wichtige Funktion: Die elektronische Unterschrift ist bislang noch nicht möglich.

Bewertungsquellen

Über otris contract

otris contract ist ein Produkt der otris software AG mit Sitz in Dortmund. Sie wurde 1998 als o3s Object Oriented Software Solutions & Services GmbH & Co. KG von Dr. Frank Hofmann und Dr. Christoph Niemand gegründet, die zuvor an der Ruhr-Universität Bochum wissenschaftlich tätig waren. 2000 erfolgte die Umbenennung. otris contract wurde 2005 vorgestellt. Neben diesem Programm bietet die Firma auch weitere Softwarelösungen für Unternehmen an.

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