otris contract ist deine professionelle Vertragsmanagement-Software aus Deutschland für mittlere bis große Unternehmen. Das Tool liefert einen großen Funktionsumfang und kann als kleine Besonderheit sowohl SaaS als auch On-premise betrieben werden. otris contract glänzt außerdem mit einer integrierten KI-Unterstützung, individuellen Workflows und leistungsstarkem Reporting.

Kleiner Wermutstropfen: Die Software ist nicht ganz günstig und somit eher ein Kandidat für mittlere bis große Unternehmen.

otris contract ist eine CLM-Lösung, die vor allem für die Anforderungen großer Unternehmen konzipiert wurde

Screenshot: trusted.de

Quelle: otris.de

Ich habe mir otris contract für dich genauer angeschaut und liefere dir hier einen Überblick über Funktionen und Features und was du damit anstellen kannst:

otris contract organisiert die Dokumenten- und Vertragsablage in einem klassischen Ordnersystem. Je nach Edition bzw. Tarif haben User dabei auch Zugriff auf komplexe Ordnerbäume. So lassen sich dann auch Gesellschaften, Unterorganisationen, Standorte oder auch Teams bzw. Abteilungen.

Das Tool unterstützt unterschiedliche Dateiformate. So können Verträge und Dokumente nicht nur als PDFs, sondern auch als Word- oder Excel-Dateien hochgeladen und revisionssicher abgelegt werden. otris contract erfasst dabei nicht nur die eigentlichen Verträge, sondern übernimmt auch automatisch die Versionierung und die gesamte dazugehörige Korrespondenz.

Ein besonders gelungenes Feature ist der Foto-Upload: gerade unterzeichnete Verträge lassen sich bequem per Fotoaufnahme ins System laden und abspeichern. Cool!

otris contract hat einen vollwertigen Dokumenten- bzw. Texteditor wie in ihn z.B. auch fynk oder PACTA vorweisen können. Allerdings kannst du Vertragsvorlagen hochladen und im System für den Schnellzugriff hinterlegen. Nach exakten Vorgaben lassen sich Verträge dann problemlos individualisieren und rechtssicher anpassen.

Außerdem können User eine Inhalte-Bibliothek mit Textblöcken- oder Bausteinen anlegen. Das eignet sich besonders für bestimmte Vertragsklauseln, die standardmäßig enthalten sein müssen oder häufig verwendete Formulierungen. Praktisch und erhöht natürlich die Geschwindigkeit der Vertragserstellung.

Wie oben kurz angeschnitten können User verschiedene Hierarchien und Organisationsebenen wie Abteilungen und Standorte mit otris contract abbilden. In Kombination mit Zugriffsberechtigungen und individuellen Rollen lassen sich so Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche sauber organisieren.

Zusätzlich erlaubt otris contract die Erstellung komplexer Workflows, etwa für Freigabe- und Überprüfungsprozesse von Vertragsentwürfen. Im Tarif “Enterprise plus” sind dann auch erweiterte Workflows für andere Aktentypen und unternehmensinterne Prozesse möglich.

otris contract vereinfacht das Vertragsmanagement zudem durch eine automatische Termin- und Fristenüberwachung mit Erinnerungsfunktion.

otris contract unterstützt grundsätzlich nur qualifizierte elektronische Unterschriften (QES) und arbeitet hier mit verschiedenen Signaturplattformen zusammen (DocuSign, FP Sgin). User von otris contract müssen hier also eine entsprechende Lizenz des ausgewählten Signaturdienstleister erwerben.

Der Signaturvorgang an sich wird dann über die jeweilige Plattform abgewickelt. otris erkennt unterzeichnete Dokumente automatisch und ordnet sie der passenden Vertragsakte zu.

otris contract liefert ein für CLM-Tools vergleichsweise starkes Reporting. User können per Mausklick benutzerdefinierte Berichte, Analysen und Prüfungen erstellen und auswerten. Das System erfasst beispielsweise Vertragswerte, Erträge und Zahlungen und ordnet sie selbstständig den entsprechenden Verträgen zu. Auch wiederkehrende Zahlungen erkennt otris contract problemlos und ermöglicht so eine saubere Auswertung von Aufwänden, Erträgen und die Einhaltung von Budgets. Die Reportings lassen sich übrigens sowohl grafisch als auch tabellarisch darstellen.

Wie viel kostet otris contract?

otris contract kostet ab monatlich 490 € als cloudbasierte und ist in drei verschiedenen Editionen bzw. Leistungspaketen erhältlich. Ab “Enterprise” können User die Anwendung auch als On-premise auf eigener Server-Infrastruktur betreiben. Die Preise für On-premise-Lösungen erfahren Interessent:innen im Vertriebsteam von otris.

Der “Standard”-Tarif startet als SaaS-Lösung bei 490 € pro Monat und bietet den grundlegenden Leistungsumfang. Mit “Enterprise” sind dann erweiterte Berechtigungskonzepte und zusätzliche Funktionen verfügbar. “Enterprise” kostet monatlich ab 990 €. Preise für den vollen Funktionsumfang von “Enterprise plus” erfährst du auf Nachfrage im Vertrieb.

Eine Übersicht der verfügbaren Leistungspakete von otris contract

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Quelle: otris.de

Alle Cloud-Lösungen von otris werden über Server in Deutschland betrieben, die nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert sind. Betreiber der Rechenzentren ist der Anbieter bytemine.

Datenübertragungen sind mit TLS-128 verschlüsselt. otris contract ist DSGVO-konform und bietet eine eigene Datenschutz-Software für Unternehmen unter dem Namen “otris privacy” an.

otris bietet für Kund:innen telefonischen Support und über E-Mail. Außerdem haben User Zugriff auf ein Kundenportal mit Handbüchern, Produktdokumentationen und News zu Updates und Neuigkeiten. Für den Self-Service steht ein FAQ-Bereich zur Verfügung und der Anbieter hat zudem einige Lernvideos/Tutorials auf seinem YouTube-Kanal bereitgestellt.