Fazit der Redaktion
Contract Alert erleichtert die Verwaltung von Verträgen und erinnert rechtzeitig an ablaufende Fristen. Für Freelancer und kleine Unternehmen, die bis zu 100 Verträge verwalten, ist ein günstiges Einsteigerpaket verfügbar. Doch auch große Unternehmen profitieren von der zentralen Datenbank zur Vertragsverwaltung. In Contract Alert greifen Sie standortübergreifend auf die aktuellste Vertragsversion zu und automatische E-Mails informieren über anstehende Arbeitsschritte, was dem Workflow zugutekommt.
- Einfache Bedienung
- Günstiges Einsteigerpaket
- Automatische Workflows
- Als Cloud- oder On-Premises-Lösung
- Keine elektronische Signatur
- Wenige Hilfsmöglichkeiten
Für wen ist Contract Alert geeignet?
Das Vertragsmanagement Tool Contract Alert wird sowohl von kleinen als auch großen, börsennotierten Unternehmen unterschiedlichster Branchen eingesetzt – von einzelnen Abteilungen, im gesamten Betrieb und ggf. auch standortübergreifend.
Welche Funktionen bietet Contract Alert?
Die Limited Edition von Contract Alert gibt es nur als Cloud-Lösung, die Full Edition zusätzlich als On-Premises-Variante. Der Funktionsumfang ist dabei derselbe, bei der limitierten Version ist lediglich die Anzahl der Nutzer und Verträge begrenzt.
Zentrale Ablage von Daten
Mit Contract Alert nutzen verschiedene Abteilungen oder Firmenstandorte eine gemeinsame Datenbank. So ist stets die aktuellste Version eines Vertrags einsehbar und durch den datierten Änderungsverlauf mit Benutzerangabe nachvollziehbar.
Suchen, Sortieren und Filtern
Contract Alert verfügt über eine freie Textsuche und eine Filtersuche, zu der eigene Kriterien hinzugefügt werden können. Gelöschte Verträge sind bei Bedarf weiterhin abrufbar.
Individuelle Benutzerrechte
Vertragsdokumente lassen sich Abteilungen zuordnen und Mitarbeiter mit Schreib- sowie Leserechten ausstatten. So haben stets nur die Verantwortlichen Zugriff auf die Unterlagen.
Erinnerungsfunktion
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen vor Ablauf von Vertragsfristen ermöglichen fristgerechtes Kündigen oder Neuverhandeln. Die Erinnerungen können auch als Kalenderansicht dargestellt werden.
Mit automatischen Workflow-Benachrichtigungen bietet Contract Alert eine Funktion, die über die übliche Ausstattung von Vertragsmanagementsoftwares hinausgeht.
Workflow-E-Mails
Contract Alert verfolgt Workflow-Prozesse und benachrichtigt verantwortliche Mitarbeiter per E-Mail, wenn der nächste Schritt im Arbeitsprozess ansteht. Wird ein Benutzer aus Contract Alert gelöscht, ordnet die Software seine Termine und Verträge automatisch einem anderen Nutzer zu, sodass keine Tasks unberücksichtigt bleiben.
Vertragsgenehmigung
Vor Abschluss eines Vertrags können Sie das Dokument von der Rechtsabteilung oder anderen Instanzen absegnen lassen. Kommentare und Benutzervermerke machen die Genehmigungshistorie nachvollziehbar.
Berichtsfunktion
Die Berichtsfunktion sortiert Kosten und Erlöse nach Standort sowie Abteilung und stellt sie pro Kalenderjahr oder Monat dar. Alle Beträge werden dabei in die eingestellte Währung umgerechnet. Die Berichte können bei Bedarf exportiert werden.
Dateiimport und -export
Scans, Worksheets und CSV-Daten lassen sich in Contract Alert importieren. Der Dateiexport als HTML oder Worksheet ist wiederum praktisch, wenn es etwa darum geht, Dokumente bei einer Wirtschaftsprüfung vorzulegen oder für Analysen und Budgetrechnungen zu verwenden.
Benutzerfreundlichkeit von Contract Alert
Contract Alert bietet alle Vorteile einer Cloud-Lösung: Es kann jederzeit von überall über den Browser bedient werden; Installationen oder Updates sind nicht notwendig und Back-ups werden automatisch erstellt. Wer Contract Alert als On-Premises-Variante nutzen möchte, benötigt dazu PHP mit ionCube-Verschlüsselung und MySQL. Contract Alert kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden, die Testphase endet automatisch ohne weitere Verpflichtungen.
Nutzer der Full Edition von Contract Alert können sich zwischen der Cloud-Anwendung und der Lokalinstallation entscheiden.
Das kostet Contract Alert
Die Limited Edition ist für 45 Euro netto pro Monat erhältlich. Mit maximal 3 Benutzern und 100 Verträgen, aber vollem Funktionsumfang ist sie für Einsteiger ins Vertragsmanagement geeignet. Sie ist nur als Cloud-Anwendung verfügbar.
Die Full Edition bietet ab 130 Euro netto monatlich den Umgang mit einer unbeschränkten Zahl von Verträgen sowie mehr als 5 Benutzern Zugang. Sie ist sowohl als Cloud-Lösung als auch als lokale Installation verwendbar.
Die AGB von Contract Alert sind online nicht einsehbar - als Neukunde fehlen Ihnen so Informationen zu Laufzeiten, Kündigungsfristen und sonstigen Vertragsbedingungen, das ein wenig intransparent anmutet. Detaillierte Informationen gibt es erst im Gespräch mit dem Anbieter.
Verbindliche Preise, Laufzeiten und Kündigungsfristen sowie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind beim Anbieter zu erfragen.
Hilfsmöglichkeiten bei Contract Alert
Die Hinweise auf den Support könnte Contract Alert auf seiner Website prominenter platzieren: Anschrift, Telefonnummer, Fax und E-Mail-Adresse sind eher unauffällig im Impressum untergebracht; der Hinweis auf den Telefonsupport erscheint erst beim Klick auf die kostenlose Testversion.
Der Hinweis auf den Telefonsupport wird erst beim Klick auf den Button zur kostenlosen Testversion angezeigt.
Zusammenfassung
Contract Alert ist eine Vertragsmanagementsoftware mit umfangreichen Funktionen, die für eine kleine Anzahl von Benutzern mit begrenztem Vertragsvolumen zum günstigen Einsteigerpreis oder als unlimitierte Version verfügbar ist. Wer Wert auf eine elektronische Signatur legt, findet bei anderen Anbietern eine passendere Lösung; doch sprechen Workflow-Benachrichtigungen, automatische Fristerinnerungen und die leichte Bedienbarkeit für Contract Alert. Ein Manko der Anbieterwebsite ist, dass sie abgesehen vom Telefonsupport wenig Hilfsmöglichkeiten bietet - über Full Support können Sie sich also erst als zahlender Kunde freuen.
