ContractHero ist eine leistungsstarke Vertragsmanagement-Software aus den USA und wird von so namhaften Verbandsorganisationen wie der UEFA eingesetzt. Klar auf die Anforderungen in großen Unternehmen und Konzernen zugeschnitten, ist die Software für Selbstständige und kleine Firmen eher ungeeignet.

ContractWorks ist nicht ganz billig, liefert dafür aber auch einen stattlichen Funktionsumfang

Screenshot: trusted.de

Quelle: contractworks.com

Ich habe ContractWorks unter die Lupe genommen und mir dabei Funktionen und Features der Anwendung etwas genauer angeschaut. Mehr Informationen zu ContractWorks und was du damit anstellen kannst, findest du hier:

ContractWorks ermöglicht die Einrichtung und Organisation von komplexen Ordnerstrukturen. Deine Verträge legst du also nicht bloß in einer großen Liste ab, sondern kannst sie direkt einem Arbeitsbereich, einer Abteilung oder einem bestimmten Team zuordnen. Große Unternehmen können so auch Standorte und Tochtergesellschaften sauber abbilden - gleiches gilt natürlich für Holdings etc.

Je nach Tarif können User 2.500, 10.000 oder unbegrenzt viele Dokumente und Verträge mit ContractWorks verwalten und revisionssicher ablegen. Auch hier sieht man den Zuschnitt der Software auf große Unternehmen. Zum Vergleich: ContractHero integriert im kleinsten Tarif gerade einmal 300 aktive Dokumente.

ContractWorks hat in der jüngsten Vergangenheit mit einigen Updates nachgelegt und verfügt mittlerweile auch über einen vollwertigen Vertrags- bzw. Texteditor. Das ganze läuft modular ab: User können sich bei Textbausteinen und ganzen Textblöcken bedienen (etwa für wichtige Klauseln, häufige Formulierungen etc.), die KI von ChatGPT-3 nutzen und auf Vorlagen zurückgreifen.

Der Anbieter verspricht eine blitzschnelle Vertragserstellung in unter 5 Minuten - das kann aber nur funktionieren, wenn man vorher etwas Zeit investiert und ContractWorks optimal aufsetzt.

User können in einem Kollaborationsmodus gemeinsam an Dokumenten und Vertragsentwürfen arbeiten und dabei Änderungsvorschläge in Echtzeit einbringen oder genehmigen. Außerdem lassen sich “Smart-Workflows” einrichten, etwa für die Zuweisung, Überprüfung und Genehmigung neuer Verträge. Allerdings sind diese nützlichen Features nur im Tarif “Premium” enthalten - User anderer Editionen gehen hier leer aus.

Ansonsten liefert ContractWorks die erwartbaren Funktionen für Teams, Rollen, Zugriffsberechtigungen, Verantwortlichkeiten und automatische Erinnerungen (etwa für Fristen und Termine).

ContractWorks unterstützt fortgeschrittene elektronische Signaturen und vergibt hier je nach Tarif 5, 10 oder bis zu 20 Lizenzen. Allerdings ist ContractWorks bisher nicht eIDAS-konform und bietet auch keine Möglichkeit für qualifizierte elektronische Unterschriften.

Der Signaturprozess als solcher ist dann ziemlich cool gestaltet: User bzw. Vertragsparteien (auch externe) direkt im System Verträge prüfen und unterzeichnen. Einladung bzw. Versand per E-Mail entfällt also bei Bedarf komplett (ist aber möglich.)

Im Reporting und der Auswertung ist ContractWorks vergleichsweise gut aufgestellt und liefert neben Standard-Reportings zu Verträgen und Dokumenten auch benutzerdefinierte Berichte. Im Tarif “Premium” lassen sich sogar Rechnungen, Zahlungen und Budgets auswerten und überwachen. Außerdem können User wiederkehrende Berichte mit Automatisierungen zu festgelegten Zeitpunkten anfordern.

Wie viel kostet ContractWorks?

ContractWorks ist in drei unterschiedlichen Leistungspaketen und Tarifen erhältlich. Der Einstiegstarif “Standard” liefert dabei die Rumpffunktionen, bis zu 2.500 aktive Dokumente und unbegrenzte User (allerdings nur 5 Lizenzen für elektronische Unterschriften). Nutzer:innen, die auf KI-Funktionen und Automatisierungen und erweitertes Reporting zugreifen möchten, benötigen den Tarif “Premium”.

Der Tarif “Standard” ist ab 700 $ monatlich erhältlich und liefert die Grundfunktionen und 2.500 aktive Dokumente. Mit der Edition Professional für 900 $ pro Monat erweitern sich die Funktionen und User können bis zu 10.000 Dokumente verwalten. Der volle Funktionsumfang ist mit dem Tarif Premium für ab 2.000 $ monatlich erhältlich.

Hier die Tarife und einige der enthaltenen Funktionen und Features im Überblick:

Ein Überblick über die Tarife und Leistungspakete von ContractWorks

Screenshot: trusted.de

Quelle: contractworks.com

ContractWorks legt viel Wert auf Datenschutz und -sicherheit. Die Anwendung wird für Nutzer:innen der Europäischen Unionen über Server innerhalb der EU gehostet. Als Betreiber fungiert Amazon Web Services und alle Rechenzentren sind nach SOC 2 Type II zertifiziert. Datenübertragungen verschlüsselt das System mit AES-256.

Im Kundensupport ist ContractWorks etwas nachlässig, was für CLM-Anbieter aus den USA oder UK aber leider nicht ungewöhnlich ist. Zwar gibt es eine Hotline und auch einen E-Mailkontakt für UK/Europe, der dient aber eher dem Vertrieb und widmet sich keinen Supportanfragen. User mit Problemen müssen sich im (immerhin) gut aufgestellten Help Center informieren oder die Ressourcen-Bibliothek aufrufen.