Zielgruppe

ContractWorks ist für Unternehmen jeder Branche geeignet und findet etwa in Regierungsbehörden, im Gesundheitssektor, in produzierenden Unternehmen, im Non-Profit-Bereich und bei IT-Firmen Anwendung. Gerade für Unternehmen mit geringen Kapazitäten im Vertragsmanagement sind die unkomplizierte Implementierung und intuitive Bedienung mitunter von großem Vorteil.

Funktionsumfang

ContractWorks ist eine webbasierte Vertragsmanagementsoftware, deren Schwerpunkte auf der übersichtlichen Ablage von Verträgen, der automatischen Erinnerung an wichtige Termine und der elektronischen Unterzeichnung liegen.

Übersichtliche Ablage

ContractWorks besitzt eine Upload-Funktion, mit der Vertragsdokumente per Drag & Drop in einem zentralen Cloud-Datenspeicher abgelegt werden. Mit der Quick-Search-Funktion sind die in ContractWorks hinterlegten Verträge innerhalb weniger Sekunden aufzufinden.

Die Anzahl der Verträge, die Sie in ContractWorks speichern können, ist unbegrenzt. Auch bei der Anzahl der Nutzer gibt es keine Beschränkung.

Berechtigungsmanagement

Für den Zugriff auf Ordner und Unterordner können Sie in ContractWorks Berechtigungen festlegen. Auch welche Aktionen innerhalb der Ordner durchgeführt werden dürfen, lässt sich manuell einstellen.

Automatische Terminerinnerung

ContractWorks benachrichtigt Sie zu wichtigen Terminen mit einer Milestone Notification per E-Mail – so etwa vor dem Ablauf einer Frist oder an dem Tag, an dem Sie einen Vertrag nachverhandeln möchten.

Reporting

Mit der Berichtsfunktion von ContractWorks können Sie Ihr Portfolio an Verträgen nach selbst gewählten Parametern auswerten. Die Berichte können gespeichert, exportiert und geteilt werden.

Elektronische Signatur

Versenden Sie per E-Mail einen Link zu dem Dokument, das signiert werden soll. Der Empfänger kann seine Unterschrift elektronisch setzen – er muss sich dazu nicht einmal bei ContractWorks einloggen. Der Status der Dokumente, die Sie zur Unterzeichnung herausgegeben haben, wird in Echtzeit aktualisiert. Die unterzeichneten Dokumente werden in ContractWorks gespeichert.

Die Vertragserstellung ist mit ContractWorks nicht möglich: Die Software ist vor allem eine Datenbank mit praktischen Zusatzfunktionen.

Usability

ContractWorks ist eine Cloud-Anwendung, mit der Nutzer ihre Vertragsdokumente jederzeit und von überall über das Internet ansehen und bearbeiten können. Die Bedienung ist ausgesprochen unkompliziert; es ist kein spezielles Training notwendig. Die Software ist nur auf Englisch verfügbar, wird aber in zahlreichen Ländern unterstützt, darunter auch in Deutschland.

Der Anbieter SecureDocs, Inc. bietet neben der Vertragsmanagementsoftware auch den webbasierten SecureDocs Virtual Data Room, in dem Dokumente gespeichert und geteilt werden können.

Preise und Plans

ContractWorks ist per Abonnement für 3 Monate (600 USD pro Monat) oder 12 Monate (500 USD pro Monat) nutzbar. Bei beiden Varianten handelt es sich um Flatrates, die eine unbegrenzte Anzahl Nutzer und Dokumentenuploads abdecken.

Eingeschränkt ist lediglich die Anzahl der Nutzer, die eine Lizenz für die elektronische Signatur haben: Fünf Nutzer können Dokumente zur Unterzeichnung erstellen und versenden – die Unterzeichnung durch den Empfänger ist immer kostenlos möglich. Eine Lizenz für jeweils fünf weitere Nutzer kostet 1.200 USD im Jahr. Der Support ist inklusive.

Die Vertragsmanagementsoftware kann kostenlos getestet werden, hierfür ist keine Kreditkarte erforderlich.

Service und Support

Auf der Website des Anbieters finden sich ein FAQ-Bereich, ein Online-Kontaktformular und ein Telefonsupport. Eine Demo der Software lässt sich über ein Formular anfordern. Zudem gibt es einen Resources-Bereich mit E-Books, Case Studys und Webinaren rund ums Thema Vertragsmanagement.

Zusammenfassung

Wer eine Software sucht, mit der Verträge erstellt werden können, wird bei ContractWorks nicht fündig. Dafür sind die Kernfunktionen einer Datenbank umso besser durchdacht: Dokumenten-Upload per Drag & Drop, übersichtliche Ablage inklusive Suchfunktion und Berichten, Terminerinnerungen und die Möglichkeit der elektronischen Unterzeichnung sorgen für ein unkompliziertes Vertragsmanagement ohne lange Einarbeitung. Damit sich die Kosten für die Flatrate rechnen, sollte ein gewisses Vertragsvolumen vorhanden sein – dann aber bietet ContractWorks ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.