ContractHero gehört zu den CLM-Tools, die vor allem die digitale Vertragsverwaltung und die elektronische Signatur im Blick haben. Features für die Vertragserstellung direkt im Tool sollen erst mit einem zukünftigen Update integriert werden. Unternehmen, die ihre Vertragsablage und -Abwicklung digitalisieren wollen, finden aber jetzt schon in ContractHero eine zuverlässige und einfach zu bedienende Vertragsmanagement-Software.

ContractHero ist eine deutsche CLM-Lösung und vollständig DSGVO-konform

Screenshot: trusted.de

Quelle: contracthero.com

Ich habe ContractHero für dich getestet und zeige dir die wichtigsten Funktionen und Merkmale der Anwendung im Überblick:

Die Ablage von Verträgen und Dokumenten ist in ContractHero ganz simpel über eine fortlaufende Listenansicht organisiert. User können hier benutzerdefinierte Spalten und Felder hinzufügen undso weitere Metadaten oder Labels/Tags anzuzeigen. Außerdem arbeitet ContractHero mit Kategorien: bereits beim Upload neuer Dokumente kannst du also entscheiden, in welcher Vertragskategorie ein bestimmter Vertrag eingeordnet werden soll.

Das gibt der Listenansicht etwas mehr Struktur und über die einzelnen Farbcodes der Kategorien wird auch die Sichtbarkeit verbessert. Eine eigene Ordnerstruktur mit Unterordnern usw. lässt sich mit ContractHero aber nicht abbilden: Fans einer Ordnerablage müssen also in den sauren Apfel beißen und mit der Listenansicht vorliebnehmen.

Übrigens: ContractHero gehört zu den KI-gestützten CLM-Softwares. Du kannst die KI beispielsweise für die Vertragsanalyse nutzen und sparst dir die manuelle Eingabe von Stamm- und Metadaten. Gerade wenn viel zu tun ist eine willkommene Unterstützung!

Dokumente und Verträge organisiert ContractHero in benutzerdefinierten Listenansichten

Screenshot: trusted.de

Quelle: contracthero.com

Eine kleine Besonderheit von ContractHero dir mir positiv aufgefallen ist: Das Tool liefert eine vollwertige Kontaktdatenbank. Hier kannst du deine Vertragspartner und Kontakte übersichtlich listen und schnell auf benötigte Daten zugreifen. Fein!

Machen wir es also kurz und knapp: Für die einfache Vertragsverwaltung und das sehr gute Ablagesystem erhält ContractHero von mir für das Testkriterium “Ablage & Archivierung” die Teilnote 1,0 (sehr gut).

Für die Vertragserstellung direkt in der Anwendung liefert ContractHero bisher keinen Text- oder Dokumenteneditor. Zwar soll die Funktion mit einem baldigen Update verfügbar sein, bisher müssen User allerdings darauf verzichten. Verträge erstellst du in ContractHero also über den Upload eines fertigen Vertragsdokuments, dass du dann zur elektronischen Unterschrift vorbereiten kannst.

Zudem lassen sich mit ContractHero neue Vertragsunterlagen auf Basis vorgefertigter oder individuell angelegter Vertragsvorlagen erstellen.

Hierbei von einer wirklichen “Vertragserstellung” zu sprechen, fällt mir allerdings schwer. Auf diesem Sektor fahren Wettbewerber wie fynk oder PACTA deutlich beeindruckendere Geschütze auf. ContractHero hat allerdings bereits angekündigt, hier demnächst mit entsprechenden Features nachzurüsten. Bis es so weit ist, erhält das Tool in Sachen “Vertragserstellung” von mir die Note 3,9 (ausreichend).

ContractHero hat die Aufgabenverwaltung sehr gekonnt in das Tool integriert. Du kannst direkt in der Vertragsansicht einen beispielsweise bald auslaufenden Vertrag auswählen und in dann der Detailansicht eine Aufgabe erstellen. Also etwa “Vertragsverlängerung prüfen”, diese Aufgabe dann einem Teammitglied zuweisen und eine automatische Erinnerung einstellen.

Aufgaben erstellst du mit wenigen Klicks direkt im jeweiligen Vertrag oder in der Aufgabenübersicht

Screenshot: trusted.de

Quelle: contracthero.com

Automatisierung basieren wie in den meisten CLM-Anwendungen immer auf einem Start- und Enddatum eines Vertrages. So kannst du dann beispielsweise einstellen, dass dich das System selbstständig an Fristen und Vertragsänderungen erinnert. Das ganze geht genau wie die Aufgabenerstellung in wenigen Klicks und ist insgesamt sehr benutzerfreundlich aufgezogen.

ContractHero ermöglicht übrigens nicht nur die Erstellung von Teams und Nutzerrollen mit individuellen Zugriffsrechten, du kannst auch Unterorganisationen und Gesellschaften (etwa einer Holding) sauber abbilden. ContractHero ist damit mehrmandantenfähig.

In Sachen Kollaboration fehlt es ContractHero für mich eigentlich nur an einer Möglichkeit, Notizen oder Kommentare direkt im bzw. am Dokument zu hinterlassen. Davon abgesehen bietet das CLM-Tool alle nötigen Features für die Zusammenarbeit. Dafür gibt es für das Testkriterium “Workflow & Zusammenarbeit” von mir die Note 1,4 (sehr gut).

ContractHero unterstützt fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) gemäß eIDAS. Der Signaturvorgang an sich ist recht simpel einfach per Mausklick, du musst also nicht deine Unterschrift mit der Maus zeichnen oder ähnliches. Das Tool trackt dabei den gesamten Vorgang mit einem Audit, sodass du einen technischen Beweis für deine unterschriebenen Verträge hast.

ContractHero unterstützt fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Unterschriften

Screenshot: trusted.de

Quelle: contracthero.com

Andere Vertragsparteien lädst du ganz einfach per E-Mail ein, außerdem kannst du Abhängigkeiten und Reihenfolgen mit wenigen Klicks festlegen. Für qualifizierte elektronische Unterschriften arbeitet ContractHero mit D-Trust zusammen, die für Kundinnen in Deutschland die Identifizierung per VideoIdent-Verfahren abwickeln.

Die Einfache Elektronische Signatur (EES) gibt es bei ContractHero nicht. Das ist kein Beinbruch; denn die EES ist der “schwächste” Signaturtyp und lässt sich jederzeit durch eine FES ersetzen!

Für alltägliche Dokumente ohne gesetzliche Vorgaben wäre es trotzdem nett, eine unkomplizierte One-Click-Lösung zur Hand zu haben. Aber das ist Jammern auf hohem Niveau.

Die Möglichkeiten für digitale Signaturen in ContractHero sind im Kern sehr gut! Gestört hat mich nur erstens das Fehlen der EES, da so für jeden Signaturvorgang eine Authentifizierung nötig ist. Zweitens, dass ich mit ContractHero keine Signaturen im Bulk anfragen kann. Massen-Unterschriften gehören bei vielen Wettbewerbern bereits zum Standard. Ansonsten: Alles fein! Dafür gibt es im Testkriterium “Digitale Signatur” insgesamt die Note 1,8 (gut).

ContractHero liefert wie die meisten CLM-Softwares ein zentrales Dashboard, auf dem alle Informationen zusammenlaufen. Hier kann man auch (sofern eingerichtet) für einzelne Teams Ansichten einrichten. Das Dashboard zeigt nicht nur aktuelle Umsätze, Verträge und neu hinzugefügte Dokumente, sondern auch Aufgaben und aktuelle Aktivitäten.

Berichte oder benutzerdefinierte Berichte sind aber nicht möglich, entsprechend natürlich auch kein Berichtsexport.

Das zentrale Dashboard liefert vor allem einen guten Gesamtüberblick über Aufgaben, Aktivitäten und Vertragswerte

Screenshot: trusted.de

Quelle: contracthero.com

Im Vergleich ist das ein solides Standard-Reporting, das mir im Test völlig gereicht hat. Wer Verträge differenzierter auswerten möchte, dürfte aber etwas enttäuscht sein. Insgesamt gibt es daher die Note 2,3 (gut) für das Testkriterium “Auswertung & Reporting”.

ContractHero ist in drei unterschiedlichen Leistungspaketen bzw. Tarifen erhältlich. Die unterscheiden sich nicht nur in der Anzahl der verfügbaren Nutzerlizenzen und Vertragsdokumente, sondern auch im Funktionsumfang. Wer beispielsweise digitale Signaturen nutzen möchte, benötigt zwangsläufig den Tarif “Professional” oder höher.

User haben die Wahl zwischen drei verschiedenen Leistungspaketen mit unterschiedlichem Funktionsumfang

Screenshot: trusted.de

Quelle: contracthero.com

In Sachen Preisgestaltung ist der Anbieter nicht besonders transparent: Details zu den einzelnen Tarifen erfährst du auf Nachfrage im Vertriebsteam von ContractHero.

ContractHero Vertragsmanagement ist eine vollständig in Deutschland entwickelte und gehostete Vertragsmanagement-Plattform. Alle Daten werden auf sicheren Servern in europäischen Rechenzentren gespeichert, die nach ISO 27001 für IT-Sicherheit zertifiziert sind und modernsten Standards entsprechen.

Aber nicht nur die verwendeten Rechenzentren, sondern auch ContractHero selbst verfügt über ein Zertifikat nach ISO 27000. Das ist ein Alleinstellungsmerkmal im aktuellen Vergleich und macht ContractHero auch für Unternehmen mit den höchsten Sicherheitsanforderungen als Lösung interessant.

Ungewöhnlich: ContractHero verfügt nicht nur serverseitig, sondern auch als Unternehmen über eine ISO-Zertifizierung, die höchste Sicherheitsstandards bescheinigt

Screenshot: trusted.de

Quelle: contracthero.com

Der Serverstandort Europa garantiert außerdem vollständige Konformität mit den Bestimmungen der DSGVO. Das macht ContractHero zu einer hochgradig sicheren und datenschutzkonformen Vertragsmanagement-Lösung. Auch dank Features wie Single Sign-On und Multi-Faktor-Authentifizierung. So erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf die Vertragsdaten, die dazu berechtigt sind, die Daten einzusehen.

Automatische und regelmäßige Backups sorgen dafür, dass wichtige Vertragsdaten verlustsicher gespeichert werden und auch im Fall eines Ausfalls noch zugänglich bleiben.

Der hohe Sicherheits- und Datenschutzstandard und die sichere Verschlüsselung rechtfertigen für den Bereich “Sicherheit & Datenschutz” auf jeden Fall eine Teilnote von 1,0 (sehr gut). Hier macht ContractHero aktuell kein anderer getesteter Anbieter etwas vor.

ContractHero hat einen für CLM-Tools vergleichsweise breit aufgestellten und gut erreichbaren Kundensupport. Als Supportkanäle stehen E-Mail, ein Live-Chat und eine Telefonhotline zur Verfügung, wobei letztere montags bis freitags in den Geschäftszeiten von 8 bis 17 Uhr erreichbar ist. Die Antwortzeit ist mit knapp einer Stunde sehr gut und der Support macht durchweg einen kompetenten und hilfsbereiten Eindruck. Hier gibt es nichts zu bemängeln.

Für den Self-Service finden Kund:innen obendrein einen FAQ-Bereich und zahlreiche kostenlose Lernvideos und Videotutorials, inklusive Aufzeichnungen diverser Webinare.

Den Kundensupport von ContractHero bewerte ich abschließend mit einer Testnote von 1,0 (sehr gut).