Die Ablage von Verträgen und Dokumenten ist in ContractHero ganz simpel über eine fortlaufende Listenansicht organisiert. User können hier benutzerdefinierte Spalten und Felder hinzufügen und so weitere Metadaten oder Labels/Tags anzuzeigen. Außerdem arbeitet ContractHero mit Kategorien: bereits beim Upload neuer Dokumente kannst du also entscheiden, in welcher Vertragskategorie ein bestimmter Vertrag eingeordnet werden soll.
Das gibt der Listenansicht etwas mehr Struktur und über die einzelnen Farbcodes der Kategorien wird auch die Sichtbarkeit verbessert. Eine eigene Ordnerstruktur mit Unterordnern usw. lässt sich mit ContractHero aber nicht abbilden: Fans einer Ordnerablage müssen also in den sauren Apfel beißen und mit der Listenansicht vorliebnehmen.
Übrigens: ContractHero gehört zu den KI-gestützten CLM-Softwares. Du kannst die KI beispielsweise für die Vertragsanalyse nutzen und sparst dir die manuelle Eingabe von Stamm- und Metadaten. Gerade wenn viel zu tun ist eine willkommene Unterstützung!
Dokumente und Verträge organisiert ContractHero in benutzerdefinierten Listenansichten
Screenshot: trusted.de
Quelle: contracthero.com
Welche Daten und Infos du zu welcher Vertragskategorie auslesen willst, kannst du bei ContractHero selbst bestimmen. Dafür gibt es den “Feldbaukasten” in dem du ganz einfach definierst, welche Datenfelder für welche Vertragskategorie wichtig sind. Das Beste daran: Mithilfe von einfachen KI-Prompts kannst du die ContractHero-KI anweisen, die entsprechenden Felder automatisch aus dem Vertrag zu suchen und die Felder selbsttätig zu befüllen.
Mit dem Feldbaukasten definierst du, welche Datenfelder du aus deinen Verträgen auslesen willst – KI-unterstützt, versteht sich
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Ebenfalls KI-unterstützt ist die Vertragszusammenfassung, die hochgeladene Verträge automatisch für dich in natürlicher Sprache zusammenfasst, um dir einen noch schnelleren Überblick zu ermöglichen.
Die ContractHero-KI fasst dir auf Wunsch selbst die komplexesten Verträge übersichtlich und in natürlicher Sprache zusammen
Screenshot: trusted.de
Quelle: contracthero.com
Eine kleine Besonderheit von ContractHero die mir auch noch positiv aufgefallen ist: Das Tool liefert eine vollwertige Kontaktdatenbank. Hier kannst du deine Vertragspartner und Kontakte übersichtlich listen und schnell auf benötigte Daten zugreifen. Fein!
Ebenfalls stark ist das neue Ablage-Feature. Die Möglichkeit, einzelne Verträge in der Datenbank miteinander zu verknüpfen oder zu versionieren hat ContractHero schon länger. Seit Oktober 2024 verfügt die Plattform aber auch über eine Dateiablage an jedem Vertrag, um Dateien und Dokumente an Verträgen abzulegen, die selbst keine Verträge sind.
Rechnungen, Fotos/Bilder oder andere relevante Dokumente lassen sich so direkt am entsprechenden Vertrag verwalten.
Machen wir es also kurz und knapp: Für die einfache Vertragsverwaltung und das sehr gute Ablagesystem erhält ContractHero von mir für das Testkriterium “Ablage & Archivierung” die Teilnote 1,0 (sehr gut).