Das deutsche ContractHero gehört im aktuellen Test zu den am besten ausgestatteten CLM-Tools überhaupt. Das liegt auch an regelmäßigen Feature-Updates, die das Tool permanent um neue Funktionen erweitern. Im Fokus liegt zwar die einfache Vertragsverwaltung und der Signaturprozess; aber auch für die Vertragserstellung hat ContractHero mittlerweile nachgelegt.

ContractHero ist eine deutsche CLM-Lösung und vollständig DSGVO-konform

Screenshot: trusted.de

Quelle: contracthero.com

Ich habe ContractHero für dich getestet und zeige dir die wichtigsten Funktionen und Merkmale der Anwendung im Überblick:

Die Ablage von Verträgen und Dokumenten ist in ContractHero ganz simpel über eine fortlaufende Listenansicht organisiert. User können hier benutzerdefinierte Spalten und Felder hinzufügen und so weitere Metadaten oder Labels/Tags anzuzeigen. Außerdem arbeitet ContractHero mit Kategorien: bereits beim Upload neuer Dokumente kannst du also entscheiden, in welcher Vertragskategorie ein bestimmter Vertrag eingeordnet werden soll.

Das gibt der Listenansicht etwas mehr Struktur und über die einzelnen Farbcodes der Kategorien wird auch die Sichtbarkeit verbessert. Eine eigene Ordnerstruktur mit Unterordnern usw. lässt sich mit ContractHero aber nicht abbilden: Fans einer Ordnerablage müssen also in den sauren Apfel beißen und mit der Listenansicht vorliebnehmen.

Übrigens: ContractHero gehört zu den KI-gestützten CLM-Softwares. Du kannst die KI beispielsweise für die Vertragsanalyse nutzen und sparst dir die manuelle Eingabe von Stamm- und Metadaten. Gerade wenn viel zu tun ist eine willkommene Unterstützung!

Dokumente und Verträge organisiert ContractHero in benutzerdefinierten Listenansichten

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Welche Daten und Infos du zu welcher Vertragskategorie auslesen willst, kannst du bei ContractHero selbst bestimmen. Dafür gibt es den “Feldbaukasten” in dem du ganz einfach definierst, welche Datenfelder für welche Vertragskategorie wichtig sind. Das Beste daran: Mithilfe von einfachen KI-Prompts kannst du die ContractHero-KI anweisen, die entsprechenden Felder automatisch aus dem Vertrag zu suchen und die Felder selbsttätig zu befüllen.

Mit dem Feldbaukasten definierst du, welche Datenfelder du aus deinen Verträgen auslesen willst – KI-unterstützt, versteht sich

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Ebenfalls KI-unterstützt ist die Vertragszusammenfassung, die hochgeladene Verträge automatisch für dich in natürlicher Sprache zusammenfasst, um dir einen noch schnelleren Überblick zu ermöglichen.

Die ContractHero-KI fasst dir auf Wunsch selbst die komplexesten Verträge übersichtlich und in natürlicher Sprache zusammen

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Eine kleine Besonderheit von ContractHero die mir auch noch positiv aufgefallen ist: Das Tool liefert eine vollwertige Kontaktdatenbank. Hier kannst du deine Vertragspartner und Kontakte übersichtlich listen und schnell auf benötigte Daten zugreifen. Fein!

Ebenfalls stark ist das neue Ablage-Feature. Die Möglichkeit, einzelne Verträge in der Datenbank miteinander zu verknüpfen oder zu versionieren hat ContractHero schon länger. Seit Oktober 2024 verfügt die Plattform aber auch über eine Dateiablage an jedem Vertrag, um Dateien und Dokumente an Verträgen abzulegen, die selbst keine Verträge sind.

Rechnungen, Fotos/Bilder oder andere relevante Dokumente lassen sich so direkt am entsprechenden Vertrag verwalten.

Machen wir es also kurz und knapp: Für die einfache Vertragsverwaltung und das sehr gute Ablagesystem erhält ContractHero von mir für das Testkriterium “Ablage & Archivierung” die Teilnote 1,0 (sehr gut).

Das Thema “Vertragserstellung” hat ContractHero mit seinem letzten Update im Oktober 2024 stark ausgebaut. In meinem ursprünglichen Test verfügte die Plattform nicht über die Möglichkeit, eigene Vertragsunterlagen direkt in ContractHero zu erstellen. Das hat sich nun geändert:

Der neue Dokumenteneditor (integriert ab dem Professional-Tarif) ist simpel aber übersichtlich aufgebaut und erinnert an eine abgespeckte Version von MS Word. Hier kannst du eigene Vertragsvorlagen erstellen, formatieren und bei Bedarf mit Tabellen oder Bildern anreichern. Das funktioniert einfach und schnell, eben wie in einem klassischen Textprogramm.

Der Dokumenteneditor von ContractHero ist recht überschaubar, lässt dich aber trotzdem eigene Vorlagen für deine Verträge ähnlich wie in MS Word anlegen und formatieren

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Wirklich nützlich sind aber erst die Platzhalter. Jedes Datenfeld, das du in ContractHero pflegst – z.B. “Vertragspartner”, “Adresse”, “Telefonnummer”, Start- und Enddatum, etc. – lässt sich als Platzhalter auf deinen Vertragsvorlagen unterbringen. Legst du dann einen neuen Vertrag auf Basis einer Vorlage an, werden die Felder automatisch mit den Infos z.B. aus deiner Kontaktdatenbank gefüllt oder lassen sich in der Eingabemaske fix hinzufügen.

In der Vorlage eingebaute Platzhalter lassen sich schnell und einfach durch eigene Daten ersetzen; hier z.B. wurde der Platzhalter für den Vertragspartner durch den Namen der “Musterfirma” ausgetauscht

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Neue Vorlagen lassen sich auch im Format DOCX (aber leider nicht als PDF) importieren und im Editor bearbeiten, sodass du auch mit deinen existierenden Musterverträgen in ContractHero arbeiten kannst.

Das ist schon eine gute Sache und zeigt den Willen der Plattform zur Weiterentwicklung und Innovation!

Im Gegensatz zum Testsieger fynk, der einen noch umfangreicheren Editor im Gepäck hat, hat mir aber auch ein bisschen was gefehlt. So vermisse ich bei ContractHero (noch) die Möglichkeit, Freitextfelder auf Vertragsvorlagen zu platzieren, die z.B. vom Vertragspartner befüllt werden können – und damit editierbare PDFs zu erstellen. Das wäre z.B. für Vertragsverhandlungen und im Drafting-Prozess ein nützliches Feature.

Auch vorgefertigte Standard-Texte oder Klauseln bzw. eine Datenbank für Rechtstexte oder immer wiederkehrende Formulierungen bietet ContractHero aktuell nicht.

Mein Fazit dazu: Auch wenn Wettbewerber wie fynk oder PACTA noch die Nase vorn haben, hat ContractHero ordentlich nachgerüstet und nach dem jüngsten Update die wichtigsten Features für die Vertragserstellung an Bord. Da ContractHero stetig an der Software feilt, werden ggf. auch die noch bestehenden Lücken bald ausgemerzt; bis dahin erhält das Tool für die “Vertragserstellung” von mir die Note 1,7 (gut).

ContractHero hat die Aufgabenverwaltung sehr gekonnt in das Tool integriert. Du kannst direkt in der Vertragsansicht einen beispielsweise bald auslaufenden Vertrag auswählen und in dann der Detailansicht eine Aufgabe erstellen. Also etwa “Vertragsverlängerung prüfen”, diese Aufgabe dann einem Teammitglied zuweisen und eine automatische Erinnerung einstellen.

Aufgaben erstellst du mit wenigen Klicks direkt im jeweiligen Vertrag oder in der Aufgabenübersicht

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Automatisierung basieren wie in den meisten CLM-Anwendungen immer auf einem Start- und Enddatum eines Vertrages. So kannst du dann beispielsweise einstellen, dass dich das System selbstständig an Fristen und Vertragsänderungen erinnert. Das ganze geht genau wie die Aufgabenerstellung in wenigen Klicks und ist insgesamt sehr benutzerfreundlich aufgezogen.

Gut gelungen ist auch die revisionssichere Aktivitäts- und Änderungshistorie, die zu jedem Vertrag exakt sichert, wer wann was am Dokument gemacht oder bearbeitet hat. Hier lassen sich außerdem Notizen und Kommentare hinterlegen und Kolleg:innen per Erwähnung taggen.

Mithilfe der Notiz- und Kommentarfunktion lassen sich wichtige Fragen direkt am Dokument klären; außerdem werden hier alle Änderungen und Vorgänge revisionssicher aufgehoben

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ContractHero ermöglicht übrigens nicht nur die Erstellung von Teams und Nutzerrollen mit individuellen Zugriffsrechten, du kannst auch Unterorganisationen und Gesellschaften (etwa einer Holding) sauber abbilden. ContractHero ist damit mehrmandantenfähig.

In Sachen Kollaboration fehlt es in mir in ContractHero an so gut wie nichts. Daher vergebe ich hier die Note 1,1 (sehr gut).

ContractHero unterstützt fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) gemäß eIDAS. Der Signaturvorgang an sich ist recht simpel einfach per Mausklick, du musst also nicht deine Unterschrift mit der Maus zeichnen oder ähnliches. Das Tool trackt dabei den gesamten Vorgang mit einem Audit, sodass du einen technischen Beweis für deine unterschriebenen Verträge hast.

ContractHero unterstützt fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Unterschriften

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Andere Vertragsparteien lädst du ganz einfach per E-Mail ein, außerdem kannst du Abhängigkeiten und Reihenfolgen mit wenigen Klicks festlegen. Für qualifizierte elektronische Unterschriften arbeitet ContractHero mit D-Trust zusammen, die für Kundinnen in Deutschland die Identifizierung per VideoIdent-Verfahren abwickeln.

Die Einfache Elektronische Signatur (EES) gibt es bei ContractHero nicht. Das ist kein Beinbruch; denn die EES ist der “schwächste” Signaturtyp und lässt sich jederzeit durch eine FES ersetzen!

Für alltägliche Dokumente ohne gesetzliche Vorgaben wäre es trotzdem nett, eine unkomplizierte One-Click-Lösung zur Hand zu haben. Aber das ist Jammern auf hohem Niveau.

Die Möglichkeiten für digitale Signaturen in ContractHero sind im Kern sehr gut! Gestört hat mich nur erstens das Fehlen der EES, da so für jeden Signaturvorgang eine Authentifizierung nötig ist. Zweitens, dass ich mit ContractHero keine Signaturen im Bulk anfragen kann. Massen-Unterschriften gehören bei vielen Wettbewerbern bereits zum Standard. Ansonsten: Alles fein! Dafür gibt es im Testkriterium “Digitale Signatur” insgesamt die Note 1,8 (gut).

ContractHero liefert wie die meisten CLM-Softwares ein zentrales Dashboard, auf dem alle Informationen zusammenlaufen. Hier kann man auch (sofern eingerichtet) für einzelne Teams Ansichten einrichten. Das Dashboard zeigt nicht nur aktuelle Umsätze, Verträge und neu hinzugefügte Dokumente, sondern auch Aufgaben und aktuelle Aktivitäten.

Berichte oder benutzerdefinierte Berichte sind aber nicht möglich, entsprechend natürlich auch kein Berichtsexport.

Das zentrale Dashboard liefert vor allem einen guten Gesamtüberblick über Aufgaben, Aktivitäten und Vertragswerte

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Im Vergleich ist das ein solides Standard-Reporting, das mir im Test völlig gereicht hat. Wer Verträge differenzierter auswerten möchte, dürfte aber etwas enttäuscht sein. Insgesamt gibt es daher die Note 2,3 (gut) für das Testkriterium “Auswertung & Reporting”.

ContractHero ist in drei unterschiedlichen Leistungspaketen bzw. Tarifen erhältlich. Die unterscheiden sich nicht nur in der Anzahl der verfügbaren Nutzerlizenzen und Vertragsdokumente, sondern auch im Funktionsumfang. Wer beispielsweise digitale Signaturen nutzen möchte, benötigt zwangsläufig den Tarif “Professional” oder höher.

User haben die Wahl zwischen drei verschiedenen Leistungspaketen mit unterschiedlichem Funktionsumfang

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In Sachen Preisgestaltung ist der Anbieter nicht besonders transparent: Details zu den einzelnen Tarifen erfährst du auf Nachfrage im Vertriebsteam von ContractHero.

ContractHero Vertragsmanagement ist eine vollständig in Deutschland entwickelte und gehostete Vertragsmanagement-Plattform. Alle Daten werden auf sicheren Servern in europäischen Rechenzentren gespeichert, die nach ISO 27001 für IT-Sicherheit zertifiziert sind und modernsten Standards entsprechen.

Aber nicht nur die verwendeten Rechenzentren, sondern auch ContractHero selbst verfügt über ein Zertifikat nach ISO 27000. Das ist ein Alleinstellungsmerkmal im aktuellen Vergleich und macht ContractHero auch für Unternehmen mit den höchsten Sicherheitsanforderungen als Lösung interessant.

Ungewöhnlich: ContractHero verfügt nicht nur serverseitig, sondern auch als Unternehmen über eine ISO-Zertifizierung, die höchste Sicherheitsstandards bescheinigt

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Der Serverstandort Europa garantiert außerdem vollständige Konformität mit den Bestimmungen der DSGVO. Das macht ContractHero zu einer hochgradig sicheren und datenschutzkonformen Vertragsmanagement-Lösung. Auch dank Features wie Single Sign-On und Multi-Faktor-Authentifizierung. So erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf die Vertragsdaten, die dazu berechtigt sind, die Daten einzusehen.

Automatische und regelmäßige Backups sorgen dafür, dass wichtige Vertragsdaten verlustsicher gespeichert werden und auch im Fall eines Ausfalls noch zugänglich bleiben.

Der hohe Sicherheits- und Datenschutzstandard und die sichere Verschlüsselung rechtfertigen für den Bereich “Sicherheit & Datenschutz” auf jeden Fall eine Teilnote von 1,0 (sehr gut). Hier macht ContractHero aktuell kein anderer getesteter Anbieter etwas vor.

ContractHero hat einen für CLM-Tools vergleichsweise breit aufgestellten und gut erreichbaren Kundensupport. Als Supportkanäle stehen E-Mail, ein Live-Chat und eine Telefonhotline zur Verfügung, wobei letztere montags bis freitags in den Geschäftszeiten von 8 bis 17 Uhr erreichbar ist. Die Antwortzeit ist mit knapp einer Stunde sehr gut und der Support macht durchweg einen kompetenten und hilfsbereiten Eindruck. Hier gibt es nichts zu bemängeln.

Für den Self-Service finden Kund:innen obendrein einen FAQ-Bereich und zahlreiche kostenlose Lernvideos und Videotutorials, inklusive Aufzeichnungen diverser Webinare.

Den Kundensupport von ContractHero bewerte ich abschließend mit einer Testnote von 1,0 (sehr gut).