Fangen wir vielleicht mit dem besten an, was fynk zu bieten hat. Und das dürfte unzweifelhaft der Vertragseditor sein. Im Test habe ich mir angesehen, wie du damit Verträge und Vertragsvorlagen direkt in fynk erstellen kannst.

Das funktioniert überraschend gut! Der Editor belässt es nämlich nicht bei editierbaren Feldern für Unterschriften und die Anpassung von Vertragsdaten. Bei Bedarf konnte ich von A bis Z vollständige Verträge erstellen und hierfür mit leeren Dokumenten starten oder einfach eine passende Vorlage nutzen.

Mit dem Editor kannst du Verträge und Dokumente bequem aus Vorlagen erstellen und editieren

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Mit der Zeit kannst du dir so eine richtige Vorlagen-Bibliothek anlegen und die letzten Anpassungen einfach in der fynk-Oberfläche vornehmen. Und auch für Formulare (etwa zur Leadgenerierung) und Berichte ist der Editor bestens geeignet.

Die elektronische Signatur ist dann fast ein Kinderspiel. Ich musste nur passende Felder platzieren, die Vertragsparteien via E-Mail zur Signatur einladen und mit wenigen Klicks meine eigene Signatur setzen: fertig! Viel einfacher gehts nicht. Wo die Arbeit mit dem Vertragseditor ein bisschen Übung verlangt, dürften mit dem Signaturprozess auch komplett Neulinge gut zurechtkommen.

fynk unterstützt alle Typen von elektronischen Signaturen

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Der ganze Prozess lässt sich außerdem problemlos automatisieren. Über die entsprechende Konsole konnte ich auswählen, wer Verträge überprüfen und freigeben soll; das System übernahm dann die Benachrichtigung automatisch. Gerade für wiederkehrende Verträge eine enorme Erleichterung!

Auch die KI von fynk schafft es, die Konkurrenz auszustechen. Zum einen arbeitet sie einfach schneller und ich musste nur wenige Momente auf die Auswertung der Vertragsanalyse warten. Und zum anderen sind die Ergebnisse wirklich benutzerfreundlich aufbereitet und in Kategorien wie “Termine”, “Parteien” und “Klauseln” gelistet:

Die KI von fynk erkennt während der Vertragsanalyse Klauseln und rechtliche Formulierungen

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Und auch in so vermeintlich simplen Bereichen wie der Vertragsdatenbank hat das Entwicklerteam von fynk mitgedacht. Neben einer klassischen Tabellenansicht gibt es nur einen Klick weiter ein übersichtliches Kanban-Board mit allen Verträgen nach Status. So konnte ich sofort sehen, welche meiner Test-Verträge sich noch in Prüfung befanden, für welche eine Signatur nötig war, und so weiter.

Klar, das klingt jetzt vielleicht nicht nach dem großen Gamechanger. Aber gerade, wenn ein hohes Vertragsvolumen abzuarbeiten ist, lassen sich diese Prozesse mit dem Kanban-Board einfach übersichtlicher abbilden. Fein!

Besonders gut hat mir das Kanban-Board in der Vertragsansicht gefallen: so hast du alle Prozesse im Blick

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Ein klitzekleines Manko hat fynk für mich dennoch: Es gibt kein separates Archiv. Einmal archivierte Dokumente sind zwar revisionssicher und können nicht mehr bearbeitet werden; tauchen aber immer noch in der “normalen” Vertragsübersicht auf. Um abgeschlossene Vertragsprozesse wiederzufinden, musste ich daher die Datenbank entsprechend filtern.

Das mag Geschmackssache sein und ist auch sicher nicht kriegsentscheidend. Ich habe dennoch lieber eine klare Trennung zwischen Archiv und aktuellen Verträgen.

Dennoch ist fynk grundsätzlich benutzerfreundlich und hat eine ansprechende Oberfläche. Es ist also auch keine Raketenwissenschaft, mit fynk zurechtzukommen. Und schließlich lohnt es sich, ein wenig Zeit für die Einarbeitungsphase zu investieren, wenn dafür das Vertragsmanagement umso mehr Zeit einspart!

Besonders für Unternehmen, die ständig neue Verträge erstellen und verarbeiten müssen, sind die fynk-Funktionen wie Editor, KI-Analyse und Kanban-Vertragsboard eine nützliche Unterstützung im Vertragsmanagement.

Freelancer und Kleinstunternehmen aufgepasst: fynk bietet eine vergleichsweise günstige Edition mit Begrenzung auf 50 aktive Verträge und 2 Benutzerlizenzen: für kleine Teams oder Einzelkämpfer:innen völlig ausreichend!

ContractHero ist dabei im Grunde in drei simple Arbeitsbereiche gegliedert: Verträge, Aufgaben und Kontakte. Alle aktuellen Informationen aus diesen Arbeitsbereichen laufen auf dem zentralen Dashboard zusammen, das damit als Informationszentrale dient.

Das zentrale Dashboard liefert einen guten Überblick über Vertragswerte, aktuelle Aufgaben und Aktivitäten

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Gucken wir uns einmal die Vertragsverwaltung im Detail an:

Alle Verträge werden in ContractHero in einem großen Pool gelistet, der in einer klassischen tabellarischen Listenansicht daherkommt. Wenn du möchtest, kannst du benutzerdefinierte Spalten hinzufügen, um die Übersicht um zusätzliche Informationen zu erweitern. Also beispielsweise Fristen, Verantwortlichkeiten, Standorte oder Vertragswerte - eben genau das, was gerade benötigt wird.

Gut gefallen hat mir die Möglichkeit, Verträge in verschiedene Kategorien einzuteilen. Genau genommen führt daran auch kein Weg vorbei: bereits beim Import neuer Verträge musst du nämlich jeden Vertrag einer bestimmten Vertragskategorie zuweisen. So trennt ContractHero zwischen Arbeitsverträgen, Leasing- und Mietverträgen, Dienstleistungsverträgen und vielen mehr.

Jede Vertragskategorie hat in ContractHero einen eigenen Farbcode - das erleichtert die Zuordnung und bringt Ordnung rein! Du kannst aber auch eigene Labels und Tags definieren, um Verträge zu sortieren (und später leichter zu finden!).

Dank der Farbcodes lassen sich unterschiedliche Vertragskategorien gut erkennen

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Mit der integrierten KI wird dann die Erfassung von Stammdaten von Vertragsparteien, Fristen und Terminen zum Kinderspiel. Es kann zwar einige Stunden dauern, bis die automatische Vertragsanalyse Ergebnisse ausspuckt, aber das Feature konnte überzeugen. Bei Massenimporten und mehreren Dutzend Verträgen empfehle ich dir aber, die Analyse über Nacht laufen zu lassen - sonst wartest du nämlich wirklich eine Weile!

Aber auch die manuelle Vertragsverwaltung geht gut von der Hand: Die Konsole ist übersichtlich und du hast alle wichtigen Vertragsdaten und eine Dokumentenvorschau im Blick.

Stamm- und Metadaten zeigt das System genauso wie eine Dokumentenvorschau

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Mit dem neu hinzugekommenen Dokumenten-Editor lassen sich Verträge außerdem direkt in ContractHero erstellen. Dafür legst du individuelle Vorlagen mit Platzhaltern an, die du bei Bedarf automatisch mit den Daten (z.B. zu deinen Vertragspartner:innen) befüllen kannst.

Mit dem Dokumenten-Editor von ContractHero erstellst du eigene Vertragsvorlagen mit Platzhaltern – hier z.B. die Vertragspartner sowie das Start-Datum des Vertrags

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Im Vergleich zu einem fynk oder PACTA sind die Möglichkeiten hier noch ein wenig eingeschränkt; die wichtigsten Grundlagen für den Erstellungsprozess bringt ContractHero damit aber mit. Dadurch zeigt das Tool auch einen stetigen Willen zur Weiterentwicklung – denn im ursprünglichen Test haben diese Features noch gefehlt.

Allerdings hat ContractHero auch Lücken: Bulk-Aktionen für Signaturen sind bisher nicht verfügbar. Mich hat das im Test aber nicht weiter beeinträchtigt.

Auch der Signaturprozess ist, typisch ContractHero, unspektakulär und funktional.

Ansonsten hat ContractHero einige kleine Besonderheiten: Das Tool verfügt anders als die meisten Wettbewerber über eine eigene Kontaktdatenbank. Hier kannst du Vertragspartner und Kund:innen listen und direkt mit deinen Verträgen verknüpfen. Außerdem verzichtet ContractHero auf ein ausgelagertes Archiv. Heißt im Klartext: inaktive Verträge verbleiben in der Vertragsübersicht.

Die Kontaktdatenbank ist eine Besonderheit von ContractHero und im Alltag sehr nützlich

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Zugegeben, das ist etwas gewöhnungsbedürftig, hat aber auch Vorteile. Wenn du z.B. mit einem Dienstleister mehrere Verträge hast, von denen einige ausgelaufen sind, kannst du die älteren hier einfach anheften und bei Bedarf direkt unter dem aktuellen Vertrag hervorkramen. Du sparst dir also die Suche im Archiv und hast alle Verträge zu einzelnen Vertragspartner:innen an einem Ort.

Und natürlich lassen sich auch neue Verträge mit ContractHero prüfen, vorlegen und signieren. Wenn mit dem geplanten Update dann noch die Vertragserstellung mit Vorlagen und einem integrierten Editor möglich wird, dürfte ContractHero die allermeisten User wunschlos glücklich zurücklassen. Bonus: mit der integrierten Kontaktdatenbank hast du Daten deiner Vertragspartner gleich an Ort und Stelle.

Mir hat die Anwendung im Test sehr gut gefallen: einfach, effektiv und zuverlässig.

Ohne Integration von Drittanbieter-Lösungen für die Zahlungsabwicklung ist ContractHero aber nur bedingt für den Vertrieb, Shops und Online Seller geeignet. Hier gibt es mit moreflow – das ich nicht selbst getestet habe – oder DocuSign als Alternativen. Wer ein solides, einfach zu nutzendes Vertragsmanagement-Tool zu fairen Preise sucht, ist bei ContractHero ganz unabhängig von der Branche aber definitiv richtig gelandet.

Zentraler Arbeitsbereich in Docusign ist der Posteingang. Hier versendest (oder empfängst) du Vertragsdokumente (sogenannte “Umschläge”) und kannst u.a. unterscheiden zwischen abgeschlossenen Signaturprozessen und noch offenen Aktionen. Das ganze erinnert nicht von ungefähr an eine klassische Mail-Anwendung. Das macht die Sache einerseits ziemlich simpel für Neueinsteiger:innen, fand ich im Test allerdings auch gewöhnungsbedürftig.

Manage deine Verträge im “Posteingang” von Docusign

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Ich mag die aufgeräumte Oberfläche eines PACTA oder eines fynk ganz einfach lieber. Aber das mag Geschmackssache sein.

Für die Vorbereitung eines neuen Dokumentenumschlages konnte ich im Test entweder Dokumente importieren oder eine vorher bereits abgelegte Vorlage nutzen. Zur Auswahl standen die Dateiformate Word und PDF.

Mit dem integrierten Editor konnte ich Verträge aber auch direkt in Docusign erstellen. Ähnlich wie in fynk braucht man hier etwas Übung; dann funktioniert das Feature aber einwandfrei!

Mit dem Editor können User problemlos Vorlagen anpassen und Verträge vorbereiten

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Der eigentliche Versand ist dann nicht komplizierter als das Versenden einer Mail: Du gibst den Empfänger ein und schickst den Umschlag ab. Bei Bedarf kannst du weitere Verantwortliche hinzuziehen, eine Vor-Ort-Unterschrift anfordern oder bestimmte Personen in CC nehmen. Auch Massenaktionen sind möglich. Voraussetzung ist hierfür ist aber mindestens der Tarif “Business Pro”.

Wie oben bereits erwähnt verzichtet Docusign auf ein gesondertes Archiv: Alle Dokumente erfasst das Tool automatisch nach Status (“abgeschlossen”, “abgelehnt”, “storniert”). User können die gewünschten Dokumente dann einfach über die entsprechenden Ordner aufsuchen, verschieben oder auch löschen.

Sehr nützlich ist der Fortschrittsbalken, mit dem ich für jedes Dokument auf einen Blick den aktuellen Status erfassen konnte:

Der Status von Dokumenten-Umschlägen ist gut nachverfolgbar

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In Sachen Automatisierungen liefert Docusign die üblichen Funktionen: Der Versand von Dokumenten lässt sich vorausplanen und zu einem bestimmten Zeitpunkt terminieren. Auch Erinnerungen verschickt das System automatisch und nach Abschluss eines Vertrages erhalten alle Beteiligten eine Kopie der Vertragsdokumente und Anhänge.

Unterzeichner können sich in Docusign auch via SMS authentifizieren und sicher die Dokumente aufrufen und signieren. Das System trackt außerdem automatisch jeden Schritt des Signierungsprozesses und legt einen Nachweis als Protokoll in Echtzeit an. In Kombination mit der mobilen App kannst du also praktisch von überall aus Vertragsabschlüsse finalisieren. Stark!

Für die eigene Signatur liefert das Tool übrigens diverse Vorlagen. Auf Wunsch konnte ich aber auch eine eigene Signatur mit der Maus oder einem Smart Pen zeichnen oder eine eingescannte (echte) Unterschrift hochladen und dann elektronisch nutzen.

Docusign ist grundsätzlich eIDAS konform, qualifizierte Signaturen (QES) stehen allerdings nur Usern des teuersten Tarifs zur Verfügung.

Qualifizierte elektronische Signaturen sind leider nur im höchsten Tarif verfügbar

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Das Tool liefert im Arbeitsbereich “Berichte” nämlich nicht nur Admin- und Userdashboards, sondern erlaubt auch die Erstellung zahlreicher weiterer Reportings. Im Grunde kannst du so alle Metriken erfassen: Abschlüsse, Stornierungen, versendete Umschläge und viele mehr.

Das Tool liefert im Arbeitsbereich “Berichte” nämlich nicht nur Admin- und Userdashboards, sondern erlaubt auch die Erstellung zahlreicher weiterer Reportings. Im Grunde kannst du so alle Metriken erfassen: Abschlüsse, Stornierungen, versendete Umschläge und viele mehr.

Grade Vertriebsteams können so ihre Erfolgsquoten erfassen und auswerten. Die Visualisierungen in anschaulichen Diagrammen runden das Reporting ab. Sauber!

Docusign liefert ein außergewöhnlich gutes Reporting

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Mit integriertem Vertragseditor, dem starken Reportingbereich und der mobilen App bringt Docusign außerdem einiges an Leistungsfähigkeit auf das Parkett. Das macht die Anwendung zu einem starken Allrounder mit vielseitigen Einsatzgebieten: ein echter Alleskönner!

Docusign hat vier unterschiedliche Tarife, ist also mit begrenztem Funktionsumfang auch eine Option für Freelancer und Kleinstunternehmen. Wer die ganze Power nutzen möchte sollte aber mindestens den Tarif “Business Pro” oder besser den individuellen Tarif “Erweiterte Abonnements” wählen.

Grundsätzlich ist das kein Hexenwerk, du solltest aber etwas üben und dich mit dem Tool anfreunden. Sind die ersten Hürden genommen, kann man mit der Anwendung aber so einiges anstellen, es lohnt sich also!

Werfen wir mal einen Blick auf die Dokumentenablage: PACTA sieht fast aus wie ein vollwertiger Workspace. Und tatsächlich konnte ich im Test im Arbeitsbereich “Dokumente” ein komplettes Ordnersystem mit Zuständigkeitsbereichen, Unterordnern usw. einrichten. So kannst du jedem Team einen eigenen Bereich einrichten, Abteilungen und theoretisch sogar Gesellschaften einer Holding abbilden. Top!

PACTA hat eine tolle Dokumentablage, mit der du eine beliebige Ordnerstruktur erstellen und verwalten kannst

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Weil PACTA keinen gesonderten Archiv-Bereich hat, kannst du inaktive Verträge im jeweiligen Arbeitsbereich belassen oder du lagerst sie eben in einen entsprechend erstellten Archiv-Ordner aus. Uploaden kannst du mit PACTA im Grunde alle gängigen Formate: Word, Excel und natürlich PDFs.

Eine Besonderheit von PACTA ist die KI-getriebene Vertragsanalyse. Die dient weniger dem Auslesen von Vertrags- und Metadaten, sondern der Risikoanalyse. Heißt im Klartext, sie durchsucht importierte Verträge und Dokumente nach vorhandenen (oder fehlenden) Klauseln und wertet das Risiko aus.

Ich habe nicht auf Anhieb kapiert, wie das funktioniert. Eigentlich war’s aber ganz simpel: keine Analyse ohne hinterlegtes Playbook! Ein solches Playbook zu erstellen funktioniert glücklicherweise im No-Code-Verfahren, Programmierkenntnisse sind also nicht nötig. User können einzelne Klauseln manuell eintragen (was ganz schön viel Arbeit machen kann) oder wie ich einfach die KI über einen Vertrag jagen und die vorhandenen Klauseln ins Playbook übernehmen.

Mithilfe von benutzerdefinierten Playbooks erkennt die KI Vertragsklauseln und kann eine Risikoanalyse durchführen

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Ist das Playbook erstellt (in meinem Beispiel für einen Arbeitsvertrag) kannst du es abspeichern und in Zukunft für die schnelle und einfache Analyse von Verträgen benutzen. Du musst dir für deine Playbooks also nur einmal Arbeit machen, und profitierst dann dauerhaft. Übrigens lohnt es sich, für verschiedene Vertragsarten eigene Playbooks zu erstellen. Hier das Ergebnis einer solchen Analyse:

Die Vertragsanalyse liefert verlässliche Ergebnisse und hilft dir, rechtliche Unsicherheiten zu erkennen

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Ansonsten liefert PACTA die üblichen Funktionen für Fristen, Termine und automatische Erinnerungen (no more missed deadlines!). Außerdem kannst du im Kollaborationsmodus Verträge erstellen, Änderungen protokollieren und Freigaben einholen. Der Signaturprozess ist relativ unspektakulär und funktionierte im Test reibungslos - PACTA unterstützt alle drei Typen von elektronischen Signaturen.

Wirklich ausgezeichnet ist der integrierte Dokumenteneditor. Hier kannst du Textbausteine und Vorlagen nutzen, die KI einspannen, um beispielsweise Ansprache und Gendering anzupassen und Formulare mit deinem eigenen Corporate Design branden. Nur fynk und Docusign können hier noch mithalten. Mir persönlich hat der Editor von PACTA aber fast am besten gefallen: Microsoft-Word-alike und ziemlich einfach zu bedienen!

Der Vertragseditor von PACTA funktioniert Windows-Word-alike und ist KI-gestützt

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Grundsätzlich ist PACTA benutzerfreundlich und hat einen modernen und sehr angenehmen Look. Neulingen im Vertragsmanagement empfehle ich aber eine ausführliche Einarbeitungsphase, um das Potenzial von PACTA auch optimal nutzen zu können.

Gerade für Kanzleien und Rechtsabteilungen liefert PACTA die Möglichkeit zu neuen Geschäftsmodellen. Mithilfe des Formular- bzw. Dokumenteneditors lassen sich Mandantendaten automatisiert abfragen und speichern. Im Zusammenspiel mit der ausgereiften KI kann dann eine virtuelle Dokumentenprüfung folgen, was sich beispielsweise für Gutachten gut nutzen lässt.

Für meine Testverträge wollte ich in INHUBBER zuerst einmal Arbeitsbereiche für die verschiedenen Vertragskategorien anlegen. Das klappte problemlos mit den “Workspaces” - so konnte ich Ordnung schaffen und sauber zwischen internen Arbeitsverträgen, Dienstleistungsverträgen, Kundenverträgen usw. unterscheiden. Du kannst aber auch Abteilungen, Teams oder sogar Standorte, Unterorganisationen und Gesellschaften abbilden!

Der Upload bzw. Import meiner ersten Vertragsdokumente war dann spielend einfach. Sowohl der Einzel- als auch Massenimport funktionierten einwandfrei und ich konnte meine Verträge gleich den passenden Arbeitsbereichen zuordnen oder miteinander verknüpfen.

Verträge kannst du direkt beim Import einer Vertragskategorie zuordnen

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Wenn du dich nicht mit der manuellen Eingabe von Metadaten herumschlagen willst, ist die Nutzung der integrierten KI angeraten. Aber Achtung: wenn du mehrere Verträge hochlädst, kann die automatische Analyse etwas Zeit kosten - in meinem Fall waren das mehrere Stunden. Für größere Datenpakete planst du den Import also besser vor und lässt dann die INHUBBER-KI in Ruhe rödeln.

Verträge listet INHUBBER in klassischen Tabellenansichten mit benutzerdefinierten Spalten für Metadaten

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Grundsätzlich unterscheidet INHUBBER Verträge anhand des aktuellen Status. Also “offen”, “aktiv” und “abgelaufen”. Offene Verträge benötigen noch mindestens eine weitere Unterschrift, während abgelaufene Verträge so lange in der Vertragsübersicht verbleiben, bis du sie ins Archiv verschiebst.

Farbcodes zeigen den Status auf den ersten Blick und bei Bedarf wechselst du mit einem Klick in die Vertragsansicht mit Metadaten und einer Dokumentenvorschau.

In der Detailansicht von Verträgen kannst du direkt Aufgaben und Termine erstellen

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Hier konnte ich dann auch Aufgaben und Termine für Verträge erstellen und zuweisen. Das alles ist unspektakulär: INHUBBER geht das Vertragsmanagement insgesamt sehr nüchtern und sachlich an. Mir gefällt diese Reduktion auf das Wesentliche. Immerhin geht es hier um Dokumente mit teils hohen Vertragswerten - Ablenkung und Spielereien sind hier Fehl am Platz!

INHUBBER legt höchsten Wert auf Datenschutz und Sicherheit. Das Tool ist DSGVO- und eIDAS-konform und damit rechtssicher. INHUBBER unterstützt alle Signaturtypen (EES, FES und QES) und verschlüsselt Daten über die Blockchain-Technologie. Und im Unterschied zu den meisten vergleichbaren Anwendung kannst du mit INHUBBER auch DOCX, XLS und weitere Dateiformate rechtssicher signieren.

Grundsätzlich gut ist das zentrale Vertragsdashboard. INHUBBER hat sich hier bewusst dagegen entschieden, verschiedene Statistiken und Diagramme zu zeigen. Das Dashboard fungiert also eher als Arbeitsübersicht: Du siehst hier die letzten Aktivitäten (etwa Vertragsänderungen), aktuelle Aufgaben und anstehende Termine.

Benutzerdefinierte Reports baust du dann an anderer Stelle. Hier ist INHUBBER auch ziemlich gut aufgestellt und erlaubt tiefgreifende Analysen, die sich auch exportieren lassen.

Das Dashboard liefert eine schöne Übersicht über Aufgaben, Termine und Aktivitäten

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Das gilt (leider) nicht für Automations und Workflows. Zwar verschickt das System Autoreminder und erinnert dich an auslaufende Verträge und Fristen, aber richtiggehende Workflows, etwa für die Genehmigung und Zeichnung von Verträgen sind bisher nicht möglich.

Allerdings plant INHUBBER diese Lücke mit einem nächsten Update zu schließen.

Das macht die Anwendung interessant für Einkäufer. Mit INHUBBER können Lieferantenverträge, Kooperations- und Dienstleistungsverträge und sogar Fotos von Lieferscheinen erfasst und verwaltet werden.

Ansonsten setzt INHUBBER genau wie ContractHero auf hohe Benutzerfreundlichkeit und minimalen Verwaltungsaufwand. Eine Einarbeitungszeit ist praktisch nicht nötig, weil die Bedienung rein intuitiv läuft. Mit INHUBBER kommen also auch ungeschulte Neulinge sofort gut zurecht.