PACTA gehört in die Riege der All-in-One CLM-Tools. Das bedeutet, dass User mit PACTA nicht nur Verträge verwalten oder signieren können, sondern im Tool einen vollwertigen Text- bzw. Dokumenteneditor vorfinden, mit dem sich ganzen Vertragswerke von Grund auf erstellen lassen. Außerdem setzt PACTA auf künstliche Intelligenz und Automatisierungen, um das gesamte Vertragsmanagement zu erleichtern.

PACTA liefert eine leistungsstarke KI, die sich vor allem in der Vertragsanalyse bemerkbar macht

Screenshot: trusted.de

Quelle: pacta.ai

Ich hatte PACTA für einen ausgiebigen Test in den Fingern. Ohne zu viel zu verraten: Das Tool hat einiges auf dem Kasten! Wie ich die Anwendung erlebt habe, welche Funktionen sie bietet und was du damit anstellen kannst, erfährst du hier in meiner Review:

PACTA bietet, anders als die meisten vergleichbaren Tools, ein klassisches Ablagesystem mit einer Ordnerstruktur. User können die Ablage ganz nach Bedarf organisieren und anpassen. Auch Unterordner, verschiedene Hierarchien und Arbeitsbereiche mit Zugriffsbegrenzung sind mit PACTA kein Problem!

Das hat mir gut gefallen, vor allem im Vergleich mit der Konkurrenz. PACTA erinnert hier an klassische Cloud-Speicher à la Google Drive, während viele Konkurrenten eher auf eine simple Listenansicht setzen – die bei einer Vielzahl von unterschiedlichen Verträgen ggf. unübersichtlich werden kann.

PACTA erlaubt die Erstellung beliebiger Ablage- und Ordnersysteme mit Zugriffsrechten und Verantwortlichkeiten

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Der Upload von Dokumenten in das System erfolgt grundsätzlich aus PDF-Formaten per Drag-and-drop bzw. Copy/Paste.

Aber auch Worddokumente, Präsentationen und sogar XLS-Formate kannst du mit PACTA verarbeiten. Nützlich ist auch die Möglichkeit, einzelne Dokumente bestimmten Projekten zuzuordnen und mit Notizen und Tags zu versehen. Außerdem kannst du einzelne Dokumente in den “Beobachten”-Status nehmen, und dich dann bei Änderungen automatisch vom System informieren lassen. Vertragsablage at its finest!

Seine Stärken zeigt PACTA dann mit der automatischen, KI-getriebenen Vertragsanalyse. Die KI “Themis” liest nämlich nicht einfach nur Vertrags- und Metadaten für dich aus, sondern unterzieht Dokumente einer Risikoanalyse: sind alle wichtigen Klauseln enthalten? Fehlen wichtige juristische Formeln? Und so weiter.

Damit die KI allerdings weiß, worauf sie zu achten hat, musst du erst einmal Playbooks erstellen. Das kostet einmalig etwas Zeit und Aufwand, lohnt sich aber definitiv - besonders für Rechtsabteilungen und Kanzleien!

Die KI-Analyse übernimmt nicht nur einfach Vertrags- und Metadaten, sondern erstellt eine Risikoanalyse

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Update 03/2025: Mit der jüngsten Veröffentlichung des hauseigenen AI Copilot treibt PACTA die KI-Unterstützung im Vertragsmanagement noch weiter voran. Zusätzlich zur ohnehin bereits hervorragend umgesetzten KI-Vertragsanalyse liefert der “Copilot” zusätzliche Features, um deine Verträge auszulesen, zu ergänzen, und mehr.

Folgende Aufgaben kann Themis mit dem neuen Copilot für dich übernehmen:

• Metadaten aus Verträgen auslesen und Vertragsinhalte automatisiert zusammenfassen
• Aktuelle Gerichtsurteile auslesen und zusammenfassen, um Handlungsbedarf bzw. Optimierungspotenzial zu ermitteln
• Gesetze und Klauseln erläutern und allgemeine Fragen rund um Rechtsthemen beantworten
• Gleiche oder ähnliche Klauseln in unterschiedlichen Dokumenten semantisch miteinander vergleichen

Dabei funktioniert Themis ähnlich einfach und zugänglich, wie moderne KI-Tools wie ChatGPT.

In Sachen Vertragsverwaltung ist PACTA damit sehr gut aufgestellt! Gefehlt haben mir im Test nur Kleinigkeiten, wie zum Beispiel die fehlende Möglichkeit, Verträge per E-Mail-Anhang ins System zu importieren oder der nicht vorhandene Dublettenabgleich beim Import. Diese Fehler macht das übersichtliche und gute Ablagesystem aber wieder wett. So lautet mein Verdikt für das Testkriterium “Ablage & Archivierung”: 1,3 (sehr gut).

Die Vertragserstellung mit PACTA ist ein weiteres Highlight und kann sich auch im Vergleich mit dem Testsieger fynk und seinem genialen Vertragseditor wirklich sehen lassen!

Du hast die Wahl zwischen dem hochladen und bearbeiten von Vertragsentwürfen und Dokumenten, oder du startest einfach mit einem leeren Blatt. Außerdem kannst du dir eine Inhaltsbibliothek anlegen, und so auf häufig benutze Textbausteine und Formulierungen zugreifen. Das bietet sich besonders für juristische Klauseln und Anreden an. Wie du die Textbausteine und -Blöcke nutzt, ist aber dir überlassen.

Der integrierte Dokumenten-Editor liefert Textbausteine und Vorlagen und wird von der KI unterstützt

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Auch hier greift dir die KI übrigens wieder unter die Arme: Der Assistent erkennt Anreden (Gendering), Personenmehrheiten und übernimmt für dich Stammdaten und die Formatierung des Textes. So kannst du “graue” Vorlagen blitzschnell individualisieren und für deine Zwecke anpassen. Tiptop!

Update 03/2025: Mit dem im Februar gelaunchten AI Copilot (siehe oben) verfügt PACTA mittlerweile über weitere Funktionen für die Vertragserstellung und übernimmt für dich beispielsweise die Formulierung von ganzen Klauseln oder Rechtstexten für deine Verträge.

PACTA bietet (gemeinsam mit dem Wettbewerber fynk) den wahrscheinlich besten Vertragseditor, den ich im Test gesehen habe. Dafür erhält das Tool von mir die Note 1,0 (sehr gut) im Testkriterium “Vertragserstellung”.

PACTA ist flexibel: Du kannst verschiedene Teams und Abteilungen (oder Standorte) abbilden und mit individuellen Zugriffsrechten und Rollen ausstatten. So lassen sich Verantwortlichkeiten und Zuständigkeitsbereiche sauber trennen und organisieren.

Wirklich cool ist der Kollaborationsmodus, mit dem du live und in Echtzeit gemeinsam Dokumente und Verträge bearbeiten kannst. Das Tool liefert dabei eine lückenlose Bearbeitungshistorie, sodass alle Änderungen nachvollziehbar sind und übernimmt automatisch die Versionierung. Mit dem Antrag/Abnahme-Verfahren für Textbearbeitungen kannst du Verträge direkt in PACTA verhandeln und bearbeiten.

Ansonsten liefert die Anwendung die üblichen Funktionen für automatische Erinnerungen zu Fristen und Terminen, die automatisierte Versendung von Vertragskopien usw.

Die Aufgabenverwaltung und die vorhandenen Organisationsfunktionen von PACTA haben mich im Test überzeugt. Gefehlt hat mir hier im Grunde nur eine Kontakt- bzw. Adressverwaltung, wie Konkurrent ContractHero sie im Gepäck hat. Davon abgesehen hindert mich nichts daran, PACTA für das Testkriterium “Workflow & Zusammenarbeit” mit einer Teilnote von 1,5 (sehr gut) zu bewerten.

Mit PACTA nutzt du alle drei Typen von elektronischen Signaturen, die in der eIDAS-Verordnung festgelegt sind; das heißt: das Tool unterstützt einfache (EES), fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES).

Der Signaturprozess als solcher ist unkompliziert und wenig spektakulär. Du kannst Abhängigkeiten und Reihenfolgen bestimmten und externe Vertragsparteien ganz einfach via E-Mail zur Signatur einladen. Gut gefallen hat mir die Auswahlmöglichkeit zu verschiedenen Abkürzungen bzw. Signaturzusätzen wie “Im Auftrag”, “Geschäftsführung”, oder “In Vertretung”.

PACTA ist eIDAS-konform und nutzt eine 2-Faktor-Authentifizierung für Signaturprozesse.

Die digitale Signatur bei PACTA ist sicher, schnell und einfach. Schade ist nur, dass es aktuell keine Möglichkeit zu geben scheint, mobil (das heißt auf Smartphone oder Tablet) zu unterzeichnen. Das führte im Test zu kleineren Punktabzügen, änderte aber kaum etwas an der sehr guten Note von 1,4 für das Testkriterium “Digitale Signaturen”.

Allein im Reporting bleibt PACTA für meinen Geschmack etwas blass. Das Tool liefert weder ein zentrales (Vertrags-)Dashboard noch Möglichkeiten für benutzerdefinierte Berichte und Auswertungen.

Sales-Teams könnten Übersichten und Analysen zu Vertragsabschlüssen und Stornierungen vermissen. Das ist für mich persönlich in einem CLM-Tool zwar kein entscheidendes Kriterium, führte in meinem Test aber dennoch zu Punktabzügen, sodass ich PACTA für das Testkriterium “Auswertung & Reporting” mit der Note 2,8 (befriedigend) bewerte.

Durch die modulare und individuelle Zusammenstellung ist eine genaue Preisaussage für PACTA nicht möglich. Für ein unverbindliches Angebot setzt du dich am besten direkt mit dem Anbieter in Verbindung oder vereinbarst eine Online-Demonstration mit dem Vertriebsteam.

PACTA ist cloud-basiert und wird über deutsche Server gehostet, die nach ISO 27001 zertifiziert sind. Alle Datenübertragungen sind mit TLS-128 verschlüsselt und PACTA ist vollständig DSGVO- bzw. GDPR-konform sowie nach den ISO-Richtlinien 27001 für IT-Sicherheit und 27018 für Datenschutz in der Cloud zertifiziert.

Damit sind alle Anforderungen an eine sichere und datenschutzkonforme Cloud-Lösung erfüllt, die ich im Test untersuchen konnte. Mein Verdikt also: 1,0 (sehr gut) für PACTA im Bereich “Sicherheit & Datenschutz”.

Bei Fragen und Problemen können sich User an den E-Mail-Support oder den Telefon-Support von PACTA wenden. Der ist grundsätzlich in den Geschäftszeiten von Montag bis Freitag von 08:00 bis 18:00 erreichbar. Die Antwortzeit innerhalb der Supportzeiten liegt bei etwa 1 Stunde - was sich wirklich sehen lassen kann. Im Test habe ich außerdem die Qualität des E-Mail-Supports als sehr gut identifiziert.

Für den Self-Service steht Usern ein umfangreiches Helpcenter plus Video-Tutorials zur Verfügung; ebenfalls in Videoform gibt es kostenfreie Lernvideos, die an aufgezeichnete Webinare erinnern.

Damit liefert PACTA einen hochwertigen und (beinahe) lückenlosen Kundensupport ab. Zur Bestnote fehlt es im Grunde nur an Specials wie Notfall-Support am Wochenende oder eine Kontaktmöglichkeit per Live-Chat. Das ist aber zu verschmerzen. Insgesamt verdient PACTA sich so eine Teilnote von 1,2 (sehr gut) für seinen Kundensupport.