PACTA bietet, anders als die meisten vergleichbaren Tools, ein klassisches Ablagesystem mit einer Ordnerstruktur. User können die Ablage ganz nach Bedarf organisieren und anpassen. Auch Unterordner, verschiedene Hierarchien und Arbeitsbereiche mit Zugriffsbegrenzung sind mit PACTA kein Problem!
Das hat mir gut gefallen, vor allem im Vergleich mit der Konkurrenz. PACTA erinnert hier an klassische Cloud-Speicher à la Google Drive, während viele Konkurrenten eher auf eine simple Listenansicht setzen – die bei einer Vielzahl von unterschiedlichen Verträgen ggf. unübersichtlich werden kann.
PACTA erlaubt die Erstellung beliebiger Ablage- und Ordnersysteme mit Zugriffsrechten und Verantwortlichkeiten
Screenshot: trusted.de
Quelle: pacta.ai
Der Upload von Dokumenten in das System erfolgt grundsätzlich aus PDF-Formaten per Drag-and-drop bzw. Copy/Paste.
Aber auch Worddokumente, Präsentationen und sogar XLS-Formate kannst du mit PACTA verarbeiten. Nützlich ist auch die Möglichkeit, einzelne Dokumente bestimmten Projekten zuzuordnen und mit Notizen und Tags zu versehen. Außerdem kannst du einzelne Dokumente in den “Beobachten”-Status nehmen, und dich dann bei Änderungen automatisch vom System informieren lassen. Vertragsablage at its finest!
Seine Stärken zeigt PACTA dann mit der automatischen, KI-getriebenen Vertragsanalyse. Die KI liest nämlich nicht einfach nur Vertrags- und Metadaten für dich aus, sondern unterzieht Dokumente einer Risikoanalyse: sind alle wichtigen Klauseln enthalten? Fehlen wichtige juristische Formeln? Und so weiter.
Damit die KI allerdings weiß, worauf sie zu achten hat, musst du erst einmal Playbooks erstellen. Das kostet einmalig etwas Zeit und Aufwand, lohnt sich aber definitiv - besonders für Rechtsabteilungen und Kanzleien!
Die KI-Analyse übernimmt nicht nur einfach Vertrags- und Metadaten, sondern erstellt eine Risikoanalyse
Screenshot: trusted.de
Quelle: pacta.ai
In Sachen Vertragsverwaltung ist PACTA damit sehr gut aufgestellt! Gefehlt haben mir im Test nur Kleinigkeiten, wie zum Beispiel die fehlende Möglichkeit, Verträge per E-Mail-Anhang ins System zu importieren oder der nicht vorhandene Dublettenabgleich beim Import. Diese Fehler macht das übersichtliche und gute Ablagesystem aber wieder wett. So lautet mein Verdikt für das Testkriterium “Ablage & Archivierung”: 1,3 (sehr gut).
