PandaDoc unterscheidet sich von vielen klassischen Vertragsmanagement-Softwares und legt den Fokus vor allem auf die Bedürfnisse von Sales-Teams. Das Tool unterstützt die schnelle und einfache Erstellung von Kostenvoranschlägen, Angeboten und Verträgen aus Vorlagen und ermöglicht die nahtlose Einbindung von Zahlungsdienstleistern wie Stripe, PayPal, Authorize und Co.

PandaDoc stammt aus den USA und hat sich vor allem auf die schnelle Vertragsabwicklung spezialisiert

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Quelle: pandadoc.com

Ich habe mir die Funktionen und Möglichkeiten von PandaDoc genauer für dich angeschaut und verrate dir, was du mit der CLM-Lösung alles anstellen kannst:

PandaDoc zieht die Vertragsverwaltung ein wenig speziell auf und kommt (ähnlich wie das bekannte Docusign) im Mailer-Look daher; sieht also eher aus wie ein E-Mail-Postfach, als wie eine Vertragsdatenbank. Wenn du willst, kannst du aber auch Ordnerstrukturen anlegen und deinen “Posteingang” ganz individuell gestalten.

PandaDoc erlaubt die Einrichtung benutzerdefinierter Ordnerstrukturen für die Vertragsablage

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Der Upload von Dokumenten und Verträgen funktioniert als Einzel- oder Massenimport, wobei PandaDoc erfreulicherweise alle gängigen Dateiformate von PDFs, Word über PowerPoint bis hin zu JPGs und PNGs unterstützt.

Mit der integrierten KI wird die Datenextraktion von Verträgen zum Kinderspiel. Allerdings erkennt die KI keine Vertragsinhalte (etwa Klauseln), sondern nur Stamm- und Metadaten. Damit ist die PandaDoc-KI bei weitem nicht so leistungsfähig wie z.B. in fynk oder PACTA.

Die Erstellung neuer Verträge, Formulare und Dokumente ist eine der Stärken von PandaDoc. Das klappt mithilfe von Vorlagen.

Du hast verschiedene Möglichkeiten, neue Dokumente zu erstellen. Entweder du erstellst eigene Vorlagen und passt diese an oder personalisiert sie. Oder du nutzt die kostenlose Vorlagen-Bibliothek von PandaDoc. Dort findest du zahlreiche Vorlagen für Angebote, Kostenvoranschläge, verschiedene Vertragsarten und Formulare.

Ein durchweg gelungenes Feature, das sich vor allem für die schnelle und einfache Angebotserstellung eignet.

Das Tool liefert etliche Vorlagen für Formulare, Angebote und Kostenvoranschläge

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Außerdem hast du Zugriff auf eine Inhalte-Bibliothek, in der du Textbausteine und -Blöcke für häufige Formulierungen oder bestimmte Vertragsklauseln sichern und wiederverwenden kannst.

Der Vertrags- bzw. Dokumenten-Editor an sich funktioniert, wie in den meisten anderen CLM-Tools, die ich getestet habe. Du platzierst Textfelder per Drag-and-Drop in deinem Dokument, füllst die Platzhalter mit den richtigen Daten, fertig.

Eigene Dokumente bzw. Vorlagen kannst du mit dem integrierten Vertragseditor anpassen und personalisieren

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PandaDoc erlaubt die Einrichtung getrennter Arbeitsbereiche. In Kombination mit Zugriffsberechtigungen, Teams- und Benutzerrollen können auch größere Unternehmen und Konzerne ihre Organisation gut abbilden. Außerdem bietet PandaDoc einen Kollaborationsmodus für die Vertragserstellung, hier können User sowohl intern als auch mit Externen gemeinsam an Dokumenten im Vorschlagsmodus arbeiten.

Zusätzlich können User auf benutzerdefinierte Automatisierungen und Workflows zugreifen, also etwa bestimmte Bedingungen für die Vertragsgenehmigung definieren oder klare Verantwortlichkeiten für verschiedene Vertragstypen zuweisen.

PandaDoc unterstützt grundsätzlich alle Typen von elektronischen Signaturen, also sowohl einfache, fortgeschrittene als auch qualifizierte digitale Unterschriften (EES, FES und QES).

Ein Vorteil des flexiblen PandaDoc ist, dass sich nicht nur Verträge, sondern alle Formen von Dokumenten zeichnen lassen. Dazu gehören also auch Formulare, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Angebote usw.

Wichtig: PandaDoc ist eIDAS-konform und rechtssicher.

User, die qualifizierte elektronische Signaturen (QES) nutzen möchten, benötigten allerdings zwingend den Enterprise-Tarif im Jahrespaket.

Grundsätzlich verfügt PandaDoc über ein starkes Advanced Reporting - allerdings nur für Nutzer:innen der Enterprise-Edition. Hier stehen dann benutzerdefinierte Berichte und Performance-Reportings zur Verfügung, außerdem kannst du Zahlungseingänge und Vertragswerte überwachen.

Hast du dich für einen der günstigeren Tarife entschieden, entfallen diese Möglichkeiten. Dann hast du zumindest noch die Möglichkeit, Vertragsstatus zu prüfen und die Aktivitäten deiner Mitarbeiter:innen in PandaDoc nachzuvollziehen.

Wie viel kostet PandaDoc?

“Essentials” ist bei einer jährlichen Zahlung ab 19 $ pro Monat und Nutzerlizenz erhältlich, liefert allerdings nur die grundlegenden Funktionen. Der Tarif “Business” startet dann bei 49 $ monatlich pro User. Für die Preise des individuell angepassten Enterprise-Pakets muss man den Kontakt zum PandaDoc-Vertriebsteam suchen.

PandaDoc ist in drei unterschiedlichen Tarifen und Leistungspaketen erhältlich. Die Edition “Essentials” liefert den Grundstock an Funktionen und ist für maximal 2 Benutzerlizenzen ausgelegt. Erweiterte Funktionen sowie eine unbegrenzte Anzahl an Usern gegen Aufpreis bietet der “Business”-Tarif. Wer den vollen Funktionsumgang (QES, Reportings etc.) nutzen möchte, greift zum maßgeschneiderten Enterprise-Tarif.

Hier ein Blick auf die erhältlichen Tarife und Leistungspakete:

Wer die volle Power von PandaDoc nutzen möchte, sollte zum Enterprise-Tarif greifen

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PandaDoc wird für deutsche Kund:innen über Server in der EU gehostet, wobei Enterprise-User auch die Wahl haben, die Datenresidenz in den USA zu wählen. Alle Rechenzentren sind nach SOC 2 Type II zertifiziert und ISO 27001 zertifiziert. Datenübertragungen sind grundsätzlich mit AES-256 verschlüsselt und die Anwendung ist vollständig DSGVO-konform.

PandaDoc-User können sich auf einen grundsoliden Kundensupport des Anbieters verlassen. An Supportkanälen stehen 24/7 der klassische Weg über Web-Tickets, Live-Chat und E-Mail bereit. Für den Self-Service finden User ein umfangreiches Help Center mit Knowledge Base und kostenlosen Video-Tutorials vor. Zusätzlich ist ein Premium-Support als Add-on gegen Aufpreis verfügbar; weitere Informationen hierzu erhältst du im Vertrieb von PandaDoc.