Die Handwerkersoftware ToolTime wirbt nicht nur mit Funktionen, mit denen dein Betrieb voll durchstarten kann, sondern auch mit attraktiven Preisen. In meiner Kostenübersicht erfährst du, was die Software kostet und ob sie sich für deinen Betrieb lohnt.
Der ToolTime-Praxistest war dank der guten Usability angenehm und übersichtlich. Auch wenn die Lösung aktuell einige Lücken aufweist, so spart Ihnen die Software aufgrund der intuitiven ToolTime-App und umfangreicher Bürofeatures wertvolle Zeit.
ToolTime ist eine cloudbasierte Software zur Digitalisierung von Arbeitsabläufen und administrativen Aufgaben in (Handwerks-)Betrieben. Dank der vielen Features kann ToolTime nicht nur im Handwerk eingesetzt werden, sondern eignet sich auch als Bürosoftware. Die umfangreiche Buchhaltung unterstützt Sie bei der Angebots- und Rechnungserstellung, der Planung Ihrer Aufträge, der Dokumentation und der Arbeitsplanung. Zudem bringt ToolTime auch eine eigene native Mobil-App mit.
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| Keine Unterschiede vorhanden | |
| ToolTime | |
Preis | 59,00 € / monatlich |
| Keine Unterschiede vorhanden |
Aufmaßerstellung | |
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Kundendatenbank/CRM | |
Terminkalender | |
Personaleinsatzplanung | |
Angebotserstellung | |
Unterstützte Plattformen | Web-App iOS Android |
Geeignet für | Freelancer/Selbstständige Kleinstunternehmen Kleine Unternehmen Mittelständische Unternehmen |
| Keine Unterschiede vorhanden |
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ToolTime wurde als Software-Lösung für Handwerksbetriebe entwickelt, weswegen hauptsächlich branchenähnliche Betriebe ToolTime nutzen. Kunden sind vor allem kleine und mittelständische Unternehmen.
ToolTime unterscheidet sich in erster Linie durch das easy Handling, die angenehme Benutzeroberfläche, den umfassenden Kundensupport und das Bemühen um stetige Weiterentwicklung von bisher getesteten Softwarelösungen im Handwerksbereich. Der Offline Modus und die sinnvolle App sind dagegen tolle Features.
Die Redaktion von trusted hat verschiedene Handwerkersoftware-Lösungen im großen Praxistest miteinander verglichen und auf Herz und Nieren geprüft. Im ToolTime-Test wollten wir ermitteln, wie gut sich die Software für verschiedene Gewerke eignet, wie einfach es zu bedienen ist und welches Preis-Leistungs-Verhältnis es bietet. Was dabei herauskam, lesen Sie in unserem Testbericht:
Der Newcomer ToolTime überraschte gleich von Beginn an. Zwar fehlt das ein oder andere Feature, aber Handling und Kundensupport konnten im Test einiges ausgleichen. Wie gut die Software-Lösung in der Praxis für Ihren Betrieb geeignet ist, kommt letztendlich auf das Gewerk und den Umfang an. Aber der Reihe nach:
Die Daten Ihrer Kunden verwalten Sie mit ToolTime recht übersichtlich. Wenn Sie bereits einen eigenen Kundenstamm aufgebaut haben, können Sie diesen per Export an ToolTime schicken, das Unternehmen übernimmt den Datenimport (kostenpflichtig!). Sie können jedoch auch eine der Vorlagen nutzen, um einen eigenen Kundenstamm zu erstellen oder Kund:innen aus einem Angebots- und Rechnungsentwurf oder gleich aus einem Termin übernehmen.
ToolTime unterstützt auch die Verwaltung Ihres Kundenstamms. Wenn Sie die Daten eingeben, können Sie beispielsweise gleich entsprechende Debitorennummern vergeben. Neben Rechnungsadressen können Sie zusätzlich abweichende Adressen (beispielsweise ein anderer Ausführungsort) und Kontaktdaten der Kund:innen hinzuzufügen.
Die einfache Kontaktverwaltung kommt vor allem kleineren Unternehmen und Start-Ups zugute, die wenig Ressourcen für langwierige Verwaltungsprozesse besitzen. Die Kontaktverwaltung von ToolTime ist solide, im direkten Vergleich mit dem Branchendurchschnitt aber nicht wirklich anders oder besonders.
ToolTime arbeitet mit verschiedenen Bezeichnungen für die einzelnen Kund:innen (Privat- oder Firmenkunde). Sie entscheiden selbst, wie die Kontaktdaten sortiert und angezeigt werden. Auch durch farbliche Elemente und automatisch generierte Kundennummern gestaltet sich die Verwaltung der Daten recht einfach. Sämtliche Projekte, die mit dem Kunden verknüpft sind, werden unter den jeweiligen Namen angezeigt.
Die Kontaktverwaltung von ToolTime kann im Test überzeugen und bietet neben den Standard-Funktionen eine wirklich gute Übersicht, die auch bei einer größeren Datenmenge bestehen bleibt. Wir konnten im Test problemlos Kund:innen einpflegen und diese mit den jeweiligen Aufträgen und Rechnungen verknüpfen. Das erfordert nur wenige Klicks.
In ToolTime können Sie zwar via IDS-Schnittstelle auf den Webshop Ihrer Großhändler zugreifen. Ansonsten ist die Kontaktverwaltung aber recht sparsam, Sie können nur Kunden- und Mitarbeiter:innen-Daten einpflegen. Kontaktdaten von Lieferanten oder Händlern müssen Sie separat organisieren oder unter “Sonstiges” im Bereich “Katalog” einfügen.
Im Vergleich zu Wettbewerbern wie HERO sind die Möglichkeiten, Lieferanten zu verwalten, in ToolTime begrenzt. Was an dieser Stelle jedoch fehlt, wird durch die zahlreichen Händler-Schnittstellen (IDS-Connect, Datanorm) ein wenig ausgeglichen und schafft gleichzeitig mehr Übersicht innerhalb des Programms.
Auch wenn sich die Datenbank mit Ihren Kontakten auf Ihre Kund:innen beschränkt, so sind die Organisation und die Einbindung gut gelöst. Ein einmal erstellter oder importierter Kundenkontakt kann in jedem Angebot oder Projekt, sowie in Rechnungen oder Terminen unkompliziert ausgewählt und hinzugefügt werden. Nach unserer Erfahrung spart das einiges an Zeit und bringt gleichzeitig eine bessere Übersichtlichkeit.
An sich ist die Kontaktdatenbank von ToolTime übersichtlich und easy zu handeln. Die ein oder andere Funktion könnte jedoch umfangreicher gestaltet sein, sodass wir hier die Note “gut” vergeben konnten. Was an Daten fehlt, macht die Usability aber wieder wett!
Im Vergleich zur Lösung von smarthandwerk ist die Kontaktdatenbank von ToolTime recht sparsam. Es wirkt wie eine Mischung aus den komfortablen Datenbankverwaltungs-Möglichkeiten von Plancraft und der übersichtlichen und einfachen Erstellung der Kontaktdatenbank von Das Programm, bietet selbst allerdings nichts wirklich Aufregendes oder Neues. Trotzdem ist das Tool solide und gut zu bedienen.
Aktuell gibt es in der ToolTime-Software leider keine direkte Möglichkeit der Aufmaßerstellung. Sie können jedoch entweder indirekt das Ergebnis Ihrer Aufmaß-Formel in die Rechnungen oder Angebote einfügen, oder über die mobile App ein Aufmaß erstellen und dann in der Webversion in die entsprechenden Angebote einfügen.
Um das Aufmaß dagegen ohne die mobile App zu nehmen, mussten wir uns im Praxistest eines kleinen Tricks bedienen. Dafür erstellen Sie zunächst einmal einen Termin. In der ToolTime-App sehen Sie alle offenen Termine (“Geplant” oder “Überfällig”). Wenn Sie den richtigen Termin ausgewählt haben, können Sie unter dem Reiter “Dokumentation” alle Arbeiten und sämtliche Infos festhalten, die innerhalb des Termins erfasst werden. Das können neben Zahlen auch Fotos oder Leistungen sein.
Wenn Sie ein Aufmaß integrieren wollen, so können Sie dies auch über den Bereich “Leistungen” einfügen. Bezeichnen Sie die Leistung dann am besten mit “Aufmaß”. Dank der intuitiven App müssen Sie alle Leistungen nur einmal eingeben und können diese in nachfolgenden Terminen immer wieder aufrufen.
Sie können beliebig viele Fotos innerhalb eines Termins hinterlegen, die später in der Webversion im Arbeitsbericht angezeigt werden. ToolTime bietet Ihnen die Möglichkeit, direkt in der App die Fotos aufzunehmen und zu bearbeiten. Bilder und Dokumente, die nicht im Arbeitsbericht auftauchen sollen, können über “Projekte” einfach hochgeladen werden.
ToolTime war eines der wenigen Tools in meinem ursprünglichen Test, die keine Aufmaß-Funktion angeboten haben. Die Hersteller haben jedoch in den letzten Monaten dieses Problem behoben, indem es nun über die mobile App möglich ist, ein Aufmaß zu erstellen und in der Webversion zu integrieren. Das ist toll und erweitert die Liste möglicher Gewerbe maßgeblich.
Damit steht ToolTime nun in einer Reihe mit ähnlich modernen Tools wie Streit V.1, WinWorker oder Sander und Doll mit ihren mobilen Aufmaßlösungen. Aktuell ist die Erstellung des Aufmaßes allerdings nur in der mobilen App, nicht in der Browserversion der Software möglich.
ToolTime verfügt über eine zentrale Terminverwaltung, mit der Sie in null Komma nichts Termine erstellen und im Blick behalten. Sie haben mehrere Möglichkeiten, wie Termine angezeigt werden: Neben der gängigen Kalenderansicht bietet Ihnen Tooltime die Möglichkeit der Listenansicht. Zusätzlich können Sie sich die Standorte der Termine und zugewiesenen Mitarbeiter:innen in einer Karte anzeigen lassen. Ähnlich wie Das Programm, Plancraft und openHandwerk bietet Ihnen ToolTime eine praktische Verknüpfung zu GoogleMaps.
Im Vergleich zu anderen Handwerker-Programmen haben Sie bei Tooltime die Wahl zwischen verschiedenen Ansichten. Zusätzlich ist die Bedienung und Einstellung mehr als einfach und bleibt auch mit mehreren angezeigten Terminen noch übersichtlich und gut zu bedienen. Die Kartenansicht eignet sich für Ihre Mitarbeiter:innen im Außendienst und zur Routenplanung. Auch mehrere Vor-Ort-Termine können auf diese Weise besser koordiniert werden. Sie sparen sich und Ihren Angestellten Zeit und können im Vorfeld besser planen und gegebenenfalls mehr Zeit für die Anfahrt einkalkulieren.
Sie können beim Kalender komfortabel zwischen Tages- und Wochenansicht wechseln, bestimmte Tage oder Wochen auswählen, zum heutigen Datum springen und nach einzelnen Mitarbeiter:innen filtern. So haben Sie immer den Überblick und verpassen keinen Termin. Neue Termine lassen sich direkt im Kalender anlegen, indem Sie einfach auf das Feld des jeweiligen Tages und Mitarbeiter:in klicken.
Der Kalender ist übersichtlich, aber nicht zu überladen, der Hersteller beschränkt sich auf das Wesentliche. Sie können in ToolTime erstellte Termine in Ihrem Microsoft Outlook, Apple iCal, Google Calendar oder anderen Online-Kalendern anzeigen lassen. Voraussetzung hierfür ist ein Kalender-Abo.
Der ToolTime-Kalender vereinfacht Ihre Planung zusätzlich. Sie können sogar Termine außerhalb von ToolTime verknüpfen und Nutzer:innen der mobilen ToolTime-App haben ebenfalls einen erweiterten Kalenderzugriff. Beachten Sie, dass der Termin in der App nur den Nutzer:innen angezeigt wird, denen der Termin auch im Kalender zugewiesen wurde.
Ähnlich wie bei der Konkurrenz von HERO können die Kalender synchronisiert werden, was den Vorteil hat, dass Änderungen schneller angezeigt werden. Beachten Sie allerdings, dass in unserem Test die Synchronisation mit dem Google-Kalender und Outlook mehrere Stunden in Anspruch genommen hat. Klappt es nicht auf Anhieb, heißt das nicht, dass etwas nicht funktioniert – nur, dass der jeweilige Kalender sich hier ein wenig mehr Zeit lässt.
Im Kalender- / Terminbereich werden stets die Mitarbeiter:innen benachrichtigt, die auch an dem jeweiligen Projekt beteiligt sind. Praktisch: Wenn Sie “Kundenbenachrichtigungen” aktivieren, können Sie Ihren Kund:innen auch eine vorher formulierte SMS-Bestätigung an die angegebenen Handynummer senden. Das ist ein kleiner USP. Neben ToolTime verwendet nur die Konkurrenz von Das Programm eine ähnliche Art der Benachrichtigung an die Kund:innen.
Wir haben die SMS-Funktion mehrmals getestet und waren erstaunt, wie schnell die Benachrichtigungen auf unserem Handy erschienen. Wollen Sie Ihre Kund:innen über den Stand des Projekts oder über aktuelle Entwicklungen informieren, ist das mit ToolTime kein Problem.
Innerhalb des Preisplans können Mitarbeiter kostenlos hinzugefügt werden. Falls darüber hinaus weitere Mitarbeiter in ToolTime angelegt werden sollen, sind diese kostenpflichtig zubuchbar. Sie können im Mitarbeiterbereich unkompliziert die Daten der Mitarbeiter:innen anlegen, bearbeiten, Passwörter zurücksetzen oder den Kalender exportieren.
Neue Mitarbeiter:innen legen Sie mehr als einfach an. Nachdem Sie sämtliche Daten eingegebenen haben, erhält der oder die Mitarbeiter:in eine Einladung per SMS und kann beitreten. Ihre Mitarbeiter:innen verwalten Sie komfortabel über den Reiter “Mitarbeiter”. Bei der Anlage der Daten vergeben Sie verschiedene Rollen, wie “Handwerker” oder “Büromitarbeiter”. Sie selbst, beziehungsweise der Administrator, erhält die Rolle des “Inhabers” mit mehr Rechten.
An sich ist die Rechteverteilung damit schon gut gelöst, es gibt jedoch Einschränkungen, da es keine weiteren Unterkategorisierungsmöglichkeiten gibt. Sie können entweder “Bürokraft” oder “Handwerker” auswählen. Im Vergleich zu anderen Software-Lösungen ist die Einteilung ein wenig “dünn” und könnte mit zusätzlichen Rechten verbunden sein. Für Unternehmen mit verschiedenen Arbeitsstufen kann die sparsame Rechteverteilung problematisch werden, da es beispielsweise keinen Unterschied zwischen “Meister” und “Gesellen” gibt.
Die Zeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen Sie mit ToolTime recht simpel. Im besten Fall hat jede:r Mitarbeiter:in einen eigenen Zugang und eine mobile Lizenz, sodass jede:r Mitarbeiter:in selbst die Arbeitszeiten erfassen kann. Je nach Wunsch kann die gesamte Arbeitszeit eines Tages oder Auftrags erfasst werden.
Es besteht auch die Möglichkeit der Aufteilung, zum Beispiel kann die Zeit erfasst werden, die ein:e Mitarbeiter:in beim Beladen des Firmen-LKWs benötigt oder wie lange der Wandanstrich gedauert hat. Hierfür gibt es entweder die Live-Funktion mit eingebauter Stoppuhr oder die Mitarbeiter:innen tragen die Zeiten selbst ein. Hier sind wenig Grenzen gesetzt und jeder Betrieb arbeitet nach seinen eigenen Wünschen.
Entscheiden Sie sich für die Zeiterfassung per Stoppuhr, so läuft die Stoppuhr im Hintergrund mit und Sie können problemlos und ungestört Ihre Arbeiten verrichten. In unserem Test haben wir die Zeiterfassung ausgiebig getestet und müssen sagen: so unkompliziert und simpel haben wir selten unsere Arbeitszeiten erfasst!
Zusätzlich zur Stoppuhr können Sie sämtliche Arbeitszeiten manuell eintragen.
Ist ein:e Mitarbeiter:in unpässlich, sind auch sämtliche Abwesenheitszeiten unkompliziert in der App eingetragen und die Büro-User erhalten die Benachrichtigungen in Echtzeit. Gerade für mittelständische Betriebe mit vielen Mitarbeiter:innen erleichtert diese einfache Zeit- und Abwesenheitserfassung den Arbeitsalltag massiv und sorgt für weniger administrativen Aufwand im Büro.
Egal ob Urlaub, Feiertag, Berufsschul-Tage, Krankheit oder ein Arztbesuch - die Gründe für eine betriebliche Abwesenheit sind unterschiedlich. Mit ToolTime können Sie individuell die Abwesenheiten organisieren und verschiedene Darstellungen auswählen. Dank Echtzeit-Synchronisation sind alle auf dem gleichen Stand.
Die eigentlich simple, aber gut gelöste Synchronisation eignet sich nicht nur für kleinere Betriebe, auch größere Unternehmen behalten dadurch den Überblick und können im Notfall umgehend reagieren.
Im direkten Vergleich zu Wettbewerbern sind die App-Funktionen im Bereich Zeiterfassung komfortabel, allerdings können Krankheitsanzeigen nur in der App selbst eingetragen werden. Das ist schade und setzt mindestens einen App-Zugang in der Verwaltung voraus. Wo ToolTime Zeit sparen will, muss diese an anderer Stelle investiert werden.
Die Aufgabenverwaltung ist an sich recht übersichtlich gelöst. Dank der farbigen Unterlegung der einzelnen Mitarbeiter:innen und der verschiedenen Projekte finden sich alle ziemlich zügig zurecht und ToolTime erspart Ihnen dadurch Arbeit im Büroalltag.
Praktisch: Aus jedem Termin wird automatisch ein Arbeitsschein generiert. Dies eignet sich vor allem für einen schnellen Überblick sowie eine zügige und lückenlose Geschäftsabwicklung, da aus dem Arbeitsschein in kurzer Zeit eine Rechnung generiert werden kann. Leistungsgruppen und Positionen werden automatisch in den Entwurf übernommen, was wiederum für Kund:innen praktisch ist.
ToolTime bietet Ihnen fast alles, was Sie zur Organisation Ihres Personals benötigen. Mit dem zentralen Terminplaner haben Sie vergangene sowie zukünftige Termine gut im Blick und können entsprechend die Einsatzplanung koordinieren. Die praktische Synchronisation spart Ihnen zusätzlich Zeit, ebenso wie die einfache und farblich unterlegte Mitarbeiter- und Einsatzplan-Verwaltung. Dank der SMS- oder Anruf-Funktion können Sie Ihre Kund:innen vorab kontaktieren.
Vor allem die Zeiterfassung ist eines der Herzstücke der Software. Die Entwickler streben eine Zeitersparnis im Handwerk an; Stundenzettel entfallen dadurch komplett. Problematisch und auch kostenintensiv ist, dass jede:r Mitarbeiter:in einen eigenen App-Zugang benötigt. Im Falle einer Krankheit oder Abwesenheit können App-User zwar unkompliziert die Zeiten in der App eintragen, welche dann automatisch in der Webversion auftauchen. Es gibt aber keine Möglichkeit, krankheitsbedingte Fehlzeiten im Programm selbst einzufügen. Schade.
Zunächst erhalten Sie einen Überblick über die Finanzen Ihres Betriebs in Ihrem Dashboard. Sie können von hier aus direkt loslegen. Klicken Sie auf den Umsatz, so gelangen Sie zum Rechnungsbereich und sehen dank farblich unterlegter Schrift gleich, ob es sich um eine offene oder bereits bezahlte Rechnung handelt. Im Vergleich zum umfangreichen Dashboard von openHandwerk könnte die Anzeige ein wenig umfangreicher und informativer sein.
Am linken Bildschirmrand finden Sie alle verfügbaren Möglichkeiten in der Webversion. Wenn Sie die Ansicht stört, können Sie die einzelnen Reiter auch einklappen. Das Design ist ansprechend und das Handling ist komfortabel, wir kamen nach kurzer Einarbeitungszeit gut mit der Software zurecht.
ToolTime unterstützt Sie nicht nur bei der Organisation Ihrer Kund:innen und Mitarbeiter:innen, sondern hilft Ihnen auch beim Import Ihres eigenen Material- und Leistungskatalogs oder entsprechender Daten per DATANORM (v4) Datei. Einmal eingetragen, erspart Ihnen das eigene Materialverzeichnis enorm Zeit bei der Angebotserstellung oder den Rechnungen.
Gerade Unternehmen, die in stetigem Austausch mit Lieferanten und Händlern sind, benötigen einen Leistungskatalog und Zugang zum Webshop Ihrer Händler. So haben Sie tagesaktuelle Preise und Verfügbarkeiten gleich zur Hand und können dementsprechend die Planung koordinieren.
Ein Herzstück von ToolTime ist der digitale Projektordner. Dort erstellen Sie in Windeseile neue Projekte. Im Bereich “Projektverlauf” sehen Sie sämtliche Einträge und Uploads. Sie können Termine, Angebote und Rechnungen mit dem jeweiligen Projekt verknüpfen oder zusätzliche Dokumente hochladen.
Sie können Termine einem Kunden und/oder einem Projekt zuweisen. In beiden Fällen kann entschieden werden, ob ein neuer Kunde/ein neues Projekt erstellt oder aus bereits vorhandenen Daten gewählt werden soll. Der Termin ist zeitlich nicht begrenzt und kann über mehrere Tage angelegt werden. Komfortabel: Jeder Termin erzeugt später einen separaten Arbeitsschein.
Wiederkehrende Termine können in unterschiedlichen zeitlichen Intervallen festgelegt werden. Dann noch die Mitarbeiter:innen auswählen, die in den Termin involviert sind und der Termin erscheint automatisch in der App der ausgewählten Mitarbeiter:innen. Leistungen wie Arbeitszeit und Materialien können problemlos dem Termin hinzugefügt werden. Praktisch, denn die zugewiesenen Mitarbeiter sehen dies über die App und können sofort Anpassungen vornehmen.
Der Clou bei ToolTime: Sie können zusätzliche Infos an die Mitarbeiter:innen hinzufügen, die später nicht im Arbeitsschein (oder der Rechnung) auftauchen. So geben Sie beispielsweise an, falls sich ein Hund in dem Haus aufhält oder wo sich die Klingel befindet. ToolTime ist stark kundenorientiert, weswegen sich auch eine automatische Kundenbenachrichtigung im Projektbereich findet.
Wenn Sie möchten, erfährt Ihr Kunde umgehend nach Projektanlage von den nächsten Schritten. Das ist toll und stärkt das Vertrauen. Am besten setzen Sie noch die jeweilige Leistung und fertig ist das Projekt. Sie haben die Möglichkeit, beliebig viele Leistungsgruppen einzufügen.
Dank der integrierten Landkarte haben Ihre Mitarbeiter:innen gleich die Route parat und können die Fahrzeiten bereits im Vorfeld einplanen. Anschlusstermine sind so gut zu terminieren.
Prima: Aus dem Projekt selbst besteht bei Tooltime die Möglichkeit, ein Angebot oder eine Rechnung zu erstellen.
Gut gelöst ist unter anderem die Kommunikation der Lösung selbst. Dank des inkludierten Navis finden Ihre Angestellten den Weg auf die Baustelle mit Sicherheit, auch können Sie direkt aus der App Ihre Kund:innen anrufen, falls sich der Termin verzögert. Nehmen Sie Bilder auf und bearbeiten Sie diese gleich in der App, mit ToolTime sind Ihnen keine Grenzen gesetzt.
ToolTime bietet zusätzlich einen Offline Modus an, so haben Sie Zugriff von überall und können die Inhalte hochladen, sobald Sie wieder mit dem Internet verbunden sind. Toll: Die Bilder werden nicht automatisch in Ihrer Handy-Galerie gespeichert, so wird kein unnötiger Speicherplatz belegt.
Während Projektberichte eher dem internen Austausch dienen, sind bei ToolTime Arbeitsberichte eher zur Dokumentation gedacht. Jeder Termin generiert einen Arbeitsschein. Unter Leistungen erstellen Sie sämtliche Arbeitsberichte. In der ToolTime-App haben Sie die Möglichkeit, die Berichte einzutippen oder einzusprechen.
Jeder Arbeitsbericht kann auch nach Terminabschluss nachträglich bearbeitet werden. Der generierte Bericht ist in der Webversion verfügbar. In der App wird der Termin unter “Dokumentiert” aufbewahrt.
ToolTime nimmt sich den Wünschen seiner Kund:innen an und bietet eine digitale Unterschrift an. Ihr Kunde oder Ansprechpartner:in kann nach Abschluss bequem auf Ihrem Smartphone unterschreiben. Tipp: Am besten schließen Sie den Termin umgehend nach der Unterschrift ab, damit Sie sicherstellen, dass keine Daten oder Infos verloren gehen. Im Vergleich zu Wettbewerbern bietet nur HERO ein ähnliches Feature an.
Das Projekt- und Aufgabenmanagement ist bei ToolTime umfassend, aber dennoch simpel. Egal ob Arbeitsberichte, Projektberichte oder Unterschriften Ihrer Kund:innen, mit der mobilen App haben Sie alles dabei und gleichzeitig im Büro verfügbar. Was fehlt, ist aktuell noch eine mobile Bezahlfunktion, wie sie die Konkurrenz von openHandwerk bereits bietet.
Insgesamt ist der Projektbereich übersichtlich gestaltet und gut in den gesamten Aufbau integriert. Wir konnten in unserem Test problemlos Konten und Projekte anlegen und sowohl über die Webversion als auch über die App gut planen. Vor allem die schnelle Echtzeitsynchronisation ist ein deutlicher Mehrwert im Vergleich zu anderen Lösungen. Mobile App-Nutzer haben so immer den aktuellsten Stand und wissen über etwaige Änderungen zügig Bescheid.
Mit Tooltime erstellen Sie sämtliche Finanzdokumente problemlos. Erstellen Sie E-Rechnungen mit den Formaten ZUGFeRD und XRechnung und leiten diese problemlos über Schnittstellen zu Ihrem Steuerberater.
Bevor Sie eine Rechnung erstellen, müssen Sie zunächst einen Auftrag anlegen. Das gelingt mit ToolTime nicht nur einfach, sondern auch schnell. Sie können entweder ein Angebot aus eingegebenen Daten erstellen oder Daten importieren. Wenn Sie ein Angebot erstellen, wählen Sie hierfür den entsprechenden Kunden und bestenfalls das jeweilige Projekt. Fügen Sie sämtliche hinzugefügte Positionen Ihrem eigenen Katalog hinzu und wählen diese in der nächsten Rechnung bequem aus.
Gut gefallen haben uns im Praxistest die verschiedenen Möglichkeiten der hinzuzufügenden Positionen. So wählen Sie bequem zwischen Lohn, Material, Mischposition oder Sonstiges aus und erstellen Sie Ihre individuelle Rechnung.
Sämtliche erstellten Dokumente können sowohl herunter- als auch hochgeladen werden. ToolTime bietet zusätzlich viele Möglichkeiten, um Ihre Daten schnell und einfach zu exportieren. Angebote, Kundendaten, Rechnungen und Rechnungspositionen oder der DATEV-Export können mit nur wenigen Klicks im .csv oder Excel-Format heruntergeladen werden.
Um Angebote und Rechnungen noch schneller erstellen zu können, haben Sie die Möglichkeit, den Artikelstamm vom Großhändler per Datanorm Upload in ToolTime einzuspielen. Den Upload der Datanorm-Dateien übernimmt dabei ToolTime. Der Datenimport ist für alle Nutzer:innen kostenfrei. Senden Sie die entsprechenden Dateien einfach an den Support und nach spätestens 2-3 Tagen ist der Upload fertig.
In unserem Praxistest haben wir mehrere Aufträge, Projekte und Rechnungen erstellt. Das gelingt recht einfach und in wenigen Schritten erhalten Sie beispielsweise Ihr Angebot. Stimmt alles, klicken Sie auf “annehmen”.
Sie können in ToolTime Rechnungen kopieren, stornieren und Mahnschreiben erstellen. Zugewiesene Projekte können problemlos geändert werden. Über die drei Felder in der Mitte kann die Rechnung heruntergeladen, ausgedruckt und per E-Mail versendet werden. Ist die Rechnung bezahlt, markieren Sie einfach den orangen Button und der Status verändert sich in “bezahlt”.
Mit ToolTime erstellen Sie im Handumdrehen Ihre Rechnungen. Um eine Rechnung anzufertigen, muss diese einem Kunden oder Projekt zugewiesen sein. Abschlags- oder Teilrechnungen müssen generell einem Projekt zugeordnet sein. ToolTime bietet zusätzlich vorformulieren Texte, so spart Ihr Büroteam Zeit.
Mithilfe der Leistungsgruppen können einzelne Positionen zusammengefasst werden. In unserem Test haben wir problemlos Rechnungen erstellt, diese bearbeitet und Mahnschreiben verfasst.
Über das Feld "Bezeichnung" kann auf den eigenen Material- & Leistungskatalog oder auf eingebundene Daten von Großhändlern (DATANORM) zurückgegriffen werden. Die dort eingegebenen Leistungen können bei Bedarf direkt im Katalog gespeichert werden. Neben Normalpositionen gibt es sogenannte Mischpositionen.
Optional haben Sie verschiedene Steuersätze samt entsprechenden Gesetzestexten zur Auswahl. Sind alle Positionen ausgefüllt, so können Sie sich die Rechnung im Vorschau-Modus anzeigen lassen und gegebenenfalls noch bearbeiten.
Erstellen Sie aus Ihren Materialangaben Ihren eigenen Katalog. Vor allem für immer wiederkehrende Posten ist dies eine bequeme und praktische Lösung. So haben Sie sämtliche Preise bereits in Ihrem Programm und können bei einem Auftrag oder einer Rechnung ganz einfach die entsprechenden Positionen auswählen.
Im Bereich Buchhaltung punktet ToolTime. Exportieren oder Importieren Sie Datensätze und nutzen die vorbereitenden Buchhaltung-Features der Softwarelösung. Dabei sind Sie nicht unbedingt auf die Handwerksbranche beschränkt, jedes Unternehmen, das Rechnungen erstellt oder Angebote schreibt, kann die Buchhaltungs-Features von ToolTime nutzen.
An der ein oder anderen Stelle gibt es Überarbeitungsbedarf. So fehlt beispielsweise die Funktion, laufende Kosten unabhängig von einem Auftrag in die Liste aufzunehmen. Ähnlich wie in HERO haben Sie bei ToolTime einen Vorschaumodus für Ihre Dokumente und können so noch einmal alles überprüfen. Im Vergleich zu branchenähnlicher Software wie openhandwerk oder smarthandwerk gelingt die Rechnungserstellung mit ToolTime wesentlich einfacher.
Schön wäre allerdings eine Prüfmöglichkeit samt Schnittstelle, um den Geldeingang zu prüfen und die Rechnung manuell auf “bezahlt” setzen zu können oder eine Mahnung zu erstellen.
ToolTime kostet ab 54 €/Monat im Komplettpaket. Enthalten sind alle Funktionen und Features der Handwerkersoftware sowie kostenfreier Support. Andere Preismodelle, zusätzliche Tarife, Erweiterungen und Add-ons oder versteckte Kosten gibt es bei ToolTime nicht. Sie haben allerdings die Wahl, statt der standardmäßigen jährlichen Vertragslaufzeit eine monatliche Abrechnung zu wählen. Dann erhöht sich der Preis auf 59 €/Monat.
Das Design von ToolTime ist angenehm und nicht aufdringlich. Dank der selbsterklärenden Funktionen finden Sie sich nach einer kurzen Einarbeitungszeit ein. Kleine Info-Tutorials unterstützen Sie zusätzlich. Bei der ersten Anmeldung klicken Sie am besten auf “Schnellstart” und können so Ihre individuellen Einstellungen wie Firmeninfos, Logos, Mitarbeiteranzahl und was Ihnen besonders wichtig ist, vornehmen. Die einfache Handhabung und die übersichtlichen Funktionsabläufe bringen schnell Routine.
ToolTime nimmt den Schutz der personenbezogenen Daten ernst. Es gibt beispielsweise keine Möglichkeit, IP-Adresse und eventuell vorhandene personenbezogene Daten zu verknüpfen. Die Server befinden sich in Frankfurt am Main, Sicherheitszertifikate wie ISO 27001, 27017 und 2018 sowie PCI sorgen zusätzlich für mehr Sicherheit.
ToolTime ist sehr kundenorientiert, was ein deutlicher Pluspunkt des Unternehmens ist. Sie können bei ersten Fragen entweder den Chat-Bot konsultieren oder in dem sehr ausführlichen Handbuch (FAQs) nachlesen. Bei ToolTime steht die Hilfe zur Selbsthilfe an erster Stelle. Der Kundensupport unterstützt Sie jedoch kostenfrei und zu den gängigen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag von 8.30 bis 18 Uhr) zuvorkommend und kompetent. Anfragen werden in wenigen Minuten beantwortet.
ToolTime ist eine cloudbasierte Handwerker-Software. Dank der angenehmen Usability und der benutzerfreundlichen Umsetzung vereinfacht ToolTime sämtliche Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb und ist einfach zu verstehen. Egal ob Angebot, Projektplanung, Rechnungserstellung oder die Baustellen-Dokumentation, ToolTime unterstützt Abläufe in Ihren Betrieb und erspart Papierkram. Dank der App mit Echtzeit-Synchronisation sind alle Mitarbeiter:innen immer auf dem gleichen Stand. Der Offline-Modus ist zusätzlich ein deutlicher Mehrwert, so können Sie auch ohne Internet in der App arbeiten und laden später, wenn Sie wieder online sind, sämtliche Inhalte automatisch hoch. Unterschiedliche Benutzerrechte machen die Organisation besonders einfach. Wichtige Schnittstellen wie ZUGFeRD oder die GAEB-Händler-Schnittstelle integrieren Buchhaltung und Großhändler gleichermaßen in Ihren Arbeitsalltag. Sämtliche Module und auch der Kundenservice samt umfangreichem Support sind in den monatlichen Gebühren enthalten. Die kostenpflichtige Ersteinrichtung (99 €) ist im Vergleich zu anderen Anbietern erschwinglich und es fallen keine versteckten Kosten an. Leider ist die lange Vertragsbindung bei ToolTime weniger flexibel.
ToolTime bietet im Vergleich zu anderer Handwerkersoftware zum Teil weniger Schnittstellen. Auch wenn diese stimmig und nützlich sind, so könnte an der ein oder anderen Stelle noch eine weitere Schnittstelle zu finden sein. Neben Datanorm, DATEV, IDS-Schnittstelle, GAEB, bietet ToolTime den GOBD-Datenexport, ZUGFerRD und XRechnungen an.
trusted hat die Informationen für den ToolTime-Test aktualisiert. Das Ergebnis: ToolTime hat sein Preissystem angepasst. Statt wie zuvor 2 Plans in einer Preisspanne von 49 € bis 59 €/Monat, bietet ToolTime nun nur noch ein einziges Komplettpaket mit Preisen von 59 €/Monat im Monats- und 54 €/Monat im Jahresabo. Der günstigere Tarif “Basic” fällt weg. Der trusted-Testbericht zu ToolTime wurde diesbezüglich angepasst.
trusted hat die Informationen für den ToolTime-Test aktualisiert. Das Ergebnis: ToolTime bietet neue Features an. Unter anderem kommt die Aufmaßfunktion in der mobilen App hinzu. Zudem ist nun der initiale Datenimport für alle Kund:innen kostenfrei. Statt wie zuvor die Note 1,7 erzielt ToolTime nun die Testnote 1,5 (“sehr gut”). Dadurch kann ToolTime im trusted-Ranking aufsteigen und steht nun auf Platz 3 von 6 . Der trusted-Testbericht zu ToolTime wurde diesbezüglich angepasst.
trusted hat ToolTime im Rahmen des Handwerkersoftware-Tests eingehend geprüft und in der Praxis getestet. Das Ergebnis: ToolTime erzielt eine Testnote von 1,7 (gut) und landet auf Platz 4 von 6.
Die ToolTime GmbH wurde 2018 von Marius Stäcker und Marcel Mansfeld mit Sitz in Berlin gegründet. Aktuell beschäftigt Tooltime um die 100 Mitarbeiter:innen. Die Handwerker-Software ging 2019 auf den Markt und wird aktuell von über 10.000 Handwerker:innen aus dem Kleinunternehmer-Bereich verwendet.
