Software für Handwerker: Wie sich ToolTime in meinem Praxistest geschlagen hat, erfährst du hier

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Einfacher Start dank übersichtlicher Oberfläche und Menüführung

Zu meinem Start mit ToolTime gibt es eigentlich nicht wahnsinnig viel zu sagen. Die ToolTime-Software ist übersichtlich aufgebaut, von der linken Seitenleiste aus sind alle wichtigen Funktionsbereiche direkt erreichbar. Das Menü wirkt nicht so überladen, wie zum Beispiel bei Das Programm und ist auch nicht so kryptisch, wie zum Beispiel bei TAIFUN.

So fiel es mir leicht, mich innerhalb kürzester Zeit im Tool zurechtzufinden und meinen Praxistest zu starten, der mit dem Anlegen eines neuen Kundenkontakts beginnen sollte:

Übersichtliche Kontaktverwaltung in schicker Aufmachung

ToolTime geht die Verwaltung von Kontakten nicht groß anders an als die meisten Wettbewerber. Neue Kontakte lassen sich per Eingabeformular hinzufügen; alle Kontakte landen in einer klassischen Listenansicht. So weit also erstmal keine Überraschung.

Die gute Umsetzung steckt bei ToolTime vielmehr im Detail: Das System vergibt automatisch generierte Kundennummern und unterscheidet zwischen Firmen- und Privatkunden. Mit einem Klick konnte ich dann im Test Kontakte nach Namen, Adresse oder Kundenummer sortieren und in der Liste anzeigen lassen. Das sind nette Funktionen, um die normalerweise doch eher sperrigen Listenansichten dynamischer zu machen.

Ein Blick auf die Kontaktdatenbank der ToolTime-Software: Schlicht, aber funktional und völlig ausreichend für Handwerksbetriebe

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Besonders gut gefallen hat mir dann die Detailansicht von Kontakten: hier sind nicht nur alle wichtigen Kontaktinformationen ersichtlich, sondern auch mit dem Kontakt verknüpfte Projekte, Angebote, Dokumente, anstehende Termine und Umsätze bzw. offene Rechnungen. Damit hatte ich alles zu meinen Kund:innen zentral an einem Ort. Toll!

Über die Kontaktkarten kannst du alle wichtigen Detailinformationen deiner Kontakte aufrufen

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Und auch hier sind es dann wieder die Details, die ToolTime in der Kontaktverwaltung punkten lassen: Die einzelnen Kontaktkarten arbeiten mit farblichen Hervorhebungen und Karteneinblendungen in der Adressanzeige. Dafür, dass ToolTime eine so hohe Informations- und Datendichte für Kontakte liefert, ist die Darstellung überraschend clean und übersichtlich. Ein Beispiel siehst du ja oben. Das macht echt Spaß!

Schade finde ich, dass es keine Möglichkeiten gibt, Notizen oder Bemerkungen zu hinterlassen. Aber das sind Kleinigkeiten.

Viel ärgerlicher fand ich, dass ich mit ToolTime für meinen fiktiven Betrieb nicht auch Lieferant:innen oder betriebliche Ansprechpartner:innen im System hinterlegen konnte. Bei HERO oder Das Programm klappt das ohne Probleme.

Hier hilft nur ein Workaround über den Artikel- und Leistungskatalog mit der Rubrik “Sonstiges.” Das ist aber offen gesagt wenig elegant und kann maximal als Notlösung durchgehen. Hier sollte ToolTime noch nachjustieren!

Nett: ToolTime erlaubt den CSV-Import von Kundenkontakten und Stammdaten. Als Nutzer:in hast du hier zwei Möglichkeiten; entweder du gehst auf das Support-Team zu, das kostenlos und unkompliziert den Import für dich übernimmt, oder du nutzt eine von ToolTime bereitgestellte Import-Vorlage und erledigst den Datenimport einfach selbst.

Wie auch immer: ToolTime hat mir in der Kontaktverwaltung trotz der genannten Schwächen alles in allem gut gefallen. Die Bedienung ist einfach, die Kontaktmappen aufgeräumt, optisch sehr gelungen und die Datentiefe passt auch. So konnte ich im Test meine fiktiven Kund:innen schnell und einfach anlegen und mit allen wichtigen Infos ausstatten.

Artikel- und Leistungsverwaltung im ToolTime-Katalog

Analog zum Kontaktmanagement zieht ToolTime auch die Stammdatenverwaltung in einer Listenansicht auf. Auch hier ist alles ziemlich funktional, im Gegensatz zur Kontaktverwaltung gibt es aber keine besonderen Funktionen oder Überraschungen.

Auch der Leistungskatalog ist schlicht, liefert aber, was du zur Stammdatenverwaltung im Handwerk brauchst

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Etwas unglücklich gelöst ist für meinen Geschmack die Detailansicht von Katalogeinträgen. Statt für jeden Artikel bzw. jede Leistung eine eigene Page anzulegen (wie z.B. für die Kontakteinträge) gibt es hier nur ein kleines Pop-up (siehe Bild).

Gerade für Anpassungen der teils doch recht langen Artikelbeschreibungen finde ich das ein bisschen unübersichtlich. Aber das mag Geschmackssache sein.

Etwas mühsam: die Bearbeitung von Artikel im Pop-up-Fenster

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Gut gelungen ist dagegen die Kalkulation für Artikel- und Leistungspositionen: Das ist sehr simpel gehalten und weniger komplex gelöst als in vielen anderen Handwerkersoftwares – mit denen kannst du teilweise eine Tiefenkalkulation über Stücklisten vornehmen. Hier kratzt ToolTime also noch ein wenig an der Oberfläche. Willst du deine Kalkulation sauber und detailliert direkt aus ToolTime durchführen, könnte das ein Ausschlusskriterium sein.

Für meinen fiktiven Handwerksbetrieb war das Vorhandene aber vollkommen ausreichend. Und vor allem wirklich easy-to-use! Einkaufspreis eingeben, Aufschlag hinzufügen, und ToolTime spuckt den Verkaufspreis aus. Fertig!

Um Material- und Artikelstämme von Großhändlern zu importieren, gibt es in ToolTime gleich mehrere Wege. Du kannst Datanorm-Dateien über das Support-Team uploaden lassen und über die IDS-Connect-Schnittstelle kannst du auch direkt aus Onlineshops bzw. deiner Angebotsmaske Artikel in deinen Leistungskatalog übertragen. Zu den verfügbaren Großhändlern gehören unter anderem Brillux (Farben und Lacke), Reisser (Bad/Sanitär), Richter + Frenzel (Haustechnik) Mosecker und zahlreiche weitere.

Meine eigenen Artikel und Leistungen – wie Farben und Co. – waren dann auch schnell im System hinterlegt. Um meine Leistungen als Maler/Lackierer aber auch richtig in Rechnung zu stellen, wollte ich mir auch ansehen, wie ich mit ToolTime ein Aufmaß erstellen und für meine Angebote/Rechnungen verwenden kann.

Digitale Aufmaßerstellung nur über die mobile App

Etwas verwunderlich: die Aufmaßerstellung funktioniert in ToolTime ausschließlich über die mobile App. Einmal dort erstellt, ist das Aufmaß aber auch in der Web-Anwendung hinterlegt. Werfen wir mal einen Blick drauf:

Hier konnte ich im Test recht einfach ein Raumaufmaß für meinen kleinen Malerauftrag erstellen. Einfach die Raummaße eingeben, wenn nötig Abzüge hinzufügen und schon ist das Aufmaß fertig und im Auftrag (oder Projekt) hinterlegt.

Willst du dein Aufmaß nicht in der App, sondern an deinem PC erstellen, gibt es auch hier einen Workaround über die Terminfunktion. Der ist aber ziemlich umständlich und im Alltag kaum zu gebrauchen, sodass du wohl oder übel den Weg über die App gehen musst.

Für das Aufmaß benötigst du die App und hier sind die Möglichkeiten dann doch sehr limitiert

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Allerdings ist die Aufmaßerstellung in ToolTime weniger stark als in anderen von mir getesteten Handwerkertools. Im Grunde kennt ToolTime nur drei Aufmaßvorlagen: Länge, Raum und Fläche. Klar - für den kleinen Testauftrag meines Malerbetriebes ist das ausreichend.

Aber Elektriker, die komplizierte Kabelstränge und Leitungen legen, benötigen da viel mehr Parameter und dürften mit ToolTime ggf. an ihre Grenzen stoßen. Steckdosen, Fußleisten und Verschnitt kannst du mit ToolTime nicht sauber berechnen. Hier haben mir andere Tools im Test (z.B. Das Programm) einfach mehr Möglichkeiten geboten.

Unkomplizierte Erstellung von Angeboten und Auftragsdokumenten

Kommen wir zu einem Funktionsbereich, der im Test einen sehr positiven Eindruck hinterlassen hat: Die Angebotserstellung.

Das geht nämlich mit ToolTime ähnlich einfach und schnell wie beim Testsieger HERO und dürfte im Büroalltag eine Menge Zeit sparen. Im Grunde bietet ToolTime für die Angebotserstellung zwei Wege an: Entweder, du erstellst ein Projekt und dann in der Projektmappe ein Angebot oder du gehst den direkten Weg über den Menübereich “Angebote”.

Angebote schiebt ToolTime vom Entwurf bis zur Abnahme durch eine Pipeline

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Beide Varianten funktionieren prinzipiell gleich gut. Bei kleineren Standard-Aufträgen ist der Weg über den Angebotsbereich der schnellere. Werfen wir mal ein Blick auf die Funktionen:

Was die Erstellung von Angeboten so einfach macht, sind die diversen Drop-Down-Menüs, mit denen ich das Angebot einem vorher angelegten Kundenkontakt zuordnen konnte. Auch weitere Stammdaten lassen sich per Drop-Down easy aus anderer Stelle im System übernehmen. Angebote schreiben für Faule! Und dank benutzerdefinierter Vorlagen für Ansprache, Vor- und Nachtexte fällt auch keine Textarbeit an. Top!

Der Dokumenteneditor ist super einfach zu bedienen und liefert schnelle Ergebnisse

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Mein zuvor erstelltes Aufmaß konnte ich ganz einfach in das Angebot übernehmen. Das Gleiche galt für Leistungen, Material oder Mischpositionen. In einem Pop-Up-Fenster öffnete sich mein Leistungskatalog und ich konnte mithilfe des Suchfeldes meine gewünschten Leistungen finden und in wenigen Handgriffen als Position in mein Angebot übertragen.

Cool: ToolTime hat direkt in der Angebotsmaske einen Link zur IDS-Connect-Schnittstelle. Für Artikel und Material mit tagesaktuellen Preise musst du also nicht die Angebotsoberfläche verlassen, sondern kannst direkt hier alle benötigten Artikel samt Kalkulation importieren und bei deinem Lieferanten oder Händler bestellen:

Großhandelspositionen kannst du über Schnittstellen direkt in dein Angebot übernehmen

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Als ich dann alle Angebotspositionen und Artikel zusammenhatte, war das Angebot im Grunde fertig.

Besonders gut fand ich die smarte Dokumentenvorschau, die ohne eigenes Fenster auskommt und bei jedem Schritt der Angebotserstellung einen guten Gesamtüberblick liefert. In einer Art Kurzauswertung zeigt die Dokumentenvorschau sogar Zahlen zu Angebotskosten, Marge und Rabatten und der angesetzten Arbeitszeit. Ein cooles Feature, das ich in der Form noch bei keiner anderen Handwerker-Software so gesehen habe!

Ein Blick auf mein erstes Angebot mit ToolTime

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Ansonsten liefert ToolTime die üblichen Funktionen in der Angebotsverwaltung: Direktversand via E-Mail, Nachbearbeitung, Download, Speicherung usw.

Nach demselben Prinzip funktioniert dann auch die Rechnungserstellung, wobei sich Rechnungen auch ganz unkompliziert aus bestätigten Angeboten generieren lassen. Weitere Dokumente, die du mit ToolTime erstellen und verwalten kannst, sind Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Mahnungen.

Der Editor in ToolTime ist also nicht ganz so breit aufgestellt wie in HERO oder Das Programm, stellt aber die allernötigsten Dokumententypen bereit. Was mir z.B. gefehlt hat, war die Möglichkeit, benutzerdefinierte Formulare, Lieferscheine und Belege erstellen zu können.

Immerhin erlaubt ToolTime den Import von externen Dokumenten, die du dann einfach in der Dokumentenmappe ablegen kannst.

Projektmappe als zentraler Ort für deine Aufträge

Also; Angebot erstellt, Angebot vom fiktiven Kunden angenommen, Auftrag erteilt. Als Nächstes hat mich natürlich interessiert, wie mich ToolTime im Alltag bei der Auftragsabwicklung und Projektplanung unterstützt.

Zentraler Arbeitsort für die Auftragsabwicklung ist die Projektmappe. ToolTime unterscheidet nämlich nicht zwischen Aufträgen und größeren Projekten. Möchtest du also auf die Projektfunktionen für einen Auftrag zugreifen, musst du genauso wie ich erst einmal ein Projekt anlegen.

Das klingt dramatischer als es ist - eine Projektmappe ist (wie fast alles in ToolTime) tatsächlich sehr schnell angelegt und mit den wichtigsten Daten und Infos bestückt.

Die Projektmappe bündelt alle wichtigen Informationen und Dokumente an einem Ort

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In der Projektmappe konnte ich dann meinen Auftrag organisieren, also Termine setzen, mit Arbeitsbeschreibungen und Anweisungen versehen und Aufgaben oder Abläufe an mein Team zuweisen.

Das sind nützliche Funktionen und (typisch ToolTime) super einfach zu bedienen.

Gerade hier finde ich ToolTime allerdings im Vergleich mit dem Wettbewerb zu oberflächlich. Während HERO eine Projekt- bzw. Auftragspipeline, Soll/Ist-Vergleiche und Aufgabenboards liefert, musste ich mit ToolTime immer einzelne Termine festlegen und dort dann eine Beschreibung hinzufügen.

Auch Das Programm hat mir in Sachen Projektmanagement deutlich mehr zugesagt, weil hier Gantt-Charts und Kanban-Boards eine viel bessere Visualisierung liefern. Damit lassen sich dann auch komplexere Projekte überwachen und steuern.

Für die normale Auftragsabwicklung ist ToolTime aber gut aufgestellt und hier stören dann die fehlenden Features auch nicht weiter.

Übrigens integriert ToolTime Google Maps, sodass ich in vielen Arbeitsbereichen Karteneinblendungen hatte, also etwa Kunden- bzw. Objektstandorte in der Projektansicht oder der Kundendatenbank. Es gibt aber auch noch eine gesonderte Kartenansicht:

Nettes Feature: Die Kartenansicht hilft dir bei der Terminplanung

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Das ist kein Alleinstellungsmerkmal von ToolTime, aber trotzdem ein schönes Feature!

Termin- und Einsatzplanung: OK, mehr aber auch nicht

In Sachen Personal- und Ressourcenplanung kommt ToolTime leider nicht aus dem Mittelmaß heraus und bleibt ein wenig hinter meinen Erwartungen zurück. Aber der Reihe nach:

Die Terminplanung läuft in ToolTime entweder über die Kalenderansicht oder über die Projektmappen. Letztlich nimmt sich das nicht viel, weil du auch Termine in der Kalenderansicht später noch einem Projekt zuordnen kannst.

Allerdings hat die Kalenderansicht den Vorteil, dass du einen besseren Überblick über die Auslastung deines Teams hast. So vermeidest du Überschneidungen und Terminkollisionen:

Mit der Kalenderansicht hast du die Auslastung deines Teams im Blick

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Die Kalenderansicht ist in Ordnung, aber für eine richtige Ressourcenplanung taugt sie kaum. Weder Geräte noch Werkzeuge konnte ich hier verplanen. Das haben mfr und HERO deutlich besser gelöst. Schade!

Ich habe es ja weiter oben schon erwähnt: Ein Termin ist in ToolTime immer eine Aufgabe - ein spezielles Aufgabenboard oder eine Liste gibt es hier also nicht. Immerhin ist die Baudokumentation gut gelöst: hier konnte ich Arbeitsberichte erstellen, Bilder und Dokumente an Projekte anheften und auch die Zeiterfassung ist sowohl über die Web-Anwendung als auch die mobile App verfügbar.

Apropos mobile App: Die ist tatsächlich nützlich und kann ein wenig die Lücken, die ToolTime (noch) hat, auffangen. Mehr dazu dann im nächsten Abschnitt.

Ein nützliches Tool: die mobile ToolTime-App

Zunächst mal: Rein von der Funktionstiefe und Leistungsfähigkeit bleibt die ToolTime-App etwas hinter der Konkurrenz zurück. Es gibt keinen Dokumenteneditor und auch keinen Chat. Aber für zwei Anwendungsbereiche ist die App ziemlich gut aufgestellt, und das sind die Baustellendokumentation und die Terminkoordinierung.

In meinem Test konnte ich über die App sehr einfach Termine einsehen, die hinterlegten Dokumente und Beschreibungen aufrufen und dank der Karteneinblendung die Kundenadresse checken.

Die Terminverwaltung über die mobile App hat gut funktioniert

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Für die Dokumentation konnte ich dann Fotos direkt über die App aufnehmen und hinterlegen, die Arbeitszeit eintragen und einen Arbeitsbericht anfertigen. Und bei Bedarf ist mit wenigen Handgriffen ein Folgetermin angelegt. Das geht alles gut von der Hand und ist ToolTime-like unkompliziert.

Auch die Zeiterfassung über die App war einfach zu nutzen

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Für Betriebe, die auch mal kleinere Aufträge annehmen oder Reparaturen und Wartungen durchführen ist die App trotz einiger Lücken damit sicher gut geeignet.

Solides Dokumentenmanagement und vorbereitende Buchhaltung

Kommen wir zurück zu meinem Testauftrag: Mittlerweile wurde der Auftrag ausgeführt und kann meinem fiktiven Kunden nun in Rechnung gestellt werden. Grund genug für mich, einen tieferen Blick in die Bereiche Rechnungsstellung und Buchhaltung zu werfen:

Ich habe es ja weiter oben schon erwähnt, dass die Erstellung von Angeboten und Dokumenten in ToolTime sehr einfach und schnell ist. Und das gilt auch für die Rechnungsstellung. Die ist in ToolTime in wirklich nur ein paar Handgriffen erledigt.

Genau wie in HERO oder Das Programm zieht sich das System alle Leistungspositionen aus den Angebotsdokumenten und transferiert sie automatisch in die Rechnungsvorlage.

Dann konnte ich noch entscheiden, ob ich eine elektronische Rechnung erstellen wollte und hier zwischen XRechnung oder ZUGFeRD 2.2 auswählen. Super! Mit ToolTime bist du zukunftsfähig ausgestattet und begegnest auch der verpflichtenden Einführungen von E-Rechnungen in 2025.

Als letzten Schritt konnte ich die richtigen Textbausteine aus Vorlagen einfügen und fertig war meine erste Rechnung mit ToolTime.

Rechnungen kannst du ganz einfach aus Angeboten generieren

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Übrigens kannst du auch zu diesem Zeitpunkt noch Positionen hinzufügen, nachkalkulieren, Steuersätze, Margen und Rabatte anpassen. Sauber!

Etwas unglücklich war ich dann mit der Belegverwaltung. Während viele Anwendungen hier eine gesonderte Belegablage liefern, funktioniert das in ToolTime nur über die Projektmappe: Hier kannst du dann allerdings alle möglichen Belege importieren und ablegen, sodass du direkt eine Zuordnung von Belegen zu einzelnen Kundenaufträgen bzw. Konten hast.

Über die DATEV-Schnittstelle ist dann der Export aller vorkontierten Belege und Rechnungsdokumente an Steuerbüros möglich. Im Gegensatz zu HERO und Co. hat ToolTime aber keine Schnittstellen zu Buchhaltungs-Software wie lexoffice oder SevDesk.

Smarte Zahlungsverwaltung über ToolTime Pay

Ein ganz besonderes Feature möchte ich hier unbedingt noch hervorheben, auch wenn es nicht wirklich in mein Testszenario gehört: das neue “ToolTime Pay”.

ToolTime hat die Zahlungsverwaltung im Rechnungswesen integriert und gibt dir eine Übersicht aller bisherigen Zahlungseingänge und der noch offenen Beträge. Das ist ein nettes Feature, funktionierte bisher aber nur über die manuelle Eingabe der Zahlungen.

Aber auch das ist schon hilfreich und ToolTime blendet die Zahlungsinformationen direkt neben den Rechnungen ein:

Die Zahlungsverwaltung in ToolTime ist auch visuell gut umgesetzt

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Aber ToolTime hat noch einmal nachgebessert und mit dem “Pay”-Feature den neuen Funktionsbereich “Zahlungen” in das Menü integriert. ToolTime Pay funktioniert dabei als ein virtuelles Zwischenkonto, das mit einer eigenen IBAN die Schnittstelle zwischen deinem Bankkonto und der ToolTime-Software besetzt.

Dabei erfasst ToolTime Pay alle Zahlungen automatisch und gleicht sie mit den im System hinterlegten Rechnungsdaten ab. Du musst also nicht mehr zwischen Online-Banking und ToolTime hin- und herspringen, um Zahlungseingänge zu überprüfen. ToolTime Pay unterstützt normale Banküberweisungen, Kreditkarten-Buchungen und Zahlungsdienstleister wie Apple Pay.

Insgesamt ein cooles Feature, dass die Zahlungsverwaltung deutlich vereinfacht und dir im Alltag eine Menge Zeit sparen dürfte. Fein!

ToolTime Pay überwacht automatisch alle Zahlungseingänge und ordnet sie den entsprechenden Rechnungen zu

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Über das zentrale Dashboard bereitet ToolTime dann alle Zahlungsdaten noch einmal auf und liefert dir Visualisierungen für Umsatzentwicklungen und angenommen Angebote. Das ist kein tiefschürfendes Reporting, aber reicht völlig aus, um finanzielle Entwicklungen und die Auftragslage im Blick zu behalten:

Über das Dashboard behältst du die Auftragslage und Unternehmensentwicklung im Blick

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Die Kontakt- und Adressverwaltung mit ToolTime ist unkompliziert. Das Tool liefert eine zentrale Listenansicht für sämtliche Kontakte und unterscheidet nur zwischen Firmen- und Privatkunden - eine gesonderte Ansicht für Lieferant:innen, Ansprechpartner:innen oder Partnerunternehmen gibt es nicht. Dafür punkten die Detailansichten der Kontaktkarten mit guter Datentiefe und einer übersichtlichen Aufmachung.

Mein Urteil zur Kontaktverwaltung fällt gemischt aus: ToolTime zieht das ganze möglichst einfach auf, was die Verwaltung wenig komplex macht. Dabei geht etwas Tiefe und System verloren, gerade mit Blick auf die Verwaltung von Nichtkunden. Für die reine Kundenverwaltung ist ToolTime aber gut zu gebrauchen und bekommt dafür eine angemessene Teilnote von 2,1 (gut).

Deinen Leistungs- und Artikelstamm verwaltest du mit ToolTime im integrierten Katalog. Der ist als klassische Listenansicht organisiert und unterscheidet zwischen Material, Lohn und Sonstiges. Das entspricht so weit dem Branchenstandard und auch der Import von Leistungskatalogen ist über DATANORM, GAEB-Dateien IDS-Connect möglich. Gut finde ich, dass das ToolTime Supportteam kostenlos bei Importen hilft.

Unterm Strich ist die Verwaltung über den Leistungskatalog easy und liefert alle erwartbaren Funktionen für den Import, die Kalkulation und die Datenpflege. Wer es simpel mag, wird mit ToolTime gut zurechtkommen. Weil Tooltime aber immerhin das Bestellwesen über IDS-Connect anbindend, vergebe ich im Bereich Artikel- und Leistungsverwaltung eine starke 1,5 (sehr gut).

Einer der für mich besten Funktionsbereiche ist der integrierte Dokumenteneditor. Der sieht nicht nur hübsch aus, sondern ist genau wie im Testsieger HERO super einfach zu bedienen und liefert in Bestzeit gute Ergebnisse. Du hast Zugriff auf Vorlagen, Textbausteine und kannst Leistungspositionen ganz einfach aus Drop-down-Menüs in deinen Angebotsentwurf übernehmen.

Dass die Aufmaßerstellung an die mobile App gebunden ist und wenig spezifische Einstellungen zulässt, ist ein kleiner Wermutstropfen. Insgesamt präsentiert sich ToolTime in Sachen Dokumentenmanagement aber bockstark. Viel einfacher kann man das nicht aufziehen und deshalb gebe ich ToolTime hier eine verdiente 1,0 (sehr gut).

Auch die Auftragsabwicklung geht ToolTime möglichst simpel an, was nicht unbedingt schlecht ist. Du hast Zugriff auf Projektmappen, Terminlisten und eine Kalenderansicht. Und auch die Erstellung von Arbeitsberichten zur Dokumentation funktioniert reibungslos. Die mobile App ist zwar weniger leistungsstark als im Testsieger HERO, taugt aber gut für die Terminkoordinierung und Baudokumentation.

Allein in der Ressourcenplanung und auf der Projektebene hat mich ToolTime etwas enttäuscht. Simpel bedeutet halt meistens auch weniger Funktionstiefe und Möglichkeiten. Für größere Bauvorhaben und Projekte ist ToolTime daher nicht wirklich geeignet. Trotzdem bekommt ToolTime von mir noch eine solide Teilnote von 1,9 (gut).

ToolTime organisiert die Buchhaltung und Belegverwaltung grundsätzlich gut: Sämtliche Rechnungen und Zahlungen kannst du direkt Projekten bzw. einzelnen Kundenkontakten zuordnen und so sauber vorkontieren. Mit dem neuen Pay-Feature liefert ToolTime eine automatische Zahlungsverwaltung, sodass du in bei der Büroarbeit mächtig Zeit sparen kannst.

Insgesamt sind das solide Funktionen, die für die vorbereitende Buchhaltung ausreichen. Es fehlen aber Möglichkeiten für GuV-Rechnungen und den Jahresabschluss, sodass ich ToolTime im Bereich Buchhaltung nur eine 2,6 (befriedigend) geben kann.

Wie viel kostet ToolTime?

ToolTime ist in drei unterschiedlichen Editionen erhältlich: “Solo” umfasst eine Benutzerlizenz (Web und Mobil) für 79 Euro pro Monat. Der Tarif “Team” kostet 149, Euro pro Monat und umfasst 5 Benutzerlizenzen. Die Edition “Max” umfasst 10 Benutzerlizenzen und kostet monatlich 299 Euro.

Zwar ist der Einzeltarif “Solo” vergleichsweise teuer, die beiden Team-Lizenzen für 5 bzw. 10 Benutzer:innen sind aber vergleichsweise sehr günstig. Deshalb gebe ich ToolTime hier eine gerechtfertigte 1,0 (sehr gut).

ToolTime setzt auf Einfachheit und nimmt dafür auch in Kauf, dass die Funktionstiefe hier und da fehlt. Beispiel Kontaktverwaltung: Statt einzelner Untermenüs für Kundenkontakte, Lieferanten und sonstige Ansprechpartner organisiert ToolTime alles in einer Liste. Das macht die Verwaltung natürlich vergleichsweise simpel. Und diese Philosophie zieht sich durch die komplette Anwendung.

Kurze Klickwege, modernes und übersichtliches Design der Benutzeroberfläche und eine intuitive Bedienung sorgen overall für eine sehr gute Usability. ToolTime kann hier locker mit Testsieger HERO mithalten. Dafür gibts von mir eine glatte 1,0 (sehr gut).

ToolTime ist eine Cloud-basierte Handwerker-Software-Lösung und läuft über Server in Deutschland mit Standorten in Frankfurt am Main. Alle Rechenzentren sind nach ISO 27001 und ISO 27018 zertifiziert und durchlaufen regelmäßige Backups. Datenübertragungen verschlüsselt ToolTime mit TLS-128. Die Anwendung ist vollständig DSGVO- und GoBD-konform und gibt hier keinen Grund für irgendeine Beanstandung. Auch dafür gibt es von mir eine tadellose 1,0 (sehr gut).

ToolTime ist im Kundensupport hervorragend aufgestellt! Ob über Live-Chat, Telefon oder via E-Mail: Das Serviceteam ist praktisch auf jedem Kanal erreichbar und reagiert in sehr kurzer Zeit. Weil auch Videoratgeber und kostenlose Webinare zum Angebot gehören, bekommt ToolTime in Sachen Service & Support eine verdiente 1,2 (sehr gut) von mir.

Allgemeines zum Support von ToolTime

ToolTime hat den in meinem Test breitesten Kundensupport. An Supportkanälen können Kund:innen zwischen Telefon, E-Mail und Live-Chat wählen, wobei die Supportzeiten Montag bis Freitag zwischen 08:30 und 18:00 Uhr liegen. Für den Self-Service bietet ToolTime umfangreiche FAQs, Videotutorials und in regelmäßigen Abständen kostenlose Seminare.

Meine Erfahrungen mit dem Support von ToolTime

Ich hatte in meinem Test keinen wirklichen Grund für eine Supportanfrage, weil es keine technischen oder sonstigen Probleme gab. Meine Test-Anfrage via Live-Chat wurde dennoch innerhalb von wenigen Minuten beantwortet, nachdem ich den Chat-Bot an sein Limit gebracht hatte. Das Kundenteam ist freundlich und hilfsbereit: dafür gibts eine 1,0 (sehr gut) im Bereich Service und Support.

So bewerten Kund:innen den ToolTime-Support: Um hier nicht nur meine einmalige Erfahrung zu nennen, sondern der Vollständigkeit halber auch bestehende Kundenstimmen wiederzugeben, habe ich mir einige Bewertungen zum ToolTime-Support angeschaut. Das Ergebnis: Im Durchschnitt sind die Bewertungen sehr positiv und loben vor allem die kurzen Wartezeiten und Schnelligkeit des Supportteams. Das ist eine nützliche Info für dich; in meine Bewertung des Supports ist sie aber nicht eingegangen.