So habe ich Das Programm getestet
Um die Handwerkersoftware smarthandwerk in der Praxis zu testen, habe ich mir ein typisches Szenario aus Sicht eines kleinen Malerbetriebs zurechtgelegt. Für meinen Test wollte ich prüfen, wie ich einen neuen Kundenkontakt im System anlegen, für diesen Kontakt ein Angebot für den Anstrich seiner Wohnung erstellen, den Auftrag terminieren und anschließend eine Rechnung dafür erzeugen kann. Meine Erfahrungen findest du hier: Getestetes Produkt/Tarif: smarthandwerk Projekt; Prüfmuster: Kostenlose Testphase.
Was kann smarthandwerk? Ich habe das Tool getestet und verrate dir, was ich von der Software halte:
Screenshot: trusted.de
Quelle: smarthandwerk.de
Wie oben bereits geschrieben: smarthandwerk hat mir den Einstieg nicht gerade leicht gemacht. Die Anwendung ist vom Design her stark an alte Office-Anwendungen angelehnt und arbeitet mit Fenstern und Reitern. Das ist für sich genommen nicht weiter kompliziert, macht das Handling aber eben sehr kleinteilig.
Um für meinen kleinen fiktiven Malerbetrieb eine Kontaktdatenbank anzulegen, musste ich also erst einmal die Scheuklappen abwerfen und mich durch die Anwendung arbeiten.
CSV-Import: Kunden- oder Lieferantenkontakte kannst du manuell einpflegen oder über CSV-Dateien bequem importieren.
Werfen wir zunächst mal einen Blick auf das System: smarthandwerk organisiert Kontakte über die beiden Arbeitsbereiche “Kunden” und “Lieferanten”. Hier hast du Zugriff auf einfache Listenansichten, die in Tabellenform bereits die wichtigsten Informationen liefern:
Ein Blick auf die Kontaktdatenbank in smarthandwerk
Screenshot: trusted.de
Quelle: smarthandwerk.de
Mit einem einfachen Klick konnte ich dann die Detailansicht einzelner Kontakte aufrufen und wurde glatt erschlagen: Die Datentiefe ist beeindruckend. Praktisch jede Info, etwa Rechnungsadressen, Konditionen, Ansprechpartner:innen oder interne Hinweistexte usw. usw. konnte ich hier hinterlegen. Und über benutzerdefinierte Felder lässt sich die Ansicht genau an die eigenen Bedürfnisse anpassen.
Das ist ein Unterschied zu moderneren Anwendungen wie HERO oder plancraft, die mit standardisierten Formularmasken arbeiten. Zur Verteidigung muss ich aber auch sagen, dass für die allermeisten Kundenkontakte Basis-Informationen (Adresse, Anschrift etc.) völlig ausreichen.
Analog zur Kundendatenbank zieht smarthandwerk dann auch die Lieferantenverwaltung auf. Dass das System nicht alle Kontakte in eine Listenansicht klatscht, hat mir gut gefallen.
Lieferanten verwaltest du in smarthandwerk über eine eigene Datenbank
Screenshot: trusted.de
Quelle: smarthandwerk.de
Aber, und das ist tatsächlich ein Manko: so hervorragend die Datentiefe auch sein mag - die Ansichten sind überkomplex, sehr kleinteilig und dadurch wenig übersichtlich. Auch die Navigation über Menüpunkte, Reiter und damit kombinierte Listenansichten ist insgesamt etwas unglücklich, weil überladen.
Wer mit dieser Art Software gerne umgeht, sei es nun aus Gewohnheit oder Neigung, wird mit smarthandwerk aber gut zurechtkommen. Die Kontaktverwaltung ist wirklich mächtig und deutlich detaillierter als in den anderen von mir getesteten Tool. Höchstens Das Programm kann hier noch mithalten.
Mächtiger Artikel- und Leistungskatalog
Genauso umfangreich wie die Kontaktverwaltung präsentiert sich der Artikel- und Leistungskatalog. Hier trennt smarthandwerk sinnvoll zwischen Artikeln, Leistungen und Lohngruppen. Für jede dieser Kategorien hatte ich in der Anwendung einen eigenen Arbeitsbereich.
Fangen wir mal mit den Artikeln an: Hier bietet smarthandwerk alle Freiheiten und statt nur einer Artikelliste konnte ich Ordner für einzelne Artikelstämme, Material, Werkzeug und sogar Geräte oder Maschinen einrichten.
Das macht smarthandwerk sehr flexibel und du kannst die Artikelverwaltung genau an deine Anforderung bzw. dein Gewerk anpassen:
Die Kalkulation von Artikel und Leistungen ist etwas kleinteilig, dafür aber eben auch sehr genau
Screenshot: trusted.de
Quelle: smarthandwerk.de
Aber auch hier gilt wieder: smarthandwerk ist sehr kleinteilig. Zwar ist auch hier die Datentiefe wieder überragend, aber ich habe im Test vor lauter Reitern und Listen fast den Überblick verloren.
Neben einer Artikelbeschreibung konnte ich zu jedem Eintrag die Kalkulation hinterlegen, Staffelpreise einfügen, Rohstoffe und Eigenschaften benennen und sogar Mediendateien verknüpfen. Also beispielsweise ein Produktfoto oder eine Videodatei.
Die Kalkulation war an sich kein Hexenwerk und funktioniert ganz klassisch über Einkaufs- und Verkaufspreise sowie Rabatte, Lohnzuschläge usw. Gut gefallen hat mir, dass ich für einzelne Artikel mehrere Preise hinterlegen konnte. So konnte ich die Einkaufspreise bei unterschiedlichen Händlern bzw. Lieferanten sauber abbilden. Top!
Lohngruppen verwalten Handwerksbetriebe mit smarthandwerk über eine separate Konsole
Screenshot: trusted.de
Quelle: smarthandwerk.de
Apropos Händler: smarthandwerk verfügt über Schnittstellen, mit denen du deine Artikelstämme ganz einfach von deinen Großhändlern und Lieferanten importieren und tagesaktuell halten kannst. smarthandwerk unterstützt Open Masterdata (OMD), ELDANORM, Bürgerle und Icking.
Die sorgfältige Pflege von Artikel- und Leistungsstämmen ist immer wichtig. smarthandwerk bietet aber weitere Vorteile: Das Tool integriert das Bestellwesen und liefert sogar Funktionen für die Lagerhaltung. Wie das genau funktioniert, zeige ich dir im nächsten Schritt:
Bestellwesen und digitale Lagerhaltung direkt über smarthandwerk abwickeln
Nehmen wir meinen kleinen fiktiven Malerbetrieb als Beispiel und nehmen wir an, ein neuer Auftrag kommt rein und ich benötige einige Artikel, die ich nicht im Lager vorrätig habe. Für smarthandwerk kein Thema; denn über meine gelisteten Lieferanten und die IDS-Connect Schnittstelle (wahlweise auch SHK-Connect) habe ich direkt Zugriff auf den Online-Shop meines Händlers.
Im Bestellcenter von smarthandwerk kann ich dann einen Warenkorb zusammenstellen und die Bestellung auslösen:
Smarte Softwarelösung: Bestellung kannst du dank IDS-Connect direkt aus der Anwendung heraus auslösen
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Quelle: smarthandwerk.de
Cool: smarthandwerk liefert sogar eine Dokumentenvorschau für den Bestellschein, den ich dann für den Auftrag ablegen oder auch für meine Unterlagen ausdrucken kann.
Kommt dann die Ware an, kann ich den Wareneingang mit smarthandwerk dokumentieren und in meinen Lagerbestand übernehmen. Übrigens bist du hier völlig frei: Du kannst ein Hauptlager führen oder auch beliebig viele Unterlager hinzufügen.
Über Unterlager lassen sich dann beispielsweise auch Firmenwagen abbilden. Damit kannst du sicherstellen, dass deine Monteure oder Servicetechniker immer einen Grundstock an Material in ihren Wagen haben.
Smart: Über Einstellungen für Mindestbestandsmengen sorgst du dafür, dass immer genügend Material vorhanden ist. smarthandwerk löst nämlich automatisch Alarm aus, wenn die Mindestgrenze erreicht ist und du kannst rechtzeitig nachbestellen.
Dieses Feature habe ich sonst nur bei mfr angetroffen. Klar: die Lagerhaltung in sehr kleinen Betrieben ist nicht besonders komplex. Je größer dein Betrieb ist, desto wichtiger wird aber eine sauber geführte Lagerwirtschaft.
Inventurlisten: smarthandwerk kennt deinen kompletten Lagerbestand. Mit wenigen Klicks erstellt dir das System eine Inventurliste, die du für den Jahresabschluss dann bequem an dein Steuerbüro weiterleiten kannst.
Angebotserstellung im integrierten Dokumenteneditor
Für meinen Test habe ich mir natürlich auch angeschaut, wie ich Angebote und andere Auftragsdokumente erstellen kann. smarthandwerk liefert dafür im Menübereich “Dokumente” einen eigenen Editor.
Digitales Aufmaß: Die Aufmaß-Funktion ist (wie so viele Funktionen) nur über ein kostenpflichtiges Zusatzmodul erhältlich. Das fand ich ein wenig ärgerlich, weil es für mich ganz klar zu den Basisfunktionen einer Handwerker-Software gehört.
Der arbeitet ähnlich wie ein Officeprogramm, ist für Word-Kenner also kein Neuland. Mit Textbausteinen für Einleitungs- und Schlusstexte, Kopfzeilen und eigenem Logo liefert smarthandwerk die üblichen Funktionen für Vorlagen und die Anpassung an den Unternehmensauftritt.
Für mein Angebot musste ich dann im Grunde nur noch die entsprechenden Artikel und Leistungspositionen raussuchen und einfügen:
Der Editor ist etwas sperrig, mit ein wenig Übung aber gut zu meistern
Screenshot: trusted.de
Quelle: smarthandwerk.de
Das fertige Angebot konnte ich dann über die Dokumentenvorschau überprüfen und entweder als Entwurf abspeichern oder direkt aus smarthandwerk heraus via E-Mail an meinen Kunden versenden. Soweit also keine Überraschungen.
Insgesamt ist die Dokumentenerstellung mit smarthandwerk etwas sperriger. Im Vergleich zu Anwendungen wie ToolTime oder plancraft brauchte ich deutlich mehr Einarbeitungszeit, um hier gute Ergebnisse zu erzielen.
Das liegt auch daran, dass ich während der Angebotserstellung viel zwischen verschiedenen Fenstern hin- und herspringen musste. Mit etwas Übung (und Vorlagen) läuft die Erstellung von Angeboten, Rechnungen usw. aber auch in smarthandwerk ganz gut.
Weitere Dokumente: smarthandwerk unterstützt so ziemlich alle Arten von Dokumenten, die im Handwerk und der Lagerwirtschaft benötigt werden: Liefer- und Bestellscheine, Preisanfragen, Formulare, Belege, Auftragsbestätigungen, Mahnschreiben und sogar Liefermahnungen.
Auftragsabwicklung über digitale Projektmappe
Mein Testbetrieb hat den Auftrag erhalten! Die Auftragsabwicklung organisiert smarthandwerk dann ähnlich wie seine Wettbewerber HERO oder plancraft über eine digitale Projektmappe.
Zugegeben: auch hier ist alles wieder, typisch smarthandwerk, sehr kleinteilig und daher wenig übersichtlich. Hier muss man dann schonmal die Augen zusammenkneifen und bei der Arbeit genau hinschauen.
Immerhin: die digitale Projektmappe bündelt alle Auftragsinfos an einem Ort und ich hatte im Test Zugriff auf alle wichtigen Funktionen: Objektadressen, Kontaktdaten, Material- und Aufgabenlisten, Baudokumentation und interne Notizen und Bemerkungen.
Die Projektmappe ist nicht so schick wie bei der Konkurrenz, aber funktional
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Quelle: smarthandwerk.de
Übrigens musst du nicht jeden kleinen Auftrag als Projekt anlegen. Über die Zusatzmodule “Reparaturaufträge” und “Wartung & Service” hast du Zugriff auf das “Reparaturcenter” und kannst hier kleinere Service- und Wartungsverträge in Listen verwalten.
Das System zeigt dir dann den jeweiligen Status (“Offen”, “Auftrag erteilt”, “Auftrag beendet” usw.) und du kannst Arbeitsberichte und deine Baudokumentation hinterlegen. Sogar Mediendateien, also etwa Fotos von der Baustelle, lassen sich hier anheften. Cool!
Über das Reparaturcenter kannst du Serviceaufträge besser überwachen und verwalten
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Quelle: smarthandwerk.de
Insgesamt liefert smarthandwerk hier alle erwartbaren Funktionen, hat für mich aber auch kleinere Lücken. So hatte ich beispielsweise keinen Projektchat, wie ich das aus Das Programm kenne und auch das Controlling ist kaum möglich, weil ich nirgends eine genaue Zeit- und Budgetplanung vornehmen konnte. Für größere Bauvorhaben sind das aber wichtige Funktionen. Schade!
Termin- und Personalplanung über den integrierten Kalender
Bereits in der Basisversion hast du Zugriff auf den integrierten Kalender. Hier konnte ich im Test meine Personal- und Einsatzplanung vornehmen. Das Ganze ist ziemlich schnörkellos und funktioniert intuitiv: Mit dem Mauszeiger konnte ich direkt im Kalender Termine einziehen, den zuständigen Mitarbeiter auswählen und alle Termindaten hinterlegen.
Die Plantafel ermöglicht dir die Einsatz- und Personalplanung für deinen Handwerksbetrieb
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Quelle: smarthandwerk.de
Cool: Wenn du einen neuen Termin als Reparaturauftrag definierst, wandert der Termin direkt in das “Reparaturcenter” und du hast mit wenigen Klicks einen neuen Auftrag angelegt. Gut gefallen hat mir auch die Möglichkeit, einzelne Termine zu labeln, also mit Farbcodes zu versehen. So konnte ich Prioritäten oder Inhalte festlegen (Gelb für “Telefonanruf”, Rot für “Baustelleneinsatz” usw.).
Insgesamt eine gute Unterstützung, wenn sich im Büro mal wieder die Termine häufen! Auch Abwesenheiten, Urlaubstage und Geburtstage lassen sich im Kalender verwalten, damit hatte ich also auch meine Personalplanung sauber mit abgedeckt.
Allerdings: smarthandwerk liefert keine Funktion für die Zeiterfassung. Das ist leider ein Feature, das ich echt vermisst habe, weil es mir die gesamte Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung in anderen Anwendungen deutlich vereinfacht hat.
Ein wichtiger Funktionsbereich für meinen kleinen Malerbetrieb war die Dokumentenablage, Belegverwaltung und Archivierung. Hier ist smarthandwerk allerdings auf Lösungen von Drittanbietern angewiesen.
Über eine Schnittstelle zum Archivsystem ecoDMS ist dann die vollautomatische Archivablage mit Versionierung und die direkte Übertragung von Dokumenten an Steuerbüros möglich.
DATEV: Neben der Schnittstelle zu ecoDMS für professionelles Dokumentenmanagement verfügt smarthandwerk in allen Editionen über eine DATEV-Schnittstelle, mit der du deine Belege, Rechnungen und Inventurlisten bequem an dein Steuerbüro weiterleiten kannst.
Nativ im Tool vorhanden ist lediglich eine normale Dokumentenablage, die allerdings keine automatische Versionierung vornimmt. Aber werfen wir mal einen Blick auf einen Arbeitsbereich, der mir ziemlich gut gefallen hat: Das Zusatzmodul OP-Center:
Hier laufen nämlich alle Buchungen und Zahlungsbelege zentral zusammen und ich hatte im Test einen guten Überblick über offene Rechnungsbeträge, Mahnzinsen, offene Posten und Fälligkeiten. Auch die Vorkontierung deckt smarthandwerk ab, weil sich alle Belege einem Konto bzw. Kontakt zuordnen lassen. Das passt!
Smarte Büroarbeit: Über das OP-Center hast du alle Zahlungen; Forderungen und Verbindlichkeiten im Blick
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Quelle: smarthandwerk.de
Noch einige Worte zur Rechnungsverwaltung: Rechnungen konnte ich vergleichsweise einfach aus Auftragsbestätigungen oder Angeboten generieren. Außerdem hatte ich die Möglichkeit, Teil- und Abschlagsrechnungen zu erstellen. Gerade bei größere Aufträgen, bei denen Handwerker oft in Vorkasse für Material usw. gehen müssen, eine wichtige Funktion, um Risiken zu minimieren!
Nachkalkulation: Die Nachkalkulation ist eine Kontrollrechnung, mit der du die tatsächlich angefallenen Kosten überprüfen kannst. Gerade bei größeren Aufträgen ist die Nachkalkulation wichtig, um Abweichungen vom ursprünglichen Angebot zu entdecken und zu verhindern, dass du auf Kosten sitzen bleibst. smarthandwerk lagert die Nachkalkulation in ein Zusatzmodul aus, das du dazubuchen musst.
smarthandwerk erkennt mit dem OP-Center anhand der Rechnungstermine automatische Zahlungsrückstände und du kannst dann direkt aus dem System heraus Mahnschreiben erstellen und versenden.
Insgesamt ist die Buchhaltung in smarthandwerk ziemlich solide umgesetzt, aber im Vergleich zu Lösungen wie Das Programm oder HERO etwas schwächer. Dass die revisionssichere Archivierung nur über ecoDMS möglich ist, ist hier der ausschlaggebende Punkt.
Auswertungen und benutzerdefinierte Reportings
Wirklich gut gelungen sind die Auswertungen, die smarthandwerk über das Infocenter liefert. Hier hatte ich eine Übersicht über aktuell offene Forderungen, Verbindlichkeiten und die Auftragslage. Schön sind auch die Visualisierungen in Kreis- oder Balkendiagrammen: schlicht, aber aussagekräftig!
Außerdem liefert das Infocenter, das nichts anderes als ein Dashboard ist, Übersichten zu Bestellungen, Terminen und Aufgaben. Ein netter Kniff sind die Listen mit den Top10 Kunden und Lieferanten.
Das Dashboard liefert dir die wichtigsten Unternehmenszahlen zur Auftragslage in deinen Handwerksunternehmen
Screenshot: trusted.de
Quelle: smarthandwerk.de
Wem das an Auswertungen nicht reicht, kann über ein Zusatzmodul den Reportgenerator nutzen. Hier lassen sich dann benutzerdefinierte Auswertungen zu allen in smarthandwerk angelegten Datenbanken erstellen. Du kannst sogar Belege erfassen und so Ausgaben und Einnahmen in einer Gesamtauswertung abbilden. Insgesamt ein cooles Feature mit Hand und Fuß!
Im Großen und Ganzen waren das meine Erfahrungen mit smarthandwerk. Ich habe dir jetzt noch einmal alle Funktionsbereiche und Features anhand meiner Testkriterien aufgelistet:
