So habe ich plancraft getestet
Um die Handwerkersoftware [Tool] in der Praxis zu testen, habe ich mir ein typisches Szenario aus Sicht eines kleinen Malerbetriebs zurechtgelegt. Für meinen Test wollte ich prüfen, wie ich einen neuen Kundenkontakt im System anlegen, für diesen Kontakt ein Angebot für den Anstrich seiner Wohnung erstellen, den Auftrag terminieren und anschließend eine Rechnung dafür erzeugen kann. Meine Erfahrungen findest du hier: Getestetes Produkt/Tarif: Premium; Prüfmuster: kostenlose Testphase.
plancraft verspricht Einfachheit und Zeitersparnis. Meine plancraft-Erfahrungen findest du hier:
Screenshot: trusted.de
Quelle: plancraft.de
Auf dem teils unübersichtlichen Markt für Handwerkersoftware versucht plancraft sich mit einer schicken Aufmachung und einer tollen Benutzererfahrung von der Konkurrenz abzuheben. Das klappt von Sekunde 1; im Test habe ich quasi sofort gemerkt, dass ich mit dem Tool gut würde arbeiten können – und genau so war es dann auch:
Einfache und übersichtliche Kontaktverwaltung ohne Überraschungen
Zu Beginn meines Praxistestes mit plancraft stand das Kontakt- und Adressmanagement auf dem Plan. Ich hatte ja zunächst keinen Kundenstamm und musste mir erst einmal einige Kontakte für meine Testzwecke anlegen.
Glücklicherweise konnte ich Stammdaten ganz einfach über Excel importieren. Ein riesiges Plus; denn das geht in vielen anderen Lösungen nur mit Zusatzkosten und der Hilfe des Anbieters. Wenn du also deine bestehende Kundenliste einfach und schnell in dein neues Tool integrieren willst, klappt das mit plancraft.
Für meinen Test wollte ich aber auch wissen, wie gut das manuelle Einpflegen mit plancraft funktioniert.
Hier zeigt sich schon die plancraft-Philosophie “aus kompliziert mach einfach – und lass die Benutzeroberfläche so clean, wie es nur irgendwie geht.”
Einfach, schlicht und funktional: die Kontaktdatenbank in plancraft
Screenshot: trusted.de
Quelle: plancraft.de
Deshalb organisiert plancraft alle Kontakte sehr simpel über eine gemeinsame Liste. Firmen- und Privatkundenkontakte unterscheiden sich lediglich durch ein kleines Icon. Mithilfe von Farben konnte ich außerdem einzelne Kundensegmente voneinander trennen – z.B. blau für Stammkund:innen, gelb für Neukund:innen, etc. Nett; und trägt zur Übersicht bei!
Insgesamt ist das natürlich ein bisschen oberflächlich; und ich kann mir vorstellen, dass die Verwaltung von hunderten Kundenkontakte so schnell unübersichtlich wird. Tools wie HERO oder mfr haben mir hier mit der Aufteilung in jeweils eigene Listen für Lieferant:innen, Auftragsfirmen und Privatkund:innen einen Ticken besser gefallen.
Aber das ist halt die Idee von plancraft und für kleinere Unternehmen ist die Kontaktverwaltung auf diese Art auch völlig ausreichend.
Gut gefallen haben mir die wirklich cleanen Kontaktkarten mit allen wichtigen Detailinformationen zu meinen Kund:innen. Zahlungsinformationen, aktuelle Projekte, verknüpfte Kontakte und Felder für interne Notizen und Beschreibungen: Das passt!
Die Detailansicht von Kontakten hat eine gute Datentiefe und bleibt trotzdem klar und übersichtlich
Screenshot: trusted.de
Quelle: plancraft.de
Stammdaten über Katalog organisieren
Der nächste Schritt in meinem Test war die Anlage von Stammdaten, also Artikeln und Leistungen, die mein fiktiver Malerbetrieb für spätere Angebote und Aufträgen nutzen sollte. Zuerst ist mir hier die saubere Organisation in plancraft aufgefallen.
Über eine Menüleiste im linken Bildrand konnte ich zwischen Material und Leistung unterscheiden und eigene Ordnersysteme erstellen. Also beispielsweise Unterordner für Farben und Lacke, Werkzeug und Geräte und für verschiedene Lohngruppen usw. Oder du sortierst dein Material nach Herstellern, eben ganz nach Bedarf. Diese Flexibilität gefällt mir ziemlich gut!
Damit liefert plancraft nicht einfach nur eine stumpfe große Listenansicht, sondern bietet Platz für benutzerdefinierte Anpassungen und eigene Kategorien. Damit löst das Tool ein Problem, das ich mit vielen seiner Wettbewerber hatte. Denn die lieferten oft nur fertige Formularmasken ohne jede Möglichkeit zur individuellen Anpassung.
Mit eigenen Kategorien und Unterordnern bringst du System in deinen Material- und Leistungskatalog
Screenshot: trusted.de
Quelle: plancraft.de
Du musst aber natürlich nicht alle deine Leistungen und Artikel manuell einpflegen. Auch wenn das in plancraft relativ unkompliziert geht, ist der Import über GAEB-Dateien deiner deutlich bequemer. Übrigens unterstützt plancraft auch den Import von Exceldateien. Cool!
Mit dem integrierten Kalkulationstool konnte ich dann mit wenigen Klicks meine Leistungen und Artikel kalkulieren: Einkaufspreis und Zuschläge festlegen und fertig! Das alles war ziemlich unkompliziert und einfach mit plancraft.
Aufgepasst: Wenn du über plancraft die GAEB/ÖNORM-Schnittstelle nutzen möchtest, benötigst du zwingend den Pro- oder Premium-Tarif. Business-User haben diese Schnittstellen nicht.
Angebotserstellung nur über Projektmappe
In meinem Test wollte ich natürlich auch wissen, wie die Angebotserstellung mit plancraft funktioniert. Mein Szenario war ein gewöhnlicher Auftrag einer Privatkundin: Fassadensanierung mit Malerarbeiten.
Auch wenn es sich um eher einen kleinen Auftrag handelt, musste ich dafür erst einmal ein Projekt anlegen. plancraft denkt nämlich alles in “Projekten”, was für ein schnelles Angebot erst einmal nachteilig ist. Die Projektmappe bietet aber einige coole Features, auf die ich nur ungern verzichten würde. Dazu dann aber später mehr!
Und die Erstellung einer Projektmappe geht dank Autofill-Funktion mit wenigen Handgriffen. Innerhalb der Projektmappe konnte ich dann mein erstes Angebot schreiben, Aufmaß nehmen und alle Positionen kalkulieren:
Aufmaße kannst du direkt in Angeboten erstellen und über die Konsole schnell berechnen
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Quelle: plancraft.de
Aufmaße kannst du in plancraft übrigens auch als eigene Datei erstellen und Angeboten anhängen, über die mobile App nehmen oder direkt im Angebot hinterlegen. Ich habe mich für die letzte Variante entschieden. Für jede Angebotsposition konnte ich dabei individuell entscheiden, ob ich den Preis kalkulieren und ein Aufmaß hinzufügen wollte.
Das Aufmaß arbeitet übrigens mit Formeln. Für meinen Fassadenanstrich war das noch recht unkompliziert. Du kannst mit der Aufmaßfunktion aber so ziemlich alles berechnen: Quadratmeter, Liter, Stückzahlen usw. und natürlich auch Abzüge (etwa für Fenster, Fußleisten oder was eben so anfällt).
Angebote konnte ich im Test mit plancraft innerhalb weniger Minuten erstellen: und das ganz ohne Übung!
Screenshot: trusted.de
Quelle: plancraft.de
Die weitere Angebotserstellung war dann wirklich ein Klacks. plancraft liefert eine fertige Angebotsvorlage, du kannst aber jedes Textfeld anpassen und eigene Vorlagen bzw. Textbausteine und Titel hinzufügen.
Eigenes Briefpapier: Die individuelle Gestaltung des Briefpapiers ist erst ab der Edition Business oder höher möglich, das ist aber kein Beinbruch und ich würde aufgrund des Funktionsumfanges sowieso mindestens zur Edition Business raten.
Zurück zum Angebot: als mein Entwurf fertig war, konnte ich im Vorschaumodus noch einmal alle Positionen prüfen und das Angebot dann direkt per Mail verschicken. Alternativ hätte ich es auch erstmal nur in der Projektmappe ablegen können.
Für jedes Dokument kannst du dir eine Vorschau anzeigen lassen
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Quelle: plancraft.de
Soweit also keine Überraschungen. Und ich muss sagen, dass mir die Angebotserstellung mit plancraft wirklich Spaß gemacht hat. Das Ganze funktioniert intuitiv und ist wirklich schnell erledigt. Hier kann plancraft locker mit HERO oder ToolTime mithalten.
Einziger Kritikpunkt: Ich weiß nicht, ob sich plancraft damit einen Gefallen getan hat, Angebote immer an Projekte zu koppeln. Eine Schnellfunktion für Angebote (ohne Projektmappe) wäre in manchen Situationen wirklich sinnvoll. Das würde Zeit sparen und verhindern, dass die Projektliste vollläuft.
Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine und Belege: alles am Start!
Der Dokumenteneditor von plancraft hilft dir nicht nur bei Angeboten. Im Grunde kannst du jedes beliebige Dokument für deine Aufträge erstellen. Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Briefe - für so ziemlich jeden Fall kannst du deine Vorlage nutzen oder mit Blanko-Dokumenten arbeiten.
Außerdem unterstützt plancraft die automatische Erstellung von Dokumenten. Hast du also beispielsweise ein Angebot erstellt, übernimmt der Editor automatisch alle Positionen und Kundendaten in die Auftragsbestätigung oder Rechnung. Mit nur einem Klick konnte ich so eine Rechnung für meinen Test-Auftrag erstellen.
Neben Angeboten und Rechnungen kannst du mit plancraft auch Lieferscheine, Belege oder Formulare erstellen
Screenshot: trusted.de
Quelle: plancraft.de
Fein: ich konnte im Test auch eine Nachkalkulation vornehmen, Sicherheitseinbehalte einstellen und entscheiden, welche Positionen ich mit Aufschlägen oder Rabatten versehen wollte. Und natürlich kannst du entscheiden, ob du die Lohnkostenanteile ausweisen oder lieber verbergen möchtest.
Zentraler Arbeitsort in plancraft: die Projektmappe
Ich habe ja weiter oben schon erwähnt, dass plancraft Aufträge bzw. Angebote immer über die Projektebene organisiert. Das ist nicht grundsätzlich verkehrt und ich habe im Test schnell gelernt, welche Vorteile die Projektmappe bietet:
- Projektdashboard
- Projektablage für Dokumente und Anhänge
- Projektchat
- Arbeitszeiterfassung
- Baudokumentation
- Nachkalkulation
Die digitale Projektmappe bündelt alle Auftragsinformationen, Dokumente und Nachrichten an einer zentralen Stelle
Screenshot: trusted.de
Quelle: plancraft.de
Im Grunde hat mir die Projektmappe gut gefallen: hier hatte ich alles zu meinem Auftrag an einem Ort verfügbar und insbesondere die Chateinbindung und die Kostenübersicht sind wirklich gut gelungen.
plancraft zieht das ganze etwas schlanker als HERO und deutlich abgespeckter als Das Programm auf. Richtiges Projektmanagement ist mit plancraft daher kaum möglich. Dafür fehlen dann einfach Funktionen für Zeitleisten bzw. Gantt-Charts und die Ressourcenplanung.
Die Bezeichnung “Auftragsmappe” wäre also passender: dafür liefert plancraft tatsächlich alles, was du benötigst.
Eine Lücke, die erst ein kommendes Update füllen wird
Derzeit ist plancraft in Sachen Baudokumentation noch etwas schwachbrüstig aufgestellt. Ich habe mir im Test zwar durch einen Workaround helfen können, das war aber etwas umständlich: Über die Projektablage konnte ich auch extern erstellte Dokumente und (Bild-)Dateien hochladen und im Projekt bzw. Auftrag hinterlegen.
Update für Bautagebücher: Eine direkt eingebundene Funktion für Bautagebücher und Arbeitsberichte fehlt derzeit noch. plancraft arbeitet aber an einer Lösung, die mit einem bald kommenden Update dann auch über die mobile App verfügbar sein wird.
Personal- und Einsatzplanung nur über kostenpflichtiges Feature
Angebot unterschrieben; nun wird es Zeit, den Einsatz zu planen.
Für die Einsatzplanung liefert plancraft eine grundsätzlich passable Plantafel. Manko: die muss man für 40 Euro pro Monat dazubuchen. Einzig im Premium-Paket ist die Plantafel bereits standardmäßig enthalten.
Für die Ressourcenplanung ungeeignet, taugt die Plantafel vor allem im Team- und Terminmanagement
Screenshot: trusted.de
Quelle: plancraft.de
Und so richtig überzeugen konnte mich das Feature dann für den Preis irgendwie nicht. Wobei ich meine Kritik hier auch erklären muss: Mit der Plantafel kannst du übersichtlich und (wie alles in plancraft) sehr einfach Termine und Einsätze planen, die Verfügbarkeit deiner Teams oder Mitarbeiter:innen prüfen und auch längere Planungszeiträume im Blick behalten. Soweit so gut!
Allerdings beschränkt sich die Plantafel wirklich nur auf dein Personal. Arbeitsgeräte, bestimmte Werkzeuge, Maschinen oder Firmenwagen kannst du leider nicht verwalten bzw. planen.
Hier hilft dann wieder nur ein uneleganter Workaround, indem du beispielsweise einen Firmenwagen als Mitarbeiter hinzufügst. Weil das aber direkt auf die Benutzerlizenzen durchschlägt, kann das sehr schnell teuer werden. Schade, plancraft, das geht besser!
Zeiterfassung, Standard-Arbeitszeiten und Abwesenheiten
Die Zeiterfassung in plancraft ist simpel aufgezogen, funktioniert aber einwandfrei. Ich konnte Zeiteinträge manuell vornehmen und direkt Projekten zuordnen und mit einer genauen Beschreibung (Leistung, Material) versehen. Cool! Und die Zeiterfassung klappt auch über die App:
Zeiterfassung über die App? Einfach - wie fast alles mit plancraft
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Quelle: plancraft.de
Wünschenswert wäre eventuell noch eine Stopp-Uhrfunktion (wie bspw. in ToolTime), aber es geht auch ohne. Und Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub) konnte ich wiederum über die Plantafel eintragen und verwalten.
Übrigens an dieser Stelle noch 1-2 Worte zur mobilen App von plancraft. Die ist nicht ganz so leistungsstark wie in Das Programm oder HERO. Bisher fehlen z.B. Features für die Baudokumentation und auch das Erstellen von Dokumenten wird nicht unterstützt. Die Funktionen von plancraft, bzw. seiner App, greifen hier noch ein wenig kurz.
Aber ich hatte einen Überblick über anstehende Termine, konnte auf die Projektmappen zugreifen und hier Arbeitsanweisungen und Materiallisten einsehen und mich über den Team-Chat mit meinen Kolleg:innen in Echtzeit austauschen. Wenn plancraft mit dem Update noch die Baudokumentation einbindet, ist die plancraft-App ein gelungener Alltagshelfer auf Baustellen und Kundeneinsätzen.
Weniger leistungsstark als in HERO ist die plancraft-App trotzdem ein nützlicher Helfer für unterwegs
Screenshot: trusted.de
Quelle: plancraft.de
Zahlungsverwaltung und Belegablage mit kleinen Lücken
Fangen wir mal mit dem Positiven an: Über Plancraft konnte ich eine zentrale Rechnungs- bzw. Zahlungsverwaltung vornehmen. Die Ansicht ist, typisch plancraft, clean und funktional. Mit Status-Filtern (“offen”, “abgemahnt” usw.) und verschiedenen Rechnungszeiträumen landest du so zielsicher bei der gesuchten Rechnung.
Soweit so gut. Allerdings liefert plancraft keinen automatischen Zahlungsabgleich, das heißt du musst jede Zahlung manuell ins System bringen. Das geht zwar mit wenigen Klicks, ist aber trotzdem etwas Aufwand.
Alle Zahlungen kannst du direkt über plancraft verwalten - allerdings gibt es bisher keine Online-Banking-Schittstelle
Screenshot: trusted.de
Quelle: plancraft.de
Sobald eine Rechnung überfällig ist, kannst du außerdem direkt in plancraft Mahnschreiben erstellen und versenden. Und auch alle Belege, wie etwa Lieferscheine lassen sich problemlos bestimmten Kontakten bzw. Konten zuordnen. Über die DATEV-Schnittstelle ist dann der Export an Steuerbüros möglich.
Achtung DATEV: Wenn du die DATEV-Schnittstelle nutzen möchtest, benötigst du zwingend den Tarif “Pro” oder höher. Im Einsteigerpaket “Business” ist die DATEV-Schnittstelle nicht enthalten.
Ansonsten kann man plancraft kaum was vorwerfen: Rechnungen und Belege legt das System revisionssicher und GoBD-konform ab. Eine gesonderte Belegablage als eigener Menübereich wie in mfr oder Das Programm wäre aber sicher kein Nachteil.
So: Im Großen und Ganzen sind das meine Testerfahrungen mit plancraft. Insgesamt hat mir die Arbeit mit dem Tool Spaß gemacht: Die Bedienung ist super einfach und ich mag die cleane Benutzeroberfläche. plancraft hat aber auch einige kleine Schwächen gezeigt.
Ich habe dir hier jetzt nochmal eine Übersicht über alle Funktionsbereiche und Features zusammengestellt:
