Datentiefe kompakt: Kundendaten und Ansprechpartner:innen übersichtlich verwalten
Fangen wir mit der Verwaltung von Kontakt- und Kundendaten an. Dafür hat Das Programm ein eigenes CRM dabei, in dem die Kontaktverwaltung ganz unkompliziert funktioniert.
Gewöhnungsbedürftig: Das Programm unterscheidet verschiedene Kontaktarten und schmeißt nicht Lieferanten, Ansprechpartner und Kundenkontakte in eine große Liste, wie so manch andere Handwerker-Software das tut. Das sorgt für mehr Übersicht, ist aber auch eine der Gründe, warum die Menüleiste in Das Programm bald aus allen Nähten platzt. All die verschiedenen Listen müssen schließlich irgendwo untergebracht werden!
Die Benutzeroberfläche von Das Programm lässt sich nicht branden oder an dein Unternehmensdesign anpassen. Du kannst aber die Menüeinstellungen konfigurieren und so z.B. einzelne Menübereiche ausblenden. Das reduziert die Benutzeroberfläche auf die Arbeitsbereiche, die du tatsächlich im Alltag brauchst.
Die Kontaktverwaltung hat mir grundsätzlich sehr gut gefallen. Zu der einfachen Kundendatenbank in Listenoptik gibt es wenig zu sagen. Die ist klassisch und funktional; und dank Suchfunktion sparst du dir das ewige Scrollen. Wirklich gut gelungen sind dann die einzelnen Kontaktkarten, die sich mit einem Klick aufrufen lassen.
Die Kontaktkarten geben dir genau Raum für detaillierte Kundendatensätze. Links im Bild: das sehr große Menü.
Screenshot: trusted.de
Quelle: das-programm.io
Vor allem die Datentiefe hat mich überzeugt: Neben Standardangaben wie Objekt- und Rechnungsadressen, Kontaktdaten und Ansprechpartnern sowie einer umfassenden Historie bieten die Kontaktkarten Platz für interne Notizen und Bemerkungen.
Besonders gut hat mir dann die Einblendung aktueller Aufträge und Umsätze gefallen. Umsatzstarke Kunden bzw. solche mit laufenden Aufträgen hast du so immer im Blick und musst nicht zwischen verschiedenen Ansichten wechseln.
Mit dem neuesten Update liefert Das Programm sogar noch mehr Komfort in den Listenansichten. So konfigurierst du die Spalten deiner Tabellen mittlerweile individuell und legst die Reihenfolge aller Infos selbst fest. Die neue Sortierfunktion in den Listen für Aufträge und Kund:innen bringt zudem noch mehr Struktur in deine Daten.
Die Verwaltung von Lieferanten und Mitarbeiter:innen folgt derselben Logik. Dank der neuen Dokumentensuche findest du jeden hinterlegten Beleg in Sekunden, ohne dich durch Untermenüs zu klicken.
So oder so: Neue Kontakte wie meine Testkund:innen waren im Test schnell hinzugefügt und so konnte ich mich fix an den nächsten Schritt machen: Nämlich ein Angebot auf Basis meiner Artikel- und Leistungsdaten zu erstellen.
Eine ordentliche Leistungs- und Materialdatenbank ist der Schlüssel
Was ich im Praxis-Test recht schnell gelernt habe: Das Programm funktioniert umso besser, je sauberer ich meine Datenbanken pflege. Beispiel Angebotserstellung: Wenn dein Leistungs- und Materialkatalog stimmt, alle Preise, Lohnkosten und Aufschläge aktuell sind, fällt die Kalkulation und Angebotserstellung deutlich einfacher. Aber gut; das gilt wohl immer und überall.
In Das Programm sind die einzelnen Datenbanken verknüpft und das System zieht sich automatisch die benötigten Informationen. Für die Pflege war aber ich als Nutzer zuständig. Glücklicherweise musst du aber nicht alle Artikel selber einstellen: über die Schnittstellen (GAEB, DATANORM, Open Masterdata sowie Sirados oder LEISTUNGEN DACH) lassen sich Material- und Leistungskataloge ganz einfach aus dem Großhandel importieren und tagesaktuell halten.
In meinem Fall waren das natürlich Großhändler für den Malerbedarf (z.B. Brillux). Aber auch namhafte Hersteller und Händler für Sanitärinstallationen (Buderus) oder allgemeine Baustoffhändler (BayWa) kannst du problemlos ansteuern. Im Grunde ist durch die Schnittstelle jeder deutsche Großhandel angebunden.
Das Programm unterstützt auch das Bestellwesen. Über die IDS-Connect-Schnittstelle hast du einen direkten Zugriff auf Onlineshops von Händlern und Lieferanten und bestellst das benötigte Material einfach und unkompliziert über Das Programm.
Über Schnittstellen zu ausschreiben.de und Co. kannst du deine Materialverwaltung bequem aufziehen
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Insgesamt hat mir die Verwaltung von Material- und Leistungskatalogen sehr gut gefallen. Für meinen fiktiven Malereibetrieb funktionierte das tadellos und mit etwas Arbeit hatte ich meine ersten Artikel und Leistungen angelegt und vorkalkuliert:
Leistungen und Material verwaltest du genauso übersichtlich wie deine Kundenkontakte
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Die mussten jetzt noch in ein konkretes Angebot für einen meiner neuen Kund:innen überführt werden.
GAEB: Das Programm verfügt über eine GAEB-Schnittstelle, mit der du auf Ausschreibungen und GAEB-Dateien zugreifen kannst. Mit Das Programm kannst du GAEB-Dateien auslesen, konvertieren und selbst erstellen (alle Formate). Ein neues Untermenü erlaubt den schnellen Import von GAEB-Angeboten. Beim Export behält die Software die ursprüngliche Struktur bei. Das garantiert die volle Kompatibilität mit den Systemen deiner Auftraggeber.
Stressfreie Angebotserstellung und Dokumentenverwaltung
Wir wissen es alle: Angaben händisch von einer Datenbank in ein Angebot oder eine Rechnung zu übertragen, ist ein riesiger Zeitfresser. Das weiß auch Das Programm und hat deswegen die Erstellung von Dokumenten so einfach wie möglich gestaltet:
Alle Werkzeuge und Tools sind miteinander verknüpft. Nach der Aufmaßerstellung konnte ich also Entwürfe für meine Angebote mit ein paar Klicks zaubern. In Das Programm wird aus einem Aufmaß ein Angebot, aus einem Angebot ein Auftrag und auch eine Rechnung lässt sich mit einem einfachen Klick aus einem fertigen Auftrag generieren.
Die Aufmaßerstellung mit Das Programm ist unkompliziert und liefert alle nötigen Funktionen
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Apropos “Aufmaßerstellung”: Die funktioniert in Das Programm über die Webanwendung oder in der mobilen App.
Für meinen kleinen Maler-Auftrag im Test war das schnell erledigt: Hier ging es um den Innenanstrich für Geschäftsräume. Hier war es also nur wichtig, die Raum- und Fenstermaße zu kennen. Hast du dann im Leistungskatalog eine entsprechende Leistung (Fläche/Zeit) hinterlegt, übernimmt Das Programm automatisch die Kalkulation für dich.
Je nach Gewerk kann das Aufmaß aber deutlich komplizierter werden - Elektriker oder Dachdecker haben da ganz andere Anforderungen. Das Programm ermöglicht aber benutzerdefinierte Aufmaß-Protokolle und alle denkbaren Parameter im Aufmaß-Editor. Du bestimmst also selbstständig, ob du dein Aufmaß mit Verschnitt erstellst und freie Formeln verwendest: im Grunde kannst du mit Das Programm also alles messen.
Angebote lassen sich aus Vorlagen oder bequem aus erstellen Aufmaßen generieren
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Für Angebote und Co. konnte ich auch bequem Vorlagen anlegen. Ein eleganter Weg, wenn es um Standard-Aufträge mit immergleichen (oder zumindest ähnlichen) Positionen geht.
Und dank der IDS-Connect-Schnittstelle ist auch die Kalkulation mit tagesaktuellen Preisen deiner Großhändler und Lieferanten kein Thema. Voraussetzung ist natürlich nur, dass dein Händler auch über eine IDS-Connect-Anbindung verfügt!
Bleiben wir direkt beim Thema “Kalkulation”. Ein Geständnis dazu: Das Programm war eines der ersten Handwerker-Tools, die ich für trusted in der Hand hatte. Darum war die Arbeit mit einem Kalkulationstool Neuland für mich und ich habe etwas Zeit gebraucht, um sicher damit zurechtzukommen. Aber: Das Programm ist hier so klar und sauber strukturiert, dass selbst Neulinge wie ich ihren Weg zum fertigen Angebot samt Kalkulation finden.
Dabei unterstützt Das Programm auch die Tiefenkalkulation anhand von Stücklisten. Voraussetzung ist natürlich, dass alle Lohn- und Gemeinkosten sauber im System hinterlegt sind. Ganz ohne eigene Vorarbeit geht es also nicht.
Mit einer sauberen Vorarbeit im Lohn- und Leistungsbereich ist die Angebots-Kalkulation schnell erledigt
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Das fertige Dokument – bei mir war es ein Angebot, das Ganze klappt aber genau so mit Rechnungen und Co. – konnte ich dann abspeichern, downloaden, drucken oder direkt per E-Mail an meine Kunden versenden. Viel einfacher gehts nicht. Und dank der Dokumentenvorschau ist jederzeit ein Check möglich, ob das Angebot auch wirklich alle Positionen enthält.
Nach dem neuesten Update erstellst du Angebote sogar noch flexibler: Importiere fertige Kalkulationen direkt aus Excel. Das spart mühsames Abtippen. Nutzer des Pro-Pakets profitieren zudem vom neuen Formulareditor. Gestalte deine Dokumente völlig frei. Erschaffe ein Design, das exakt zu deinem Betrieb passt. Lege zusätzlich eigene Einheiten für spezielle Leistungen an. Das erhöht die Genauigkeit deiner Abrechnung.
Apropos Rechnungen: Mit Das Programm kannst du problemlos eine Nachkalkulation vornehmen, einzelne Rechnungspositionen verbergen und je nach Bedarf Aufschläge oder Rabatte einfügen. Top!
Besonders stark: Die eRechnung denkt jetzt mit. Hinterlege eine Auftragsnummer in der eRechnung und Das Programm verteilt die Kosten automatisch auf den richtigen Auftrag.
Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD enthalten nun automatisch die Objektadresse und die Kundenreferenz aus dem Projekt. Das erfüllt höchste Ansprüche an die Professionalität und beschleunigt die Zahlungsprozesse bei deinen Kunden. Verdeckte Aufschläge lassen sich ebenfalls konfigurieren, um deine Marge diskret zu wahren.
Das Programm ist vollständig GoBD-konform und erlaubt eine sichere Archivierung von Dokumenten. Außerdem unterstützt die Handwerkersoftware bereits jetzt E-Rechnungen und ist mit Blick auf die neuen gesetzlichen Bestimmungen für 2025 bestens aufgestellt. Zur Information (oder als Erinnerung): Ab 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung per Bundesentschluss verpflichtend. Auch, wenn noch bis 31.12.2026 gewisse Ausnahmen gelten sollen, ist es nicht verkehrt, sich auch als Kleinbetrieb bereits mit der E-Rechnung auseinanderzusetzen.
Nehmen deine Kund:innen das Angebot an, überführt Das Programm das Dokument in den Arbeitsbereich “Aufträge” und schaltet einige coole Funktionen frei, die dich in der Auftrags- und Projektabwicklung unterstützen.
Wie das genau aussieht, zeige ich dir im nächsten Abschnitt:
Auftragsabwicklung und Projektmanagement vom Feinsten
Nachdem wir gesehen haben, wie Das Programm Büroarbeit einfacher und vor allem effizienter gestaltet, kommen wir nun zu einem Punkt, der mich besonders interessiert hat. Wie sieht die Arbeit mit einer Handwerker-Software wie Das Programm im Alltag eigentlich aus? Welche Funktionen liefert die Handwerkersoftware, um mich konkret zu unterstützen?
Teaser: Das Programm ist eine Wucht, was den Support bei Aufträgen und im Projektalltag angeht. Aber ich greife vor. Der Reihe nach:
Wie weiter oben schon kurz angeschnitten, organisiert Das Programm angenommene Aufträge in einem eigenen Menübereich. Hier hast du Zugriff auf alle auftragsbezogenen Dokumente und Tools: Aufgaben- und Materiallisten, die Kalkulation, ein Zeiterfassungstool, Bautagebücher zur Dokumentation und Abnahmeprotokolle. Das Programm bündelt also alles, was zum Auftrag gehört, an einer zentralen Stelle. Top!
Das Programm organisiert alle wichtigen Dokumente für Aufträge an einer zentralen Stelle: Suche ade!
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Außerdem sind auch hier wieder alle Werkzeuge miteinander verknüpft.
Beispiel Bautagebuch: Im Test konnte ich die Angebotspositionen mit ein paar Klicks ins Bautagebuch überführen und die erledigten Aufgaben sauber dokumentieren. Übrigens erlaubt Das Programm auch den Upload von Bilddateien! Später lässt sich aus dem Bautagebuch dann auch ganz einfach eine kumulierte Teilrechnung über die erbrachten Leistungen erstellen.
Kurzum: Das Ganze ist sinnvoll, übersichtlich und bequem! Hier mein Beispiel aus dem Test:
Bautagebücher und die Dokumentation von Aufträgen ist unkompliziert und schnell erledigt - Bildablage inklusive!
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Da ist aber noch nicht Schluss. Nachdem ich meinen Auftrag in ein Projekt eingegliedert hatte, vertieften sich die Funktionen weiter.
Hier hatte ich zu meiner Überraschung Zugriff auf viele Tools, die ich aus meinem Hauptthemengebiet – dem Projektmanagement – kenne. Nämlich Gantt-Diagramme (für die Planung zeitlicher Abläufe und Abhängigkeiten) und sogar Kanban-Boards (für effektives Aufgabenmanagement, gesteigerte Produktivität und eine bessere Visualisierung der Aufgaben).
Beide gehören zum “klassischen” Projektmanagement als wichtige Standards mittlerweile dazu. Für eine Handwerkersoftware ist die Einbindung solcher Profitools aber ungewöhnlich und hat mir deswegen besonders gut gefallen!
Für kleinere Aufträge ist das sicher nicht nötig. Bei größeren, komplexen Bauvorhaben oder längeren Aufträgen mit verschiedenen Phasen ist die Sache aber wirklich hilfreich. Auch, wenn du dich in diese komplexen Themen vielleicht erst reinfuchsen musst.
Für komplexere Projekte lassen sich Gantt-Charts erstellen. Das gibt dir mehr Übersicht und deinen Projekten Struktur.
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Auch die Plantafel im Projektbereich ist ein sehr nützliches Feature. Mit ihrer Hilfe konnte ich die Einsatz- und Personalplanung sauber vornehmen und Verfügbarkeiten einsehen. Genial für Betriebe mit vielen Mitarbeiter:innen und/oder Außeneinsätzen.
Neben der Dispositionsansicht im Projektbereich gibt es für die Einsatz-, Termin- und Ressourcenplanung noch eine gesonderte Plantafel. Und mithilfe der Plantafel “Ressource” lassen sich dann auch Maschinen, Werkzeuge und Geräte einteilen und verplanen.
Auch größere Teams kannst du auf der Projektebene oder mit der Plantafel übersichtlich verwalten und einteilen
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Seit 2026 liefert Das Programm außerdem bequemste Drag-and-Drop-Steuerung für die Plantafel, für eine intuitive Ressourcenplanung. Früher erforderte jede Änderung einen kurzen Umweg über die Termineinstellung; heute verschiebst du Einsätze einfach per Maus an die gewünschte Stelle.
Zudem lassen sich mit der neuen Team-Verwaltung auch Teams erstellen und Aufträgen schneller zuweisen. Perfekt!
Arbeit von überall mit der mobilen App
Sind meine Mitarbeiter:innen nun “im Felde”, um den Auftrag durchzuführen, schlägt die Stunde der mobilen App.
Die Das Programm-App ist nicht nur gut zu bedienen und funktionsstark, sondern arbeitet auch im Offline-Modus. Nicht auf jeder Baustelle hat man immer eine Internetverbindung, da hat also jemand bei der Entwicklung mitgedacht!
Die App ist natürlich kein vollwertiger Zwilling der Webanwendung - dafür ist Das Programm einfach zu groß und die Möglichkeiten auf dem Smartphone dann doch eher begrenzt. Aber die App schafft es, die wichtigsten Features bereitzustellen, die mein fiktiver Betrieb im Außendienst und auf Baustellen hätte benötigen können:
- Aufmaßerstellung
- Zeiterfassung
- Terminansichten und Kontakte
- Zugriff auf Projektchat
- Push-Benachrichtigungen
- Arbeitsberichte und Abnahmeprotokolle
- Bautagebücher und Dokumentation
Die erfassten Arbeitszeiten konnte ich auch via App problemlos direkt mit einem Bautagebuch oder einem Auftrag verknüpfen und so einfach in die Kalkulation mit übernehmen. Das Programm denkt hier also für dich mit und du sparst dir einen Haufen Aufwand in der Nachbearbeitung von Aufträgen!
Die mobile App liefert alle Funktionen, die im Außendienst wichtig sind
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Besonders gefallen hat mir der Projektchat. Das ist ein integrierter Messenger, den es sowohl in der App, als auch in der Browservariante gibt. So bleiben Büro und Außendienst auch ohne ständiges Telefonieren jederzeit in Kontakt.
Dir fehlt Material auf der Baustelle? Du sitzt im Büro und möchtest einen Informationsstand eines deiner Baustellen-Teams abfragen? Genau für solche Situationen hat sich der Chat im Test bewährt. Und weil er direkt in ein spezifisches Projekt eingebunden ist, hast du den Chatverlauf zu jedem Auftrag übersichtlich und immer zur Hand. Das passt!
Genial: Dank “Tap 2 Pay” verwandeln deine Mitarbeiter ihr Smartphone in ein Kartenlesegerät und akzeptiere Zahlungen vom Typ “Karte” direkt vor Ort.
Auswertungen und Reportings: Aufträge, Zahlungen und die Unternehmensentwicklung im Blick behalten
Ich gebe zu: Ich bin ein Analytics-Fan und mag aussagekräftige Statistiken. Deswegen wollte ich auch noch einen Blick auf die Analysen und Auswertungen werfen, die Das Programm mit an Bord hat.
In aller Kürze: Das Programm liefert nicht nur ein Dashboard, über das du alle aktuellen Angebote, Aufträge und Rechnungen im Blick hast, sondern auch einen eigenen Berichtsbereich.
Hier kannst du dir Auswertungen zu Auftragsvolumen, ausstehenden Zahlungen und eigenen Verbindlichkeiten aufrufen. Mit einem Balkendiagramm visualisiert das System außerdem die geschäftliche Entwicklung über den Jahreszeitraum. Das ist ein feines Gimmick und gerade für wachsende Betriebe hilfreich.
Über den Berichtsbereich siehst du aktuelle Umsätze und verfolgst die Unternehmensentwicklung über das Jahr hinweg
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Quelle: das-programm.io
Solche Analysen sind natürlich keine großen Gamechanger, aber selbst für kleine Betriebe ist es interessant zu erfahren, in welchen Monaten Aufträge und Umsätze am stärksten sind. Und schließlich sind auch offene Zahlungen und Verbindlichkeiten nicht ganz unwichtig.
Neu: KI-Steuerung mit Claude und ChatGPT für Routineaufgaben
Eines der neuesten Updates für Das Programm widmet sich in 2026 dem Trendthema KI. Mit der neuen MCP-Schnittstelle haben User nun die Möglichkeit, Aufgaben in Das Programm via KI-Chat – aktuell z.B. in Claude oder in ChatGPT – anzustoßen.
Der Vorteil: Routineaufgaben lassen sich automatisieren (z.B. “Schicke eine Mahnung aus Das Programm an XY” oder “Erstelle eine Zusammenfassung aller offen Rechnungen”, etc.) und Analytische Aufgaben lassen sich in natürlicher Sprache ausführen. Auch Tasks wie das Verschieben eines Termins oder andere kurze Handgriffe können so schnell, einfach und unaufwändig über den KI-Chat gelöst werden.
Das ist kein riesiger Game-Changer, setzt aber einen Trend für die Zukunft und könnte in Zukunft durch weitere Use Cases und zusätzliche KI-Unterstützung erweitert werden.
Zwei wichtige Punkte dazu:
- Die MCP-Schnittstelle muss erst eingerichtet werden. Dafür gibt Das Programm dir glücklicherweise ein ausführliches und bebildertes Tutorial an die Hand, dem du ganz einfach folgen kannst. Beachten musst du dabei allerdings, dass du ggf. einen bezahlten Account benötigst. Aktuell funktioniert die Schnittstelle mit ChatGPT z.B. nur mit einem aktiven ChatGPT Plus-Abo.
- Du gibst deine Daten aus der Hand. Wenn du Daten mit ChatGPT verarbeiten lässt, werden diese nicht mehr ausschließlich in der sicheren und datenschutzkonformen Serverumgebung von Das Programm verarbeitet, sondern eben auf den ChatGPT-Servern. Das kann zu Datenschutzbedenken führen und muss ggf. in deiner Datenschutzerklärung angegeben werden.
Das Feature in der Praxis getestet habe ich selbst noch nicht und schaue in Hinblick auf das Datenschutzthema auch noch mit gemischten Gefühlen auf die Schnittstelle. Spannend sind die Möglichkeiten allerdings auf jeden Fall. Mal schauen, was hier in Zukunft noch kommt!
So. Und das ist im Großen und Ganzen mein Eindruck. Insgesamt liefert Das Programm über die erwartbaren Funktionen hinaus einige smarte Features. Wie ich Das Programm auf Basis meines Praxistests für die einzelnen Teilkriterien bewertet habe, erfährst du im Folgenden.
