openHandwerk versteht sich selbst als Cloud Lösung, die mit zahlreichen Schnittstellen versehen ist und sich auf die Bereiche Projektplanung, Dokumentation und Rechnungswesen in der Cloud spezialisiert hat. Trusted hat die Software eingehend getestet, die Ergebnisse sehen Sie im Test.

openHandwerk im Praxistest bei trusted: hält die Software was sie verspricht?

Screenshot: trusted.de

Quelle: openhandwerk.de

Wo sind die Kontaktdaten?

openHandwerk bietet eine übersichtliche Kontakt- und Kundendatenbank, die aber gar nicht so einfach zu finden ist. Statt in einem eigenen Reiter für Kontaktdaten versteckt das Tool die Datenbanken in den Einstellungen (dem Zahnrad-Symbol am oberen rechten Rand). Das ist ungewöhnlich und ein wenig ungünstig, da Einsteiger:innen so erst ein wenig nach den Datenbanken suchen müssen.

Sämtliche Kontaktdaten sind nicht sichtbar angeordnet und müssen durch Anklicken des Zahnrades geöffnet werden

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Positiv fällt dagegen auf, dass openHandwerk einen einfachen und flexiblen Datenimport liefert. So lassen sich bestehende Kundendaten per CSV- oder XLS-Datei ins System übernehmen. Das ist keine Selbstverständlichkeit: Bei Tools wie Das Programm oder HERO müssen Sie für den initialen Datenimport das Supportteam bemühen; ggf. sogar gegen Aufpreis. openHandwerk dagegen bietet eine gute und bequemere Lösung!

Komfortable Datenverwaltung aller Kontakte

Sind die Daten erst einmal gefunden und eingepflegt, überzeugt openHandwerk durch zahlreiche Verwaltungsmöglichkeiten. Daten von Kund:innen und Lieferanten verwalten Sie im System übersichtlich und mit allen wichtigen Kontaktdaten. So finden Sie immer die passenden Ansprechpartner:innen.

Sind die Kontakte gefunden, bietet openHandwerk eine übersichtliche Verwaltungsmöglichkeit an.

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Super: In der Kontaktdatenbank lassen sich einzelne Kontakte direkt mit Dokumenten wie Rechnungen oder Angeboten verknüpfen, um den Überblick zu behalten.

Fazit: Bereits in der Kontaktverwaltung zeigt sich der Vorteil der Schnittstellen

openHandwerk bietet eine umfassende und komfortable Kontaktdatenverwaltung an. Individuelle Einstellungen wie E-Mail-Adresse, Eintrittsdatum, Stundensatz oder personalisierte Zahlungsziele können bei jedem Kontakt einzeln hinterlegt werden, was wiederum eine erhebliche Zeitersparnis bei der anschließenden Angebots- oder Rechnungserstellung bedeutet. Der Kontaktdatenimport ist ebenfalls gut gelöst.

Die Kontaktverwaltungsfunktionen von openHandwerk im Überblick

• Kontaktdaten: openHandwerk bietet einen komfortablen Datenimport und eine zugängliche Kontaktdatenbank
• Übersichtliche Anordnung der Kontakte: sämtliche Kontakte sind übersichtlich angeordnet und so haben Sie stets einen umfassenden Überblick über die eingesetzten Ressourcen
• Schnittstellen: openHandwerk zeichnet sich unter anderem durch die vielen Schnittstellen aus, bereits im Bereich der Kontaktverwaltung können Sie Rechnungen und Aufträge mit einzelnen Kontakten bequem verknüpfen.

Einfache Aufmaßerstellung dank Magicplan und PDF-Import

Im Bereich Aufmaß sticht openHandwerk aus den getesteten Lösungen deutlich hervor. OpenHandwerk bietet die Möglichkeit, das Aufmaß in einem Angebot per Aufmaßkette anzugeben. Leistungen, Produkte, Einheiten, Preise und sogar Rabatte lassen sich so direkt in einer übersichtlichen Eingabemaske festlegen. So geben Sie direkt bei der Erstellung des Angebots alle relevanten Daten mit an. Das erfordert eine gewisse Vorausplanung, funktioniert dank des übersichtlichen Systems aber schnell und einfach.

Das Aufmaß lässt sich sowohl in der Büroversion als auch in der App erstellen

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Noch einfacher wird es durch die verfügbare Schnittstelle zum Grundriss-Tool Magicplan. Nutzen Sie die mobile App in Verbindung mit Magicplan, können Sie dort einen Grundriss für das Aufmaß erstellen und direkt in openHandwerk übernehmen. Die Verknüpfung eignet sich perfekt für Gewerke, die regelmäßig mit Grundrissen und genauen Abmessungen arbeiten müssen – erfordert aber eben auch einen eigenen Zugang zu Magicplan.

Die Aufmaßerstellung ist in der openHandwerk App kinderleicht

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Fazit: Eines der wenigen Tools mit echter Aufmaßfunktion

Die Aufmaßerstellung in openHandwerk ist grundsätzlich gut gelöst; vor allem die digitale Aufmaßerstellung mittels Magicplan-Schnittstelle (die im trusted-Test leider nicht getestet werden konnte) ist eine sinnvolle Ergänzung. Aber auch ohne externe Helfer sind Aufmaß und Angebotserstellung in openHandwerk schnell und einfach erledigt, auch dank integriertem Leistungs- und Materialverzeichnis. Für einen umfassenden Vergleich der verschiedenen Lösungen werfen Sie doch einen Blick auf unsere Test- und Vergleichsseite.

Die Kalkulationsfunktionen von openHandwerk im Überblick

• Aufmaß: Sie können in der openHandwerk Softwarelösung das Aufmaß über eine Aufmaßkette berechnen und das Ergebnis im Angebot festhalten.
• Magicplan: zusätzlich zur manuellen Aufmaßeingabe, können Sie in der openHandwerk App das Aufmaß per Magicplan digital einfügen und berechnen lassen.
• Leistungs- und Materialverzeichnis: Material- und Leistungspreise sind bei openHandwerk im Bereich Rechnungsstellung integriert und können bei jeder Rechnung gesondert angepasst werden.

Die Plantafel als zusätzliche Organisation

OpenHandwerk bietet eine zentrale Terminverwaltung über das Dashboard. Ergänzend steht den Usern zusätzlich eine digitale Plantafel zur Verfügung. Hier planen Sie Termine und Projektzeiträume, behalten den Überblick über Ressourcen und Mitarbeiter:innen und verlieren keine wichtigen Daten aus den Augen.

Die Plantafel findet sich unter der Kalenderkachel und bietet eine zusätzliche Organisationsmöglichkeit

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Sehr schön: Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, lassen sich einzelnen Aufgaben, Kategorien und Mitarbeiter:innen in der Plantafel unterschiedliche Farben zuweisen.

Flexible Einsatzplanung dank Verknüpfungen

Im Kalender selbst können Sie einzelne Termine bearbeiten, einfügen oder Projekte direkt auswählen und diese im Kalender anzeigen lassen. Durch die Zuweisung einzelner Aufgaben an Mitarbeiter:innen ist eine flexible Einsatzplanung möglich. Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen halten Sie dabei stets auf dem Laufenden.

Übersichtliche Personalverwaltung, egal ob am PC oder in der App

Auch im Bereich Personalverwaltung gibt sich openHandwerk nutzerorientiert. Unter dem Bereich “Benutzer” können Sie sämtliche Daten und Informationen der Mitarbeiter:innen eingegeben und bearbeiten. Dank der mobilen Zeiterfassung tragen Sie Stundensätze und Arbeitszeiten (inklusive zusätzlicher Stundenlohn-Anzeige) bequem per App ein.

Ein weiterer Pluspunkt der openHandwerk Software ist die Möglichkeit, Krankschreibungen und Atteste direkt in der App hochzuladen. Urlaubsanträge, inklusive Statusverfolgung, können ebenfalls bequem per App gestellt werden. Mitarbeitern:innen können vordefinierte Benutzerrechte zugeteilt werden, es finden sich firmenrelevante, sowie private Informationen samt Eintrittsdatum, Urlaubszeiten oder Krankschreibungen unter dem jeweiligen Eintrag.

Fazit: Mobile Einsatzplanung für jedermann

OpenHandwerk bietet neben einer übersichtlichen Personalverwaltung auch eine gute Möglichkeit der Außendienstverwaltung, da die App die gleichen Funktionen besitzt wie die Büroversion. Die Aufgabenverwaltung ist sinnvoll und kann feinjustiert werden. Gerade Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern:innen behalten dank der Echtzeitübermittlung stets den Überblick über Projekte, Anträge und Personaleinsätze.

Die Termin- und Personalverwaltungsfunktionen von openHandwerk im Überblick

• Zentrale Terminverwaltung: Über das Dashboard haben Sie Ihre Termine stets übersichtlich im Blick. Sie sehen so alle Prozesse, Aufträge und die Auslastung Ihres Betriebs.
• Plantafel: Als zusätzliche Organisation einzelner Projekte bietet sich die Plantafel an.
• Kalender: Im Kalender können Sie automatische Erinnerungen einstellen und vergessen so keinen Termin.
• Personalverwaltung: Lauf- und Stundenzettel gehören mit openHandwerk der Vergangenheit an. Dieser Prozess spart enorm Zeit und auch die Mitarbeiter:innen profitieren von der digitalen Bearbeitung.

Aufgaben werden bei openHandwerk zunächst über das Dashboard verwaltet und sind in Aufträge, Angebote und Rechnungen eingeteilt. Sämtliche Termine werden in Listenform angezeigt. Durch Klicken auf die jeweilige Position erscheint der zugehörige Auftrag.

Die Aufgabenerstellung ist simpel und übersichtlich gelöst

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Schneller zum Ziel dank Google API

Hier werden wieder die Vorteile der zahlreichen Schnittstellen deutlich, die auch im Bereich der Projektverwaltung integriert sind: Bilder, Google Maps, Gutachten und sogar die Plantafel können bei dem jeweiligen Auftrag zusätzlich angezeigt werden. Das spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern viel Zeit.

Farbige Übersichtlichkeit für einen besseren Überblick

Das Aufgabenmanagement ist in der openHandwerk Software übersichtlich gestaltet, verschiedene Farben unterstützen den jeweiligen Status. Sie können Aufgaben auch über die Auswahl an die jeweiligen Mitarbeiter:in zuweisen. Mithilfe von Filtermöglichkeiten werden auch wirklich nur die relevanten Aufgaben im Dashboard und im Aufgabenmodul angezeigt.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

In openHandwerk kann jeder Auftrag mit einem Soll Auftragswert hinterlegt werden und nach der abschließenden Rechnungserstellung mit einem Istwert. Anhand dieser Informationen behalten Sie stets den Überblick über Ihre Kalkulation. Darüber hinaus erfolgt eine Performancemessung Ihrer Mitarbeiter nach Umsätzen in EUR pro Tag, Woche oder Monat, sodass für jede:n Mitarbeiter:in eine entsprechende Auswertung zur Verfügung steht.

Fazit: Digitale Mappe statt Zettelwirtschaft

Mit openHandwerk werden zahlreiche Arbeitsabläufe vereinheitlicht. Neben der Arbeit auf der Baustelle bietet die Handwerkersoftware eine übersichtliche Aufgabenverwaltung im Büroalltag. Profitieren Sie von der digitalen Angebots- und Auftragsmappe. Ihre Kunden bekommen automatische Auftragsbestätigungen und behalten den Überblick.

Die Projekt- und Aufgabenmanagement-Funktionen von openHandwerk im Überblick

• Performancemessung: Um einen bestmöglichen Überblick über die Arbeitszeiten und die Kalkulationen zu haben, bietet openHandwerk die Erfassung der Arbeitszeiten an und führt Soll-Ist-Vergleiche durch.
• Digitale Auftragsmappe: Um effizientes Arbeiten zu ermöglichen, bietet openHandwerk unter anderem eine digitale Auftragsverwaltung mit Unterordnern an.

Rechnungserstellung leicht gemacht

In openHandwerk können Sie problemlos Rechnungen erstellen, bearbeiten und exportieren. Die Software unterstützt diverse Buchhaltungssysteme und -plattformen (Bsp. Lexoffice, Reviso, GetmyInvoices, DATEV oder die Deutsche Verrechnungsstelle). Die Buchhaltung umfasst Angebote, Aufträge und Rechnungen. Darüber hinaus können Unternehmen jeden Auftrag mit einem Sollauftragswert hinterlegen, nach der Rechnungsstellung wird auch der Istwert hinzugefügt, wodurch die Kalkulation effektiv angepasst werden kann.

Sinnvoller Schnittstelleneinsatz

Vor allem die zahlreichen Schnittstellen machen bei openHandwerk den Mehrwert aus. So können Sie über die lexoffice Schnittstelle sämtliche Daten gleich an den Steuerberater oder das Finanzamt übermitteln.

Die Rechnungsübersicht zeigt sämtliche Rechnungsarten an

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openHandwerk payment

Bei openHandwerk können Handwerker und Servicetechniker bereits seit längerem Angebote und Rechnungen mithilfe der App erstellen. Nun haben die Hersteller die Funktion um eine Bezahlfunktion erweitert. Ihre Kunden:innen können jetzt über jedes mobile Gerät, ohne zusätzliche Hardware und monatliche Gebühren, Rechnungen digital bezahlen.

Durch die Baustellen-Bezahlungsfunktion können Rechnungen entweder über einen Link oder einen QR-Code im Lastschriftverfahren auf dem Endgerät des Monterurs / Handwerkers bezahlt werden. Sämtliche Arbeiten können so gleich vor Ort abgerechnet werden, was die eigentliche Zielgruppe der ursprünglichen Handwerkersoftware erheblich erweitert.

Fazit: Für die beste Performance

Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen mit openHandwerk im gesamten Handwerksbetrieb wirkt sich auch positiv auf die Buchhaltung aus. Der Anbieter hat neben zahlreichen Schnittstellen auch das Feature der digitalen Bezahlung eingebaut, sodass Ihre Kunden:innen kleinere Beträge auch direkt vor Ort bezahlen können.

In der Kontaktverwaltung zeigt sich ein weiterer Vorteil der relevanten Schnittstellen. Durch die vorhandenen Verknüpfungen können Sie bequem elektronische Rechnungen erstellen, versenden und archivieren, auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird dadurch vereinfacht.

Die Buchhaltungsfunktionen von openHandwerk im Überblick

• Schnittstellen: openHandwerk erleichtert dank der zahlreichen Schnittstellen nicht nur die Arbeit auf der Baustelle, sondern bringt auch einen Vorteil im Bereich der Buchführung.
• Rechnungen: Mit openHandwerk sparen Sie Zeit, es müssen keine Ausgangsrechnungen oder sonstige Dokumente manuell übertragen oder kopiert werden.
• Positionsgliederung: openHandwerk bietet als einen zusätzlichen Service eine frei definierte Positionsgliederung für Angebote und Rechnungen an, so haben Sie die Möglichkeit der freien Positionsnummernvergabe in Angeboten und Rechnungen.
• openHandwerk Payment: Begleichen Sie Ihre Rechnungen bequem vor Ort, dank dem neuen Bezahlsystem ist dies über einen Link oder QR-Code möglich.

Was kostet openHandwerk?

OpenHandwerk bietet verschiedene Laufzeiten an. Der Preis orientiert sich an der Anzahl der gebuchten Nutzerlizenzen, sowie den gewünschten Zusatzoptionen und der Zahlungsweise. So bezahlen Sie 50 € pro User im Jahresvertrag mit monatlicher Zahlung. Bei Vorkasse für das ganze Jahr werden nur 35 € fällig. Wird eine zweijährige Laufzeit und Vorkasse gewählt, so verringern sich die monatlichen Kosten auf 30 €, bei einer Laufzeit von drei Jahren und Vorkasse kostet die monatliche Lizenz pro Nutzer:in 25 €.

Die Preise orientieren sich bei openHandwerk an der Nutzerzahl

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Quelle: openhandwerk.de

Auch die Kündigungsmodalitäten hängen von der gewählten Laufzeit ab: Beträgt die Laufzeit ein Jahr, können Sie Ihren Vertrag drei Monate vor dem Ende der Vertragslaufzeit kündigen. Im Falle einer zweijährigen Laufzeit beträgt die Kündigungsfrist sechs Monate und bei einer Laufzeit von drei Jahren muss der Vertrag bereits neun Monate zum Ende der Vertragslaufzeit gekündigt werden.

OpenHandwerk bietet eine 7-tägige Testphase an, um die Software zeitlich beschränkt auszuprobieren. Während dieser Phase haben interessierte Nutzer:innen die Möglichkeit, einen kostenpflichtigen Vertrag abzuschließen.

Wie benutzerfreundlich ist openHandwerk?

OpenHandwerk überzeugt gleich zu Beginn mit einer benutzerfreundlichen Handhabung und einem angenehmen Design. Das Dashboard ist übersichtlich gestaltet. Die Schnittstellen erleichtern auch für Anfänger:innen die Arbeit mit der Handwerkersoftware, sodass keine lange Einarbeitungszeit notwendig ist.

Wie sicher ist openHandwerk?

Die openHandwerk GmBH bietet Verträge mit Service Level Agreements (SLA) nach deutschen Recht. Die Sicherheit der Daten wird durch die SSL Verschlüsselung und den sicheren Verschlüsselungsstandard AES-256 bit gewährleistet. Alle SSL-Zertifikate werden von der anerkannten Zertifizierungsstelle Starfield Technologies ausgestellt und entsprechen den neuesten Standards wie SHA-2 und Zertifikat Transparenzprotokollierung (EV), wodurch eine hohe Sicherheit bei der digitalen Kommunikation gegeben ist.

Die Sicherheit Ihrer Daten ist bei openHandwerk gegeben

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Quelle: openhandwerk.de

Welchen Kundenservice bietet openHandwerk?

OpenHandwerk bietet einen umfangreichen Kundenservice an. Interessierte Kunden haben die Möglichkeit direkt nach der Registrierung einen Rückruftermin oder einen live Demotermin zu vereinbaren. Daneben gibt es einen Live-Chat über die Homepage, der leider nicht immer funktioniert. Daneben bietet openHandwerk Schulungen für Mitarbeiter:innen in zahlreichen Bereichen an. Der technische Support ist kostenlos und montags bis freitags zwischen 8 und 13 sowie zwischen 14 und 17 Uhr erreichbar.

Keine Antwort auf Test-Anfrage

Im trusted-Test stellten wir eine Testanfrage zunächst per Live-Chat, danach per E-Mail. In beiden Fällen wurden unsere Fragen ignoriert und auch nach mehreren Stunden lag keine zufriedenstellende Antwort vom Supportteam vor. Das ist ärgerlich, besonders für neue User, die Fragen zu gewissen Funktionen haben und sich in der Software noch nicht auskennen. Hier sollte openHandwerk klar an seinen Prioritäten arbeiten.