So habe ich Das Programm getestet
Um die Handwerkersoftware HERO in der Praxis zu testen, habe ich mir ein typisches Szenario aus Sicht eines kleinen Malerbetriebs zurechtgelegt. Für meinen Test wollte ich prüfen, wie ich einen neuen Kundenkontakt im System anlegen, für diesen Kontakt ein Angebot für den Anstrich seiner Wohnung erstellen, den Auftrag terminieren und anschließend eine Rechnung dafür erzeugen kann. Meine Erfahrungen findest du hier: Getestetes Produkt/Tarif: Pro; Prüfmuster: Kostenlose Testphase.
Die HERO-Startseite im Browser: Die Handwerker-Software kombiniert Funktionen einer Büro-Software mit Projektmanagement und Kundenverwaltung im Handwerk
Screenshot: trusted.de
Quelle: hero-software.de
Vollwertiges CRM für die Verwaltung von Kundendaten und Lieferanten
Ich hatte einen ganz klaren Fahrplan für meinen Praxistest mit HERO. Und der sollte – ähnlich wie in einem “richtigen” Handwerksbetrieb, ganz am Anfang beginnen.
Deshalb musste ich, nachdem ich mich unverbindlich für die kostenlose Testphase für HERO angemeldet hatte, die Software erst einmal für meinen fiktiven Maler- und Lackierbetrieb aufsetzen. Das heißt: Kundendaten anlegen, Lieferant:innen und Ansprechpartner:innen einpflegen, etc.
Das klappt bei HERO entweder per Massenimport, oder – wie in meinem Test – indem du die Kontakte manuell anlegst.
Wenn du von einer anderen Software zu HERO wechseln möchtest oder deine Kontakte bisher in eigenen Listen gepflegt hast, musst du nicht zwangsläufig alle Kontakte manuell importieren. Der HERO-Support bietet auf Nachfrage den kostenlosen Import von CSV-Dateien für Kontakte und Stammdaten an. Super! Das geht bei Wettbewerbern wie Das Programm höchstens gegen Aufpreis.
Die Kundenverwaltung ist in HERO ziemlich kompakt. Alle Kontakte – egal ob nun Kund:innen, Lieferant:innen, Partnerunternehmen oder Ansprechpartner:innen – landen in einer Datenbank und sind nur durch Reiter voneinander getrennt. Das ist eine andere Philosophie als z.B. bei Das Programm, wo jede Kontaktart ihren eigenen Menüpunkt bekommt.
Das ist kein gewaltiger Unterschied; bei HERO fand ich die Aufteilung aber bequemer, weil ich so alle Kontakte in einer Konsole hatte und nicht die Ansichten wechseln musste.
Ein Blick auf die Kontaktverwaltung mit HERO: Schluss mit Papierkram in deinem Betrieb!
Screenshot: trusted.de
Quelle: hero-software.de
Wer es so kleinteilig mag, freut sich, und wer es nicht benötigt, nutzt diese Menübereiche ganz einfach nicht. Positiv aufgefallen ist mir dann noch die Archivablage in der Konsole: alte oder nicht mehr aktuelle Kontakte kannst du hier ablegen oder per Massen/Gruppen-Aktion mit einem Klick archivieren.
Ansonsten gibt es zur Kontaktverwaltung von HERO wenig Überraschendes zu sagen: die Detailansichten überzeugen mit guter Datentiefe und enthalten so ziemlich alles, was zum einzelnen Kontakt gehört: aktuelle Angebote, Bilder und Dokumente, Ausschreibungen, Aufgaben und Aufträge und natürlich sämtliche Objektadressen und Kontaktdaten.
Sogar für interne Notizen und Bemerkungen ist hier Platz und über das Logbuch kannst du die komplette Kontakthistorie einsehen:
Über die Detailansicht können User sich praktisch alle relevanten Informationen zu Kontakten aufrufen
Screenshot: trusted.de
Quelle: hero-software.de
Ich habe im Test übrigens für meine Zwecke einige Kundenkontakte manuell angelegt. Und ja, das ist dann natürlich ein wenig mehr Aufwand und kostet mehr Zeit als der Import. Wenn du eine überschaubare Kundendatenbank hast, sollte das aber in wenigen Stunden erledigt sein.
Artikel und Leistungen bequem verwalten und über Schnittstellen aktuell halten
Schauen wir mal, wie HERO die Verwaltung von Leistungen und Artikeln organisiert. Abhängig vom Gewerk sind das ja mal schnell hunderte von Leistungs- und Materialpositionen.
HERO ist hier gut aufgestellt und erlaubt den unkomplizierten Import von Stammdaten über die Schnittstelle zu DATANORM. So lassen sich dann ganze Händlerkataloge mit wenigen Klicks ins System laden und tagesaktuell halten. Auch das Bestellwesen ist sauber abgedeckt: über die IDS-Connect-Schnittstelle hast du direkt aus HERO heraus Zugriff auf die Onlineshops von Großhändlern und findest tagesaktuelle Preise und Produkttexte.
Für meine fiktive Malerfirma hat es z.B. Sinn ergeben, den Katalog von Brillux einzubinden. Und das ging auch wirklich schnell und easy. Ein, zwei Klicks, schon hatte ich Zugriff auf das Angebot, konnte direkt aus HERO heraus meine Bestellung erledigen oder Positionen aus dem Katalog in meine Angebote übernehmen.
Artikel und Leistungen pflegen User in HERO manuell oder bequem über den Import aus Katalogen
Screenshot: trusted.de
Quelle: hero-software.de
Ich habe im Test aber auch die manuelle Eingabe von Leistungen getestet. Das ist natürlich deutlich mehr Aufwand. Es lohnt sich aber, hier etwas Zeit zu investieren, weil dann später die Angebots-Erstellung und Kalkulation zum Kinderspiel wird.
Für einen Beispielauftrag habe ich die Leistung (Anstrich Innen) und das für den Auftrag benötigten Material (verschiedene Farbe und Grundierungen) angelegt.
Eine “Leistung” besteht in HERO aus Lohnkosten, Materialien sowie sonstigen Kosten und Aufschlägen (etwa für Maschinen, Werkzeuge etc.). Das coole in HERO: sind deine Artikelstämme sauber gepflegt, kannst du dir recht schnell eine neue Leistung aus den hinterlegten Artikeln und Lohngruppen zusammenschustern.
Dank Drop-Down-Menüs und der Suchfunktion musste ich im Test nicht zwischen verschiedenen Konsolen hin- und herspringen. Das klappte tadellos und war am Ende einfacher als gedacht!
Artikel und Leistungen hinterlegt du besser gleich eine Kalkulation - das macht die Angebotserstellung einfacher!
Screenshot: trusted.de
Quelle: hero-software.de
Wie ich die sauber geführten Artikel- und Leistungsdaten dann für mein erstes Angebot mit HERO nutzen konnte, zeige ich dir jetzt:
Angebote und Auftragsdokumente in Bestzeit erstellen
Kommen wir also zu einem Feature, das mir in HERO besonders gut gefallen hat und natürlich fester Bestandteil meines Testszenarios war: Die Erstellung von Angeboten und weiteren Auftragsdokumenten.
Für das Schreiben von Angeboten bietet HERO im Grunde zwei Möglichkeiten an: die schnelle Erstellung aus einer Angebotsvorlage oder die Erstellung auf Basis eines “Projekts”. Ich habe mir im Test die zweite Variante näher angeschaut.
Vorteil: HERO verfügt über eine Projekt-Pipeline und listet Projekte je nach Status in separaten Statusbereichen (z.B. “Neu”, “Erstkontakt”, “Vor-Ort-Termin”, “Auftragsvergabe”, “In Umsetzung”, usw.). Das ist zwar sehr kleinteilig, gibt dir als User aber auch eine gute Kontrolle und verhindert, dass du überfällige Angebote oder Termine verpasst.
Angebote schreibst du als Dokument oder direkt mit einem Projekt verknüpft
Screenshot: trusted.de
Quelle: hero-software.de
Aber zurück zum Angebot: sind alle Projektdaten (Objektadresse, Kundendaten etc.) und das vorher erstellte Aufmaß so weit übernommen, kann die Arbeit im Dokumenteneditor starten. Neben der eigentlichen Bearbeitungsmaske zeigt HERO im rechten Bildrand in einer Konsole dann Verzeichnisse für Leistungen, Artikel und Textbausteine. Per Drag-and-Drop konnte ich von hier die passenden Positionen einfach in die Dokumentenvorlage ziehen.
In meinem Beispiel war das ein kleiner Malerauftrag für den Innenanstrich bei einem Privatkunden:
Der Dokumenten-Editor in HERO ist komfortabel zu bedienen und liefert schnelle Ergebnisse
Screenshot: trusted.de
Quelle: hero-software.de
Das Beste: HERO übernimmt automatisch die Kalkulation aus den hinterlegten Artikel- und Leistungsdaten. Aber natürlich kannst du auch noch einmal manuell eingreifen, Aufschläge und Rabatte eingeben, sonstige Kosten nachtragen und deine Kalkulation überprüfen.
Wenn deine Stammdaten sauber gepflegt sind, wird in HERO die Kalkulation (fast) zum Kinderspiel
Screenshot: trusted.de
Quelle: hero-software.de
Ich habe zwar nicht mit Stoppuhr gearbeitet, aber von der Projektanlage bis zum fertigen Angebotsdokument hat mich das nicht mehr als ca. 5 Minuten gekostet. Das fertige Dokument lässt sich dann per E-Mail versenden, abspeichern oder ausdrucken. Außerdem war es ab diesem Zeitpunkt als Dokument direkt der Projektmappe angeheftet.
Ich habe das gleiche Prozedere für Auftragsbestätigungen und Rechnungen durchgespielt. Weil HERO für Folgedokumente auf das Ursprungsdokument zugreift, kannst du eine Rechnung ganz einfach per Mausklick aus einem Angebot generieren. HERO unterstützt E-Rechnungen über ZUGFeRD und XRechnung und auch der bequeme Versand via E-Mail funktioniert tadellos.
Rechnungen: Für jede Rechnung kannst du eine Nachkalkulation vornehmen und einzelne Rechnungspositionen (z.B. Lohnzuschläge etc.) verbergen. Auch Rabatte, Aufschläge lassen sich individuell für jede Rechnung festlegen.
Das sind Funktionen, wie sie auch andere Handwerksprogramme grundsätzlich bieten. Dank Drag-and-Drop war das ganze mit HERO aber etwas komfortabler und schneller und deshalb hat das Tool hier für mich die Nase knapp vorn.
Projektmappe für mehr Kontrolle über die Auftragsabwicklung
Die Projektverwaltung in HERO hat nochmal ein paar Worte verdient, weil sich hier im Grunde ein Großteil der Arbeit abspielt. Statt Aufträge, Projekte und andere Vorhaben zu trennen, geht HERO einen einheitlichen Weg und organisiert alle Kundenvorhaben als “Projekt”. Deshalb wirst du genauso wie ich um diesen Arbeitsbereich nicht herumkommen.
Zugegeben: für einen kleinen Kundenauftrag oder eine Routinewartung ist eine Projektmappe überflüssig, aber für solche Arbeiten liefert HERO nochmal einen anderen Menübereich. Mehr dazu weiter unten!
Die Projektmappe hat den Vorteil, dass du hier alles zentral an einem Ort hast: Auftragsdokumente, Zeiterfassung und Lohnabrechnung, Materialbelege und Checklisten, Termine, Aufgaben und sogar Projektberichte mit Soll/Ist-Vergleich.
In der Projektmappe laufen alle wichtigen Informationen zusammen
Screenshot: trusted.de
Quelle: hero-software.de
Zwar liefert HERO keine Visualisierungen wie Das Programm, also etwa Gantt-Charts oder Kanban-Boards. Komplexe Bauvorhaben und langwierige Projekte sind mit Das Programm deutlich einfacher abzubilden und zu verwalten.
Aber auch so bietet die Projektmappe von HERO genügend Vorteile und ermöglichte mir im Test ein sauberes Projektmanagement. Mit Erinnerungen und Benachrichtigungen ist das Feature eine gute Unterstützung im Handwerk, wo es ja gerne mal Schlag auf Schlag geht.
Wartungs- und Routineaufträge mit eigener Auftragspipeline verwalten
Wie weiter oben kurz erwähnt, hast du für Standardaufträge und Wartungs- oder Servicearbeiten eigene Arbeitsbereiche in HERO. Die sind weniger komplex und feinteilig aufgebaut als die Projektmappe, bilden aber genau die Informationen ab, die wichtig sind.
Cool ist die Karteneinblendung und die Möglichkeiten, Checklisten und weitere Auftragsdokumente anzuheften. Einfach, aber effektiv!
Über die Auftragspipeline hast du Außeneinsätze immer gut im Blick
Screenshot: trusted.de
Quelle: hero-software.de
Gerade für kleine Aufträge und Reparaturen ist die Auftragsmaske ideal und mit der Pipeline hatte ich den Status gut im Blick.
Nützlich wäre hier noch eine eingebundene Ansicht für die direkte Einsatzplanung. Aber diese Funktion lagert HERO in einen eigenen Arbeitsbereich aus. Im nächsten Abschnitt zeige ich dir, was das Feature kann:
Übersichtliche Einsatzplanung mit kleinen Lücken
Für die Planung enthält HERO gleich drei verschiedene Ansichten: eine Terminliste, eine Kalenderansicht und die Plantafel. Während die ersten beiden ganz klassisch aufgezogen sind, hat die Plantafel den Vorteil, dass sie mehr Übersicht über parallele Abläufe liefert und sich damit optimal für die Personalplanung eignet.
Die Plantafel erlaubt eine saubere Einsatz- und Ressourcenplanung für kleine bis mittelgroße Teams
Screenshot: trusted.de
Quelle: hero-software.de
Und über die Einstellungen konnte ich problemlos auch Fahrzeuge, Maschinen und Werkzeuge als Ressourcen anlegen und verwalten. Eine nützliche Ergänzung wäre ggf. noch eine Karteneinblendung, um Standorte und Routen live zu tracken, wie das beispielsweise mfr möglich macht. Aber davon abgesehen kann man eigentlich nicht viel mehr von einer Plantafel für Handwerker verlangen.
Was mir in der Auftragsabwicklung aber tatsächlich gefehlt hat, ist ein integrierter Projektchat, wie ihn beispielsweise Das Programm und plancraft liefern. Das erleichtert die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle schon enorm und wäre auch ein nettes Feature für HERO.
Mit HERO konnte ich zwar auch Bilder und Notizen direkt in der Auftrags- bzw. Projektmappe hinterlassen, aber ein Chat ist für die direkte Kommunikation eben noch einmal was anderes. Ich bin gespannt, ob das HERO-Team hier in Zukunft noch nachlegt.
Mobile App: Zeiterfassung und Rechnungsstellung auf der Baustelle
Kommen wir mal noch zu einem persönlichen Highlight meiner HERO-Testphase: die mobile HERO-App. Die ist nicht nur schön designt und einfach zu bedienen, sondern hat auch im direkten Vergleich zum Wettbewerb einfach 1-2 Funktionen mehr zu bieten. Gerade im Außendienst oder auf Baustellen sind die dann kleine Gamechanger.
Neben der Zeiterfassung, Terminansichten, Aufgaben und Checklisten konnte ich im Test nämlich sogar Dokumente erstellen.
Beispiel Rechnung: der Auftrag ist erledigt, die Dokumentation der Baustelle abgeschlossen und auch das Abnahmeprotokoll ist unterzeichnet. Was noch fehlt, ist die Rechnung. Mit der App habe ich die in wenigen Handgriffen erstellt und habe dann sogar Zugriff auf eine elektronische Signatur. So kannst du dir massig Zeit bei der Büroarbeit sparen und Rechungskram direkt auf der Baustelle erledigen. Schön!
Mit der HERO-App konnte ich ganz einfach eine Rechnung aus den Angebotspositionen generieren
Screenshot: trusted.de
Quelle: hero-software.de
Damit ist die Hero-App ein echter Zeitsparer und praktischer Alltagshelfer. Zwar konnte ich auch mit den mobilen Apps der Konkurrenz so einiges erledigen (Baustellendokumentation, Terminmanagement, Zeiterfassung, Aufgabenmanagement etc.), aber so stark wie die HERO App hat sich keine andere Lösung präsentiert. Klare 10/10!
Die HERO-Handwerkersoftware über ein integriertes DMS-Tool. Damit lassen sich alle Rechnungen, Verträge und Belege wie Lieferscheine revisionssicher und sauber ablegen, bis du sie nicht mehr gebraucht werden und ins Archiv wandern.
Für die Vorkontierung konnte ich in HERO dann alle diese Dokumente einem Kundenkontakt bzw. Konto zuordnen und auf Richtigkeit prüfen.
Allerdings zeigte HERO im Test auch einige kleine Lücken in der Buchhaltung. Es sind zum Beispiel keine EÜR- und GuV-Rechnungen möglich, weil das Tool bisher nicht alle Ausgaben und Einnahmen erfassen und gegenüberstellen kann.
Ich will aber HERO keinen Strick daraus drehen. Für die vorbereitende Buchhaltung ist das Tool solide aufgestellt und für den DATEV-Export steht eine passende Schnittstelle bereit. Insofern passt das, auch wenn HERO zur Abwechslung einmal nicht glänzen kann.
Auch für mehrsprachige Teams geeignet: die Mitarbeiterverwaltung von HERO
Meinen HERO-Test war ich zwar im Grunde Einzelkämpfer, aber um Teamfunktionen, die interne Kommunikation und vor allem die mobile App zu testen musste ich dann doch auf einen fiktiven Kollegen zurückgreifen.
Die Mitarbeiterverwaltung ist in HERO schön aufgezogen: übersichtlich, funktional und mit allen wichtigen Funktionen für persönliche Angaben, Berechtigungen, Zeiterfassung und Steuerdaten.
Du hast ein mehrsprachiges Team? HERO unterstützt mittlerweile bis zu 9 Anzeigesprachen!
Screenshot: trusted.de
Quelle: hero-software.de
Ein starkes Feature ist dann die Mehrsprachigkeit von HERO: Hier konnte ich für jeden Benutzeraccount eine eigene Anzeigesprache auswählen. Aktuell unterstützt HERO 9 Sprachen. Neben Deutsch und Englisch auch Polnisch, Rumänisch, Bulgarisch und sogar Türkisch. Top für Betriebe mit mehrsprachiger Belegschaft.
Insgesamt war mein Test mit HERO sehr erfolgreich, auch wenn ich einige Funktionen nur im Vorbeifliegen mitgenommen habe. Wie ich HERO anhand der Testkriterien bewertet habe, zeige ich dir im nächsten Abschnitt:
