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In diesem Guide stelle ich dir 13 der effektivsten Projektmanagement-Methoden übersichtlich vor. Ob klassisch oder agil; finde die perfekte Methode für deine Projekte!
Methoden im Blick: Projektmanagement-Methoden gibt es ausreichend; aber nicht alle bieten sich für jedes Projekt gleichermaßen an. Deswegen zeige ich dir die beliebtesten und bekanntesten PM-Methoden im Überblick und erkläre dir, für welche Einsatzgebiete, Projektarten und Teamgrößen sie sich besonders eignen.
Agil, klassisch oder hybrid?: Klassische Projektmanagement-Methoden eignen sich für strukturierte und planbare Projekte am besten; agile Projektmanagement-Methoden für Projekte, deren Ablauf weniger vorhersehbar ist, z.B. IT-Projekte. Ich zeige dir die besten Methoden für beide Ansätze.
Risiken und Vor- und Nachteile: Jede Projektmanagement-Methode hat so ihre Tücken. Wir werfen einen genauen Blick auf mögliche Nachteile. Zusätzlich liefere ich dir für jede Methode ein Beispiel, wie du sie optimal einsetzen und Risiken im Projektverlauf minimieren kannst.
Übersicht: Die beste Projektmanagement-Methode für dein Team
Sich für eine Projektmanagement-Methode zu entscheiden bedeutet, dass du festlegst, wie du deine Projekte abwickeln willst.
Die Auswahl an Projektmanagement-Methoden ist groß; genauso vielfältig, wie die Projektarbeit ausfallen kann, ist auch das “Angebot” an Modellen. Es gibt die agilen Wunderkinder Scrum und Kanban, die klassische Wasserfall-Methode und viele mehr.
Da kann man sich schon fragen:
Welche Projektmanagement-Methode ist die beste für mein Team?
Die unbefriedigende Antwort: Das kommt darauf an.
Es gibt nicht die eine Methode, die für alle Projekte und Teams funktioniert. Dafür sind die Herausforderungen unterschiedlicher Branchen und Projekte schlicht zu verschieden. Aber: Für (fast) jeden Anwendungsfall gibt es eine passende Methode.
Ich möchte dir dabei helfen, die passende Methode für dich zu finden! Hier, ich habe einmal versucht, einige der beliebtesten Projektmanagement-Methoden in ein mehr oder weniger übersichtliches Schema zu pressen:
Welche Methode passt zu dir und deinen Projekten? Hier siehst du, welche Methoden sich wann eignen
Quelle: trusted.de
So eine Flowchart ist natürlich fein. Möchtest du aber noch ein paar Infos dazu, habe ich dir das Ganze auch noch einmal verschriftlicht. Meine Empfehlungen konzentrieren sich dabei auf drei “Kerngrößen”:
Die Größe deines Teams
Die Art deiner Projekte
Die Branchen, in der dein Unternehmen zu Hause ist
Also, so kurz und knapp wie möglich:
Dein Team
klein (maximal 10 Personen)
Dein Projekt
Komplexe Herausforderungen, Kundenorientierte Projektarbeit, Projekte mit Entwicklungsarbeit (neue Produkte, Apps und Software etc.)
Branchen und Anwendungsgebiete
IT-Projekte, Software-Entwicklung, Produkt-Design und -Entwicklung, Consulting, agiles Marketing
eher niedriger Komplexitätsgrad, bewährte Abarbeitung in einzelnen Projektphasen, grundsätzlich gut planbare Projekte mit klar definierten Anforderungen und festen Abläufen
Branchen und Anwendungsgebiete
Baufirmen, Architektur- und Ingenieurbüros, Agenturen
Hast du eine Methode gefunden, die interessant für dich klingt? Im Anschluss stelle ich dir alle genannten Projektmanagement-Methoden noch einmal im Detail vor:
Scrum
In einem Satz
Scrum zielt auf kurze Reaktionszeiten, flexible Planung und schnellen Output und setzt dafür auf klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten.
Methode
agil
Teamgröße
5-10 Personen
Meetingroutine
täglich (“Daily Scrum”)
Projekt-Rollen
Product Owner, Scrum Master, Entwicklerteam
Einsatzgebiete
Software- und App-Entwicklung, IT-Projekte, Produkt-Entwicklung, Produkt-Design
Wie funktioniert Scrum?
Scrum zerlegt das Projektziel in einzelne Teilabschnitte bzw. Teilziele (“Increments”), an denen dein Team in zeitlich festen “Sprints” arbeitet. Ein Sprint dauert ca. 1 bis 4 Wochen und liefert immer ein konkretes Teilergebnis – z.B. einen Prototypen oder eine Produktversion.
Nach jedem Sprint treffen sich alle Beteiligten und geben Feedback; dann geht es in den nächsten Sprint. So lässt sich auch Feedback von Kund:innen ideal umsetzen!
Der starke Fokus auf ständige Verbesserung und die Kundenzufriedenheit ist die große Stärke von Scrum! Statt am Ende ein halbgares Produkt zu liefern, sollen Fehler früh erkannt und ausgebügelt werden und das Produkt “Schritt für Schritt” entstehen.
Scrum ist also …
… iterativ – es läuft in fixen, sich wiederholenden Arbeitszyklen ab
… inkrementell – es bearbeitet immer nur einen Teil des Projekts, den aber richtig
Das sind die einzelnen Schritte im Projekt:
Projektanforderungen & Product Backlog anlegen
Scrum sammelt alle Anforderungen an das Projektziel in einer Liste, dem “Product Backlog”; quasi eine Wunschliste für das fertige Projekt. Der Product Backlog definiert, was das fertige Produkt können soll bzw. was der Outcome des Projekts sein soll. Verantwortlich für das Product Backlog ist der Product Owner, der es in Absprache mit den Stakeholdern (z.B. dem Management oder deinen Kund:innen) erstellt. Das Product Backlog, bzw. die einzelnen Punkte (Items) sind die Basis für die Projektarbeit mit Scrum.
Sprint-Planning durchführen
Ist das Projektziel klar, beginnt die Planung für den ersten Sprint. Im Sprint arbeitet dein Team an den Items aus dem Product Backlog. Je nach Teamgröße und Länge des Sprints (durchschnittlich 2 Wochen) kann dein Team sich mehr oder weniger Items vornehmen. Wichtig ist nur, dass alle Anforderungen, die dein Team plant, in der gegebenen Zeit umgesetzt werden können. An der Sprint-Planung nimmt das gesamte Projektteam teil. Moderiert wird die Sprint-Planung (wie auch alle anderen Meetings) vom Scrum Master.
Scrum Board aufsetzen
Sind die Sprintziele festgelegt, geht es an die Verteilung der Aufgaben. Alle im Team bekommen etwas zu tun, um das Sprintziel zu unterstützen. Alle Aufgaben für den Sprint liegen im Sprint Backlog und werden von dort – wie in einem Kanban-Board – durch verschiedene Arbeitsphasen verschoben. Von “To Do” über “In Progress” bis hin zu “Done”. Sind alle Aufgaben erledigt, sollte das Team ein fertiges Incremental vorweisen können.
Sprint und Daily Scrums
Während des Sprints trifft sich das Team täglich zu einem kurzen Meeting (Daily Scrum). Das dauert nicht länger als 15 Minuten und ist für die Feinabstimmung gedacht. Hier bringen sich alle auf den neusten Stand und diskutieren Probleme bzw. kommunizieren Erfolge. Ein Sprint dauert (wie gesagt) zwischen 1 und 4 Wochen. Längere Sprints sind ungünstig, weil schwieriger planbar und in der Planung unübersichtlich. Außerdem könnte das Team mittel- bis langfristig den Fokus auf das “Etappenziel” verlieren.
Sprint Review
Am Ende eines jeden Sprints steht die Sprint Review: hier werden die erreichten Ergebnisse überprüft und abgenommen. Stakeholder und Kund:innen sind in diesem Meeting ausdrücklich erwünscht und haben Gelegenheit, Feedback zu geben. Optimalerweise sind die abgelieferten Ergebnisse funktionsfähig und vorführbar; bei Software-Produkten oftmals bereits marktfähig und so bereits für die Auftraggeber:innen wirtschaftlich verwertbar.
Retrospektive
Nach der Review kommt die Retrospective, bei der wieder nur das Scrum-Team zusammenkommt. Ihr könnt hier den letzten Sprint Revue passieren lassen und gemeinsam an Prozessen, eurer Team-Kommunikation und an der Zusammenarbeit feilen. Hier soll es darum gehen, Fehler und Stolpersteine aus dem letzten Sprint in Zukunft zu vermeiden. Nach der Retrospektive geht es dann direkt an die Planung des nächsten Sprints und der Kreislauf beginnt von vorne.
Und so sieht das Ganze in einem übersichtlichen Schema aus:
Scrum ist mehr Framework als Methode und gibt dir vor allem ein Schema vor, nach dem du Projekte abwickelst
Quelle: trusted.de
Du willst mehr über Scrum erfahren und dich richtig in das Thema einarbeiten? Perfekt! Hier in meinem Scrum-Guide findest du so ziemlich alles, was es über Scrum zu wissen gibt!
Für welche Teams und Projekte eignet sich Scrum?
Scrum eignet sich hervorragend für komplexe Projekte wie in der Software-, App- oder Produktentwicklung; bzw. allgemein für IT-Projekte. Aber auch kreative Projekte und kundenorientierte Teams und Agenturen profitieren von Scrum.
Durch den Aufbau in Sprintzyklen kann dein Team auf Kundenwünsche oder veränderte Marktbedingungen reagieren, ohne dass dadurch gleich das ganze Projekt gefährdet wären.
Eine Einschränkung: Scrum-Teams dürfen nicht zu groß sein, sonst geht bei der Zusammenarbeit und der Meeting-Routine die Übersicht flöten.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Scrum erfordert eine ganz klare Rollenverteilung innerhalb des Teams. Insgesamt müssen 3 Rollen besetzt werden:
1 Product Owner (zuständig für Product Backlog und Umsetzung der Anforderungen)
1 Scrum Master (sorgt für Einhaltung der Scrum-Regeln, moderiert und berät)
3 bis 8 Developer (“Team”; arbeiten selbstständig und diszipliniert am Sprint Backlog)
Scrum ist nichts für unerfahrene, gerade erst zusammengewürfelte oder zu große Teams. Erfüllt dein Team aber die obigen Bedingungen, könnt ihr mit Scrum qualitativ hochwertige Produkte in Bestzeit liefern und nebenbei noch die Kundenzufriedenheit steigern!
Projekte und Branchen, für die Scrum sich eignet:
Software- und App-Entwicklung
IT-Projekte
Produktentwicklung
Consulting
Agiles Marketing
Kreativlabore- und Agenturen
Medizintechnik
Technische Entwicklungen
Automobilbranche
Vorteile
Schnelle Lieferung von Ergebnissen
Verbesserte Qualität und Kundenzufriedenheit
Hohe Flexibilität durch adaptive Planung
Hohe Effektivität durch Selbstorganisation
Nachteile
Fehlender Gesamtüberblick bei sehr langen Projekten
Hoher Kommunikationsaufwand
Nur für kleine Teams geeignet (5-10)
Gefahr von endlosen Optimierungsschleifen
Ein Beispiel für das Projektmanagement mit Scrum:
Ein Unternehmen möchte eine Mitarbeiter-App einführen und beauftragt eine Softwareschmiede mit der Umsetzung. Das Software-Team hat Erfahrung und setzt auf die Scrum-Methode. In kurzen Sprints von je 2 Wochen werden Teilfunktionen und Features der App entwickelt, getestet und der Auftragsfirma präsentiert.
Während der Entwicklungsphase ändert die Auftragsfirma immer mal wieder die Anforderungen und besteht auf ursprünglich nicht vorgesehene Funktionen und Schnittstellen. Hier hilft die agile Planung: Das Software-Team übernimmt die neuen Anforderungen in den nächsten Sprint und setzt sie direkt um.
Dadurch verzögert sich ggf. die Fertigstellung der App und weicht vom ursprünglichen Zeitplan ab – dafür ist die Auftragsfirma hochzufrieden mit der gelieferten App!
Die besten Projektmanagement-Tools für die Arbeit mit Scrum
Scrum-Teams brauchen ein Projektmanagement-Tool, das genau so flexibel ist, wie sie selbst. Übersichtliche Projekt-Boards und die Möglichkeit, Notizen und Kommentare aus Dailys, Reviews und Co. festzuhalten, sind das A und O. Der Einstieg sollte schnell gehen, die Benutzerfreundlichkeit hoch sein. Immerhin soll sich das gesamte Team im Tool zurechtfinden können – nicht nur der Projektmanager. Hier findest du meine Software-Tipps:
monday.com ist ein leistungsfähiger Projektmanagement-Allrounder und kann auch in Scrum-Projekten zum Einsatz kommen. Insbesondere Marketing-Agenturen, Consultingfirmen und nicht-technische Projektteams finden in der Anwendung eine zuverlässige und flexibel einsetzbar Projektmanagement-Software mit starken Automatisierungen.
ClickUp bringt ein ähnliches Leistungs- und Funktionspaket wie monday.com aufs Parkett und ist flexibel einsetzbar. Außerdem glänzt das Tool mit einer vorwiegend intuitiven Bedienung und hoher Benutzerfreundlichkeit: Einarbeitungszeit fast null und damit sehr einsteigerfreundlich. ClickUp ist vergleichsweise günstig und damit auch für kleine Unternehmen geeignet.
Jira ist ein von und für IT- und Software-Teams entwickeltes Projektmanagement-Tool des Software-Entwicklers Atlassian. Jira hat seine Stärken vor allem im operativen Projektmanagement und bietet Software-Teams alle Funktionen für die Umsetzung von Scrum und Scrumban-Projekten.
Kanban
In einem Satz
Kanban fördert die Produktivität in eigenverantwortlichen Teams und verbessert die Aufgabenplanung und -verteilung.
Die Funktionsweise von Kanban ist denkbar einfach: Jede Aufgabe im Projekt wird auf eine “Karte” geschrieben und von links nach rechts durch die Spalten eines “Kanban-Boards” geschoben. Jede Spalte entspricht einem Aufgabenstatus; z.B. “Geplant”, “In Arbeit” und “Erledigt”. Kanban dient damit in erster Linie der Organisation von Projekt-Teams, in denen viele unterschiedliche Arbeiten anfallen und alle Teammitglieder Verantwortung haben.
Der Ablauf eines Projekts im Kanban-Stil sieht dann ungefähr so aus:
Aufgabenplanung
Am Anfang steht die Aufgabenplanung, das heißt: Das Projektziel wird in Einzelaufgaben heruntergebrochen und diese Aufgaben im Team verteilt. Aus den Projektzielen kann der Projektmanager in der Planung Aufgaben ableiten und die entsprechenden Karten für das Kanban-Board erstellen. Die Planung ist aber nicht statisch: Je nach Situation können jederzeit neue Karten auf das Kanban-Board kommen.
Kanban-Board erstellen & befüllen
Sind die Aufgaben für das Projekt definiert, wird das Kanban-Board erstellt. Zwei Punkte sind dafür wichtig: 1. Statusspalten: Je nach Projekt können andere Status sinnvoll sein, z.B. die Klassiker “To Do”, “In Progress” und “Done”, aber auch Spalten für “Pending” oder “On Hold”. 2. Limits: Limits legen fest, wie viele Tasks pro Teammitglied gleichzeitig in einer Spalte sein dürfen. Kanban will einen stetigen Arbeitsfluss; die Limits sollen verhindern, dass das Team überlastet wird oder den Fokus verliert.
Kanban-Board abarbeiten
Ein großer Vorteil von Kanban-Boards ist die Selbstständigkeit des Projektteams. Jedes Teammitglied nimmt sich eine Aufgabe aus der “To do”-Spalte und arbeitet diese ab. Bei eingearbeiteten Teams muss der Projektmanager also keine Aufgaben zuweisen und ständig den Status überwachen. Ein weiterer Vorteil: Mit Kanban kann das Team jederzeit neue Aufgaben ins Board aufnehmen, priorisieren, andere Aufgaben dafür stoppen und an den derzeit wichtigsten Aufgaben arbeiten.
Statusmeetings
Kanban-Boards sind transparent: Jedes Teammitglied hat einen Überblick über das anstehende Arbeitspensum und Prioritäten und sieht, woran Kolleg:innen aktuell arbeiten. Deshalb benötigen Kanban-Teams (zumal eingespielte) nicht zwingend eine feste Meeting-Routine. Dennoch kann es sinnvoll sein, in regelmäßigen Abständen Statusmeetings abzuhalten. So können Entwicklungen besprochen und anstehende Aufgaben geklärt werden.
Für welche Teams und Projekte eignet sich Kanban?
Kanban-Boards eignen sich für fast alle Teams, die im Aufgabenmanagement an Flexibilität und Effizienz gewinnen wollen. Vorsichtig sollten Teams sein, die sich mit komplexen Herausforderungen in ihren Projekten befassen. Aufgaben solcher Art benötigen oft eine genauere Besprechung, Klärung und enge Zusammenarbeit. Hier bietet der Kanban-Prozess keine passenden Lösungsstrategien – zumindest nicht für sich alleine.
Projekte und Aufgabenmanagement in Branchen, die sich grundsätzlich gut mit Kanban-Boards umsetzen lassen:
Kundenservice-Projekte
Dienstleistungs-Projekte
Finance Operations und Sales/Vertriebs-Projekte
Kreativ-Agenturen, Texter
Aufgabenmanagement in Design-Teams
Agiles Marketing und Werbeagenturen
Produktion und Fertigung
Lagerhaltung und Logistik
Vorteile
Flexibles Aufgabenmanagement
Gute Visualisierung von Tasks
Verbesserte Produktivität und Zusammenarbeit im Team
Einsteigerfreundlich
Nachteile
Keine langfristige Planung
Für sehr komplexe Projekte nicht geeignet
Risiko der Überbelastung von Mitarbeiter:innen
Ein Beispiel für das Projektmanagement mit Kanban:
Das Team einer Eventagentur wurde mit der Planung eines Unternehmertages beauftragt. Der Projektmanager plant gemeinsam mit seinem Team alle dafür anstehenden Aufgaben und Aktivitäten. Es gibt einiges zu tun: Organisation von Location, Catering, Musik, Dekoration, Entwürfe für Einladungen, usw.
Jede dieser Aufgaben wird als einzelne Kanban-Karte dargestellt und das Team beginnt am folgenden Tag mit der Arbeit.
Hier ein Beispiel für ein etwas komplexeres Kanban-Board in der PM-Software “factro”
Screenshot: trusted.de
Quelle: factro.de
Plötzlich meldet sich die Auftragsfirma mit der Bitte, dass einige Messestände und eine Bühne hinzukommen sollen.
Für das Kanban-Team kein Problem. Die neuen Aufgaben werden aufs Board geworfen und priorisiert. Ein Teammitglied verschiebt seine aktuelle Aufgabe “Catering” in den Status “On Hold” und schnappt sich das neue Ticket “Bühne”. Dank des zentralen Kanban-Boards wissen alle im Team, dass sich jemand um die Aufgabe kümmert und das Projekt kann ungestört weitergehen.
Die besten Projektmanagement-Tools für die Arbeit mit Kanban
Kanban ist weder in der Planung noch in der Umsetzung besonders anspruchsvoll. Theoretisch können du und dein Team einfach eine Flipchat und Post-it-Zettel als Kanban-Board verwenden. Das ist aber wenig praktisch und kostet im Alltag vergleichsweise viel Zeit - jede Änderung muss dann manuell übernommen werden. Digitale Kanban-Boards sind bequemer. Hier meine heißen Tipps dafür:
MeisterTask ist eine deutsche Projektmanagement-Software und macht dem Namen alle Ehre: Das Tool ist ein Profi im Aufgabenmanagement, wobei vor allem die Arbeit mit Kanban-Boards hervorstecht. MeisterTask liefert dynamische Boards, die sich mit Aufgabenlisten und weiteren Ansichten verknüpfen lassen. Das Tool funktioniert intuitiv und ist benutzerfreundlich.
Genau wie MeisterTask funktioniert Asana vorwiegend intuitiv und gehört damit zu den einsteigerfreundlichen Projektmanagement-Tools. Das Tool arbeitet viel mit Farb-Markierungen und Hervorhebungen für Prioritäten, Deadlines usw. Davon profitieren ganz besonders die dynamischen Kanban-Boards, die sehr übersichtlich und informativ sind.
factro ist vielleicht von der Benutzeroberfläche her gesehen nicht ganz so chic wie MeisterTask, monday und Co., liefert dafür aber leistungsstarke Funktionen für so ziemlich alle Lagen im Projektmanagement. Wenn du komplexere Kanban-Boards, beispielsweise im Verbund mit Gantt-Charts und Projektstrukturplänen suchst, also hybrid arbeitest, ist factro dein Kandidat.
Mein Favorit für einfache und schnell erstellte Kanban-Boards ist Trello. Das Tool ist der kleine Bruder der Atlassian-Entwicklung Jira und legt vollen Fokus auf Einfachheit und Usability. Du kannst mit dem Tool praktisch innerhalb von wenigen Minuten dein Kanban-Board erstellen und die Verwaltung und Pflege ist praktisch ein Selbstläufer. Gut für kleine Teams!
Lean-Projektmanagement
In einem Satz
Lean-PM will Prozesse verschlanken und Ressourcen optimal nutzen, ohne sie zu verschwenden.
Methode
hybrid
Teamgröße
variabel, vor allem für große Teams
Meetingroutine
keine
Projekt-Rollen
Führungskräfte, Projektmanager, Projektteam
Einsatzgebiete
Produktion und Fertigung, Industrie und Technik, Verwaltung, Kundenservice, Dienstleistungen, Lagerhaltung und Logistik
Wie funktioniert Lean-Projektmanagement?
Lean Projektmanagement (“schlankes Projektmanagement”) hat die drei Projektkiller “Muda” (Verschwendung), “Mura” (Unausgeglichenheit) und “Muri” (Überbeanspruchung) auf dem Kieker. Das Ziel: Ressourcen einzusparen und Prozesse zu optimieren. Gleichzeitig soll damit der Nutzen für Kund:innen gesteigert und die Verschwendung von Ressourcen minimiert werden.
Insgesamt ist Lean-Projektmanagement also eine Methode zur Prozess-Optimierung und leitet sich – ähnlich wie Kanban – aus dem “Kaizen”-Prinzip der ständigen Verbesserung ab.
Muda
Muda (“Verschwendung”) sind Prozesse und Maßnahmen, die keinen direkten oder indirekten Wert schöpfen und damit Ressourcen verschwenden. Diese “Muda”-Prozesse können in den unterschiedlichsten Formen auftreten: unnötige Warte- und Leerlaufzeiten, Transport und Bewegung, mangelhafte Herstellungsprozesse, Ausschuss und damit verbundene Nacharbeit, Überproduktion, falsch genutzte Maschinen oder Technologien usw. Im Lern-Projektmanagement werden diese Prozesse zunächst identifiziert, um dann in einem zweiten Schritt die Muda-Aktivitäten so weit wie möglich eliminieren zu können.
Mura
Mura (“Unausgeglichenheit”) meint im Grunde auch eine Ressourcenverschwendung, die dann auftritt, wenn Prozesse und Aktivitäten nicht aufeinander abgestimmt sind. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn Produktionsstörungen auftreten, weil nicht rechtzeitig Nachschub geliefert wird, es zu anderweitigen Störungen im Betriebsablauf kommt und Abläufe nicht miteinander harmonieren.
Muri
Muri (“Überbeanspruchung”) steht für einen unausgeglichenen Einsatz von Personal, Maschinen und Technologien. Nach dem Muri-Prinzip im Lean-Projektmanagement sollen Aktivitäten nicht zu schnell und nicht zu langsam, sondern im Optimum ablaufen. Damit wird einem Ausfall von Beschäftigten und Maschinen durch Überlastung vorgebeugt.
Für welche Teams und Projekte eignet sich Lean-Projektmanagement?
Lean Projektmanagement eignet sich vor allem für den Einsatz in Unternehmen und Projekten mit einer Vielzahl an aufeinander abgestimmten (und voneinander abhängigen) Prozessen und Aktivitäten. Hier besteht ausreichend Potenzial, durch eine möglichst optimale Synchronisierung deine Ressourcen so einzusetzen, dass sie einen optimalen Wert für das Unternehmen schöpfen.
Lean-Start-up
Ganz ähnlich wie Lean Projektmanagement setzt Lean Start-up auf schlanke Prozesse und eine Reduktion unnötiger Kosten. Ursprünglich entwickelt, um eine Antwort auf das Platzen der Dotcom-Blase zu geben, hilft Lean-Start-up auch heute jungen Unternehmen und Investoren, das Risiko zu minimieren. Dabei werden verschiedene Produktreihen frühzeitig an Zielgruppen getestet (A/B-Tests, Kundenbefragungen etc.), um Märkte zu sondieren und lohnende Investments abzuschätzen.
Dabei ist die Methode nicht zwangsläufig auf die Produktion und Fertigung (bzw. den Maschineneinsatz) begrenzt, sondern kann in allen Unternehmen helfen, Prozesse zu verschlanken und Ressourcen einzusparen.
Projekte und Branchen, die besonders von Lean-Projektmanagement profitieren:
Dienstleistungsprojekte
Optimierung im Kundensupport und -Service
Qualitätsmanagement
Prozessoptimierung in der Verwaltung
Ressourceneinsatz in Produktion und Fertigung optimieren
Ressourceneinsparung in Industrie, Technik und Instandhaltung
Technologiekonzerne
Lagerhaltung, Transport und Logistik
Vorteile
Einsatz in fast allen Branchen
Effizienzsteigerung durch Verschlankung von Prozessen
Kosteneinsparungen durch richtigen Ressourceneinsatz ohne Verschwendung
Gut geeignet für große Unternehmen
Nachteile
Keine schnellen Ergebnisse
Aufwendig in der Umsetzung
Setzt ein Wandel in der gesamten Unternehmenskultur voraus
Für sehr kleine Unternehmen eher ungeeignet
Ein Beispiel für das Projektmanagement mit Lean-Projektmanagement:
Ein klassisches Beispiel für Lean-Projektmanagement wäre der Einsatz in der Produktion und Fertigung: Ein Unternehmen analysiert die Prozesse und findet Optimierungspotenzial: Durch verbesserte Logistik und Abstimmung von Lieferungen und Produktionsmitteln können Wartezeiten signifikant verringert und damit die Produktivität und Effizienz gesteigert werden.
Ich möchte dir aber noch ein anderes Einsatzgebiet von Lean-Projektmanagement zeigen:
Ein Online-Seller möchte seinen Kundenservice verbessern. Dazu wird der gesamte Supportprozess analysiert: Viele Kund:innen haben hohe Wartezeiten, gleichzeitig ist Service-Personal im 2nd-Level und Backoffice nicht ausgelastet. Durch ein verbessertes Routing kann das Unternehmen Kundenanfragen schneller kategorisieren, weiterleiten und bearbeiten. Die Kundenzufriedenheit steigt und das Unternehmen erwirtschaftet in der Folge höhere Umsätze.
Die besten Projektmanagement-Tools für die Arbeit mit Lean-Projektmanagement
Lean-Projektmanagement lässt sich nur schwierig abbilden, und welche Tools und Softwares nützlich sind entscheidet immer die Branche und Projektart. Deshalb ist eine Empfehlung DER perfekten Projektmanagement-Lösung für dich und dein Unternehmen hier nicht zielführend.
Grundsätzlich kann man aber festhalten: Um Prozesse und Aktivitäten in deinem Unternehmen analysieren zu können, benötigst du einerseits Daten und Informationen, andererseits Techniken zur Visualisierung und Darstellung. Hier einige Methoden und Techniken, die sich im Lean-Projektmanagement bewährt haben und auch dir helfen können:
Value Stream Mapping
Mit Value Stream Mapping (VSM) identifizierst du Wertströme in deinem Unternehmen und kannst unnötige Aktivitäten erkennen. VSM hilft dabei, Schnittstellen besser aufeinander abzustimmen und Organisationseinheiten zu synchronisieren. VSM funktioniert in den meisten Fällen als mehrtägiger Workshop aller Führungskräfte und dient der Organisationsentwicklung.
SIPOC
SIPOC ist eine Methode, um einzelne Prozesse genau zu analysieren. Dabei bedient sich die Methode einer Visualisierung im Kanban-Style und zerlegt den Gesamtprozess in 5-7 Einzelschritte. Jeder Prozessschritt wird dann nach Eingangs-, Ausgangs- und Zielgrößen analysiert. So lassen sich Verschwendungen und Inkonsistenzen gut erfassen und bekämpfen.
Ishikawa-Diagramm
Grob gesagt handelt es sich beim Ishikawa-Diagramm um ein Ursache-Wirkungs-Diagramm, oft auch als Fischgräten-Diagramm bezeichnet. Auch bei dieser Technik steht die Identifizierung von Problemen in einzelnen Prozessschritten im Vordergrund. Besonders im Kundenservice und Dienstleistungssektor (wie im Beispiel oben) ist der Einsatz sinnvoll.
Six Sigma
In einem Satz
Zur Steigerung von Produktqualität und Kundenzufriedenheit in Projekten großer Unternehmen.
Methode
hybrid
Teamgröße
variabel, vorrangig große Teams
Meetingroutine
keine
Projekt-Rollen
Führungskräfte, Mitarbeiter:innen verschiedener Rangfolgen (White Belt, Yellow Belt, Green Belt usw.)
Einsatzgebiete
Banken und Versicherungen, Kundenservice, Dienstleistungen, Software-Entwicklung, IT und Technologiekonzerne, Produktion und Fertigung, Lagerhaltung und Logistik
Wie funktioniert Six Sigma?
Einfach gesagt ist Six Sigma eine genormtes Verfahren im Qualitätsmanagement. Anhand von Statistiken und daraus abgeleiteten Erkenntnissen greifen dann bestimmte Methoden, um Produktqualität, Prozesse und Kundenzufriedenheit zu verbessern. Six Sigma ist dabei kein einmaliges Verfahren, sondern steht für kontinuierliche Optimierung. Ein weiteres Merkmal ist das stark kundenzentrierte Denken.
Und so geht Six Sigma:
Define - System definieren
Im ersten Schritt dreht sich alles um die Definition von Zielgrößen: Wie ist das ideale Kundenprofil? Welche Anforderungen werden an Produkt, Dienstleistung oder Technologie gestellt? Wie könnte der optimale Prozess für die Zielerreichung des Projektes aussehen? Auch alle weiteren Projektziele werden in dieser Phase identifiziert und festgelegt.
Measure - Prozessgrößen messen
Einer der wichtigsten Phasen: die Messung aller aktuellen Prozesse. Mithilfe der in der Define-Phase festgestellten Zielgrößen erfolgt in der Measure-Phase also ein umfassendes Benchmarking. Im Grunde gehts also um die Erfassung des Ist-Zustandes mithilfe von Datenerfassungen und Statistiken: der Kern von Six Sigma.
Improve - Verbessern und Optimieren
Mit den gewonnenen Daten und Auswertungen der Measure-Phase folgt in der Improve-Phase eine Anpassung der bisherigen Prozesse. Wichtig: In dieser Phase geht es um Muster, die ausgiebig getestet werden müssen und sollen. Es kann also vorkommen, dass die neuen Prozessmuster noch nicht optimal sind. Six Sigma setzt auf kontinuierliche Verbesserung und Adaption und nicht eine einmalige Anpassung von Abläufen.
Control - Kontrolle der neuen Prozesse
In der Control-Phase geht es um einen Abgleich der ausgangs festgelegten Ziele mit den nun neu eingefühten bzw. optimierten Unternehmensprozessen. Werden die neuen Zielmarken erreicht? Ist eine Verbesserung messbar? Die Kontroll-Phase ist direkt abhängig von der Masse der verfügbaren Variablen und Statistiken: Je mehr Auswertungen zur Verfügung stehen, desto genauer die Ergebnisse und damit die Möglichkeiten in der nächsten Optimierungsschleife besser zu arbeiten.
Es gibt noch andere Verfahren in Six Sigma, die beispielsweise eine weitere Analyse-Phase oder eine Entwurfs-Phase hinzufügen, in der verschiedene Optionen zur Optimierung diskutiert und geprüft werden. Das Prinzip bleibt aber das gleiche: Ziele benennen, Messungen vornehmen, Verbesserungen einführen, Kontrolle der Ergebnisse.
Für welche Teams und Projekte eignet sich Six Sigma?
Six Sigma ist eine tolle Projektmanagement-Methode zur Prozess- und Produktoptimierung für Unternehmen mit hoher Kundenorientierung. Allerdings hat die Sache auch einen Haken: Der Optimierungsprozess ist genormt und sehr aufwendig. Allein die Datenerfassung von hunderten Statistiken und Variablen ist sehr zeitaufwendig: für kleine Unternehmen kaum zu stemmen.
Eine Projektmanagement-Methode mit Karate-Rangfolge
Ein weiterer Grund, weshalb Six Sigma nicht für alle Teams geeignet ist, ist die Verwendung von unterschiedlichen Rangstufen. Diese reichen von Einsteiger:innen (White Belt) bis hin zum zertifizierten Prozessoptimierer im Rang eines Black Belt. Geleitet werden Six Sigma-Projekte von einem Six Sigma Master Black Belt, auch hier sind wieder Zertifizierung und eine Menge Berufserfahrung nötig.
Six Sigma richtet sich also vor allem an Projekte großer Unternehmen in folgenden Branchen und Einsatzgebieten:
Optimierung von Kundenservice-Prozessen
Verbesserung der Produktqualität (Produktion und Fertigung, aber auch Software)
IT- und Technologiekonzerne (Fehlerreduktion, Qualitätssteigerung)
Banken und Versicherungen (Dienstleistungsprozesse)
Ein Beispiel für das Projektmanagement mit Six Sigma:
Ursprünglich für die Produktion des Technologiegiganten Motorola entwickelt wird Six Sigma heute in vielen weiteren Anwendungsbereichen erfolgreich eingesetzt. Insbesondere große Konzerne mit hoher Kundenorientierung, also etwa Banken, Versicherungen und Dienstleistungsunternehmen können mit Six Sigma interne Verwaltungsprozesse, aber auch Kundenserviceprozesse und die Qualität von Dienstleistungen verbessern.
Ein Reiseportal stellt fest, dass es immer häufiger zu kurzfristigen Stornierungen kommt. Das Management entscheidet, etwas zu unternehmen. Zunächst werden alle Zielgrößen festgelegt, dazu gehören auch neue Grenzwerte für Stornierungen: Die sollen um 15 % sinken. Im neuen Prozess erhalten die Kund:innen die Gelegenheit, statt einer Stornierung eine Umbuchung auf andere Zielorte vorzunehmen. Nach einer Testphase zeigen die Buchungszahlen, dass die Stornierungen mit dieser Prozessanpassung um 8 % gesunken sind. Das Unternehmen arbeitet weiter daran, seine Reise-Dienstleistungen zu verbessern.
Die besten Projektmanagement-Tools für die Arbeit mit Six Sigma
Für den Einsatz von Six Sigma eignen sich vor allem Tools mit aussagekräftigen Visualisierungen von Prozessen und Statistiken. Mittel der Wahl könnten hier zum Beispiel eine Zeitleisten sein. Ähnlich wie im Lean-Projektmanagement ist die Wahl der richtigen Plattform aber immer abhängig von Unternehmensgröße und Branche.
Asana liefert leistungsstarke Visualisierungen, mit denen sich Produktions- und Dienstleistungsprozesse gut darstellen lassen. So können Abläufe nachverfolgt und dann schrittweise optimiert werden. Zusätzlich lassen sich Workflows automatisieren und in Echtzeit nachverfolgen und anpassen. Insgesamt ist Asana eine sehr gute Lösung für den Mittelstand.
Projektron BCS ist eine professionelle Projektmanagement-Plattform aus Deutschland und auf die Anforderungen von großen Unternehmen und Enterprises zugeschnitten. Das Tool hat einen modularen Aufbau, kann also sowohl für klassisches, hybrides als auch agiles Projektmanagement zum Einsatz kommen. Für Six Sigma bietet das Tool alle benötigten Funktionen.
Genau wie Projektron BCS ist PLANTA für den Einsatz im Mittelstand und großen Unternehmen geeignet. Mithilfe des Tools lassen sich Prozesse sauber nachverfolgen und Leistungsdaten tracken. Außerdem ist PLANTA project stark im Multiprojekt- und Portfoliomanagement. Kleine Unternehmen finden aber benutzerfreundlichere und günstigere Alternativen.
Meilensteintrendanalyse
In einem Satz
Frühwarnsystem für Projekte, bei denen zeitliche Abhängigkeiten bestehen und Engpässe schnell erkannt werden müssen.
Methode
klassisch, hybrid
Teamgröße
variabel, kleine und große Teams
Meetingroutine
regelmäßige Stand-up-Meetings
Projekt-Rollen
Projektmanager, Projektteam
Einsatzgebiete
Marketingprojekte, Eventmanagement, Architektur und Ingenieurprojekte, Infrastrukturprojekte, Bauprojekte
Wie funktioniert die Meilensteintrendanalyse?
Meilensteintrendanalyse (MTA) gehört zu den unkomplizierten und einfach zu verwaltenden Projektmanagement-Methoden. Die Methode vereint halbagile und klassische Vorgehensweisen und gehört damit zu den Hybrid-Lösungen. Großer Vorteil der Meilensteintrendanalyse: Planabweichungen und Engpässe lassen sich schnell erkennen und das Projektteam kann so frühzeitig gegensteuern.
Schauen wir auf einmal im Detail auf den Ablauf:
Projektplanung
Am Anfang steht wie bei jedem klassisch durchgeführten Projekt die ausführliche Projektplanung. In dieser Phase ist Präzision und eine möglichst umfassende Planung das A und O: wenn bereits in der Planungsphase unrealistische Etappenziele (Meilensteine) gesetzt werden, kann das Projekt nur unter höchsten Schwierigkeiten gelingen. Deshalb ist eine genaue Planung bei dieser Projektmanagement-Methode so wichtig.
Meilensteine
Der Projektmanager zerlegt das Gesamtprojekt und die Ziele in einzelne, gut erreichbare Etappen. Statt den Fokus also voll auf das Projektziel auszurichten, versucht das Projektteam sich Stück für Stück voran zu arbeiten. Zwischenziele sind die jeweiligen Meilensteine, die zugleich wichtige Erfolge innerhalb des Projektes markieren, also beispielsweise den Abschluss der Testphase oder die Fertigstellung eines Entwurfs. Wichtig: Meilensteine sind zugleich immer feste Termine und keine Zeiträume. So kann das Projektteam prüfen, ob es im Zeitplan liegt oder hinterherhinkt.
Check-up/Trendanalyse
Ein wichtiges Element sind die gemeinsamen Meetings zu vorher festgelegten Zeitpunkten. Hier nimmt das gesamte Projektteam teil und analysiert den Projektfortschritt, abgeschlossene und noch offene Aufgaben, Zeitpläne und mögliche Planabweichungen und sonstige Schwierigkeiten. Prognosen und den tatsächlichen Verlauf halten Teams am besten mit Diagrammen fest: hier ist auf einen Blick der Projektfortschritt erkennbar.
Projektabschluss
Ist der Projektverlauf erfolgreich und erreicht das Team die aufgestellten Ziele innerhalb der Meilensteintermine und kann das Projekt als gelungen abhaken. Es bietet sich an, eine Retrospektive abzuhalten, in der das Team den Projektverlauf analysiert und mögliche Planungsfehler aufgedeckt. Das ist aber kein festgeschriebenes Prozedere und Ermessenssache.
Ein Gantt-Chart mit Meilensteinen und allen wichtigen Terminen
Screenshot: trusted.de
Quelle: wrike.com
Für welche Teams und Projekte eignet sich die Meilensteintrendanalyse?
Der Erfolg von Projekten mit der Meilensteintrendanalyse steht und fällt mit einem präzisen Projektplan. Ist der ungenau (oder unrealistisch) kann das Projekt kaum gelingen. Daraus folgt natürlich auch, dass Projekte, die mit der Meilensteintrendanalyse durchgeführt werden sollen, gut planbar sein müssen. Projekte von zu hoher Komplexität, in denen also nicht alle Herausforderungen und Probleme vorher absehbar sind, eignen sich nicht für die Methode.
Die Meilensteintrendanalyse als Allround-Technik
Die Meilensteintrendanalyse sticht aus den anderen Projektmanagement-Methoden hervor, weil sie als Technik auch in anderen Projektmanagementformen zum Einsatz kommen kann. So können beispielsweise auch agile Teams mit der Methode rechtzeitig Trends erkennen und negative Auswirkungen (Budget, Zeitpläne etc.) minimieren. In diesem Fall sollte die Nutzung einer Meilensteintrendanalyse aber nur als zusätzliche Hilfe gesehen werden und nicht das gesamte Projektmanagement überlagern!
Folgende Teams und Projekte können mit der Meilensteintrendanalyse gut arbeiten:
Kundenprojekte im klassischen Marketing
Agentur- und Consulting-Projekte
Eventmanagement (Projekte mit fester zeitlicher Planung)
Finanz- und Versicherungsbranche (Einführung neuer Produkte)
Zeigt als “Frühwarnsystem” frühzeitig Abweichungen und Risiken (Engstellen, Bottlenecks)
Nachteile
Nicht für komplexe Projekte geeignet
Kein Fokus auf Qualität und Kundenzufriedenheit
Benötigt eine umfassende und genaue Anfangsplanung
Ein Beispiel für das Projektmanagement mit der Meilensteintrenanlayse:
Meileinsteintrendanalysen sind dann sinnvoll, wenn Projekte zeitlich gut planbar und nicht zu komplex sind. Die Projektdauer und -Größe spielt dabei eine untergeordnete Rolle. Wichtiger ist der Projektinhalt: unverhergesehene Probleme und Herausforderungen (etwa in der Produkt- und Software-Entwicklung) sind Gift für die Meilensteintrendanalyse. Hier ein Beispiel, für ein Projekt, dass wie geschaffen ist für die Meilensteintrendanalyse:
Der Gesetzgeber hat neue Compliance- und Datenschutz-Richtlinien verabschiedet, die zu einem festen Termin in Kraft treten. Ein Medien-Unternehmen plant anhand des Termins die Umsetzung der neuen Richtlinien. Mit Meilensteinen werden wichtige Etappenziele markiert: Planung, Erstellung eines Entwurfs für die Umsetzung, Einführung der neuen Richtlinien und Abschluss. Mit der Meilensteintrendanalyse kann das Unternehmen die neuen gesetzlichen Vorgaben fristgerecht umsetzen.
Die besten Projektmanagement-Tools für die Arbeit mit der Meilensteintrendanalyse
Für die Meilensteintrendanalyse nutzen Teams üblicherweise ein klassisches Diagramm. Das geht natürlich in Papierform oder mit Excel und entsprechenden Vorlagen. Ich empfehle dir aber die Nutzung eines Projektmanagement-Tools: so hast du eine zentrale Plattform für die gesamte Projektverwaltung: Aufgabenmanagement, Meilenstein-Diagramme, Gantt-Charts uvm. Hier meine Favoriten:
Wrike ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die sich optimal für hybrid arbeitende Projektteams eignet. Das All-in-One-Tool liefert Funktionen für klassisches Projektmanagement (Zeitleisten, Gantt-Charts) und deckt auch das Aufgaben- und Ressourcenmanagement gekonnt ab. Das Tool zählt zu den besten Allroundern für kleine und große Unternehmen.
factro ist ein vielseitig einsetzbares Allroundtool aus Deutschland für professionelles Projektmanagement im Mittelstand. Die Anwendung liefert alle wichtigen Funktionen, ist intuitiv in der Benutzung und damit vergleichsweise einsteigerfreundlich. Ein weiterer Pluspunkt: factro hat ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und ist auch für kleinere Firmen bezahlbar.
Für größere Unternehmen und Projektteams, die bereits andere Microsoft-Anwendungen nutzen (Microsoft 365) empfehle ich die Projektmanagementlösung Microsoft Project. Die Software ist leistungsfähig und erlaubt die Erstellung von Zeitplänen, Gantt-Diagrammen und eine Verknüpfung mit Ressourcen- und Auslastungsdiagrammen.
Wasserfall-Methode
In einem Satz
Für einfache und überschaubare Projekte mit klaren Anforderungen und guter Planbarkeit.
Methode
klassisch
Teamgröße
variabel, kleine und große Teams
Meetingroutine
flexibel nach Bedarf
Projekt-Rollen
Projektmanager, Projektteam
Einsatzgebiete
simple Projekte in allen Branchen
Wie funktioniert die Wasserfall-Methode?
Die Wasserfall-Methode ist wohl die einfachste und auch bekannteste Vorgehensweise, um simple und überschaubare Projekte abzuwickeln. Kerngedanke ist der Projektfortschritt in den klassischen Projektphase, also Initiierung, Planung, Umsetzung, Kontrolle und Abschluss. Damit wird auch klar, dass sich diese Projektmanagement-Methode nicht unbedingt für alle Projektformen anbietet: sie ist wenig flexibel und spielt ihre Stärken eher in gut planbaren Abläufen aus, als in Projekten, die von vielen Änderungen betroffen sind.
Werfen wir mal einen Blick auf das Wasserfall-Modell und den genauen Ablauf:
Initiierung
Am Anfang eines klassischen Wasserfall-Projekts steht die Initiierungsphase. In ihr werden Projektziele benannt, Kosten-Nutzen-Analysen durchgeführt und der Projektumfang festgelegt. Außerdem wird hier bereits das Projektteam zusammengestellt und die für einen erfolgreichen Projektabschluss benötigten Ressourcen identifiziert.
Planung
In der Planungsphase gehts an den Feinschliff der in der Initiierung aufgestellten Pläne. Dazu gehört die Planung von Aufgaben und Aktivitäten mit einem Ablaufplan und (wichtig) den bestehenden Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben. Außerdem erfolgt in der Planungsphase bei Bedarf die Festlegung wichtiger Meilensteine und die Ausarbeitung eines Kommunikationsplanes. Auch das Risikomanagement fällt in diese Projektphase.
Durchführung
Die Durchführungsphase ist das Herzstück des Projektes. Hier werden die Aufgabenpläne und -Pakete Stück für Stück abgearbeitet. Wichtig ist die Einhaltung der in der Planung festgelegten Reihenfolge, weil in einem klassischen Wasserfall-Projekt üblicherweise Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben bestehen. Zur Durchführungsphase gehören regelmäßige Statusberichte, das Tracken des Projektfortschritts und die Kommunikation im Team und mit Stakeholdern.
Überprüfung und Steuerung
Die Überprüfungsphase folgt direkt auf den Abschluss der Durchführung. Hier wird die ursprüngliche Projektplanung anhand eines Soll/Ist-Vergleiches überprüft. Dazu gehören Analysen der erreichten Projektziele, die Budget- und Zeitplanung und eine Auswertung von Schwierigkeiten und Hindernisse. Ist das Projekt nicht im Ziel, kann jetzt gegengesteuert werden. Deshalb wird die Überprüfungsphase manchmal auch in eine Kontroll-, eine Analyse- und eine Steuerungsphase zerlegt.
Abschluss
Sind die Projektziele erreicht und die mögliche Nachsteuerung abgeschlossen, wird das Projekt abgeschlossen. Dazu gehört ein Abschlussbericht und eine ausführliche Zusammenstellung der Projektdokumentation, ein Abschlussmeeting für das Projektteam und natürlich die Übergabe an Stakeholder und/oder Kund:innen.
Ein Beispielprojekt mit der klassischen Wasserfall-Methode in monday.com
Screenshot: trusted.de
Quelle: monday.com
Für welche Teams und Projekte eignet sich die Wasserfall-Methode?
Einfach gesagt eignet sich die Wasserfall-Methode für alle Projekte, deren Verlauf vorhersehbar ist. Du kannst im Vorfeld exakt deinen Ressourcen-Einsatz planen und ziemlich genau abschätzen, was auf dein Team zu kommt. Die Wasserfall-Methode ist sehr planungsorientiert und dem Projektmanager kommt eine vergleichsweise große Bedeutung zu. In folgenden Projekten bist du mit der Methode gut aufgestellt:
IT-Projekte: Wartung und Updates, Systemintegrationen
Bauprojekte (Infrastrukturprojekte, Wohn- und Bürogebäude etc.)
Alle Projekte mit klaren Anforderungen, hoher Vorhersehbarkeit und strengen Standards (regulatorische und gesetzliche Anforderungen)
Vorteile
Klarer Ablaufplan
Feste Struktur
Einfache Planung und Verwaltung
Gut für Projekte mit klaren Anforderungen
Nachteile
Mangelnde Flexibilität
Späte Lieferung und kaum Kundeneinbindung
Hohes Risiko bei unerwarteten Änderungen
Für komplexe Projekte nicht geeignet
Ein Beispiel für das Projektmanagement mit der Wasserfall-Methode:
Projekte mit der Wasserfall-Methode dürfen nicht zu komplex sein. Bei plötzlichen Änderungen oder neuen Anforderungen ist die Methode einfach zu starr: Du musst dann meistens deine komplette Projektplanung anpassen - das kostet wertvolle Zeit und torpediert den Ansatz der Wasserfall-Methode. Ich zeige dir an einem Beispiel, wie ein Projekt mit der Wasserfall-Methode aussehen könnte:
Stellen wir uns ein IT-Infrastrukturprojekt vor, wie es in hunderten Unternehmen regelmäßig vorkommt: Die Firmenhardware wird ausgetauscht. Alle Mitarbeiter:innen bekommen neue PCs und Laptops. Solche Projekte lassen sich mit der Wasserfall-Methode gut abbilden und durchziehen. Hier folgt gut planbar Schritt auf Schritt und du kannst Abhängigkeiten einzelner Aufgaben darstellen. Beispielsweise kann der Hardware-Wechsel erst erfolgen, wenn die entsprechenden Geräte gekauft, konfiguriert und getestet worden sind. Das Projekt ist insgesamt überschaubar, nicht außerordentlich komplex und du weißt genau, was auf dich zukommt. Kurz um: optimal für die Wasserfall-Methode!
Die besten Projektmanagement-Tools für die Arbeit mit der Wasserfall-Methode
Grundsätzlich eignet sich fast jede moderne Projektmanagement-Software für die Wasserfall-Methode. Es gibt dennoch einige Tools, die im klassischen Projektmanagement besonders gut performen. Hier eine kleine Auswahl meiner persönlichen Favoriten, wenn es um die Projektarbeit mit der Wasserfall-Methode geht.
monday.com ist als echtes Allround-Projektmanagement-Tool auch hervorragend für klassisches Projektmanagement geeignet. Das Tool liefert hochwertige und aussagekräftige Gantt-Charts und bei Bedarf können User weitere Ansichten hinzuziehen und verknüpfen. Insgesamt einfach ein leistungsstarkes Tool, das sich an jede Projektmanagement-Lage anpasst.
Awork liefert mit kleinen Abstrichen einen ähnlichen Leistungsumfang wie monday.com, ist aber durch die rein intuitive Bedienung etwas leichtgängiger und damit deutlich einsteigerfreundlicher. User haben Zugriff auf Gantt-Charts und Timelines und auch die Arbeit mit Externen ist möglich. Ideal für klassisches Projektmanagement kleiner bis mittelgroßer Teams!
Stackfield ist ein bekanntes Projektmanagement-Tool aus Deutschland und zählt hier zu den besten Software-Lösungen. Das Tool vereint klassische und agile Ansätze gekonnt in einer Anwendung. Außerdem integriert Stackfield Kommunikationskanäle (Live-Chat) und ist damit auch für klassische Teams geeignet, die Remote arbeiten. Ein solider Allrounder ohne Macken!
7 weitere bekannte Projektmanagement-Methoden im Kurzüberblick
Neben den oben vorgestellten Projektmanagement-Methoden gibt es eine ganze Reihe weiterer bekannter Projektmanagement-Modelle. Einige dieser Methoden, wie Extreme Programming, sind nur für begrenzte Anwendungsbereiche geeignet, andere wie PRINCE2 sind unspezifischer und damit breiter einsetzbar. Aber schau selbst:
Extreme Programming
Extreme Programming ist spezialisiert auf IT-Projekte, die Programmierung und Software-Entwicklung. Es fußt auf Zeiteinheiten von einer Sekunde bis zu einem Monat. Jeden Monat soll ein neuer Release stattfinden, jede Woche eine neue Softwareversion fertig sein, jeden Tag ein Meeting mit allen Beteiligten stattfinden, jede Stunde ein Plan für die Integration neuer Komponenten entstehen, jede Minute der Code (automatisch) überprüft werden und jede Sekunde Code entstehen. Dabei arbeiten immer zwei Programmierer:innen zusammen: Person 1 schreibt den Code, Person 2 kontrolliert ihn in Echtzeit auf Fehler. Extreme Programming erhöht die Geschwindigkeit, mit der Software-Teams Ergebnisse liefern, ist aber auch sehr ressourcenintensiv und teuer.
PRINCE2
PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ist eine streng reglementierte und weltweit anerkannte Projektmanagement Methode, bei der vor allem Ergebnis und Qualität im Vordergrund stehen. PRINCE2 beruht auf 7 Prinzipien (Rollenverteilung und Verantwortlichkeiten, Produktqualität, Änderungen usw.), die dem Projektmanagement eine klare Struktur geben. Gerade Projekte, die einen festen Rahmen benötigen (etwa in der IT-Infrastruktur), lassen sich mit PRINCE2 erfolgreich abwickeln. Die Methode setzt allerdings jede Menge Theoriewissen voraus und benötigt auch eine ausführliche Dokumentation. Für kleine, flexible Projekte ist PRINCE2 daher eher ungeeignet.
Scrumban
Eigentlich wurde Scrumban für Teams als Übergangslösung entwickelt, die den Wechsel von Kanban auf Scrum oder umgekehrt planen. Die Methode vereint also Merkmale beider Projektmanagement-Methoden und ist ein klassischer Hybrid-Vertreter. Dabei arbeiten Scrum-Teams nach dem Scrum-Schema in kurzen Sprints an klar beschrieben Zielen. Im Aufgabenmanagement nutzen Scrumban-Teams dann ein Kanban-Board, mit dem sie die Produktivität und Selbstständigkeit aus der Kanban-Methode integrieren. Für unerfahrene Teams kann die Methode zu Beginn eine Herausforderung sein, deshalb sollte zumindest eine der Ausgangsmethoden (Scrum, Kanban) vorher eingeübt sein.
Critical Path
Der “Kritische Pfad” zeigt die Abfolge von Aktivitäten und Aufgaben eines Projektes mit der längsten Dauer an, die für den erfolgreichen Projektabschluss rechtzeitig erledigt sein müssen. Gibt es also parallel verlaufende Aufgabenpakete, zeigt der kritische Pfad, welche Aufgaben bei einer Verspätung den gesamten Terminplan des Projekts gefährden. Damit ist der kritische Pfad ein wichtiges Instrument in Projekten, die mit der Meilensteintrendanalyse oder ganz allgemein mit Gantt-Charts arbeiten. CPM (Critical Path Management) kann aber auch unabhängig als eigene Methode zum Einsatz kommen. Meistens erfolgt dann die Darstellung des Projektverlaufes als Netzdiagramm mit verknüpften Arbeitspaketen.
Critical Chain
Die Critical Chain konzentriert sich als Projektmanagement-Methode hauptsächlich auf die Optimierung von Projektzeitplänen. Anders als bei der Critical Path-Methode zeigt die Critical Chain auch Projektressourcen an und arbeitet mit Zeitpuffern und Priorisierungen, um Zeitpläne zu schützen. Damit eignet sich die Methode für den Einsatz in Projektumgebungen mit hohen Unsicherheiten (IT, Software, Produktentwicklung, Bauwesen usw.) und sorgt hier für verbesserte Termintreue und insgesamt kürzere Projektlaufzeiten.
Design Thinking
Wie der Name schon verrät, dreht es sich im Design Thinking um die Produktentwicklung. Dabei läuft die Methode nach einem festen 5-Phasenplan ab, der die Schritte (1) Empathize, (2) Define, (3) Ideate, (4) Prototpye und (5) Test beinhaltet. Kleine Teams entwickeln so Produkte und Produktdesigns nah am Kundenbedürfnis und können Kritik und Anregungen mit einbeziehen. Nachteil ist der relative hohe Zeit- und Ressourcenaufwand.
Design Sprint
Ein Design Sprint funktioniert im Prinzip wie das Design Thinking, übernimmt aber eine Scrum-artige Struktur und durchläuft die Design-Thinking-Phasen innerhalb von nur einer Woche. Damit versucht dieses Projektmanagement-Modell, den Zeit- und Ressourcen-Einsatz im Design Thinking radikal zu minimieren. Für Teams kann ein Design Sprint allerdings herausfordernd sein, weil hier voller Fokus und eine hohe Arbeitsleistung Voraussetzung sind. Auch die Arbeit im Scrum-Schema kann für ungeübte Teams Schwierigkeiten mit sich bringen.
Änderungshistorie
26.07.2024
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Phillip Roth
trusted-Experte für Projekte & Kommunikation
Phillip Roth
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Phillip ist Teil der Redaktion von trusted. Nach beruflichen Stationen als Vertriebler in großen Unternehmen kennt er sich gut mit den Anforderungen im Marketing und Projektmanagement aus. Mit dieser Erfahrung testet er u.a. PM-Tools für trusted.de
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