Guten Morgen Herr Silberer. Wie geht es Ihnen? Und was gibt es Neues bei sevDesk?

Unser Ziel ist es, sevDesk noch smarter zu machen. Getreu dem Motto: “Wir helfen dir!” Also im Sinne von: “Wir helfen dir, deine Buchhaltung smart zu gestalten und unsere Software auf dieses Ziel hin zu optimieren.” Deshalb ist Produktentwicklung bei uns ein ganz wichtiger Bestandteil.

Ansonsten sind bei uns aktuell Personalthemen interessant. Wir stellen viele neue Leute ein, weil wir unser Entwicklungs- und Marketingteam weiter ausbauen wollen. Da sind in den letzten Monaten um die zehn Leute dazugekommen. Jetzt sind wir rund 55 Leute. Und wir planen, weiter zu wachsen. Vorstellungsgespräche und Probearbeiten sind bei uns derzeit an der Tagesordnung.

Außerdem versuchen wir gerade, unsere neue Website online zu bringen (Relaunch der Website von sevDesk am 26. Februar 2018; Anmerkung der Redaktion). Und seit Kurzem sind wir auch offiziell GOBD-zertifiziert, was ein ganz wichtiger Meilenstein war.

Würden Sie kurz die Geschichte von sevDesk ein wenig zusammenfassen? Wann und wie fing es bei Ihnen an? Was hat sich seitdem getan?

Es hat alles im Studium angefangen. Damals habe ich Marco in Karlsruhe kennengelernt (Marco Reinbold, CTO; Anmerkung der Redaktion). Wir haben uns getroffen und festgestellt: “Hey, wir kommen aus der gleichen Region, wir programmieren beide gerne und wir finden das Unternehmertum eigentlich ganz geil.” Deswegen haben wir angefangen, gemeinsam Projekte zu starten. Aus einem dieser Projekte ist dann sevDesk entstanden, was der Startschuss war. Wir haben dann versucht, das Projekt weiter zu verkaufen. Das lief über Kaltakquise und per Telefon - hat aber nicht so toll funktioniert, weil keiner eine Software für mehr als 5.000 Euro kaufen wollte (lacht). Dann haben wir gesagt, wir probieren es mit einem Abo-Modell und beiten sevDesk als SaaS-Produkt an. Januar 2014 sind wir damit offiziell an den Start gegangen und haben viel auf Online-Marketing gesetzt. Dabei hat uns ein kleines Förderdarlehen von der Landesbank Baden-Württemberg und der Sparkasse unterstützt.

Am Anfang war sevDesk noch eine reine Fakturierungssoftware für Angebote und Rechnungen. Anfang 2015 haben wir dann entschieden, dass wir in Richtung Buchhaltung gehen wollen. Da hatte sich in den zurückliegenden Jahren recht wenig getan. Leute haben quasi immer noch ihre Belege im Schuhkarton zum Steuerberater gebracht. Wir dachten: Das muss im 21. Jahrhundert und in einer digitalen Welt auch einfacher gehen! Also haben wir sevDesk dahingehend ausgebaut und sind in der Folge massiv gewachsen - auch dank einer ersten Business-Angel-Runde. Später kamen dann wichtige Kooperationen hinzu. So verkauft beispielsweise 1&1 unser Produkt (als 1&1 Online Buchhaltung). Ja, und ansonsten...wachsen wir nun auch dank einer Series-A-Finanzierung im vergangenen Jahr weiter und schrauben am Produkt und am Marketing.

Setzen Sie irgendwelche Tools aus dem Bereich Kollaboration und Kommunikation ein? Wenn ja: Welche, und warum gerade die?

Wir setzen schon relativ lange auf den Instant-Messaging-Dienst Slack. Darüber werden Files gesharet und die einzelnen Projektgruppen organisiert. Das ist bei uns unglaublich tief verzahnt. Da fließt alles rein: Kunden-Feedback, Deployment-Tools und sogar Urlaubs- und Krankheitstage. Wenn ich morgens um acht ins Büro komme, habe ich schon einen Post im Channel “Random” und sehe sofort, wer da ist und wer nicht. Auch die Kommunikation mit unseren Partnern läuft überwiegend mit Slack. Mittlerweile sind fast 150 Leute in unserem Channel, zum Beispiel auch unsere Ansprechpartner von 1&1. Wenn jemand Neues bei uns anfängt, sage ich immer: “Es ist überhaupt nicht wichtig, dass du vor Ort bist. Wichtig ist, dass du Slack hast!” (lacht). Das ist quasi der Dreh- und Angelpunkt unserer täglichen Arbeit und zeichnet auch ein bisschen unsere Kultur aus.

Ansonsten setzen wir auf Confluence für den internen Informations- und Wissensaustausch. Nichtsdestotrotz denke ich, dass die direkte Kommunikation nicht zu ersetzen ist. Gerade in schnell wachsenden und agilen Startups. Soll heißen: bei uns läuft viel über Telefon, in täglichen Standups oder in Meetings mit Kollegen. Auch wenn man viel mit coolen Tools gestalten kann, ist der persönliche Austausch superwichtig und nicht zu ersetzen.

Beschreiben Sie, wie die Arbeit bei sevDesk so abläuft - nutzen Sie spezielle Management-Methoden wie OKR oder Scrum oder andere spezielle Instrumente, die bei Ihrer täglichen Arbeit zum Tragen kommen?

Da setzen wir auf einen Mix. Zum Einen haben wir OKR eingeführt. Am Anfang nur sporadisch, aber mittlerweile versuchen wir auch, die Kultur dahinter zu leben. Das ist natürlich kein Projekt, das in ein, zwei Monaten abgeschlossen ist, sondern ein kompletter kultureller Wandel. In diesem Prozess befinden wir uns derzeit immer noch.

Vor Scrum haben wir uns echt lange gesträubt, aber irgendwann ging es nicht mehr anders. Wenn man mal mehr als 20 Entwickler hat und noch agil aufgestellt sein will, klappt es ohne Scrum eigentlich nicht mehr.

Davor hatten wir immer mit Kanban gearbeitet und das hat mit zehn Entwicklern gut funktioniert. Später mussten wir dann aber doch Scrum einführen, mit den ganzen Artefakten, die da so dazugehören.

Im Marketing verwenden wir eine Mischung aus Kanban und Scrum und setzen neuerdings auf 2-Wochen-Sprints. Aber da ist es nicht super stringent. Um das Ganze zusammenzufassen: Wir nutzen von allem etwas und versuchen aus den gängigen Management-Methoden das für uns passende herauszuziehen und so das Beste aus uns herauszuholen.

Was aber das Wichtigste ist: Feedback. Die beste Management-Methode neben OKR, Scrum und wie sie nicht alle heißen ist gutes Feedback. Nur so kann man sich weiterentwickeln und eine agile Struktur aufrecht erhalten. Das hört sich jetzt erstmal banal und oberflächlich an. Aber es ist definitiv eine Kunst, erstens konstruktives Feedback zu geben und zweitens als empfangende Person dieses Feedback auch anzunehmen. In einem wachsenden Team gibt es nämlich immer Leute, denen es schwer fällt, konstruktives Feedback zu geben oder Kritik anzunehmen. Ohne diese beiden Eigenschaften geht es aber nicht, wenn man agil bleiben will. Ohne Feedback und Kritikfähgikeit gibt es aus meiner Erfahrung heraus totales Chaos!

Auf welche Tools setzt sevDesk in Sachen Marketing und Sales? Haben Sie ein paar Software-Geheimtipps?

In Sachen Marketing setzen wir schon lange Intercom für die Marketing Automation und den Support ein. Das ist im Grunde unser Customer Relationship System. Für die Analyse verwenden wir hauptsächlich Google Analytics und Mixpanel. Dazu kommt dann noch Xovi als SEO-Tool und Satismeter zur Net Promoter Score-Messung und um Kundenfeedback einzuholen. Aber ich denke, Intercom und Xovi sind auf diesem Gebiet für uns tatsächlich die wichtigsten Tools.

Bemühen Sie ein Tool für das Projekt- oder Aufgabenmanagement? Wenn ja, welches und weshalb?

Im Marketing: Asana. In der Entwicklung: Jira. Ansonsten ist bei uns jeder angehalten, sich selbst zu organisieren, eigene Tools zu verwenden und gerne auch Vorschläge für den Einsatz neuer Tools zu machen. Beim Thema Selbstorganisation bin ich absolut kein Fan von einer stringenten und vorgegebenen Linie. Da sollte jeder im Team das verwenden, was zu ihm passt. Ich selber lege mir gerne eigene To-Do-Listen an und notiere wichtige Sachen Evernote. Das kann ich dann später bei Bedarf weiter übertragen oder verteilen.

Wie verwalten Sie Ihren Kundenservice? Gibt es spezielle Softwarelösungen, auf die Sie in diesem Bereich setzen?

Beim Kundenservice setzen wir auf Intercom. Da werden Tickets abgearbeitet und zu einzelnen Tickets Feedback eingesammelt. Dabei hilft uns auch wieder Satismeter, um Kundenfeedback einzusammeln und direkt in Intercom einfließen zu lassen. Und dann gibt es noch unser Hilfe-Center, das auf Zendesk basiert und mit Intercom verknüpft ist.

Zusätzlich haben wir eine STARFACE-Telefonanlage, die mittlerweile richtig gut integriert ist. Die ist über unsere beiden Hauptstandorte und auch über jeden Remote-Mitarbeiter im Home-Office verteilt.

Was läuft bei Ihnen in Sachen HR (zum Beispiel im Recruiting oder im Talent Management)? Was für Software setzen Sie hier ein?

Da führen gerade etwas ein. Wir haben uns noch nicht final entschieden und aktuell lässt sich auch nicht sagen, worauf wir dann letzten Endes setzen werden. Wir sind da vor allem auf Personio und staffboard aufmerksam geworden und schauen uns auch ein paar amerikanische Tools an, die ganz spannend sind und gut zu uns passen würden. Aber final haben wir da noch keine Entscheidung getroffen.

Aktuell verwenden wir im HR-Bereich für die Abwesenheitsplanung absence.io. Damit sind wir echt zufrieden und das macht auch genau das, was wir brauchen. Ansonsten läuft bei uns in dem Bereich gerade noch viel mit Excel. Das funktioniert zwar, ist aber langfristig natürlich keine ideale Lösung. Vor allem, da wir ja beständig weiter wachsen und der Personalbereich dadurch nicht weniger komplex wird.

Welche Tools nutzen Sie für die Buchhaltung oder die Rechnungsstellung - oder allgemein für Ihre Finanzen? Warum gerade die?

Zum Sammeln von Belegen und zum Schreiben von Rechnungen verwenden wir natürlich sevDesk. Hinter sevDesk steht dann noch unsere eigene DATEV-Instanz. Tatsächlich sind wir aber mittlerweile ein bisschen zu groß geworden, um nur sevDesk zu verwenden. Unsere Aboverwaltung zum Beispiel läuft über billwerk. Das ist toll automatisiert, was die Rechnungsstellung angeht. Es sperrt zum Beispiel automatisch Accounts, wenn die Zahlungen ausbleiben. Das ist im Grunde das wichtigste System für uns in Richtung Buchhaltung.

Außerdem haben wir gerade intern Spendesk eingeführt. Ein bisschen aus der Not heraus. Denn jeder in unserem Unternehmen darf für uns einkaufen. Aber es ist nicht ideal, Einkäufe privat auszulegen oder eine zentrale - in diesem Falle meine - Kreditkarte zu nutzen. Am Ende sind dann 200 Transaktionen auf meiner Karte keiner weiß genau, wer was gekauft hat. Bei Spendesk hat jeder seine eigene Karte und kann sich selbst um seine Belege kümmern. Das wird dann nur zentral gespeichert und verwaltet.

Außerdem verwenden wir noch invoicefetcher um Rechnungen aus anderen Portalen abzuholen (beispielsweise von 1&1) und einfach-reisekosten.de für die Verwaltung von Reisekosten. Beide Tools sind übrigens auch in sevDesk integriert.

Nutzen Sie ein CRM-System? Wenn nicht: Wie organisieren Sie Ihre Kunden?

Unser Hauptsystem ist aktuell Intercom. Da sind alle wichtigen Daten für uns drin und wir verwenden es auch als CRM-System. Das integriert gut in sevDesk und ist einfach ein smartes Tool, vor allem was Marketing Automation angeht. Da gibt es, soweit ich weiß, nichts Vergleichbares am Markt.

Klar fehlen bei Intercom ein paar klassische CRM-Funktionen, weswegen wir planen, demnächst das gute alte Salesforce einzuführen. Das ist natürlich ein Monster und auch nicht günstig. Aber gerade unser Sales-Team, das unseren Kunden bei der Einführung von sevDesk hilft, braucht Elementarfunktionen wie Wiedervorlage, Lead-Management, etc. Diese Bereiche sind bei Intercom derzeit noch nicht ideal abgebildet. Vor allem passt Salesforce aber zu der IT-Umgebung, die wir aktuell schon haben. Das ist uns wichtig.

Ist bei sevDesk ein KPI-Dashboard oder ein anderes BI- oder Analyse-Tool zur Messung von Kennzahlen im Einsatz? Welches ist es? Und warum?

Hier setzen wir auf Klipfolio. Das zieht sich aus unterschiedlichen Quellen die Daten zusammen und visualisiert diese schön als Dashboard. Im Hintergrund läuft dann ein eigenes kleines Data-Warehouse, wo wir die Daten sammeln und aufbereiten. Daneben gibt es außerdem noch Mixpanel, das auch super mit unserem aktuellen Tool-Pool funktioniert und gut mit Klipfolio zusammenarbeitet.

Welchen Hoster verwenden Sie für Ihre Website? Warum haben Sie diese Wahl getroffen?

Für die Website setzen wir seit neuestem auf DigitalOcean. Vorher waren wir bei ProfitBricks. Der Wechsel kam dadurch zu Stande, dass wir vor kurzem in Zusammenarbeit mit einem externen Webdesigner die Website neu gestaltet haben. Und der hat das ganz toll auf Basis von DigitalOcean, Cloudflare und noch ein paar anderen Tools gemacht. Das haben wir gesehen und haben gesagt: Passt!

Gibt es sonst noch Tools, Instrumente oder Methoden, die bei sevDesk zum Einsatz kommen? Haben Sie noch spezielle Empfehlungen?

Billbee finde ich ein sehr cooles Tool! Mit denen haben wir auch schon lange eine Kooperation. Das ist klasse für jeden, der irgendwann mal einen e-Commerce-Shop aufmachen möchte und die Produkte dann auch auf Amazon, eBay, DaWanda oder anderen Marktplätzen verkaufen will. Billbee verbindet all diese Marktplätze und ist deswegen für solche Projekte super geeignet.

• Slack
• Confluence
• Intercom
• Google Analytics
• Mixpanel
• Xovi
• Satismeter
• Asana
• Jira
• Evernote
• Zendesk
• Starface
• absence.io
• Microsoft Excel
• sevDesk
• billwerk
• Spendesk
• invoicefetcher
• einfach-reistekosten.de
• Klipfolio
• DigitalOcean
• Cloudflare
• Billbee