Fazit der Redaktion
sevDesk liefert eine intuitive Plattform für alle Belange rund um Buchhaltung, Rechnungsstellung und Warenwirtschaft. Preislich liegt das Tool in einem vertretbaren Mittelfeld und glänzt mit nützlichen Features und einer ansprechenden Oberfläche. Besonders gut gelungen ist der Steuerberater-Zugriff, der Ihnen lästiges Datensammeln, -exportieren und -verschicken einfach abnimmt.
- Buchhaltung plus Warenwirtschaft
- Belegscanner als App
- Monatlich kündbar
Zielgruppe
Das Buchhaltungs-Tool sevDesk richtet sich in erster Linie an kleine bis mittelständische Unternehmen, Startups und Freelancer. Indizien dafür sind in erster Linie das startupfreundliche Pricing sowie auch die standardmäßigen Nutzerbeschränkungen der einzelnen Pakete (1 bis 10). Größere Unternehmen mit sehr komplexen Buchhaltungsaufgaben werden hier eher nicht angesprochen.
Funktionsumfang
Der Funktionsumfang von sevDesk ist direkt an das gewählte Preispaket geknüpft (siehe unten). Die einzelnen Pakete unterscheiden sich nicht quantitativ - also zum Beispiel in Hinsicht auf die monatlich möglichen Rechnungen, o.ä. - sondern qualitativ und bringen jeweils andere Aufgabenfelder mit:
Rechnungen, Angebote und Mahnungen erstellen
Das schlankste Paket von sevDesk nennt sich “sevDesk Rechnung”. Hier ist der Name Programm. Es handelt sich in erster Linie um ein Tool zur Erstellung von Dokumenten wie Angebote, Rechnungen und Mahnungen im gewünschten Layout. Diese erstellen Sie auf Basis einer selbst angelegten Kundendatenbank, was recht flexibel funktioniert. Haben Sie einem Kunden ein Angebot geschickt, wandeln Sie dieses später ohne viel Aufwand in eine Rechnung um und generieren aus dieser wiederum eine Mahnung, sollte die Zahlung ausbleiben.
Ebenfalls in diesem Paket integriert ist die DATEV-Schnittstelle für den Export der wichtigsten Daten, sowie ein flexibler Steuerberater-Zugang. Über diesen laden Sie Ihren Steuerberater zu sevDesk ein und dieser sammelt die wichtigsten Steuerinformationen direkt von der Plattform.
Buchhaltung und Belegverwaltung
Das zentrale Paket “sevDesk Buchhaltung” bringt die Funktionen mit, die Sie für Buchhaltung und Reporting benötigen. Zusätzlich zu allen Features von sevDesk Rechnung wartet das Buchhaltungs-Paket mit einer digitalen Belegverwaltung (plus Belegscanner via mobile App) und Auswertungsmöglichkeiten wie die Einnahmen-Überschuss- sowie die Gewinn-und-Verlustrechnung (GUV) auf.
Auch die Erstellung und Verwaltung von Lieferscheinen und wiederkehrenden Rechnungen ist hier möglich. Zudem bringt sevDesk auch die Möglichkeit des Online-Bankings mit. Dabei verknüpfen Sie Ihre Bankkonten und verwalten diese aus der sevDesk-Oberfläche. Einzelnen Ein- und Auszahlungen können Sie so direkt eine Rechnung bzw. einen Beleg zuordnen, was die Buchhaltung noch einmal vereinfacht.
Warenwirtschaft und Lagerverwaltung
Das dritte und zugleich teuerste Paket von sevDesk heißt sevDesk Warenwirtschaft und bringt den größten Funktionsumfang mit. Zusätzlich zur Rechnungsverwaltung und Buchhaltung haben Sie hier umfangreiche Möglichkeiten der Lager- und Lieferantenverwaltung, können Bestandsbuchungen vornehmen und Artikel pflegen.
Ein ausführliches Datenblatt mit allen enthaltenen Features und Funktionen finden Sie in der sevDesk-Funktionsübersicht.
Usability
Aufgeräumte Nutzeroberfläche und übersichtliches Dashboard
Die Benutzeroberfläche von sevDesk ist aufgeräumt und übersichtlich. Über eine zentrale Navigationsleiste gelangen Sie zu den wichtigsten Bereichen des Tools (Kontakte, Aufträge, Rechnungen, Belege, etc.) und können dort jeweils neue Einträge mit wenigen Klicks anlegen. Zentrale Startseite des Cloud-Tools ist das dynamische Dashboard, das jeweils mit den tagesaktuellen Zahlen aufwartet. Hier zeigt ein Balkendiagramm Einnahmen und Ausgaben an, ein Changelog informiert über die letzten Nutzeraktionen auf der Plattform und eine kleine To-Do-Liste erinnert Sie an anstehende Aufgaben.
Sehr einfache Einrichtung und Bedienung
Die Anmeldung bzw. Einrichtung der Software ist sehr einfach gehalten. Da Sie sich zunächst für eine kostenlose Testphase anmelden, benötigen Sie im ersten Schritt noch nicht unbedingt persönlichen Daten oder Zahlungsinformationen - diese müssen Sie erst hinterlegen, wenn Sie später gegebenenfalls auf ein kostenpflichtiges Paket upgraden. Nach Eingabe einer Email-Adresse und Freischaltung Ihres Accounts via Link können Sie daher direkt damit beginnen, erste Kunden, Angebote und Rechnungen anzulegen und Ihre Datenbanken damit bestücken. Eine Import-Funktion (via .csv-Format) hilft Ihnen dabei, bestehende Kontakte in die Software hochzuladen.
Mobile Android- und iOS-App als Belegscanner
Für die mobile Nutzung bietet sevDesk native Apps für iOS- und Android-Betriebssysteme an. So verwalten Sie Rechnungen, Kontakte, etc. auch von unterwegs. Wirklich hilfreich sind die mobilen Apps vor allem bei der Belegverwaltung, da Sie so Ihre Belege einfach per Smartphone abfotografieren und direkt in sevDesk hochladen können. Mithilfe automatischer Texterkennung (OCR) liest sevDesk Ihre Belege automatisch aus und legt die wichtigsten Felder im System an. Das System ist nicht ganz so ausgeklügelt, wie der Algorithmus von Wettbewerber Candis, arbeitet allerdings sehr gut. Nur in Einzelfällen müssen Sie hier korrigieren oder Belege komplett manuell einpflegen.
Die Texterkennung kommt auch bei eingescannten Dokumenten im .jpg- oder .pdf-Format zum Einsatz. PDFs und Bilddateien können Sie ganz einfach per Drag-and-Drop von Ihrem Computer in die sevDesk-Oberfläche ziehen und dort speichern.
Datenschutz und -sicherheit
Die Datenübertragung zu sevDesk findet unter 256-Bit-SSL-Verschlüsselung statt. Zudem glänzt der deutsche Provider mit Serverstandort Deutschland. Somit unterliegt sevDesk den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen. Für die IT-Sicherheit ist das Tool vom TÜV durch die Norm ISO 27001 zertifiziert und bringt seit Februar 2018 auch eine GoBD-Zertifizierung mit.
Die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (kurz: GoBD) wurden vom Bundesfinanzministerium aufgestellt und umfassen die Anforderungen einer IT-gestützten Buchhaltung.
Schnittstellen
Abgesehen von der bereits erwähnten Schnittstelle zu DATEV sowie einer ELSTER-Schnittstelle für die Steuervoranmeldung bringt sevDesk Integrationen zu folgenden Drittsystemen mit:
- Billbee
- clockodoo
- mite
- Papershift
- Shopify
- WooCommerce
- German Market
- GetMyInvoices
- Zapier
So verknüpfen Sie sevDesk mit verschiedenen Shop-, Rechnungs- oder Zeiterfassungstools. Durch die Zapier-Schnittstelle und vor allem durch eine offene API können Sie auch selbst beliebige Schnittstellen hinzufügen, wenn Sie über das nötige Know-How verfügen.
Preise und Plans
sevDesk ist in drei Paketen verfügbar, die jeweils einen unterschiedlichen Funktionsumfang sowie unterschiedlich viele Nutzerlizenzen beinhalten. Die einzelnen Pakete sind:
- sevDesk Rechnung (1 Nutzer)
- sevDesk Buchhaltung (3 Nutzer)
- sevDesk Warenwirtschaft (10 Nutzer)
Während Sie mit sevDesk Rechnung vor allem Dokumente wie Angebote und Rechnungen erstellen, verwalten und verschicken, haben Sie in sevDesk Buchhaltung Zugriff auf erweiterte Buchhaltungsfunktionen sowie die Belegverwaltung. sevDesk Warenwirtschaft bringt darüber hinaus Möglichkeiten der Lagerverwaltung mit.
Alle drei Pakete sind jeweils als monatliches Abonnement sowie als Jahres- oder Zwei-Jahres-Abo verfügbar, wobei Sie mit längeren Laufzeiten jeweils auch einen Rabatt erhalten. Im 12-Monats-Abo sind beispielsweise 5 Prozent für Sie drin.
SevDesk lässt sich nach Belieben (und gegen einen Aufpreis von rund 5 Euro pro Monat) um zusätzliche Nutzerlizenzen, Mahnstufen und Briefpapiere erweitern. Ein wenig schade ist, dass Sie auch für ein funktionsfähiges Inventar (gerade für Shopbetreiber eine nicht unwichtige Funktion) zusätzlich zahlen müssen - rund 20 Euro pro Monat kommen hier extra hinzu.
Die Aufteilung der Software in diese drei Pakete erinnert an das Preismodell von 1&1 Online-Buchhaltung. Das hat seinen Grund: 1&1 ist Kooperationspartner von sevDesk und verkauft das Produkt unter anderem Namen mit leicht angepassten Preisen und 1&1-Support.
Die genauen Preise für die einzelnen Pakete von sevDesk sowie weitere Informationen zu den entstehenden Kosten finden Sie in der sevDesk-Kostenübersicht von trusted.de.
Service und Support
Der sevDesk-Service ist telefonisch zu den üblichen Geschäftszeiten (Mo.-Fr., 9:00-17:00 Uhr) erreichbar. Zudem ist der Kontakt per Live Chat und Mail möglich. Letzter ist nicht der schnellste Support im trusted-Vergleich, wartet dafür aber mit Qualität und einer persönlichen Note auf. Zusätzlich stellt sevDesk umfangreiche FAQ und einen hauseigenen Blog bereit. Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen sowie Tipps und Tricks zum Umgang mit sevDesk. Webinare und Tutorials auf YouTube runden das Angebot ab.
Zusammenfassung
sevDesk hat sich in den vergangenen Jahren als eines der besten verfügbaren Buchhaltungs- und Rechnungstools auf dem deutschen Markt etabliert, wenn es um die Anforderungen von Selbstständigen und kleinen Unternehmen geht. Das liegt nicht zuletzt an der sehr aufgeräumten und nutzerfreundlichen Oberfläche und den hohen Datenschutzstandards made in Germany. Zwar ist vor allem das größte Paket “sevDesk Warenwirtschaft” mit rund 45 Euro pro Monat eines der teuersten Abos im Vergleich - die kleineren Pakete “Rechnung” und “Buchhaltung” jedoch können mit deutlich humaneren Preisen glänzen und sind grundsätzlich Startup-geeignet.
